Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng

Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các [r]

(1)

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ

HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG

(2)

Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng

DẪN NHẬP

Bất cấp quản trị có văn phịng làm việc phải quản trị văn phịng gọi quản trị hành văn phịng

Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm soát hoạt động xử lý thông tin

Cấp quản trị cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức hội họp, hội nghị chuyến công tác; phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; phải tiếp khách, gọi điện thoại; phải xếp chỗ làm việc theo luồng công việc…Tất hoạt động hành văn phịng nêu quản trị hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế

Quản trị hành văn phòng ngày trở thành ngành học lớn giới Các nước phát triển có Hiệp hội quản trị hành Ví dụ Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu hệ thống thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)…

Tài liệu quản trị hành văn phịng gồm có ba phần, tổng cộng 11 chương

Phần một: Đại cương quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp nắm cách tổng quát phải quản trị hành chiùnh văn phòng, quản trị hành chánh văn phòng, vai trò thư ký doanh nghiệp, làm cách hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành văn phịng. 

Phần hai: Quản trị hành văn phịng cách khoa học, giúp biết đơn giản hố cơng việc hành văn phịng, biết cách quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ cách khoa học đại. 

Phần ba: Nghiệp vụ hành văn phịng, giúp biết hoạch định, tổ chức họp/hội nghị chuyến công tác; Biết phân loại phân cấp phát hành văn pháp quy; Biết cách tiếp khách gọi điện thoại.

Với số tiết giảng dạy lớp hạn hẹp 45 tiết, hy vọng giáo trình giúp cho sinh viên nắm vững điều nguyên tắc thực tiễn Quản Trị Hành Chính Văn Phịng

Tài liệu tham khảo

(3)

Tài liệu pháp quy 

Hiến pháp Nước Cơng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam 1992 Hà Nội: Sự Thật, 1992.

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 Hà nội: Sự Thật, 2001

Phan Văn Khải Nghị Định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Thủ Tướng Chính Phủ cơng tác văn thư.



Phan Văn Khải Nghị Định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Thủ Tướng Chính Phủ việc quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.



Tài liệu sách báo 

Bùi Xuân Lự tác giả Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức Hà Nội: 2002

Nguyễn Hữu Thân Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng TP.HCM: NXB Thống Kê, 2002.

Vương Thị Kim Thanh Soạn thảo văn TP HCM 2004

Trường Lưu trữ nghiệp vụ văn phịng II Giáo trình văn thư TP HCM 2002

Nguyễn Hoàng Tun Successful office management TP.HCM 2004 CHƯƠNG

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG LÀ GÌ?

CÁC KHÁI NIỆM

1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHỊNG

Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức

1.2 KHÁI NIỆM HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

Hành văn phịng nơi diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh Nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu

1.3 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ

Quản trị phối hợp tất tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề

1.4 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

(4)

Quản Trị Hành Chánh Văn Phịng

Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin

1.5 PHÂN LOẠI CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

Soạn thảo hồ sơ công văn giấy tờ, tường trình

Duy trì, ghi nhớ hồ sơ kể việc xếp phân loại thiêu huỷ hồ sơ



Tính tốn hố đơn, sổ sách, giá cả… 

Thơng đạt hình thức thư từ, điện thoại, tường trình, hội nghị, hội thảo, hẹn, tiếp tân…



Vậy cơng việc hành chủ yếu xử lý thông tin 1.6 PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ

Trong công ty nhỏ hay sở sản xuất, chủ sở cấp quản trị Tại công ty lớn vừa có từ 500 cơng nhân trở lên thường có cấp quản trị (Xem hình 2.1)

Hình 1.1: Các cấp quản trị phổ biến công ty lớn vừa Cấp

QT cao cấp Cấp QT trung gian

hay trung cấp Cấp QT tuyến thứ

hay cấp QT sở CHỨC NĂNG

Chức quản trị 

Chức quản trị hành văn phịng 2.1 CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Hoạch định (Planning): Là việc đề mục tiêu cho tương lai lựa chọn giải pháp thích hợp để hồn thành mục tiêu đó.



Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên phận doanh nghiệp để đảm

(5)

Nhiệm hoạt động cần thiết xác định mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hành trách nhiệm phận đó.



Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu tổ chức.



Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn sai trái lệch với mục tiêu.

2.2 CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG:

Hoạch định cơng việc hành chính 

Tổ chức cơng việc hành văn phịng 

Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng 

Kiểm sốt cơng việc hành chính 

Dịch vụ hành văn phịng

Hình 1.2: Hoạt động doanh nghiệp ví xe tơ, chức dịch vụ HCVP bánh xe

PHÂN BIỆT CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG VÀ CƠNG VIỆC QUẢN TRỊ

3.1

Cơng việc hành văn phịng: Do nhân viên thực hiện, họ làm cơng việc HCVP đơn điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản… Họ thường sử dụng đồ nghề trang thiết bị hành văn phịng để hồn thành cơng việc

(6)

Cơng việc hành có mặt khắp nơi doanh nghiệp, từ phịng hành chánh đến phịng kế tốn, kinh doanh… Từ nhân viên hành nghiệp đến tất cấp quản trị, người mức độ khác nhau, làm cơng việc hành

3.2 CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ

Do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức kiểm tra Họ làm việc với người với ý tưởng

Mối tương quan công việc HCVP công việc quản trị tuỳ thuộc cấp quản trị khác Cấp quản trị cao, hầu hết công việc thuộc lãnh vực quản trị Cấp quản trị thấp, hầu hết công việc hoạt động chuyên môn, thực tiễn Xem hình 2.3

Hình 1.3: Cơng việc quản trị công việc HCVP Công việc

Quản trị Cơng việc

HCVP

HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG

Hoạt động văn phịng đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển Hiện đại hố cơng tác văn phòng đòi hỏi xúc nhà quản trị

Theo hướng:

“Văn phòng điện tử” 

“Văn phịng khơng giấy” 

“Văn phịng tự động hố” 

“Văn phịng kỷ 21” Phương pháp



Tổ chức máy văn phòng tinh, gọn, chức năng. 

Từng bước tin học hố cơng tác văn phịng Sử dụng mạng nội (LAN), mạng quốc tế internet (WAN).

(7)

Trang bị thiết bị văn phịng phù hợp như: máy tính, máy FAX, máy photocopy, điện thoại, Internet…



Không ngừng phát triển kỹ thuật nghiệp vụ hành chính… CÂU HỎI ƠN TẬP

Khái niệm văn phịng, hành văn phịng, quản trị, quản trị hành văn phịng gì?

Hãy liệt kê bốn loại cơng việc hành văn phịng? Trình bày chức quản trị hành văn phịng?

Hãy trình bày phạm vi quản trị theo quy mô?

Phân biệt cơng việc hành văn phịng, cơng việc quản trị?

(8)

CHƯƠNG

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP

NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG 1.1 KHÁI NIỆM

Nhà quản trị: “Nhà quản trị người làm việc thông qua người khác và 

giúp họ nỗ lực đạt mục tiêu” (Theo Reinecke) Hoặc: Nhà quản trị người điều khiển, giám sát công việc người khác Đó người định tổ chức thực định, người thực chức quản trị máy quản trị cấp



Nhà quản trị hành chính: Nhà quản trị HCVP trước tiên phải nhà quản trị. 

Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành chức nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra phận

1.2 TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

Nhà quản trị hành cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau:

Là nhà trí thức đào tạo có trình độ tổng qt đào tạo chuyển hoạt động quản trị hành văn phịng



Có khả gánh vác cơng việc hành văn phịng 

Có khả giảng dạy cho nhân viên hành văn phịng tồn cơng ty



Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc mở



Có tính gần gũi, biết hồ mình, hồ đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên



Có óc khơi hài, giúp làm việc làm dịu nhiều tình khó khăn 

Phong cách lịch sự 

Kiểm soát cảm xúc 

Cóù óc sáng kiến 

Tự tin 

Có óc phán đốn

(9)

Có khả nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp cấp dưới 1.3 CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

Trợ lý hành chính 

Trưởng phịng hành chính/TP xử lý văn bản/TP hồ sơ 

Giám đốc hành chính 

Phó Tổng Giám đốc hành chính. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP 2.1 KHÁI NIỆM THƯ KÝ

Thư ký (Tiếng Anh Secretary) từ thông dụng giới, loại công việc, loại nghề nghiệp phổ biến quan trọng xã hội, đặc biệt mối quan hệ với hoạt động quản lý

Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế: “Thư ký người trợ lý cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng (Office skills), có khả chịu trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn mình”

2.2 CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ

Nhóm chức liên quan đến việc tổ chức công tác thông tin: Xử lý văn đi, đến…



Nhóm chức thuộc quản lý công việc: Tiếp khách, điện thoại, hoạch định tổ chức họp, hội nghị; hoạch định tổ chức chuyến công tác…

2.3 NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ 2.3.1 Nhiệm vụ thư ký văn phòng

Thu thập, xử lý cung cấp thơng tin lĩnh vực mà giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp



Biên tập văn tổ chức xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu 

Tổ chức xếp hoạt động hành doanh nghiệp 

Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động doanh nghiệp.

(10)

2.3.2 Nhiệm vụ thư ký Giám đốc

Những nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân Thủ trưởng: Tiếp khách, điện thoại, chuẩn bị, triệu tập ghi biên họp thủ trưởng điều hành; chuẩn bị chuyến công tác thủ trưởng…



Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn bản: Thực quy trình văn đến, đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý sử dụng dấu… 

Những nhiệm vụ thuộc tổ chức công việc: Lập kế hoạch công tác hàng ngày, tuần, tháng thủ trưởng; thống kê kiểm tra việc thực thị thủ trưởng; chăm lo xếp phòng làm việc thủ trưởng… 

Những nhiệm vụ khác: Báo cáo cách tổng quát hội ý, lần liên hệ công tác, kiện quan trọng doanh nghiệp; tổ chức số cơng việc thuộc hành chính, vụ có tính chất cá nhân (của phận thủ trưởng), vấn đề thuộc phương tiện lại…

2.4 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ

Bản chất lao động thư ký hỗ trợ, giúp việc. 

Hoạt động thư ký xác định phạm vi mối quan hệ trực tiếp thường xuyên với nhà quản trị đồng nghiệp.



Thách thức đặt thư ký áp lực công việc, thời gian, đơi vấn đề tình cảm.



Kết lao động thư ký đo thơng qua đóng góp vào vào kết lao động Thủ trưởng.

2.5 TIÊU CHUẨN CỦA THƯ KÝ 2.5.1 Tiêu chuẩn kỹ

Kỹ tổ chức công việc cách khoa học 

Kỹ sử dụng thành thạo, sáng tạo thiết bị văn phòng như: Các máy điện thoại, điện tín, photocopy, computer…



Kỹ giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết 

Kỹ ghi chép nhanh xác 

Kỹ soạn thảo biên tập văn bản 

Kỹ lưu trữ văn bản

(11)

Kỹ điều hành…

2.5.2 Tiêu chuẩn kiến thức Có kiến thức quản trị



Có kiến thức luật kinh doanh qui định nhà nước 

Có kiến thức kinh tế học 

Kiến thức toán học kế toán 

Kiến thức quản trị hành chánh văn phòng 

Kiến thức tổng quát 

Biết ngoại ngữ…

2.5.3 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp Tính thẳng thắn: Cởi mở cơng tác 

Chân thành: Chu đáo với người 

Trung thực: Vững vàng 

Nhanh nhẹn; kiên quyết, công bằng 

Kịp thời: Kỷ luật 

Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng

Tóm lại: Thư ký phải thủ trưởng tin cậy xứng đáng với tin cậy

ĐẠI CƯƠNG VỀ CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH,BỐI CẢNH TỪ NHÂN HCVP ĐẾN CẤP QUẢN TRỊ HCVP

Cấp bậc nhân viên hành văn phịng 

Cấp bậc thư ký 

Cấp bậc quản trị

(12)

Hình 2.1 Chức vụ hành văn phịng

Chức vụ

Nhân viên Thư ký Cấp quản trị

Có nghiệp vụ Có nghiệp vụ Có kỹ quản trị chun mơn, có kinh chuyên môn cộng với kinh

Yêu nghiệm nghề cao/trình độ học vấn nghiệm/có trình độ cầu mức tối thiểu có kinh nghiệm học vấn chuyên

nghề ngành công việc

HCVP

Nhân viên tiếp Thư ký chuyên Trợ lý hành

tân nhân viên ngành luật, y chánh, trưởng

HC (nhân viên khoa phòng/giám đốc

thư tín nhân Thư ký tổng quát hành viên lưu trữ hồ (thư ký cho cấp Trưởng phòng

Chức Tốc ký viên sơ) quản đốc, giám đốc tổng Trưởng phòng hồ thông tin

vụ Nhân viên đánh giám đốc…) sơ

máy Chuyên viên xử Trưởng phòng xử

Nhân viên điều lý thông tin: Thư lý thông tin hành xử lý thông ký hành chánh

tin thư ký văn

phòng

(13)

Hình 2.2: Nấc thang chức vụ hành văn phịng Vice President of Operation (Phó tổng giám đốc điều hành)

Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP)

Office Manager (Trưởng phòng hành chánh)

Executive Secretary

(Thư ký cho cấp quản trị cao trung) Junior Secretary

(Thư ký cấp thấp) Receptionist

(Thư ký) Office Cler (Nhân viên văn phòng)

CÂU HỎI ÔN TẬP Nhà quản trị? Nhà quản trị hành văn phịng?

Hãy trình bày chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn chức vụ nhà quản trị hành chính?

Thư ký gì? Tại cần phải có thư ký giám đốc? Hãy trình bày chức năng, nhiệm vụ người thư ký? Tiêu chuẩn để lựa chọn thư ký văn phòng, thư ký giám đốc?

(14)

CHƯƠNG

HOẠCH ĐỊNH VÀ

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.1 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định chức quản trị bao gồm hoạt động xác định mục tiêu cho tương lai phương tiện thích hợp để hồn thành mục tiêu Kết hoạch định kế hoạch – nghĩa tài liệu viết xác định rõ ràng chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức thực

1.2 HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

Hoạch định hành văn phịng bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng triển khai cho bước hành động

1.3 TẦM QUAN TRỌNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

“Trong kinh doanh bạn khơng lập kế hoạch, cò nghĩa bạn chuẩn bị kế hoạch để thất bại.” (Crawford H.Greenewalt)

Hoạch định định kế hoạch tối ưu

Bất kỳ cấp quản trị phải làm công tác hoạch định Cấp quản trị thấp hoạch định có tính cách tác vụ/tác nghiệp, cấp quản trị cao hoạch định có tính cách chiến lược

(15)

Hình 3.1: Tổng qt hoạch định chiến lược hoạch định HCVP Hoạch định chiến lược

Cấp quản trị cao cấp Hoạch định

tác vụ/tác nghiệp Cấp quản trị

(Hoạch định HCVP) trung cấp

Hình 3.2: Các mức độ mục tiêu kế hoạch

Mục tiêu

chiến lược

Kế hoạch

chiến lược

Mục tiêu

chiến thuật

Kế hoạch chiến thuật

Mục tiêu tác vụ

Kế hoạch

tác vụ

Cấp quản trị tuyến sở: Nhân viên HCVP thư ký – Mối quan hệ mục tiêu kế hoạch



CấP CAO CấP: PHạM VI TOÀN CƠ QUAN Tổ CHứC 

Cấp trung cấp: Phạm vi toàn quan – lĩnh vực chuyên môn 

CấP CƠ Sở: PHạM VI ĐƠN Vị NHỏ 1.4 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định chiến lược (Strategic planning): Là đề kế hoạch tổng quát cho tồn cơng ty, có tính chất dài hạn, cấp quản trị cao cấp thực Thời gian thực năm.

(16)

Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): Là đề kế hoạch cho phận chun mơn (Ví dụ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự…), có tính chất trung hạn Thời gian thực năm, năm Do cấp quản trị trung cấp thực hiện.



Hoạch định tác vụ/tác nghiệpï (Operational planning): Là đề kế hoạch cụ thể hoạt động sản xuất kinh doanh – dịch vụ, có hoạch định HCVP, cấp quản trị tuyến sở thực hiện.Thời gian thực năm

1.5 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH

Công cụ hoạch định HCVP bao gồm dự án lớn, dự án nhỏ khác Trong phạm vi phần chúng tơi trình bày số cơng cụ phải thực để lên kế hoạch lịch công tác hàng ngày

1.5.1 Bảng danh sách việc phải làm hôm (things to today) Bảng 3.3: Bảng danh sách việc phải làm hôm

DATE COMPLETE

2

(17)

8 10

1.5.2 Bảng danh sách công việc phải làm hôm (Things I need to today)

Bảng 3.4: Bảng danh sách công việc phải làm hôm THINGS I NEED

SCHEDULED TO DO TODAY

APPOINTMENT

1 :

2 :

3 :

4 :

5 :

6 NOTES

7 10 11 12 13 14 15

1.5.3 Bảng danh sách công việc phải làm tuần (Job task list)

Xếp theo thứ tự tầm quan trọng ô cần phải làm (must do) nên làm (nice to do)

Bảng 3.5: Bảng danh sách công việc tuaàn JOB TASK LIST

(18)

Priority Task Must Nice to

1 10 11 12 13 14 15

1.5.4 Bảng kế hoạch hoạt động tuần (This weeks action plan) Bảng 3.6: Bảng kế hoạch hoạt động tuần

Ưu tiên Kế hoạch hoạt động tuần Ngày hết hạn

2 10

1.5.5 Lịch thời gian biểu hàng ngày (Daily time log)

(19)

Bảng 3.7: Lịch thời biểu hàng ngày

DAILY TIME LOG

Name Day Date

Time

Activity

Importance Interruptions

Personal Other (l = low to (Phone calls,

= high) visits, etc.)

