Xây dựng cổng thông tin điện tử tập trung cho một trung tâm công nghệ thông tin và truyền thông

NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: - Khảo sát và đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT; Phân tích và đánh giá Hệ thống website của tổ chức HCMICTI; - Nghiên cứu và đánh giá các nền tảng công nghệ web p

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA -

NGUYỄN THỊ HUYỀN TRÂM

XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẬP TRUNG

CHO MỘT TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA –ĐHQG -HCM Cán bộ hướng dẫn khoa học:

Cán bộ chấm nhận xét 1:

TS Lê Hồng Trang Cán bộ chấm nhận xét 2:

PGS.TS Nguyễn Tuấn Đăng Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày 25 tháng 8 năm 2020

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: Nguyễn Thị Huyền Trâm MSHV: 1670929

Ngày, tháng, năm sinh: 25/11/1987 Nơi sinh: Bình Thuận

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số : 60.34.04.05

I TÊN ĐỀ TÀI:

Xây dựng cổng thông tin điện tử tập trung cho một trung tâm công nghệ thông tin

và truyền thông

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

- Khảo sát và đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT; Phân tích và đánh giá Hệ

thống website của tổ chức HCMICTI;

- Nghiên cứu và đánh giá các nền tảng công nghệ web portal nguồn mở;

- Đề xuất mô hình và triển khai xây dựng Cổng thông tin điện tử tập trung cho tổ

chức HCMICTI

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 24/02/2020

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 21/06/2020

V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS Phan Trọng Nhân

LỜI CẢM ƠN

Sau một khoảng thời gian thực hiện luận văn tốt nghiệp, đến nay mọi công việc liên quan đến luận văn đã hoàn tất Trong suốt thời gian vừa qua, Tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ gia đình và những người mà Tôi yêu quý Tôi xin được cám ơn đến tất cả những người thân yêu đã luôn ủng hộ, động viên tinh thần, cùng đồng hành giúp Tôi hoàn thành khóa luận này

Đặc biệt, Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc và xin tri ân người Thầy đã trực tiếp

hướng dẫn Tôi hoàn thành luận văn này – TS Phan Trọng Nhân Thầy đã tận tình

hướng dẫn, động viên và giúp đỡ Tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn, cũng như trong quá trình học tập và nghiên cứu tại Trường

Xin gửi lời tri ân đến tất cả các Thầy, Cô Khoa Khoa học – Kỹ thuật máy tính Trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã dạy dỗ, truyền đạt cho Tôi rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong thời gian tôi học tại Trường

Đồng thời xin gửi lời cám ơn đến các đồng nghiệp, lãnh đạo Trung tâm CNTT&TT TPHCM đã hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi giúp Tôi hoàn thành tốt khóa luận

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành luận văn một cách hoàn chỉnh nhất, tuy nhiên do Tôi vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu khoa học cũng như còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức chuyên môn, nên luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân còn chưa nhận thấy được Rất mong các Thầy, Cô, các anh chị và các bạn đóng góp thêm để tôi được tiếp thu và hoàn chỉnh hơn sau này

Xin chân thành cám ơn!

Học viên thực hiện Nguyễn Thị Huyền Trâm

08/2020

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

Với mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý giúp các cấp quản lý của tổ chức nâng cao năng lực điều hành, chỉ đạo, giúp quản lý tiết kiệm chi phí, tiết kiệm nguồn lực và cũng nhằm tăng sự truyền thông thương hiệu, xây dựng kênh tích hợp giúp việc tương tác nội bộ, tương tác bên ngoài của một tổ chức, đề tài luận văn đã thực hiện một số nội dung cụ thể sau:

- Khảo sát và đánh giá hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin; Phân tích và

đánh giá Hệ thống website của tổ chức HCMICTI;

- Nghiên cứu và đánh giá các nền tảng công nghệ web portal nguồn mở;

- Đề xuất mô hình và triển khai xây dựng Cổng thông tin điện tử tập trung cho tổ

chức HCMICTI, cụ thể bao gồm 3 cổng thành phần cụ thể như sau:

các dịch vụ, thông tin tuyển dụng, đấu thầu, liên hệ của tổ chức Cổng công khai thông tin cho Khách hàng/Đối tác, người dùng khi truy cập internet đều có thể xem được

trong tổ chức về các hoạt động, sự kiện, tuyên dương, hình ảnh, video, các thông tin nhân viên Những thông tin trong cổng này chí có giá trị trong nội bộ tổ chức, những người được cấp quyền thành viên mới có thể xem được

yêu cầu của các Quận – Huyện – Sở - Ngành TPHCM về lĩnh vực công nghệ thông tin

ABSTRACT

With the goal of applying information technology in management, the management

of the organization will improve its operating and directing capability, helping to manage costs, save resources and also to increase brand communication, build an integrated channel to help internal interaction, external interaction of an organization, the thesis has implemented some specific contents as follows:

- Surveying and evaluating the current situation of information technology application; Analyzing and evaluating the website system of HCMICTI organization;

- Research and evaluate open source web portal technology platforms;

- Proposing a model and deployment of a centralized portal for HCMICTI,

including 3 specific component ports as follows:

o ICTI web portal: provides information about the organization, its services, recruitment, bidding and contact information, Information portal for Customers / Partners

o Internal portal ICTI: providing internal information in the organization about activities, events, commendations, photos, videos, employee information which can only be viewed by the member

o Q&A Support Portal: others departments can send requested ticket, leave a message to our IT supporters Our team will handle those requests and reponse to them via a this channel

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học tôi đã tự thực hiện Các số liệu và kết quả đạt được của nghiên cứu trong luận văn là trung thực

và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác trước đó

Học viên

Nguyễn Thị Huyền Trâm

MỤC LỤC

ĐỊNH NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ QUY ƯỚC 1

DANH MỤC HÌNH ẢNH 2

DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC 4

CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU 5

1.1 Tính cấp thiết và lý do chọn đề tài 5

1.2 Mục tiêu đề tài 6

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

1.4 Ý nghĩa khoa học và thực tiển của đề tài 7

1.4.1 Ý nghĩa thực tiễn 7

1.4.2 Ý nghĩa nghiên cứu 7

1.5 Phương pháp nghiên cứu 7

1.6 Thuận lợi và – Thách thức/Khó khăn thực hiện 8

1.6.1 Thuận lợi 8

1.6.2 Thách thức/Khó khăn thực hiện 8

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 9

2.1 Khảo sát và đánh giá hiện trạng tại tổ chức HCMICTI 9

2.1.1 Giới thiệu về tổ chức 9

2.1.2 Về hiện trạng nguồn nhân lực 10

2.1.3 Về Ứng dụng công nghệ thông tin 11

2.1.4 Về Hạ tầng mạng, Thiết bị, Máy móc 13

2.1.5 Về Dữ liệu 15

2.1.6 Về Quy trình, nghiệp vụ 16

2.2 Phân tích đánh giá tổng hợp hiện trạng theo mô hình SWOT 18

2.2.1 Khái niệm mô hình SWOT 18

2.2.2 Các Điểm mạnh (S) của HCMICTI 18

2.2.3 Các Điểm yếu (W) của HCMICTI 19

2.2.4 Các Cơ hội (O) của HCMICTI 19

2.2.5 Các Nguy cơ (T) của HCMICTI 19

2.2.6 Phân tích ma trận SWOT 19

2.3 Phân tích và đánh giá Hiện trạng Hệ thống cổng thông tin 21

2.3.1 Hiện trạng tổng quan hệ thống website tổ chức 21

2.3.2 Hiện trạng tổng quan hệ thống website tiếp nhận hỗ trợ sự cố 22

2.3.3 Đánh giá về hiện trạng nội dung và cấu trúc giao diện 22

2.3.4 Đánh giá về hiện trạng công nghệ - chức năng 23

2.3.5 Đánh giá về hiện trạng công tác quản lý 23

2.3.6 Đánh giá về hiện trạng quy trình- nghiệp vụ 23

2.4 Nghiên cứu liên quan 25

2.4.1 Khái niệm Web Portal 25

2.4.2 Một số đặc điểm của công nghệ Web Portal 26

2.4.3 So sánh và đánh giá một số nền tảng công nghệ Portal nguồn mở hiện nay 26 2.4.4 Tìm hiểu tổng quan về nền tảng Liferay Portal 30

