Phan-III-Bai-giang-Excel-Print

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn nào đó. v Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp t[r]

(1)

LOGO

MICROSOFT EXCEL (21tiết)

1 Bài giảng Bộ môn THCS,

Khoa CNTT biên soạn

NỘI DUNG

1.Làm quen với Excel (1t)

2.Làm việc với liệu Excel (3)

3.Các hàm số Excel(15t)

4.Biểu đồ(1,5t)

5.In ấn (0,5)

2

1 Làm quen với Excel

1.Làm quen nhanh với Excel

2.Thao tác với Workbook

3.Thao tác với Worksheet

4.Thao tác với ô vùng

3

Làm quen nhanh với Excel

vMàn hình giao diện chính: tương tự Word

vThanh công cụ Ribbon

4

Làm quen nhanh với Excel (2)

vThuật ngữ cần nhớ

§ Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu trữ

dữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính

§ Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc

với liệu Một worksheet có nhiều có chứa cột dịng Worksheet lưu workbook

5

Thao tác với Workbook

Các thao tác giống với thao tác với tệp Word

vTạo Workbook

vMở Workbook

vLưu Workbook:Lưu ý lưu tệp theo version Excel (xls, xlsx)

vĐóng Workbook

vSắp xếp Workbook

§ Hiển thị lúc nhiều Workbook để tham khảo qua lại

§ View/ Arrange All

6

Thao tác với Worksheet

vChèn thêm Worksheet vào Workbook: cách

§ Nhấn sheet tab

§ 2 Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành.

§ 3 Home / nhóm Cells / Insert / Insert sheet

§ 4 Nhấp phải chuột lên sheet tab / chọn Insert…, hộp thoại Insert ra, chọn

Worksheet /nhấn OK Sheet chèn vào trước sheet hành.

vĐổi tên Worksheet: Kích chuột phải vào sheet cần đổi tên chọn Rename

vXóa Worksheet:

§ Chọn sheet muốn xóa , chọn Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet

§ Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, xác nhận xóa OK

vSắp xếp thứ tự worksheet

§ Dùng chuột kéo thả

§ Dùng Move or Copy

Thao tác với Worksheet (2)

vSao chép/Copy Worksheet

§ Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt vùng Before sheet / đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK

§ Để chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl dùng chuột chọn lên tên sheet cần chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt sheet tab / thả trái chuột

8

Thao tác với Worksheet (2)

vSao chép/Copy Worksheet (2)

§ Để chép nhiều sheet lúc làm tương tự phải chọn nhiều sheet trước thực lệnh Để chọn nhiều sheet bạn giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet

§ Để chép hay nhiều sheet sang workbook khác, bạn mỡ workbook lên sau thực lệnh Move or Copy… nhớ chọn tên workbook đích To book (nếu chọn workbook đích (new book) chép sheet đến workbook mới).

vẨn/ Hiện worksheet

(2)

Thao tác với ô vùng

vNhận dạng ô vùng (cells, range)

vChọn vùng

vSao chép di chuyển vùng

vDán đặc biệt (Paste Special)

vĐặt tên vùng

vThêm thích cho ơ

vChèn, xóa ô, dòng cột

vThay đổi độ rộng cột chiều cao dòng

vNối (Merge)

vChuyển ô nối lại nhiều ô

vSử dụng Freeze Panes 10

Nhận dạng ô dùng (cells, range)

vĐịa ô địa vùng (miền) chủ yếu dùng công thức để lấy liệu tương ứng.

vĐịa ô xác định tiêu đề cột số thứ tự dịng Ví dụ: A3, B15, E10

vĐịa ô bao gồm:

ØĐịa tương đối: gồm tên cột tên hàng Ví dụ: A15, C43

ØĐịa tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng muốn cố định phần Ví dụ: $A3, B$4, $C$5

ØĐịa tương đối thay đổi chép công thức, địa tuyệt đối khơng

11

Nhận dạng dùng (cells,range) (2)

vMột vùng xác định địa góc trên bên trái vùng địa góc bên phải vùng Ví dụ A2:A12, B3:D8