7giờ

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Today was: Comments:

Typical

Busier than usual

Slow

Hình 3.8 (211): Lịch thời gian biểu công tác cho giám đốc thư ký

Giám đốc Thư ký

8:00 – 8:15 Đánh giá mục tiêu đề mục tiêu mới, làm kế hoạch

trong ngày

8:15 – 8:45 Cuộc họp nhân viên buổi sáng

THờI GIAN KHÔNG Bị QUấY RầY Thư ký mở thư 8:45 – 10:15 (GIÁN ĐOạN), LÀM CÁC BảN soạn thảo thư hồi

TƯờNG TRÌNH…VV âm

10:15 – 1:15 Thông tin điện thoại

(20)

CÁC CUộC GặP KHƠNG CHÍNH THứC VớI NHÂN VIÊN KHÁC

11:15 – 12:00 TRONG CƠ QUAN, ĐI THAM Công việc HCVP QUAN NHÀ MÁY HOặC TạI

VĂN PHÒNG

12:00 – 13:00 Nghỉ trưa

13:00 – 14:00 Thư tín

14:00 – 15:00 Thơng tin điện thoại

15:00 – 16:30 Các hẹn Cơng việc VP

Đánh giá hồn thành cơng việc ngày rút tỉa 16:30 – 17:00 cơng việc cịn lỏng lẻo soạn thảo danh sách việc

phải làm cho ngày hôm sau

TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

Bất đâu có nhóm người làm việc chung phải có tổ chức hoạch định rõ ràng Mối quan hệ họ phải xác định thống Người làm gì, báo cáo ai, người định… vấn đề cốt lõi tổ chức

2.1 HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG NÊN TẬP TRUNG HAY PHÂN TÁN

Phân tán nghĩa cơng việc HCVP phận phịng ban phận quản lý cách độc lập thiếu hẳn phối hợp Hậu công việc HCVP trùng lặp nhau, hao tốn văn phịng phẩm sức lực Vì vậy, cần phải tập trung công việc HCVP cho thống Có hai hình thức tập trung:

2.1.1 Tập trung theo địa bàn (Physical centralization):

Hành văn phịng tập trung vào địa bàn nghĩa là: Mọi hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung vào địa điểm phịng hành chính, quyền quản trị nhà quản trị hành

Hình 3.9: Hành văn phịng tập trung theo địa bàn Nhà quản trị hành chánh

Mọi công việc hành chánh cho phận A, B, C…

(21)

Ưu điểm: Dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục

Nhược điểm: Khó chun mơn hố, cơng việc thiếu xác, trì trệ chuyển giao cơng việc…

Vì nên áp dụng loại hình doanh nghiệp nhỏ cá thể

2.1.2 Tập trung theo chức (fuctional decentranlization):

Hành văn phịng tập trung theo chức nghĩa hoạt động hành đặt địa điểm phận chuyên môn phải đặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hố giám sát nhà QTHC Hình 3.10: Hành văn phịng tập trung theo chức

Bộ phận A Công việc hành chiùnh

Nhà quản trị Bộ phận B

hành

Cơng việc hành

Bộ phận C Cơng việc hành Ưu điểm: Có thể thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành hoạt động hành văn phịng cho phận chuyên môn

Nhược điểm: Nhà quản trị hành lấn quyền cấp quản trị chun mơn Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp

2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

Đối với doanh nghiệp cá thể doanh nghiệp có qui mơ nhỏ, khơng cần có phận HCVP chuyên biệt Đối với doanh nghiệp có qui mơ vừa nhỏ bắt đầu có trưởng phịng hành chánh kiêm ln cơng việc quản trị tài nguyên nhân

(22)

sự Đối với doanh nghiệp vừa lớn có từ 500 cơng nhân trở lên thường có cấp quản trị sau:

(23)

Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức phận hành cơng ty có quy mơ lớn

Tổng giám đốc

Trợ lý tổng

giám đốc

Phó tổng GĐ Phó tổng GĐ Phó tổng GĐ dịch

marketing tài chánh vụ HCVP

Chuyên viên

marketing

GĐ

GĐ Tổng GĐ dịh

nghiên GĐ

kinh kiểm vụ

cứu tiếp nhân

doanh toán HCVP

thị

Trưởng Trưởng

Trường

Trường Trường Trường P HC

P kế P giao

KV A KV B KV C tổng

tốn nhận

qt Mỗi cơng ty có sơ đồ cấu tổ chức riêng.Sơ đồ tổ chức trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực kết đóng góp nhiều cá nhân Khơng có cấu tổ chức tối hảo Một tổ chức tốt tổ chức động uyển chuyển, phù hợp với môi trường, khung cảnh chiến lược công ty

2.3 CÁC BƯỚC ĐI ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT TỔ CHỨC HCVP CĨ HIỆU QUẢ

2.3.1 Thực tiến trình tổ chức bước:

Hình 3.12: Tiến trình tổ chức năm bước Xác định hoạt động hành chánh

(24)

Đánh giá hoạt động hành chánh

Lập thành nhóm hoạt động tương quan Chỉ định phân công

Theo dõi hoạt động 2.3.2 Nguyên tắc vẽ sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức phải có chức vụ, thể hình hộp chữ nhật 

Sơ đồ phải cho thấy cấp trên, cấp dưới 

Sơ đồ phải cho thấy mối liên hệ phận phịng ban 

Khơng nên sử dụng mũi tên vẽ sơ đồ, vơ tình hàm ý thơng tin có chiều từ xuống dưới, nghĩa cấp lệnh cho cấp cấp khơng có nghĩa vụ báo cáo cấp trên.



Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc đường thẳng ngang vẽ sơ đồ. 2.4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ

Có 33 nguyên tắc tổ chức, quy nhóm: Nguyên tắc mục tiêu



Nguyên tắc chức năng 

Nguyên tắc liên quan đến cá nhân 

Nguyên tắc trách nhiệm 

Nguyên tắc báo cáo 

Nguyên tắc quyền hạn 

Nguyên tắc uỷ quyền 

Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát 

Nguyên tắc điều hành tổ chức 2.4.1 Nguyên tắc mục tiêu

(25)

MỗI NHÓM CÓ MộT MụC TIÊU XÁC ĐịNH MốI TƯƠNG QUAN TRONG PHạM VI CƠ CấU Tổ CHứC.



Mục tiêu nhóm phải mơ tả rõ ràng. 

Mục tiêu hành chánh là: Phục vụ cách tiết kiệm có hiệu quả.HCVP chức tạo thuận lợi cho phận khác. 

Mục tiêu nhóm phục vụ phải mục tiêu nhóm hoạt động chính.

2.4.2 Nguyên tắc chức

Một tổ chức hoàn thiện tổ chức đơn giản dễ hiểu. 

Chức nhiệm vụ phải xác định trước cá nhân bổ nhiệm vào chức vụ đó



Các đơn vị tổ chức phải bình quân dựa nhu cầu tầm quan trọng.



Khi chức nhiệm vụ phân công, chức khác phát sinh.



Việc thiếu hụt mát nhân viên trường hợp không ảnh hưởng đến ổn định tổ chức.

2.4.3 Nguyên tắc liên quan đến cá nhân

Nên công nhân tham gia thảo luận vấn đề quản trị có ảnh hưởng đến cơng việc họ.



Cần phải ý thức xem xét dị biệt cá nhân công nhân với tổ chức.



Các khuyến khích thúc đẩy nổ lïực cá nhân nhiều nhất. 

Nhân viên cần phải có khẳ xác định vai trị mục tiêu thủ tục.



Nhân viên làm việc tốt họ ý thức phải thực cơng việc đó, phải tn theo số sách lại có vài qui định đó.

2.4.4 Nguyên tắc trách nhiệm

Trách nhiệm phải quy định rõ ràng trước phân công 

Khi phân công công việc phải ý đến việc chuyên mơn hố

(26)

Các chức có liên quan tương tự cần ghép chung lại với thành nhóm



Trách nhiệm phải phân công cụ thể, rõ ràng. 2.4.5 Nguyên tắc báo cáo

Mỗi công nhân báo cáo cho cấp nhất 

Hình thức, khoảng cách phạm vi báo cáo phải quy định rõ ràng 

Báo cáo bao gồm kiện yếu 

Hình thức báo cáo loại nên thống tốt. 2.4.6 Nguyên tắc quyền hạn

Quyền hạn phải phân chia định cách phù hợp 

Quyền hạn phải giao cụ thể người giao quyền hiểu rõ ràng 

Quyền hạn phải trách nhiệm 2.4.7 Nguyên tắc uỷ quyền

Quyền hạn trách nhiệm uỷ thác cho người khác 

Sự uỷ thác quyền hạn trách nhiệm có hiệu giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ

2.4.8 Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát

Số nhân viên thuộc cấp báo cáo trực tiếp cho cấp trên. 

Cơ cấu tổ chức phải duyệt lại theo định kỳ 

Khái niệm: Tầm hạn kiểm soát hay tầm hạn quản trị cho biết nhà quản trị quản lý người cấp hay nói cách khác: có người cấp phải báo cáo người cấp trên.



Phân loại

Tầm hạn quản trị rộng: nhà quản trị quản lý nhiều người cấp dưới.



Tầm hạn quản trị hẹp: nhà quản trị quản lý người cấp dưới.

Bài tốn

Để quản trị 4096 cơng nhân có tầm hạn quản trị rộng 8, tầm hạn quản trị hẹp 4, tính số cấp quản trị, số nhà quản trị

(27)

2.4.9 Nguyên tắc điều hành tổ chức Sơ đồ tổ chức kim nam hướng dẫn. 

Sơ đồ tổ chức trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực kết phần đóng góp nhiều cá nhân.



Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển. 

Hiểu rõ yếu tố người cần thiết cho việc tổ chức quản trị có hiệu quả.

2.5 CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

Mối quan hệ nội bộ 

Mối quan hệ liên phận 

Mối quan hệ với khách hàng 

Mối quan hệ nghề nghiệp

CÂU HỎI ÔN TẬP

Hoạch định gì? Hoạch định hành văn phịng gì? Phân biệt hoạch định chiến lược, chiến thuật tác nghiệp/tác vụ Hành văn phịng tập trung theo địa bàn, theo chức gì? Hãy trình bày ưu điểm nhược điểm

Sắp xếp thời gian hồn tất cơng việc sau cho GĐ ngày: Mua vé máy bay cho GĐ công tác Hà Nội vào trưa ngày hôm sau. Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt nghe tin vợ ông vừa qua đời.

Mua quà cho Giám đốc mang Hà nội tặng lãnh đạo bộ.

Ra thông báo nhắc đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo sơ kết quý I/2005.

Soạn thảo thư đòi nợ khách hàng trình Giám đốc ký trước cơng tác.



Vẽ sơ đồ cấu tổ chức doanh nghiệp nơi anh/chị làm việc

(28)

CHƯƠNG

KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHIÙNH

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1 KHÁI NIỆM KIỂM TRA

Kiểm tra tiến trình qui định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thực tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kỳ vọng tổ chức

Kiểm tra để:

Khuyến khích hành vi phù hợp. 

Ngăn cản hành vi khơng thích hợp. 

Tầm quan trọng cơng việc kiểm tra 

Kiểm tra thân chức quản trị Ngoài ra, kiểm tra gắn liền với ba chức khác như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo. 

Kiểm tra xây dựng chủ yếu dựa chức hoạch định cách cung cấp phương tiện kiểm soát, đề điều chỉnh, uốn nắn nhằm đạt tiêu kế hoạch.



Kiểm tra hỗ trợ chức tổ chức lãnh đạo cách đảm bảo tài nguyên tổ chức hướng tới mục tiêu.

Các hoạt động kiểm tra Hoạch định Sản phẩm/Dịch vụ

Tổ chức

Các tiến trình Mục tiêu

Lãnh đạo

Hình 4.1: Mối quan hệ kiểm tra chức khác quản trị 1.2 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

Kiểm tra giúp nhà quản trị tránh nhiều vấn đề tồn tại, hỗ trợ nhà quản trị đối phó với thách đố:

Đối phó với bất trắc 

Khám phá bất thường 

Xác định hội

(29)

Xử lý tình phức tạp 

Phân quyền có hiệu hơn 1.3 MỨC ĐỘ KIỂM TRA

1.3.1 Kiểm tra chiến lược (Strategic control)

Bao gồm việc giám sát yếu tố mơi trường ảnh hưởng đến khả tồn kế hoạch chiến lược, cấp quản trị cao cấp thực hiện.Thời gian thực hiện: Hàng quý, hàng tháng, hàng năm

1.3.2 Kiểm tra chiến thuật (Tactical control)

Đánh giá việc thực kế hoạch chiến thuật phận chuyên mơn, có liên quan đến mục tiêu, chương trình, ngân sách phận chun mơn Giám sát kết theo định kỳ tiến hành sửa sai cần thiết Do cấp quản trị trung cấp thực hiện.Thời gian thực hiện: Hàng tuần, hàng tháng

1.3.3 Kiểm tra tác vụ/tác nghiệp (Operational control):

Giám sát việc thực kế hoạch tác vụ, giám sát kết hàng ngày tiến hành hoạt động sửa sai theo yêu cầu.Do cấp quản trị tuyến sở thực

(30)

Hình 4.2: Các mức độ kiểm tra

Cấp QT cao H định Kiểm tra

cấp chiến lược chiến lược

Cấp QT

H định chiến Kiểm tra

trung cấp thuật chiến thuật

Cấp QT

H định Kiểm tra

cơ sở tác vụ tác vụ

KIỂM TRA CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH 2.1 PHÂN LOẠI KIỂM TRA

Kiểm tra hành chiùnh (administrative control): Là kiểm tra cơng văn, giấy tờ hình thành trình hoạt động doanh nghiệp. 

Kiểm tra công việc tác vụ/tác nghiệp (operative control): Là kiểm tra các 

nghiệp vụ chuyên môn như: Sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc hoạt động hành quan có theo tiêu chuẩn thủ tục khơng

2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA HÀNH CHIÙNH Thanh tra xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình. 

Kiểm tra ngân sách, công cụ tốt cho việc kiểm ta. 

Kiểm tra tập trung 

Kiểm tra biểu mẫu 

Kiểm tra máy móc 

Kiểm tra sách 

Kiểm tra thủ tục 

Kiểm tra hồ sơ văn bản 

Kiểm tra tường trình, báo cáo

(31)

Kiểm tra tiêu chuẩn 

Kiểm tra lịch công tác 2.3 TIẾN TRÌNH KIỂM TRA

Tiến trình kiểm tra tổng quát

Hình 4.3: Các bước tiến trình kiểm tra

Đo So sánh Đạt tiêu

Xác

chuẩn

Thiết lường kq hoàn

định

hay

lập tiêu kết thành

phạm vi vượt

kiểm tra chuẩn hoàn với tiêu tiêu

thành chuẩn

chuẩn

Không đạt

tiêu chuẩn

Hành động sửa sai Công nhận kq cần thiết hoàn thành

Điều chỉnh tiêu chuần đơn vị đo lường cần thiết

Tiến trình kiểm tra hành chiùnh 

Lên kế hoạch Lên lịch công tác Chuẩn bị

Phân công công tác Điều hành

Đánh giá kết quả So sánh đối chiếu

Sửa sai khơng đạt tiêu,hoặc cơng nhận thành tích cơng tác đạt hay vượt tiêu

TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC HÀNH CHIÙNH 3.1 ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC HÀNH CHÁNH

Đo lường công việc cần thiết để xác định hiệu nhân viên hành chánh đánh giá khả nhân viên cách khách quan Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn

(32)

3.2 TIÊU CHUẨN

Kích thước hay đặc tính( dimension or identity) 

Chất lượng (quality) 

Số lượng (quantity) Tiêu chuẩn số lượng có loại: 

Chủ quan (Subjec)

Tính tốn qua mẫu (Engineered) Năng suất trung bình



Thời gian hồn thành cơng việc (Time)

(33)

CÁC CƠNG CỤ KIỂM SỐT CỦA CẤP QUẢN TRỊ 4.1 BẢNG CHIA THỜI GIAN BIỂU

Hình 4.4: Lịch cơng tác Kế hoạch

Hoạt Kỳ Phân Ngày khởi Ngày hồn tất Thời gian trơi

động hạn cơng cơng qua

A

B

C

D

E

…

4.2 ”THẺ HỒ SƠ DỄ TRUY TÌM“

Được sử dụng để lên kế hoạch, để chia thời gian biểu hình thức kiểm tra khác Thẻ hồ sơ dễ truy tìm thẻ rời, phân biệt dễ dàng nhờ bìa mép nhơ lên, thụt xuống, để phân chia loại cơng việc, máy móc…

Hình 4.5: Thẻ hồ sơ dễ truy tìm

4.3 BẢNG TREO TƯỜNG

Hình 4.6: Sơ đồ Gantt HOẠT

KẾ HOẠCH

ĐỘNG

1 10 11 12 13

A B C

(34)

D

E

CÁC PHƯƠNG TIỆN KIỂM SOÁT CỦA CẤP QUẢN TRỊ 5.1 CÁC BẢN TƯỜNG TRÌNH

Các tường trình giấy sở để theo dõi kiểm tra định kỳ.Bản tường trình theo tiêu chuẩn quốc tế gồm phần sau:

5.1.1 Phần mở đầu (Preliminary parts) Trang bìa (Cover)



Trang tiêu đề (Title page) 

Thư chuyển tài liệu (Letter of transmittal) 

Bảng nội dung (Table of contents) 

Liệt kê bảng, biểu đồ hình ảnh minh hoạ 

Bảng tóm tắt

5.1.2 Phần thân tường trình (Body of the report) Giới thiệu (Introduction)



Văn tường trình (Text) 

Kết luận kiến nghị (Conclusions and recommendations) 5.1.3 Phần phụ (Supplementary parts)

Phụ lục (Appendix) 

Tài liệu tham khảo hay thư tịch (Bibliography) 

Thư mục tra cứu (Index)

Hình 4.7: Trang tiêu đề tường trình

ANALYSIS OF OFFICE OPERATIONS

MOUNTAIN EXPRESS COMPANY

FOR

RICHARD L LINDELL, PRESIDENT Trang 35

(35)

(36)

(37)

Hình 4.8: Bảng nội dung

TABLE OF CONTAINTS

PAGE

LETTER OF TRANSMITTAL II TABLES OF CONTENTS III LIST OF TABLES IV SUMARY V CHAPTER

I HIRING PROCEDURES II COMPENSATION POLICIE III WORKING HOURS IV PLAN OF ACTION

V CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS

APPENDIXED BIBLIOGRAPHY INDEX Các loại tường trình:

 Loại tường trình kiểm tra hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ

Loại tường trình phân tích chi tiết cơng việc hành như: Thư từ, fax…



Các tường trình năm trưởng phận 

Các tường trình tình trạng chương trình huấn luyện, cung cấp văn phịng phẩm, đánh giá công tác quản trị lương bổng…

5.2 CẨM NANG

Cẩm nang tập hồ sơ dạng tờ rời đóng lại cách đục lỗ.Cẩm nang phổ biến nước công nghiệp công nghiệp phát triển, Mỹ

5.2.1 Cẩm nang kinh doanh: Cẩm nang sách 

Cẩm nang cấu tổ chức 

Cẩm nang quản trị 

Cẩm nang lịch sử công ty sản phẩm

(38)

Cẩm nang thực hành tiêu chuẩn hoá thủ tục lưu trữ, viết thơ, phân tích phương pháp, cách vẽ sơ đồ luồng hồ sơ, công văn 

Cẩm nang quỹ phúc lợi 

Cẩm nang hội nhập vào môi trường làm việc 

Cẩm nang dẫn công việc 

Cẩm nang phận: hành chánh, kế toán, kinh doanh, sản xuất, marketing…

5.2.2 Cẩm nang hành chánh Giới thiệu lịch sử công ty 

Sơ đồ tồn tổ chức cơng ty 

Sơ đồ cấu tổ chức hành chánh cho thấy rõ trách nhiệm tuyến quyền hạn



Liệt kê mục tiêu đơn vị hành chánh 

Thông tin đơn vị hành chánh có riêng sơ đồ tổ chức (nếu đơn vị rộng lớn)



Các sách cơng ty cách tổng qt quỹ phúc lợi 

Lề lối làm việc thái độ mà nhân viên cần phải có CÂU HỎI ƠN TẬP

Kiểm tra gì? Kiểm tra hành kiểm tra tác vụ/tác nghiệp gì? Tầm quan trọng kiểm tra?

Trình bày vai trò kiểm tra?

Các mức độ kiểm tra doanh nghiệp có quy mơ lớn? Hãy trình bày 11 phương pháp kiểm tra hành chính?

Tiến trình kiểm tra tổng quát kiểm tra hành chính?

Các cơng cụ phương tiện kiểm tra hành cấp quản trị?

(39)

CHƯƠNG

ĐƠN GIẢN HỐ CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

QUẢN TRỊ BẰNG CÁC HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC 1.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG

Vào thập niên 1960, giới bị ảnh hưởng trường phái mới, gọi trường phái hệ thống (systems school) Trường phái coi tổ chức nhóm phần hay hệ thống hỗ trợ lẫn với mục tiêu Hành động phận ảnh hưởng tới phận khác nhà quản trị khơng thể tập trung vào phận riêng lẻ Nói cách khác, phải có nhìn tổng thể có nhiều hệ thống tác động qua lại với

Ví dụ: Trong doanh nghiệp sản xuất thường có hệ thống sau: Hệ thống tài chính



Hệ thống sản xuất 

Hệ thống lưu kho 

Hệ thống kinh doanh 

Hệ thống nhân sự

Mỗi hệ thống lại có tiểu hệ thống Chẳng hạn hệ thống tài có tiểu hệ thống như: Kế tốn tổng hợp, cơng nợ, ngân quỹ….Trong tiểu hệ thống có thủ tục phương pháp riêng

Hệ thống là: Một tổng thể thủ tục đặt nhằm hoàn thành giai đoạn tồn hoạt động doanh nghiệp

1.2 KHÁI NIỆM THỦ TỤC

Thủ tục tổng hợp tiến trình thống nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp

Muốn cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, nhà quản trị phải quản lý hệ thống thủ tục cho hoạt động thông suốt, không bị tắc nghẽn, tiết kiệm thời gian, đạt suất lao động cao

1.3 SƠ ĐỒ PHÂN PHỐI CÔNG VIỆC (JOB DISTRIBUTION CHART)

(40)

SƠ Đồ PHÂN PHốI CƠNG VIệC LÀ MộT SƠ Đồ TRÌNH BÀY MộT CÁCH TổNG THể CÁC CÔNG VIệC VÀ HOạT ĐộNG CủA MộT ĐƠN Vị HAY Bộ PHậN PHÒNG BAN THEO TừNG CÁ NHÂN

HÌNH 5.1: SƠ Đồ PHÂN PHốI CƠNG VIệC TÊN BỘ PHẬN

Ngày tháng duyệt Họ tên: Họ tên: Người thiết Người duyệt: Chức vụ: Chức vụ:

Hạng: Hạng:

kế:

STT Hoạt động Giờ/ Công viêc cụ Giờ/ Công viêc Giờ/

tuần thể tuần cụ thể tuần

1

2

3

4

Tổng số giờ/tuần 80 40 40

Sơ đồ phân phối công việc công cụ sơ khởi việc đơn giản hố cơng việc hành văn phịng Cột (hoạt động) cho thấy phịng, ban phải làm gì? Cột cho thấy công việc cụ thể cá nhân Sơ đồ giải vấn đề tồn như: Cơng việc phân phối khơng bình quân, nỗ lực sai định hướng, thiếu phối hợp trùng lặp…

Sơ đồ phân phối công việc đơi cịn gọi sơ đồ tương quan cộng việc (Job correlation chart)

1.4 LƯU CHUYỂN ĐỒ (PROCESS DIAGRAM)

Lưu chuyển đồ biểu đồ mơ tả tiến trình lưu chuyển cơng việc, hay nhân lực, mẫu biểu cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản thủ tục hành chánh tới mức hiệu

Để có lưu chuyển đồ, nhà quản trị cần phải có sơ đồ tiến trình (Process chart) như:

Sơ đồ tiến trình luồng công việc (Flow process chart) 

Sơ đồ tiến trình nhân (Man process chart) 

Sơ đồ tiến trình hoạt động (Operations process chart)

(41)

Sơ đồ tiến trình sử dụng máy điều hành máy (Operator/Manchine process chart)



Sơ đồ phân phối mẫu biểu (Form distribution chart)…

1.5 CÁC KÝ HIỆU THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ CHU KỲ CHUYỂN ĐỘNG

Hình 5.2: Các ký hiệu thường sử dụng sơ đồ chu kỳ chuyển động

Conventional ASME Elements of a

Symbol Standardized symbol Motion cycle

Operation Transportation

Inspection Storage

P

Temporary storage Hold position

Delay

Combined operation

NGUYÊN TẮC TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG

(42)

Nguyên tắc tiết kiệm cử động giúp người lao động tiết kiệm động tác, loại bớt thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực thao tác, làm việc có suất cao

Có ba loại quy tắc tiết kiệm cử động: Quy tắc cố gắng tối thiểu



Quy tắc cử động đối xứng nhịp nhàng 

Quy tắc sử dụng khoảng trống dụng cụ 2.1 QUY TẮC CỐ GẮNG TỐI THIỂU

Hãy đểvật dụng phạm vi hình vịng cung cho dễ lấy Hình 5.3: Khu vực vịng cung tối đa

Hình 5.4: Khu vực vòng cung tối thiểu

(43)

Giảm bớt di chuyển gián đoạn công tác chuyển giao hồ sơ từ người sang người khác, cách sử dụng băng tải.



Trong trường hợp hai tay bận, nên sử dụng chân để di chuyển đồ dùng. 

Di chuyển vật dụng theo thao tác lướt hay trượt theo thao tác rơi theo trọng lượng.



Buông hay thả vật dụng xuống phải di chuyển từ lầu xuống đất. 

Hãy chun mơn hố cơng đoạn. 

Loại bỏ tất chi tiết không cần thiết văn hay hồ sơ. 

Sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay cơng việc tay, chân tốn thời gian.



Sử dụng cần đẩy để lấy vật dụng thay dùng tay. 2.2 QUY TắC Cử ĐộNG ĐốI XứNG VÀ NHịP NHÀNG

Thực công việc lúc hai bàn tay Ví dụ: đánh máy, 

Bàn tay nên theo hướng đối xứng ngược chiều Ví dụ: gấp giấy để bỏ thư vào bì thư.



Hạn chế cử động thân thể tới mức thấp Ví dụ: cử động ngón tay cử động bàn tay trường hợp đánh vi tính. 

Động tác xoay chuyển nên nhẹ nhàng liên tục 2.3 QUY TắC Sử DụNG KHOảNG TRốNG VÀ DụNG Cụ

Để vật dụng theo thứ tự chuỗi thao tác

(44)

Sắp xếp sẵn dụng cụ trước vào làm việc 

Để dụng cụ, hồ sơ phạm vi dễ lấy 

Bố trí khung cảnh làm việc ánh sáng, thơng gió, màu sắc, kiểm sốt tiếng ồn cho có hiệu quả



Nên phối hợp dụng cụ cho tiện dụng 

Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với cá nhâ 

Sử dụng máy móc công cụ hỗ trợ áp dụng được 

Hãy để vật dụng thường hay sử dụng phía đầu bàn để dễ dùng. Hình 5.5: Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp

ĐƠN GIẢN HOÁ VÀ KIỂM SOÁT BIỂU MẪU Biểu mẫu hồ sơ phải đơn giản hoá

(45)

Hình 5.6: Xác định số hố đơn phụ thích hợp

Salemen Branch

Ackowledgment Warehouse

Credit Ordre invoice

Smith Co

SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC

4.1 CHÚ Ý ĐẾN MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC BỘ PHẬN PHỊNG BAN

Khi xếp phịng làm việc, nhà QTHC cần tuân theo số nguyên tắc sau:

Các phận phịng ban bố trí gần phận cơng ty 

Sắp xếp cho tổ chức phát triển, dễ dàng thay đổi vị trí phịng ban



Sắp xếp phịng ban có quan hệ mật thiết với gần hay sát nhau 

Bố trí phận hay tiếp xúc với khách hàng hay làm việc với quan bên gần lối vào thang máy khu vực tiếp dân 

Cách ly xa chỗ làm việc phận hay gây tiếng ồn gây dơ dáy bẩn thỉu



Tách phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng nhiều người lui tới

4.2 BỐ TRÍ PHỊNG BAN HOĂÏC BÀN LÀM VIỆC THEO LUỒNG CÔNG VIỆC

Bố trí phịng ban hoăïc bàn làm việc theo luồng cơng việc nhằm tối thiểu hoá việc di chuyển chuyển giao tài liệu hay trao đổi cơng việc

Hình 5.7: Mơ hình xếp lại bàn nghế,

(46)

phịng ban theo thủ tục luồng cơng việc

Files

D E

C

B

F Copier

A

Ghi chú:

Văn thư đến Luồng công việc

Văn thư Sự di chuyển nhân viên 4.3 HẠN CHẾ SỬ DỤNG PHÒNG RIÊNG

Hạn chế sử dụng phòng riêng với số lý sau:

Phòng riêng chiếm từ – 10 lần diện tích dành cho nhân viên làm việc 

Làm cho cơng ty tăng chi phí nhiều để trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng…



Phòng riêng uyển chuyển việc thay đổi cơng việc, thay đổi vị trí 

Khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc.

4.4 SỬ DỤNG PHỊNG LÀM VIỆC CĨ VÁCH NGĂN

Cơng ty thường bố trí vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy trị chuyện Giúp cho nhân viên có chỗ riêng để làm việc

Hình 5.8: Phịng làm việc có vách ngăn thấp

(47)

Lợi điểm: Giúp cho người làm việc có tính cách riêng tư mà không gây gián đoạn luồng công việc cản ánh sáng thơng gió, Nó dễ dàng việc xê dịch phải thay đổi vị trí lúc cần thiết tiết kiệm điện, vật dụng

4.5 BỐ TRÍ PHỊNG LÀM VIỆC CỦA CẤP LÃNH ĐẠO

Văn phòng làm việc cấp lãnh đạo thường có: Một phịng tiếp khách



Một phòng họp 

Các phòng làm việc khác

(48)

Hình 5.9: Phịng làm việc Lãnh đạo

4.6 BỐ TRÍ PHỊNG HỌP CHUNG

Nên xếp bàn nghế cho thành viên ngồi họp thấy mặt nhau, mặt đối mặt (face to face) Cần có đủ bảng, biểu đồ đồ…

(49)

Hình 5.10: Bố trí phịng họp cho thấy mặt

KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG

Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày người ta trọng đến tạo hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng vào suất nhiều, thể hai phương diện:

Ảnh hưởng tâm lý 

Ảnh hưởng sinh lý 

Sau yếu tố ảnh hưởng 5.1 KHƠNG KHÍ

Khơng khí phịng làm việc quan trọng Tiêu chuẩn khối lượng khơng khí cần thiết cho người/4 làm việc/phịng 7m3 khơng khí

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ người Ở nhiệt độ thấp, phần lớn lượng thể bị tiêu phí khơng phải làm việc mà để chống lạnh khả tập trung ý nhân viên bị giảm nhanh, làm giảm suất lao động

Khi làm việc nhiệt độ cao, thể thêm lượng để giữ cho nhiệt độ thể bình thường Làm cho hơ hấp tăng nhanh, tăng tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối thể Kết nhân viên làm việc uể oải, động tác thực lao động chậm, suất lao động giảm

(50)

Tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà sử dụng thiết bị bảo hộ lao động khác hệ thống thơng gió, quần áo đặc biệt, máy điều hồ khơng khí, màu sắc tương ứng tường…

5.2 ÂM THANH

Âm thanh, tiếng động có ảnh hưởng đến thần kinh người.Khung cảnh làm việc ồn làm cho người bị đãng trí, không tập trung Nếu tiếng động liên tục lớn gây nên tình trạng rối loạn thần kinh

Tiêu chuẩn ấn định để đo cường độ tiếng động decibel Ví dụ: 0d: Khơng có tiếng động



10d: Tiếng động thở 

30d: Tiếng động thường nơi yên tĩnh 

50d: Tiếng động nhà 

70d: Tiếng động phòng đánh máy 

90d: Tiếng xe lứa chạy…

Theo quy định: từ – 40d nghỉ ngơi Từ 90 d trở lên nguy hiểm cho sức khoẻ

Nguyên nhân gây tiếng động văn phòng giải pháp: Nhân viên nói chuyện với lớn tiếng quá.Khuyên họ nói nhỏ lại. 

Cánh cửa khép lại gây tiếng động lớn Dùng cánh cửa có nẹp cao su. 

Tiếng chuông điện thoại lớn Nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu có tiếng nhạc reo đặt gần người trực điện thoại.



Nhân viên nói điện thoại lớn, nhắc họ nói nhỏ lại. 