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, HIỆN THỰC HỆ THỐNG 34

3.1 Giới thiệu tổng quan Hệ thống thông tin “Cổng thông tin điện tử tập trung” 34 3.2 Mô hình kiến trúc tổng thể 35

3.3 Mô hình ứng dụng Hệ thống 36

3.4 Mô hình thành phần Hệ thống 38

3.5 Mô hình phân lớp Hệ thống 38

3.6 Mô hình hệ thống vật lý 39

3.7 Mô tả các chức năng chính của Hệ thống 40

3.8 Bảng sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu chức năng của phần mềm 41

3.9 Bảng chuyển đổi yêu cầu chức năng sang trường hợp sử dụng (use-case) 44 3.10 Yêu cầu về quy trình - nghiệp vụ 48

3.11 Yêu cầu về mỹ thuật, thẩm mỹ 48

3.12 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống 49

3.13 Yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật 49

3.14 Yêu cầu về các chuẩn kỹ thuật cần phải đảm bảo 49

3.15 Mô tả giải pháp Công nghệ sử dụng và Môi trường vận hành 50

3.16 Mô tả giải pháp về an toàn, bảo mật 50

3.17 Mô tả giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu 51

CHƯƠNG IV: HIỆN THỰC VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 52

4.1 Phương pháp Quản lý dự án 52

4.2 Lập kế hoạch thực hiện 52

4.3 Biểu đồ trường hợp sử dụng người dùng 54

4.4 Mô hình thiết kế 57

4.5 Bảng cơ sở dữ liệu 58

4.6 Xây dựng và ứng dụng tin học hóa cải tiến các quy trình 58

4.6.1 Quy trình quản lý nội dung tin tức 59

4.6.2 Quy trình biên tập tin tích hợp giữa các cổng thành phần 60

4.6.3 Quy trình hỏi đáp 61

4.6.4 Quy trình tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ 62

4.6.5 Quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật 63

4.6.6 Quy trình cập nhật các câu hỏi FAQ 63

4.6.7 Quy trình quản lý hình ảnh, video, banner, thông tin liên hệ 63

64

4.7.1 Cổng thông tin điện tử HCMICTI 64

4.7.2 Cổng nội bộ HCMICTI 65

4.7.3 Cổng Hỗ trợ 67

4.8 Lập trình chức năng hệ thống 68

4.9 Lập trình giao diện và các biểu mẫu, cấu trúc 69

4.10 Thiết lập cài đặt chức năng, các trang của từng site 71

4.11 Kiểm thử hệ thống 72

4.12 Chuyển đổi dữ liệu đầu kỳ 72

4.13 Cài đặt, cấu hình hệ thống thử nghiệm lên hạ tầng Trung tâm dữ liệu 73

4.14 Triển khai, đào tạo, hướng dẫn người dùng 74

4.15 Đánh giá hệ thống 74

CHƯƠNG V: KẾT LUẬN 79

5.1 Kết quả đạt được 79

5.2 Hạn chế, hướng phát triển 79

5.3 Đề xuất, kiến nghị tổ chức 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

PHỤ LỤC 85

PHẦN LÝ LỊCH TRÍCH NGANG 89

ĐỊNH NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ QUY ƯỚC

Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh

xa (Web Services for Remote Portlets)

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2-1 Sơ đồ tổ chức HCMICTI 10

Hình 2-2 Sơ đồ kết nối vật lý mạng HCMICTI 14

Hình 2-3 Mô hình ma trận phân tích SWOT [1] 18

Hình 2-4 Giao diện website HCMICTI 21

Hình 2-5 Giao diện website Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ 22

Hình 2-6 Bảng kết quả đánh giá các nền tảng công nghệ Portal[7] 29

Hình 2-7 Bảng biểu đồ đánh giá các nền tảng công nghệ Portal [7] 30

Hình 2-8 Kiến trúc tích hợp của Liferay [12] 32

Hình 3-1 Tổng quan cổng thông tin điện tử tập trung 34

Hình 3-2 Mô hình triến trúc tổng thể nền tảng Liferay [19] 35

Hình 3-3 Mô hình ứng dụng 36

Hình 3-4 Mô hình thành phần hệ thống 38

Hình 3-5 Mô hình phân lớp hệ thống 38

Hình 3-6 Mô hình triển khai hệ thống tại trung tâm dữ liệu [20] 39

Hình 3-7 Mô hình hệ thống vật lý 40

Hình 3-8 Mô hình hệ thống đảm bảo an toàn an ninh thông tin [20] 51

Hình 4-1 Mô hình quản lý dự án Scrum[21] 52

Hình 4-2 Sơ đồ use case tổng quát của hệ thống 54

Hình 4-3 Sơ đồ use case Tác nhân Guest thực hiện sử dụng chức năng 54

Hình 4-4 Sơ đồ use case Tác nhân CBNV thực hiện sử dụng chức năng hệ thống 55

Hình 4-5 Sơ đồ use case Tác nhân CBQL thực hiện sử dụng chức năng hệ thống 56

Hình 4-6 Sơ đồ use case Tác nhân QTHT thực hiện Quản trị và sử dụng hệ thống 56 Hình 4-7 Sơ đồ lớp[22] 57

Hình 4-8 Sơ đồ hoạt động[22] 57

Hình 4-9 Sơ đồ đóng gói[22] 57

Hình 4-10 Sơ đồ Flow[22] 57

Hình 4-11 Giao diện bảng cơ sở dữ liệu của hệ thống 58

Hình 4-12 Sơ đồ Quy trình ban hành, duyệt tin bài 59

Hình 4-13 Sơ đồ Quy trình biên tập tin tích hợp giữa các cổng 61

Hình 4-14 Sơ đồ Quy trình hỏi đáp 62

Hình 4-15 Sơ đồ Quy trình tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ 62

Hình 4-16 Sơ đồ Quy trình kiểm duyệt, ban hành FAQ 63

Hình 4-17 Sơ đồ Quy trình kiểm duyệt, ban hành Hình Ảnh, Video 64

Hình 4-18 Giao diện Cổng HCMICTI 65

Hình 4-19 Giao diện Cổng nội bộ 66

Hình 4-20 Giao diện Cổng hỗ trợ 67

Hình 4-21 Màn hình khởi tạo 1 project 68

Hình 4-22 Màn hình cấu trúc của thư mục workspace 68

Hình 4-23 Màn hình cấu trúc lập trình module 69

Hình 4-24 Màn hình cấu trúc lập trình gói war 69

Hình 4-25 Màn hình khởi tạo cấu trúc – biểu mẫu 70

Hình 4-26 Màn hình lập trình 1 biểu mẫu văn bản quy phạm pháp luật 70

Hình 4-27 Màn hình lập trình 1 biểu mẫu sự kiện 71

Hình 4-28 Màn hình lập trình 1 biểu mẫu tin tức 71

Hình 4-29 Màn hình cài đặt các cổng thành phần 71

Hình 4-30 Màn hình cấu hình thông tin người dùng 71

Hình 4-31 Màn hình cấu hình trang của 1 cổng thành phần 72

Hình 4-32 Màn hình cấu hình module hiển thị tin tức 72

Hình 5-1 Sơ đồ chức năng của hệ thống cổng thông tin tập trung 79

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2-1 Bảng thống kê số lượng nhân sự theo phòng ban 10

