LÊ VĂN HIẾU

Một văn bản chính là văn bản trong đó có một số vị trí cần phải điền các giá trị khác nhau như: Giấy mời, bảng điểm, quyết định lương, các loại thẻ, ... nếu là tập tin dữ liệu trong Wor[r]

(1)

 Hiểu biết CNTT  Sử dụng máy tính  Sử dụng Internet  Soạn thảo văn  Trình chiếu  Bảng tính điện tử

 Tin học ứng dụng (Microsoft Office 2010) Word 2010 (4b)

PowerPoint 2010 (3b) Excel 2010 (5b) Ơn tập (3b)  Tài liệu

Giáo trình Tin học ứng dụng Giáo trình điện tử:

http://sites.google.com/site/hieulv1975  Giáo viên:

TS Lê Văn Hiếu – 0912476242 – hieulv1975

LÊ VĂN HIẾU Giảng viên, Tiến sĩ Bộ mơn Tốn – Tin học Khoa Kiến thức giáo dục đại cương

Học viện Báo chí Tuyên truyền

MicroSoft Word 2010

Làm quen với Word Làm việc với tập tin văn bản Sửa đổi hiệu chỉnh văn bản

Định dạng văn bản Văn dạng biểu bảng Các công cụ trợ giúp soạn thảo Chèn đối tượng vào văn bản

In văn bản

1.1 Giới thiệu chung

 Soạn thảo văn trình bày liệu văn (text) theo khn mẫu

 Một số chương trình soạn thảo văn bản: Notepad: Đơn giản, khơng có định dạng

WordPad: Nhiều chức Notepad chưa chuyên nghiệp

Microsoft Word: Chương trình soạn thảo văn chuyên nghiệp

QuarkXPress: Chương trình dàn trang điện tử

 Là sản phẩm hãng Microsoft, US

 Word thành phần sản phẩm Microsoft Office

(2)

 Thực cách sau:

 Click Start  (All) Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010

 Nháy kép vào biểu tượng Microsoft Word 2010 hình desktop (hình chữ W màu xanh)

 Click vào biểu tượng Word cơng cụ Office

• Click File  Exit • Click nút Close “cửa

sổ” Word

Thốt (B) (A)

 Con trỏ chuột (Pointer) di chuyển tới vùng văn có dạng chữ I thay mũi tên bình thường  Con trỏ văn (Insert Point) có dạng nét gạch đứng |

và ln nhấp nháy, cho ta biết vị trí văn

 Con trỏ văn nằm vùng soạn thảo văn

 Sử dụng phím mũi tên để di chuyển điểm chèn ký tự theo hướng trái, phải dòng theo hướng trên,

 Sử dụng phím Home để đưa điểm chèn đầu dịng  Sử dụng phím End để đưa điểm chèn cuối dịng  Sử dụng phím Page Up, Page Down (trang trước, trang

sau)

 Click vào vị trí văn điểm chèn nằm vị trí

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN Khoa: Kiến thức giáo dục đại cương

(3)

 Phím tắt để tạo văn Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào tab File, chọn New, nhấn đúp chuột vào mục Blank document.

 Tạo văn từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft tab File, chọn New Nhấn nút Create để tạo văn từ mẫu chọn

 Click menu File, chọn Save (Ctrl+S)

 Chú ý Nếu lưu lần đầu, hộp thoại Save As xuất Chọn vị trí lưu

Gõ tên tập tin văn

Thiết lập số thuộc tính khác Click Save

Kho web miễn phí

Mỏ Web miễn phí có nhiều "quặng" thiết thực hữu ích với sống hàng ngày Dưới đây, xin giới thiệu 101 site đáng quan tâm.

Công cụ dịch vụ. Trợ giúp máy tính. Nghệ thuật giải trí.

Phim cho khơng, nhạc miễn phí

Trang âm nhạc (betterpropaganda.com): trang web tin tức và giới thiệu nhạc có nhiều nhạc MP3 miễn phí, những ban nhạc nước ngồi Modest Mouse, Interpol, … Bạn tìm thấy nhiều trang web khác Pitchfork Media (pitchforkmedia.com) để nghe thử các nhạc giới thiệu BetterPropaganda tổ chức danh mục tốt Mỗi ban nhạc có trang riêng có liên kết đến đánh giá, báo tập tin MP3.

• Click File, chọn Open (Ctrl + O)

• Hộp thoại Open –Chọn vị trí chứa văn

bản –Chọn văn –Click Open

Thư mục chứa

Chọn tệp

• Word cho phép nhiều tài liệu mở lúc

• Nếu có có q nhiều tài liệu mở lúc

đóng bớt chúng lại cho đỡ rối hình.

Rất nhiều tệp tạo mở Mỗi hình chữ nhật tương ứng với tệp

Đóng tài liệu soạn thảo

(4)

 Click File, chọn Close

 Nếu có sửa chữa, xuất hộp thoại xác nhận có lưu lại hay khơng?

 ClickViewchọn chế độ:

Print Layout: Văn hiển thị in giấy

Full Screen Reading: Chế độ đọc

Web Layout: Hiển thị trang Web Khơng có vạch phân trang, ngắt trang

Outline: Hiển thị theo cấp văn

Draff: Trong chế độ này, số đối tượng hiển thị không

Zoom: Phóng to thu nhỏ tầm quan sát văn bản.:

• Giữ nút trái chuột kéo từ vị trí bắt đầu vị trí kết thúc đoạn văn cần bơi đen

• Giữ phím Shift, sau sử dụng phím dịch chuyển điểm chèn

• Giữ Shift + Click để bơi đen từ vị trí trỏ đến vị trí bấm chuột

• Giữ phím Ctrl q trình bơi đen chuột để chọn nhiều đoạn văn rời

• Bấm Ctrl + A để bơi đen tồn văn

 Để xố ký tự đứng trước điểm chèn: Bấm phím BackSpace

 Để xoá ký tự đứng sau điểm chèn xố đoạn văn bị bơi đen: Bấm phím Delete

 Di chuyển xuống cuối dòng, nhấn Delete để xố dịng trắng phía kéo dịng chữ kế lên dòng

 Di chuyển đầu dòng, nhấn BackSpace để kéo dòng lên dòng phía

 Để xố khối văn bản: Bơi đen

Bấm phím Delete

 Bôi đen đoạn văn muốn chép di chuyển •Sao chép: Home  Copy (Ctrl+C)

•Di chuyển: Home  Cut (Ctrl+X)  Di chuyển trỏ tới vị trí đích  Home  Paste (Ctrl+V)

(5)

 Trong q trình thao tác, có thực lệnh SAI click nút lệnh Undo (Ctrl + Z)

 Nếu Undo nhiều click nút lệnh Redo (Ctrl + Y)

Khái niệm định dạng Định dạng cho ký tự Định dạng đoạn văn bản. Chèn ký hiệu số thứ tự tự động

Kẻ khung tô nền Chia cột báo Sử dụng Tab Tạo chữ lớn đầu đoạn

Style ứng dụng

 Định dạng văn trình bày phần văn theo thuộc tính văn nhằm mục đích cho văn rõ ràng đẹp, nhấn mạnh phần quan trọng, giúp người đọc nắm bắt dễ nội dung chủ yếu văn

 Các thuộc tính định dạng ký tự Phơng chữ (Font)

Cỡ chữ (Size) Kiểu chữ (Style) Màu chữ (Font Color) Các thuộc tính khác  Bảng mã (code):

Unicode (2 byte) – Time New Roman, Arial, … TCVN3 (1 byte) - VnAbc, VnAbcH

VNI for Windows – VNI-Abc

 Bôi đen văn

(6)



 Bôi đen

 Home  Chọn thiết lập nhóm Paragraph Align Text Left (Ctrl+L):Căn thẳng lề trái Center (Ctrl+E): Căn

Align Text Right (Ctrl+R):Căn thẳng lề phải Justify (Ctrl + J): Căn thẳng hai lề

Increase Indent: Tăng indent bên trái Descrease Indent: Giảm indent bên trái

Line and Paragraph Spacing: Khoảng cách dòng đoạn



a Chèn ký hiệu đầu đoạn  Bôi đen

 ChọnHome  (Paragraph) Bullets  Có cách:

Bấm vào nút lệnh: Chèn kiểu vừa dùng trước Bấm vào mũi tên: Mở danh sách để chọn kiểu Bullets b Chèn số thứ tự đầu đoạn

 Bôi đen

 ChọnHome  (Paragraph) Numbering  Có cách:

Bấm vào nút lệnh Bấm vào mũi tên

(7)

 Tô Bôi đen

ChọnHome  (Paragraph) Shading Có cách:

•Bấm vào nút lệnh: Chèn màu vừa dùng trước •Bấm vào mũi tên: Mở danh sách để chọn màu



 Kẻ khung Bơi đen

ChọnHome  (Paragraph) Border Có cách

•Bấm mũi tên, sau chọn vị trí kẻ khung •Bấm mũi tên, sau đóBorder and Shading •Trên tab Borders, thiết lập thuộc tính:

–Style: Kiểu đường –Color: Màu đường –Width: Độ lớn đường –Settings Preview: Kiểu khung –Apply to: Đối tượng áp dụng



 Đặt điểm chèn cuối đoạn Bấm Enter  Bơi đen (khơng bơi đen dịng trắng)  Page Layout  Columns  Có cách

Chọn kiểu chia cột ChọnMore Columns

•Chọn số cột:PresetshoặcNumber of Columns •Các cột có hay khơng: Equal Columns

Width

•Độ rộng cột:Width

•Khoảng cách cột:Spacing •Đường ngăn cách cột:Line Between

 Chú ý

Nếu phía phần văn bơi đen mà khơng có ký tự Word không tự động ngắt cột.

Ngắt cột tay:

(8)

 Bơi đen (Nếu đoạn cần đặt điểm chèn đoạn đó)

 ClickInsert  (Text) Drop Cap  Có lựa chọn:

Chọn kiểu có sẵn ChọnDrop Cap Options

• Position: Kiểu Drop Cap • Font: Font chữ

• Lines to drop: Số dòng dành để viết chữ

• Distance from text: Khoảng cách từ chữ đến văn bn thụng thng

ãOK

â 2014 by TS Lê Văn Hiếu Học viện Báo chí Tuyên truyền

 Chú ý

Nếu đầu đoạn có chứa khoảng trắng lệnh Drop Cap khơng thể thực

Drop Cap loại object (Frame Object) khác với văn thơng thường

(9)

 Khái niệm

Tab Stop vị trí dừng điểm chèn bấm phím Tab Tab Stop giúp cho việc trình bày văn

hàng thẳng lối

Có kiểu dọc (Alignment)

•Left: Văn thẳng bên trái vị trí đặt tab •Center: Văn nằm bên vị trí đặt tab •Right: Văn thẳng bên phải vị trí đặt tab •Decimal: Văn bên trái dấu thập phân phải

và văn bên phải dấu thập phân trái •Bar: Đường thẳng đứng vị trí đặt tab Có kiểu ngang (Leader):

 Cách Trên thanhRuler(View  Ruler) Chọn kiểu tab bên trái

Click vào vị trí đặt tab

Chú ý Kéo tab khỏi phạm vi Ruler để bỏ. Left

Center Right Decimal

 Cách Sử dụng hộp thoại Tabs:

Mở hộp thoại Tab: Bấm kép vào tab có sẵn bấm phải chuột chọnParagraph  Tabs

Với mốc

•Gõ giá trị mốc tại:Tab stop position •Chọn kiểu dọc tại:Alignment •Chọn kiểu ngang ti:Leader ãClickSet

(10)

 Trong trình nhập văn bản, lần bấm phím Tab, điểm chèn dừng mốc

 Chú ý

Xoá mốc: click Clear Clear All

Giá trị mốc kiểu dọc, xố mốc thao tác chuột Ruler

Nên: Đặt mốc dừng trước nhập văn

Giảng viên: TS Lê Văn Hiếu

 Khái niệm

Stylelà thuộc tính văn gán tên, giúp cho việc định dạng văn dễ dàng quán

Word có sẵn nhiều Style: Normal, Heading 1, Heading 2,Heading 3, …

 Sử dụng Style có sẵn: Bơi đen

Home chọn Style nhómStyles

 Chỉnh sửa Style: bấm phải chuột vào Style cần chỉnh sửa chọnModify

(11)

 Đặt điểm chèn vị trí tạo mục lục

 References  Table of Contents  Insert Table of Contents

 Thiết lập hộp thoại: Format: Định dạng mục lục

Options: Thiết lập Style đưa vào mục lục theo cấp mục lục

Modify: Sửa định dạng mục lục.

 Chú ý Nếu có thay đổi số trang, tiêu đề phải cập nhật lại mục lục: References  Update Table

Chèn bảng 2 Thao tác với ơ, cột, dịng 3 Thay đổi cấu trúc bảng 4 Định dạng liệu bảng

5 Thay đổi độ rộng cột, dịng 6 Tính tốn bảng 7 Sắp xếp liệu bảng 8 Chuyển đổi qua lại Text Table

 Đặt điểm chèn vị trí muốn đặt bảng  ClickInsert  Table  Cách chèn bảng

 Chọn ô

Chọn ô: Click chuột vào mép trái ô Giữ nút trái chuột kéo để chọn nhiều ô  Chọn cột

Chọn trực tiếp: Click giữ nút trái chuột kéo phía bảng

Chọn gián tiếp: •Chọn chứa cột

(12)

 Chọn dòng

Chọn trực tiếp: (Bên trái bảng)

Chọn gián tiếp: Layout Select  Select Row  Chọn bảng

Chọn tất cột Chọn tất dịng

Chọn ơ, click Layout  Select  Select Table  Di chuyển điểm chèn bảng

Dùng chuột: click vào ô cần chuyển tới

Dùng bàn phím: bấm phím Tab để chuyển đến ô kế tiếp, bấm tổ hợp phím Shift-Tab để chuyển trước

3.1 Gộp ô

Bôi đen ô cần gộp ClickLayout  Merge Cells 3.2 Tách ô

Bôi đen

ClickLayout  Split Cells… Chọn cách tách

•Chọn s ct ãChn s dũng Click OK

3.3 Thêm cột

Chọn ô chứa cột cần thêm ClickLayout

•Thêm cột bên trái:Insert Left •Thêm cột bên phải:Insert Right 3.4 Thêm dòng

Chọn chứa dịng cần thêm ClickLayout

•Thêm dịng phía trên:Insert Above •Thêm dịng phía dưới:Insert Below  Chú ý

Nếu điểm chèn nằm ô cuối bảng, bấm phím Tab, Word thêm dịng mới.

3.5 Xố ơ, cột, dịng, bảng

Chọn chứa cột, dịng, bảng cần xố ClickLayout, chọnDelete

•Xố ơ:Delete Cells •Xố cột:Delete Columns •Xố dịng:Delete Rows •Xố bảng:Delete Table

 Word coi ô trang văn thu nhỏ nên thao tác định dạng (Font, Paragraph, Borders and Shading, Bullets and Numbering) áp dụng  Để lề cho văn ơ, ta chọn nhóm

AlignmenttrênLayout 9 kiểu căn lề Hướng chữ Đặt lề cho ơ

 Thay đổi tương đối:

Đưa chuột vào mép phải cột (hoặc mép dòng) chuột biến thành mũi tên chiều giữ nút trái kéo

 Thay đổi xác:

(13)

 Đặt trỏ vị trí chứa kết (trong bảng)  ClickLayout  (Data) Formula…

Gõ công thức tính tốn ơFormula Chọn cách trình bày số:Number format Chèn hàm hàm tính tốn:Paste function  Chú ý

Cơng thức tính tốn tương tự cơng thức tính toán Excel

Các đối số khác với Excel

• Above: Tính số nằm phía • Left: Tính số nằm bên trái • Right: Tính số nằm bên phải • Below: Tính số nằm phía Bấm phímF4để chép cơng thức

 Chọn liệu cần xếp  ClickLayout  Data  Sort  Thiết lập thông tin cần thiết  Click OK

 Chuyển Text sang Table Bôi đen

Insert  Table  Convert Text To Table •Separate text at: Ký hiệu tách thành ơ •Number of Colums: Số cột

•OK

 Chuyển Table sang Text Bôi đen

Layout  Data  Convert To Text •Chọn ký hiệu ngăn cách •OK

(14)

 Tắt / Mở chế độ gõ tắt

File  Options  Proofing  AutoCorrect Options Tắt/mở Replace Text as you type.

Click OK  Định nghĩa gõ tắt:

File  Options  Proofing  AutoCorrect Options Gõ từ viết tắt ô Replace.

Gõ từ đầy đủ ô with:

Click Add (thêm) Replace (thay từ cũ). Click Close OK

 Khi gõ văn bản, bật chế độ gõ tắt sau gõ từ viết tắt ký hiệu kết thúc từ (khoảng trắng, dấu phảy, dấu chấm, ) ta từ đầy đủ

• Định nghĩa viết tắt: qh -> quê hương, mj -> • Định dạng

 Khái niệm

Có đoạn văn sử dụng nhiều lần, ta copy đoạn lên đĩa tên gọi AutoText  Đặt tên

Bôi đen đoạn văn dùng làm AutoText Bấm Alt-F3.

Đặt tên OK  Sử dụng

Gõ tên Bấm F3

 Tìm kiếm: Ctrl + F

Gõ từ cần tìm, bấm Enter  Thay thế: Ctrl + H

Gõ từ cần tìm Find what. Gõ từ cần thay ô Replace with.

Tùy theo yêu cầu mà click vào nút lệnh: •Tìm từ tiếp theo: click Find Next.

(15)

 Chọn ngôn ngữ kiểm tra:

Review → Language → Set Proofing Language Chọn ngơn ngữ

 Kiểm tra tả, ngữ pháp Review → Spelling & Grammar

Chèn ký tự đặc biệt Chèn hình ảnh

Chèn chữ nghệ thuật Vẽ hình tự Chèn Cơng thức Chèn SmartArt Chèn Biểu đồ

 Insert  Symbol  More Symbols

 Tại dòng Font: Chọn bảng ký hiệu (thường dùng bảng:SymbolvàWindings)

 Click vào ký hiệu cần chèn, clickInsert(Mỗi lần click Insertthì ký hiệu chèn)

 Chèn xong, clickClose(Cancel) để đóng hộp thoại  Chú ý Ký hiệu quản lý ký tự.

 Cách Chèn từ thư viện hình ảnh. ClickInsert  ClipArt…

Gõ nội dung hình ảnh ơSearch for ClickGo

Click vào hình ảnh cần chèn  Cách Chèn từ tập tin hình ảnh.

ClickInsert  Picture

Chọn hình ảnh (như mở tập tin), clickInsert

a Chọn hình ảnh

 Chọn 1: click vào hình ảnh xuất núm (handle)  Chọn nhiều:

Click vào hình ảnh

Giữ phímShift+ click vào hình ảnh b Thiết lập mối quan hệ hình ảnh văn bản.

Chọn hình ảnh

(16)

c Di chuyển:

Đưa chuột vào hình ảnh, giữ nút trái kéo

d Thay đổi kích thước:

Cách Đưa chuột vào núm, giữ nút trái kéo. Cách clickFormat

• Height: Chiều cao

• Width: Chiều rộng

e Xóa hình ảnh:

Chọn hình ảnh, bấm phímDelete f Quay lật ảnh

Chọn hình ảnh, bấmFormat → Rotate → Kiểu

f Định dạng khác:

 Chọn hình ảnh, clickFormatvà chọn nhóm Ajust: Màu sắc, tương phản, sáng tối. Picture Style: Viền ảnh.

Arrange: Sắp xếp hình ảnh. Size: Kích thước hình ảnh.

 Vẽ hình

Insert  Shapes Chọn hình

Giữ nút trái kéo để vẽ Trong vẽ giữ phím Shift hình cân đối.

 Định dạng hình vẽ Chọn hình vẽ

Format  Shapes Styles: chọn định dạng có sẵn • Shape Fill: Màu tơ

• Shape Outline: Màu vẽ

ã Shape Effects: Hiu ng c bit

 Viết chữ hình: Chọn hình, gõ văn

Bấm phải chuột vào hình, chọn Add Text

 Muốn viết chữ vị trí văn ta vẽ text box

 Nhóm đối tượng vẽ

Chọn nhiều đối tượng: click vào đối tượng đầu tiên, giữ phímShiftvà click vào đối tượng Gộp nhóm:

Format  Arrange  Group  Group Tách nhóm:

(17)

 ClickInsert  Word Art  Kiểu  Nhập văn

 Thiết lập hiệu ứng cho chữ ngăn Format, nhómWordArt Styles

Text Fill: Màu cho chữ Text Outline: Màu viền cho chữ

Text Effects: Hiệu ứng đặc biệt Đặc biệt là Transform.

 Thiết lập hiệu ứng cho hộp chứa chữ Format, nhómShape Styles

1 Insert 2 Equation

(18)

1 Insert 2 SmartArt

3 Chọn nhóm 4 Chọn kiểu

1 Tắt mở 2 Nhập nội dung kết hợp phím Tab Shift-Tab

1 Bấm phải chuột chỗ trống phạm vi SmartArt 2 Chọn Wrap Text -> Chọn kiểu.

(19)

 Insert  Chart  Chọn kiểu biểu đồ  OK  Nhập liệu

Nhập Category Nhập Series Nhập liệu

Xác định phạm vi liệu: kéo góc phải vùng liệu

Đóng phần mềm Excel

Chú ý Design  Edit Data để mở lại Excel

 Định dạng biểu đồ (Format) Màu tô, màu vẽ, font chữ  Bố cục biểu đồ (Layout)

Thêm bớt,vị trí thành phần  Thiết kế biểu đồ (Design)

Kiểu biểu đồ, liệu vẽ biểu đồ

8.1 Thiết lập trang in

8.2 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 8.3 In ấn

8.4 Kỹ thuật trộn thư

Chọn cỡ giấy in: Page Layout Size

Chọn cỡ giấy danh sách Chọn hướng giấy

Page Layout Orientation Đặt lề:

Page Layout Margins

ClickInsert, nhómHeader & Footer Header: Tiêu đề đầu trang

Footer: Tiêu đề cuối trang Page Number: Số trang

(20)

File Print

Thiết lập theo hướng dẫn hình

ClickFile, chọnPrint Chọn máy in dòngPrinter Thiết lập cần thiết phầnSettings Click nút lệnhPrint

 Dùng Internet download file văn 10 trang  Chèn tiêu đề đầu trang, cuối trang đánh số trang

 Thế trộn thư?

Trộn thư thao tác trộn hai văn thành  Các bước Chuẩn bị:

Một văn văn có số vị trí cần phải điền giá trị khác như: Giấy mời, bảng điểm, định lương, loại thẻ, Một tập tin liệu (cơ sở liệu): Access, Excel,

Foxpro, SQL, tập tin liệu Word phải Bảng đơn (Simple Table) dịng chứa tên Trường

Đóng văn liệu, mở văn

Click Mailings, chọn Start Mail Merge, sau chọn Letters

ChọnSelect Recipients ChọnUse Existing List, sau chọn tập tin liệu

Tại vị trí trống: ChọnInsert Merge Field Chọntên trường

 ChọnFinish & Merge, chọnEdit Individual Letters, cuối cùngOK

Tại vị trí cần chèn liệu: Đặt điểm chèn ClickInsert Merge Field Chọn tên Trường chứa liệu ChọnFinish & Merge

Nếu muốn trộn thành văn để chỉnh sửa lại trước in click Edit Individual Document

(21)