Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được g[r]
(1)Bảng mô tả công việc
, Ngày tháng năm
Người thiết lập Người kiểm soát Người phê duyệt (Ký tên)
Họ tên: Chức vụ: Ngày:
(Ký tên) Họ tên:
Chức vụ: Ngày:
(Ký tên) Họ tên:
Chức vụ: Ngày:
Chức danh công việc: Mã số công việc:
Khối: Phòng: Bộ phận:
Địa điểm làm việc:
Chức danh cấp trực tiếp: I MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
II VỊ TRÍ TRONG TỔ CHỨC
TỔNG GIÁM ĐỐC
(2)III.CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CĨ QUAN HỆ LÀM VIỆC
Bên trong Bên ngoài
IV NHIỆM VỤ
STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1 10
V QUYỀN HẠN
VI ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
(3)- Thời gian làm việc ngày sau: Sáng từ 08 đến 12
Chiều từ 13 30 đến 17 30
- Cơng ty trang bị phương tiện làm việc chính: Điện thoại, máy vi tính, văn phịng phẩm - Các chế độ hỗ trợ khác theo sách Cơng ty
VII CÁC U CẦU CẦN CĨ CHO VỊ TRÍ NÀY
1 Giới tính / Độ tuổi / Ngoại hình / Sức khỏe Trình độ học vấn / chun mơn
3 Trình độ ngoại ngữ / tin học Năng lực / kỹ
5 Số năm kinh nghiệm làm việc
6 Số năm kinh nghiệm yêu cầu công viêc Các yêu cầu khác (nếu có)
8 Ưu tiên
NGƯỜI NHẬN VIỆC
(Ký tên & ghi rõ họ tên)
(Tôi hiểu đồng ý công việc giao)
NGƯỜI GIAO VIỆC
(4)CÁCH VIẾT BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Làm để viết mô tả công việc tốt? Một thực tế đáng tiếc quản lý nhân tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam mô tả công việc thường coi giao việc, chủ yếu liệt kê đầu việc cách sơ sài, dẫn đến mô tả công việc chưa sử dụng theo đúng vai trị cần có Bài viết đề cập lưu ý cần thiết để viết mô tả công việc tốt.
Hiểu mô tả công việc
Một mô tả công việc cho vị trí cơng việc (hay “chức danh cơng việc”) sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, đánh giá kết công việc nhân viên Đồng thời, mô tả công việc sở để nhân viên đảm nhận vị trí cơng việc biết rõ mục tiêu công việc, chức nhiệm vụ, yêu cầu kết công việc giao, quyền hạn trách nhiệm có thực chức Như vậy, mơ tả công việc không cam kết công việc người quản lý nhân viên, mà sở hướng dẫn để nhân viên thực cơng việc cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hồn thành kế hoạch hoạt động phận, công ty, tổ chức
CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG VIẾT MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1 Mục tiêu công việc
Bản mô tả công việc phải nêu lên mục tiêu vị trí cơng việc: “vị trí tồn để làm cho cơng ty?” Đây mục tiêu cơng việc phù hợp với chức yếu mà vị trí đảm nhận Ví dụ, vị trí Trưởng phịng nhân có chức đề xuất sách nhân sự, theo dõi tư vấn thực sách mục đích “Bảo đảm chất lượng số lượng nguồn nhân lực cho cơng ty thơng qua việc thực sách nhân phù hợp với nhu cầu quản lý hiệu nhất”
(5)Chức vị trí phân bổ từ chức chung phận Để thực chức này, mô tả công việc phải nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức tổng hợp nhóm nhiệm vụ
Nhiệm vụ mô tả với động từ hành động cụ thể dạng quy trình Mơ tả “làm gì” khơng mơ tả “làm nào”
Chức nhiệm vụ cần xếp theo thứ tự quan trọng trình tự thực hiện, đồng thời nên diễn tả ngắn gọn rõ rang Một số mô tả công việc cố gắng liệt kê tất nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà khơng mơ tả hết nhiệm vụ phát sinh thực cơng việc
Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ vài nhóm nhiệm vụ có mơ tả u cầu kết kỳ vọng tổng thể cho vị trí cơng việc Đây tiêu chuẩn đánh giá định tính, sở để quản lý thực công việc người quản lý tiêu chí thực cơng việc cho nhân viên đề cập
3 Quyền hạn trách nhiệm
Quyền hạn trách nhiệm phải tương ứng với chức nhiệm vụ vị trí Mỗi cá nhân chủ động thực nhiệm vụ với quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết cơng việc nhiệm vụ Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, định Trong đó, trách nhiệm chủ yếu tài sản, tài chính, pháp lý, người liên quan tới trình thực thi nhiệm vụ
4 Yêu cầu lực
Đây yêu cầu lực cần thiết mức tối thiểu vị trí để thực nhiệm vụ nêu, mô tả lực cá nhân thực tế công ty Các yêu cầu lực bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ
Như vậy, để viết mô tả công việc tốt cần nhiều thông tin so với danh sách công việc thường làm vị trí Hệ thống mơ tả cơng việc xây dựng cách chắn công cụ đắc lực quản lý nhân quản lý hoạt động doanh nghiệp
ĐỂ CĨ MỘT BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC TỐT
Nhà tuyển dụng mong muốn tìm nhân viên xuất sắc Thế nhiều người không đánh giá tầm quan trọng bảng mô tả công việc để phải tuyển “nhầm” ứng viên Làm thế nào để tránh sai lầm đáng tiếc này?
(6)cách viết bảng mô tả công việc hiệu Bạn tham khảo ví dụ sau để thấy rõ tầm quan trọng bảng mô tả công việc q trình tuyển dụng:
Một cơng ty cần “một người có khả trả lời điện thoại đánh máy nhanh.” Và họ dễ dàng tìm ứng viên đáp ứng yêu cầu đơn giản ấy; vài tuần sau, người bỏ việc khơng làm cơng việc trao đổi ứng tuyển
“Một người có khả trả lời điện thoại đánh máy nhanh” yêu cầu ban đầu hóa mong đợi “một nhân viên hành chánh động, có kinh nghiệm khả thích ứng nhanh với mơi trường làm việc.” Thế là, họ phải tuyển nhân viên khác Không chi phí tuyển dụng lần trước “đổ sơng đổ bể”, hiệu suất cơng việc phịng ban tuyển nhân viên bị ảnh hưởng
Đó ví dụ vị trí bình thường, chưa bàn đến hậu xảy vị trí cấp cao Khi viết bảng mơ tả công việc, bạn cần ý yêu cầu sau đây:
*Viết cụ thể: Hậu việc viết bảng mô tả công việc chung chung ứng viên không hiểu rõ được công việc bạn phải thời gian giải thích lại buổi vấn Một mô tả công việc chung chung khiến cho ứng viên hiểu lầm ứng tuyển vào vị trí khơng phù hợp với họ Ví dụ, bạn u cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển dòng sản phẩm”, ứng viên hiểu bạn cần kỹ sư hay chuyên gia phần mềm Bạn nên nhấn mạnh kỹ cần thiết để ứng viên tự đánh giá lực thân trước nộp đơn ứng tuyển
Đừng lạm dụng “sáo ngữ” yêu cầu ứng viên có “tinh thần hợp tác” hay “khả lãnh đạo” Bạn thẳng vào vấn đề: mô tả chi tiết kỹ cần thiết để tìm ứng viên phù hợp *Nêu rõ vai trị vị trí cần tuyển: Ứng viên muốn biết họ đóng vai trị công ty Đây là sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển đạt mục tiêu nghề nghiệp tương lai, liệu kỹ kinh nghiệm họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không Bạn nên cho ứng viên biết họ báo cáo trực tiếp cho vị trí Ngoài ra, bạn nên nêu hướng phát triển ứng viên tương lai Có thể vị trí bạn muốn tìm tầm trung vịng hay năm tới, ứng viên có hội đề bạt lên vị trí cao Hãy thu hút ứng viên hội nghề nghiệp hấp dẫn
