TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI I-/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành: Công ty Xà phòng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam. Công ty nằm trên đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội, diện tích mặt bằng là 50.000m 2 . Với địa thế tốt và mặt bằng rộng rãi. Công ty có nhiều thuận lợi trong việc tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư, nhiên liệu và luôn nắm bắt nhanh nhạy các thông tin kinh tế trên thị trường. Công ty Xà phòng Hà Nội được khởi công xây dựng từ năm 1958 và đi vào hoạt động từ năm 1960 với tên đầu tiên là: Nhà máy Xà phòng Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất các chất tổng hợp như: Xà phòng Hà Nội, xà phòng bánh, xà phòng thơm các loại, kem giặt các loại, kem đánh răng chủ yếu phục vụ cho mọi tầng lớp nhân dân. Từ năm 1998 Công ty đã sản xuất thêm một số loại sản phẩm mới: hòm Carton sóng và Silicat. Theo thiết kế ban đầu sản phẩm của nhà máy gồm 3 mặt chính: - Xà phòng bánh 72% với công suất 3.000 tấn/năm. - Xà phòng thơm với công suất 1.000 tấn/năm. - Kem đánh răng với công suất 1.000.000 ống/năm và có những tên: Bạch Lan, Thủy Tiên, Hoa Mai. Ngoài ra Công ty còn sản xuất thêm các loại mĩ phẩm như phấn rôm, nước hoa và có cả phân xưởng sản xuất Glyxerin với công suất 1.000 tấn/năm để sử dụng cho quốc phòng, y tế. Trong những năm gần đây do sự chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, để tồn tại và phát triển công ty đã nghiên cứu lắp đặt thêm dây chuyền sản xuất mới, đưa ra thị trường nhiều loại sản phẩm có chất lượng chủng loại đa dạng và phong phú như: xà phòng bọt, xà phòng kem, nước rửa chén, . 1.2. Quá trình phát triển Từ năm 1960-1990, nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ Công nghiệp nặng, sản xuất chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước. Lúc đó nền kinh tế của Việt Nam đang thời kỳ kế hoạch hóa tập trung do đó việc sản xuất và tiêu thụ đều do Nhà nước cung ứng là bao nhiêu, cho nên sản phẩm của nhà máy hầu như độc quyền trên cả nước và đặc biệt là ở miền Bắc. Từ năm 1990 đến nay. Công ty được quyền tự chủ trong quản lý sử dụng vốn kinh doanh vốn. - Tổng số vốn lưu động là : 4.267.285.870đ. + Vốn ngân sách cấp là : 3.069.793.697đ. 1 + Vốn tự bổ xung là : 1.197.998.193đ. - Vốn cố định của công ty có khoảng 3 tỷ đồng gồm nhà xưởng, máy móc, thiết bị, Do sự chuyển đổi nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, phù hợp với Luật tổ chức công ty, vào năm 1993 nhà máy chính thức được đổi tên thành Công ty Xà phòng Hà Nội, việc thực hiện tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất theo mô hình công ty. Từ tháng 12-1994, trong xu thế phát triển chung của đất nước, Công ty Xà phòng Hà Nội đã liên doanh với hàng Unilever của Anh. Toàn bộ công ty trước đây giờ tách thành hai doanh nghiệp: Doanh nghiệp 1: Công ty Xà phòng Hà Nội. Doanh nghiệp 2: Công ty Lever-Haso. Công ty Xà phòng Hà Nội đóng vai trò công ty mẹ hàng năm thu về một nguồn lợi nhuận căn cứ vào giá trị vốn góp ban đầu của 2 doanh nghiệp. Lúc này toàn bộ số công nhân còn lại là 78 người vì 140 người chuyển sang liên doanh với cấp bậc bình quân của công nhân là 4,5, số công nhân trực tiếp chiếm 80%. Công ty sản xuất các mặt hàng như kem giặt, nước rửa chén, xà phòng thơm, silicat, . toàn bộ dây truyền sản xuất mặt hàng khác được chuyển giao cho Lover-Haso. Hiện tại Công ty có 2 phân xưởng chính đó là: phân xưởng sản xuất chất tẩy, giặt và phân xưởng sản xuất silicat. Trong đó phân xưởng sản xuất chất tẩy giặt là phân xưởng sản xuất quan trọng nhất, các sản phẩm sản xuất chủ yếu của công ty như xà phòng các loại, bột thơm, chất tẩy rửa, . nói chung đây là phân xưởng trọng tâm vì nó quyết định đến năng suất chất lượng của các phân xưởng liên quan. Nhận thức được tầm quan trọng của phân xưởng công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, xác định lao động một cách chính xác, quản lý sản xuất có kế hoạch để phù hợp với tiến độ sản xuất của toàn công ty. Sau đây là tình hình thực hiện một số chỉ tiêu cụ thể của toàn công ty qua số liệu báo cáo quyết toán của các năm 1997-1998 và 6 tháng 1999. 