BÀI 14 kỹ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Bài 14 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH I KHÁI NIỆM, TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Khái niệm thuyết trình kỹ thuyết trình Có nhiều khái niệm khác thuyết trình: Trong từ điển, cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày”, có nghĩa trình bày vấn đề trước nhiều người -Thuyết trình q trình truyền đạt thơng tin, trình bày lời trước người nghe vấn đề đó,nhằm cung cấp thơng tin thuyết phục gây ảnh hưởng đến người nghe tạo dựng quan hệ - Kỹ thuyết trình thực chất khả vận dụng kiến thức, kỹ cần thiết vào trình trình bày, để diễn đạt vấn đề, giúp người khác dễ dàng hiểu nội dung muốn trình bày Tầm quan trọng của kỹ thuyết trình Thuyết trình hiểu cách đơn giản diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải Một người diễn đạt tốt người thời gian để truyền tải thông tin người khác hiểu cặn kẽ rõ ràng thông tin truyền tải Một giám đốc giỏi khơng người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng hoạt động sáng tạo mà cịn phải người có khả thuyết trình tốt, người làm cho nhân viên hiểu làm theo chiến lược định hướng mà đề Một giảng viên dạy giỏi không làm cho học viên hiểu bài, có kiến thức sâu rộng Người giảng viên chưa thành cơng khơng đạt mục tiêu quan trọng truyền đạt kiến thức cho học viên Kỹ thuyết trình yêu cầu lực cán Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), CÁN BỘ TÍN DỤNG Một cán tín dụng cho dù có thành tích cơng tác tốt khơng đánh giá cao cán tự trình bày ý tưởng kiến thức trước người, trước đối tác làm việc cán Hội đồn thể, cán thơn, xã, Tơ TK&VV Do đó, kỹ thuyết trình bước thiếu đường thành công Chúng ta gọi thành công làm cho người nhận thành cơng Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Hãy rèn luyện kỹ thuyết trình cho để rút ngắn đường đến thành công bạn Và điều quan trọng là, bạn thuyết trình giỏi chuyển tải nội dung đạt mục tiêu thuyết trình, bạn lôi người nghe tham gia “tương tác”, bạn tăng tự tin, tạo dựng hình ảnh thân vàbạn dễ thuyết phục người khác II CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH 1 Xác định mục tiêu thuyết trình Khi thuyết trình, người thuyết trình phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, đơi coi nhẹ điều đó, sau kết thúc thuyết trình người nghe khơng hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ khơng phép chủ quan Một thuyết trình coi tốt đạt mục tiêu sau: - Không làm thời gian người nghe; - Lôi hấp dẫn người nghe đến phút cuối; - Nhấn mạnh điểm quan trọng; - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe - Người nghe thay đôi; đồng ý hành động Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, cần lưu ý vấn đề, là: Không chuẩn bị tức chuẩn bị để đón nhận thất bại Để thuyết trình thành cơng, ln phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho bi thuyết trình, ta có nhiều việc phải làm, tập trung vào nội dung sau: a) Lựa chọn chủ đề giới hạn vấn đề thuyết trình Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu; chí chủ đề đối tác đặt hàng với Chủ đề thuyết trình khơng phụ thuộc vào mong đợi người nghe mà phụ thuộc vào chiến lược mối quan tâm tô chức nơi người nghe cơng tác Vì vậy, lựa chọn chủ đề thuyết trình vấn đề cần ý sau phân tích đối tượng thuyết trình để lựa chọn chủ đề cho phù hợp với đối tượng nghe phù hợp với khả người thuyết trình Khi chọn chủ đề, thơng thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên lan man không trọng tâm Để tránh tình trạng này, từ chuẩn bị nội dung, ta phải giới hạn vấn đề thuyết trình, phải phân tích xem: Đâu ý chính, đâu ý phụ, ý “bắt buộc” phải nói, ý “cần nói”, ý nên nói Thơng thường, ta ưu tiên nói ý “bắt buộc” trước, cịn thừa thời gian cho thêm ý “cần”, ý “nên nói” để thuyết trình sau b) Phân tích thính giả diễn giả Thành cơng thuyết trình khơng phụ thuộc vào yếu tố chủ quan diễn giả mà thính giả Phân tích diễn giả thính giả giúp có giải pháp hữu hiệu cho thuyết trình mình.“Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng” * Phân tích thính giả (Người nghe) Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình, đáp ứng nhu cầu thính giả Những thơng tin cần thu thập để phân tích thính giả: Ti tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn chun mơn, vị trí cơng việc Khi phân tích thính giả, cần trả lời số câu hỏi: Đối tượng người nghe ai? Họ làm cơng việc gì? Tại họ lại nghe mình? họ nghe nào? Ngồi ra, qui mơ người nghe ảnh hưởng đến kết cấu thuyết trình Nếu có người nghe, bạn trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị họ cho biết ý kiến vấn đề trình bày Nếu có đơng người nghe, bi thuyết trình phần lớn mang tính chiều, trường hợp này, rõ ràng, xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt bi thuyết trình *Phân tích diễn giả (Người nói) Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Quan hệ với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào? Ta am hiểu vấn đề trình bày chưa? Đã nắm vững nội dung, có đủ tư liệu, thơng tin để trình bày hay khơng?Năng lực, cương vị thân người nghe chấp nhận hay khơng?Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình c) Chuẩn bị nội dung *Xây dựng cấu trúc cho thuyết trình (bố cục) Một cơng trình tồn vững với thời gian nhờ thiết kế, tạo kết cấu hợp lý Cũng làm từ Các bon Than bùn rẻ cịn Kim cương siêu đắt, điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình, có người nói hay, có người nói dở Điều phụ thuộc nhiều yếu tố, yếu tố quan trọng việc lựa chọn nội dung xếp theo cấu trúc hợp lý Bất kỳ văn hay thuyết trình có phần: (1) Mở bài, (2) Thân (3) Kết luận Tuy nhiên, việc tô chức thể phần lại vấn đề khác Khi chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở hay, sắc nhọn, lôi người nghe? Làm để có thân chặt chẽ, nội dung phong phú, phù hợp với đối tượng nghe mình? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lòng người? Cả ba câu hỏi trả lời cách thiết kế cấu trúc chặt chẽ, logic Cấu trúc bài thuyết trình mơ giống “Cái đinh” Phần mở (Mũi đinh) Phần mở mô giống mũi đinh phải thật sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì vậy, phần mở phải ngắn gọn, sắc sảo, bao hàm chủ để thuyết trìnhđể : - Thu hút người nghe từ bắt đầu thuyết trình; - Tạo bầu khơng khí ban đầu; - Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe Phần thân (Thân đinh) Phần thân mô giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Điều có nghĩa là, phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ kinh nghiệm người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài không phù hợp (giông lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền) Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn không phù hợp (giống lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc) Vì vậy, muốn có thuyết trình hay, cần có độ dài nội dung phù hợp với người nghe Phần kết luận (Mũ đinh) Nếu phần Mở ví mũi đinh thân ví thân đinh phần kết luận giống mũ đinh để giữ cho đinh đóng chắn không bị tụt vào bên Giống vậy, sau trình bày xong, người thuyết trình cần phải tóm tắt lại nội dung bài, giúp cho thính giảlưu lại điểm quan trọng có ấn tượng diễn giả thuyết trình Phần kết luận thiết phải tóm tắt cho nội dung quan trọng trình bày Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục, hút người nghe (phần giới thiệu phần sau) d) Chuẩn bị thông tin tài liệu liên quan Người thuyết trình phải có đủ thơng tin chủ đề, nắm vững hiểu xác thơng tin trình bày Cần nghiên cứu kỹ văn bản, tài liệu, số liệu có liên quan để nắm nội dung thuyết trình Để có thuyết trình hay, thơng tin phong phú, người thuyết trình phải thường xun cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề thuyết trình Điều giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi thính giả thuyết trình Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đơi ngày, giờ, trước thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thơng tin, dẫn chứng ta đưa phải hay chưa đ) Chuẩn bị phương tiện hỡ trơ Thường thuyết trình khơng có nói khơng mà cịn có thiết bị công cụ hỗ trợ Căn vào điều kiện thực tế thuyết trình: Đối tượng thuyết trình, hội trường, cở vật chất có, lực thân để chuẩn bị lựa chọn cho phương tiện hỗ trợ phù hợp Các thiết bị công cụ hỗ trợ chủ yếu sử dụngkhi thuyết trình máy chiếu Projector dùng để chiếu slide chuẩn bị phần mềm Power Point, Video file sử dụng phần mềm khác; bảng viết phấn (bảng đen); bảng viết bút (bảng trắng); bảng giấy (giấy A0 A1), thẻ màu… e) Chuẩn trước tình phản hồi Phần đặt trả lời câu hỏi sau thuyết trình có cịn quan trọng thuyết trình Do thời gian dành cho thuyết trình có hạn, khơng thể nói tất vấn đề liên quan đến nội dung thuyết trình Để chủ động, người thuyết trình nên suy nghĩ trước tình bị hỏi đề nghị làm rõ sau thuyết trình Nếu khơng chuẩn bị trước, bị hỏi, khơng trả lời rơi vào tình trạng lúng túng, khơng lối thốt, đặc biệt với người kinh nghiệm trongthuyết trình g) Luyện tập trước thuyết trình chỉnh sửa Bước cuối quan trọng thường hay bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Sau chuẩn bị nội dung dàn ý có bản, nên tập trước thuyết trình * Mục đích luyện tập Để tập luyện động tác tự tin đứng trước đám đơng Tập để nói to, rõ ràng, thong thả, thục, không nhánh, chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nhằm thu hút người nghe ln tập trung phía mình.Q trình tập luyện để biết điểm mạnh để tiếp tục phát huy làm tốt hơn, điểm hạn chế để chỉnh sửa, khắc phục kể nội dung phương pháp Thao trường có mồ chiến trường bớt đô máu Luyện tập bước nhỏ bí thành cơng lớn người thuyết trình Thường chúng tơi tơng kết phương pháp 3T: Tự tin, Thong thả, Thuần thục * Phương pháp luyện tập - Đứng tập trước gương: Khi đứng trước gương để tập, trược tiếp nhìn tồn dáng điệu, cử trước gương: Nét mặt, trang phục, dáng đứng, cách vung tay…để tự điều chỉnh lại cho phù hợp trước lên thuyết trình - Tập trước vài người, nhóm nhỏ: Phương pháp giúp cho người thuyết trình tự tin để thuyết trình trước đám đơng với điều kiện thuyết trình thật Nên nhờ người thân nghe góp ý giúp, có người thân góp ý cách chân tình Qua đó, thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng mới, sở chỉnh sửa, bơ sung cho phù hợp - Tập đặt Camera ghi hình: Tối ưu tự tập đặt máy camera ghi hình để phân tích điều chỉnh hành vi Q trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên, cần tập trung vào nội dung có thuyết trình tốt Trong điều kiện khơng có Camera, tự tập ghi lại điện thoại để nghe lại giọng nói mình, ghi hình xem lại cử cảm xúc thuyết trình Thực thuyết trình Để có thuyết trình hiệu lơi ý người nghe, người thuyết trình cần phải tuân thủ theo quy tắc định thuyết trình chúng tơi gọi Quy tắc 3T:Trình bày khái quát SẼ trình bày (thuyết trình phần mở bài).Trình bày CẦN trình bày (thuyết trình thân bài) Trình bày tóm tắt ĐÃ trình bày (thuyết trình phần kết luận) a) Thuyết trình phần mở Thuyết trình phần mở quan trọng, người nghe tập trung vào người nói từ ban đầu, mở đầu khơng tốt, khó gây ấn tượng tốt cho người nghe, ảnh hưởng đến tâm lý mong đợi họ Vì vậy, thuyết trình phần mở đầu phải thật ngắn gọn, sắc nét, tạo ý cho người nghe quan trọng Phần cần thể nội dung sau: * Tạo thích thú cho thính giả:Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây để gây ấn tượng ban đầu cho thính giả cử phi ngôn từ có phút để gây ấn tượng với người nghe (thính giả) nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay khơng, phụ thuộc nhiều vào giây phút cách thu hút ý họ từ mở đầu Đây phần khó khăn thuyết trình vì: “Khơng có hội thứ hai để gây ấn tương ban đầu”; “Vạn khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”.Để thu hút ý người nghe từ ban đầu, người thuyết trình sử dụng nhiều cách khác Một số cách phơ biến là: - Lấy ví dụ, minh họa: Chẳng hạn, sử dụng đinh để minh hoạ cho tầm quan trọng việc thiết kế “Cấu trúc thuyết trình” - Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Có thể kể câu chuyện tiết kiệm người nghèo để bắt đầu thuyết trình Huy động tiền gửi tiết kiệm - Số liệu thống kê, dẫn chứng: Có thể nêu vài số dư nợ nguồn vốn để minh họa cho lớn mạnh NHCSXH; nêu vài nhân chứng việc khơng làm qui trình hướng dẫn gây hậu nghiêm trọng - Mở đầu cách đặt câu hỏi: Có thể đặt câu hỏi tỷ lệ nợ xấu NHCSXH để mở đầu cho giải pháp nâng cao chất lượng tín dụng - Mở đầu câu châm ngôn: Chẳng hạn “ Hãy tiết kiệm xu để trở thành tỷ phú” để mở đầu cho tiết kiệm; “Buôn tàu bán bè không ăn dè tiết kiệm”; … - Mở đầu trò chơi: Trò chơi “Tam thất bản” để mở đầu cho thuyết trình Chú ý: Mỗi cách có đặc thù riêng, phù hợp với nội dung cụ thể thuyết trình Vì vậy, nên vận dụng cách sáng tạo cách khác khơng có cách tốt tối ưu cho tất tất người * Nêu cần thiết của buổi thuyết trình: Người nghe cần biết lại có bi thuyết trình, nhằm khẳng định tầm quan trọng nội dung thuyết trình họ Như vậy, thu hút quan tâm họ vào chủ họ nghe * Giới thiệu tiêu đề của thuyết trình: Sau có ý thính giả, điều cần làm tiếptheo tiêu đề thuyết trình Thông thường, sau nêu cần thiết, cần nêu tên thuyết trình, thơng thường, nói cần thiết gắn liền với chủ đề, nên người nghe không tách bạch ý cách rõ ràng * Giới thiệu nội dung của thuyết trình: Diễn giả cần phải giới thiệu khái qt nội dung trình bày Điều giúp cho người nghe có định hình nội dung họ nghe, thấy khơng phù hợp khơng tiếp tục nghe để khơng lãng phí thời gian, nội dung trình bày, nội dung họ thấy hay hữu ích họ tập trung cao * Đặt mục tiêu sau thuyết trình: Diễn giả cần nói rõ yêu cầu mục tiêu thính giả để họ tập trung ý nghe từ ban đầu với mong đợi diễn giả thính giả Nói cách khác u cầu diễn giả thính giả sau nghe thuyết trình cần nắm vấn đề sau nghe xong họ làm b) Thuyết trình phần thân Trình bày theo nội dung nêu phần mời bài.Với nội dung gồm nhiều nội dung nhỏ, diễn giả cần phải đọc thật kỹ nội dung tài liệu lựa chọn tài liệu phát cho thính giả để: *Lựa chọn nội dung quan trọng: Một lỗi thường gặp nhà thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân bản: Thứ nhất: Không xác định đâu thông tin bắt buộc người nghe PHẢI BIẾT, đâu thông tin NÊN BIẾT đâu thơng tin CĨ THỂ BIẾT Thứ hai: Sợ người nghe khơng hiểu nói Nếu ta đưa nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí khơng nhớ gì, xảy tượng “Đa thư loạn tâm” “Nói dài, nói dai, thành nói dại” Vì vậy, phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc PHẢI truyền đạt, đâu thông tin NÊN truyền đạt cuối đâu thông tin CÓ THỂ truyền đạt Theo thứ tự này, vào thời gian cho phép ta xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin nên cuối thơng tin biết Thách thức lớn người thuyết trình khơng biết “giới hạn điểm chính” hay lựa chọn nội dung quan trọng để trình bày * Chia thành phần dễ tiếp thu: Những nội dung lựa chọn thuyết trình nên chia nhỏ để người nghe dễ tiếp thu, thông thường chia thành từ đến5 phần Không nên chia nhiều phần, người nghe cảm thấy vấn đề vụn vặt, thiếu hệ thống logic *Sắp xếp nội dung theo trình tự lơgic: Những nội lựa chọn trên, xếp với theo trật tự lơgíc định Lơgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân - kết theo thứ, bậc Đơi có nội dung mà người viết tản mản, vậy, người thuyết trình cần đọc kỹ để xâu chuỗi lại nội dung, giúp cho người nghe dễ hiểu, dễ nhớ * Phân bổ thời gian phù hợp cho nội dung: Sau phân chia thành phần xếp điều cần thiết phải phân bô thời gian phù hợp cho nội dung Đặc biệt, phần thân bài,cần chia nội dung nhỏ, tùy theo độ dài, ngắn, khó, dễ khác mà phân bơ thời gian cho phù hợp để người nghe dễ tiếp thu c)Thuyết trình phần kết luận Chúng ta biêt “Lời nói gió bay”, khác biệt văn nói văn viết Vì vậy, thuyết trình để người nghe cịn lưu lại thơng tin quan trọng, phải có kết luận Trong khoảng thời gian thuyết trình phần thân bài, người nghe tập trung, khơng tiếp thu tồn thơng tin mà ta thuyết trình Vì vây, kết luận giúp người nghe tóm tắt lại ý trình bày Hơn nữa, kết luận thơng điệp cuối ta gửi đến người nghe Với thông điệp cốt lõi này, người nghe liên tưởng đến tồn phần nội dung thuyết trình Do vậy, phần kết luận cần phải: * Thông báo trước kết thúc: Việc thơng báo thể cụm từ như: Tóm lại ; để kết thúc, tơi tóm tắt lại ; trước chia tay, tơi xin tóm tắt lại trình bày Việc thơng báo cịn giúp người nghe chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thông tin cốt lõi thuyết trình * Tóm tắt điểm chính: Theo nghiên cứu người nghe khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì vậy, ta tóm tắt lại điểm giúp họ nhớ khái quát lâu nội dung ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục thuyết trình kèm ý cần nhấn mạnh *Nêu thách thức kêu gọi: Mục đích cuối thuyết trình thuyết phục người khác làm theomình Vì vậy, phần kết luận thuyết trình cịn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe hành động Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hô hiệu: Quyết tâm, sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực Ví dụ kêu gọi người nghe (cán NHCSXH) áp dụng vào buôi họp giao ban, tập huấn cho cán Hội, Tô…nhằm hướng người nghe đến hành động cụ thể việc áp dụng họ thu từ thuyết trình vào cơng việc cụ thể họ Đánh giá hiệu thuyết trình a) Mục tiêu đánh giá: Nhằm cho người thuyết trình thấy rõ điểm làm tốt, điểm hạn chế, để lần thuyết trình sau hiệu hợn.Cần thấy rõ sai sót, nhược điểm trình thuyết trình Rút học kinh nghiệm để thuyết trình tốt nữa, khơng thoả mãn với kết đạt b) Yêu cầu đánh giá: Khi đánh giá hiệu thuyết trình, cần ý số tiêu chí sau đây: - Tính xác, rõ ràng: Thơng tin phải chân thực, xác, khơng để người hiểu đa nghĩa, hay hiểu lầm; diễn đạt ý tưởng dứt khoát, thẳng vào chủ đề, nội dung, lồng ghép câu hỏi thuyết trình - Tính dễ hiểu, có sức thuyết phục: Sử dụng từ ngữ thơng dụng, có hình ảnh, ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng nghe Nên dùng từ ngữ địa phương thuyết trình cho dân địa phương - Tính khách quan: Trong thuyết trình cần nhân danh ý chí NHCSXH, nói đường lối chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước, chế độ ngành, quy định NHCSXH Cần đảm bảo tính khoa học, tơn trọng quy luật khách quan để thuyết