(7)Đặc biệt, bạn đừng bỏ lỡ hội “tiếp thị” mạnh công ty Nếu công ty bạn “con chim đầu đàn” lĩnh vực hoạt động, bạn đừng ngại ”nói tốt” cho công ty để thu hút ứng viên giỏi Một bảng mô tả công việc đầy đủ thường gồm nội dung sau đây:
- Tên địa công ty - Chức danh
- Các trách nhiệm ứng viên
– Bạn cần nêu rõ trách nhiệm vai trị vị trí cần tuyển, nhiệm vụ quan trọng Nên nói rõ ứng viên báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc
- Chế độ lương bổng
- Yêu cầu học vấn/kinh nghiệm
- Những phẩm chất kỹ cần thiết
Tóm lại, bạn nên đầu tư thời gian để chuẩn bị bảng mô tả công việc hiệu Dĩ nhiên việc “hành động” thật nhanh để tuyển gấp vị trí quan trọng bình thường Tuy nhiên, không chuẩn bị mức, bạn gây thiệt hại cho công ty Để tuyển người, bạn cần định hướng để ứng viên hiểu rõ yêu cầu nhiệm vụ họ Bạn nhớ chi phí cho nhân viên “bị tuyển nhầm” cao nhiều so với chi phí thời gian bạn dành để viết bảng mô tả công việc hiệu Ngoài ra, trường hợp ứng viên tuyển khơng hồn thành tốt cơng việc giao, bạn vào bảng mô tả công việc để giải thích rõ lý họ khơng đủ điều kiện để tuyển dụng sau giai đoạn thử việc
LỢI ÍCH CỦA BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC
+ Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng thơng tin q trình phân tích cơng việc giúp tổ chức xác định dược nguồn cung cầu nguồn nhân lực
+ Kế hoạch “kế thừa”: Bằng việc so sánh mức độ chệch trách nhiệm lực vị trí cơng việc vị trí “kế thừa”, Bản mơ tả cơng việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức + Tuyển dụng: Bản mô tả công việc sở để xác định từ đầu yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu vị trí khuyết
+ Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết yêu cầu lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) Bản mơ tả cơng việc sở để xác định nhu cầu đào tạo phát triển cho nhân viên
(8)+ Đánh giá hiệu làm việc: Bản đánh giá hiệu làm việc dựa vào mục tiêu cá nhân kỳ với trách nhiệm Bản mô tả công việc người nhân viên đảm nhận vị trí
+ Ngồi lợi ích phục vụ cho chức quản trị nguồn nhân lực trên, Bản mô tả công việc giúp tổ chức xác định thơng tin liên quan đến tình trạng an tồn sức khỏe cho vị trí cơng việc để có biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro lao động cho nhân viên Bản mô tả công việc hỗ trợ nhiều cho việc thực hành luật lao động DN Chính Bản mơ tả cơng việc góp phần vào việc xây dựng quy trình, sách để định hướng hoạt động mang tính khách quan liên quan đến người đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm…
VnDoc sưu tầm gửi đến bạn tham khảo mẫu biểu mẫu mô tả công việc sau Hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho bạn.
Mẫu biểu 1
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Tiêu đề: Số CMND:
Bộ phận: Địa chỉ:
Phân công: Báo cáo cho:
Phân chia theo hạng: Loại công việc: Ngày thực hiện: Phiên bản:
Tóm tắt thơng tin vị trí
Nhiệm vụ trách nhiệm cần thiết
Chọn nhiệm vụ cần thiết trách nhiệm từ Mô tả công việc Nhiệm vụ trách nhiệm cần thiết - Các thông tin khác
Yêu cầu giáo dục
Có thể lựa chọn tối đa cấp độ giáo dục chương trình học Trình độ / Bằng tốt nghiệp Chương trình học
(9)Tối đa loại kinh nghiệm nhập vào
Năm kinh nghiệm Loại Kinh nghiệm
Năng lực cốt lõi
Nêu tiêu đề lực định nghĩa chúng Kỹ khả năng
- Nêu sẵn kỹ khả cần thiết để Nhân viên click chọn - Hoặc nêu Tiêu đề Mô tả chúng
Kỹ khả - Các thông tin khác Nhân viên tự nhận xét thân