Bảng 2-2 Bảng thống kê nhân sự theo nhóm chuyên môn, nghiệp vụ 10

Bảng 2-3 Bảng danh sách các phần mềm hệ thống, ứng dụng 11

Bảng 2-4 Danh mục các phần mềm nghiệp vụ 12

Bảng 2-5 Bảng thống kê hiện trạng phần cứng 14

Bảng 2-6 Bảng thống kê các quy trình – nghiệp vụ của HCMICTI 16

Bảng 2-7 Bảng tổng hợp ma trận SWOT HCMICTI 19

Bảng 2-8 Mô tả các tiến trình quy trình quản lý tin bài 23

Bảng 2-9 Mô tả các tiến trình quy trình tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ 24

Bảng 3-1 Bảng mô tả các chức năng chính của hệ thống 40

Bảng 3-2 Mô tả sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu chức năng của phần mềm 41

Bảng 3-3 Bảng chuyển đổi yêu cầu chức năng sang trường hợp sử dụng 44

Bảng 3-4 Bảng danh sách hệ thống máy chủ 49

Bảng 4-1 Mô tả kế hoạch thực hiện 52

Bảng 4-2 Mô tả chi tiết danh sách các Sprint 53

Bảng 4-3 Mô tả so sánh giữa quy trình hệ thống cũ và hệ thống mới 58

Bảng 4-4 Mô tả danh sách bảng câu hỏi đánh giá 74

Bảng 4-5 Mô tả những điểm mới đạt được của hệ thống mới so với hệ thống cũ 78

Bảng 5-1 Mô tả đề xuất danh sách các thiết bị đầu tư tại HCMICTI 80

DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC Phụ lục 1 - Các minh chứng triển khai bộ nhận diện mới của HCMICTI 85

Phụ lục 2 - Các Bằng khen và cờ lưu niệm của UBNDTP và Bộ Thông tin và Truyền thông khen tặng 86

Phụ lục 3 - Phiếu khảo sát hiện trạng thiết bị, máy móc, tài sản, công cụ HCMICTI 87

Phụ lục 4 - Phiếu xác nhận nghiên cứu luận văn và đánh giá hiệu quả ứng dụng tại tổ chức 88

Tuy nhiên với bộ nhận diện mới ra đời, với hình ảnh mới, màu sắc mới các

hệ thống website của tổ chức không còn phù hợp về thiết kế, thẫm mỹ, không thể hiện được nhận diện thương hiệu riêng của tổ chức Ngày nay, với thời đại kỹ thuật

số, việc quảng bá thương hiệu trên phương tiện truyền thông đa phương tiện như website, mạng xã hội, báo chí….trở nên phổ biến và không thể thiếu trong chiến lược truyền thông của tổ chức Do đó để tăng hiệu quả cho chiến dịch truyền thông việc nâng cấp hoặc xây dựng mới các hệ thống website giao diện thể hiện được nhận diện mới của tổ chức, nền tảng công nghệ hỗ trợ SEO google là điều rất cần thiết Bên cạnh đó phải đảm bảo các tiêu chí kỹ thuật theo quy định của một tổ chức nhà nước được Bộ thông tin truyền thông quy định cũng được cân nhắc khi lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, đáp ứng

Với vai trò là học viên của ngành hệ thống thông tin quản lý, với vị trí là một quản lý cấp phòng tại đơn vị, tôi nhận thức rất sâu sắc rằng: thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng, trở thành yếu tố tiên phong, không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, ngành nghề Nó trở thành yếu tố quyết định hiệu quả, hiệu suất của tổ chức, nếu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tốt thì sẽ giúp tổ chức, các cấp quản lý nâng cao năng lực điều hành, chỉ đạo, giúp quản lý tiết kiệm chi phí, nguồn lực do đó với hiện trạng của tổ chức tại thời điểm này, tôi chọn đề tài luận văn “Xây dựng một hệ thống Cổng thông tin điện

tử tập trung” đáp ứng được nhu cầu thực tế của tổ chức nhằm:

- Tạo sự đồng nhất về nhận diện, tăng sự truyền thông, quảng bá thương hiệu,

định hướng nội dung cho đối tượng truy cập;

- Dữ liệu được đồng bộ qua lại giữa cổng thành phần;

- Ứng dụng công nghệ thông tin cải tiến quy trình quản lý tin bài và hỗ trợ sự cố;

- Có thể khai thác, quản lý và sử dụng đảm bảo các nguồn tài nguyên hạ tầng một

cách hiệu quả và ít tốn kém nhất

1.2 Mục tiêu đề tài

Luận văn sẽ thực hiện các công việc cụ thể sau:

- Khảo sát và đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT; Phân tích và đánh giá Hệ

thống website của tổ chức HCMICTI;

- Nghiên cứu và đánh giá các nền tảng công nghệ web portal nguồn mở;

- Đề xuất mô hình và triển khai xây dựng Cổng thông tin điện tử tập trung cho tổ

chức HCMICTI, cụ thể bao gồm 3 cổng thành phần cụ thể như sau:

a) Cổng thông tin điện tử ICTI : cung cấp thông tin giới thiệu về tổ chức, về các dịch vụ, thông tin tuyển dụng, đấu thầu, liên hệ của tổ chức Cổng công khai thông tin cho Khách hàng/Đối tác, người dùng khi truy cập internet đều có thể xem được

b) Cổng thông tin điện tử nội bộ ICTI : mục đích cung cấp thông tin nội bộ trong tổ chức về các hoạt động, sự kiện, tuyên dương, hình ảnh, video, các thông tin nhân viên Những thông tin trong cổng này chí có giá trị trong nội

bộ tổ chức, những người được cấp quyền thành viên mới có thể xem được c) Cổng Hỗ trợ hỏi đáp : cung cấp thông tin và tiếp nhận hỗ trợ xử lý các yêu cầu của các Quận/Huyện/Sở/Ngành TPHCM về lĩnh vực CNTT;

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng sử dụng hệ thống:

- Quản trị hệ thống(QTHT): Là cán bộ quản trị hệ thống, đảm bảo vận hành hệ thống hoạt động

- Lãnh đạo cấp phòng, Ban giám đốc, Ban biên tập (CBQL): Là cán bộ quản

lý nội dung, chịu trách nhiệm về nội dung, quản lý phân quyền người dùng của hệ thống

- Người lao động, công chức/viên chức của tổ chức HCMICTI (CBNV): người tham gia khai thác thông tin và tương tác với hệ thống theo quyền được phân, hoặc theo quy trình

- Cán bộ; công chức/viên chức Quận/Huyện; Sở/Ban/Ngành của TPHCM; Khách hàng/Đối tác (Guest): tham gia tra cứu thông tin cần biết được công khai của hệ thống