2 PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT SXKD QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG TÀIVỤ PHÒNG TIÊUTHỤPHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG XNKPHÒNG TCHC & BẢO VỆ TT Chỉ tiêu 1997 1998 1999 1 Giá trị tổng sản lượng 15.040.000 12.658.700 14.835.000 2 Vốn sản xuất kinh doanh 39.586.138.465 39.615.635.812 39.613.388.450 3 Vốn cố định 35.496.779.633 35.496.779.633 35.524.029.633 4 Vố lưu động 4.089.358.832 4.089.358.832 4.089.358.832 5 Doanh thu 21.415.600.000 20.587.088.510 17.830.184.117 6 Lợi thu 341.168.323 330.000.000 243.975.000 7 Các khoản nộp ngân sách 824.725.030 858.091.768 1.767.618.859 8 Số công nhân 170 172 174 9 Thu nhập bình quân 862.000 644.800 804.737 Để đạt kết quả trên công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn, trong đó có cả khó khăng chung của nền kinh tế và khó khăng riêng của công ty đã không ngừng phấn đấu về mọi mặt. II-/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ - SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI 1-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập trong Tổng công ty Hóa chất Việt Nam. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ theo cơ chế quản lý một cấp. Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: BIỂU 2 3 2-/ Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban - Ban giám đốc nay có 2 người: 1. Giám đốc : Phạm Kim Thành. 2. Phó giám đốc: Nguyễn Thị Mão - phụ trách sản xuất kinh doanh. Giám đốc là người có quyền lực cao nhất chịu trách nhiệm đối với Nhà nước cũng như tập thể cán bộ công nhân viên trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, giám sát điều hành. Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp cho giám đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất, điều độ sản xuất, tình hình hoạt động sản xuất, công tác tiêu thụ sản phẩm. Để phù hợp với tổ chức quản lý của công ty. Công ty có 6 phòng ban chính: - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu để sản xuất ra sản phẩm mới đồng thời kiểm tra chất lượng các sản phẩm nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm nhập. - Phòng kế hoạch vật tư: có nhiệm vụ lập kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật tư bảo quản kho tàng thành phẩm. - Phòng tài vụ: đảm bảo tổ chức hạch, trả lương cho công nhân viên thực hiện đảm bảo vốn cho công nhân viên. - Phòng tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi mặt hàng của công ty trên thị trường so với sản phẩm của các đơn vị khác, cung cấp tới tận tay từng khách hàng, quản lý cửa hàng giới thiệu sản phẩm. - Phòng xuất nhập khẩu: xuất khẩu là lĩnh vực kinh doanh mới của Công ty Xà phòng Hà Nội. Căn cứ vào giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của Bộ Thương mại ký vào ngày 18/9/1997 Công ty Xà phòng Hà Nội được phép: + Xuất khẩu: Xà phòng các loại, kem đánh răng, mỹ phẩm, chất tẩy rửa do công ty sản xuất. + Nhập khẩu: Vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng dùng để sản xuất. Phòng xuất nhập khẩu ra đời nhằm mục đích quản lý các hợp đồng xuất nhập khẩu của công ty. - Phòng tổ chức hành chính và bảo vệ: có nhiệm vụ duyệt và quản lý qũy lương, chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên và bảo vệ công ty. III-/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI Từ khi Luật Tổ chức công ty ra đời vào năm 1993, nhà máy Xà phòng Hà Nội chính thức đổi tên thành Công ty Xà phòng Hà Nội, thực hiện tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất theo mô hình của công ty, trực thuộc công ty là các nhà máy và xí nghiệp. Tuy nhiên việc chuyển đổi này mới được thực hiện do vậy về mặt thực chất mới chỉ là đổi tên còn toàn bộ công tác quản lý và tổ chức sản xuất chưa có gì thay đổi. Các đơn vị trực thuộc công ty vẫn xác định là phân xưởng sản xuất, không có tư cách pháp nhân, không quan hệ trực tiếp với ngân sách, không được mở tài khoản riêng ở ngân hàng. Xuất phát từ đặc điểm đó, tổ chức sản xuất và quản lý theo mô hình hiện tại không phù hợp với điều kiện về trình độ quản lý. 4 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢPKẾ TOÁN THANH TOÁN KHO THÀNH PHẨMKẾ TOÁNVẬT TƯ THỦ QUỸ Tại các phân xưởng không bố trí đội ngũ kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ kiểm tra giám sát, ghi chép ban đầu lập bảng thanh toán lương, . Về góc độ quản lý nhân sự các nhân viên kinh tế chịu sự quản lý của các phân xưởng. Về mặt nghiệp vụ chuyên môn, họ được phòng tài vụ hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý nhằm gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên hạch toán kinh tế phân xưởng với công việc được giao để giao từng phân xưởng đồng thời tạo điều kiện để nhân viên này thực hiện được nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. Bộ máy kế toán. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở công ty mà bộ phận kế toán được tổ chức như sau: Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc công ty, bộ máy kế toán của công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận công ty thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế, tài chính, đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung việc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của công ty, đồng thời là người giúp giám đốc trong việc tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, khoa học hợp lý, hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyên môn của mình, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế theo pháp luật của Nhà nước. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong tháng để tính ra giá thành. Kế toán vật tư: với tư cách là kế toán vật tư nhân viên này phải theo dõi sát sao tình hình biến động nhập-xuất-tồn vật tư qua các chứng từ gốc là phiếu nhập vật tư, phiếu lĩnh vật tư hạn trước. Kế toán thanh toán kho thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ với khách hàng. 5 Chứng từ gốc Bảngkê Nhật kýchứng từ Nhật kýchứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI IV-/ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI 4.1. Đặc điểm tình hình tiêu thụ ở Công ty Xà phòng Hà Nội Công ty Xà phòng Hà Nội thuộc loại hình doanh nghiệp sản xuất ra các loại xà phòng, kem giặt và các chất tẩy rửa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Sản phẩm của công ty được đem ra bán trên thị trường chủ yếu do bộ phận kinh doanh chính làm ra, do vậy chủ yếu là sản phẩm. Trong điều kiện hiện nay, khi mà nền kinh tế thị trường tràn ngập các loại xà phòng do hàng loạt các cơ sở sản xuất trên cả nước sản xuất, thì không tiêu thụ của công ty cần có biện pháp tổ chức tiêu thụ sao cho thuận tiện nhất cho khách hàng và đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hoá. Trong quá trình tiêu thụ, công ty có quan hệ với nhiều khách hàng khác nhau. Tuỳ theo từng khách hàng mà công ty lựa chọn hình thức thanh toán sao cho hợp nhất. Ở công ty có hình thức thanh toán chủ yếu sau: - Bán hàng trả tiền ngay: tức là khi mua hàng, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền, séc, hoặc ngân phiếu. - Bán hàng trả chậm: là trường hợp khách hàng nhận hàng và viết giấy chậm thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Hiện nay, công ty đang mở rộng khuyến khích bán hàng theo phương thức trả tiền ngay hoặc mua một khối lượng lớn sẽ có chính sách ưu đãi có lợi cho khách hàng phần ưu đãi có thể trả bằng tiền. 6 Mặt khác công ty đã áp dụng một số biện pháp thanh toán rất linh hoạt, vừa phù hợp với khách hàng, vừa không ảnh hưởng tới lợi ích của công ty do vậy sản phẩm của công ty vẫn chiếm ưu thế trên thị trường ở nước ta. Mọi khách hàng đối với công ty xà phòng đều có được sản phẩm với chất lượng đảm bảo phù hợp với điều kiện người tiêu dùng, giá cả phù hợp với người tiêu dùng và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhất. Đối với những khách hàng thường xuyên có tín nhiệm với công ty thì công ty cho phép mang hàng đi, khi bán mới được thanh toán sau và nếu hàng bị kém phẩm chất có thể mang đổi. Công ty đổi lấy hàng và trả lại khách có thể được hưởng chiết khấu bán hàng nếu trả tiền ngay. Mặt khác công ty cũng có những hình thức kỷ luật thích đáng cho khách hàng nợ nần dây dưa. 4.2. Công tác quản lý tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty Xà phòng Hà Nội Mục đích của bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng là sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng cao, số lượng lớn, đảm bảo tiêu thụ một cách nhanh nhất, tạo điều kiện thuận lợi để thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn một cách có hiệu quả và thu được lợi nhuận. Do vậy trong công tác bán hàng công ty luôn coi trọng chữ tín và luôn coi khách hàng là thượng đế, qua đó đẩy nhanh được khối lượng hàng bán. Đạt được điều đó công ty đã chú trọng đúng mức một số điểu sau: - Về quy cách, phẩm chất sản phẩm xuất bán: Khi đi sâu vào sản xuất chính thức, bộ phận sản xuất thử phải tiến hành sản xuất lấy mẫu, sau khi được bộ phận KCS kiểm tra và ký xác nhận mẫu đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định thì bộ phận sản xuất mới được tiến hành sản xuất hàng loạt, khi sản phẩm được sản xuất xong, bộ phận KCS lại kiểm tra về quy cách, chất lượng một lần nữa, loại ra các sản phẩm không đủ quy cách, số còn lại cho nhập kho. Thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo quản thành phẩm trong kho tránh trường hợp thành phẩm hư hỏng bảo đảm đến tay khách hàng theo đúng chất lượng họ yêu cầu. - Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Việc sản xuất sản phẩm của công ty hiện nay đều dựa trên cơ sở đã nghiên cứu thị trường nên hầu như khối lượng sản phẩm sản xuất ra đều được tiêu thụ thậm chí không đủ đáp ứng cho khách. Hiện nay công ty đang cố gắng đẩy nhanh khối lượng sản phẩm sản xuất để đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu khách hàng. - Về giá cả: Giá bán được xác định dựa trên cơ sở giá thành vừa bám sát thị trường, đảm bảo giá bán hợp lý được thị trường chấp nhận, đồng thời bù đắp được chi phí bỏ ra và có lãi. Việc xác định giá bán ở công ty được giao cho phòng kế hoạch tiêu thụ đảm nhiệm. - Về phương thức giao hàng: Hiện nay, hầu hết khách hàng đến mua trực tiếp tại công ty nên việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho thành phẩm. Nếu khách yêu cầu công ty chở hàng đến thì công ty bố 7 trí một bộ phận chuyển hàng đến cho khách theo đúng sự thoả thuận. Thủ tục xuất giao hàng và thanh toán cũng gây phiền phức cho khách hàng. - Về phương thức bán hàng: Ở Công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay phương thức tiêu thụ sản phẩm được chia thành 2 loại: phương thức tiêu thụ trực tiếp và phương thức giao bán đại lý. 4.3. Kế toán tiêu thụ sản phẩm ở Công ty Xà phòng Hà Nội Tại công ty hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh về tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy kế toán tiêu thụ sản phẩm phải biết sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý nhằm giảm bớt tính căng thẳng và bận rộn trong phòng kế toán tiêu thụ sản phẩm. Để phản ánh và giám đốc tình