3 Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp I. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học công tác quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp: 1. Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:  Khái niệm, đặc điểm của TSCĐ: TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu và những tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. TSCĐ bao gồm rất nhiều loại và được biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau. Xét một cách tổng quát thì TSCĐ được chia thành hai loại: loại có hình thái vật chất cụ thể được gọi là TSCĐ hữu hình, loại chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị gọi là TSCĐ vô hình. Trong phạm vi bản đề án này chỉ đề cập một số vấn đề tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp. TSCĐ hữu hình: là các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể như: Đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị dụng cụ quản lý, cây lâu năm, gia súc cơ bản và các TSCĐ khác. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ đều có đặc điểm sau: - TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ được hình thái hiện vật ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ. - Giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp… - TSCĐ được mua với mục đích để sử dụng chứ không phải để bán, đây là một tiêu thức để phân biệt TSCĐ với các tài sản khác và là cơ sở lý luận để tổ chức kế toán TSCĐ.  Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh: TSCĐ giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Tài sản cố định (TSCĐ) là cơ sở vật chất kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác nhau. TSCĐ là một trong những yếu tố quyết định đến năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường, khi khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan trọng để tạo nên sức mạnh cạnh tranh đối với các Doanh nghiệp. Việc theo dõi phản ánh đầy đủ tình hình hiện có, tăng giảm khấu hao, sửa chữa TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán. Tổ chức công tác hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Chính vì tầm quan trọng nêu trên mà việc tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng một cách khoa học là điều tất yếu mỗi doanh nghiệp cần làm. 2. Yêu cầu quản lý TSCĐ: Xuất phát từ đặc điểm của TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng mà trong công tác quản lý TSCĐ phải quản lý một cách chặt chẽ về số lượng, chủng loại TSCĐ đồng thời còn phải quản lý chặt chẽ về mặt giá trị của TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại. Mặt khác còn phải quản lý được hiện trạng và tình hình sử dụng TSCĐ. Chỉ khi quản lý tốt TSCĐ thì doanh nghiệp mới sử dụng một cách hiệu quả TSCĐ.  Những quy định về quản lý TSCĐ hữu hình: Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ngày 30/12/1999 có quy định về quản lý sử dụng TSCĐ hữu hình như sau: + Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: Mọi tư liệu lao động là từng tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất ký một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả hai tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là TSCĐ: - Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên; - Có giá trị từ 5.000.000 đồng (năm triệu đồng) trở lên; Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó mà do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập (ví dụ: ghế ngồi, khung và động cơ… trong một máy bay). Đối với súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm, thì từng con súc vật được coi là một TSCĐ hữu hình. Đối với vườn cây lâu năm thì từng mảnh vườn cây được coi là một TSCĐ hữu hình. + Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình: - TSCĐ loại mua sắm (mua mới hhoặc mua lại của đơn vị khác) Nguyên giá = Giá mua + Chi phí trước khi sử dụng – Giảm giá hàng mua (nếu có) - TSCĐ loại đầu tư xây dựng: Nguyên giá = Giá thành thực tế (giá được quyết toán)+ Chi phí trước khi sử dụng (nếu có) - TSCĐ loại được cấp, được điều chuyển đến: Nguyên giá TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến…bao gồm: giá trị trên biên bản bàn giao hoặc trên sổ hoặc giá trị còn lại trên sổ đơn vị cấp hoặc theo đánh giá thực tế và chi phí thực tế trước sử dụng (nếu có). - TSCĐ loại được cho, được biếu, được tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa… Nguyên giá bao gồm: giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận; các chi phí tân trang, sửa chữa TSCĐ; các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có) …mà bên nhận phải chi ra trước khi đưa vào sử dụng. + Các chi phí doanh nghiệp chi ra để năng cấp TSCĐ đươc phản ánh nâng nguyên giá của TSCĐ đó không được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Các chi phí sửa chữa TSCĐ được coi như khoản phí tổn và được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Đối với các ngành đặc thù mà chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh không đều giữa các kỳ, các năm, nếu doanh nghiệp muốn trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh thì phải lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và trình Bộ tài chính xem xét, quyết định; sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý biết. + Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan), được theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hoa theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. TSCĐ phải được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường. Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ, mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. + Phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp - Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện kết hợp với đặc trưng kỹ thuật và kết cấu TSCĐ gồm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình - Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu: gồm 2 loại: TSCĐ tự có (TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) và TSCĐ đi thuê (TSCĐ không thuộc sở hữu của doanh nghiệp) - Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế và tình hình sử dụng gồm: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh; TSCĐ hành chính sự nghiệp; TSCĐ phúc lợi; TSCĐ chờ xử lý. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp tự phân loại chi tiết hơn các TSCĐ của doanh nghiệp trong từng nhóm cho phù hợp. + Việc theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ phải tuân theo nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá - Số khấu hao trên sổ kế toán TSCĐ luỹ kế của TSCĐ Nguyên giá TSCĐ chỉ được thay đổi trong các trường hợp sau: - Đánh giá lại giá trị TSCĐ; - Nâng cấp TSCĐ; - Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ; Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao kuỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành.  Vai trò của kế toán trong công tác tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ: Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ, kế toán TSCĐ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của TSCĐ trên các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị. - Tính toán chính xác số khấu hao TSCĐ, phân bổ kịp thời và đúng số khấu hao này cho các đối tượng có liên quan. - Theo dõi chặt chẽ tình hình bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ, có biện pháp đưa nhanh TSCĐ vào sử dụng kịp thời, thanh lý những TSCĐ không cần dùng… II. nội dung hạch toán TSCĐ hữu hình: 1. Hạch toán chi tiết TSCĐ. Hạch toán chi tiết TSCĐ là công việc không thể thiếu được trong quản lý TSCĐ ở doanh nghiệp. Vì vậy, trong công tác quản lý cần phải thực hiện các yêu cầu sau: - Nắm chắc được toàn bộ TSCĐ hiện có đang sử dụng ở doanh nghiệp cả về hiện vật và giá trị. - Nắm được tình hình sử dụng TSCĐ trong bộ phận của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm các công việc đánh số hiệu TSCĐ và thực hiện kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán các địa điểm sử dụng. *Đánh số TSCĐ: Là quy định cho mỗi TSCĐ một số hiệu tương ứng theo những nguyên tắc nhất định. Nhờ có đánh số TSCĐ mà thống nhất được giữa các bộ phận liên quan trong việc theo dõi và quản lý sử dụng TSCĐ theo các chỉ tiêu quản lý tiện cho tra cứu khi cần thết cũng như tăng cường trách nhiệm vật chất của các đơn vị và cá nhân trong khi bảo quản và sử dụng TSCĐ. *Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các địa điểm sử dụng TSCĐ: - Chứng từ kế toán: Đối với chứng từ bắt buộc như: “Biên bản giao nhận TSCĐ”, “Thẻ tài sản cố định”, “Biên bản đánh giá lại TSCĐ”. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, doanh nghiệp trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. - Sổ kế toán: Các doanh nghiệp tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng để mở các sổ kế toán cần thiết. Nhưng việc tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: Với các sổ tổng hợp kế toán, tài sản cố định phải mở đúng mẫu của bộ tài chính quy định. Còn sổ chi tiết tuỳ theo yêu cầu quản lý hạch toán của doanh nghiệp để thiết kế mẫu sổ cho phù hợp nhưng phải đảm bảo những nội dung cơ bản theo quy định. * Nội dung hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình:  Hạch toán chi tiết tăng TSCĐ: Mọi trường hợp tăng TSCĐ hữu hình hay vô hình đều phải lập biên bản giao TSCĐ theo mẫu trong chế chế hạch toán ban đầu. Kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao về tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, phiếu vận chuyển) để lập thẻ cho từng đối tượng, ghi TSCĐ để theo dõi tình hình biến động TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng. Mỗi đối tượng ghi TSCĐ phải có một tài liệu riêng để quản lý. Để quản lý TSCĐ theo từng loại, từng nhóm thì ngoài thẻ TSCĐ, kế toán phải lập sổ TSCĐ cho toàn doanh nghiệp, từng nội dung sử dụng.  Hạch toán chi tiết giảm TSCĐ Mọi trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết và xác định đúng các khoản chi phí thu nhập (nếu có). Tuỳ theo từng trường hợp giảm TSCĐ để lập các chứng từ phù hợp. Ví dụ: Khi thanh lý TSCĐ cần lập các quyết định thanh lý; Biên bản thanh lý TSCĐ. 2. Hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình: Theo hệ thống tài khoản của kế toán doanh nghiệp, kế toán TSCĐ chủ yếu sử dụng các tài khoản thuộc loại 2 nhóm 1, bao gồm các tài khoản sau: - Tài khoản 211: “Tài sản cố định hữu hình”, tài khoản này sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp và được mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết TSCĐ theo kết cấu. - Tài khoản 212: “TSCĐ thuê tài chính”, tài khoản này được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của những TSCĐ đi thuê để sử dụng, trong hợp đồng đi thuê phải thoả mãn những điều kiện theo quy định. - Tài khoản 214: “Hao mòn TSCĐ”, tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hao mòn đồng thời cũng là số khấu hao của TSCĐ mà đơn vị được quyền quản lý