Vì vậy trong các dạng thư thông thường, chúng ta chỉ nên sử dụng Thể chủ động để tăng tính trực tiếp cho câu từ của mình. - Dùng Thể bị động (Passive Voice) một cách khéo léo[r]
(1)Cách viết Thư tín thương mại - Tiếng Anh thư tín thương mại
1 Khái quát chung
Thư tín thương mại tiếng Anh từ lâu trở thành phương tiện giao tiếp thiếu giao dịch thương mại với đối tác nước ngồi Nhiều trường đại học, cao đẳng có chun ngành Kinh tế, Kinh doanh trọng vào việc đào tạo cho sinh viên (SV) kỹ quan trọng
2 Các dạng thư thương mại bản
Có nhiều dạng thư thương mại sử dụng thực tiễn kinh doanh Xét mối tương quan ngôn ngữ kiến thức chuyên mơn, bước giao dịch, chia thành dạng sau:
- Enquiry (Thư hỏi hàng)
- Reply to enquiry (Thư trả lời hỏi hàng) gồm:
+ Quotation (Thư báo giá)
+ Offer (Thư chào hàng)
- Order (Thư đặt hàng)
- Complaint (Thư khiếu nại)
- Reminder (Thư nhắc nợ)…
Bên cạnh kiến thức chuyên mơn, loại thư có u cầu riêng ngôn ngữ sử dụng cho chúng Mặc dù vậy, việc viết loại thư cần tuân theo số lưu ý đề cập phần
3 Một số lưu ý viết thư thương mại tiếng Anh
Napoleon Bonaparte nói: “We rule the world by our words.” Điều thật khơng sai Ngơn từ có sức mạnh riêng nó, biết sử dụng chúng cách hiệu đem lại cao hẳn
Dưới số lưu ý để bạn viết thư thương mại tiếng Anh tốt
3.1 Bố cục ngắn gọn, rõ ràng
(2)chào kết thư (Complimentary Close) nội dung thư cần đảm bảo phần: Mở, Thân Kết
- Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích thư (để hỏi thơng tin, để chào giá, để khiếu nại…) Câu thường sử dụng: “We are writing to inform you that … / It is our pleasure to offer ….”
- Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thơng tin
- Phần Kết (Closing): Thường thể mong muốn nhận phản hồi nhanh từ phía người nhận Đây phần người viết để lại ý mà họ cho cần nhấn mạnh Ví dụ: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time We look forward to your early reply.”
3.2 Thực theo nguyên tắc ABC
Ngoài ra, bạn cần kiểm tra thư xem thỏa nguyên tắc ABC chưa? Vậy ABC gì?
A – Accuracy: Tính chuẩn xác: Chỉ nói điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (vd “With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov 2015…”)
B – Brief: Tính tinh gọn: Bức thư ngắn gọn, khơng viết dài dịng, đề cập trực tiếp vấn đề Đây ví dụ thể văn hóa mang tính trực tiếp phương Tây Với họ, thời gian vàng bạc (time is money) nên việc đọc thư dài dòng lê thê phí phạm thời gian khơng đáng có
C – Clear: Tính rõ ràng: Bố cục thư chia rõ ràng, chia thành nhiều đoạn ý cần đề cập nhiều Chẳng hạn, viết thư Chào hàng (offer), phải đề cập đến điều khoản hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành gạch đầu dòng cho điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)…
3.3 Một số lưu ý ngữ pháp
Văn phong viết thư thường trang trọng so với văn phong viết thông thường nên ta cần trọng vào ngữ pháp để câu trau chuốt
- Tránh viết ngắn trợ động từ “to be”, “have”, “would”… Thay viết “We’re”, ta nên viết “We are”, thay “they’d like…”, ta nên dùng “they would like…”
(3)và “You” muốn đề cập đến vấn đề ý kiến mang tính tập thể, tương tự tính từ sở hữu “my”, “your”, “our” Các từ dùng phổ biến thư, thay cho “Our company” “Your company” Chẳng hạn thay nói “Our company specializes in consulting services.”, nên viết “We specialize in consulting services.”
- Sử dụng cấu trúc câu ngắn gọn, không dài dịng Ví dụ như: thay cho cách viết “We should be grateful if you would be good enough to advise us…” thường thấy mẫu thư tín cổ điển, dùng “Please let us know…” “Please inform us…”
- Dùng Thể chủ động (Active Voice) thay cho Thể bị động (Passive Voice)
Trong tiếng Anh, dùng thể chủ động, muốn đề cập trực tiếp đến hành động người / vật gây hành động Ngược lại, dùng thể bị động, trạng thái hay người / vật bị ảnh hưởng ý nhiều Vì dạng thư thông thường, nên sử dụng Thể chủ động để tăng tính trực tiếp cho câu từ
- Dùng Thể bị động (Passive Voice) cách khéo léo
Như đề cập, Thể bị động sử dụng làm cho ý câu, từ tính trực tiếp Tuy nhiên, thực tế kinh doanh có tình mà cần khéo léo xử lý để tránh đụng chạm đến cá nhân, ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài, tình đó, Thể bị động nên sử dụng Ví dụ, bạn nhận thư khiếu nại có nội dung giống cách viết khác nhau, bạn dành ưu cho thư hơn?
+ Bức thứ có câu “Your despatch department caused the delay in shipment.”
+ Bức thư có câu “The delay in shipment is likely to be caused by your despatch department.”
Chúng ta dễ dàng nhận câu thứ có ý giảm nhẹ so với câu 1, góp phần tránh gây tổn thương trực tiếp cho người đọc hơn, từ dễ nhận thông cảm hợp tác
4 Để viết tốt Thư tín thương mại, ta cần gì? 4.1 Ngữ pháp tiếng Anh tương đối khá.
(4)hợp)
4.2 Am hiểu từ vựng tiếng Anh tiếng Anh thương mại.
Vì đặc thù phần nhằm phục vụ cho mục đích thương mại, kinh doanh nên việc nắm vững kiến thức chuyên ngành, kèm theo nghĩa tiếng Anh điều bắt buộc Đơn cử ví dụ sau:
“We are willing to consider open account facilities if you can provide the necessary bank reference.”
Một số giáo trình thư tín tiếng Việt có dịch là: “Chúng sẵn sàng xem xét việc mở tài khoản quý ngài cung cấp chứng từ ngân hàng cần thiết.”