GIAOTRINH HTTTKT ThongVu P

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể hài lòng với phần mềm kế toán thương phẩm dạng trình đơn song các công ty lớn như Vinamilk, Tập đoàn dầu khí Việt Nam PVN, Vietnam Airlines, ngân hàn[r]

(1)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page TÀI LIỆU CHUYÊN ĐỀ

HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

Vũ Quốc Thông, khoa KT-KT, ĐH Mở TP HCM

Chuyên đề cung cấp nhìn tổng quan ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) kế tốn, từ phát triển kĩ thuật CNTT đến cấp độ hệ thống thơng tin kế tốn từ xử lý kế tốn bán thủ cơng với bảng tính Excel đến quy mô hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Người đọc giới thiệu khái quát cách thức vận hành hệ thống thông tin kế toán bao gồm thiết lập hệ thống quy trình vận hành

Mục tiêu

Sau nghiên cứu xong chuyên đề này, bạn có thể:

 Giải thích ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn

 Mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm phân hệ ứng dụng sở liệu  Giới thiệu cách thức vận hành hệ thống thơng tin kế tốn

Một số gợi ý

Để gợi mở vấn đề bạn nghiên cứu chuyên đề này, bạn trả lời câu hỏi sau Bạn xem hình thức kiểm tra kiến thức hiểu biết bạn trước bắt đầu học

 Trong doanh nghiệp viễn thông hoạt động với nhiều chi nhánh, bạn có nghĩ đến khối lượng giao dịch thường nhật chuyển phịng kế tốn? Bạn hình dung cơng việc người kế tốn? Liệu họ ghi sổ, xử lý thủ cơng tất chứng từ?

 Bạn có quan tâm đến máy tính ứng dụng cơng nghệ thơng tin ngành kế tốn khơng?

(2)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page Kết cấu chuyên đề

I Ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) kế tốn

1 Ý nghĩa ứng dụng CNTT kế tốn

Cơng việc kế tốn việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế; tài cho người định Công việc ghi chép thủ công, tổ chức lưu trữ sổ sách hoàn toàn giấy tạo khối lượng công việc đáng kể cho người làm kế toán, đặc biệt doanh nghiệp mở rộng quy mô Như biết, ứng dụng CNTT trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động kinh tế-xã hội Theo thời gian, phát triển CNTT bao gồm cải thiện tốc độ xử lý, khả lưu trữ liên kết mạng mang lại lợi ích to lớn cho cơng tác tin học hóa kế tốn

Tin học hóa cơng tác kế tốn khơng giải vấn đề xử lý cung cấp thơng tin nhanh chóng, thuận lợi mà cịn làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để

tinh giản máy, nâng cao hiệu hoạt động cho doanh nghiệp Hiện nay, hầu hết tổ chức

đều có ứng dụng CNTT vào kế tốn mức độ khác Với hỗ trợ CNTT, liệu sau nhập vào chương trình máy tính, xử lý tự động để kết xuất báo

Ứng dụng công nghệ thơng tin (CNTT)

trong kế tốn

Hệ thống thơng tin

kế tốn

 Ý nghĩa ứng

dụng

CNTT kế tốn: lợi ích

sử dụng CNTT- vai trị hỗ trợ của CNTT kế tốn

 Các cấp độ ứng

dụng CNTT

trong kế tốn:

ứng dụng bảng tính Excel; phần mềm kế toán; hệ thống hoạch định nguồn lực ERP

 Các phân hệ ứng dụng hệ thống thông tin kế toán

 Cơ sở liệu hệ thống thơng tin kế tốn

 Thiết lập khai báo hệ thống

 Quy trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn:

(3)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page

cáo theo yêu cầu người sử dụng Từ đó, người kế tốn giảm thiểu thời gian công việc ghi chép lưu trữ Nhờ vào điều kiện tin học hóa, ngày cơng tác kế tốn chuyển

sang hướng trình bày phân tích thơng tin

Lợi ích sử dụng CNTT vai trị hỗ trợ cơng tác kế toán Rất nhiều người giữ trạng thái tâm lý “Có phần mềm kế tốn giúp doanh nghiệp hết tất cả.” – quan điểm chưa hồn tồn Máy tính khơng thể thay người kế toán đọc nghiệp vụ định khoản! Chương trình phần mềm - hệ thống máy vi tính có tác dụng trợ giúp cơng tác thống kê, phân loại, xử lý tính tốn, cịn lại tổ chức thu thập liệu, sử dụng phân tích thông tin người đào tạo kế tốn giữ vai trị chủ đạo

2 Các cấp độ ứng dụng CNTT kế toán

Bản thân kế tốn hệ thống thơng tin Hiện nay, công tác quản lý kinh tế, đặc biệt kế tốn, ứng dụng cơng nghệ thơng tin thể rộng rãi

Công nghệ thông tin ứng dụng doanh nghiệp Tùy theo nhu cầu, điều kiện khả tài chính, doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ứng dụng mức độ khác Trong lĩnh vực hệ thống thơng tin kế tốn, phân chia thành cấp độ:

- Hệ thống xử lý bán thủ cơng với trợ giúp bảng tính Excel

- Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển trình đơn (Menu – Driven- Systems)

- Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP)

Hệ thống kế toán xử lý bán thủ cơng bảng tính Excel

(4)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page

Nhiều doanh nghiệp nhỏ siêu nhỏ hài lòng với hệ thống kế tốn bán thủ cơng với trợ giúp Excel Trên ứng dụng Excel, kế toán thiết lập sổ sách, nhập liệu sử dụng chức dị tìm, truy xuất số liệu nhằm tự động hóa phần cơng việc kế tốn đơn vị Trong hệ thống kế toán Excel, kết hợp sử dụng chứng từ giấy, tạo báo cáo cần thiết mức độ giới hạn Khả chia liệu phần hành kế toán phận kế tốn phịng ban khác doanh nghiệp cịn hạn chế với ứng dụng kế tốn Excel

Có thể tham khảo giao diện chương trình kế tốn Excel sử dụng thực tế:

Hình 7-1: Giao diện chương trình kế tốn Excel

Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển trình đơn

Hệ thống kế tốn điều khiển trình đơn tổ chức theo chức (hoặc phân hệ) Mỗi trình (Menu) đơn liệt kê danh mục chức máy tính để người kế tốn lựa chọn u cầu máy thực Muốn truy cập vào trình đơn theo chức năng, trước hết bạn vào trình đơn chính, sau chọn trình đơn phụ bạn đến chức mà bạn muốn thực Hầu hết phần mềm kế toán thương phẩm thường thiết kế theo mơ hình

(5)

(drop-Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page

down) liệt kê phân hệ phần mềm Giả sử, kế toán chọn phân hệ Quỹ, thao tác làm hiển thị trình đơn phụ khác bao gồm chức có liên quan đến phân hệ vừa chọn Để nhập phiếu chi tiền mặt, kế tốn dùng trỏ chọn Phiếu Chi, hình nhập liệu ra, cho phép người kế toán nhập liệu khoản chi

(6)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page

Trong hệ thống kế tốn điều khiển trình đơn, doanh nghiệp sử dụng chứng từ giấy nhập liệu nghiệp vụ vào máy tính in chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) Việc ghi sổ máy tính thực tự động theo chương trình sau kế tốn nhập liệu Cũng có loại nghiệp vụ mà liệu tích lũy máy tính để chờ xử lý theo kì, nhóm Ví dụ, sau tồn liệu nhập tồn kho cho loại mặt hàng kì, kế tốn vào cuối kì sử dụng chức “tính giá xuất kho”, chương trình tính giá xuất hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ xuất, kết hợp liệu doanh thu chi phí tích lũy kì để xác định kết kinh doanh cuối kì

Hệ thống phần mềm kế tốn tự động xử lý số liệu, cập nhật số phát sinh số dư vào tài khoản thiết kế sẵn chương trình Từ đó, người kế tốn kết xuất báo cáo cần thiết từ phần mềm Sổ báo cáo kế toán hiển thị hình (Preview), kết xuất tập tin in giấy Tuy nhiên, hệ thống phần mềm kế toán gói gọn phạm vi cơng việc kế tốn Mở rộng góc độ tồn doanh nghiệp, phối hợp quy trình; ví dụ xử lý yêu cầu mua hàng, đặt hàng, đến quản lý nhập kho toán cho nhà cung cấp… mức độ chia sẻ lưu chuyển liệu phận hạn chế

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp tất liệu, quy trình xử lý thương mại

trong toàn doanh nghiệp vào hệ thống, thơng tin kế tốn giữ vai trị trung tâm

Các doanh nghiệp vừa nhỏ hài lịng với phần mềm kế tốn thương phẩm dạng trình đơn song cơng ty lớn Vinamilk, Tập đồn dầu khí Việt Nam PVN, Vietnam Airlines, ngân hàng HSBC… sẵn sàng chi số tiền khổng lồ để thiết lập trì hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (ERP) với ưu điểm quy trình hóa chức thương mại: kế tốn, nhân sự, mua hàng, sản xuất, bán hàng… tích hợp toàn liệu doanh nghiệp vào kho liệu tập trung Hệ thống ERP giúp xóa bỏ “ốc đảo” thơng tin phịng ban

(7)

Luồng thơng tin Phịng ban

1

Phịng ban

Phòng ban

Phòng ban n

Hình 7.3: Luồng thơng tin doanh nghiệp xun suốt theo quy trình hệ thống ERP

Hệ thống ERP hoạt động mơi trường nối mạng máy tính với hỗ trợ kĩ thuật công nghệ thống tin để vận hành ổn định Dữ liệu nhập vào hệ thống từ nhiều nguồn trao đổi qua nhiều phận khác Quy trình thương mại hệ thống ERP thiết lập thông qua việc kết nối xử lý chứng từ điện tử phịng ban Ví dụ, kế tốn sử dụng liệu đầu vào hệ thống phận bán hàng, nhân sự, sản xuất… để lập chứng từ, ghi nhận, kiểm soát kết xuất báo cáo mà khơng phải nhập trùng lắp liệu từ nâng cao hiệu xử lý thơng tin, tính xác khả kiểm sốt

Có thể tóm lại số lợi ích hệ thống ERP sau:

- Một hệ thống ERP tập trung giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xử lý thơng tin

- ERP, theo hướng phối hợp quy trình giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận biết điều chỉnh

hoạt động theo thay đổi Một thay đổi lượng sản phẩm tiêu thụ kéo theo điều chỉnh hoạt động cung ứng vật tư, sản xuất, giao hàng… Và ảnh hưởng ghi nhận phản ảnh hệ thống kế toán

- Một hệ thống ERP triển khai tổng thể tồn doanh nghiệp thay nhiều phần mềm với

các chức riêng biệt Một doanh nghiệp sử dụng ERP cần đến phần mềm đơn lẻ, phục vụ cho việc tính lương, quản lý tồn kho, phần mềm kế tốn chuyên biệt

(8)

Sau tìm hiểu cấp độ ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn Chúng ta giải toán kế toán nhỏ ứng dụng Excel

Từ số nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo Phương Pháp Chứng Từ Ghi Sổ sau:

Yêu cầu vận dụng số kĩ thuật ví dụ hàm: DataFilter, If ( ), Sum( ), SumIf( )… ứng

dụng Excel để thực hiện:

(9)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page

b Lập Bảng Cân Đối Số Phát Sinh

Sinh viên sử dụng tập tin BaiTapMauCh07.xls để làm thực hành

(10)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 10

II Hệ thống thơng tin kế tốn

1 Các phân hệ ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn

Về phương diện quản lý doanh nghiệp , hệ thống thông tin kế tốn phân chia thành phân hệ Mỗi phân hệ hỗ trợ cho việc ghi nhận báo cáo thuộc chức thương mại Những phân hệ hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp bao gồm: phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ nhân phân hệ sản xuất (ứng dụng cho doanh nghiệp sản xuất) Trọng tâm hệ thống thơng tin kế tốn phân hệ riêng biệt dùng cho xử lý sổ báo cáo kế toán tổng hợp

Phân hệ bán hàng

Phân hệ sản xuất

Phân hệ mua hàng

Phân hệ nhân

Phân hệ sổ

Hình 7.4: Các phân hệ hệ thống thơng tin kế tốn

(11)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 11 Phân hệ bán hàng

Phân hệ bán hàng thiết kế tùy theo yêu cầu doanh nghiệp cụ thể Ví dụ, doanh

nghiệp bán lẻ Shop&Go với chuỗi cửa hàng tiện ích dựa vào điểm bán hàng

(Point-of-Sales) để thu thập liệu số lượng hàng bán số tiền nhận từ khách lẻ (walk-in

customers) Tuy nhiên, doanh nghiệp bán hàng qua hệ thống mạng (web-ordering

system) Amazon.com dựa vào hệ thống để thu thập xử lý thông tin khách hàng,

thông tin đặt hàng, giao hàng, gửi hóa đơn…

Hình 7.5 minh họa phân hệ bán hàng doanh nghiệp từ nhận đơn đặt hàng, giao hàng thu tiền khách hàng

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kế toán

Bộ phận giao hàng Khách hàng

Dữ liệu khách hàng

Dữ liệu bán hàng

Dữ liệu sổ

Dữ liệu kho hàng Đơn đặt hàng

Hàng hóa Hóa đơn

Trả tiền

Hình 7.5: Phân hệ bán hàng

(12)

Các phận bán hàng, kế toán giao hàng thao tác nguồn liệu phân hệ bán hàng Các phận truy cập nhận thông tin từ phân hệ bán hàng hệ thống Những liệu phân hệ qua xử lý kết xuất thành báo cáo cung cấp thơng tin hữu ích cho người định

Phân hệ mua hàng

Phân hệ mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận xử lý thơng tin việc mua hàng hóa, ngun vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, chức phân hệ mua hàng hỗ trợ cho việc ghi nhận nguyên vật liệu mua vào phục vụ trình sản xuất

Hình 7.6 minh họa phân hệ mua hàng doanh nghiệp từ gửi đơn hàng, nhận hàng nhận hóa đơn từ nhà cung cấp đến tiến hành toán

Bộ phận mua hàng

Bộ phận nhận hàng Nhà cung cấp

Dữ liệu Nhà cung

cấp

Dữ liệu sổ

Dữ liệu kho hàng Đơn đặt hàng

Hàng hóa Hóa đơn

Trả tiền

Dữ liệu mua hàng

Hình 7.6 Phân hệ mua hàng

(13)

khi hàng hóa nhập kho Đến hạn trả tiền, kế toán tiến hành chuyển tiền toán cho nhà cung cấp Tài khoản nhà cung cấp tài khoản tiền cập nhật

Các phận mua hàng, kế toán nhận hàng thao tác nguồn liệu phân hệ mua hàng Các phận truy cập nhận thông tin từ phân hệ mua hàng hệ thống Những liệu phân hệ qua xử lý kết xuất thành báo cáo cung cấp thông tin hữu ích cho người định

Phân hệ nhân

Phân hệ nhân hỗ trợ chức thương mại cho nhận nhân sự-tiền lương doanh nghiệp Dữ liệu thu thập liên quan đến nhân hoạt động nhân công số số lao động, lương khoản trích theo lương Quy trình thao tác phân hệ nhân tùy thuộc theo loại hình hoạt động doanh nghiệp cách thức lao động nhân công doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp sản xuất, phân hệ nhân minh họa hình 7.7:

Bộ phận sản xuất

Bộ phận nhân

Nhân công Dữ liệu

sản xuất

Dữ liệu sổ

Dữ liệu Nhân viên Số làm việc

Các khoản phải nộp theo lương Trả lương nhân viên

Các tổ chức nhà nước có liên quan

Hình 7.7: Phân hệ nhân

(14)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 14

thông tin thuế thu nhập cá nhân nhân viên khoản trích theo lương xử lý từ hệ thống chuyển đến cho quan chức có liên quan

Phân hệ sản xuất

Quy trình sản xuất bao gồm chuỗi hoạt động nghiệp vụ phức tạp Tính phức tạp quy trình sản xuất doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm, sản phẩm có yêu cầu khác quy trình loại nguyên vật liệu đầu vào Nhiều loại chi phí ghi nhận theo dõi phân hệ sản xuất doanh nghiệp

Hình 7.8 minh họa thành phần phân hệ sản xuất Quy trình sản xuất theo nhu cầu dự kiến hay nhu cầu thực sản phẩm cụ thể Bộ phận bán hàng gửi đơn đặt hàng dự báo bán hàng đến phận sản xuất cho việc hoạch định đặt kế hoạch sản xuất Một chức quan trọng phân hệ kiểm sốt chi phí sản xuất Nguyên vật liệu, số nhân công lao động, chi phí khác ghi nhận theo dõi suốt q trình sản xuất Khi thành phẩm hồn thành, chúng chuyển đến cho khách hàng hay chuyển lưu kho Phân hệ sản xuất hỗ trợ cho việc thu thập xử lý kết xuất báo cáo chi phí q trình sản xuất sản xuất Đây sở cho việc tính giá thành thành phẩm Việc tính tốn giá thành thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến định giá bán từ hình thành nên lợi nhuận cho doanh nghiệp

Bộ phận sản xuất

Bộ phận kế tốn chi phí

Bộ phận kho

Bộ phận bán hàng Tài sản cố

định cho SX

Dữ liệu sổ

Dữ liệu kho hàng Đơn đặt hàng/

Dự báo bán hàng

Dữ liệu nhân viên

(15)

Mỗi phân hệ hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ cho việc ghi nhận báo cáo chức thương mại Phần trình bày cho người đọc cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn góc độ sở liệu hệ thống

2 Cơ sở liệu hệ thống thơng tin kế tốn

Về phương diện lưu trữ, liệu tổ chức thành tập tin riêng lẽ (flat file), nhằm hỗ

trợ cho phân hệ cụ thể Cách tổ chức thông tin theo dạng tập tin riêng lẽ phát sinh số nhược điểm:

- Việc trùng lắp liệu phân hệ khác

- Không quán việc lưu trữ cập nhật liệu

- Chi phí lưu trữ liệu tăng cao

- Hạn chế việc kiểm soát lưu trữ

Mã số ĐĐH

Mã số KH Ngày

ĐĐH Nhân viên BH

Khu vực

BH Mã hàng Tên hàng Đơn giá Số lượng

Mã hàng Tên hàng Đơn giá xuất

Đơn giá bán

Mã số

ĐĐH Mã sốKH

Nhân viên BH Khu vực BH Số lượng tồn Mã số KH Tên

KH Địa chỉ

Mức bán chịu Nhân viên BH Khu vực BH Doanh thu dồn tích Tập tin 01 Tập tin 02 Tập tin 03

Hình 7.9: Tổ chức thơng tin theo dạng tập tin riêng lẽ

(16)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 16 Hình 7.10: Tổ chức thơng tin theo cấu trúc sở liệu quan hệ

Cơ sở liệu quan hệ (relational database) lưu giữ thông tin bảng (tables) Mỗi bảng chứa thông tin nội dung chủ điểm giống theo hàng (record) Mỗi cột, hay gọi trường (attribute) bảng lưu giữ kiện riêng biệt hàng Ví dụ, bảng Khách Hàng chứa trường tên mã số khách hàng, tên khách hàng, địa khách hàng, điện thoại liên lạc nhiều chủ thể khách hàng…

Mỗi hàng liệu nhận biết tổ hợp hay nhiều trường, gọi khóa (primary key) Khi thơng tin lưu giữ bảng xác định thông qua khóa phải có cách kết hợp thông tin với cách đầy đủ sở liệu Đó phương cách tạo mối quan hệ (relationship) thơng qua khóa bảng tồn bảng khác danh nghĩa khóa ngoại (foreign key)

(17)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 17 Khách hàng Đơn đặt hàng Chi tiết đặt hàng Mặt hàng

Mã số KH Tên KH

D.liệu đường phố KH D.liệu quận huyện KH D.liệu Thành phố KH Điện thoại liên lạc D,liệu Email liên lạc

Mã đơn đặt hàng Ngày đơn đặt hàng Mã số KH

Mã đơn đặt hàng Mã mặt hàng Số lượng hàng đặt

Mã mặt hàng Tên mặt hàng Đơn giá xuất Đơn giá bán Số lượng hàng tồn

Hình 7.11: Cơ sở liệu quan hệ (relational database)

Lợi ích sở liệu quan hệ trước tiên tránh trùng lập nhập liệu Ví dụ, có đơn đặt hàng nhập vào hệ thống mã số đơn đặt hàng tạo cập nhật hai bảng: bảng đơn đặt hàng bảng chi tiết đặt hàng Hơn nữa, liệu quản lý quán từ giúp cho người dùng thiết lập phân quyền truy cập liệu: xem, sửa, xóa… Về mặt kết xuất liệu, người dùng lấy liệu kết hợp từ nhiều bảng để tạo báo cáo đạt độ chuẩn xác cao liệu Trong tình cần lấy liệu chi tiết liên quan đến đơn đặt hàng: thông tin khách hàng, chi tiết mặt hàng số lượng đặt hàng, khách hàng… sử dụng thông tin mã số đơn đặt hàng Một cách khác, xem sở liệu quan hệ hệ thống liên kết thông tin đối tượng (khách hàng, đơn đặt hàng, mặt hàng ) Hệ thống liên kết hỗ trợ cho việc lưu trữ truy xuất liệu hiệu

Cơ sở liệu hình dung “chiếc tủ lớn” để chứa liệu Các bảng sở liệu xem “ngăn tủ” Mỗi “ngăn tủ” chứa nội dung chủ điểm có đường nối liên thông với Vấn đề đặt liệu đưa vào “chiếc tủ lớn” nào?

(18)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 18 Mã đơn đặt hàng

Ngày đặt hàng

Mã số khách hàng

Tên khách hàng

Mã mặt hàng Tên mặt hàng Số lượng hàng tồn Số lượng hàng đặt

Hồ sơ

Cty TNHH Tân Hải Kỳ

Đèn hình trang trí 3*5*4

Hình 7.12: biểu mẫu (form) nhập liệu

Trong hệ thống thơng tin kế tốn, liệu nhập vào biểu mẫu qua nhiều phương cách Ví dụ, đơn đặt hàng nhập liệu nhân viên phịng kế tốn tiếp nhận thơng tin đơn đặt hàng Dữ liệu đơn đặt hàng scan trực tiếp vào hệ thống nhập liệu từ trang web bán hàng khách hàng Nguồn liệu kế toán đầu vào lưu giữ bảng sở liệu quan hệ Mỗi bảng sở liệu lưu giữ thông tin cho phân hệ chia sẻ sử dụng nhiều phân hệ hệ thống thơng tin kế tốn Ví dụ, phân hệ bán hàng truy xuất thơng tin từ bảng kho hàng để kiểm tra số lượng hàng tồn kho giá bán mặt hàng Trong đó, phân hệ mua hàng quản lý kho cập nhật liệu số lượng hàng nhập kho, giá vốn vào bảng kho hàng

3 Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn

Khai báo hệ thống

Khai báo hệ thống công việc ban đầu trình triển khai ứng dụng tin học hóa cơng tác kế tốn doanh nghiệp Căn vào đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, yêu cầu thông tin báo cáo yêu cầu quản lý với mức độ tổng hợp chi tiết khác nhau, doanh nghiệp tiến hành khai báo hệ thống bao gồm:

- Xác định khai báo thông số hệ thống (những thông tin chung doanh nghiệp, hình

(19)

- Xây dựng khai báo mã (danh mục): tiến hành thiết kế khai báo mã hệ

thống tài khoản, danh mục ngân hàng, hàng tồn kho… Trong trình vận hành, đối tượng phát sinh nên việc cập nhật thêm đối tượng cho mã yêu cầu khách quan Tuy nhiên, việc cập nhật cần tuân theo quy ước mã hóa thiết lập từ đầu để đảm bảo tính đồng nhất, phục vụ cho mục đích kết xuất báo cáo Dưới đây, giới thiệu số mã khai báo hệ thống (hình 7.13)

- Khai báo số dư ban đầu: doanh nghiệp phải thực việc “chuyển sổ”, tức xác định cập

nhật vào hệ thống tất số dư đầu kì đối tượng kế toán (tổng hợp chi tiết) theo dõi doanh nghiệp

- Phân quyền sử dụng quản trị hệ thống: phần mềm kế toán thiết kế cho phép tổ

chức phân quyền chức năng: cập nhật, điều chỉnh, xử lý, tổng hợp, truy xuất liệu… Cán phụ trách kế tốn có quyền quản trị hệ thống, chịu trách nhiệm phân quyền cho kế tốn viên truy cập vào phần hành phân công theo trách nhiệm nguyên tắc bất kiêm nhiệm

(20)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 20 Quy trình vận hành

Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán doanh nghiệp, liệu đầu vào, thủ tục xử lý thông tin kết xuất đầu có đặc điểm khác biệt so với trường hợp kế tốn thủ cơng Quy trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn máy trải qua ba giai đoạn (hộp 7-1):

Nhập liệu

Trong công đoạn người kế toán tự phân loại chứng từ phát sinh q trình hoạt động kinh tế sau nhập tay – entry nhập – import vào hệ thống tùy theo đặc điểm phần mềm cụ thể Các chứng từ sau nhập vào phần mềm lưu trữ vào máy tính dạng nhiều tập tin liệu.

Xử lý liệu

Nếu làm kế tốn thủ cơng, người kế tốn xử lý liệu việc ghi nhận nghiệp vụ vào nhật ký, chuyển vào sổ cái, sổ chi tiết soạn thảo báo cáo tài

Trong hệ thống kết tốn vi tính hóa, việc xử lý liệu máy tính thực theo chương trình hoạch định Dữ liệu kế toán xử lý hiển thị “sổ” kế toán thiết kế dạng tập tin lưu trữ hệ thống

Kết xuất báo cáo

Chương trình thiết lập để hệ thống kết xuất báo cáo kế toán cần thiết cho việc

(21)

Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu

Chứng từ

- Phiếu thu, chi - Phiếu nhập, xuất

- Hóa đơn mua hàng, bán hàng -

Cơ sở liệu

Nhật ký

Sổ

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế tốn

- Báo cáo tài - Báo cáo quản trị - Báo cáo thuế

Khái lược cấp độ ứng dụng CNTT kế toán

Công nghệ thông tin ứng dụng doanh nghiệp Tùy theo nhu cầu, điều kiện khả tài chính, doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ứng dụng mức độ khác Trong lĩnh vực hệ thống thơng tin kế tốn, phân chia thành cấp độ:

- Hệ thống xử lý bán thủ cơng với bảng tính Excel: ứng dụng Excel để thiết kế sổ sách,

mô lại q trình ghi chép kế tốn bổ sung thêm cơng cụ tính tốn giúp kế tốn thực cơng việc cách nhanh chóng xác Trong hệ thống kế tốn Excel, kết hợp sử dụng chứng từ giấy, tạo báo cáo cần thiết mức độ giới hạn Khả chia liệu phần hành kế toán phận kế tốn phịng ban khác doanh nghiệp hạn chế ứng dụng kế tốn Excel

Hộp 7-1: Mơ tả quy trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn

Tiêu điểm

(22)

- Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển trình đơn (Menu – Driven- Systems):

Hệ thống kế tốn điều khiển trình đơn tổ chức theo chức (hoặc phân hệ) Mỗi trình (Menu) đơn liệt kê danh mục chức máy tính để người kế toán lựa chọn yêu cầu máy thực Hầu hết phần mềm kế toán thương phẩm thường thiết kế theo mơ hình

- Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning –

ERP): tích hợp tất liệu, quy trình xử lý thương mại toàn doanh nghiệp vào

một hệ thống, thơng tin kế tốn giữ vai trị trung tâm Một hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (ERP) với ưu điểm quy trình hóa chức thương mại: kế toán, nhân sự, mua hàng, sản xuất, bán hàng… tích hợp tồn liệu doanh nghiệp vào kho liệu tập trung ERP giúp xóa bỏ “ốc đảo” thơng tin phòng ban doanh nghiệp Triển khai ERP mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp song tốn chi phí thực điều kiện kỹ thuật, nhân lực thời gian cho phép

Thảo luận phân hệ CSDL hệ thống thông tin kế toán

Về phương diện quản lý doanh nghiệp , hệ thống thơng tin kế tốn phân chia thành phân hệ Mỗi phân hệ hỗ trợ cho việc ghi nhận báo cáo thuộc chức thương mại Những phân hệ hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp bao gồm: phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ nhân phân hệ sản xuất (ứng dụng cho doanh nghiệp sản xuất) Trọng tâm hệ thống thơng tin kế tốn phân hệ riêng biệt dùng cho xử lý sổ báo cáo kế toán tổng hợp

Đa số hệ thống thơng tin kế tốn có lớp “ nền” thiết kế theo cấu trúc sơ liệu quan hệ (relational database) Cơ sở liệu quan hệ tập hợp tập tin liên kết với với mục đích liệu lưu trữ cập nhật dễ dàng thông tin kết xuất cách hiệu từ tập tin

Mơ tả vận hành hệ thống thơng tin kế tốn

Khai báo hệ thống công việc ban đầu trình triển khai ứng dụng tin học hóa cơng tác kế tốn doanh nghiệp Tiến hành khai báo hệ thống bao gồm: xây dựng thông số hệ thống, xây dựng mã (danh mục), khai báo số dư đầu phân quyền sử 2

(23)

dụng - quản trị hệ thống Sau hệ thống có “bộ khung định hình” thơng qua khai báo ban đầu, trình vận hành tập trung vào liệu đầu vào, thủ tục xử lý thông tin kết xuất báo cáo đầu

Các thuật ngữ

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tích hợp tất liệu, quy trình xử lý

thương mại tồn doanh nghiệp vào hệ thống, thơng tin kế tốn giữ vai trị trung tâm

Phân hệ (trong HTTTKT): phương diện quản lý doanh nghiệp , hệ thống thơng tin kế tốn có

thể phân chia thành phân hệ, hỗ trợ cho việc ghi nhận báo cáo thuộc chức thương mại cụ thể Những phân hệ hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp bao gồm: bán hàng, mua hàng, nhân sự, sản xuất kế toán-sổ

Cơ sở liệu quan hệ tập hợp tập tin liên kết với với mục đích liệu lưu

trữ cập nhật dễ dàng thông tin kết xuất cách hiệu từ tập tin

Khai báo hệ thống: vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu thông tin báo cáo yêu cầu

quản lý, doanh nghiệp tiến hành khai báo hệ thống bao gồm: xây dựng thông số hệ thống, xây dựng mã (danh mục), khai báo số dư đầu phân quyền sử dụng - quản trị hệ thống

Quy trình vận hành hệ thống tập trung vào liệu đầu vào, thủ tục xử lý thơng

(24)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 24

An accounting information sytem (AIS) should provide for the orderly assembly of accounting information and appropriate analysis to enable financial sttaements to be prepared What constitutes an adequate accounting system will depend on the size, nature and complexity of the enterprise

For a small business dealing primarily with cash sales and with only a few suppliers, the accounting system may only need to consist of an analyzed-cash book and a list of unpaid invoices In contrast, a company manufacturing several different products and operating through a number of dispersed locations may need an complex AIS to enable information required for financial statements to be assembled

Accounting Software

The AIS of an organization can also be better understood in terms of accounting software used to run the accounting functions The types of information, financial analysis and accounting reports that can be obtained from the accounting system and the internal

controls set up to prevent fraud

A typical accounting information system for small busines is supported by computerized or non-computerized cash book, general ledger, accounts payable (creditors ledger), accounts receivable (debtors ledger), inventory control, order entry and billing Almost all businesses have already used computer software to computerize its accounting There is no shortage of proven AIS packages available in the market

Financial Reports and Analysis

The Balance Sheet, Income Statement, Debtors Aging, Creditors Aging, Inventory Valuation are the typical monthly and annual accounting reports that can be obtained from the AIS Some organizations use these accounting reports in a strategic manner and perform financial ratio analysis on the accounting statements These ratios can help to explain better the financial health of the organization such as cash liquidity, collection days from debtors, return on investment The ratios can also be compared against industry averages for benchmarking financial performance

(Source: Romney M and Steinbart P., Accounting Information Systems 12th edition, Pearson Education, 2011 – Summarized)

ACCOUNTING IN ENGLISH

Chú thích thuật ngữ

Accouting Information Systems (AIS): Hệ thống thơng tin kế tốn

Internal controls: Kiểm soát nội

Accounting software: Phần mềm kế toán

(25)

Bài đọc thêm 1-1: Vì phần mềm kế tốn nước chưa chiếm ưu thị trường Việt Nam?

Câu hỏi

1 Trong môi trường kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, phân tích số ngun nhân phần mềm kế tốn nước ngồi khơng chiếm vị trí hàng đầu?

2 Sử dụng mạng Internet để tìm kiếm thơng tin phần mềm kế toán thiết kế sẵn công ty nước phát triển nhiều khách hàng sử dụng Việt Nam

Phần mềm kế toán quốc tế phù hợp với quy mơ doanh nghiệp Việt Nam song giá thành cịn cao gặp số yếu tố bất lợi nên số lượng bán hạn chế Hiện tại, phần mềm kế toán Việt nam chiếm ưu thị trương nội địa Để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thị trường xuất nhiều phần mềm kế tốn chun nghiệp có nguồn gốc từ Mỹ như: Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting

Vì phần mềm kế tốn nước ngồi khơng chiếm vị trí hàng đầu thị trường Việt Nam? Điều phải nói đến giá thành phần mềm quốc tế cao, làm khả cạnh tranh với phần mềm nội địa đơn giản giá phải Nắm bắt thị trường giàu tiềm năng, nhà cung cấp phần mềm nước cố gắng đưa sản phẩm vào đồng thời áp dụng sách ưu đãi để khuyến khích doanh nghiêp Tuy nhiên, giá thành giao động từ 10.000 đến hàng trăm ngàn USD, vượt ngân sách doanh nghiệp Việt nam Vì nên số lượng bán cịn khiêm tốn

Đặc tính phần mềm nước ngồi có tính chun nghiệp cao xây dựng dựa cơng cụ phát triển đại theo quy trình sản xuất cơng nghiệp Tuy nhiên, giao diện tồn tài liệu hướng dẫn sử dụng tiếng Anh Những bỡ ngỡ tiếp xúc lần đầu với phần mềm quốc tế cộng thêm việc phải tự tìm hiểu tư liệu tiếng nước dẫn đến khai thác sử dụng chương trình khơng mong muốn Ý tưởng chuyển đổi phần mềm sang tiếng Việt gặp nhiều khó khăn làm tính xác phần mềm

(26)

Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 26 Câu hỏi ôn tập

1 Trình bày ý nghĩa ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn?

2 Mô tả cấp độ ứng dụng công nghệ thơng tin kế tốn?

3 Trình bày phân hệ ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn?

4 Phân biệt tổ chức thông tin dạng tập tin riêng lẽ theo sở liệu quan hệ?

5 Tiến hành khai báo hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm cơng việc gì?

6 Mơ tả quy trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn?

Trắc nghiệm

1 Phát biểu sau KHƠNG mơ tả lợi ích cơng nghệ thơng tin kế tốn:

a Cơng nghệ thơng tin giúp kế tốn giảm thiểu thời gian việc ghi chép lưu trữ

b Công nghệ thông tin giúp cho công tác quản lý liệu kế tốn tập trung

c Cơng nghệ thơng tin làm cho cơng việc kế tốn khơng bị lỗi định khoản nghiệp vụ hệ thống thủ công

d Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hỗ trợ kế tốn cơng tác trình bày phân tích thơng tin

2 Hệ thống tích hợp tất liệu, quy trình xử lý thương mại toàn doanh nghiệp được gọi là:

a Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển trình đơn

b Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

c Hệ thống kế tốn xử lý bán thủ cơng với bảng tính Excel

d Hệ thống sản xuất doanh nghiệp tích hợp

3 Doanh nghiệp ghi nhận xử lý thơng tin việc mua hàng hóa, ngun vật liệu phân hệ ứng dụng:

a Phân hệ nhân

(27)

c Phân hệ sản xuất

d Phân hệ mua hàng

4 Trường liệu giúp nhận biết xác hàng liệu bảng gọi là:

a Khóa (primary key)

b Khóa quan hệ (relational key)

c Khóa ngoại (foreign key)

d Cả câu a, b, c sai

5 Các công việc giai đoạn khai báo hệ thống:

a Xây dựng mã, xử lý liệu, kết xuất báo cáo, phân quyền sử dụng quản trị hệ thống

b Khai báo số dư đầu, tiến hành nhập liệu, xử lý liệu, kết xuất báo cáo

c Xác định thông số hệ thống, xây dựng mã, khai báo số dư đầu, phân quyền sử dụng quản trị hệ thống

d Xác định thông số hệ thống, khai báo số dư đầu, tiến hành nhập liệu, kết xuất báo cáo

Bài tập

Bài

Tìm hiểu Thơng Tư số 103/2005/TT-BTC “Hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán” ban hành ngày 24 tháng 11, 2005 Bộ Tài Chính u cầu: dựa vào Thơng Tư số 103, trình bày tiêu chuẩn phần mềm kế toán áp dụng đơn vị kế toán

Bài

Bạn giao nhiệm vụ thiết kế phát triển phân hệ mua hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

Yêu cầu: nhận biết bảng (tables) mà bạn nghĩ cần thiết sở liệu quan hệ để chứa

dữ liệu cho phân hệ mua hàng Nhận dạng trường (fields) quan trọng khóa (primary keys) bảng liệu

Bài

(28)

Bảng Sản Phẩm [Mã sản phẩm, tên sản phẩm, kích thước, giá bán, số lượng hàng tồn]

Bảng Khách hàng [Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, thành phố, điện thoại liên lạc]

Bảng Đơn đặt hàng [Mã khách hàng, mã sản phẩm, ngày đặt hàng, số lượng đặt hàng]

Yêu cầu: phát thảo mơ hình sở liệu quan hệ cho hệ thống đặt hàng hình 7.11

Bài

Hãy nhận dạng hoạt động nhập liệu, khai báo mô tả sau:

a Nhập hóa đơn mua hàng ghi nhận tốn tiền

b Nhập hóa đơn bán hàng cho khách hàng

c Doanh nghiệp tiến hành nhập thơng tin hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp bắt đầu

kinh doanh tháng

d Công ty tiến hành nhập thông tin tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho số dư liên quan vào phần mềm SSP

Đáp án tập thực hành

a Cập nhật liệu vào Sổ Cái Tài Khoản (TK111, TK131, TK511, TK642)

Giả sử đến cuối tháng, kế toán tổng hợp làm nhiệm vụ ghi Sổ Cái tài khoản Sau hoàn thành Chứng Từ Ghi Sổ Tổng Hợp ( sheet CTGS), kế tốn tổng hợp vào để ghi Sổ Cái tài khoản

 Chú ý cột TK NỢ TK Có sheet CTGS, sử dụng lọc liệu: Data/Filter/AutoFilter để lọc TK Nợ Có liên quan, chép sang trang Sổ Cái Lưu ý liệu tài khoản dạng chuỗi (text)

(29)

(30)

 Chọn nội dung trích yếu, số tiền (số tiền bên NỢ TK111), TK đối ứng, số chứng từ, ngày chứng từ chép qua bên trang Sổ Cái TK111

 Bỏ Filter

 Tiếp tục Filter phần bên Có TK111

 Chọn nội dung trích yếu, số tiền (số tiền bên Có TK111), TK đối ứng, số chứng từ, ngày chứng từ chép qua bên trang Sổ Cái TK111

 Bỏ Filter

 Sổ Cái TK111 cập nhật liệu

(31)

CT01 =SUM(N9:N19)

CT02 =SUM(O9:O19)

 Tính số dư Tài Khoản:

CT03 =IF($N$8-$O$8+N20-O20>0,$N$8-$O$8+N20-O20,0)

CT04 =IF($N$8-$O$8+N20-O20>0,0,-$N$8+$O$8-N20+O20)

 Sổ Cái TK 111 cuối kì là:

Tương tư thao tác trên, tiến hành cập nhật sổ TK131, TK511, TK642

b Lập Bảng Cân Đối Số Phát Sinh

 CT01 =SUMIF(CTGS!$L$8:$N$20,CDSPS!B10,CTGS!$N$8:$N$20)

CT02 =SUMIF(CTGS!$M$8:$N$20,CDSPS!B10,CTGS!$N$8:$N$20)

CT03 =IF(D10-E10+F10-G10>0,D10-E10+F10-G10,0)

CT04 =IF(D10-E10+F10-G10>0,0,-D10+E10-F10+G10)

 CT05 =SUM(D10)

CT06 =SUM(D12)

CT07 =SUM(D14)

CT08 =SUM(D16)

CT09 =SUM(D18)

CT10 =SUM(D20)

CT11 =SUM(D24)

CT12 =SUM(D26)

 CT13 =SUMIF($A$9:$I$27,1,D9:D27)

CT14 =SUMIF($A$9:$I$27,1,E9:E27)

CT15 =SUMIF($A$9:$I$27,1,F9:F27)

CT16 =SUMIF($A$9:$I$27,1,G9:G27)

CT17 =SUMIF($A$9:$I$27,1,H9:H27)

(32)

Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 32  Sao chép CT01 (F10) xuống ô từ F11 đến F27

Sao chép CT02 (G10) xuống ô từ G11 đến G27

Sao chép CT03 (H10) xuống ô từ H11 đến H27

Sao chép CT03 (I10) xuống ô từ I11 đến I27

Chú ý: chép công thức: Right Click/ Paste Special / Formula

 Sao chép CT05 (D9) qua ô từ E9 đến I9

Sao chép CT06 (D11) qua ô từ E11 đến I11

Sao chép CT09 (D17) qua ô từ E17 đến I17

Định dạng
Số trang	32
Dung lượng	1,14 MB