2.5. Đóng bảng tính

(1)

Làm việc với tập tin Nhập định dạng liệu

Thao tác với ơ, cột, dịng Các hàm tính tốn Cơ sở liệu Excel

Biểu đồ In ấn

1 Khởi động: Tương tự Word Màn hình làm việc

 Một tập tin Book  Trong book gồm nhiều Sheet  Trong Sheet gồm:

16.384 cột x 1.048.576 dòng  Tên cột: A, B, , Z, AA, AB, , XFD.  Tên dòng: 1, 2, , 1048576

 Tên ơ: TêncộtTêndịng

(2)

2.1 Mở bảng tính mới 2.2 Mở bảng tính có 2.3 Lưu bảng tính

2.4 Lưu bảng tính với tên khác 2.5 Đóng bảng tính

Tương tự Word

a Nhập liệu Văn bản.

Dữ liệu nằm nhập Dữ liệu cụm từ nhập ô Dữ liệu bắt đầu -, +, 0, = phải thêm ký

tự ‘ đầu

Ví dụ: Để nhập 091 phải nhập ‘091 Dữ liệu nhập vào phải quán.

 Chú ý Chọn Font chữ mặc định:

File  Options  General

Use this font: Chọn Font mặc định Font size: Chọn cỡ chữ mặc định

b Nhập liệu số

Nhập ký hiệu ngăn cách hàng thập phân Nếu nhập ký hiệu ngăn cách hàng ngàn, triệu, tỉ

thì phải nhập  Chú ý.

Nếu nhập đúng, liệu tự động phải Thay đổi hai ký hiệu này:

File  Options  Advanced • Bỏ chọn Use system separators • Decimal separator: Ký hiệu thập phân. • Thousand separator: Ký hiệu ngàn, triệu,

tỉ

c Nhập liệu ngày tháng

Nhập theo thiết lập máy

Sau nhập xong, liệu tự động phải  Để thay đổi thiết lập máy:

Start  Control Panel Regional and Language

Trên tab Format, chọn kiểu dòng Short date với lưu ý: d (ngày), m (tháng), y (năm)

(3)

 Xố liệu Bơi đen

Bấm phím Delete  Xố định dạng

Bôi đen

Home  (Editing) Clear  Clear Formats

 Gõ giá trị ban đầu ô

 Gõ giá trị ô  Bôi đen

 Đưa chuột vào dấu + (ở góc phải cuối) giữ nút trái kéo

a Chọn Font chữ, cỡ chữ: Home  (Font) b Căn lề: Home  (Alignment)

c Định dạng số, ngày, %, : Home  (Number)

 Làm tương tự Table Word

Khái niệm Các hàm tính tốn Các hàm tính tốn có điều kiện

Các hàm suy luận logic Các hàm ngày tháng Các hàm xử lý văn Hàm Tính thứ hạng

(4)

1 Khái niệm

 Công thức Excel bắt đầu dấu=, sau phép toán, hàm tác động lên liệu  Phép toán gồm:

+ (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia) ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)

 Các hàm công thức lập sẵn Khi dùng ta viết:

TÊN HÀM(các đối số)

Tên hàm: Do Excel đặt từ trước nên phải viết tả, khơng có khoảng trắng

Dấu (): Bắt buộc phải có.

 Các đối số: viết cách dấu , (nếu ký hiệu thập phân ) ; (nếu ký hiệu thập phân ,)

=IF(H3>=6.5, “Khá”, “TB”) =IF(H3>=6,5; “Khá”; “TB”)

 Dữ liệu:

Là giá trị cụ thể (giá trị văn phải đặt cặp dấu “ ”);

Các ô chứa giá trị, vùng ô chứa giá trị: • Địa tương đối: TêncộtTêndòng D3

• Địa tuyệt đối: $Têncột$Têndịng $D$3

• Địa hỗn hợp:

$TêncộtTêndòng $D3 Têncột$Têndòng D$3

- Dấu $ nằm vị trí chép cơng thức cố định vị trí

- Trên máy, bấm phím F4 để chuyển đổi qua lại loại địa

Các cơng thức

 Tính tổng:

SUM(number1, [number2],…)

 Tính trung bình cộng:

AVERAGE(number1, [number2],…)

 Tìm giá trị lớn nhất:

MAX(number1, [number2],…)

 Tìm giá trị nhỏ nhất:

MIN(number1, [number2],…)

 Đếm:

COUNT(number1, [number2],…): Đếm ô chứa số

COUNTA(number1, [number2],…): Đếm ô không trống

(5)

 L4=SUM(E4:G4)  M4=AVERAGE(E4:G4)  E9=SUM(E3:E8)  E10=AVERAGE(E3:E8)  E11=MAX(E3:E8)  E12=MIN(E3:E8)  E13=COUNTA(E3:E8)  E14=COUNT(E3:E8)

=AVERAGE(E4:G4)

2/ Cột TRUNG BÌNH trung bình cộng ba mơn HT1, HT2, HT3

a) Đếm có điều kiện:

COUNTIF(range, criteria)  Trong đó:

range: Đếm đâu? criteria: Đếm gì?  Các phép so sánh:

= (bằng), > (lớn hơn), < (bé hơn), <> (khác) >= (lớn bằng), <= (bé bằng)

Tính số lượng sinh viên nữ

D18=COUNTIF(D4:D11,"=Nữ")

 Chú ý Đối với Phép so sánh = ta bỏ dấu = D18=COUNTIF(D4:D11,"Nữ")

 Đếm số điểm HT1 đạt từ trở lên E19=COUNTIF(E4:E11,">=5")

(6)

 Cột THƯỞNG hoàn thành sau: sinh viên có điểm 10 thưởng ứng với điểm 10 thưởng 400 ngàn Số sinh viên cịn lại khơng thưởng

 Cột THƯỞNG 1: điểm 10 thưởng 400 ngàn; điểm thưởng 200

 =COUNTIF(E3:G3, “=10”)*400

 Trong trường hợp có nhiều tiêu chuẩn đồng thời xảy ta sử dụng hàm:

COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, )

Tính số lượng người làm việc 25

ngày/tháng mà hưởng phụ cấp chức vụ?

=COUNTIFS( D3:D7;">25"; F3:F7;">0")

-Số hộ Sản xuất Kinh doanh mà tiêu thụ điện 150 KW

=COUNTIFS(E3:E7;"Sản xuất";I3:I7;">150") +COUNTIFS(E3:E7;"Kinh doanh";I3:I7;">150")

 Cú pháp:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])  Trong đó:

sum_range: Vùng tính tổng.

• Vùng phải tương ứng với range. • Nếu range = sum_range bỏ

sum_range.

 Ý nghĩa Tính tổng sum_range mà ô tương ứng range thoả mãn criteria

(7)

 HàmAVERAGEIFtương tự SUMIF

 HàmAVERAGEIFS( )tương tự hàm SUMIFS

 Tính tổng H.BỔNG người sinh sau năm 1980

 Tính HỌC BỔNG: điểm ≥ 100; điểm ≥ 200; điểm ≥ 300

 Tính tổng tiền thưởng sinh viên xếp loại giỏi danh sách

J20=SUMIF(D4:D11,“=Nam”,J4:J11)

(8)

J21=AVERAGEIF(E4:E11;“>=8";J4:J11)

(9)

Hàm chọn (hàm IF)

4.1

Hàm ghép điều kiện (hàm AND)

4.2

Hàm ghép điều kiện (hàm OR)

4.3

Hàm đảo ngược điều kiện (hàm NOT)

4.4

 Cú pháp:

IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

 Trong đó:

logical_test: Biểu thức logic nhận giá trị TRUE FALSE

value_if_true: Giá trị biểu thức logic TRUE value_if_false: Giá trị biểu thức logic

FALSE

 Hàm IF thường sử dụng tốn có cấu trúc:

Nếu … …

Nếu … … khơng …

Điều kiện: Nếu nghỉ từ buổi trở lên “Khơng” đủ điều kiện, nghỉ buổi “Đủ” điều kiện

Cách 1:

I4 = IF(H4>=2, “Không”, IF(H4<2, “Đủ”,)) Cách 2:

I4 = IF(H4>=2, “Khơng”, “Đủ”)

THƯỞNG: Nếu TỔNG từ 20 trở lên thưởng 200, nếu TỔNG 20 thưởng 100.

Cách 1. K3=IF(H3>=20,200,IF(H3<20,100)) Cách 2. K3=IF(H3>=20,200,100)

 HỌC PHÍ: Nếu Tổng điểm 10 đóng 300; nếu Tổng điểm từ 10 đến 15 đóng 200; Tổng điểm từ 15 đến 25 đóng 100 Ngồi khơng phải đóng học phí.