hình tiêu thụ sản phẩm một cách có năng suất và hiệu quả cao nhất, tại công ty có sử dụng một số tài khoản sau dùng để hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và phải thu của khách hàng. TK 511 - Doanh thu bán hàng: TK này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu ghi trên hoá đơn của sản phẩm được coi là tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để cuối kỳ kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh, phần doanh thu thuần tính ra. Ngoài ra để giúp cho việc tiêu thụ hàng nhanh công ty còn sử dụng các TK sau: TK 521 - Chiết khấu bán hàng: áp dụng được với khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu. TK 532- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng khi lỗi thuộc về doanh nghiệp như giao hàng không đúng như quy cách trong hợp đồng. Trường hợp này việc giảm giá bao nhiêu và như thế nào là phải do giám đốc quyết định. TK 531 - Hàng bán bị trả lại: phản ánh doanh thu hàng bị trả lại do kém phẩm chất hoặc do lỗi của công ty. Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng công ty sử dụng: TK 131 - Phải thu của khách hàng. TK 111 - Tiền mặt. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Xuất phát từ điều kiện đó, để tổ chức ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình tiêu thụ và cách xác định sản phẩm được coi là tiêu thụ quan trọng đối với công ty. Do vậy đối với công ty hiện nay với sản phẩm xuất kho giao cho khách hàng coi như sản phẩm đó là tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán hàng luôn. * Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng ở công ty sử dụng sổ kế toán sau: - Sổ theo dõi bán hàng: là loại sổ dùng để theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày. Về mặt kết cấu, sổ này được lập thành các cột số lượng, đơn giá thành viên và chi tiết cho từng loại sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm mở một trang sổ. Cuối mỗi trang sổ có cột tổng cộng để căn cứ vào ghi vào các sổ có liên quan. 8 - Bảng kê 9: bảng kê này của công ty lập không theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính (tức là chỉ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng ngày, theo từng hoá đơn, chứng từ của người mua, cơ quan mua và số tiền bán hàng theo từng hoá đơn, theo các hình thức thanh toán, các hoá đơn này được sắp xếp theo thứ tự thời gian). - Tờ tiêu thụ: được kết cấu theo từng phương thức bán hàng, xuất bán bình thường, xuất nội bộ, xuất tái chế và chi tiết theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị tờ tiêu thụ được lập vào cuối tháng. - Sổ chi tiết số 4: thanh toán với người mua. Sổ này dùng để theo dõi TK 131 chi tiết theo từng khách hàng mỗi lần xuất. Mỗi khách hàng mở một trang sổ mới riêng. Cuối trang có ghi số tổng cộng chi tiết theo các cột. - Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng: bảng này được lập vào cuối tháng để theo dõi nhanh số nợ còn phải thu của khách hàng. Bảng có kết cấu chi tiết theo từng khách hàng và số tiền còn phải thu của từng khách hàng đó. - Nhật ký chứng từ số 8: được lập vào cuối tháng để theo dõi quá trình tiêu thụ sản phẩm từ lúc xuất kho thành phẩm (giá vốn hàng bán) để khi thu được tiền của khách hàng. * Quá trình tiêu thụ sản phẩm: Chứng từ ban đầu được sử dụng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thanh toán báo có của ngân hàng, . Tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ luân chuyển hợp lý, phòng kinh doanh khi có yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hành một số thủ tục xác định số sản phẩm tồn kho tại thời điểm mua hàng (các loại sản phẩm). Xác định số dư nợ của khách hàng (nếu là đại lý). Nếu trong kho có đủ số sản phẩm cần thiết và số dư nợ của các đại lý còn hợp lý thì sẽ tiến hành lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho . Khi kế toán trưởng nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do khách hàng mang sang sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hoá đơn rồi ký nhận. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được đóng thành từng tập dùng để theo dõi trong tháng và cả năm. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trên kế toán tiêu thụ sản phẩm xác định doanh thu bán hàng, số còn lại phải thu của khách hàng. Số liệu sẽ coi như là căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng hàng ngày, bảng kê 9, sổ chi tiết thanh toán với người mua để cuối tháng ghi vào tờ tiêu thụ, bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, sổ chi tiết lãi lỗ, và nhật ký chứng từ số 8. a-/ Sổ theo dõi bán hàng: Quá trình tiêu thụ được bắt đầu với sổ theo dõi bán hàng, đây là một loại sổ chi tiết dùng để theo dõi việc bán hàng ngày, chi tiết theo từng loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm mở một trang sổ riêng căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho nếu trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có nhiều loại sản phẩm thì phải ghi tách ra từng dòng đối với từng loại sản phẩm để các cột số lượng, đơn giá, thành tiền trên từng trang sổ riêng. Cuối mỗi trang sổ có ghi dòng tổng cộng số lượng và số tiền thu được, các khoản giảm trừ (chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán) cũng được theo dõi ở đây theo từng hoá đơn. Và ở công ty chiết khấu bán hàng được tính: Chiết khấu = 3% * Doanh thu bán hàng 9 BIỂU SỐ 1: (TRÍCH)- KEM HS (XUẤT KHẨU) Số lượng Đơn giá Thành tiền Chiết khấu Giảm giá 420,0 3.915,6 1.644.552 985,5 3.915,6 3.858.823 1450,0 . 5.677.620 540,0 2.114.414 320,0 3.915,6 1.252.922 10.240,0 . 87.477,0 342.524.942 . b-/ Bảng kê 10 (Biểu số 2): Song song với việc lập hồ sơ theo dõi bán hàng, kế toán tiêu thụ lập bảng kê 10 nhằm mục đích theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm chi tiết theo từng khách hàng, theo từng hình thức thanh toán, theo trình tự thời gian. Việc lập bảng kê 10 ở công ty được thực hiện trên máy vi tính hàng ngày theo chứng từ gốc. Bảng này được chia thành các cột theo từng loại sản phẩm tổng số tiền thu được và các hình thức thanh toán bảng này theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm đối với từng khách hàng. Chính vì vậy mỗi một dòng trên bảng thể hiện mua hàng của mỗi khách hàng theo từng ngày, khách hàng có thể mua một loại hàng hay nhiều loại hàng khác nhau, cuối mỗi tờ kê có tổng cộng số lượng bán mỗi loại sản phẩm và số tiền hàng của các hoá đơn trong tờ kê đó. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng để lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8 đồng thời tổng cộng số lượng theo từng loại sản phẩm để lấy số liệu ghi vào tờ tiêu thụ ở cột bán hàng bình thường. Ví dụ: Ngày 02 tháng 02 năm 2000 Tên khách hàng: Hoàng Hiệp Hình thức thanh toán: trả chậm. Tên sản phẩm Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Tổng số tiền 1. Xà phòng giặt Bạch Đằng 260 6.103,0 1.586.780 2. Kem HS (XK) 15.200 3.915,6 59.517.120 3. Kem Bạch Lan 15.000 3.785,0 56.775.000 Tổng cộng 117.878.900 10 [...]... cấp 13.713 24.713.330 7.373 14.569.330 Xà phòng bào Kem giặt cao cấp Kem HS (XK) Kem Haso (XK) Kem Bạch Lan 108.000 Kem Hà Nội (0,5kg) Tổng cộng 23.919.283 d-/ Sổ chi tiết số 4: Thanh toán với người mua - TK 131 (Biểu số 4) Với Công ty Xà phòng Hà Nội có rất nhiều đại lý quan hệ thường xuyên với công ty trong công tác tiêu thụ sản phẩm Do vậy kế toán tiêu thụ sản phẩm phải theo dõi sít sao và chính... Tờ tiêu thụ (Biểu số 3): Nếu như bảng kê 10 chỉ theo dõi được tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm theo chỉ tiêu số lượng thì tờ tiêu thụ, có thể theo dõi tình hình tiêu thụ của Công ty theo từng loại sản phẩm cả về số lượng và số