Phạm vi triển khai: Trung tâm CNTT&TT TPHCM

Thời gian bắt đầu tiến hành nghiên cứu, khảo sát, xây dựng và triển khai từ 1/9/2019 đến 30/4/2020

1.4 Ý nghĩa khoa học và thực tiển của đề tài

1.4.1 Ý nghĩa thực tiễn

Xây dựng Cổng thông tin tập trung cho HCMICTI;

Đóng góp vào việc xây dựng thương hiệu, tăng hiệu quả chiến lược truyền thông của Tổ chức HCMICTI;

Tiết kiệm thời gian cho người dùng của tổ chức khi phải đăng nhập và đăng

dữ liệu nhiều lần trên các hệ thống khác nhau;

Cải tiến quy trình đăng duyệt tin hiện tại, áp dụng quy trình điện tử cải tiến quy trình đăng tin truyền thống, tăng sự tiện ích, tiện lợi có thể kiểm duyệt ban hành tin tức khi người kiểm duyệt không có mặt tại văn phòng, giảm chi phí in ấn tin bài,

1.4.2 Ý nghĩa nghiên cứu

Nghiên cứu nền tảng công nghệ Liferay Portal;

Thử nghiệm mô hình Cổng cha – Cổng con trên nền tảng công nghệ Liferay, kết quả đạt được có mục đích đóng góp cho cộng đồng Liferay về hiệu suất hệ thống;

Đóng góp các module chức năng đóng gói cho cộng động Liferay;

1.5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, đánh giá tổng hợp;

- Phương pháp quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại;

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp giám đốc ICTI và các lãnh đạo chủ chốt các phòng;

- Phương pháp điều tra, khảo sát, thu thập tài liệu, số liệu;

- Phương pháp đọc tài liệu;

1.6 Thuận lợi và – Thách thức/Khó khăn thực hiện

1.6.1 Thuận lợi

Giám đốc tổ chức HCMICTI ủng hộ và đồng ý chủ trương;

Các cấp Lãnh đạo của ICTI quan tâm đến việc triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin mang lại hiệu quả cho công việc

Nhân lực của ICTI đã có nền tảng cơ bản về tin học nên việc tham gia sử dụng không mất nhiều thời gian để đào tạo và thay đổi công nghệ

1.6.2 Thách thức/Khó khăn thực hiện

Việc lấy yêu cầu và góp ý về giao diện các hệ thống cổng mất nhiều thời gian

do tính thẩm mỹ đa dạng;

Một số dữ liệu đầu kỳ phải nhập thủ công

Thay đổi nhiệm kỳ lãnh đạo, tái cấu trúc tổ chức, việc góp ý hoàn chỉnh kéo dài thời gian đưa vào thực nghiệm ứng dụng

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2

2.1 Khảo sát và đánh giá hiện trạng tại tổ chức HCMICTI

2.1.1 Giới thiệu về tổ chức

Tiền thân của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Thành phố

Hồ Chí Minh là từ Ban quản lý dự án Công nghệ thông tin trực thuộc Sở Thông tin

và Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh Đến nay HCMICTI đã vươn lên trở thành một trong những đơn vị chuyên về thực hiện tư vấn, triển khai các dự án/hạng mục thuộc về lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông dẫn đầu tại Việt Nam [Phụ lục 2]

Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số 5346/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2009 của Ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh với:

Hồ Chí Minh

Technology Institute

Đến năm 2020, sau 10 năm hoạt động HCMICTI đã nhanh chóng khẳng định

vị trí của mình tại tất cả các tỉnh thành trên cả nước, đã triển khai được hệ thống dịch vụ rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước Đội ngũ nhân sự cũng tăng lên đáng

kể, khởi đầu chỉ có 8 người đến nay đã tăng lên với 48 người

HCMICTI có nhiệm vụ quan trọng trong việc thực hiện triển khai các dự án, hạng mục trọng điểm về CNTT của thành phố do STTTT TPHCM giao Làm đầu mối triển khai và hỗ trợ các ứng dụng CNTT cho các Sở-Ban-Ngành, Quận-Huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, cũng như các tỉnh thành của nước

HCMICTI còn là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng công nghệ mới trong triển khai các ứng dụng CNTT, áp dụng các chính sách vào việc quản lý nhân sự với những yếu tố mới, hiện đại và tiên tiến

2.1.1.1 Cơ cấu tổ chức

Hình 2-1 Sơ đồ tổ chức HCMICTI

Sau nhiều lần tái cơ cấu tổ chức, để phù hợp với từng giai đoạn và mục tiêu phát triển, hiện nay HCMICTI đang dần ổn định và khẳng định vị thế của mình Mang trong mình sứ mệnh mới, ngày càng vững bước và đi lên, trở thành một trong những đơn vị có nhiều thành tích đóng góp cho ứng dụng CNTT của TPHCM nói riêng và của cả nước nói chung Điển hình là những thành tích, những bằng khen

và huân chương của cấp Bộ Thông tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân TPHCM,

Sở Thông tin và Truyền thông trao tặng nhân dịp kỉ niệm 10 năm thành lập [phụ lục]

2.1.2 Về hiện trạng nguồn nhân lực

Tổng nhân sự hiện nay của HCMICTI có 47 nhân sự, bao gồm cả thạc sĩ, đại học lẫn cao đẳng Cụ thể:

Bảng 2-1 Bảng thống kê số lượng nhân sự theo phòng ban

Bảng 2-2 Bảng thống kê nhân sự theo nhóm chuyên môn, nghiệp vụ

Phòng

Tư vấn đầu tư

Phòng Hệ thống thông tin

Phòng Phần mềm

và Nội dung số

Phòng quản lý hạ tầng Phó giám

đốc

2 Thạc sĩ quản trị kinh doanh, tài chính

11 Năng lực giám sát An ninh mạng

Nguồn nhân lực hiện nay có độ tuổi trung bình dưới 40 tuổi Với độ tuổi này nhìn chung vẫn còn rất non trẻ và thiếu kinh nghiệm Tuy nhiên, đây lại là nguồn nhân lực có sức sáng tạo, làm việc rất nhiệt tình, rất có tiềm năng để phát triển bền vững cho tổ chức Hằng năm, HCMICTI đều có kế hoạch thường xuyên tổ chức năng cao năng lực chuyên môn cũng như nghiệp vụ hành chính nhà nước Đây cũng xem là một cơ hội để phát triển năng lực chuyên môn, năng lực quản lý, mang lại nhiều đóng góp cho sự phát triển bền vững của tổ chức

2.1.3 Về Ứng dụng công nghệ thông tin

Sử dụng cho các máy trạm chuyên viên làm việc tại đơn vị

Di động

dụng công việc

đơn vị, bảo vệ người dùng

Hầu hết các phần mềm hệ thống đều được đầu tư bản quyền đầy đủ, được cài đặt chương trình phòng, chống virut Ngoại trừ, một số trường hợp biệt, do tính chất đặc thù công việc, một số chuyên viên quản trị hệ thống vẫn có quyền cài đặt thêm các chương trình ứng dụng phục vụ nhu cầu công việc vào máy tính cá nhân được cấp Do đó vẫn tiềm ẩn những rủi ro, chưa kiểm soát được hết các bản quyền ảnh hưởng đến an toàn an ninh thông tin chung cho toàn hệ thống

2.1.3.2 Về phần mềm ứng dụng được đầu tư theo nhu cầu

Bảng 2-4 Danh mục các phần mềm nghiệp vụ

thông kết nối nộp thuế trực tuyến với kho bạc

2014

6 Phần mềm chấm Ứng dụng theo dõi chấm 2014

công vân tay công

7 Phần mềm hội nghị

truyền hình trực tuyến

Hệ thống dùng phục vụ công tác hội/họp trực tuyến với các đơn vị hành chính nhà nước

2017

10 Phần mềm Mạng

xã hội nội bộ

Ứng dụng chia sẽ dữ liệu và trao đổi thông tin

Hệ thống tiếp nhận yêu cầu

hỗ trợ của các đơn vị Huyện-Sở-Ban-Ngành của TPHCM

Quận-2011

Các hệ thống này được đầu tư theo nhu cầu quản lý của tổ chức, theo nghiệp

vụ của từng phòng ban Các hệ thống hiện đang vận hành ổn định, đáp ứng nghiệp

vụ của các phòng ban, tổ chức Hằng năm, người trực tiếp vận hành hoặc lãnh đạo phòng ban sẽ có báo cáo đánh giá hiệu quả đầu tư hệ thống, đề xuất nâng cấp nếu có cho Giám đốc phê duyệt

2.1.4 Về Hạ tầng mạng, Thiết bị, Máy móc

2.1.4.1 Hạ tầng mạng

Mạng máy tính hiện có 3 loại chính:

kết nối qua hệ thống mạng Lan

mạng luôn luôn có sẵn, không phụ thuộc vào một nhà mạng

trung tâm dữ liệu của TPHCM, dùng để truy cập tất cả các ứng dụng tác nghiệp nội bộ và liên kết với tất cả các sở/ban/ngành/quận/huyện trong phạm

Hình 2-2 Sơ đồ kết nối vật lý mạng HCMICTI

2.1.4.2 Thiết bị, máy móc

Bảng 2-5 Bảng thống kê hiện trạng phần cứng

CPU: Intel Core™ i5-4590 CPU @ 3.30GHz 3.30 GHz

Ram : 6GB DD4

Ổ đĩa cứng : 1TB Màn hình : 15.6" HD Touchscreen

Hệ Điều Hành : Windows® 10

2

Licence

Công nghệ: Màn hình LCD BrightEra 0,63 "(16 mm) x 3

Tỷ lệ khung hình: 4: 3 Cường độ sáng: 4200 ansi lumens

Độ phân giải: XGA (1024x768)

MFC-2840 (In, Copy, Fax, PC-Fax)

2.1.5 Về Dữ liệu

Các dữ liệu từ các hệ thống ứng dụng được phân quyền và chứng thực cho từng cấp bậc và phòng ban trong tổ chức, gồm có các nguồn dữ liệu dùng chung như sau:

- Dữ liệu về văn bản : lưu trữ dữ liệu công văn đi/đến của tổ chức, dữ liệu được phân quyền tìm kiếm, cách thức xử lý tùy theo cấp bậc của phòng ban, ban giám đốc, văn thư đến đi

- Cơ sở dữ liệu dùng chung kế toán – tài chính như sổ thu chi, bảng cân đối kế toán, chữ ký số, tài khoản hệ thống ngân hàng: chỉ có Giám đốc, kế toán trưởng mới có quyền truy cập, truy xuất

- Cơ sở dữ liệu về quản lý nhân sự, Hệ thống chấm công: Phòng Hành chính tổng hợp sẽ phụ trách quản lý, phân quyền truy xuất hoặc cung cấp khi được

sự phê duyệt của Giám đốc

- Dữ liệu dùng chung: thiết kế, hình ảnh, văn bản, tài liệu liên quan đế dự án được chia sẻ theo nhóm dự án, nhóm công việc, sau khi kết thúc hoặc giải thể nhóm dự án, nhóm công việc, sẽ phân quyền lại việc truy cập và truy xuất đối với từng cá nhân khi tham gia dự án

- Dữ liệu hồ sơ đấu thầu, dự án, thuyết minh, hồ sơ giám sát, hồ sơ tư vấn, Kho dữ liệu hợp đồng: các dữ liệu này được phân quyền cho các giám đốc

dự án, lãnh đạo phòng ban, Ban giám đốc được quyền tra cứu, sao chép phục

vụ nhu cầu công việc

Các nguồn dữ liệu này hiện nay đang rời rời từng hệ thống, vẫn chưa có một

sự kết nối, liên kết các dữ liệu liên quan với nhau, để hỗ trợ cho lãnh đạo đơn vị nhìn được tổng thể và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng Khi cần vẫn phải mất nhiều thời gian để tổng hợp và thống kê Mặc dù tất cả dữ liệu đều được số hóa, nhưng vẫn phải in ấn, lưu trữ bản cứng tại kho vật lý của tổ chức để phục vụ công tác thanh kiểm tra định kỳ Do đó hiện nay công tác lưu trữ vẫn phải tốn kém nhiều chi phí Kho lưu trữ vật lý vẫn chưa được hiện đại và đủ diện tích, vẫn chưa thực hiện đúng và đủ theo công tác lưu trữ nên việc quản lý và tìm kiếm dữ liệu giấy mất khá nhiều thời gian

2.1.6 Về Quy trình, nghiệp vụ

Các quy trình đang áp dụng tại tổ chức:

Bảng 2-6 Bảng thống kê các quy trình – nghiệp vụ của HCMICTI

4 Quy trình giám sát an

ninh mạng

Phòng Hệ thống thông tin, Phòng Phần mềm và Nội dung số, Phòng Quản lý hạ tầng

nguyên hệ thống

Phòng Hệ thống thông tin, Phòng Phần mềm và Nội dung số, Phòng Quản lý hạ tầng

Phòng Tư vấn – đầu tư Phòng Hệ thống thông tin Phòng Phần mềm và Nội dung số Phòng Quản lý hạ tầng

công văn

Phòng Hành chính – Tổng hợp Phòng Kế hoạch – Tài chính Phòng Tư vấn – đầu tư Phòng Hệ thống thông tin Phòng Phần mềm và Nội dung số Phòng Quản lý hạ tầng

công tác

Phòng Hành chính – Tổng hợp Phòng Kế hoạch – Tài chính Phòng Tư vấn – đầu tư Phòng Hệ thống thông tin Phòng Phần mềm và Nội dung số Phòng Quản lý hạ tầng

Tất cả các quy trình hiện nay đã được tin học hóa, sử dụng phần mềm ứng dụng nghiệp vị để phục vụ, hỗ trợ cho công tác quản lý và vận hành giữa nội bộ phòng, giữa các phòng ban trong tổ chức, cũng như quy trình văn bản đến đi với các đơn vị hành chính bên ngoài tổ chức Các quy trình này đã được đưa vào vận hành được 5 năm Hiện nay đã được cải tiến, khá phù hợp với thực tế, thực sự mang lại hiệu quả cao cho tổ chức Tuy nhiên, do một số quy định hành chính, thanh kiểm tra

hồ sơ, dựa án, nên một số quy trình khi ứng dụng phần mềm vẫn sử dụng song song văn bản, tờ trình bằng giấy để lưu trữ đảm bảo công tác lưu trữ theo đúng luật hiện hành, nên đối với một số quy trình vẫn dùng song song văn bản giấy

2.2 Phân tích đánh giá tổng hợp hiện trạng theo mô hình SWOT

2.2.1 Khái niệm mô hình SWOT

SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Nguy cơ) – đây là một mô hình phân tích nhằm xác định thế mạnh và những hạn chế của doanh nghiệp/tổ chức Bảng phân tích theo mô hình SWOT được trình bày dưới dạng một ma trận gồm 2 hàng 2 cột và chia làm 4 phần tương ứng với 4 thành phần của mô hình, giúp các cấp quản lý của doanh nghiệp/tổ chức nhận diện sâu sắc hơn trong việc xây dựng các chiến lược và hoạch định phát triển tương lai của tổ chức/doanh nghiệp của mình