Nhân viên đứng lên, ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động Nên lót đế chân ghế miếng cao su cho êm.



Người lại phòng nhiều… nên xếp nhân viên thường liên hệ công tác với ngồi gần nhà thường trải thảm. 5.3 MÀU SẮC

(51)

Màu sắc có ảnh hưởng đến cảm xúc người, làm chán nản hay kích thích, làm cho hoạt động thần kinh phấn chấn hay trì trệ Màu sắc tạo tổng thể hình dáng bên ngồi văn phịng Phịng làm việc có màu sắc q sáng, kích thích nhân viên độ Một văn phòng ảm đạm, u tối khơng hấp dẫn buồn tẻ

5.3.1 Nguyên tắc màu sắc

Tất màu sắc xuất phát từ ba màu chính: Màu đỏ (red)



Màu vàng (yellow) 

Màu xanh da trời (blue) 

Phối hợp ba màu có màu khác Hình 5.11: Vịng quay màu sắc

5.3.2 Phân loại màu sắc

Có hai loại màu sắc: Màu ấm màu mát

Màu ấm (Warm colors) loại màu: đỏ, vàng, cam Các màu gợi lên ánh nắng mặt trời, ấm áp tươi vui Màu ấm có khuynh hướng tiến lên. 

Màu mát (Cool colors) màu xanh da trời, tím, xanh Chúng làm cho phịng làm việc mát Màu mát có khuynh hướng thụt lùi.

(52)

Khi nắm nguyên tắc màu sắc, dễ dàng cải thiện khung cảnh văn phịng Có thể làm cho phịng làm việc dài ngắn hơn, trần nhà cao hay thấp hơn….Sử dụng màu sắc thích hợp khơng nâng cao vẻ đẹp hình thức doanh nghiệp mà nâng cao tinh thần làm việc nhân viên Kết quả, hiệu suất lao động tăng lên

5.4 ÁNH SÁNG

Ánh sáng yếu tố nhà quản trị cần quan tâm bố trí khung cảnh văn phịng Ánh sáng có ảnh hưởng lớn đến suất lao động chất lượng công việc

Có hai loại ánh sáng:

Ánh sáng thiên nhiên: Là ánh sáng mặt trời, nên tận dụng Các văn phòng thiết kế gần cửa sổ để nhận ánh sáng thiên nhiên dễ dàng hơn. 

Ánh sáng nhân tạo: Do đèn điện cung cấp Khi dử dụng ánh sáng nhân tạo cần lưu ý đến hệ số phản chiếu ánh sáng Tường nhà sáng, hệ số phản chiếu ánh sáng tăng.

Ví dụ:

Màu trắng có hệsốphản chiếu ánh sáng 85%

 Màu xanh da trời 50%

 Màu đỏ thắm 20%

Trường hợp tường nhà bẩn, làm giảm 50 % suất đèn chiếu. Nếu chiếu ánh sáng chói gần làm rối loạn thị giác tăng mệt mỏi Nên cung cấp ánh sáng vừa đủ phù hợp cho loại công việc

CÂU HỎI ƠN TẬP Đơn giản hố cơng việc hành gì? Hệ thống gì? Thủ tục gì? Cho ví dụ

Sơ đồ phân phối cơng việc gì? Lưu chuyển đồ gì?

Liệt kê vài quy tắc cố gắng tối thiểu mà bạn cho quan trọng

(53)

Sắp xếp chỗ làm việc khoa học có hiệu quả?

Trình bày tầm quan trọng khung cảnh văn phòng hay khung cảnh làm việc

(54)

CHƯƠNG

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Quản trị thời gian tiến trình hoạch định, tổ chức, kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vơ giá cách có hiệu

Phần lớn nhà quản trị coi thời gian thứ tài sản Hơn nữa, thứ tài sản có khơng hai Báo Tuần Kinh Doanh Mỹ cho rằng: Chính thời gian tiền bạc tài sản quý doanh nghiệp

Tục ngữ Việt Nam có câu:”Thời gian vàng bạc” Phương Tây có câu:’’Time is money’’ Cũng thứ tài sản, thời gian kiểm sốt có hiệu khơng kiểm sốt Bởi vì: ’’Tất vấn đề suy cho vấn đề tiết kiệm thời gian’’ (Theo Karl Marx).”Tranh thủ thời gian tranh thủ tất cả’’ (Theo Lenine)

NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN

Trong trình làm việc, thời gian nguyên nhân sau: Các gọi điện thoại



Các thăm viếng xã giao, tiếp khách 

Các câu hỏi nhân viên 

Đọc trả lời thư tín 

Các họp kéo dài 

Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn 

Đọc tài liệu chậm, phương pháp đọc nhanh 

Khung cảnh văn phòng làm việc gây trí lo ra.

Tính theo hiệu thì: thời gian làm việc không bị gián đoạn giá trị thời gian làm việc bị gián đoạn

CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU

3.1.1 Lịch thời gian biểu công tác ngày (Time schedule)

(55)

Theo luật 20 – 80: Chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho công việc tương đối không quan trọng không cần thiết, có 20% cho cơng việc thực quan trọng có suất cao

Hình 6.1: Thời gian thường sử dụng nên sử dụng

Thời gian Hoạt động

Các hoạt động hiệu

20% công việc hiệu 80% thời gian dành cho hoạt

động

80% thời gian dành cho cơng việc có 20% cơng việc có hiệu hiệu quan trọng có

mục tiêu dài hạn

Thường làm Nên làm

Ray Panko rút học giá trị nghiên cứu cấp quản trị sử dụng thời gian nào:

50% thời gian sử dụng họp đối mặt (đọc vào máy làm việc với thư ký)



6% thời gian sử dụng để gọi điện thoại 

20% thời gian sử dụng để đọc viết 

24% thời gian lại sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, làm cơng việc hành chánh văn phịng, việc khác.

3.1.2 Sổ tay, nhật ký lịch để bàn

Sổ tay, nhật ký lịch để bàn cơng cụ giúp ích cho bạn ghi nhớ cơng việc phải làm Có lời khun:

Phải cập nhật hố kế hoạch làm việc mình. 

Xếp vấn đề quan trọng lên hàng đầu đánh số khơng phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc thực tốt nhất. 

Đừng lúc để bị lôi theo ý muốn giải việc nhỏ trước, đường dọn sẵn để đến thất vọng.



Loại khỏi kế hoạch bạn tất việc phân cơng cho người khác.

Hình 6.2: Mẫu ghi chép hẹn việc cần giải THỨ HAI NGÀY 21/02/2005

(56)

8giờ 9giờ 10 11 12 13 14 15 16

3.1.3 Bìa hồ sơ thẻ hồ sơ nhật ký (Tickler/Card file)

Bìa hồ sơ thẻ hồ sơ nhật ký cơng cụ hữu ích cho nhà quản trị thư ký ghi chép việc cần phải làm ngày tháng

Hình 6.3: Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký Kỳ hạn 19 tháng mười hai Lập ngân sách cho năm tài khoá 2005

(Dự kiến tăng 8.3% doanh thu)

Nguyễn Thành Công 3.2 TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG THƯ TÍN

Theo thống kê, cán cao cấp ngày bỏ từ – để đọc trả lời thư từ Để tiết kiệm thời gian thư tín nên tập trung tồn thư mang nhà đọc tranh thủ lúc máy bay, ngồi xe lửa, ôtô đọc thư…

3.3 TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG CÁCH SỬ DỤNG MÁY ĐỌC HAY MÁY GHI ÂM (DICTATINGMACHINE)

(57)

Theo thống kê: ngồi ghi âm ngồi viết tay.Nghe máy ghi âm mà đánh máy thư ký làm nhanh 33% so với thời gian đọc viết tay giám đốc ghi tốc ký

3.4 TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG PHƯƠNG PHÁP ĐỌC NHANH

Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói họ khơng có thời gian đọc để nắm tình hình.Biện pháp giải quyết:

Phân công cho người khác đọc 

Đọc nhanh

Nếu bạn áp dụng phương pháp đọc nhanh năm, bạn tiết kiệm khoảng thời gian tháng (= 1/6 thời gian)

Một số phương pháp đọc nhanh sau:

Trong đọc hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải. 

Đừng xướng âm đọc. 

Đừng quay ngược trở lại. 

Mở rộng vùng đọc cách nhìn bao qt nhóm chữ thay đọc chữ một.



Bắt đầu chữ thứ hai chữ thứ ba dịng để khỏi lãng phí vùng đọc nhìn ngồi lề.



Các nguyên tắc phương pháp đọc nhanh 

Hãy xem đồng hồ bạn đọc từ 10 phút chẳng hạn Ngày hôm sau đọc lâu cố đọc nhiều hơn.



Trong lúc đọc, tập trung tối đa để đạt kết mau chóng Đừng đọc chậm lại Đừng đọc ngược trở lại đoạn trước sợ để sót. 3.5 TIẾT KIỆM THỜI GIAN TIẾP KHÁCH

Qua điều tra, tổng giám đốc ngày tiếp khách (phần lớn cấp ông ta) khoảng 3,

Các biện pháp tiết kiệm thời gian tiếp khách: Làm chủ việc tiếp khách:

(58)

Đến chỗ làm việc cấp dưới 

Tiếp khách ngồi phịng làm việc Đứng để tiếp khách

Nhờ thư ký kiểm sốt thời gian nói chuyện với khách Quy định thời gian tiếp khách

Đừng cho gián đoạn công tác Hãy tiếp xúc phịng ăn 

Đừng qn đóng cửa phòng làm việc. 

Quan hệ xã hội

3.6 TIẾT KIỆM THỜI GIAN GỌI VÀ TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI

Những điện thoại gọi từ bên ngoài 

Sử dụng phương pháp gọi lại 

Điện thoại gọi ngoài 

Làm kết thúc nói chuyện 3.7 TIẾT KIỆM THỜI GIAN HỘI HỌP

Hội họp nguyên nhân làm nhiều thời gian Hội họp có hiệu phải:

Có mục đích rõ ràng phối hợp hoạt động , trao đổi thông tin, đề sách



Cuộc họp cần có nhiều người tham gia để giải vấn đề định 3.8 SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC KHOA HỌC

Để suất làm việc nâng cao, tâm hồn thoải mái, đỡ bị căng thẳng, đỡ mệt mỏi Vì phải biết:

Tổ chức nơi làm việc 

Trang trí nơi làm việc 

Hãy để bàn giấy trống trải.

Quản trị thời gian gì? Các nguyên nhân làm thời gian? Tại phải sử dụng công cụ hoạch định thời gian biểu?

(59)

Làm để tiết kiệm thời gian thư tín, tiếp khách, hội họp?

Giá trị thời gian tính tiền khơng? Một Giáo sư người Anh đưa cơng thức tốn học cho phép bạn tính thời gian tiền Công thức:

V = (W (100 – t)/100)/C

Trong đó: V giá trị giờ, W lương tính theo người; t mức thuế C chi phí sinh hoạt nơi sinh sống người

Bạn tính giá trị thời gian làm việc bạn ngày, giơ, phút, giây làm việc

(60)

CHƯƠNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Các văn nhà nước công tác văn thư

Nghị định số 142/CP ngày 29/9/1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ.



Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 

Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư…

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 KHÁI NIỆM CƠNG TÁC VĂN THƯ

Cơng tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn quan, đơn vị, doanh nghiệp

1.2 U CẦU CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ Nhanh chóng



Chính xác 

Bảo mật 

Đúng pháp luật

1.3 Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

Giải công việc quan chế độ, nguyên tắc 

Góp phần tiết kiệm cơng sức, tiền của 

Góp phần giữ gìn bí mật 

Giữ gìn tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn bản.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN 2.1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

(61)

2.1.1 Khái niệm văn đến

Tất văn từ quan gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện… gọi chung văn đến

2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn đến Các văn đến phải qua văn thư đăng ký 

Trước văn giao giải phải qua Thủ trưởng quan chánh văn phòng xem xét



Người nhận văn đến phải ký vào sổ 

Văn đến phải tổ chức, giải kịp thời. 2.1.3 Quy trình quản lý văn đến

Bước 1: Nhận, sơ phân loại, bóc bì văn bản 

Bước 2: Đóng dấu đến 

Bước 3: Đăng kývào sổ cơng văn đến 

Bước 4: Trình cơng văn đến 

Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết 

Bước 6: Chuyển đến đơn vị giải quyết 

Bước 7: Tìm phương án giải quyết 

Bước 8: Theo dõi giải quyết

Hình 7.1: Mẫu đóng dấu ngày số cơng văn đến (kích thước 30 50 mm)

TÊN CƠ QUAN

ĐẾN Số: Ngày: Chuyển: Hình 7.2: Mẫu sổ công văn đến

(62)

Nơi Số Ngày Trích

ký yếu

Số Ngày gửi tháng Người

hiệu nội Ký nhận

TT đến công nhận

công dung

văn CV

Hình 7.3: Phiếu chuyển tài liệu

Xin vui lịng đọc tài liệu đính kèm chuyển cho người

Ngày chuyển tiếp

Chuyển cho Ngày nhận

theo – Ông Thiết

– Bà Yến – Ơng Thiện – Cơ Dun Lan

2.2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

2.2.1 Khái niệm văn

Tất loại văn quan làm để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn

Thứ nhóm văn quy phạm luật như: Nghị định, Nghị Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định Thủ tướng;Chỉ thị, định, Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ, quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định Ủy Ban Nhân Dân…



Thứ hai nhóm văn thông thường như: đề án, kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn…

2.2.2 Nguyên tắc quản lý văn

Tất văn phải đăng ký vào sổ quản lý văn văn thư 

Tất văn phải kiểm tra nội dung thể thức trước gửi 

đi

Hình 7.4: Mẫu vào sổ công văn

(63)

Số ký Ngày Trích yếu nội Nơi nhận Đơn vị Ghi

hiệu CV tháng CV dung CV CV người nhận

1

2.2.3 Quy trình quản lý văn

Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản.



Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) 

Bước 3: Đăng ký văn đi 

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản 

đi 

Bước 5: Lưu.văn đi.

2.2.4 Trường hợp gửi văn qua bưu điện

Gửi văn qua bưu điện, trách nhiệm bạn phải kiểm tra kỹ cơng văn, theo tiến trình bước:

Bước 1: Kiểm tra Trước bỏ văn thư vào phong bì phải kiểm tra kỹ điểm:



Văn thư đề ngày tháng chưa? Địa có xác khơng?

Địa chí bên có phù hợp với địa bên ngồi khơng? Văn thư ký tên chưa?

Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa? 

Bước 2: Gấp bỏ vào bao thư 

Bước 3: Cân dán tem 

Bước 4:Vào sổ công văn đi

(64)

Hình 7.5: Cách gấp thư tiêu chuẩn quốc tế

2.3 QUẢN LÝ VĂN BẢN NỘI BỘ

Văn nội tổ chức, giải văn văn đến

2.4 QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT

Các văn mật quản lý theo quy định Nhà nước Cụ thể:

Xác định đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” văn bản



Thực quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu huỷ tài liệu mật.



Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật.

(65)

Chọn nhân viên, cán quản lý tài liệu mật theo quy định Nhà nước Thực khen thưởng, kỷ luật kịp thời.

Hình 7.6: Mẫu sổ cơng văn đến – loại mật Trích

Nơi Ngày yếu

Mức

Số Ngày gửi tháng nội Người Ký Ghi

độ

TT đến công công dung nhận nhận

mật văn văn công

văn

2.5 VĂN THƯ ĐIỆN TỬ

Văn thư điện tử phương tiện truyền thông điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh, tiếng nói…Việc truyền thơng thực truyền từ máy qua máy khác Các máy máy điện báo (Teleprinter), máy fax (Facsimile), máy vi tính (Computer)…

Thư điện tử (E.mail): Là hệ thống gửi thông tin qua đường giây điện thoại trực tiếp từ máy computer sang máy computer khác Các máy computer nằm phạm vi doanh nghiệp, gọi hệ thống mạng nội LAN (local area network) Hoặc truyền khắp giới qua mạng internet, gọi hệ thống mạng quốc tế hay gọi hệ thống mạmg rộng WAN (wide area netword)

Xử lý văn thư điện tử: Khác với văn thư thường, giấy tờ, ngày phát – lần Văn thư điện tử phải lưu chuyển theo

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 Chính phủ quy định việc tổ chức quản lýø sử dụng dấu Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư

3.1 CÁC LOẠI CON DẤU

Dấu quan gồm dấu ướt, dấy nổi, dấu thu gọn. 

Dấu văn phịng, dấu cơng văn đến 

Các dấu độ mật, độ khẩn

(66)

Các dấu chức danh, dấu họ, tên người có thẩm quyền ký văn bản 

Dấu tên quan.

3.2 NGUYÊN TẮC ĐÓNG DẤU

Kiểm tra văn bản 

Chỉ đóng dấu văn thể thức, yêu cầu 

Văn thư tự tay đóng dấu 

Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch bên trái 

Có thể đóng dấu treo Ba điều khơng

Khơng đóng dấu khống chỉ 

Khơng đóng nhầm lẫn dấu 

Khơng đóng trùm lên dấu đóng trước bị mờ

(67)

3.3 QUẢN LÝ CON DẤU

Mỗi quan dùng dấu pháp lý. 

Khắc dấu phải Bộ công an quản lý 

Mực dấu sử dụng quy định 

Con dấu giao cho người có trách nhiệm giữ 

Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật quản lý sử dụng dấu



Con dấu phải bảo quản cẩn thận Mất phải báo cáo cho người có trách nhiệm



Phải có giá để dấu, khơng để dấu dơ bẩn. CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ

4.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

4.1.1 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể

4.1.2 Các loại hồ sơ Hồ sơ công vụ (công viêc) 

Hồ sơ nguyên tắc 

Hồ sơ trình duyệt 

Hồ sơ nhân sự.

4.1.3 Vai trị cơng tác lập hồ sơ

Lập hồ sơ khâu cuối cùng, quan trọng công tác văn thư 

Góp phần giữ gìn bí mật thông tin 

Hạn chế lưu công văn giấy tờ vơ dụng, bỏ sót văn có giá trị. 4.1.4 Yêu cầu công tác lập hồ sơ

Hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan 

Giá trị văn tương đối đồng đều

(68)

Hồ sơ phản ánh hoạt động yếu 

Văn có quan hệ lôgic 

Hồ sơ phải biên mục 

Thuận lợi cho bảo quản, sử dụng. 4.2 LẬP DANH MỤC HỒ SƠ

4.2.1 Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan, doanh nghiệp cần phải lập năm, duyệt theo chế độ định

4.2.2 Các loại danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ tổng hợp



Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức 4.2.3 Các bước lập danh mục hồ sơ Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ 

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại 

Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ 

Bước 4: Đặt ký hiệu hồ sơ 

Bước 5: Người lập hồ sơ 

Bước 6: Thời hạn bảo quản.

Theo quy định Cục lưu trữ nhà nước mẫu danh mục hồ sơ trình bày sau:

Tên quan chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Tên quan (đơn vị) Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA

Năm

Số ký hiệu

Tiêu đề hồ sơ

Thời gian bảo Người lập hồ

Ghi

hồ sơ quản sơ

(1) (2) (3) (4) (5)

(69)

Bản danh mục hồ sơ có……….hồ sơ, bao gồm:  hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn  hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài  hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời DUYỆT

…ngày…tháng…năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHỊNG) (Ký tên, đóng dấu)

4.3 LẬP HỒ SƠ

Mở hồ sơ 

Chia tài liệu văn thành hồ sơ 

Sắp xếp tài liệu hồ sơ (theo tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, địa dư, vần chữ cái…)



Biên mục hồ sơ (bên bên ngồi) 

Đóng quyển. 

Nội dung biên mục hồ sơ: 

Đánh số tờ: Phương pháp đánh số tờ: tờ văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đánh MỘT SỐ VÀO GĨC BÊN PHẢI, phía tờ văn chữ số Arập, bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B) Không đánh bút mực, bút bi, dùng máy dập số để đánh số tờ.



Ghi mục lục văn bản 

Viết bìa hồ sơ: Theo biểu mẫu: Tên quan Đơn vị tổ chức

HỒ SƠ

(70)

(Từ ngày … đến ngày …)

… tờ

Phông số Thời hạn bảo quản:

Mục lục số Hồ sơ số

(71)

MỤC LỤC VĂN BẢN

Số – ký Ngày, Tác giả Trích yếu

STT nội dung Số tờ Ghi

hiệu vb tháng vb VB

VB

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Ngày… tháng… năm 2005

Người lập

NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Tên quan chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Tên quan (đơn vị) Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

Số /ML -oOo -

Năm: …

MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU

Số ký Số Tiêu đề Ngày tháng bắt Số Ghi

STT lượng

hiệu hồ sơ ĐVBQ hồ sơ đầu kết thúc lượng tờ

Tổng cộng mục lục có: … hồ sơ (bao gồm: … đơn vị bảo quản) có: … hồ sơ (… đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn … hồ sơ (… đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài

Ngày … tháng … năm … Họ tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách LTCQ nhận HS nộp lưu

Ngày … tháng … năm … Họ tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách đơn vị có hồ sơ

(72)

CÂU HỎI ÔN TẬP Các văn Nhà nước công tác văn thư?

Khái niệm công tác văn thư? Yêu cầu, ý nghĩa công tác văn thư? Quản lý văn đến, đi? Nguyên tắc, quy trình?

Quản lý sử dụng dấu? Ngun tắc đóng dấu?

Cơng tác lập hồ sơ: Khái niệm hồ sơ, phân loại hồ sơ, yêu cầu lập hồ sơ?

Các bước cần tiến hành lập danh mục hồ sơ lập hồ sơ hành?

(73)

CHƯƠNG

CƠNG TÁC LƯU TRỮ

Các văn nhà nước công tác lưu trữ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 

Nghị định Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 KHÁI NIỆM

Công tác lưu trữ giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết

1.2 CHỨC NĂNG

Tổ chức bảo quản hồn chỉnh phơng lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ quan.



Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. 1.3 NỘI DUNG

Thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 

Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ 

Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp. 1.4 TÍNH CHẤT

Tính chất mật 

Tính chất khoa học 

Tính chất nghiệp vụ.

1.5 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ

Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ: Theo nguyên tắc tập trung thống Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng

(74)

1.5.1 Lịch sử đơn vị hình thành phơng

Giới thiệu trình hình thành phát triển doanh nghiệp 

Chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp 

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.5.2 Lịch sử phông

TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2.1 TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

2.1.1 Tài liệu lưu trữ

Là tài liệu hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức trị, xã hội, doanh nghiệp cá nhân có ý nghĩa trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, văn hố, khoa học, lịch sử… đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào mục đích phục vụ xã hội, người

2.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ

Tiêu chí phân loại Các loại tài liệu lưu trữ

+ Tài liệu quan, tổ chức Đảng Nội dung tài liệu đề cập đến + Tài liệu quản lý hành

+ Tài liệu doanh nghiệp + Tài liệu viết giấy Kỹ thuật chế tác tài liệu + Tài liệu nghe, nhìn

+ Tài liệu khoa học, kỹ thuật + Tài liệu Chính phủ

Tác giả tài liệu + Tài liệu Bộ + Tài liệu UBND tỉnh, thành phố + Tài liệu HĐND tỉnh, thành phố 2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Lưu trữ hành: Là tổ chức lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị Tổ chức bảo quản sử dụng theo phông. 

Lưu trữ lịch sử: Là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng Tổ chức bảo quản, sử dụng kho, có máy thực khâu nghiệp vụ.

CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

(75)

3.1 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản cụ thể vào đặc trưng chung chúng nhằm tổ chức cách khoa học sử dụng có hiệu tài liệu

Các giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia. 

Phân loại tài liệu kho lưu trữ 

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cụ thể.

(76)

Bảng 8.2: Bảng đặc trưng giai đoạn phân loại Giai đoạn phân

Đặc trưng để phân loại Vận dụng thực tế để phân

loại loại

+ Đặc trưng thời đại lịch sử + Kho lưu trữ trước cách mạng tháng

+ Kho lưu trữ sau cách + Đặc trưng ý nghĩa toàn mạng tháng

quốc, địa phương + Kho lưu trữ phủ + Kho lưu trữ địa + Đặc trưng lãnh thổ hành phương

Phòng lưu trữ + Kho lưu trữ tỉnh, thành

phố

quốc gia + Kho lưu trữ huyện, quận

+ Đặc trưng ngành hoạt + Kho lưu trữ tài

động + Kho lưu trữ giáo dục

đào tạo

+ Kho lưu trữ tài liệu nghe + Đặc trưng vật liệu, kỹ nhìn

thuật phương pháp chế tác + Kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật

+ Phòng lưu trữ quan + Phòng lưu trữ UBND tỉnh + Phòng lưu trữ HĐND tỉnh + Phòng lưu trữ chủ tịch Hồ + Phịng lưu trữ cá nhan gia

Chí Minh

Trong kho + Phòng lưu trữ gia đình

lưu trữ đình dịng họ Phạm Ngọc thạch

+ Phòng lưu trữ dòng họ Nguyễn trãi

+ Là tài liệu không đủ thành + Sưu tập lưu trữ lập phòng lưu trữ Phân chia tài liệu thành

nhóm:

+ Chọn phương án phân loại Thời gian – cấu tổ chức Trong + Xây dựng phương án phân Cơ cấu tổ chức – thời gian phòng lưu trữ loại Thời gian – ngành hoạt động

Ngành hoạt động – thời gian + Sắp xếp theo nhóm

3.2 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

(77)

Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan lựa chọn để đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ tài liệu có giá trị kinh tế, văn hoá, khoa học… Đồng thời, loại ra, huỷ bỏ tài liệu thực nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng kho lưu trữ

Nguyên tắc Tính trị 

Tính lịch sử 

Tính đồng bộ, toàn diện Các tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung tài liệu 

Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 

Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng 

Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu 

Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu 

Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh khối lượng phông lưu trữ 

Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu 

Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu 

Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm hình thành tài liệu. Bảng 8.3: Sơ Đồ Hệ Thống

Các Tiêu Chuẩn Xác Định Giá Trị Tài Liệu Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Nhóm tiêu chuẩn

nguồn Nhóm tiêu chuẩn nội Nhóm tiêu chuẩn

sản sinh

TL dung TL hình thức bên ngồi

Cơ quan hình Ý nghĩa nội Tình trạng vật

thành phòng dung lý

Tác giả Sự lập lại Ngôn ngữ, kỹ

thông tin thuật chế tác

(78)

Mức độ hồn chỉnh Hiệu lực pháp

lý Thời gian, địa

điểm

(79)

3.3 BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Khái niệm: Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ cơng tác sưu tầm, thu thập, hồn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo phương pháp nguyên tắc thống

Nguồn bổ sung

Tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế.



Tài liệu quan thuộc quyền cũ để lại 

Tài liệu bảo quản thư viện, viện bảo tàng. 

Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ. 

Tài liệu bảo quản viện lưu trữ nước ngoài. 3.4 THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Khái niệm: Thống kê tài liệu lưu trữ sử dụng công cụ, phương tiện chun mơn, nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản

3.5 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện hiệu

Nội dung

Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử quan hình thành phơng lịch sử phơng.



Hồn thiện hồ sơ 

Chọn xây dựng phương án phân loại Các bước tiến hành



Bước 1: Xây dựng kế hoạch chỉnh lý 

Bước 2: Tiến hành chỉnh lý 

Bước 3: Tổng kết công tác chỉnh lý. 3.6 BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

(80)

Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn tài liệu lưu trữ

Ý nghĩa

Do thời tiết, khí hậu, tác động người, tài liệu dễ bị hư hại. 

Bảo quản tài liệu để sử dụng lưu lại cho đời sau Nội dung bảo quản

Tạo điều kiện tối ưu kéo dài tuổi thọ. 

Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái vật lý, hoá học tài liệu 

Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học 

Kiểm tra thường xuyên Yêu cầu sở vật chất 

Nhà kho 

Trang thiết bị thông thương. 

Trang thiết bị chuyên dụng.

3.7 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu phòng, kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác công dân

Nội dung bảo quản Tổ chức phịng đọc 

Thơng báo cho đối tượng có nhu cầu 

Triển lãm 

Cấp chứng nhận, lục, trích lục. 

Viết bài, đăng báo.

(81)

CÂU HỎI ƠN TẬP

Cơng tác lưu trữ? Tính chất, chức năng, nội dung, khâu nghiệp vụ lưu trữ?

Trình bày phương pháp phân loại tài liệu kho lưu trữ? Hãy lập mục lục hồ sơ thống kê 10 lần nhập vào phần thống kê hồ sơ Các yêu cầu kho tàng trang thiết bị kho lưu trữ? Các biện pháp phòng chống ẩm, mối kho lưu trữ?

(82)

CHƯƠNG

PHÂN LOẠI, PHÂN CẤP VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN

KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN 1.1 KHÁI NIỆM VĂN BẢN

Văn theo nghĩa hẹp tài liệu, giấy tờ…được hình thành trình hoạt động doanh nghiệp Bao gồm thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ… Ngày khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp.



Văn theo nghĩa rộng vật mang tin ghi ký hiệu hay ghi ngơn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối đình chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, quan, doanh nghiệp.

1.2 PHÂN LOẠI VĂN BẢN

1.2.1 Phân loại theo mục tiêu: Có loại văn

Văn hành chính: Là văn hình thành trình hoạt 

động hành doanh nghiệp.Ví dụ: Thơng báo, thơng cáo, biên bản, cơng văn hành chính, điện báo, giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép…



Văn kỹ thuật: Là văn hình thành trình sản xuất, 

nghiên cứu khoa học kỹ thuật Ví dụ: vẽ, thiết kế, xây dựng… 

Văn chuyên môn: Là văn ngành chuyên môn, phục vụ 

riêng cho công tác chuyên môn như: văn kế toán, thống kê, lao động tiền lương…

1.2.2 Phân loại theo chất: Có loại văn 

Văn pháp quy: Là văn Nhà nước ban hành để phổ biến số 

quy định buộc người dân phải tuân theo Văn pháp quy gồm có: Hiến pháp, luật, nghị quyết, nghị định, thông tư, thị, định, quy định,… 

Văn hành chính: Là văn quan, Nhà nước, hay đơn vị kinh tế sử dụng hoạt động thường ngày mình.

PHÂN CẤP PHÁT HÀNH VĂN BẢN PHÁP QUY

(83)

2.1 CÁC VĂN BẢN DO QUỐC HỘI THÔNG QUA: HIẾN PHÁP, LUẬT

Hiến pháp: Là đạo luật nước, tảng cho chế độ pháp luật chung nước.



Luật: Là văn pháp luật nhằm cụ thể hoá điều ghi hiến pháp.

2.2 CÁC VĂN BẢN DO UỶ BAN THƯỜNG VỤ QUỐC HỘI THÔNG QUA

Pháp lệnh: Là văn pháp luật quy định vấn đề Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua để thi hành đạo luật

2.3 CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ

Nghị quyết: Là văn Chính Phủ để ban hành chủ trương lớn, sách cụ thể, thơng qua dự án kế hoạch ngân sách Nhà nước trước trình Quốc hội Phê duyệt điều ước quốc tế nhân danh Chính Phủ Đánh giá kết thực pháp luật, kế hoạch Nhà nước, ngân sách Nhà nước trương, sách Chính Phủ.



Nghị định: Là văn Chính Phủ để ban hành quy định quyền lợi, nghĩa vụ công dân Các quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy quan Nhà nước Các điều lệ, quy định chế độ quản lý hành Nhà nước.

2.4 CÁC VĂN BẢN CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Quyết định: Là văn Thủ Tướng để ban hành chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động Chính Phủ hệ thống hành Nhà nước từ trung ương đến sở Bổ nhiệm, miễn nhiệm điều động nhân trực thuộc trung ương Phê duyệt bầu cử thành viên Uỷ ban nhân dân thuộc tỉnh, thành phố Đình thi hành bãi bỏ định, thị thông tư cấp bộ, ngang bộ, UBND tỉnh thành.



Chỉ thị: Là văn Thủ Tướng để đạo, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn, phối hợp hoạt động bộ, quan ngang bộ, quan Chính Phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nhằm thực chủ trương, sách, luật pháp Nhà nước.

2.5 CÁC VĂN BẢN CỦA BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ

(84)

Quyết định: Là văn Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang để ban hành biện pháp, thể lệ cụ thể nhằm thực luật pháp Nhà nước chủ trương, sách Chính phủ quản lý ngành nước. 

Thông tư: Là văn Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang để hướng dẫn, giải thích nghị quyết, nghị định Chính phủ Các định, thị Thủ Tướng Hoặc hướng dẫn, thực quy định quản lý thuộc ngành mình.



Thông tư liên bộ: Trong trường hợp bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ phối hợp với phối hợp với quan trung ương đoàn thể nhân dân để hướng dẫn thực quy định Chính phủ, Thủ Tướng.



Chỉ thị: Là văn Bộ trưởng, quan ngang để đề chủ trương, biện pháp đạo quan, đơn vị thuộc quyền.

2.6 CÁC VĂN BẢN CỦA THỦ TRƯỞNG CÁC CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ

Sử dụng hình thức văn Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang

2.7 CÁC VĂN BẢN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG

Quyết định: Là văn UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để ban hành chủ trương, biện pháp cụ thể để thực luật pháp Nhà nước.Các chủ trương sách, quy định quan ngang bộ, quan trực thuộc Chính phủ nghị Hội đồng nhân dân cấp Quyết định tổ chức nhân thuộc thẩm quyền UBND tỉnh, thành phố… 

Chỉ thị: Là văn để tuyên truyền, đạo thực chủ trương, sách trung ương, nghị Hội đồng nhân dân, định UBND tỉnh,thành phố.

2.8 CÁC VĂN BẢN KHÁC

Thông cáo: Là văn để công bố kiện quan trọng đối nội, đối ngoại Chính phủ.



Thông báo: Là văn để thơng tin hoạt động Chính phủ, Thủ Tướng Chính phủ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố; Thông tin nhanh định quan trọng quan trên.

(85)

Cơng văn hành chính: Là văn để giải công việc quan Nhà nước với nhau, quan Nhà nước với tổ chức xã hội cơng dân; Trình với cấp dự thảo văn bản, đề án đề nghị vấn đề với cấp giải quyết.



Các văn khác: Như điện báo, giấy giới thiệu, giấy đường, giấy nghỉ phép…

NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN VỀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

Thể thức văn tuân theo Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư

Các thành phần thể thức văn bản: Tiêu ngữ (Quốc hiệu tiêu đề) 

Tên quan ban hành văn bản 

Số ký hiệu văn bản 

Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản 

Tên loại trích yếu văn bản 

Nội dung văn bản 

Chữ ký 

Dấu 

Nơi nhận văn bản 

Các phần khác: độ mật, độ khẩn… 3.1 TIÊU NGỮ

Tiêu ngữ tên nước chế độ trị Nhà nước Phần quy định trình bày chữ in, trang đầu tiên, bên tay phải, phía có gạch ngang

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc

-oOo - 3.2 TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN

Trường hợp có đề tên quan chủ quản đề tên quan cấp trực tiếp Ví dụ:

(86)

Trường ĐHKT Tp.HCM Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Khoa Quản Trị Kinh Doanh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Đối với bộ, Uỷ ban nhân dân cấp quan Nhà nước không theo chế độ chủ quản, cần ghi trực tiếp tên quan ban hành văn bản.Ví dụ:

Ủy Ban Nhân Dân Cộng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Tp Hồ Chí Minh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

3.3 SỐ VÀ KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN

Đặc điểm: Số ký hiệu văn giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn dễ dàng Số văn viết chữ số Arập đánh thứ tự liên tục từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm Các số 10 phải viết thêm số đằng trước Số văn viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu dấu gạch chéo (/)

Ký hiệu văn nhóm chữ viết tắt tên loại văn tên quan soạn thảo văn Giữa hai nhóm ký hiệu phân cách dấu gạch ngang (–)

Cơ cấu số ký hiệu

Đối với văn quy phạm pháp luật: Số…/năm ban hành/viết tắt tên loại 

văn – viết tắt tên quan ban hành Ví dụ: Số 62/2005/NĐ – CP (Nghị định Chính phủ)



Đối với văn cá biệt văn hành thông thường: Người ta chỉ 

cần phân biệt: văn có tên loại văn khơng có tên loại

Văn có tên loại như: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo… việc đánh số ký hiệu sau: Số …/ tên loại văn – quan ban hành Ví dụ: Số 18/QĐ – CTCS (Quyết định Công ty Cao su)



Văn khơng có tên loại như: Các loại cơng văn, cách ghi số ký hiệu sau: Số…/cơ quan ban hành – đơn vị soạn thảo văn Ví dụ: theo cơng văn số 900/VPCP – HC (cơng văn văn phịng Chính phủ – hành chính)

3.4 ĐỊA DANH VÀ NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN Địa danh: Là địa điểm đặt trụ sở quan, tổ chức ban hành văn bản.



Ngày tháng: Là ngày văn thông qua (đối với văn tập thể) thời điểm ký ban hành, người ký điền vào.

(87)

Sau địa danh phải có dấu phẩy, đến ngày tháng Địa danh ngày, tháng trình bày chữ in nghiêng, viết quốc hiệu Ví dụ:

Trường ĐHKT Tp.HCM Cộng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Khoa Quản Trị Kinh Doanh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Số 19/TB – KQTKD TP.Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 02 năm 2005 3.5 TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU

3.5.1 Tên loại

Là tên gọi thức văn như: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo… Tên loại văn trình bày trang giấy, bên địa danh ngày tháng, thường đặt trang, ghi chữ in hoa đậm

3.5.2 Trích yếu nội dung văn

Là câu ngắn gọn, tóm tắt xác, đầy đủ nội dung mục đích văn

Đối với văn có tên loại: Thường bắt đầu cụm từ “Về việc …” Yếu tố ghi phía tên loại văn bản, chữ in thường Ở cuối trích yếu khơng đặt dấu chấm

TỜ TRÌNH

Về việc liên kết đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ năm 2005 3.5.3 Đối với văn khơng có tên loại (cơng văn):

Trích yếu ghi bên số ký hiệu Thường bắt đầu cụm từ viết tắt: V/v Sau viết ln nội dung trích yếu, khơng viết hoa, khơng in đậm Ví dụ:

Trường ĐHKT Tp.HCM Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Khoa Quản Trị Kinh Doanh Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Số 19/TB – KQTKD TP.Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 02 năm 2005 V/v thi chuyển ngạch cơng chức

Kính gửi: Ban tổ chức cán Bộ Đại học

(88)

3.6 NỘI DUNG VĂN BẢN 3.6.1 Các

Đây yếu tố thường có văn đưa định quản lý Chỉ nêu trực tiếp liên quan đến nội dung văn Đó pháp lý thực tế Hết sử dụng dấu chấm phẩy (;) Hết cuối dấu phẩy (,).Ví dụ:

(89)

Tổng Cơng Ty Than Cộng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam -oOo - Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo -

Số 545/QĐ – TVN Hà Nội, ngày tháng 02 năm 2005 QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG

CÔNG TY THAN VIỆT NAM Ban hành Quy chế quản lý khai thác tiêu thụ than

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY THAN VIỆT NAM

Căn nghị định số 13/CP ngày 27 – 01 – 1995 Chính phủ thành lập Tổng cơng ty Than Việt Nam ban hành Điều lệ Tổng công ty; 

Căn định 381/TTg ngày 27 – 71994 kết luận Thủ tướng Chính phủ họp ngày 19 – – 1996 lập lại trật tự khai thác kinh doanh than;



Căn nghị Hội đồng quản trị thông qua “Dự án đổi tổ chức chế quản lý tiến tới mục tiêu 20 triệu than vào năn 2005”, QUYẾT ĐỊNH:

3.6.2 Nội dung định

Đây trọng tâm văn Tuỳ theo quy mô văn bản, nội dung văn chia thành:

Phần (đánh số thứ tự chữ số La mã I, II, III, IV…) 

Chương (dùng chữ số La Mã) 

Mục (chữ in hoa: A, B, C…) 

Điều (chữ số Ả Rập: 1, 2, 3…) 

Khoản (chữ số Ả Rập: 1, 2, 3…) 

Điểm (chữ thường: a, b, c…) 

Tiết (–)

3.6.3 Điều khoản thi hành

Thông thường văn đưa định quản lý có điều khoản cuối hay cịn gọi điều khoản thi hành Trong nêu rõ:

Hiệu lực văn bản: Nêu thời điểm bắt đầu giới hạn thời gian văn có hiệu lực thi hành.

(90)

Xử lý văn cũ: Cần nêu rõ, cụ thể văn quy định bị bãi bỏ toàn hay phần.



Các chủ thể có liên quan: Nêu đối tượng chịu trách nhiệm việc triển khai, thực Phối hợp… văn ban hành Ví dụ:

3.7 THẨM QUYỀN KÝ

Bao gồm hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký họ tên đầy đủ người có thẩm quyền ký

T/M (thay mặt) áp dụng cho quan làm việc theo chế độ tập thể Ví dụ:

T/M UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN CHỦ TỊCH

K/T (ký thay): Áp dụng cho cấp phó cấp trưởng uỷ quyền giải cơng việc quan, đơn vị.Ví dụ:

K/T GIÁM ĐỐC T/M UBND HUYỆN

PHÓ GIÁM ĐỐC K/T CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Q (quyền ký): Áp dụng cho trường hợp cấp phó quan có thẩm quyền giao cho thực nhiệm vụ, quyền hạn thủ trưởng quan thủ trưởng phải vắng mặt thời gian dài cấp phó chưa bổ nhiệm thức khuyết thủ trưởng Ví dụ:

Q GIÁM ĐỐC T/M UBND TỈNH

Q CHỦ TỊCH

TUQ (thừa uỷ quyền): Áp dụng trường hợp đặc biệt, thủ trưởng quan uỷ quyền cho cán phụ trách cấp ký vấn đề theo pháp luật , lẽ thủ trưởng quan phải ký Ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

T/L (thừa lệnh): Áp dụng trường hợp văn theo pháp luật thủ trưởng phải ký , cán phụ trách thủ trưởng quan cấp uỷ nhiệm ký thừa lệnh Ví dụ:

T/L HIỆU TRƯỞNG T/L GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHỊNG ĐÀO TẠO TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH

(91)

Về mặt giá trị pháp lý, văn ban hành dù ký chức danh Thủ trưởng quan hay cấp ký ký thừa lệnh có giá trị

Phải ký thẩm quyền, Ký lần Không ký giấy nến để in thành nhiều Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký

Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ tên đầy đủ 30 mm Thẩm quyền ký luôn khối thống nhất, khơng trình bày tách rời hai trang khác

Đối với văn có từ hai thẩm quyền ký trở lên văn liên tịch, hợp đồng, biên bản… thẩm quyền ký dàn sang hai bên, thẩm quyền ký quan, tổ chức chủ trì soạn thảo, thẩm quyền cao trình bày bên phải Đồng thời cần phải nhắc lại quan, tổ chức ban hành Ví dụ:

T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRI

TỔNG CÔNG TY DỆT MAY TỔNG CÔNG TY THAN

VIỆT NAM VIỆT NAM

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC

(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)

Phạm Thị M Nguyễn Văn A

3.8 CON DẤU HỢP PHÁP

Dấu quan, tổ chức ban hành văn đóng ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch bên trái.



Dấu đóng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ. 

Khơng đóng dấu khống chỉ 

Dấu phải tên quan ban hành văn bản. 3.9 NƠI NHẬN VĂN BẢN

Ghi tên quan, tổ chức cá nhân có trách nhiệm thi hành cơng việc nói đến văn bản.Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, góc trái văn Nội dung bao gồm nhóm đối tượng sau:

Để báo cáo

(92)

Để thi hành 

Để phối hợp 

Lưu

(93)

3.10 DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT VÀ MỨC ĐỘ KHẨN

Trong trường hợp cần thiết văn có dấu hiệu độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) mức độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ”) Việc đóng dấu người ký văn quy định Văn thư đóng dấu mực đỏ vào khoảng trống số ký hiệu theo quy định pháp luật

Ngồi cịn có phần khác như:

Tên viết tắt người đánh máy số lượng văn phát hành 

Yếu tố trình bày lề góc phải trang khoảng tiêu ngữ địa danh, ngày, tháng

Các yếu tố dẫn phạm vi phổ biến.

Dự thảo tài liệu hội nghị như: “Thu hồi”, “Xem chỗ”, “Xem xong xin trả lại”,” Không phổ biến”, “Lưu hành nội bộ”… Các yếu tố đặt lề trang

Hình 9.1: Mẫu trình bày văn có tên loại (Khổ giấy A4 – mặt trước)

25mm

Tên quan Tiêu đề (quốc hiệu)

(*) Số, ký hiệu Địa danh, ngày…tháng…năm…

Độ mật, độ khẩn Tên loại văn

(nếu có) Trích yếu

35mm

Nội dung

Nơi nhận Quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký đóng dấu

Họ tên người ký

20 mm

(94)

(*) Tên người đánh máy số 20mm

Hình 9.2: Mẫu trình bày cơng văn

(Khổ giấy A4 – mặt trước)

25mm

Tên quan Tiêu đề (quốc hiệu)

(*)

Số, ký hiệu Địa danh, ngày…tháng…năm…

Trích yếu Nơi gửi

Độ mật, độ khẩn

(nếu có)

35mm

20

Nội dung mm

Nơi nhận Quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký đóng dấu

Họ tên người ký

(*) Tên người đánh máy số 20mm

PHONG CÁCH NGƠN NGỮ HÀNH CHÍNH CƠNG VỤ 4.1 KHÁI NIỆM

Phong cách ngơn ngữ hành cơng vụ khn mẫu thích hợp để xây dựng lớp văn bản, thể vai người tham gia giao tiếp lĩnh vực hành cơng vụ

(95)

Ví dụ: Vai nhà quản trị, người làm đơn, người xin thị thực, ngườii làm biên bản, người ký hợp đồng… Tất tham gia vào guồng máy tổ chức, quản lý, điều hành mặt đời sống xã hội

4.2 CHỨC NĂNG Chức thông tin 

Chức pháp lý 

Chức quản lý 

Chức văn hoá, xã hội 

Chức khác giao tiếp, thống kê… 4.3 TÍNH CHẤT

Tính xác, minh bạch 

Tính nghiêm túc, khách quan 

Tính khuôn mẫu. 4.4 ĐẶC ĐIỂM

Cách sử dụng từ ngữ 

Cách dùng câu 

Phương pháp luận: diễn giải hoặt quy nạp Những yêu cầu ngôn ngữ pháp lý: Ngắn gọn



Không bình luận 

Khơng miêu tả, giải thích 

Không lặp lại 

Không dẫn chứng lịch sử 

Không chúc tụng, chia sẻ 

Không lạm dụng chữ viết tắt

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 5.1 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN

(96)

Nội dung văn phải hợp hiến , hợp pháp 

Văn phải soạn thảo thể thức 

Văn phải soạn thảo thẩm quyền quy định 

Văn phải đảm bảo tính khả thi 

Văn phải trình bày phong cách ngơn ngữ hành cơng vụ 5.2 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Bước 1: Bước chuẩn bị 

Bước 2: Bước làm dàn đề cương 

Bước 3: Bước viết thành văn 

Bước 4: Bước duyệt ký văn bản 

Bước 5: Bước hoàn chỉnh, ban hành triển khai văn bản.

SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 6.1 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

6.1.1 Khái niệm

Quyết định loại hình văn dùng để quy định hay định chế độ, sách (quyết định quy phạm pháp luật) áp dụng chế độ sách lần cho đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt)

6.1.2 Phân loại

Quyết định quy phạm pháp luật: Là định ban hành quy định chủ trương, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy.



Quyết định áp dụng quy phạm pháp luật: Là định ban hành quy định tổ chức điều chỉnh hoạt động quan, đơn vị việc chấp hành luật Thường quan ban hành trường hợp sau:

Quyết định ban hành chế độ sách quan, đơn vị ban hành chế độ công tác, nội quy hoạt động…

Quyết định công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm định tiếp nhận,tăng lương, kỷ luật cho việc, bổ nhiệm, điều động cán bộ, nhân viên, …



Quyết định việc thực quy định quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lý tài sản lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản…

6.1.3 Thẩm quyền ban hành

(97)

Đối với định quy phạm pháp luật, thẩm quyền quy định cụ thể Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996.



Đối với định áp dụng quy phạm pháp luật, thẩm quyền ban hành tư cách pháp nhân quan, doanh nghiệp.

6.1.4 Cấu trúc định: Có phần

Phần ban hành định gồm pháp lý thực tế. 

Nội dung điều chỉnh gồm điều khoản Ví dụ

Đơn vị chủ quản Cộng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Doanh nghiệp (Ra định) Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Số …/QĐ – Tên DN (tắt) Địa danh, ngày tháng năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC … Về việc

GIÁM ĐỐC Căn (Luật)  

Căn (Điều lệ)  

Căn (Phiên họp, hội nghị ngày)  

Theo đề nghị  QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: (Nội dung định) 

Điều 2: (Những điều khoản bổ sung, làm rõ nội dung điều 1) 

Điều 3: (Hoặc điều cuối cùng, nêu đối tượng thi hành định) Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

  

Lưu HC

(98)

HỌ TÊN NGƯỜI KÝ

6.2 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

6.2.1 Khái niệm:

Cơng văn hình thức văn khơng có tên loại cụ thể Là loại văn hành dùng phổ biến quan, doanh nghiệp Nội dung công văn không chứa đựng quy phạm pháp luật định pháp luật

6.2.2 Các loại công văn:

Căn vào nội dung công văn chia thành: Công văn mời họp



Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị. 

Công văn trả lời (phúc đáp). 

Công văn hướng dẫn. 

Công văn giải thích. 

Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở. 

Công văn đạo. 

Công văn cám ơn…

6.2.3 Đặc điểm công văn

Chủ thể ban hành công văn quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân Cán cơng chức có thẩm quyền.



Cơng văn hành phải tuân thủ quy định thể thức, nội dung nhà nước quy định.



Cơng văn hành phải thể đặc trưng phong cách hành cơng vụ.



Công văn cần viết ngắn, gọn, rõ ràng Mỗi công văn thường nêu vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.

6.2.4 Cấu trúc công văn

Thông thường cấu trúc công văn có ba phần

Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích việc ban hành cơng văn.

(99)

Phần nội dung: Được diễn đạt văn xi với mục đích thơng báo, truyền tin.