L3

=IF(H3<10,300, IF(H3<15,200, IF(H3<25,100,0)))

=IF(H3>=25,"Giỏi", IF(H3>=20,"Khá", IF(H3>=15,"TB", "Yếu")))

(10)

Cột “Điều kiện” xét sau: sinh viên có tổng điểm học trình đạt từ 15 điểm trở lên điền “Đủ”, cịn lại điền “Khơng” đủ điều kiện

=IF(H3>=15,"Đủ","Khơng")

ĐIỀU KIỆN: Các sinh viên “Đủ” điều kiện Có điểm thi đạt từ trở lên Ngồi “Khơng” đủ điều kiện

=IF(COUNTIF(E3:G3,">=5")>=2,"Đủ","Khơng")

=IF(A4="BC","Báo chí", IF(A4="TH","Triết học", IF(A4="KT","Kinh tế","")))

Cột “Ngành” bao gồm ngành: “Báo chí” (mã BC), “Triết học” (mã TH), “Kinh tế” (mã KT)

=IF(D3="A","Vip",IF(D3="B","Loại 1",IF(D3="C","Loại 2")))

AND(logical1, logical2, …)

 Trả giá trị TRUE tất đối số TRUE; trả giá trị FALSE đối số FALSE

 Sử dụng hàm AND tất điều kiện nhỏ đồng thời xảy

OR(logical1, logical2, …)

 Trả giá trị TRUE có đối số TRUE; trả giá trị FALSE tất đối số FALSE

 Sử dụng hàm OR tất điều kiện nhỏ không đồng

thời xảy ra.

NOT(logical)

(11)

THƯỞNG 1: Sinh viên Khá, Giỏi thưởng tháng H.BỔNG SV Trung bình, Nam 120, Nữ 100 Ngồi ra khơng thưởng.

=IF(M3="Khá",J3, IF(M3="Giỏi",J3, IF(M3="TB", IF(C3="Nam",120,100),0))) =IF(OR(M3="Khá",M3="Giỏi"),J3,

IF(AND(M3="TB",C3="Nam"),120, IF(M3="TB",100,0)))

H.BỔNG1: Sinh viên có Điểm trung bình từ trở lên và điểm TỐN từ trở lên 200, Sinh viên có điểm TB từ trở lên khơng có điểm 100, ngồi khơng có H.BỔNG

=IF(AND(I3>=6,F3>=8),200,

IF(AND(I3>=5,COUNTIF(E3:G3,"<3")=0),100,0))

ĐIỀU KIỆN: Các sinh viên “Đủ” điều kiện dự thi có Điểm thi từ trở lên và nghỉ không buổi Cịn lại “Khơng” đủ điều kiện.

=IF(AND( COUNTIF(E4:G4,">=5")>=2,

H4<=2 ),"Đủ","Khơng")

THƯỞNG: Nếu thi đạt từ trở lên khơng nghỉ buổi thưởng tháng H.BỔNG Nếu hai thi đạt từ trở lên thưởng nửa tháng H.BỔNG Ngồi khơng thưởng

=IF(AND(COUNTIF(E3:G3,">=8")=3,O3=0),K3, IF(COUNTIF(E3:G3,">=8")>=2,K3/2,0))

KẾT QUẢ: Thí sinh KV3 có tổng điểm từ 18 trở lên hoặc KV2 có tổng điểm từ 17.5 trở lên KV1 có tổng điểm từ 17 trở lên “Đỗ”, lại “Trượt”

(12)

• LEFT

• RIGHT

• MID

• CONCATNATE

• FIND

• REPLACE

• SEARCH

• UPPER

• PROPER

• LOWER

ã LEN

ã TRIM

â 2014 by TS Lê Văn Hiếu Học viện Báo chí Tuyên truyền

 Hàm LEFT:

Cú pháp:LEFT(text,num_chars)

Trong đó:

• text: Chuỗi văn gốc. • num_chars: Số ký tự cần lấy.

Trả num_chars ký tự nằm bên trái text. Ví dụ:=LEFT(“Hà Nội”, 2)kết là“Hà”

 Hàm RIGHT:

Cú pháp:RIGHT(text,num_chars)

Trả num_chars ký tự nằm bên phải text. Ví dụ:=RIGHT(“Hà Nội”, 3)kết là“Nội”

 Hàm MID: Cú pháp:

MID(text, start_num, num_chars) Trả num_chars ký tự nằm text

tính từ ký tự thứ start_num. Ví dụ:

=MID(“Nguyễn Quang A”,8,5) kết là “Quang”

NGÀNH: “Khối A" (nếu Mã “KA"), “Khối B" (nếu

Mã “KB"), “Khối C" (nếu Mã “KC")

Q3=IF(LEFT(A3,2)=“KA”, “Khối A”, IF(LEFT(A3,2)=“KB”, “Khối B”, IF(LEFT(A3,2)=“KC”, “Khối C”, “”)))

NGÀNH1: “Kinh tế" (nếu Mã “K"), “Báo chí" (nếu

Mã “B"), “Triết học" (nếu Mã “T")

(13)

NGÀNH: “Phát thanh" (nếu Mã “PT”), “Báo mạng” (nếu

Mã “BM”), “Truyền hình” (nếu Mã “TH”)

=IF(RIGHT(P3,2)=“PT”, “Phát thanh”, IF(RIGHT(P3,2)=“BM”, “Báo mạng”, IF(RIGHT(P3,2)=“TH”, “Truyền hình”, “”)))

• TODAY()

• DAY(serial_number) • MONTH(serial_number) • YEAR(serial_number) • DATE(day, month, year)

• NOW()

• HOUR(serial_number) • MINUTE(serial_number) • SECOND(serial_number) • TIME(hour, minute, second)

 Lấy ngày:DAY(serial_number)

Trong đó: serial_number: liệu kiểu ngày. Ý nghĩa: Trả Ngày, số nguyên từ đến 31. Ví dụ: =DAY(“20/11/14”)→ 20

 Lấy tháng:MONTH(serial_number)

Ý nghĩa: Trả Tháng, số nguyên từ đến 12. Ví dụ: =MONTH(“20/11/14”) → 11

 Lấy năm:YEAR(serial_number)

Ý nghĩa: Trả Năm, số nguyên từ 1900 đến 9999

Ví dụ: =YEAR(“20/11/14”) → 2014 =YEAR(“20/11/56”) → 1956  Lấy ngày hơm nay:TODAY()

 Tính ngày sinh:

=DAY(D3)

 Tính tháng sinh:

=MONTH(D3)

 Tính năm sinh:

=YEAR(D3)

 Tính tuổi:

=YEAR(TODAY())-YEAR(D3) =2019-YEAR(D3)

=(TODAY()-D3)/365

THƯỞNG 2: Sinh viên Khá, Giỏi thưởng 200; sinh viên TB sinh trước năm 1982 thưởng 100; sinh viên khác 30 tuổi thưởng 80; ngồi khơng thưởng

=IF(OR(M3="Khá";M3="Giỏi");200;)

(14)

HBỔNG: Sinh viên Khá, Giỏi thưởng 200; sinh viên TB nữ 25 tuổi nam 30 tuổi thưởng 100; ngồi khơng thưởng

=IF(OR(J3="Khá",J3="Giỏi"),200,

IF(J3=“TB”,IF(OR(AND(C3=“Nữ”,2014-YEAR(D3)>25), AND(C3=“Nam”,2014-YEAR(D3)>30)),100,0),0))

Số

 Cú pháp:

RANK(number, ref, [order])  Trong đó:

number: Số cần tìm thứ hạng ref: Danh sách số

order: Thứ tự (0-Descending 1-Ascending)

 Ý nghĩa: Trả Thứ hạng number ref tuỳ theo order:

• Nếu order = tính từ cao xuống thấp. • Nếu order = tính từ thấp đến cao.

 Chú ý

 Nếu có giá trị thứ hạng khơng có thứ hạng

 Dùng hàm RANK để tính cho cột XẾP THỨ ref phải dùng địa tuyệt đối.

 Ví dụ Cột XẾP THỨ dựa vào TỔNG điểm tính từ cao xuống thấp

=RANK(H3,$H$3:$H$7,0)

 Ví dụ Cột XẾP THỨ dựa vào điểm TRUNG BÌNH tính từ thấp đến cao

=RANK(J3,$J$3:$J$7,1)

Cột XẾP THỨ dựa vào điểm TRUNG BÌNH tính từ thấp đến cao U3=RANK(I3;$I$3:$I$8;1)

=IF(RIGHT(A4,2)="KT","Kinh tế", IF(RIGHT(A4,2)="TH","Triết học", IF(RIGHT(A4,2)="BC","Báo chí","")))

=IF(L4>=25,"Giỏi", IF(L4>=20,"Khá", IF(L4>=15,"TB", IF(L4>=0,"Yếu")))

=VLOOKUP(RIGHT(A4;2);$S$4:$T$6;2;0)

(15)

a Tìm kiếm theo chiều dọc  Cú pháp

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) VLOOKUP(tìm gì, tìm đâu, lấy cột nào, cách

tìm)

 lookup_value: giá trị tìm

 table_array: Vùng tìm, có cột chứa giá trị tìm Nếu tìm kiếm tương đối cột xếp theo thứ tự tăng dần

 col_index_num: Số thứ tự cột lấy giá trị (trong Vùng tìm) tìm thấy

 range_lookup: (nếu tìm kiếm tương đối); 0 (nếu tìm kiếm xác

 Ý nghĩa Tìm cột củatable_array xem có giá trị lookup_value (tìm kiếm xác) lớn khơng vượt q lookup_value (tìm kiếm tương đối) khơng?

Nếu “tìm thấy”, trả kết nằm dịng tìm thấy cột thứcol_index_num. Nếu khơng tìm thấy trả kết là#N/A.

 Cú pháp:

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)  Tương tự hàm VLOOKUP, đổi cột thành dịng.  Một ví dụ table_array:

Bước Lập table_array:

Bước Nhập công thức:

=VLOOKUP(LEFT(A4,1),$K$9:$L$11,2,0)

NGÀNH: “Kinh tế" (nếu Mã “K"), “Xuất bản" (nếu Mã là NGÀNH: “Kinh tế" (nếu Mã “K"), “Xuất bản" (nếu Mã là

“X"), “Triết học" (nếu Mã “T") lập thông qua hàm VLOOKUP HLOOKUP

Bước Lập table_array:

Bước Nhập cơng thức:

(16)

NGÀNH: “Báo chí" (nếu Mã “BC”), “Truyền hình” (nếu Mã “TH”),

“Kinh tế” (nếu Mã “KT”)

KẾT QUẢ: “Đỗ” TRUNG BÌNH lớn điểm chuẩn (Báo

chí: 6.5; Truyền hình: 7; Kinh tế: 6), khơng “Trượt”

XẾP LOẠI: “Giỏi” nếuTRUNG BÌNH từ trở lên; “Khá” TRUNG BÌNH từ 6.5 đến 8; “TB” nếuTRUNG BÌNH từ đến 6.5; “Yếu” TRUNG BÌNH tính thơng qua hàm VLOOKUP

TRUNG BÌNH: =AVERAGE(D3:F3) NGÀNH: =VLOOKUP(A3,$H$9:$I$12,2,FALSE)

KẾT QUẢ: =IF(H3>=VLOOKUP(I3,$I$10:$J$12,2,FALSE),"Đỗ","Trượt")

XẾP LOẠI: =VLOOKUP(H3,$E$9:$F$12,2,TRUE)

 Cột “Lương”: “Ngày cơng” * “Lương ngày công” + “Phụ cấp” Lưu ý: Nếu có ngày lương thứ 25 trở lên kể từ ngày cơng thứ 25 ngày tính gấp đơi:

 =NC*IF(LN>25,25+(LN-25)*2,LN)

 Lưu kho: tính từ ngày nhập đến ngày bán:  =NB-NN

 Thưởng: Trong thí sinh đỗ, điểm 10 100000, điểm 50000 lưu ý số người thưởng nữ thuộc “KV1” thưởng thêm 20000

 =IF(KQ=“Đỗ”,countif(E3:G3,10)*100000+CountIf( E3:G3,9)*50000+if(and(GT=“Nữ”,ĐT=“KV1”),2000 0,0),0)

 Học phí: Ngành khối A đóng 300; khối B: 400; khối C: 500 Lưu ý thí sinh “Khơng xếp loại” khơng phải đóng học phí

 =If(KQ=“Khơng xếp

loại”,0,If(Left(A3,1)=“A”,300,if(left(A3,1)=“B”,400,5 00))

 Thưởng: Giỏi: 200, khá: 150 Lưu ý học viên thưởng nữ thưởng thêm 30  =IF(XL=“Giỏi”,200+If(GT=“Nữ”,30,0),if(XL=“Khá”,

150+If(GT=“Nữ”,30,0),0))

Khái niệm CSDL Các hàm CSDL Cách lập vùng tiêu chuẩn

(17)

 Cơ sở liệu (Database) tập hợp liệu lưu dạng bảng (danh sách) cho phép ta tổng hợp, trích xuất thơng tin cần thiết  Mỗi cột gọi TRƯỜNG (Field)

 Dòng chứa tên trường

 Từ dòng thứ trở chứa ghi (Record)  Chú ý Đặt tên cho vùng

1 Bôi đen vùng

2.Formulas  Define Name

3 Gõ tên vùng ơName  OK.

Tính tổng:

=DSUM(Database,Field,Criteria) Tính Trung bình:

=DAVERAGE(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị lớn nhất:

=DMAX(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị nhỏ nhất:

=DMIN(Database,Field,Criteria) Đếm:

=DCOUNTA(Database,Field,Criteria)

 Database: Vùng CSDL Sử dụng:

• Tên vùng • Địa vùng  Field:

Trường tính tốn Đối với hàm DCOUNTA sử dụng trường

Sử dụng:

• Địa tên trường

• Tên trường đặt cặp dấu " " • Số thứ tự trường CSDL

 Criteria:

Vùng tiêu chuẩn Đây điều kiện hàm làm việc

Sử dụng: • Tên vùng • Địa vùng

 Ý nghĩa: Tính tốn trường định ghi thoả mãn tiêu chuẩn

6.3.1 Vùng tiêu chuẩn lấy liệu trực tiếp:  Vùng gồm dịng:

Dòng đầu chứa tên trường, TRÙNG với tên trường CSDL

Từ dòng trở chứa tiêu chuẩn:

• Đó phép so sánh với giá trị, phép so sánh khơng có dấu =

• Hai tiêu chuẩn đồng thời xảy đặt dịng

• Hai tiêu chuẩn khơng đồng thời xảy đặt hai dịng khác

Tổng học bổng sinh viên giỏi ngành kinh tế có điểm Tốn từ trở lên

(18)

1 Học bổng trung bình sinh viên có tổng điểm từ 10 đến 20

2 Tổng điểm thấp số sinh viên Khá, Giỏi ngành Kinh tế

3 Điểm TRIẾT cao số sinh viên TB, Yếu ngành Kinh tế, Chính trị

4 Số lượng sinh viên có ba điểm Tốn, Triết, Tin từ trở lên thuộc ngành Chính trị

Học bổng trung bình sinh viên có tổng điểm từ 10 đến 20

=DAVERAGE(A3:N11;"HỌC BỔNG";X5:Y6)

Tổng điểm thấp số sinh viên Khá, Giỏi ngành Kinh tế

=DMIN(A3:N11;“Tổng";X8:Y10)

Điểm HT1 cao số sinh viên TB, Yếu ngành Kinh tế, Triết học

=DMAX(A3:N11;“HT1";X21:Y25)

Số lượng sinh viên có ba điểm HT1, HT2, HT3 từ trở lên thuộc ngành Báo chí

=DCOUNTA(A3:N11;“HT1";X27:AA30)

• Tính tổng học bổng sinh viên Nam, ngành Báo chí

- Lập vùng tiêu chuẩn

(19)

Tiền thưởng trung bình sinh viên nữ ngành Báo chí, Truyền hình

Điểm HT1 lớn số sinh viên có tổng điểm từ 10 đến 20

Tổng điểm thấp số sinh viên khá, giỏi có điểm HT1 từ trở lên.

 Điểm TIN thấp số sinh viên Ngành Báo chí, Kinh tế, có Điểm Tốn từ trở lên

=DMIN(A2:L8,“TIN",X12:Y14)

 Ví dụ 25 Số lượng nam sinh viên Khá, giỏi, ngành Kinh tế

=DCOUNTA(A2:L8,"MÃ SỐ",X16:Z18)

(20)

 Số lượng sinh viên có ba điểm Toán, Triết, Tin từ trở lên thuộc ngành Chính trị

 Vùng gồm dịng:

 Dịng đầu tiên: Chứa tên, KHÁC với tất tên trường

 Dòng thứ trở đi: Chứa điều kiện

Đó cơng thức tham chiếu đến ghi Nhận giá trị TRUE (bản ghi thỏa mãn điều kiện) FALSE (bản ghi không thỏa mãn điều kiện)

Có thể sử dụng hàm: AND, OR, NOT Có thể sử dụng Kỹ thuật tách dịng:

• Cùng dịng (2 điều kiện đồng thời xảy ra) • Khác dịng (2 điều kiện khơng đồng thời xảy ra)

(21)

Số lượng sinh viên ngành Kinh tế, sinh sau năm 1980

=DCOUNTA(A3:N11;“Họ tên";P8:Q9)

Số lượng sinh viên nữ trên 30 tuổi và nam 35 tuổi

Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm

(22)

Tổng Học bổng các sinh viên nằm trong độ tuổi từ 25 đến 40 tuổi

 Tổng Học bổng sinh viên nằm độ tuổi từ 25 đến 40 tuổi

=DSUM(A3:J11,"Học bổng",P25:Q26)

 Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi

 Tổng điểm cao số sinh viên có Điểm Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên

 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng

(23)

4.1 Khái niệm:

 Trích lọc (Filter) thao tác lấy ghi thỏa mãn điều kiện

4.2 Lọc tự động (Auto Filter)  Đặt trỏ vùng CSDL  Click Data, chọn Filter

 Muốn lọc theo trường click vào mũi tên trường chọn yêu cầu lọc

 Khi không lọc nữa, click Data, chọn Filter  Lọc sinh viên Nam giỏi

 Lập vùng tiêu chuẩn

 Click Data (Sort & Filter)  Advanced  Trong khung Action chọn cách lọc:

Lọc đặt kết chỗ: Chọn Filter the list, in-place

Lọc chép kết chỗ khác: Chọn Copy to another location

 List range: Vùng CSDL.  Criteria range: Vùng tiêu chuẩn  Copy to: Vị trí chép tới  Cuối cùng, click OK

 Lọc A100, sinh viên sinh ngày 30 tháng

Lập vùng tiêu chuẩn (bảng phía dưới)

Click Data  Advanced  Copy to another location

Tại List range, gõ: A2:Q12 Tại Criteria range, gõ: S16:T17 Tại Copy to, gõ: A100

Click OK

 Lọc A150 SV Khá, Giỏi sinh sau năm 1960

 Lọc A160 sinh viên Nam, Khá giỏi ngành Kinh tế

4.5 Sắp xếp liệu

- Đặt trỏ vào trường cần xếp

- Muốn xếp theo thứ tự tăng dần, click nút lệnh (Sort Ascending)

- Muốn xếp theo thứ tự giảm dần, click nút lệnh (Sort Descending)

4.6 Cộng dồn theo nhóm - Sắp xếp theo nhóm - Click Data, chọn Subtotal - Chọn nhóm tại: At each change in - Chọn cách tính tại: Use Funtion - Chọn trường tính tại: Add Subtotal to - Click OK

Chú ý Khi khơng dùng thì: Click Data > Subtotal > Remove All

 Click Data > Form  Để nhập mới: Click New  Để xố: Click Delete

(24)

1 Khái niệm

Cơ sở liệu (Database) tập hợp liệu lưu dạng bảng (danh sách) cho phép ta tổng hợp, trích xuất thông tin cần thiết

Mỗi cột gọi TRƯỜNG (Field) Dòng chứa tên trường

Từ dòng thứ trở chứa ghi (Record)

Tính tổng:

=DSUM(Database,Field,Criteria) Tính Trung bình:

=DAVERAGE(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị lớn nhất:

=DMAX(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị nhỏ nhất:

=DMIN(Database,Field,Criteria) Đếm:

=DCOUNTA(Database,Field,Criteria)

 Database: Vùng CSDL Sử dụng:

• Tên vùng Cách đặt tên vùng: Bôi đen vùng, click Insert > Name > Define Gõ tên vùng OK

• Địa vùng  Field:

Trường tính tốn Đối với hàm DCOUNTA sử dụng trường

Sử dụng:

• Địa tên trường

• Tên trường đặt cặp dấu " " • Số thứ tự trường CSDL

 Criteria:

Vùng tiêu chuẩn

Đây điều kiện hàm làm việc Sử dụng:

• Tên vùng • Địa vùng

 Ý nghĩa: Tính tốn trường định ghi thoả mãn tiêu chuẩn

3.1 Vùng tiêu chuẩn lấy liệu trực tiếp:  Vùng gồm dòng:

Dòng đầu chứa tên trường, TRÙNG với tên trường CSDL

Từ dòng trở chứa tiêu chuẩn:

• Đó phép so sánh với giá trị, phép so sánh khơng có dấu =

• Hai tiêu chuẩn đồng thời xảy đặt trên cùng dịng.

• Hai tiêu chuẩn khơng đồng thời xảy thì đặt hai dịng khác nhau.

 Tính tổng H.BỔNG sinh viên Nam, ngành Báo chí

- Lập vùng tiêu chuẩn

- Nhập cơng thức:

(25)

 Tiền thưởng trung bình sinh viên Nữ, ngành Báo chí Chính trị

- Lập vùng tiêu chuẩn:

- Nhập công thức:

=DAVERAGE(A2:L8,"THƯỞNG",X5:Y7)

 Điểm Tốn lớn số sinh viên có Tổng điểm từ 10 đến 20

- Lập vùng tiêu chuẩn:

- Nhập cơng thức:

=DMAX(A2:L8,"TỐN",X9:Y10)

 Điểm TIN thấp số sinh viên Ngành Báo chí, Kinh tế, có Điểm Tốn từ trở lên

=DMIN(A2:L8,“TIN",X12:Y14)

 Ví dụ 25 Số lượng nam sinh viên Khá, giỏi, ngành Kinh tế

=DCOUNTA(A2:L8,"MÃ SỐ",X16:Z18)

 Ví dụ 11 Tổng tiền thưởng sinh viên có H.BỔNG từ 100 trở lên

 Ví dụ 12 H.BỔNG trung bình số sinh viên sinh vào ngày lễ 30/4 1/5

 Ví dụ 13 Tổng điểm thấp số sinh viên Khá, Giỏi ngành Kinh tế

 Ví dụ 14 Tiền thưởng cao số sinh viên nam, có tuổi đời 20, 22

 Ví dụ 15 Số lượng sinh viên có ba điểm Toán, Triết, Tin từ trở lên thuộc ngành Chính trị

(26)

 Số lượng sinh viên có ba điểm Toán, Triết, Tin từ trở lên thuộc ngành Chính trị

Vùng gồm dịng:

 Dịng đầu tiên: Chứa tên, KHÁC với tất tên trường

 Dòng thứ trở đi: Chứa điều kiện

Đó cơng thức tham chiếu đến ghi Nhận giá trị TRUE (bản ghi thỏa mãn điều kiện) FALSE (bản ghi không thỏa mãn điều kiện)

Có thể sử dụng hàm: AND, OR, NOT Có thể sử dụng Kỹ thuật tách dịng:

• Cùng dịng (2 điều kiện đồng thời xảy ra) • Khác dịng (2 điều kiện khơng đồng thời xảy ra)

 Số lượng sinh viên ngành Kinh tế, sinh sau năm 1980

(27)

 Ví dụ 12 Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi

 Ví dụ 13 Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi

 Ví dụ 14 Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm

 Ví dụ 15 Tổng điểm cao số sinh viên có Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên

 Ví dụ 16 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng

 Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi

=DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",S13:T14)

 Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi

 Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm

 Tổng điểm cao số sinh viên có Điểm Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên

(28)

4.1 Khái niệm:

 Trích lọc (Filter) thao tác lấy ghi thỏa mãn điều kiện

4.2 Lọc tự động (Auto Filter)  Chọn CSDL

 Click Data (Sort & Filter)  Filter

 Muốn lọc theo trường click vào mũi tên trường chọn yêu cầu lọc

 Khi không lọc nữa, click

Data (Sort & Filter)  Filter

 Lập vùng tiêu chuẩn

 Click Data (Sort & Filter)  Advanced  Trong khung Action chọn cách lọc:

Lọc đặt kết chỗ: Chọn Filter the list, in-place

Lọc chép kết chỗ khác: Chọn Copy to another location

 List range: Vùng CSDL

 Criteria range: Vùng tiêu chuẩn  Copy to: Vị trí chép tới  Cuối cùng, click OK

 Lọc A100, sinh viên sinh ngày 30 tháng

Lập vùng tiêu chuẩn (bảng phía dưới)

Click Data  Filter  Advanced Filter  Copy to another location

Tại List range, gõ: A2:Q12 Tại Criteria range, gõ: S16:T17 Tại Copy to, gõ: A100

Click OK

 Lọc A150 SV Khá, Giỏi sinh sau năm 1960

 Lọc A160 sinh viên Nam, Khá giỏi ngành Kinh tế

4.5 Sắp xếp liệu

- Đặt trỏ vào trường cần xếp

- Muốn xếp theo thứ tự tăng dần, click nút lệnh (Sort Ascending)

- Muốn xếp theo thứ tự giảm dần, click nút lệnh (Sort Descending)

4.6 Cộng dồn theo nhóm - Sắp xếp theo nhóm - Click Data, chọn Subtotal - Chọn nhóm tại: At each change in - Chọn cách tính tại: Use Funtion - Chọn trường tính tại: Add Subtotal to - Click OK

Chú ý Khi khơng dùng thì: Click Data > Subtotal > Remove All

 Click Data > Form  Để nhập mới: Click New  Để xoá: Click Delete

(29)

HỌC PHÍ: Sinh viên khơng phải khá, giỏi đóng 300, sinh HỌC PHÍ: Sinh viên khơng phải khá, giỏi đóng 300, sinh

viên sinh trước năm 1985 đóng 200, sinh viên khác sinh trước năm 1990 đóng 100, ngồi khơng phải đóng học phí

THƯỞNG: Sinh viên Khá, Giỏi thưởng 200 (ngàn); sinh THƯỞNG: Sinh viên Khá, Giỏi thưởng 200 (ngàn); sinh

viên TB Nữ, sinh trước năm 1982 thưởng 100 (ngàn) Nam 30 tuổi thưởng 120 (ngàn) Ngồi khơng thưởng