2 Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện

Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện 1. Những ưu điểm Hình thức sổ kế toán được áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ việc ghi chép đơn giản. Công ty cũng đã áp dụng cơ giới hoá việc sổ sách. Đó là chương trình kế toán trên máy vi tính và cũng được xây dựng theo chương hình thức kế toán nhật ký chung. Và như vậy công ty dễ dàng kiểm tra đối chiếu, giảm bớt công việc tính toán cho các cán bộ, nâng cao chất lượng. Việc in sổ sách chứng từ vào cuối tháng do đó để sửa chữa những sai sót. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Đây là một công ty lớn, việc đánh giá vật liệu có nhiều phức tạp, khối lượng phát sinh lớn. Nhưng công ty đã áp dụng tốt kế toán trên máy vi tính, trong đó có chương trình quản lý vật tư nên việc tính giá thực tế xuất kho vừa đảm bảo chính xác kịp thời vừa giảm bớt được khối lượng công việc. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân di động. Tại bất cứ thời điểm nào cũng có thể tính được đơn giá của vật liệu xuất. Giá trị thực tế vật liệu xuất kho tại một thời điểm chịu ảnh hưởng của số vật tư tồn đầu kỳ và từng lần nhập xuất trước đó. Do vậy, vậy đảm bảo cho giá thực tế vật tư xuất kho luôn sát với giá thị trường. 2. Một số tồn tại và giải pháp khắc phục Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống sổ của công ty hiện nay vẫn còn nhiều điểm cần xem xét. Cụ thể chi tiết TK 141 cần mở chi tiết cho đối tượng cụ thể. Về mẫu sổ cái công ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sửa đổi so với quy định (cột số dư chỉ có một cột). Việc tính số dư của TK theo cách tính luỹ kế: Số dư = số dư đầu kỳ(số dư nghiệp vụ trước) + cột nợ - cột có Như vậy mới chỉ phản ánh số dư của TK đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng cột thì ngày ghi sổ và cột số dư thường không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày ở cột số dư. VD: Trên sổ cái 621 nhìn vào dòng chứng từ 69 25/3/2000 xuất vật tư thi công trường ĐHHH cột số dư ghi số tiền 160.895.509 đó chính là số tồn cuối ngày 25/3. * Trường hợp nhập kho NVL công cụ dụng cụ. 1 1 Khi vật liệu về đến công ty phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho. Theo quy định lập phiếu nhập kho phải được thực hiện cùng kho cùng nhóm cùng nguồn nhập. Nhưng hiện nay cả vật liệu công cụ đều được viết cùng một phiếu nhập dẫn tới khó khăn cho việc đối chiếu số liệu VD: Theo NK chung 3.2000 Chứng từ số 60 ngày 25.3 nội dung: chi nhánh HN hoàn tạm ứng Nhập vật tư số tiền ghi nợ 152: 44.750.000 Số tiền ghi nợ 1531: 4.707.500 Số tiền ghi có 141: 141: 49.457.500 Từ NKC kế toán ghi sổ các TK có liên quan sổ cái 152, 1531 Ghi TK đối với 141 số tiền như trên nhật ký chung. Riêng sổ cái TK 141 chỉ có một dòng để ghi nghiệp vụ trên. Chứng từ số 60 ngày 25/3, ngày ghi sổ 25/3 nội dung diễn giải chi nhánh HN hoàn tạm ứng nhập vật tư TK chứng từ 1531 số tiền là: 49.457.500 Như vậy nhìn trong sổ cái TK 141 có thể đọc được rằng số tiền 49.457.500 là số tiền của 1531. Hoặc nếu có căn cứ vào nội dung diễn giải thì việc ghi TK đối với 1531 là không đúng. Khi ghi sổ bút toán kép trên NKC thì trên sổ cái TK cũng phải ghi trên 2 dòng cùng số chứng từ, ngày chứng từ như vậy mới đảm bảo sự phù hợp về số liệu giữa các sổ sách có liên quan. Trường hợp chứng từ số 60 ngày 