Phần kết thúc: Trong nhiều trường hợp kết thúc mang tính hình thức, cần thiết Nếu công văn mời họp, phần kết thúc thơng thường là: “Kính mong – đến dự họp đầy đủ, để buổi họp thu nhiều kết quả…”

6.2.5 Nội dung cụ thể số công văn Công văn mời họp

Cấu trúc công văn mời họp có ba phần

Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích họp, hội nghị. 

Phần nội dung: Nêu nội dung họp, hôi nghị Nêu thành phần tham dự, thời gian, địa điểm.



Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự giờ, thành phần lời mong đợi có mặt đại biểu.



Ví dụ: Biểu mẫu thư mời họp

Cơ quan ban hành Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Số … / … Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Địa danh, ngày tháng năm

V/v Kính gửi:

Thừa lệnh … kính gửi ơng/bà tham dự họp về: Thời gian: Từ …giờ …ngày … tháng … năm …

Địa điểm: Đềnghị: Yêu cầu đến họp thành phần mời

Nếu khơng tham dự đề nghị Ơng (bà) báo trước … giờ, ngày … tháng … năm … theo địa Xin chân thành cảm ơn

Nơi nhận

GIÁM ĐỐC 

Lưu

(100)

Họ tên đầy đủ Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị

Phần mở đầu: Nêu rõ lý mục đích việc chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đè nghị.



Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị.Nêu rõ nội dung cụ thể thời hạn cần xem xét giải vấn đề.



Phần kết thúc: Nêu mong mỏi quan tâm giải lời cảm ơn. Công văn trả lời

Phần mở đầu: ghi rõ trả lời theo công văn, số, ký hiệu, ngày tháng, năm, ai, vấn đề gì.



Phần nội dung: Nêu câu trả lời trực tiếp vấn đề yêu cầu Nếu phần vần đề chưa trả lời phải giải thích rõ lý sao.



Phần kết thúc: Thể quan tâm người trả lời người hỏi (mang tính xã giao).

Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở

Phần mở đầu: Nhắc lại chủ trương, sách, kế hoạch, định, văn đạo để thực hiện.



Phần nội dung: Tóm tắt tình hình thực hiện, đề biện pháp tiếp tục thực hiện, mặt tồn tại, giao trách nhiệm cho quan đơn vị cấp tiếp tục tổ chức thực nêu thời gian thực hiện.



Phần kết thúc: Yêu cầu quan, đơn vị cấp khẩn trương khai báo cáo kết cho ban đạo kiểm tra.

Công văn hướng dẫn, giải thích

Phần mở đầu: Phân tích sơ nguồn gốc, xuất xứ chủ trương, sách, định hướng dẫn, giải thích cơng văn.

(101)

Phần nội dung: Phân tích ý nghĩa tác dụng chủ trương sách mặt kinh tế, xã hội, trị Nêu rõ mục đích chủ trương, sách cách tổ chức thực hiện.



Phần kết thúc: Thể quan tâm đơn vị việc hướng dẫn giải thích cơng văn.

6.3 SOẠN THẢO BÁO CÁO

6.3.1 Khái niệm

Báo cáo văn dùng để phản ánh tình hình, việc, vụ việc, trình hoạt động quan, đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý,lãnh đạo đề xuất chủ trương cho thích hợp

6.3.2 Yêu cầu báo cáo

Báo cáo phải trung thực, khách quan, xác 

Báo cáo phải cụ thể, trọng tâm 

Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng 6.3.3 Phân loại báo cáo

Báo cáo công tác 

Báo cáo chuyên đề 

Báo cáo chuyên môn 

Báo cáo chung 

Báo cáo thực tế

6.3.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo

Báo cáo khơng có mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định người doạn thảo cần thu thập liệu điền vào chỗ quy định Nếu báo cáo mẫu phải tiến hành bước sau:

Bước chuẩn bị: 

Xác định mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất cơng việc thực hịen định

Thu thập liệu cần báo cáo

Sắp xếp tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo

(102)

Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên 

Bước viết báo cáo 

Báo cáo sơ kết: Kiểm điểm việc làm được, chia làm được, ưu điểm Khuyết điểm, nguyên nhân, biện pháp cần có để tiếp tục thực nhiệm vụ lại



Báo cáo tổng kết: Yêu cầu báo cáo sơ kết chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn việc, nhiệm vụ hoàn thành chưa hồn thành Trên sở đề phương hướng, nhiệm vụ cho công việc tới.



Cơ cấu báo cáo: 

Phần mở đầu: Nêu điểm chủ trương, cơng tác, nhiệm vụ giao, nêu hoàn cảnh thực (Những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết thực hiện)



Phần nội dung: Kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, nguyên nhân, đánh giá phương hướng.



Phần kết thúc: Nêu mục tiêu, nhiệm vụ mới, biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề nghị giúp đỡ hỗ trợ cấp trên

Với báo cáo quan trọng người dự thảo cần dựa vào dàn ý để viết thành dự thảo báo cáo, sau tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên tập hồn chỉnh trình lãnh đạo phê duyệt Ví dụ: biểu mẫu báo cáo lên đơn vị cấp

Tên đơn vị chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Tên đơn vị báo cáo Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Số …/BC – Tên đơn vị Địa danh, ngày tháng năm

Về việc

BÁO CÁO Kính gửi: (Đặc điểm tình hình chính, lý báo cáo)

(Nêu nội dung báo cáo) (Nêu thuận lợi, khó khăn) (Nêu nhữnh kiến nghị, đề xuất) Trân trọng báo cáo

Nơi nhận

TRƯỞNG ĐƠN VỊ BÁO CÁO

(103)

Như trên 

Lưu HC HỌ TÊN NGƯỜI KÝ

Ví dụ: Báo cáo tổng kết cơng tác năm quan, đơn vị

Tên đơn vị chủ quản Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Tên đơn vị báo cáo Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

-oOo - -oOo -

Số …/BC – Tên đơn vị Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO

Về việc tổng kết công tác năm 200… I Mở đầu

Nêu nhiệm vụ, kế hoạch đề phải thực năm sở chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị



Nêu khó khăn, thuận lợi việc tổ chức thực nhiệm vụ năm (chỉ nêu khó khăn, thuận lợi chi phối thực nhiệm vụ công tác đề ra) II Nội dung

1 Kiểm điểm công việc làm

Thống kê việc làm chữ số 

Phân tích, so sánh kết đạt so với nhiệm vụ giao Nêu việc chưa thực (chưa giải được)

Những tồn thiếu sót chính 

Ngun nhân Đánh giá kết

Đánh giá kết việc làm được, chưa làm được 

Những kinh nghiệm rút ra 

Nêu điển hình tiên tiến (tập thể, cá nhân) đề nghị khen thưởng, biểu dương

III Phương hướng nhiệm vụ năm sau Xác định rõ mục tiêu cần đạt được

(104)

Những nhiệm vụ cụ thể để thực mục tiêu đề ra 

Các biện pháp cần áp dụng để thực nhiệm vụ

IV Kiến nghị lên cấp trên: nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho việc thực tốt phương hướng nhiệm vụ năm sau như:

Đề nghị tổ chức, nhân sự 

Đề nghị chế, sách 

Đề nghị sở vật chất V Kết luận

Nơi nhận: Thẩm quyền ký

Họ tên

Các văn Nhà nước công tác soạn thảo ban hành văn bản? Khái niệm văn bản, văn pháp quy, văn hành chính, phân cấp phát hành văn pháp quy?

Những quy định thể thức văn bản?

Phong cách ngơn ngữ hành cơng vụ: Khái niệm, chức năng, tính chất, đặc điểm ngơn ngữ?

Ngun tắc quy trình soạn thảo văn bản?

Là thư ký anh/chị soạn thảo cho Giám đốc công văn mời họp, công văn đề nghị định tiếp nhận công tác

(105)

CHƯƠNG 10

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP 1.1 KHÁI NIỆM

Hội họp: Là tập hợp nơi để làm công việc chung. 

Hội nghị: Là họp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định.

1.2 MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP, HỘI NGHỊ

Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc.Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định

1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Phương pháp truyền thống : Mời đại biểu họp phòng họp hội trường



Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính 

Phương pháp sử dụng cáp quang cầu truyền hình, hội nghị từ xa 1.4 CÁCH SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP VÀ TIỆC

CHIÊU ĐÃI

Sắp xếp chỗ ngồi họp tiệc chiêu đãi quan trọng thể trình độ nhà quản lý đồng thời gây ấn tượng tốt xấu người tham dự Chọn bố trí chổ ngồi xem hình 10.1

Hình 10.1: Sắp xếp chỗ ngồi theo loại hình

Cơ cấu loại bàn Thuận tiện Không thuận tiện

(106)

BÀN HÌNH TRỊN A) THÂN MậT, NHIệT TÌNH ĐốI VớI MọI NGƯờI b) Khuyến khích mở thảo luận

– Khó chọn vị trí người chủ toạ

BÀN HÌNH CHỮ

NHẬT

BÀN HÌNH CHỮ

NHẬT HỘI TỤ

a) Tốt cho buổi họp hội thảo có tính cách đội ngũ

b) Chủ toạ tự kiểm tra phía trước phịng

c) Khuyến khích thảo luận

a) Tạo vị trí người chủ toạ b) Cho phép ngồi nhiều người bàn chữ nhật

– Giới hạn số người kích thước loại bàn

– Tạo khoảng cách chủ toạ số người tham dự

BÀN GHÉP KIỂU HÌNH CHỮ NHẬT

(Chủ tọa ngồi đâu)

Cân trạng thái thành viên

Dễ thấy người

– Giới hạn số lượng người loại bàn

Hình 10.2: Mơ hình xếp chỗ ngồi cho họp để thông tin

(107)

HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ

2.1 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP NỘI BỘ BÌNH THƯỜNG KHƠNG NGHI THỨC

Các họp nội bình thường không nghi thức họp nhân viên, họp uỷ ban, họp thông báo, họp giải vấn đề…

Nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm việc sau đây: Đăng ký phòng họp



Thơng báo cho người tham dự biết lịch trình họp yêu cầu họ mang theo tường trình, hướng dẫn thảo luận,…



Chuẩn bị tài liệu 

Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

(108)

Chuẩn bị nước giải khát 

Ghi biên bản 

Theo dõi

2.2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TRANG TRỌNG THEO NGHI THỨC

Các họp trang trọng, theo nghi thức là: Các họp lớn



Các họp có tính cách quan trọng thành viên có ý kiến khác nhau



Tập thể cần đưa định có tính cách pháp lý mà tất thành viên phải bị ràng buộc tuân theo

Hoạch định tổ chức họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:

Giai đoạn chuẩn bị 

Giai đoạn tiến hành 

Giai đoạn kết thúc hội nghị 2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị Trách nhiệm lãnh đạo: 

Xác định mục tiêu họp (trả lòi câu hỏi Why?) Xác định nội dung cần phải giải (What?) Xác định thành phần tham gia (Who?)

Xác định ngày, tháng thời gian tiến hành họp (When?) Xác định địa điểm họp (Where?).

Ngoài cần phải xem xét vấn đề cần phải giải khác như: Chương trình nghị sự, xét duyệt người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp trang thiết bị…

Trách nhiệm thư ký ban tổ chức: 

Tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch nội dung hội nghị Đề cử chủ tịch đoàn thư ký đồn

Chuẩn bị chương trình nghị sự Chuẩn bị văn kiện

(109)

Chuẩn bị giấy mời.Mời đại biểu Chuyển kịp thời văn kiện, giấy tờ đến thành viên



Chuẩn bị kinh phí Đón bố trí khách. 

Trách nhiệmcủa người tham dự: 

Phản hồi khả tham gia Nghiên cứu chương trình nghị sự Nghiên cứu tài liệu

Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, ý kiến, câu hỏi… 

Chuẩn bị chương trình nghị (Agenda):

Lịch trình nghị quan trọng, bảng danh sách đề mục nghị theo thứ tự.Thơng thường lịch trình nghị cơng ty kinh doanh làm theo thứ tự sau:

Yêu cầu ổn định trật tự 

Thông báo giới thiệu thành viên quan khách 

Đọc phê chuẩn biên họp trước 

Các báo cáo, tường trình tra tài chính, chuyên viên (cấp quản trị) uỷ ban.



Thảo luận tình hình kinh doanh qua 

Thảo luận tình hình kinh doanh đến 

Kết thúc hỗn lại hơm sau. 2.2.2 Giai đoạn tiến hành Đón tiếp đại biểu



Phân phát văn kiện ,tài liệu 

Quyết định chủ tịch đoàn thư ký đoàn 

Khai mạc họp 

Tiến hành nghi thức nhà nước (nếu cần) Giới thiệu chủ đề họp

Giới thiệu thành phần tham dự đại biểu Diễn văn ngắn chủ toạ.



Tiến hành hội nghị

(110)

Chủ toạ 

Mở đầu

Khi tiến hành hội nghị Khi kết thúc



Những thủ pháp tiến hành họp 2.2.3 Giai đoạn kết thúc hội nghị Kết luận



Thông qua nghị quyết Diễn văn tổng kết chủ toạ Bế mạc



Sau họp 

Hoàn thiện văn bản

Tặng quà, chiêu đãi tiễn khách Thanh tốn chi phí Tổ chức thực nghị quyết. Rút kinh nghiệm

2.3 HỘI NGHỊ TỪ XA (TELECONPHERENCE)

Hội nghị từ xa: Là họp mà thành viên địa điểm mình, khơng phải xa Theo dõi thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn phịng họp

Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm cơng sức.



Nhược điểm: Người trình bày thấy người họp phòng Cũng người tham dự thấy người trình bày hình người chung quanh.

(111)

Hình 10.3: Hội nghị từ xa cầu truyền hình

HOẠCH ĐỊNH SẮP XẾP CÁC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC 3.1 HOẠCH ĐỊNH,SẮP XẾP CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

(112)

3.1.1 Mục đích, phân loại chuyến cơng tác Mục đích:

Mục đích chuyến cơng tác phải rõ ràng, chuyến không chồng chéo mục đích.



Thực nhiệm vụ đặt như: 

Nắm bắt tình hình thực tế sở

Học tập kinh nghiệm đối tác nước nước ngoài. Tìm kiếm hội hợp tác thực thoả thuận ký kết hợp đồng lĩnh vực sản xuất, king doanh, quản lý… 

Đảm bảo tiết kiệm Phân loại

Các chuyến công tác thường kỳ tỉnh, thành phố tỉnh, thành phố.



Các chuyến cơng tác nước ngồi 

Các chuyến công tác đột xuất

3.1.2 Hoạch định xếp chuyến công tác

Khi Thủ trưởng công tác thư ký phải biết hoạch định, xếp chuyến công tác gồm hoạt động sau:

Phác thảo chuyến đi 

Lập hồ sơ chuyến đi 

Đối chiếu sách quan 

Đăng ký trước vé loại nơi ăn ở 

Soạn thảo lịch trình chuyến đi 

Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà 

Kiểm tra chuyến phút chót

Hình 10.4: Bảng danh sách kiểm tra chuyến vào phút chót Have You Packed These Items

{ ] Arline rail, steamship, or bus tickets

{ ] Hotel or motel reservation confirmations and/or deposit receipts [ ] Passport ( if traveling abroad)

(113)

[ ] Visas (if traveling abroad)

[ ] Travel funds( expense account, cash, checkbook, travelers checks, letters of credit)

[ ] Certificate vaccinations and inoculations (if traveling abroad) [ ] Credit cards plus separate list of credit card numbers

[ ] Letters of introduction [ ] Bios of key people to meet [ ] Insurace(personal and luggage) [ ] Address book

[ ] Intrnational driver’s license( if traveling abroad) [ ] Information on alternative flights or other transportation [ ] Medical prescriptions

[ ] eyeglashess plus spare glashess and lens prescription [ ] Envelopes addressed to your secreatary

[ ] Supplies

[ ] Copies of speeches, reports, and other required documents [ ] Road maps

[ ] Hotel/ motel guides

[ ] Automobile club menbership cards [ ] Proof of car ownership and insurace [ ] Reading material

[ ] Itinerary

3.2 TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ TRONG THỜI GIAN THỦ TRƯỞNG VẮNG MẶT

3.2.1 Trách nhiệm thư ký trước Thủ trưởng công tác Là thực làm công việc hoạch định xếp chuyến

3.2.2 Trách nhiệm thư ký Thủ trưởng công tác là: Làm việc việc với người uỷ thác xem công việc thực chưa.



Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: 

Hồ sơ khẩn

Hồ sơ việc cần làm Hồ sơ để thông báo…

Sau chuyển văn thư cho cá nhân uỷ quyền xử lý bạn giải

(114)

Cơng cụ để theo dõi cơng việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật ký hoạt động cần lưu ý

Hình 10.5: Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại

SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN…VẮNG MẶT Hoạt động Hoạt động Ngày

Nguồn / Mô tả

thực / cần thực

tháng Người giải hiện/ Ngày

quyết hết

Ghi : Mơ tả cụ thể thư tín, điện thoại, tường trình thăm viếng

Hình 10.6: Mẫu nhật ký hoạt động hành cần lưu ý CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Y

Ngày tháng Mô tả

3.2.3 Trách nhiệm thư ký thủ trưởng trở Sổ tóm tắt thư tín



Sổ nhật ký hoạt động hành chính 

Các thủ tục chi tiết khoản chi phí 

Soạn thảo thư cám ơn người tiếp xúc gặp gỡ chuyến đi



Lưu trữ tài liệu hồ sơ chuyến đi. CÂU HỎI ƠN TẬP

Hãy trình bày trách nhiệm thư ký việc hoạch định, tổ chức họp nội bộ, hội nghị

Lịch trình kế hoạch gì? Lịch trình nghị gì?