Hình 2-3 Mô hình ma trận phân tích SWOT [1]

2.2.2 Các Điểm mạnh (S) của HCMICTI

công việc (S5)

2.2.3 Các Điểm yếu (W) của HCMICTI

ứng cho một số bộ phận làm công tác chuyên môn CNTT, làm giảm hiệu suất công việc chuyên môn (W2)

trong việc nâng cấp, cải tiến các nền tảng công nghệ mới nhất (W3)

 Quy trình nội bộ chỉ mới chuẩn hóa, chưa điện tử hóa hoàn toàn, các hệ thống thông tin còn rời rạc (W4)

nhanh (W5)

2.2.4 Các Cơ hội (O) của HCMICTI

nhiều hệ thống dùng chung, hệ thống chuyên ngành trên các lĩnh vực được triển khai trên quy mô lớn (O1)

tại TPHCM (O2)

Doanh nghiệp CNTT, các chuyên gia CNTT tại các Trường/Viện trong cả nước (O3)

HCMICTI tham gia khẳng định vai trò, vị thế (O4)

2.2.5 Các Nguy cơ (T) của HCMICTI

người giỏi còn khó khăn (T2)

Cơ hội (O)

O1, O2, O3, O4

Chiến lược SO

- S1, S2, O1, O2

Chiến lược WO

- W1, O1, O4

chất lượng cũng như số lượng cho các đơn vị Quận-Huyện-Sở-Ngành

Mở rộng hợp tác với các tỉnh thành trong nước

gia trong ngành về CNTT để hợp tác và tăng chất lượng cho đội ngũ hiện tại

tăng vị thế cạnh tranh và năng lực chuyên môn của HCMICTI

b) Các chiến lược WO (Weaks - Opportunities) - xác định những điểm yếu vượt qua để tận dụng tốt cơ hội của tổ chức:

xem xét tuyển dụng hoặc thuê các chuyên gia tham gia vào các dự án/hạng mục CNTT của tổ chức

xây dựng phương án đánh giá đề xuất nâng cấp các phiên bản phần mềm

theo định kỳ, hoặc tốt nhất là theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý

c) Các chiến lược ST (Strengths - Threats) là chiến lược xác định sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro, nguy cơ:

với các chuyên gia, doanh nghiệp CNTT

thống, theo dõi, giám sát an ninh thông tin

 Tăng cơ hội cạnh tranh, môi trường phát triển, có chế độ chính sách tốt cho người gắn bó lâu năm

d) Các chiến lược WT (Weaks - Threats) là chiến lược thiết lập kế hoạch

“phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn:

cấp máy tính cho bộ phận chuyên môn

tử cho tổ chức

2.3 Phân tích và đánh giá Hiện trạng Hệ thống cổng thông tin

Hiện nay HCMICTI có 2 Hệ thống cổng thông tin độc lập, phục vụ cho 2 mục tiêu chính : một là Hệ thống website tổ chức - cung cấp thông tin và quảng bá dịch vụ, hình ảnh tổ chức và hai là Hệ thống tiếp nhận sự cố - tiếp nhận các yêu cầu

hỗ trợ từ khách hàng ( đơn vị sở/ngành; quận/huyện)

2.3.1 Hiện trạng tổng quan hệ thống website tổ chức

Hình 2-4 Giao diện website HCMICTI

Hệ thống website này mục đích là giới thiệu và cung cấp các thông tin về tổ chức; tin tức hoạt động; thông báo tuyển dụng, mời thầu; cơ cấu lãnh đạo, thông tin liên hệ Hệ thống đã được xây dựng từ năm 2010 đến nay Hệ thống này được phát triển từ nền tảng CMS Drupal 7.14, sử dụng ngôn ngữ lập trình php, hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Mysql Hệ thống được cài đặt trên 2 máy chủ ( 1 máy chủ ứng dụng và 1 máy chủ cơ sở dữ liệu) cấu hình CPU 8 core 2.4GHz, RAM 16GB, HDD 300Gb

2.3.2 Hiện trạng tổng quan hệ thống website tiếp nhận hỗ trợ sự cố

Hình 2-5 Giao diện website Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ

Hệ thống website này mục đích để hỗ trợ tiếp nhận sự cố kỹ thuật, hạ tầng,

hệ thống ứng dụng của 24 Quận-Huyện, 18 Sở-Ban-Ngành, 324 phường/xã trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Hệ thống được triển khai sử dụng từ năm 2014, sử dụng phần mềm ServiceDesk Plus phiên bản miễn phí Hệ thống cũng được cài đặt trên 2 máy chủ ( 1 máy chủ ứng dụng và 1 máy chủ cơ sở dữ liệu) cấu hình CPU 8 core 2.4GHz, RAM 16GB, HDD 300Gb

2.3.3 Đánh giá về hiện trạng nội dung và cấu trúc giao diện

Cả 2 hệ thống website này chưa cung cấp đầy đủ các thông tin cần cho các tổ chức, doanh nghiệp; Nội dung vẫn còn rời rạc, không có định hướng theo từng đối tượng người dùng ví dụ như là đối tác, là đơn vị, là khách hàng, là nhân viên của tổ

chức HCMICTI

Giao diện chưa thể hiện đồng nhất với bộ nhận diện tổ chức HCMICTI Một

số hiệu ứng Flash hiện nay không còn sử dụng được nữa, nên một số hiệu ứng không hiển thị trên trình duyệt Khi truy cập website trên các thiết bị thông minh, giao diện không tương thích trên các thiết bị nên bị kéo giãn giữa hình ảnh và chữ,

chỗ lớn chỗ nhỏ rất mất thẩm mỹ, làm cho người xem khó tiếp cận nội dung, thông

tin

2.3.4 Đánh giá về hiện trạng công nghệ - chức năng

Các phiên bản sử dụng đã cũ, rủi ro cao về lỗ hỏng phần mềm Việc đăng tải các hình ảnh, video chất lượng cao bị hạn chế do công nghệ cũ không còn hỗ trợ, hệ thống thường xuyên chậm khi truy cập vào các dữ liệu video, hình ảnh Do sự tương thích giữa nền tảng ứng dụng và hệ điều hành máy chủ, nên không thể nâng cấp phiên bản mới nhất hệ điều hành hoặc các bản vá bảo mật nhằm tăng cưởng đảm bảo An ninh thông tin cho hệ thống website Ngoài ra, khi cần áp dụng các thủ thuật để nâng thứ hạng tìm kiếm hỗ trợ SEO google thì nền tảng website hiện tại không hỗ trợ Còn đối với phần mềm ServiceDesk Plus phiên bản miễn phí nên hạn

chế về số lượng người dùng và cả chức năng

2.3.5 Đánh giá về hiện trạng công tác quản lý

Hiện nay mỗi hệ thống được cài đặt trên 2 máy chủ; 2 hệ thống này rời rạc đã

và đang phát sinh nhiều dữ liệu dư thừa, thiếu nhất quán, thiếu lưu trữ lịch sử, khó truy cập và khó tích hợp, nên chưa dùng để chuyển đổi thành thông tin hữu dụng nhằm chia sẻ, hỗ trợ công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo của tổ chức Bên cạnh đó, do thiếu ngân sách bảo trì và thời hạn bảo hành đã hết, nên nhu cầu hiệu chỉnh và nâng cấp hệ thống về mặt chức năng và hiệu suất chưa được đáp ứng đúng mức, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và khả năng quản lý, truyền thông, quảng

bá thương hiệu

2.3.6 Đánh giá về hiện trạng quy trình- nghiệp vụ

Đối với nghiệp vụ quản lý tin tức thực tế vẫn dùng quy trình giấy, tin bài được người có quyền duyệt trên giấy và sau khi được phê duyệt, người phụ trách kỹ thuật đưa tin mới soạn và đăng tin tức lên website Quy trình vẫn còn nhiều khâu thủ tục, hành chính, tốn kém thời gian và giấy mực