25/3 trên sổ cái TK 141 có thể ghi như sau: Chứng từ số 60 ngày 25/3 nội dung diễn giải: chi nhánh HN hoàn tạm ứng nhập vật tư. TK đối ứng 152 số tiền cột có: 44.750.000 Chứng từ số 60 ngày 25/3 nội dung diễn giải: chi nhánh HN hoàn tạm ứng nhập vật tư TK đối ứng 1531 số tiền cột có 4.707.500. * Trường hợp xuất kho vật liệu dụng cụ: Theo quy định của chế độ kế toán, chỉ được hạch toán vào TK 621 những chi phí nguyên liệu, vật liệu (gồm cả vật liệu chính và vật liệu phụ) được sử dụng trực tiếp để chế tạo sản phẩm. Nhưng ở công ty này trị giá công cụ dụng cụ xuất cũng được tính vào TK 621. Việc hạch toán như vậy dẫn đến hai sai sót: Thứ nhất: là giá sai lệch chi phí nguyên liệu trực tiếp vào giá thành. Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào quá trình sản xuất với thời gian dài giá trị bị hao mòn dần và dịch chuyển từng phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Việc hạch toán trực tiếp giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí NVL trực tiếp trong tháng là không đúng và làm đột biến khoản 2 2 mục chi phí NVL trong giá thành sản phẩm trong tháng đó (nếu công cụ dụng cụ có giá trị khá lớn) Để hạch toán lại cho đúng với quy định thì giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phải được tính vào TK 627 (6272): chi phí vật liệu. Đối với công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, thì trước hết việc ghi vào bên nợ TK142/ có TK 153 và hàng tháng phân bổ dần vào chi phí sản xuất chung: Nợ 6272 Có 142 Ngoài ra việc hạch toán trị giá công cụ dụng cụ xuất dùng vào TK 621 còn dẫn tới sai sót trong việc dẫn giải số liệu trên sổ cái TK 621 và TK 152 VD: Nhật ký chung tháng 3.2000 Chứng từ số 78 ngày 26/3 nội dung diễn giải : xuất vật tư thi công công trình Chinh phong Hải Phòng. Số tiền ghi nợ 627: 64753710 Số tiền ghi có 152: 54535710 Số tiền ghi có 1531: 10200000 Từ NKC kế toán ghi sổ cái TK liên quan: sổ cái 152, 1531 Ghi đối ứng TK 621 số tiền như ghi trên nhật ký chung nhưng ở sổ cái TK 621 chỉ có một dòng để ghi nghiệp vụ này chứng từ số 78 ngày 26/3 diễn giải xuất vật tư tại thi công công trình Chinh Phong Hải phòng TK đối ứng 152 số tiền ghi nợ 64.753.710 Như vậy cùng một chứng từ nếu đối chiếu giữa 2 sổ cái đối ứng thì không khớp đúng. Trường hợp ghi thứ 2 là: Chứng từ số 74 ngày 26/3 xuất vật tư thi công công trình Lương Sơn. Trên nhật ký chung ghi sổ tiền ghi nợ 621- chi phí NVL trực tiếp: 45.275.988 Số tiền ghi có 152: 45.128.998 Số tiền ghi có 153: 147.000 Từ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái TK 152, 1531 đối ứng TK 621 số tiền như trên nhật ký chung. Nhưng ở sổ cái TK 621 chứng từ số 74: 26/3 Diễn xuất: xuất vật tư thi công công trình Lương Sơn TK đối ứng 1531: số tiền ghi nợ 45.275.998 Như vậy cả hai cách ghi chép đều không đúng quan hệ đối ứng. Để khắc phục tình trạng này thì công ty cần hạch toán chi phí công cụ dụng cụ vào TK 627. Như vậy vừa đảm bảo đúng quy định của chế độ kế toán, phản ánh đúng chi phí NVL trực tiếp, chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm mà công tác ghi chép lại thuận tiện chính xác. 3 3 Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất nhất là đối với công ty xây dựng. Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành công trình XDCB. Vì vậy công tác tổ chức quản lý và kế toán NVL là một nội dung quan trọng của công tác quản lý. Nếu tổ chức tốt việc hạch toán vật liệu sẽ góp phần tiết kiệm chi phí sử dụng vật liệu sử dụng hợp lý và có hiệu quả NVL, giảm bớt giá thành công trình, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận. Công tác quản lý kế toán NVL là công tác lớn và phức tạp. Trong điều kiện thời gian nghiên cứu và hiểu biết còn hạn chế. Trong bài viết này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý hạch toán NVL ở các doanh nghiệp nói chung và công ty thi công xây lắp số 12 nói riêng. Từ cơ sở lý luận đã nêu trong bài viết đã góp phần làm sáng tỏ những tồn tại trong công tác hạch toán và quản lý NVL của công ty. ý kiến đề xuất trong bài viết là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng thực tế vào công ty. Tất cả các kiến nghị trên công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được. Với trình độ quản lý cao và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công ty cùng với sự áp dụng của máy tính vào việc cơ giới hoá kế toán công ty có đầy đủ điều kiện để ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. 4 4 Nhật ký chung Tháng 3 . 2000 (trích) Số CT Ngày CT Ngà y ghi sổ Diễn giải TK Nợ Có 89 13.3 13.3 Tùng tạm ứng mua phụ tùng vật tư 14 1 111 50.000.000 50.000.000 90 13.3 13.3 CNHN tạm ứng mua vật tư 14 1 111 160.000.00 0 160.000.00 0 91 18.3 18.3 Cầu tạm ứng mua vật tư 14 1 111 40.000.000 40.000.000 101 19.3 19.3 Tùng tạm ứng thanh toán gỗ cốp pha 14 1 111 30.000.000 30.000.000 104 19.3 19.3 CNHN tạm ứng mua vật tư 14 1 111 150.000.00 0 150.000.00 0 59 19.3 19.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 15 2 14 1 13 3 14 1 16.542.700 1654270 16542700 1654270 60 25.3 25.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 15 2 15 31 14 1 13 3 14 1 44.750.000 4.707.500 4945750 49.457.500 4945750 69 25.3 25.3 Xuất vật tư thi công trường ĐHHH 62 1 15 2 10.959.231 10.959.231 58 26.3 26.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 15 2 13 3 66.449.950 6644995 66449950 6644995 5 5 14 1 14 1 6 6 Số CT NgàyC T Ngà y ghi sổ Diễn giải TK Nợ Có 67 26.3 26. 3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 152 153 1 141 133 141 55.125.000 10.200.000 6.532.500 65.325.000 6.532.500 70 26.3 26. 3 Xuất vật tư thi công trụ cỡ Tổng công ty 621 152 153 1 49.109.285 44.401.785 4.707.500 78 26.3 26. 3 Xuất vật tư thi công công trình Chinh Phong 621 152 153 1 64.735.710 54.535.710 10.200.000 79 26.3 26. 3 Xuất vật tư phục vụ thi công 621 152 7.780.532 7.780.532 05X N4 29.3 29. 3 XN 2 hoàn tạm ứng nhập vật tư 621 141 133 141 4576900 457.690 4.576.900 457.690 06C Đ 29.3 29. 3 XNCĐ hoàn vay nhập xuất vật tư 621 141 133 141 5.582.250 558.225 5.582.250 558.225 05 29.3 29. 3 Tùng hoàn tạm ứng nhập vật tư trên chi nhánh Hoà bình 136. 8 141 331 2 331 2 551.708.404 321.124.354 169.100.000 61.484.050 10K C 29.3 29. 3 Kết chuyển số dư của XN2 141 338 8 375.000 375.000 07K C 29.3 29. 3 Kết chuyển chi phí khối cơ quan công ty 154 621 622 627 1.294.953.208 423.970.984 235.478.207 653.504.017 7 7 . Phong 621 1 52 153 1 64.735.710 54.535.710 10 .20 0.000 79 26 .3 26 . 3 Xuất vật tư phục vụ thi công 621 1 52 7.780.5 32 7.780.5 32 05X N4 29 .3 29 . 3 XN 2 hoàn tạm. tư 621 141 133 141 4576900 457.690 4.576.900 457.690 06C Đ 29 .3 29 . 3 XNCĐ hoàn vay nhập xuất vật tư 621 141 133 141 5.5 82. 250 558 .22 5 5.5 82. 250 558 .22 5