phục người nghe - Tính trang trọng lịch sự: Không dùng lời lẽ thô thiển thiếu nghiêm túc, mỉa mai châm chọc tiếng lóng, cần xưng hô mực, lịch c)Phương pháp đánh giá: Sau bi thuyết trình, cần đánh giá hiệu thuyết trình cách: Có thể tự đánh giá, phát phiếu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm; nên theo dõi tiếp thu thông tin phản hồi, gồm: Góp ý người nghe; kết triển khai tiếp tục; hiệu thực vấn đề trình bày d)Một số tiêu chí đánh giá: Có nhiều nội dung cần đánh giá, người thuyết trình lựa chọn nội dung đánh giá phù hợp, nên đánh giá tiêu chí sau đây: - Đánh giá nội dung thuyết trình: Cần xem lại nói gì, nội dung đầy đủ, phù hợp hay chưa? - Đánh giá phương pháp thuyết trình: Vấn đề khơng phải nói mà nói để tạo phấn khích - Đánh giá tính nghệ thuật thuyết trình: Vấn đề khơng phải nói mà người nghe cảm nhận và, vấn đề người nghe cảm nhận mà người nghe thay đôi sau nghe thuyết trình III CÁC YẾU TỐ GĨP PHẦN VÀO SỰ THÀNH CƠNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH Một diễn giả muốn thành cơng thuyết trình cần phải nắm yếu tố đóng góp vào thành cơng Dưới số yếu tố góp phần vào thành cơng thuyết trình: Sử dụng tốt kỹ giao tiếp phi ngơn từ Để thuyết trình thành cơng ngồi yếu tố nội dung, người thuyết trình cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe giọng nói, dáng điệu, cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường Chắc trước bước vào họp hay hội thảo quan trọng, phải chuẩn bị thuyết trình kỹ lưỡng Chúng ta dành hàng tuần, hàng tháng, chí hàng năm hay nhiều năm để chuẩn bị nội dung thuyết trình Bao nhiêu tâm huyết vậy, đến ta nói lại khơng ý lắng nghe? Tại nội dung, người nói hội trường ý, vỗ tay tán thưởng, người khác nói lại khơng thuyết phục chí khiến hội trường ngủ gật? Người thuyết trình thơng minh biết kết hợp hiệu yếu tố: (i) Ngôn ngữ, (ii) Phi ngôn từ, (iii) Sự thông minh, sáng tạo, (iv) Vốn kiến thức sẵn có Những kỹ phi ngơn từ được hướng dẫn kỹ giao tiếp Trong này, xin nhấn mạnh số nội dung sau: a) Giọng nói - Nói giọng điệu phù hợp với hồn cảnh, tình để giúp cho việc thể thơng điệp cách xác.Cần sử dụng giọng nói truyền cảm, nhẹ nhàng, ấm áp khigiải thích, thuyết phục để giúp cho người nghe cảm thấy thoải mái, dễ chịu Cần sử dụng giọng nói rõ ràng, dứt khoát, đoán cần thể uy lực, mệnh lệnh phải tuân thủ - Nhịp điệu vừa phải, ngữ điệu lúc trầm, lúc bông, lúc lên giọng, lúc xuống giọng, tùy theo mục tiêu nói để cảm hóa người nghe Tránh nói đều khiến người nghe nhàm chán, gây buồn ngủ - Âm lượng vừa đủ nghe, không to nhỏ, phát âm chuẩn xác, khơng nói ngọng, nói lắp, cần tập nói từ khó trước thuyết trình b) Ánh mắt: Trong thuyết trình, phải ln quan sát người nghe để biết họ có ý nghe hay khơng, cách, giao tiếp với người nghe Kỹ quan sát, phải nhìn bao quát tất người để có cảm giác quan tâm, có vị trí quan trọng bi thuyết trình c) Nét mặt: Nét mặt biểu thái độ, cảm xúc người như: Vui, buồn, ngạc nhiên, sợ hãi, tức giận, hồi nghi…Do đó, thuyết trình, nét mặt phải thể cảm xúc phù hợp với hồn cảnh, tạo dựng uy tín cho mang lại niềm tin hứng thú cho người nghe Nụ cười đem lại cho người nghe cảm giác thoải mái, tự tin tín hiệu tốt lành, tình hữu hảo lịng chân thành, biểu thân thiện cao d) Tư thuyết trình: Khi thuyết trình, diễn giả chọn cho tư thích hợp, đứng ngồi, kết hợp với di chuyển - Nếu chọn tư đứng: Khi đứng phải thẳng lưng, chân rộng vai, đứng theo có chân trụ để chân nghỉ, thay đôi chân để không bị mỏi Không đứng bắt chéo chân hay dựa vào bàn, tựa tay vào bục 10 - Nếu chọn tư ngồi: Cần chọn vị trí để tất thính giả nhìn thấy, nhằm thu hút ý người