tiền thu được Chính vì vậy tờ tiêu thụ chỉ được lập vào cuối tháng Tờ tiêu thụ được kết cấu chi tiết theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị chỉ tiêu. .. xuất bán thì > Nếu đơn giá sản phẩm đó trước đây bằng đơn giá tại thời điểm lập tờ tiêu thụ thì trên tờ tiêu thụ ghi một dòng cho sản phẩm với số lượng xuất bán trên bảng tổng hợp “nhập xuất tồn” trừ số sản phẩm trả lại - Nếu đơn giá bán sản phẩm đó trước đây khác với đơn giá bán sản phẩm đó tại thời điểm lập tờ tiêu thụ thì trên tờ tiêu thụ phải ghi tách hai dòng cho sản phẩm đó một dòng ghi đỏ cho... sản phẩm theo các chỉ tiêu số lượng và giá trị các loại chi phí Từ đó xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại - Cột doanh thu: được lấy từ số liệu của cột giá trị từ tờ tiêu thụ sang cho từng loại sản phẩm 14 - Cột thuế giá trị gia tăng: được tính bằng cách lấy doanh thu tiêu thụ nhân với 10% cho từng loại sản phẩm - Cột chiết khấu được lấy theo số tổng cộng cột chiết khấu theo từng loại sản phẩm ở. .. dõi bán hàng - Cột chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, số liệu tổng cộng của 2 cột này được lấy từ số liệu của bảng tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (trình bày ở phần sau) Chi phí bán hàng và quản lý tính cho từng sản phẩm được áp dụng theo công thức sau: = * Chỉ tiêu “lãi, lỗ” được tính như sau: = - - - - Nếu kết quả âm thì kế toán ghi đỏ hoặc đóng khung ở cột lãi... trị chỉ tiêu giá trị trong tờ tiêu thụ ở phương thức bán bình thường được coi là cơ sở để ghi vào sổ chi “tiền lãi lỗ” Căn cứ vào đó để lập các tờ thu là các chứng từ gốc, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn và bảng kê 10 Phương pháp để lấy tờ tiêu thụ như sau: Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cho từng sản phẩm và bảng kê 10 kế toán phân biệt các trường hợp: - Nếu mặt hàng nào đó trong tháng vừa có... tách hai dòng cho sản phẩm đó một dòng ghi đỏ cho số lượng và doanh ghu bán hàng của số sản phẩm bị trả lại, một dòng ghi cho số sản phẩm xuất bán của số sản phẩm đó - Nếu mặt hàng nào trong tháng chỉ có nhập trả lại không có xuất bán thì trên tờ tiêu thụ ghi đó toàn bộ số sản phẩm xuất bán bằng với số nhập trả lại đó Nếu hàng nhập trả lại thuộc phương thức bán nào thì số lượng và giá trị của phương... bán đó, việc ghi chép giống như việc ghi chép cột “số lượng” và “giá trị” đối với trường hợp có hàng nhập trả lại 12 BIỂU 3 - TIÊU THỤ THÁNG 6/1999 6/1999 Bán bình thường Tên thành phẩm Số lượng Thành tiền Xuất tái chế Số lượng Thành tiền Xuất nội bộ Số lượng Thành tiền Xà phòng giặt 4.927 35.412.775 Xà phòng giặt 72% 4.327 26.412.775 600 9.000.000 198.161 772.929.000 87.054 340.869.662 25.411 944... Biểu 5 16 TỔNG CÔNG TY HOÁ CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI Số Tổng cộng TK Diễn giải Lương BHXH BIỂU 5: SỔ THEO DÕI CHI PH Khấu hao TSCĐ Bốc xếp Phí ngân hàng Tạm ứng thuê cửa hàng Hàng đi đường bị hao hụt Kiểm hàn hỏ Trả lương NV 334 24.120.000 24.120.000 bán hàng Trích BHXH 338 4.582.800 KH TSCĐ 214 10.923.000 Chi phí bốc xếp 111 9.450.700 Phí ngân hàng 112 1 6.121.000 Tám ứng thuê 141 4.582.800... tới từng đại lý Điều đó đòi hỏi người kế toán phải biết sắp xếp bố trí công việc sao cho vừa thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi phản ánh vừa có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho người quản lý xuất phát từ những yêu cầu trên tại công ty để theo dõi chính xác tình hình thanh toán theo từng khách hàng mỗi khách hàng mở trang sổ riêng Đầu tháng kế toán tiến hành lập sổ chi tiết số 4 chuyển số . TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI I-/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành: Công ty. Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI IV-/ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÀ PHÒNG