Bản tuyên bố nhân viên
Tôi đọc hiểu mô tả cơng việc cho vị trí tơi Tơi thực tất chức thiết yếu vị trí
Tơi đồng ý tn theo sách công ty tuân thủ tất luật, quy tắc, quy định tiêu chuẩn hành vi liên quan đến vị trí tơi Là nhân viên, tơi hiểu nhiệm vụ để báo cáo nghi ngờ vi phạm pháp luật tiêu chuẩn giám sát trực tiếp
Là nhân viên, tơi cố gắng để trì nhiệm vụ tầm nhìn tổ chức Tất nhân viên yêu cầu phải tuân thủ giá trị tất tương tác họ với khách hàng đồng nghiệp
Mẫu biểu 2:
MÔ TẢ CƠNG VIỆC
Chức vụ: Mã số cơng việc:
Bộ phận: Nhân viên:
Mức lương: Phân chia:
Báo cáo: FLSA Phân loại:
Phiên bản:
Trách nhiệm chính
(10)Yêu cầu giáo dục / Đào tạo
Chứng / Bằng cấp Chương trình học u cầu / ưa thích u c?u
Yêu cầu đào tạo thêm
Yêu cầu cấp phép
Giấy chứng nhận / giấy phép / Đăng ký Nhà nước
Yêu cầu kinh nghiệm
Năm kinh nghiệm Loại Kinh nghiệm
Yêu cầu kinh nghiệm
Quyết định-Thẩm quyền
Mức độ giám sát
Trách nhiệm hành chính
Vị trí giám sát đạo/hướng dẫn (tên số gần đúng)
Mơi trường làm việc
Các đặc tính mơi trường làm việc mô tả đại diện gặp gỡ nhân viên thực chức thiết yếu công việc Tiện nghi hợp lý để người khuyết tật thực chức cần thiết
Nhu cầu cần
Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên Nâng hạ - 1-25 lbs
(11)Mang - 25-50 lbs Mang - 50 + lbs Đẩy / kéo - 1-25 lbs Đẩy / kéo - 25-50 lbs Đẩy / kéo - 50 + lbs
Trượt / Chuyển - 1-25 lbs Trượt / Chuyển - 25-50 lbs Trượt / Chuyển - 50 + lbs
Vui lòng nhập nhu cầu cân thêm không liệt kê bảng Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên
Nhu cầu thể chất
Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên Đứng
Ngồi Đi Nói Lái xe
Cân / Leo núi Cúi xuống / Quỳ Cúi / Bò
Vươn Nghe
(12)Chuyển / vặn / nghiêng
Nhu cầu vật lý - tiếp tục
Vui lòng nhập nhu cầu vật lý bổ sung không liệt kê bảng Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên
Nhu cầu tinh thần
Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên Giải vấn đề
Giám sát Tổ chức Lập kế hoạch Ra định Giải thích liệu Bằng văn Đọc
Nhu cầu tinh thần - tiếp tục
Vui lòng nhập nhu cầu tinh thần bổ sung không liệt kê bảng Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên
Điều kiện làm việc
Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên Trong nhà
(13)Nhiệt độ lạnh Khói
Điều kiện làm việc - tiếp tục
Vui lòng nhập điều kiện làm việc thêm không liệt kê bảng Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên
Sử dụng thiết bị
Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên Điện thoại
Fax
Máy photocopy
Máy tính (cấp độ bắt đầu) Máy tính (trình độ trung cấp) Máy tính (trình độ cao cấp) Bệnh nhân thử nghiệm thiết bị
Thiết bị Giao thông vận tải bệnh nhân
Thiết bị sử dụng - tiếp tục
Xin vui lòng nhập vào thiết bị bổ sung sử dụng (như máy nhắn tin, phương thức điện, vv) không liệt kê bảng
Hiếm Thỉnh
thoảng Thườngxuyên
Năng lực cốt lõi Tiêu đề
Mô tả
Kỳ vọng Nhiệm vụ công việc / Hiệu suất
Chọn mong đợi nhiệm vụ công việc / hoạt động từ mô tả công việc Đánh giá lực hàng năm
Tiêu đề Mô tả
(14)Tôi đọc hiểu mô tả công việc cho vị trí tơi Tơi thực tất chức cần thiết cho vị trí
Tơi đồng ý tn theo sách công ty tuân thủ tất luật, quy tắc, quy định tiêu chuẩn hành vi liên quan đến vị trí tơi
Là nhân viên, tơi cố gắng để trì sứ mệnh tầm nhìn tổ chức
https://hoatieu.vn/ 024 2242 6188