nghe vào người thuyết trình Khi khơng nhìn thấy người nghe, giống nghe Radio vậy.Vì vậy, người thuyết trình chuyên nghiệp thường hạn chế lựa chọn tư ngồi mà thường chọn tư đứng kết hợp với việc di chuyển hội trường để giao tiếp với người nghe, bao quát toàn hội trường đ) Động tác, cử chỉ: Các cử gật đầu, lắc đầu, nghẹo đầu cử tay làm cho thuyết trình trở nên hấp dẫn, sinh động, lơi Các động tác phối hợp thuyết trình phải nhuần nhuyễn, thể cách thật tư nhiên tôn trọng người nghe Hai tay “cất đâu” câu hỏi lớn người thuyết trình Khi thuyết trình khơng nên ngón tay, gõ tay xuống bàn, vung tay liên tục, chém tay vào không trung, gãi đầu, tỳ tay xuống bàn, chắp tay sau lưng, đút tay vào túi quần Cần luyện tập động tác tay dùng ngón tay, bàn tay, xoay tay, vung tay thường để tay từ cằm đến thắt lưng, vung tay từ từ lên e) Trang phục: Người thuyết trình cần lựa chọn cho trang phục phù hợp với người nghe, với hoàn cảnh đặc điểm nơi thuyết trình Để thể tôn trọng người nghe, cần trang phục chỉnh tề, phù hợp với khô người, màu da, khuôn mặt; không kích thước mà cịn màu sắc, kiểu dáng Không nên mặc sang trọng, không nên q tuyền tồng, nên mặc sang thính giả bậc Sử dụng hiệu phương tiện hỗ trợ a) Nguyên tắc sử dụng phương tiện hỗ trơ Phần chuẩn bị lựa chọn phương tiện hỗ trợ phù hợp, quan trọng việc sử dụng phương tiện để hỗ trợ tốt cho thuyết trình Khi sử dụng phương tiện hỗ trợ cần ý: - Đảm bảo tất thính giả nhìn thấy được; - Thông tin viết không mâu thuẫn với thông tin nói; - Thu hút thính giả cách sử dụng màu sắc: Cần ý việc trang trí nhằm hỗ trợ không lãng thơng tin; - Thơng tin trình bày phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, xác, đọng trình bày đẹp; - Cần phải nhấn mạnh điểm chính; - Phải có tiêu đề cho phần b) Một số phương tiện hỗ trơ cách sử dụng * Bảng trắng - Kiểm tra loại bút viết bảng bút phải có mực; - Đậy nắp bút sau sử dụng; - Có khăn lau bảng, tránh dùng giấy để lau; - Chữ viết rõ ràng đủ lớn để người nhìn thấy… 11 * Bảng giấy - Đặt vị trí có tư đứng thuận lợi đứng bên viết; - Mỗi dòng viết thể ý ngắn gọn; - Không nên sử dụng màu trang; - Sử dụng bút nhiều màu bút phải có mực; đậy nắp bút sau sử dụng; - Tiêu đề nên viết chữ in hoa; chữ viết rõ ràng đủ lớn để người nhìn - Đủ số lượng giấy bút * Thẻ màu - Chọn màu bút thích hợp với màu giấy; - Khơng viết q sát lên mép trên; - Viết theo chiều ngang thẻ; - Chọn màu phù hợp với mục tiêu; - Viết ý nội dung cần trình bày; - Mỗi thẻ ghi ý kiến * Máy chiếu máy tính Nếu dùng máy chiếu máy tính để thuyết trình phần mềm Powerpoint phải ý cách thiết kế trang chiếu (Slides) Nguyên tắc để thiết kế trang chiếu sau: - Chỉ thể nội dung chính; - Một trang chiếu khơng q nội dung; - Một nội dung khơng q dịng (để đảm bảo không nhiều chữ); - Điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với không gian số lượng người nghe (cỡ chữ nhỏ nên 20 pt); - Ngơn từ qn; - Gam màu hình ảnh thích hợp (khơng sử dụng gam màu nóng; khơng nên sử dụng màu slide); - Trang chiếu cân đối * Một số lưu ý sử dụng máy chiếu - Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy công cụ phụ trợ (nếu có) trước thuyết trình; - Kiểm tra kết nối điện đầu dây nối với máy tính; - Điều chỉnh độ nét trang chiếu kích thước trang chiếu cho phù hợp với hình (focus zoom); - Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa; - Khơng qua trước ống kính máy chiếu; - Tắt máy chiếu gián đoạn lần thuyết trình dài Biết cách kéo dài rút ngắn thuyết trình a) Cách kéo dài thuyết trình 12 Khi nội dung thuyết trình gần hết, chưa quản lý tốt thời gian phải biết cố gắng tìm cách kéo dài thuyết