12

Thao tác với ô vùng (2)

vChọn vùng: dùng chuột, shift + mũi tên, Ctrl+A

vSao chép di chuyển vùng

§ Bước Chọn vùng

§ Bước Dùng chuột, nút lệnh phím tắt để di chuyển

13

vDán đặc biệt (Paste Special): Trong copy

cần dán nội dung copy hay cắt từ nhớ vào với số chọn lọc để nhận liệu copy với định dạng khác nhau, thay dùng lệnh Paste bạn sử dụng Paste Special…

v Chi tiết tham số xem liệu Microsoft Excel

14

vĐặt tên vùng: Formulas / Defined Names / Define Name

vThêm thích cho ơ: Review / Comments / New Comment

vChèn, xóa ơ, dịng cột

§ Dùng chuột

§ Dùng menu: Chọn Home / chọn nhóm Cells / Insert Delete

vThay đổi độ rộng cột chiều cao dòng

§ Bước Chọn dịng cột cần điều chỉnh chiều cao độ rộng § Bước Chọn Home / Cells / Format / Chọn lệnh phù hợp § Nhanh: Dùng chuột đánh dấu dòng cột cần thay đổi, đặt

trỏ vào đường kẻ dòng cột xuất hiện hãy kéo chuột để lấy kích thước mong muốn

15

vNối (Merge)

Nối ô: liệu ô góc bên trái nhóm lại

§ Bước Chọn cần nối lại

§ Bước Chọn Home / Alignment / chọn Merge & Center

vChuyển ô nối lại nhiều ô (Unmerge)

Bỏ nối ô: nội dung góc bên trái

§ Bước Chọn bị nối

§ Bước Chọn Home / Alignment / chọn lại Merge & Center Unmerge Cells

16

Thao tác với ô vùng (6) v Sử dụng Freeze Panes khóa hàng/cột bảng có nhiều hàng, cột không

di chuyển di chuyển trượt (ngang/dọc): View/ Freeze Panes

17

Bài tập làm quen với Excel

vSinh viên thực hành:

§ Tìm hiểu mơi trường Excel, nhóm lệnh Ribbon

§ Mở Workbook (tệp Excel) có sẵn:

• Thao tác với Worksheet • Thao tác với ơ, vùng • Thêm, xóa chỉnh sửa hàng, cột

(3)

2 Làm việc với liệu Excel

1.Nhập liệu, hiệu chỉnh

2.Định dạng

3.Tìm kiếm thay liệu

4.Sắp xếp lọc liệu

19

Nhập liệu, hiệu chỉnh

vNhập liệu

vNhập ký tự đặc biệt

vHiệu chỉnh nội dung

vNhập đè lên có sẵn nội dung

vSử dụng kỹ thuật nhập liệu

20 21

Nhập liệu vào ơ

vCách thức: kích chuột vào ô, gõ liệu vào, nhập

xong gõ Enter.

vDữ liệu chữ nhập bình thường

vDữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn

cách phần thập phân.

§ Để Excelhiểu liệu dạng khác liệu dạng chữthì nhập dấu’ trước liệu

§ Ví dụ: ’04.8766318

vDữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.

VD: 11/25/1980

22 Nhập liệu vào ô (2)

vVí dụ nhập kiểu liệu

23 Nhập ký tự đặc biệt

vBước Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên

chọn ô đến nơi cần chèn ô.

vBước Chọn Insert / nhóm Text / chọn Symbol

vBước Trong hộp thoại Symbol chọn ký tự cần,

có thể đổi kiểu Font hộp Font.

vBước Nhấn nút Insert để chèn.

24 Hiệu chỉnh

1. Sửa:

Dịch tới cần sửa: kích đúp chuột, ấn phím F2, kích chuột

trên cơng thức, trỏ nhấp nháy sửa bình thường.

2. Xố: Chọn miền cần xố, ấn phím Delete.

3. Undo Redo:

Undo:Ctrl+Z, bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc xảy sai sót.

Redo:Ctrl+Y, bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.

25 Một số kỹ thuật nhập liệu

v Sử dụng chức AutoFill để tự động điền liệu (thường dùng làm chỉ mục): Ví dụ 1,2,3,4,5,6 … ; 1,3,5,7,9…

§ Bước 1: Nhập số vào ô liền

§ Bước 2: Dùng chuột đánh dấu ơ, đặt trỏ vào góc bên phải ô thứ xuất dấu cộng màu đen -> kéo chuột

v Gõ địa tuyệt đối ô miền công thức: dùng phím F4

VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, ấn phím F4.

v Nhập liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00

chỉ cần nhập 6000, sau ấn nút Currency $ định dạng.

v Nếu nhập số vào mà Excel hiển thị #####là chiều rộng cột không đủ bạn tăng thêm chiều rộng cột.

