PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG I. Hệ thống quản lí bán hàng 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 2. Các phương pháp thu thập thông tin của hệ thống quản lí. 2.1. Phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: - Chuẩn bị phỏng vấn. - Tiến hành phỏng vấn. 2.2. Nghiên cứu tài liệu. Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. 2.3. Sử dụng phiếu điều tra. Khi cần phải lấy thông tin từ một só lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra. 2.4. Quan sát. Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu được những thông tin theo yêu cầu. 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. (Với hệ thống quản lí bán hàng) 3.1. Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm 10% khối lượng công việc). Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là: Phải xác định được những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trong tương lai. - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. 3.2. Phân tích hệ thống quản lí thông tin (Quản lí Bán Hàng) (chiếm 25% khối lượng công việc). Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như: - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD ) Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng. Bước này để: * Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. * Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. - Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram : DFD ) : Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu trên. - Mô hình thực thể quan hệ. - Mô hình quan hệ. Từ đó tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. 3.3. Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc ). Thiết kế hệ thống một cách tổng thể. - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công. - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết. - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính. - Xác định và phân phối thông tin đầu ra. - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy. 3.4. Cài đặt hệ thống mới ( chiếm 15% khối lượng công việc ). - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. II. Thiết kế hệ thống thông tin ( Hệ thống quản lí bán hàng) 1. Giai đoạn phân tích hệ thống. Trong giai đoạn nay chúng ta sử dụng các công cụ chủ yếu sau: - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram). - Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram). - Mô hình dữ liệu ( Data Mode ). - Mô hình quan hệ ( Relation Mode). 1.1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD). Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Một BFD đầy đủ gồm: -Tên chức năng. -Mô tả có tính chất tường thuật. -Đầu vào của chức năng. -Đầu ra của chức năng. -Các sự kiện gây ra sự thay đổi. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 1.2. Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD ). Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. Tên tiến trình tiếp nhận phiếu điều tra - Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố là đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế: Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Một số các ký pháp thường dùng: - Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ. Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin mới. Ví dụ: Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau. Tên dữ liệu - Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Ví dụ: Dòng thông tin về cơ sở hành chính. - Kho dữ liệu: Bên trong là tên kho Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD biểu diễn cho thông tin cần được lưu trữ trong 1 khoảng thời gian. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. Tác nhân ngoài: Là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống (mũi tên vào) Tên của tác nhân ngoài được ghi trong khối, thường là một danh từ. Tác nhân trong: Là khối biểu thị một tiến trình bên trong của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác của sơ đồ DFD. Tên của tác nhân trong được ghi trong khối và thường gồm động từ + danh từ. Cả tác nhân ngoài và tác nhân trong đều có thể sử dụng nhiều lần. 1.3. Mô hình dữ liệu. Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu: - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : - Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng Ví dụ: Với thực thể Danh mục hàng ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì: * Thuộc tính Mahang là khoá. * Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. - Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: - Thực thể tài nguyên: Chỉ mô tả mà không giao dịch. Ví dụ: Danh mụcHàng ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) - Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang(SoHD,MaKhachHang,DienGiai,NgayHD,NguoiBan) - Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. - Các kiểu liên kết:  11: Liên kết Một - Một Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại.  1N :Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A. Ví dụ như quan hệ giữa dân tộc và cán bộ, một dân tộc có thể không có hay có nhiều cán bộ đang làm việc trong cơ quan.  NN: Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu: * Xác định các thuộc tính: Dựa trên 3 nguồn: - Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. - Những người sử dụng hệ thống hiện tại. - Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. * Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tíchphải chuẩn hoá nhằm mục đích: - Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh dư thừa thông tin. * Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu. - Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của người sử dụng và dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản. 2. Các qui tắc chuẩn hoá dữ liệu trong công tác quản lí:  Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lí.  Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức hai quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chức không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.  Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau. o Mô hình quan hệ. Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thểcủa mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng. Các bước xây dựng mô hình quan hệ: - Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng. - Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai. [...]... quản lí hàng hoá: Quản lý bán hàng Hệ thống Quản lý danh mục Quản lý hoá đơn Tìm kiếm Thống kê và báo cáo Trợ giúp Khách hàng Đăng kýngười dùng Cập nhật hang tồn Kết thúc Nhà c.c Phiếu nhập Hàng hóa Hướng Thống kê danh mục dẫn sử dụng Khách hàng Thống Giới thiệu ch.trình kê hàng nhập Phiếu nhập Nhân viên Thống kê tình hình bán hàng Hóa đơn bán hàng hàng Kho Hóa đơn thanh Hóa đơn bán Tổng hợp hàng bán. .. Phiếu nhập Nhân viên Thống kê tình hình bán hàng Hóa đơn bán hàng hàng Kho Hóa đơn thanh Hóa đơn bán Tổng hợp hàng bán toán Hàng hóa Báo cáo xuất nhập tồn Hóa đơn thanh toán Bảng kê hóa đơn bán hàng Bảng kê phiếu nhập Bảng kê phiếu thu Doanh số bán hàng Báo cáo công nợ khách hàng  . PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG I. Hệ thống quản lí bán hàng 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống. Mục tiêu của giai đoạn phân tích. trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. II. Thiết kế hệ thống thông tin ( Hệ thống quản lí bán hàng) 1. Giai đoạn phân tích hệ