trình để tránh cho người nghe nghỉ sớm Chỉ nên cho người nghe nghỉ trước kết thúc khoảng - 10 phút Sau số cách để kéo dài thuyết trình: - Đặt câu hỏi để thính giả chia sẻ kinh nghiệm; - Kể chuyện để minh họa thêm điểm trình bày; - Tạo tình nhập vai; - Cùng thính giả tơng kết lại điểm trình bày Tùy theo thời gian cịn nhiều hay mà người thuyết trình lựa chọn cách cho phù hợp, nhiều thời gian sử dụng cách “Tạo tình nhập vai” cách thời gian Tình thường gặp với người thuyết trình lần đầu thuyết trình chủ quan, khơng chuẩn bị kỹ nội dung cần trình bày, đứng trước đám đơng khơng biết nói chủ yếu phô biến nội dung, nội dung hết nhanh, khơng có diễn giải b) Cách rút ngắn thuyết trình Ngược lại, số người có nhiều thơng tin, lựa chọn nội dung Phải nói, nên nói nói Khi thuyết trình, nói lan man, khơng có trọng tâm trọng điểm, dẫn đến việc hậu dừng lại đâu Đến thời gian gần hết, nội dung khơng thuyết trình được, làm người nghe thất vọng Sau số để rút ngẵn thuyết trình: - Loại bỏ bớt hoạt động quan trọng; - Tập trung vào điểm trình bày lựa chọn chuẩn bị; - Nêu vấn đề khẳng định trình bày chi tiết phần sau - Giới thiệu tài liệu liên quan để người nghe tìm đọc Biết loại bỏ yếu tố cản trở thuyết trình - Thiếu tự tin, tự nhiên, hay lo lắng run sơ: Run sợ là điều tốt thuyết trình Khơng có đội trưởng đội bóng bảo đội bình tĩnh trước vào trận Thay vào đó, bạn tự kiểm soát run sợ cách thở thật sâu từ hồnh tưởng tượng kết thúc thuyết trình thành cơng Được chuẩn bị tốt, bạn tự tin - Sai số liệu: Tính nhầm, thiếu số liệu công bố số liệu cần giữ bí mật lỗi nghiêm trọng Hãy đảm bảo số liệu bạn đưa sát với thực tế - Quay lưng phía người nghe: Đừng quay lưng phía người nghe giây lúc thuyết trình Quay mặt phía người nghe để quan sát, biết người nghe ý lắng nghe mức độ Vì vậy, quan sát người nghe nói bí để thành cơng người thuyết trình - Kết thúc khơng tốt: Kết thúc thuyết trình cho thật hiệu việc dễ làm Kết thúc khơng đơn giản tóm tắt lại thuyết trình bạn nói lời cảm ơn Đừng quên đặt câu hỏi cho người 13 nghe cảm nhận họ dành thời gian để họ đặt câu hỏi vấn đề họ chưa hiểu muốn tìm hiểu sâu - Người nghe khơng phù hơp: Nếu khơng tìm hiểu trước đối tượng người nghe, bạn khơng có thuyết trình phù hợp, khơng thuyết phục Nếu bạn thuyết trình hệ thống Intellect Core Banking thuyết trình bạn khơng có tác dụng với người không làm việc Ngân hàng cán Hội, Xã, Thôn, Tô TK&VV - Thời gian khơng phù hơp: Người thuyết trình, cần phải ý quản lý thời gian, không nên kéo dài thời gian, buôi trưa người nghe mệt, đói, cố gắng nói cho hết nội dung người nghe chẳng nghe Hoặc bi thuyết trình q dài mà khơng nghỉ giờ, người nghe ra, vào lộn xộn, khiến người khác không tập trung - Không chuẩn bị trước tình bị hỏi: Phần đặt trả lời câu hỏi sau thuyết trình có cịn quan trọng thuyết trình Để chủ động, người thuyết trình nên suy nghĩ trước tình bị hỏi đề nghị làm rõ Nếu không, bị hỏi vấn đề khơng chuẩn bị trước, khơng trả lời rơi vào tình trạng lúng túng, khơng lối thoát, đặc biệt với người thuyết trình 14 ... SẼ trình bày (thuyết trình phần mở bài) .Trình bày CẦN trình bày (thuyết trình thân bài) Trình bày tóm tắt ĐÃ trình bày (thuyết trình phần kết luận) a) Thuyết trình phần mở Thuyết trình phần mở... xúc thuyết trình Thực thuyết trình Để có thuyết trình hiệu lơi ý người nghe, người thuyết trình cần phải tuân thủ theo quy tắc định thuyết trình chúng tơi gọi Quy tắc 3T :Trình bày khái quát SẼ trình. .. mục tiêu thuyết trình Khi thuyết trình, người thuyết trình phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, đơi coi nhẹ điều đó, sau kết thúc thuyết trình