Định dạng

vĐịnh dạng chung

vBảng định dạng bảng (table)

26

Định dạng (2)

vĐịnh dạng chung: Các nút định dạng thông dụng Excel bố

trí thuận lợi truy cập nhóm Home Ribbon

v Khi cần định dạng phức tạp ta sử dụng hộp thoại Format Cells trình bày

(4)

28 Định dạng Format/Cells

-Chọn Home / nhóm Cells / Format / Format Cells…

+ Tab Number: định cách hiển thị số

+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí liệu

+ Tab Font: định font chữ

+ Tab Border: định đường kẻ viền ô

+ Tab Fill: Đặt màu

+ Protection: Bảo mật liệu

Tìm hiểu chi tiết nội dung tab tài liệu Microsoft Excel

29

Kiểu hiển thị số

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Cách hiển thị số âm

Chú giải

Format/Cells… Tab Number

30

Căn liệu chiều ngang

Xuống dịng vừa độ rộng ô

Định hướng văn

Thu nhỏ chữ vừa kích thước

Nhập liền kề thành ô

Format/Cells… Tab Alignment

Căn liệu chiều dọc ô

31

Chọn font chữ

Chọn kích thước chữ

Chọn màu chữ Gạch chân

chữ

Xem trước

Format/Cells… Tab Font

Chọn kiểu chữ

32

Không kẻ khung

Màu đường kẻ Khung

bao

Format/Cells… Tab Border

Chọn kiểu đường kẻ

Khung bên

Định dạng (3)

vĐịnh dạng bảng:Excel thiết lập sẵn nhiều biểu mẫu định dạng

bảng hỗ trợ tạo thêm biểu mẫu § Bước Chọn vùng cần định dạng bảng

§ Bước Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table

§ Bước Cửa sổ Style liệt kê nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn các biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số 9

§ Bước Cửa sổ Format As Table lên nhấn OK để xác nhận.

33

Tìm kiếm thay liệu v Ý nghĩa cách sử dụng Find/ Replace tương tự Word

v Để tìm liệu tìm thay liệu:

§ Kích nút Find & Select nhóm Editing tab Home § Chọn Find Replace

34

Sắp xếp lọc liệu

Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn đó.

vSắp xếp: Để thực xếp theo chiều tăng dần

hay giảm dần cột: § Đánh dấu muốn xếp § Kích nút Sort & Filter tab Home

§ Kích nút Sort A to Z (tăng dần) hay Sort Z to A (giảm dần)

35

Sắp xếp lọc liệu (2)

Tùy chọn xếp

vĐể xếp nhiều cột:

§ Kích nút Sort & Filter tab Home § Chọn cột mà bạn muốn xếp § Kích Add Level

§ Chọn cột bạn muốn xếp § Kích OK

(5)

Sắp xếp lọc liệu (2)

Lọc liệu

vBộ lọc cho phép bạn hiển thị liệu mà đáp ứng

các tiêu chuẩn định

vĐể sử dụng lọc:

§ Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc § Trên tab Home, kích Sort & Filter

§ Kích nút Filter

§ Kích vào mũi tên phía § Kích Text Filter

§ Kích Words bạn muốn lọc

vĐể hủy bỏ lọc thiết lập

§ Kích nút Sort & Filter § Kích Clear

37

Bài tập nhập liệu, hiệu chỉnh

vCác kiến thức, kỹ cần thực hành:

§ Cách nhập liệu ơ

§ Định dạng Format Cells

§ Sắp xếp lọc liệu.

38

3 Các hàm số Excel

1.Kiểu liệu

2.Giới thiệu công thức hàm

3.Các hàm Excel

39

Một ô chứa kiểu liệu

Kiểu liệu phụ thuộc ký tự gõ vào người dùng định dạng 1 Kiểu số (Number)

- Là chữ số:0®9,

- Các dấu : + - ( $

2 Kiểu chuỗi (Text)

- Là chữ cái: A® Z, a ® z

- Các ký tự canh biên: ‘ “ ^ \

3 Kiểu ngày tháng

- Ngày ngắn gọn: dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy

- Ngày chi tiết: Thursday, May 10, 2007 Kiểu liệu bản

40

Giới thiệu công thức hàm

41 vCơng thức:

§Bắt đầu dấu =

§Sau số, địa ô, hàm số

được nối với phép toán. vCác phép toán: + , - , * , / , ^

v Cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa vVí dụ: = 10 + A3

= B3*B4 + B5/5

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2)

42 Công thức

vCông thức:

§ Bắt đầu dấu =

§ Sau số, địa ơ, hàm số nối với phép toán

vCác phép toán: + , - , * , / , ^ v Cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa

vVí dụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2)

Hàm số

vExcel có nhiều hàm số sử dụng lĩnh vực:toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …

vHàm số dùng cơng thức

vTrong hàm có xử lý ký tự xâu ký tự thì chúng phải bao cặp dấu“ ”

vHàm số gồm: Tên_hàm(đối số 1, đối số 2, , đối số n)

vCác hàm số lồng Ví dụ:

=IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))

Lưu ý: Tìm hiểu thêm tham chiếu cơng thức, tốn tử tài liệu Microsoft Excel

43

Các hàm số Excel

1. Nhóm hàm logic

2. Nhóm hàm tốn học

3. Nhóm hàm chuỗi

4. Nhóm hàm thống kê

5. Nhóm hàm date, time

6. Nhóm hàm dị tìm liệu

Lưu ý: Sinh viên đọc thêm phần hàm số tài liệu Microsft Excel

44 45

vHàm IF: Trả giá trị (TRUE) sai (FALSE) tương ứng điều kiện bạn sai

vCú pháp: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

§ Logical_test g.trị biểu thức nhận giá trị TRUE FALSE Đối số sử dụng tốn tử tính tốn so sánh

§ Value_if_true giá trị trả logical_test TRUE.

§ Value_if_false giá trị trả logical_test FALSE.

(6)

46

vCó đến 64 hàm IF lồng vào để xử lý

tình kiểm tra điều kiện phức tạp.

§ Ví dụ: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2)) Hàm cho kết phép thử sau:

nếu [dữ liệu ô C6] £ 300

nếu 300 < [dữ liệu ô C6] £ 400 nếu [dữ liệu ô C6] > 400

ï ỵ ï í ì

3 2 1

Hàm IF (2)

47 Ví dụ hàm IF (1)

A

Data

50

Công thức Mô tả công thức

=IF(A2<=100,"Đạt","Không đạt") Nếu giá trị A2 <=100 hàm trả “Đạt” Ngược lại, hàm trả giá trị “Không đạt”

=IF(A2=100,SUM(B5:B15),"") Nếu giá trị A2 = 100 hàm tính tổng vùng liệu B5:B15 Ngược lại hàm trả giá trị rỗng “”

48 Ví dụ hàm IF (2)

A B

Actual Expenses Predicted Expenses

1500 900

500 900

500 925

=IF(A2>B2,"Over Budget","OK")

Nếu A2>B2 trả “Over Budget”, ngược lại trả “OK”

49 Ví dụ hàm IF (3)

10> >=9 9> >=8 8> >=7 7> >=5 Dưới 5

Xuất sắc Giỏi Khá Trung bình Yếu

Giả sử thang đánh giá kết học tập học sinh theo điểm trung bình năm sau:

Dùng hàm IF lồng để xếp loại học sinh theo điểm tổng kết.

=IF(D2 >= 9.0, "Xuất sắc", IF(D2 >= 8.0, "Giỏi", IF(D2>= 7.0, "Khá", IF(D2>= 5.0, "Trung bình", “Yếu”))))

50 Nhóm hàm logic (2)

vHàm AND:Trả kết TRUE tất điều kiện đều TRUE, trả FALSE điều kiện là FALSE.

vCú pháp: AND (logical_1,logical_2, ):

§ Logical_1, logical_2, kiện cần kiểm tra Các điều kiện biểu thức, vùng tham chiếu mảng giá trị

vVí dụ: = AND (B3>=23,B3<25)

vHàm OR:Trả TRUE điều kiện

là TRUE Trả FALSE tất điều kiện là FALSE

vCú pháp OR(logical_1,logical_2, )

§ Logical_1, logical_2,… điều kiện cần kiểm tra Các điều kiện biểu thức, vùng tham chiếu mảng giá trị § Lưu ý: Các điều kiện phải có giá trị TRUE FALSE Nếu

trong điều kiện có giá trị khơng phải Logic, hàm AND trả lỗi #VALUE!

vVí dụ: = OR (D3>=25,D3<23)

vHàm NOT:Hàm đảo ngược giá trị đối số

vCú phápNOT (Logical)

§ Logical biểu thức logic hay giá trị có giá trị TRUE hoặc

FALSE

vVí dụ:

§ = NOT(False) nhận giá trị TRUE

§ = NOT(1<2) nhận giá trị FALSE

§ = NOT(A2+B2<A3) hàm trả giá trị TRUE A2+B2

>=A3, ngược lại A2+B2 thực nhỏ A3 hàm trả lại giá trị FALSE

53 Một số hàm toán học (1)

1. ABS(number):cho giá trị tuyệt đối số

§ Ví dụ: ABS(-7)=7

2. INT(number):chuyển số nguyên gần nhất

§ Ví dụ: Int(9.234) = 9; Int(-8.9) = -9

3. MOD(a,b):lấy phần dư kết a chia cho b; lấy dấu của b.

§ Ví dụ: Mod(17,3) = 2; Mod(17,-3)= -2

4. ROUND(number,num_digits): Làm tròn số

đến số số bạn muốn.

§ Number số bạn muốn làm trịn.

§ Num_digits xác định số số mà bạn muốn làm trịn

§ Ví dụ: =ROUND(-1.475, 2) -> Làm tròn -1.475 với

số phần thập phân (-1.48) 54

Một số hàm toán học (2)

1. Hàm SUM:Tính tổng tất số dãy số

2. Cú pháp:SUM(number1,number2, )

§ Number1, number2, có đế 255 số bạn muốn tính tổng.

3. Ví dụ:

A B C

Tên hàng Số tiền Ghi chú

Monitor 20

CPU 25

CD-ROM 5

Tổng cộng ?

(7)

55 Một số hàm toán học (3)

1. Hàm SUMIF:Tính tổng theo điều kiện

2. Cú phápSUMIF(range,criteria,sum_range)

§ Range phạm vi ô bạn muốn kiểm tra điều kiện Các

ô phải số tên, mảng, tham chiếu chứa các số Chuỗi ký tự ký tự trắng bỏ qua.

§ Criteria điều kiện kiểu số, biểu thức chuỗi

văn xác định tính tổng Ví dụ: criteria 32, "32", ">32", or "apples".

§ Sum_range tính tổng thỏa mãn điều kiện đưa

ra đối số criteria.

3. Ví dụ:=SUMIF(B2:B8,“Sản xuất”,E2:E8)

56 Ví dụ hàm SUMIF

A B C D E F

Chủ hộ Hình thức Chỉ số

trước Chỉ số

sau Tổng Ghi chú

Vân Sản xuất 500 500

Bình Kinh doanh 200 200

Khánh Tiêu dùng 150 150

Doanh Sản xuất 600 600

Lan Tiêu dùng 101 101

Thu Tiêu dùng 50 50

Quảng Kinh doanh 300 300

=SUMIF(B2:B8,“Sản xuất”,E2:E8) trả kết 1100 (500+600).

57 vLEFT(“Chuỗi”, n):Cho n ký tự bên trái chuỗi.

§ VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

cho kết chuỗi “Gia Lâm”

vRIGHT(“Chuỗi”, n):Cho n ký tự bên phải chuỗi.

§ VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

cho kết chuỗi “Hà Nội”

vMID(“Chuỗi”, m, n):Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.

§ VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)

cho kết chuỗi “Hà” Nhóm hàm chuỗi (1)

58 vUPPER(“Chuỗi”) :Chuyển thành chữ hoa

vLOWER(“Chuỗi”):Chuyển thành chữ thường

vLEN(“Chuỗi”) :Lấy độ độ dài chuỗi

vTRIM(“Chuỗi”):Cắt bỏ ký tự trắng đầu cuối chuỗi.

§Ví dụ 1: =TRIM(“ Hà Nội ”) Cho kết “Hà Nội tôi”

§Ví dụ 2: =TRIM(“ Xn đã về ”) Cho kết “Xuân đã về”

Nhóm hàm chuỗi (2)

59 vHàm VALUE:Chuyển đổi chuỗi ký tự đại diện

cho số thành số Thường dùng để lấy giá trị số từ chuỗi ký tự để tính tốn.

vCú pháp VALUE(text) :

§ Text chuỗi ký tự đại diện cho số (nằm dấu nháy kép tham chiếu)

vVí dụ:=VALUE(RIGHT(“HH108”,3)) trả số 3. Nhóm hàm chuỗi (3)

60 vHàm COUNT:Chuyển đổi chuỗi ký tự đại diện

cho số thành số Thường dùng để lấy giá trị số từ chuỗi ký tự để tính tốn.

vCú pháp COUNT(value1,value2, ):

§ Value1,value2, có từ đến 255 vùng giá trị mà bạn muốn đếm số ô chứa liệu kiểu số Các đối số này số, ngày tháng, địa ơ, địa miền vVí dụ: =COUNT(E3:E12) trả giá trị 10.

Nhóm hàm thống kê (1)

61 Ví dụ hàm COUNT

=COUNT(E3:E12) trả giá trị 10.

STT Họ Tên Ngày sinh ĐTB Xếp loại

1 Nguyễn Văn Hùng 01/01/1990 6.7 Lê Văn An 10/05/1991 5.6 Nguyễn Hữu Hưng 06/05/1990 4.5 Phạm Hùng Hằng 02/07/1990 7.5 Huỳnh Mai Phương 06/04/1991 8.0 Võ Thu Hương 03/08/1990 6.5 Trần Kiều 08/12/1990 6.5 Võ Thị Thu Loan 06/11/1991 6.2 Đỗ Văn Minh 12/12/1990 5.6 10 Phan Thanh Quang 11/12/1990 4.5

A B C D E F

62 vHàmCOUNTIF:Đếm số ô phạm vi đáp

ứng u cầu đó

vCú phápCOUNTIF(range,criteria):

§ Range nhiều ô để đếm, bao gồm số, tên, mảng tham

chiếu chứa số Chuỗi ký tự ký tự trắng bị bỏ qua

§ Criteria tiêu chuẩn để Excel so sánh đếm Ví dụ: criteria

biểu diễn 32, "32", ">32", "apples", B4

vLưu ý:Bạn sử dụng ký tự đại diện, dấu ?, dấu * tiêu chuẩn criteria.

63 Ví dụ hàm COUNTIF (1)

A B

Data Data

apples 32

oranges 54

peaches 75

apples 86

=COUNTIF(A2:A5,"apples") Số cột có từ apples có cột đầu tiên:

=COUNTIF(A2:A5,A4) A4 peaches, hàm trả

=COUNTIF(A2:A5,A3)+ COUNTIF(A2:A5,A2)

Hàm trả giá trị

=COUNTIF(B2:B5,">55") Số có giá trị lớn 55 cột thứ hai:

=COUNTIF(B2:B5,"<>"&B4) Số có giá trị khác 75 cột thứ hai:

(8)

64 Ví dụ hàm COUNTIF (2)

A B

Data Data

apples Yes

oranges No

peaches No

apples YeS

=COUNTIF(A2:A7,"*es") Số có “es” cuối cột đầu tiên:

=COUNTIF(A2:A7,"?????es") Số có “les” cuối phải có xác ký tự cột đầu tiên:

=COUNTIF(A2:A7,"*") Số có chứa chuỗi cột đầu tiên: =COUNTIF(A2:A7,"<>"&"*") Số ô không chứa ký tự cột đầu tiên:

65 vHàm AVERAGE: Trả lại giá trị trung bình (trung

bình tốn học) đối số.

vCú pháp AVERAGE(number1,number2, ) : § Các đối số (number1,number2 ) số tên, mảng tham chiếu chứa số.

§ Các giá trị logic chữ số bạn gõ trực tiếp vào danh sách đối số tính

§ Nếu đối số mảng tham chiếu chứa ký tự, giá trị logic trống chúng bỏ qua tính tốn

§ Các đối số giá trị lỗi chuỗi ký tự chuyển thành số gây lỗi

66 Ví dụ hàm AVERAGE

A Data

10 27

Công thức Mô tả cơng thức

=AVERAGE(A2:A6) Tính giá trị trung bình số cột A từ

dòng đến dịng 6: 11

=AVERAGE(A2:A6, 5) Tính giá trị trung bình số cột A từ

dòng đến dòng 5: 10

67

vHàm MAX: Trả giá trị lớn tập hợp

các giá trị

vCú phápMAX(number1,number2, ):

§ Number1,number2, có từ đến 255 số mà bạn muốn tìm số lớn nhất.

vVí dụ:

68

vHàm MIN: Trả giá trị nhỏ tập hợp

các giá trị

vCú phápMIN(number1,number2, ):

§ Number1,number2, có từ đến 255 số mà bạn muốn tìm số nhỏ nhất.

vVí dụ:

69 vHàm RANK: Trả thứ hạng số trong

một dãy số.

vCú phápRANK(number,ref, order):

§ Number số mà bạn muốn tìm thứ hạng.

§ Ref mảng vùng tham chiếu đến danh sách kiểu số Những giá

trị số bỏ qua

§ Order số xác định cách xếp thứ hạng Nếu order = 0, Excel xếp thứ

hạng số theo danh sách xếp giảm dần

§ Nếu order khác 0, Excel xếp thứ hạng số theo danh sách tăng dần vLưu ý:

§ Nếu số thứ hạng (cùng giá trị) vị thứ bỏ qua Ví dụ: Có giá trị có thứ hạng khơng có thứ hạng mà có thứ hạng số

70 Ví dụ hàm RANK

A Data

7 3.5 3.5

=RANK(A3,A2:A6,1) Thứ hạng 3.5 danh sách số =RANK(A2,A2:A6,1) Thứ hạng danh sách số (khơng có

thứ hạng có dịng có giá trị 3.5)

71 Nhóm hàm Date & Time (1)

vHàm DATE(year,month,day):Trả dãy số liên tiếp biểu diễn ngày

A B C

Năm Tháng Ngày

2008 1 1

=DATE(A2,B2,C2) Chuỗi ngày cho ngày trên, sử

dụng hệ thống ngày tháng 1900 1/1/2008 39448

vHàm TIME(hour,minute,second): Trả về số thập phân thể đầy đủ thời gian

A B C

Giờ Phút Giây

12 0

16 48 10

=TIME(A2,B2,C2) Phần thập phân ngày , cho thời gian

của dòng 0.5

=TIME(A3,B3,C3) Phần thập phân ngày , cho thời gian

(9)

vNOW(): Cho ngày thời điểm tại. vTODAY():Cho ngày tại.

vDAY(“mm/dd/yy”):Cho giá trị ngày.

§Ví dụ:=DAY(“11/25/80”)

cho kết 25

vMONTH(“mm/dd/yy”):Cho giá trị tháng.

§Ví dụ:=MONTH(“11/25/80”)

cho kết 11

Lưu ý: Các hàm HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng hàm trả giờ, phút, giây thời gian Tương tự hàm DAY, MONTH, YEAR

74

vYEAR(“mm/dd/yy”):Cho giá trị năm.

§VD:=YEAR(“11/25/80”)

cho kết 1980

§Hàm Year thường dùng để tính tuổi khi

biết ngày sinh:

Nhóm hàm Date & Time (4)

75 Hàm dị tìm liệu: VLOOKUP (1)

Ta cần điền Tên ngạch vào bảng đây

Công việc mà ta phải làm lấy giá trị từ cột Mã ngạch, đem so sánh Bảng mã ngạch phụ cấp (Danh mục) Hay nói khác ta phải lấy giá trị đến dị tìm cột đầu tiên bảng Danh mục, tìm ta lấy giá trị cột thứ (Tên ngạch công chức) gán vào cột Tên ngạch ở bảng Đó VD hàm VLOOKUP.

Đặt vấn đề (1)

76 Đặt vấn đề (2)

Hàm dị tìm liệu: VLOOKUP (2)

77 Đặt vấn đề (3)

78

vHàm VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị cột bảng liệu trả giá trị dòng từ cột khác bảng liệu Có thể hiểu VLOOKUP hàm dị tìm liệu theo cột trả giá trị theo hàng

vVLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

§ Lookup_value giá trị để tìm kiếm cột bảng liệu Nếu lookup_value

nhỏ giá trị nhỏ cột bảng liệu, VLOOKUP trả lỗi #N/A § Table_array nhiều cột liệu (bảng liệu) Những giá trị cột

table_array giá trị tìm kiếm lookup_value Những giá trị chuỗi văn bản, số giá trị logic Không phân biệt chữ hoa, chữ thường

§ Col_index_num số cột bảng liệu mà giá trị trả Cột

trong bảng liệu (table_array) có số 1, cột 2, 3, 4, • Nếu Col_index_num<1, VLOOKUP trả giá trị lỗi #VALUE!

• Nếu Col_index_num > số cột bảng liệu (table_array), VLOOKUP trả giá trị lỗi #REF!

§ Range_lookup giá trị logic xác định cách tìm kiếm xác hay tìm kiếm tương đối.

• Nếu Range_lookup TRUE bỏ qua tìm kiếm tương đối

• Nếu Range_lookup FALSE, hàm VLOOKUP tìm kiếm xác giá trị bạn cần tìm Hàm dị tìm liệu: VLOOKUP (4)

79

vCác giá trị cột không chứa khoảng cách đầu, cuối, khoảng cách dài ký tự đặt biệt khác Trong trường hợp VLOOKUP trả lại giá trị khơng xác Ví

dụ: “Hà Nội” “ Hà Nội ” khác nhau.

vKhi tìm kiếm giá trị số, ngày cột vùng liệu không chứa giá trị text

Lưu ý dùng hàm VLOOKUP

80 Ví dụ hàm VLOOKUP

Điền tên ngạch vào cột E, dựa vào bảng mã ngạch cho trước.

81 Hàm dị tìm liệu: HLOOKUP (1)

(10)

82 vHàm HLOOKUP: Tìm kiếm giá trị hàng bảng liệu

(hoặc mảng liệu) trả giá trị cột từ dòng khác bảng liệu Có thể hiểu HLOOKUP hàm dị tìm liệu theo hàng trả giá trị theo cột

vCú pháp

HLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

§ Các biến cách dùng tương tự hàm VLOOKUP

Hàm dị tìm liệu: HLOOKUP

83 Ví dụ hàm HLOOKUP

Dùng cơng thức để tính giá loại phịng khách sạn theo ngày thường

=HLOOKUP("A",$D$3:$F$4,2,FALSE) trả kết 120

Bài tập hàm số Excel

§ Hiểu biết cách dùng hàm (6 nhóm hàm: hàm liệt kê cụ thể) để tính tốn bảng biểu đơn giản

§ Đặc biệt lưu ý hàm VLOOKUP, HLOOKUP

84

4 Biểu đồ

1.Cách tạo biểu đồ Excel

2.Tìm hiểu Chart Tools

3.Chỉnh sửa biểu đồ

85 86

vTạo biểu đồ cách nhấp chuột vào loại biểu đồ nhóm Charts, tab Insert

§ 1 Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm cột tiêu đề

§ 2 Sau đó, click vào tab Insert, nhóm Charts, click vào nút Column Chọn loại biểu đồ phù hợp § 3 Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn

Cách tạo biểu đồ Excel 2007

87

vKhi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất Ribbon, đó bao gồm tab Design, Layout tab Format.

Tìm hiểu Chart Tools

88

vSau tạo xong biểu đồ, bạn thay đổi kiểu biểu đồ, thay đổi chiều liệu, thay đổi vùng liệu thay đổi thông số khác biểu đồ.

vSử dụng Chart Tool – tab ngữ cảnh Design để thay đổi Thay đổi biểu đồ (1)

vThay đổi kiểu biểu đồ: Change Chart Type

vThêm tiêu đề cho biểu đồ: Chart Layouts tab Design

vHiển thị giá trị biểu đồ: Add Data Labels

vĐịnh dạng cách hiển thị (font, size, color) giá trị biểu đồ: Format Data Labels

vThay đổi vùng liệu: Select Data …

v…

89

Thay đổi biểu đồ (2) Bài tập biểu đồ

§ Cách tạo sửa biểu đồ

(11)

5 In ấn

1.Các chế độ hiển thị trang Excel

2.Thiết lập thông số cho trang in

3.Thiết lập thông số hộp thoại Print

91

vCó chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview

vĐể truy cập chế độ xem vào nhóm View / mục Workbook Views / chọn kiểu xem.

§ Normal View: Đây chế độ bạn sử dụng thường xun q trình nhập liệu, tính

tốn,… bảng tính chế độ mặc định Excel

§ Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ bạn tính tốn

nhập liệu

§ Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn

chia lại trang cách kéo thả đường chia cách trang

92 Các chế độ hiển thị trang

vTất tùy chọn thiết lập thơng số trang in có nhóm Page Layout / nhóm Page Setup.

vBạn thiết lập thông số vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout / đến nhóm Page Setup / nhấn vào nút Hộp thoại Page Setup hiển thị bạn chỉnh thông số trang (Page), canh lề (Margins), thiết lập Header/Footer thông số Sheet.

93 Thiết lập thông số cho trang in

94 Thiết lập thông số cho trang in

vĐể gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office Button / chọn Print hay nhấn tổ hợp phím <Ctrl+P>

95 Thiết lập thông số hộp thoại Print

o Selection: Chỉ in vùng chọn.

o Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn

o Entire workbook: In toàn workbook

o Table: Chỉ có tác dụng hành bảng, chọn in bảng

o Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực

Bài tập in ấn

§ Cách thiết lập Header, Footer thơng số khác để in ấn đẹp

96

97 Ôn tập

Phần 1: Làm quen với Excel

ü Tìm hiểu mơi trường Excel, nhóm lệnh Ribbon ü Các thao tác với Workbook, Worksheet

ü Thao tác với ô, vùng; Thêm, xóa chỉnh sửa hàng, cột Phần 2: Làm việc với liệu Excel ü Cách nhập liệu ô

ü Định dạng Format Cells ü Sắp xếp lọc liệu

Phần 3: Các hàm số Excel

ü Hiểu biết cách dùng hàm (6 nhóm hàm: hàm liệt kê cụ thể) để tính tốn bảng biểu đơn giản

ü Đặc biệt lưu ý hàm VLOOKUP, HLOOKUP Phần 4: Biểu đồ

ü Cách tạo sửa biểu đồ Phần 5: In ấn

ü Cách thiết lập Header, Footer thơng số khác để in ấn đẹp

Hỏi & Đáp