Mô tả cách xếp chỗ ngồi họp tiệc chiêu đãi

(115)

Trách nhiệm thư ký Thủ trưởng công tác

(116)

CHƯƠNG 11

TIẾP KHÁCH VÀ GỌI ĐIỆN THOẠI

TIẾP KHÁCH TRỰC DIỆN

1.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XÃ GIAO, GIAO TIẾP

Giao tiếp hoạt động thiếu sống xã hội Là người sống xã hội, có nhu cầu trao đổi thơng tin, thơng cảm chia sẻ.



Giao tiếp một mơn học có tính kỹ cao, đồng thời nghệ thuật, đòi hỏi tế nhị Nếu nghiên cứu áp dụng nghệ thuật xã giao, giao tiếp thành 18 công.



Tiếp khách công việc thường xuyên doanh nghiệp nào 

Tiếp khách phần hoạt động sàn xuất, kinh doanh.Việc tiếp khách chu đáo, làm hài lòng khách điều kiện đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh tồn phát triển “Khách hàng tất cả”, “Khách hàng thượng đế”. 

Tạo ấn tượng tốt việc tiếp khách việc quan trọng Ấn tượng ban đầu thường diện mạo dễ nhìn tác phong nhanh nhẹn, tự tin, khiến đối tác nghĩ người chuyên nghiệp.



Để có ấn tượng tốt, ln ln bắt đầu buổi giao tiếp, tiếp khách nụ cười thân thiện Tất nhiên cười ánh mắt phải vui vẻ.

1.2 THƯ KÝ TRONG VIỆC TIẾP KHÁCH

1.2.1 Vai trò thư ký việc tiếp khách

Vai trò thư ký việc tiếp khách là: đón khách trực tiếp giải yêu cầu số lượng lớn khách xin gặp Giám đốc

Số liệu thống kê cho thấy:

Khoảng 25% số khách thư ký trực tiếp giải quyết 

Hơn 25% số khách thư ký chuyển đến nhà quản trị cấp chuyên viên giải quyết



Gần 50% số khách Giám đốc phó Giám đốc trực tiếp giải quyết.

(117)

Thư ký phải định hướng giải xác để khơng làm thời gian Giám đốc vào tiếp khách không cần thiết

1.2.2 Nhiệm vụ thư ký việc tiếp khách

Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, xếp khách người đến liên hệ công tác.



Ghi chép trình diễn biến việc tiếp khách bàn bạc 

Tổ chức cho Giám đốc đến thăm làm việc với quan, doanh nghiệp khác.



Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách. 

Trong hồn cảnh định vừa nhiệm vụ tiếp khách (tiếp đồ giải khát), vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.

1.3 NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG VIỆC TIẾP KHÁCH

1.3.1 Khách tới

Khi khách tới, phải chào đón khách với thái độ vui vẻ, niềm nớ, lịch sự.Nếu biết tên, nên chào đón khách tên họ

Trường hợp 1: Khách đến lần đầu, người thư ký phải giới thiệu tên trước, sau khéo léo hỏi tên khách hàng.



Trường hợp 2: Khách cấp trên, khách danh dự quan trọng doanh nghiệp, đến lúc về, người thư ký phải đứng dậy, vui vẻ chào đón khách.



Trường hợp 3: Khách đến, thư ký bận điện thoại làm việc khác, dừng lại được, thư ký phải chào hỏi khách, để khách biết thư ký tiếp sau xong việc.



Trường hợp 4: Mỗi buổi sáng, buổi chiều, đầu làm việc, Giám đốc ngang qua bàn thư ký để vào phòng làm việc, người thư ký phải đứng dậy, chào Thủ trưởng.

1.3.2 Có nguyên tắc chung để đón khách

Tỏ ý khách hàng: Với vị khách nào, bạn phải tỏ ý tới họ Bạn phải trả lời câu hỏi cách đầy đủ lịch sự. 

Tỏ sốt sắng với công việc: Nhân viên tỏ sốt sắng với cơng việc gây cảm tưởng tốt đẹp nơi người khách họ tới bàn giấy bạn.

(118)

Ghi tên khách: Tại hầu hết quan, tất khách đến liên hệ phải ghi tên khác vào sổ (bao gồm; tên khách, nghề nghiệp, địa chỉ, lý định sau gặp)



Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm đàm thoại cấp trên: Trong lúc cấp tiếp khách, nên cố tránh đừng phá ngang đàm thoại, ngoại trừ trường hợp bất khả kháng, ghi phiếu nhắn tin, thông báo cho cấp biết.



Trường hợp khẩn cấp: Lúc bàn giấy bạn phải có số điện thoại bác sĩ hay y tá quan, nhà thương gần quan, đồn công an địa phương, quan cứu hoả… vài số điện thoại khác cần thiết có trường hợp khẩn cấp (113, 1080…)



Phòng đợi: Trong trường hợp khách phải ngồi đợi, bạn phải cố làm để khách khơng cảm thấy khó chịu Phịng đợi phải sáng sủa thống khí, phải trang hồng cho ngoạn mục phải có nhiều tạp chí phát hành cho khách xem.



Thường trực nơi làm việc: Không bạn nên rời nơi làm việc mà không nhờ người khác thay hộ Công việc tiếp khách quan trọng có lương tâm nghề nghiệp hồn thành cơng việc cách mỹ mãn.



Ghi biên buổi bàn bạc: Khi Giám đốc yêu cầu 1.4 TIẾP KHÁCH (TỔ CHỨC CÁC BUỔI HẸN GẶP)

Đặt chương trình cho buổi xin hẹn: Đối với trường hợp xin tiếp kiến xin hẹn, phải xếp cách khoa học Ở vài doanh nghiệp, giám đốc khơng tiếp người ngồi khơng xin hẹn trước Có nơi khác, giám đốc tiếp khách tiện có nơi giám đốc giành riêng ngày để tiếp khách.Như bạn phải hỏi ông giám đốc trước đặt hẹn với khách.



Thu xếp buổi xin hẹn: Khách dùng nhiều phương tiện khác để xin hẹn Có người đến tận nơi để xin hẹn, có người xin hẹn qua điện thoại có người gởi thư xin hẹn Nếu khách đến tận văn phòng xin hẹn, bạn ghi vào sổ tiếp khách ngày buổi tiếp kiến dể khách an tâm Nếu khách xin hẹn điện thoại, khách phải cho bạn biết đầy đủ chi tiết buổi hẹn Cũng vậy, trả lời thư xin hẹn, bạn phải trình bày đầy đủ chi tiết cho buổi hẹn.



Cách thức ghi buổi xin hẹn: Các buổi xin hẹn ghi vào lịch bàn có tiếp xúc Trng trường hợp văn phịng có

(119)

nhiều khách bạn phải định cho khách Bạn dùng loại sổ ghi buổi xin hẹn Bạn phải ghi vào lịch cơng tác tất buổi xin hẹn Huỷ bỏ buổi xin hẹn: Đôi giám đốc cần phải huỷ bỏ hẹn ơng phải xa đột xuất không kịp hẹn Ngay bạn biết buổi tiếp kiến phải huỷ bỏ, bạn phải báo cho khách biết để tránh khó khăn gây nên cho khách.



Phương cách từ chối xin hẹn: Khi cần phải từ chối, bạn nên khéo léo tế nhị lời ăn tiếng nói.Phải trình bày cách ngắn gọn đủ cho khách hiểu thông cảm Trường hợp khách định xin hẹn, hạn nói với khách viết lại vài chữ cho giám đốc viết thư xin hẹn vào buổi khácViệc từ chối khách khơng có khn mẫu định, thư ký phải tuỳ hoàn cảnh mà ứng xử khéo léo, tuyệt đối tránh gây khơng khí căng thẳng hay hiểu lầm khách.



Tiết kiệm thời gian doanh nghiệp: Là thư ký, hay tiếp tân, trợ lý, bạn phải tiết kiệm thời gian cho cấp cách cung cấp thơng tin cho khách phạm vi quyền hạn mình, đừng cấp phải tiếp khách để cung cấp thơng tin mà bạn, phận phịng ban khác giải được.

1.5 PHÂN LOẠI KHÁCH

1.5.1 Khách ngồi doanh nghiệp

Gồm có khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền…

1.5.2 Khách nội doanh nghiệp

Gồm có cán phụ trách đơn vị, nhân viên phịng ban khác đến liên hệ cơng tác, cơng nhân xin gặp Giám đốc…

Thư ký phải biết ứng xử với loại khách Đối với khách hàng:



Khách mua hàng có khách mua hàng tương lai tiếp lúc nào

Khách đến bán hàng, khách đến chào hàng tiếp vào nhất định



Đối với khách đến than phiền: Thường than phiền cung cách làm ăn, cách làm việc nhân viên đó, chất lượng hàng hố… Thư ký phải biết lắng nghe, thông cảm với khách, giữ bình tĩnh, tránh tranh luận và

(120)

phải khơn ngoan đừng tự gắn hay doanh nghiệp vào than phiền khách

Đối với khách nội bộ: Có nhiều cách giải quyết, tốt cơng thân cận gặp Giám đốc lúc Còn cán nhân viên khác muốn gặp Giám đốc phải xếp thư ký.

TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THOẠI

Điện thoại phương tiện liên lạc hữu ích cho ngày Là nhân viên văn phịng, bạn có nhiều dịp giao tiếp với người qua điện đàm Công việc điện đàm có kết hay khơng phần lớn người gọi có hiểu bạn nói hay khơng? Và điểm yếu bạn phải biết cách sử dụng điện thoại cho cách trường hợp

2.1 CUỘC ĐIỆN ĐÀM BIỂU HIỆN CÁ TÍNH CỦA BẠN

Bạn gây ấn tượng tốt người đối thoại qua giọng nói, qua lời đối thoại lịch qua từ ngữ mà sử dụng Cứ lần điện đàm dịp may để gây thêm thiện cảm khách hàng doanh nghiệp

Và khách hàng nhận xét tư cách qua điệm đàm Vì lúc phải tỏ lịch sự, chân thành, am hiểu biết sẵn sàng giúp đỡ người đối thoại

2.2 GIỌNG NÓI QUA ĐIỆN THOẠI PHẢI THẾ NÀO?

Nói cho rõ ràng: Điều quan trọng người nghe khơng trơng thấy bạn không thấy lối diễn tả bạn Bạn phải nói người nghe qua giọng nói bạn mà hiểu ý bạn.



Nói giọng bình thường: Giọng nói bình thường – khơng to q khơng nhỏ – giọng nói tốt truyền qua dây điện thoại



Nói với tốc độ vừa phải: Bạn nói với tốc độ vừa phải làm cho người nghe dễ hiểu Tuy nhiên tốc độ tuỳ thuộc vào ý nghĩ mà bạn muốn phát biểu Bạn nên nói với tốc độ chậm bình thường chút trường hợp người nghe cần phải ghi điều bạn nói, số, tên, tiếng ngoại ngữ, chữ đặc biệt, nên lặp lại số.



Chọn chữ: Ý kiến dễn tả cách giản dị với danh từ tượng hình để người nghe dễ hiểu Những danh từ chuyên môn, chữ lạ,

(121)

hoặc câu dài làm cho người nghe thêm khó hiểu bạn lại phải cắt nghĩa lại có cịn đưa đến hiểu lầm

Nói thấp giọng xuống: Khi bạn thấp giọng xuống, giọng nói bạn khiến người nghe đầu dây bên nghe dễ chịu hơn, cách tỏ lịch sự.



Nhấn mạnh mốt vài chữ: Nhấn mạnh vài chữ làm thay đổi hẳn ý nghĩa mà bạn định nói, phải suy nghĩ xem nên nhấn chữ giúp ích nhiều.



Giọng nói cần có âm điệu: Khi bạn lên cao giọng hay xuống giọng cịn phản ánh cá tính bạn, gây thích thú cho người nghe.



Lịch sự: Mỉm cười lúc nói chuyện

2.3 NHỮNG VIỆC CẦN PHẢI LÀM KHI NHẬN ĐIỆN THOẠI GỌI TỚI

Trả lời ngay 

Tự xưng danh 

Biết cách trả lời trường hợp đặc biệt 

Trường hợp Giám đốc bận

Trường hợp cho người gọi biết tin tức Trường hợp để lại lời nhắn



Chuyển đường dây 

Chấm dứt điện đàm

Hình 11.1: Những điều nên nói khơng nên nói

Nên nói Khơng nên nói

Ơng giám đốc khơng có Tơi Ơng giám đốc mắc bận Hà Nội thưa lại với ông giám đốc gọi ký hợp đồng

lại ông không?

Lúc ông giám đốc khơng có Ơng giám đốc có họp để mặt văn phịng Ơng có điều bàn vấn đề tăng lương cho nhân

căn dặn lại khơng? viên

Ơng giám đốc khơng có Tơi

Ơng giám đốc vừa phố có việc thưa với ơng giám đốc gọi lại

ơng khơng? riêng

Hình 11.2: Mẫu nhắn tin số quan Sài Gòn

(122)

PHONE CALL

Date: Time: To:

Mr/Mrs:

WHILE YOU WERE OUT

of Phone:

Urgent Please call

Called to see you Will call again

Wants to see you Returned your call

Message: Operator:

2.4 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI GỌI ĐIỆN THOẠI RA NGOÀI

Sắp đặt điều phải nói 

Tìm số điện thoại ghi nhanh giấy 

Bấm số cẩn thận 

Tự xưng danh 

Trình bày rõ mục đích 

Cảm ơn vui vẻ chấm dứt điện thoại.

(123)

Hình 11.3: Những lời khuyên sử dụng điện thoại

1 Phải trao dồi giọng nói nào? Việc cần làm nhận điện thoại

Trả lời

 Trình bày nhanh nhẹn Tự xưng danh

 Nói dễ hiểu Đối đáp lịch

 Nói tự nhiên Ghi điều liên hệ

 Nói rõ ràng Kiểm điểm chi tiết quan

 Phản ứng vui vẻ trọng

Giữ lời hứa

Hãy nhớ – Lịch điều đáng

5 Khi trả lời thay người khác kể

Trả lời lẹ làng

 Vui vẻ chào người đối thoại Tự xưng danh Cho biết nên làm người  Sẵn sàng giúp đỡ việc được gọi vắng mặt

 Chăm nghe Sẵn sàng giúp đỡ hay chuyển  Gọi tên người đối thoại đường dây

 Xin lỗi chậm trễ lỗi Ghi số điện thoại tên người

lầm đối thoại

Ghi lời dặn chođúng

3 Sắp xếp gọi điện thoại Phản ứng gặp phàn nàn

 Sắp xếp điều phải nói Lắng nghe – Hãy để người gọi Tìm số điện thoại – Ghi nhanh nói

giấy Tỏ ý quan tâm thông cảm

 Quay số cẩn thận Tránh “đổ thừa”

 Tự xưng danh Ghi cẩn thận

 Trình bày rõ ràng mục đích Giữ thái độ bình tĩnh  Vui vẻ chấm dứt điện đàm Thực yêu cầu

(124)

CÂU HỎI ƠN TẬP

Hãy trình bày việc cần phải làm khách đến văn phịng Hãy trình bày cách xếp cho hẹn gặp tiếp kiến Bạn phân loại khách gặp cấp bạn, cách xử lý loại khách

Hãy trình bày nguyên tắc gọi nhận điện thoại Hãy trình bày cách chấm dứt điện đàm cho tế nhị

(125)

Automatio n Manager

MỤC LỤC

DẪN NHẬP CHƯƠNG : QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG LÀ GÌ? CHƯƠNG : HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP 10 CHƯƠNG : HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC

HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 17 CHƯƠNG : KIỂM TRA CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH 33 CHƯƠNG : ĐƠN GIẢN HĨA CƠNG VIỆC

HÀNH CHÁNH VĂN PHỊNG 44 CHƯƠNG : QUẢN TRỊ THỜI GIAN 62 CHƯƠNG : CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 69 CHƯƠNG : CÔNG TÁC LUU TRỮ 83 CHƯƠNG : PHÂN LOẠI, PHÂN CẤP VÀ

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 92 CHƯƠNG 10 : HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP,

HỘI NGHỊ, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 119 CHƯƠNG 11 : TIẾP KHÁCH VÀ GỌI ĐIỆN THOẠI 131

Định dạng
Số trang	125
Dung lượng	3,85 MB