Mô tả các bước của quy trình quản lý tin bài:

Bảng 2-8 Mô tả các tiến trình quy trình quản lý tin bài

tức ( theo mẫu) trình lãnh đạo phòng quản lý

Chuyên viên soạn tin bài

ý trên bản cứng tin bài, Lãnh đạo

quản lý

đốc

Chuyên viên trình bản cứng đã được lãnh đạo quản lý ký nháy

Chuyên viên soạn tin bài

trên bản cứng

Giám đốc, Chuyên viên soạn tin bài

Đăng website

Chuyên viên soạn tin bài chuyển file mềm và file cứng cho chuyên viên kỹ thuật đăng tin bài

Chuyên viên soạn tin bài

website

Chuyên viên kỹ thuật xác nhận

và đăng tải website

Chuyên viên kỹ thuật

Về quy trình hỗ trợ tiếp nhận vẫn chưa có quy trình rõ ràng, chủ yếu Hệ thống website hỗ trợ sẽ tiếp nhận tất cả các yêu cầu và một quản trị viên sẽ theo dõi

hệ thống và chuyển/báo trực tiếp qua mail cho người phụ trách hệ thống tiếp tục xử

lý

Mô tả các bước quy trình tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ:

Bảng 2-9 Mô tả các tiến trình quy trình tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ

yêu cầu

Tổng đài viên tiếp nhận yêu cầu

hỗ trợ: Email, điện thoại, Hệ thống hỗ trợ

kết quả, Báo cáo

Cán bộ phụ trách kỹ thuật phản hồi kết quả cho đơn vị qua điện thoại/email và báo cáo lưu vào nhật ký vận hành ( file exel)

Cán bộ phụ trách kỹ thuật

Với những hạn chế trên, việc nâng cấp 2 hệ thống website và tích hợp thành Cổng thông tin điện tử tập trung dựa trên nền tảng công nghệ portal sẽ cải tiến và mang lại hiệu quả hơn trong công tác quản lý ( về cải tiến quy trình xử lý sự cố, quy trình đăng tin bài, tiết kiệm chi phí hạ tầng, nhân sự quản trị )

2.4 Nghiên cứu liên quan

2.4.1 Khái niệm Web Portal

Đến thời điểm hiện nay có nhiều khái niệm về Web Portal được đưa ra, tuy nhiên vẫn chưa có một định nghĩa nào hoàn chỉnh Sau đây là một số khái niệm về Web Portal thường được sử dụng:

- Web Portal là một ứng dụng dựa trên web hoạt động như một cửa ngõ giữa người dùng và một loạt các dịch vụ cấp cao khác nhau Nó cung cấp cá nhân hóa, đăng nhập một lần (SSO), tổng hợp và các tính năng tùy biến.[2]

- Web Portal là một trang web được thiết kế đặc biệt cung cấp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như email, diễn đàn trực tuyến, công cụ tìm kiếm trên một nền tảng, một cách thống nhất Đây là một thư viện được cá nhân hóa và tùy chỉnh giúp điều hướng và cá nhân hóa các thông báo cung cấp thông tin được tích hợp tốt từ nhiều nguồn khác nhau với các tính năng nâng cao như quản lý tác vụ, cộng tác, kinh doanh thông minh, v.v.[3]

- Web Portal là một nền tảng dựa trên web thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau vào một giao diện người dùng và cung cấp cho người dùng thông tin phù hợp nhất cho ngữ cảnh của họ.[4]

- Cổng thông tin web là một trang web được thiết kế đặc biệt thường đóng vai trò là điểm truy cập thông tin duy nhất Nó cũng có thể được coi là một thư viện của nội dung được cá nhân hóa và phân loại Cổng thông tin web giúp điều hướng tìm kiếm, cá nhân hóa, thông báo và tích hợp thông tin và thường cung cấp các tính năng như quản lý tác vụ, cộng tác và tích hợp ứng dụng và thông minh trong kinh doanh.[5]

- Web Portal là một giao diện web đơn, nó cung cấp truy cập cá nhân tới thông tin, các ứng dụng, xử lý thương mại và nhiều hơn nữa Với công nghệ Portal, các tổ chức có thể giảm cường độ, nhưng lại tăng giá trị lao động và đặc biệt còn làm tăng giá trị các sản phẩm Các tổ chức có thể tích hợp thông tin trong phạm vi môi trường làm việc, các ứng dụng dịch vụ hoặc sử dụng giao diện đơn lẻ.[6]

- Web Portal là một giao diện dựa trên nền Web, tích hợp các thông tin và dịch

vụ có thể có Nó cho phép khai báo, cá biệt hóa thông tin và dịch vụ, cho phép quản trị nội dung và hỗ trợ một chuẩn về một nội dung và giao diện hiển thị Nó cung cấp cho người dùng một điểm truy cập cá nhân, bảo mật

tương tác với nhiều loại thông tin, dữ liệu và các dịch vụ rộng rãi đa dạng ở mọi lúc mọi nơi nhờ sử dụng một thiết bị truy cập Web.[6]

2.4.2 Một số đặc điểm của công nghệ Web Portal

- Tích hợp và liên kết nhiều loại thông tin: cho phép tích hợp nội dung thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau nhằm phục vụ nhiều đối tượng sử dụng theo ngữ cảnh sử dụng, cá nhân hóa hóa thông tin

- Tùy biến giao diện theo đơn vị: cho phép thiết lập các thông tin khác nhau, trình bày theo các cách khác nhau, phục vụ cho các loại đối tượng sử dụng khác nhau theo các yêu cầu đơn vị, yêu cầu nghiệp vụ, …

- Đăng nhập một lần: cho phép người sử dụng chỉ cần đăng nhập một lần, sau

đó truy cập và sử dụng tất cả các nghiệp vụ và chức năng được phân quyền trên cổng thông tin

- Khả năng tìm kiếm toàn văn: cho phép tìm kiếm toàn văn trên một phần hoặc toàn bộ cổng thông tin

- Quản trị cổng thông tin: cho phép người quản trị, người sử dụng tự xác định, điều chỉnh cách thức hiển thị kênh thông tin, nội dung thông tin và định dạng chi tiết đồ họa, đồng thời cho phép người quản trị định nghĩa các nhóm người sử dụng, quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau

- Quản lý người sử dụng: cho phép phân quyền sử dụng theo vai trò thống nhất

và xuyên suốt toàn bộ hệ thống

2.4.3 So sánh và đánh giá một số nền tảng công nghệ Portal nguồn mở hiện nay 2.4.3.1 uPortal

uPortal là một Portal Framework được sử dụng rộng rãi trong các học viện

và nó chủ yếu nhằm vào những yêu cầu của các tổ chức này uPortal là một khung cổng thông tin rất ổn định uPortal mặc dù đã tuân theo JSR-168 nhưng hầu hết những đặc điểm sẵn có trong uPortal vẫn dựa trên tùy biến và giải pháp đã phát triển với các kênh tương thích hơn là các portlet nguyên thủy uPortal hỗ trợ portlet thông qua Pluto Portlet Framework uPortal cũng là nền tảng mã nguồn mở hỗ trợ nhiều kiểu portal nhất: từ Java portal đến HTML portal, từ text portal đến XML portal uPortal có thể sử dụng Central Authentication Service (CAS) để điều khiển truy cập các ứng dụng xác thực dựa trên “khi nào”, “ai”, “từ đâu”, và “dịch vụ gì” Kiểu xác thực này rất mạnh mẽ trong môi trường hỗn tạp như các trường đại học/cao đẳng Rất dễ dàng để cấu hình các nhóm và các quyền dịch vụ là yêu cầu quyết định trong môi trường này với nguồn thông tin cục bộ uPortal hỗ trợ các

portlet tuân theo JSR-168 thông qua adapter và yêu cầu các tiệp tin cấu hình chuẩn như portlet.xml và web.xml [7]

Trước đây, tài liệu liên quan đến uPortal không được quan tâm tốt và không được cập nhật thường xuyên Các tài liệu về uPortal đặt ở nhiều nơi khác nhau: website uPortal, wiki, email list, issue management system của uPortal (JIRA) và những nguồn khác uPortal hỗ trợ đặc tả WSRP và uPortal có thể được sử dụng như một WSRP với WSRP4J implementation reference

Hiện tại uPortal đã có phiên bản miễn phí 5.5 được phát triển bởi tổ chức giáo dục mở Apereo

2.4.3.2 eXo Platform

eXo Platform định nghĩa như một portal và một CMS Thông thường eXo được sử dụng như một Cổng thông tin tích hợp; eXo cung cấp cho các user khả năng truy cập tùy biến vào hệ thống thông tin của công ty và các tài nguyên Thông qua môi trường Web, eXo cung cấp thông tin kinh doanh cho phép chuyển đổi và quản lý dữ liệu của nó cũng như việc thực thi các xử lý giao dịch trái ngược nhau eXo dựa trên JSF, Pico Container, JbossMX và AspectJ WSRP eXo cũng hỗ trợ những công nghệ khác nhau bằng cách thực hiện những cầu nối khác

Nền tảng eXo đi kèm với hai phiên bản: “express” và “enterprise” Không có nhiều sự khác nhau giữa hai phiên bản này về các chức năng và các đặc điểm, mà chỉ là sự khác nhau của các container ví dụ Servlet Container và EJB Container Express edition được triển khai trong servlet engine trong khi đó phiên bản enterprise được triển khai trong ứng dụng server J2EE 1.3 đầy đủ Cả hai phiên bản này đều được triển khai thành công trong Tomcat 5.0 và JBoss 4.1 Giống như những nền tảng cổng thông tin khác, có nhiều tập hợp các porlet đi kèm với eXo Platform Các portet liên quan MVC, liên quan Web, liên quan user/admin [7]

Nhìn chung, eXo Platform là một nền tảng cổng thông tin mạnh mẽ với việc

hỗ trợ nhiều công nghệ mới Khả năng thực thi của eXo Platform tốt nhất với thời gian upload portal nhỏ nhất eXo cung cấp cả hai phiên bản Cloud và Self-hosted, đặc biệt phiên bản cloud có thể tích hợp môi trường làm việc số với cả Office 365 hoặc Google Suite

2.4.3.3 Stringbeans

Stringbeans Portal được tạo nên là một portlet container tuân theo JSR-168

và một nền tảng cho việc quản trị hữu dụng các ứng dụng cổng Stringbeans được triển khai như một J2EE Web Application trong một container hỗ trợ Servlet 2.3 Specification và JSP 1.2 Specification Mặc định, Stringbeans sử dụng cơ sở dữ liệu

nào hỗ trợ JDBC 2.0 và đã được kiểm tra trên CSDL PostgreSQL Stringbeans không hỗ trợ Hibernate, vì thế việc chuyển từ CSDL này sang CSDL khác phải yêu cầu tự cấu hình Stringbeans có một tập hợp tài liệu hướng dẫn người dùng rất tốt có thể tìm thấy trực tuyến hoặc tải về để sử dụng [7]

Stringbean được đánh giá là có tài liệu tốt nhất trong số các nền tảng cổng

mã nguồn mở Thêm vào đó, hình thức hỗ trợ trực tuyến của nhóm Stringbeans rất hữu dụng cả về thời gian hồi đáp các bug, các truy vấn, và cả trong việc bổ sung những đặc điểm phụ được yêu cầu

Stringbeans có nhiều đặc điểm thân thiện với người dùng và lập trình viên như:

- Dễ dàng quản lý layout

- Hỗ trợ các theme cho look & feel

- Xác thực user dựa trên JAAS

- Page layout đầy đủ với menu và column

- Logging với tiệp tin đơn giản hoặc CSDL đều hỗ trợ tốt

- Điểu khiển truy cập mỗi portlet dựa trên user ID, quyền và các dữ liệu quan hệ bất kỳ

- Portal view dựa trên user ID, quyền và các mối quan hệ

- Các portle có khả năng hiển thị RSS, dữ liệu từ các bảng, các báo cáo, các biểu đồ, tài liệu XML

- Hỗ trợ mobile client (WML 1.1 va XHTML P1.0) Stringbeans Portal

có thể được triển khai trong một J2EE server với EJB container Việc triển khai portlet trong Stringbeans Portal rất dễ dàng và thật sự tuân theo JSR-168, và chỉ yêu cầu hai file cấu hình là portlet.xml và web.xml Hầu hết các nền tảng cổng khác đi kèm với nhiều tiệp tin cấu hình làm cho việc phát triển trở nên phức tạp, ví dụ JBoss Portal Framework yêu cầu từ 6 đến 7 file cấu hình

Hiện tại Stringbeans đã hỗ trợ WSRP với phiên bản mới nhất là 11

cho phép bổ sung bât kỳ một công nghệ nào tương ứng và thích hợp như Struts, Tiles, Spring và EJB, Hibernate, Java Messaging Service (JMS), Java Mail và Web Service Liferay có thể thay đổi Portal Presentation trở thành một Java Application bất kỳ mà không có hoặc rất ít sự thay đổi Việc hiệu chỉnh các trang portal và các portlet trong những nền tảng mã nguồn mở như eXo Platform là không dễ dàng, và

có thể làm rất nhiều trong việc cấu hình, nhưng với Liferay thì rất dễ dàng Liferay Portal có một GUI dựa trên Web cho phép user tương tác để thiết kế layout của trang Portal mà không cần phải chỉnh sửa bất kỳ tiệp tin cấu hình nào Điều này tương tự như Stringbeans Portal Liferay Portal Enterprise đi kèm với những portlet hữu dụng [7]

Và nếu đem so sánh với các nền tảng mã nguồn mở khác, Liferay portal có một lượng lớn các portlet tiện ích tuân theo JSR-168 và có thể được sử dụng trong bất kỳ Portal nào chỉ với rất ít thay đổi Liferay hỗ trợ WSRP specification như một thực thể của Liferay portal

Hiện phiên bản mới nhất của Liferay có tên là Liferay Digital Experience Platform 7.2 (Liferay DXP)

2.4.3.5 Kết quả đánh giá các Portal

Hình 2-6 Bảng kết quả đánh giá các nền tảng công nghệ Portal[7]