và sử dụng. Tài khoản này cũng được mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi số đã hao mòn của từng loại tài sản, TSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình. Ngoài ra, để phản ánh sự biến động TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ người ta còn quy định sử dụng các tài khoản có liên quan như tài khoản 111, 112, 241, 331, 341, 411, 441, 128, 222, 228, 627, 641, 642,… • Nguyên tắc chung trong hạch toán toán TSCĐ là : - Việc ghi chép trên các tài khoản phản ánh (211, 212, 213) là nguyên giá. - Trường hợp sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ xí nghiệp để đầu tư TSCĐ thì đồng thời với việc ghi tăng TSCĐ là việc ghi chuyển nguồn để tăng nguồn kinh doanh. Còn việc sử dụng từ vốn khấu hao, vốn kinh doanh thì không hạch toán tăng nguồn vốn. - Chỉ điều chỉnh nguyên giá TSCĐ khi quyết định đánh giá lại TSCĐ của cấp trên có thẩm quyền. - Đối với tài sản cố định thuê tài chính, kế toán phải quản lý và hạch toán riêng biệt trong quá trình thuê, chỉ khi chuyển quyền sở hữu tài sản mới được ghi vào TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp. • Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:  Hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ hữu hình: Sơ đồ 1: sơ đồ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ hữu hình TK111, 112, 331 TK211-TSCĐ hữu hình TK214 Giảm TSCĐ đã khấu hao hết Mua TK133 TSCĐ TK 411 TK128, 222 Nhận TSCĐ được cấp, liên doanh, Góp vốn liên doanh bằng biếu tặng TSCĐ TK 241 TK412 TSCĐ xây dựng hoàn thành bàn giao TK128, 222, 228 TK821 Chuyển TSCĐ góp vốn liên doanh Thanh lý, nhượng bán TSCĐ ngắn hạn, dài hạn, TK214 TK214 TK212 TK138 (1381) Chuyển TSCĐ thuê tài chính thành TSCĐ thiếu chờ xử lý TSCĐ tự có Ngoài ra nếu TSCĐ được mua sắm, xây dung bằng các loại quỹ chuyên dùng cần phải chuyển thành nguồn vốn kinh doanh.  Hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình thuê tài chính. TK sử dụng: TK 212 – TSCĐ thuê tài chính Ngoài ra còn sử dụng một số TK liên quan khác: TK 111, 112, 133, 342, 315… Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình thuê tài chính Tại đơn vị cho thuê: TK211 TK228 TK811 Nguyên giá TSCĐ Giá trị thu hồi từng kỳ Kết chuyển cho thuê TK711 TK111, 112 Kết chuyển Khoản thu được do cho thuê  Hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình thuê hoạt động: Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ thuê hoạt động TK111, 112, 331 TK627, 641, 642 Tiền thuê vào chi phí một lần (nếu tiền thuê trả cho từng kỳ KT) TK001 TK1421 Ghi khi thuê Ghi khi Chuyển tiền thuê Phân bổ dần hết hạn thành chi phí phân bổ thuê 911 911 3339, 336 111, 112 214 342,341,315 009 411 627,641,642 (3) (2b) (2a) (1) (4a) (4b)  Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình Hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ khấu hao TSCĐ (1) Trích khấu hao TSCĐ và tính vào chi phí (2a) Số khấu hao phải nộp cho nhà nước, cho cấp trên. (2b) Tiến hành nộp (3) Trả nợ vay và nợ dài hạn (về mua sắm, xây dựng TSCĐ) (4a) Ghi đơn khi trích khấu hao (4b) Ghi đơn khi sử dụng tiền khấu hao đã trích được.  Hạch toán sửa chữa TSCĐ hữu hình: Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán sửa chữa thường xuyên tscđ TK152, 334, 111, 112, 331 TK627, 641, 642… Chi phí sửa chữa thực tế phát sinh TK133 VAT đầu vào (nếu có) [...]... TK152, 33 4, 111, 112, 33 1 TK241 (241 .3) TK 335 TK627, 641, 642 Chi phí sửa chữa thực tế Kết chuyển CF Phân bổ dần CF phát sinh TK 133 sửa chữa khi sửa chữa vào CF hoàn thành CV SXKD trong kỳ 3 Hệ thống sổ kế toán áp dụng trong kế toán TSCĐ Số lượng và các loại sổ kế toán dùng trong kế toán TSCĐ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đó áp dụng Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình. .. đồ 6: Sơ đồ hạch toán sửa chữa lớn tscđ theo kế hoạch TK152, 33 4, 111, 112, 33 1 TK241 (241 .3) TK 335 TK627, 641, 642 Chi phí sửa chữa thực tế Kết chuyển CF Hàng kỳ, kế toán phát sinh TK 133 VAT sửa chữa khi tiến hành trích trước hoàn thành CV theo kế hoạch CF TK721 đầu vào Phần CF trích (nếu có) trước > CF thực SCL TSCĐ vào CF SX KD trong kỳ tế phát sinh Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ ngoài... thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ  Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: - Sổ nhật ký chung - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Sổ cái TK211, 2 13, 214 - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ: Thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ  Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái - Sổ nhật ký sổ cái - Sổ, thẻ tài sản cố định - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ  Hình thức sổ kế toán chứng... Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái các TK211, 2 13, 214 - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ: Thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ  Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ - Nhật ký chứng từ NKCT số 1, 2 - Nhật ký chứng từ số 9 - Nhật ký chứng từ số 10 - Bảng kê số 4, 5 - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ . Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp I. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học công tác quản lý TSCĐ trong doanh. này chỉ đề cập một số vấn đề tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp. TSCĐ hữu hình: là các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể như: