Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trình bày khái niệm và bản chất hệ thống thông tin kế toán; vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong một hệ thống quản lý, đặc biệt là một doanh nghiệp; vai trò của người kế toán viên trong một hệ thống thông tin kế toán, trong điều kiện kế toán thủ công, điều kiện có máy tính, và điều kiện tự động hóa công tác kế toán.

Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế tốn BÀI TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Đọc tài liệu: Viện KTKT (2015) Bài giảng môn học Hệ thống thông tin kế toán Hall, J Accounting Information Systems, 7th Edition, South Western – Cengage Learning (Chương 1) Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems – 12 Edition NXB Prentice Hall 2012 (Chương 1)  Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài học phần Hệ thống thông tin kế toán nghiên cứu vấn đề tổng quan hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán Học phần sâu vào giới thiệu thành phần chủ yếu hệ thống nói chung bao gồm đầu vào, xử lý, đầu áp dụng yếu tố bậc quản lý khác doanh nghiệp Phần nêu thay đổi vai trò chức kế tốn viên điều kiện thủ cơng, điều kiện công nghệ thông tin phát triển Mục tiêu  Giúp sinh viên nắm khái niệm chất hệ thống thơng tin kế tốn  Giúp sinh viên hiểu vai trị hệ thống thơng tin kế toán hệ thống quản lý, đặc biệt doanh nghiệp  Giúp sinh viên nắm vững vai trị người kế tốn viên hệ thống thơng tin kế tốn, điều kiện kế tốn thủ cơng, điều kiện có máy tính, điều kiện tự động hóa cơng tác kế tốn TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế tốn Tình dẫn nhập Hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty L&N Sau thời gian làm quản lý khu vực cho công ty bán lẻ, PHL PLN thành lập công ty tư nhân Họ thành lập Công ty “L&N” chuyên bán linh kiện điện tử cho khách hàng PHL PLN theo đuổi chiến lược thương mại điện tử việc thuê mặt kinh doanh khu đông đúc thành phố L&N đầu tư đủ tiền cho tháng kinh doanh Công ty thuê tuyển 15 nhân viên: nhân viên xếp hàng lên giá, nhân viên bán hàng, nhân viên quầy tính tiền, hai nhân viên đảm trách cơng việc hành khác L&N tổ chức lễ mắt tháng tới Và tại, hai chủ sở hữu công ty cân nhắc vấn đề sau: Những định giá bán, sách tín dụng, nhân tiền lương, dòng tiền vào – ra… họ cần đưa để đảm bảo công ty thành công có lãi? Để định nêu L&N cần có thơng tin gì? Các quy trình kinh doanh cần thực thực nào? TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn 1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống (System): hệ thống tập hợp gồm hai nhiều phận tương tác để hoàn thành mục tiêu Một hệ thống bao gồm phận, phận thực chức giao chúng hỗ trợ thành phần cấu thành nên phận  Ba thành phần hệ thống: (1) Các yếu tố đầu vào (Inputs); (2) Xử lý, chế biến (Processing); (3) Các yếu tố đầu (Outputs)  Hệ thống con: Là hệ thống thành phần hệ thống khác Một hệ thống thuộc hệ thống “lớn” lại chứa đựng hệ thống khác thực công việc khác hệ thống Chúng ta mơ tả yếu tố hệ thống theo sơ đồ sau: Bán hàng Sản xuất Đầu vào Hàng tồn kho Tài chính; Kế tốn Lãnh đạo Marketing Đầu Nguồn nhân lực Sơ đồ 1.1: Các yếu tố hệ thống 1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 1.1.2.1 Khái niệm  Là tập hợp chu trình chuẩn mà qua liệu thu thập, xử lý cung cấp cho người dùng  Một hệ thống thông tin quản lý xem hệ thống có mối quan hệ với nhau, thực công việc thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa định, kiểm sốt thơng tin Dữ liệu Xử lý Thông tin Lưu trữ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ thành phần hệ thống thông tin TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán 1.1.2.2 Các thành phần thuộc hệ thống thông tin quản lý  Dữ liệu (Data): Là “thực tế” thu thập, ghi nhận, xử lý hệ thống thông tin Dữ liệu thường quan sát đo lường hoạt động doanh nghiệp cần thiết cho người sử dụng thông tin Trong doanh nghiệp, nhiều loại liệu cần phải thu thập bao gồm, kiện liên quan đến nghiệp vụ/hoạt động phát sinh; Các nguồn lực bị tác động nghiệp vụ/hoạt động; Các cá nhân tham gia vào hoạt động/nghiệp vụ  Thông tin: Là liệu tổ chức xử lý để có ý nghĩa cho người sử dụng nhằm đưa định kinh doanh Người dùng đưa định tốt số lượng chất lượng thông tin nâng lên Tuy nhiên thông tin q nhiều gây nhiễu Thơng tin doanh nghiệp cung cấp cho nội ngồi doanh nghiệp Lưu ý thơng tin với người liệu với người khác 1.1.2.3 Phân loại hệ thống thơng tin  Theo mục đích phục vụ thông tin đầu o o Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)  Xử lý giao dịch mà tổ chức thực với khách hàng, nhà cung cấp… với nhân viên tổ chức  Trợ giúp hoạt động mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…  Các cơng việc chính: nhận liệu, nhập liệu, lưu liệu vào sở liệu, tính tốn thao tác liệu phát sinh báo cáo thống kê  Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với chuẩn quy trình chuẩn, thao tác liệu chi tiết, diễn tả xảy ra, cung cấp vài thơng tin quản lý đơn giản Hệ thống thông tin tăng cường khả cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage, ISCA)  Được sử dụng trợ giúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công việc đối đầu với lực lượng cạnh tranh  Được thiết kế cho người sử dụng người tổ chức: khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức khác ngành… TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn o o Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information Systems, MIS)  Trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược  Tạo báo cáo cho nhà quản lý cách định kỳ theo yêu cầu  Nguồn thông tin: sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch, nguồn liệu tổ chức  MIS hướng đến hỗ trợ thơng tin tồn diện cho tất cần phép sử dụng thông tin tổ chức Hệ thống trợ giúp định (Decision Support Systems, DSS)  Trợ giúp hoạt động định – quy trình tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng đánh giá phương án giải lựa chọn phương án  Là hệ thống đối thoại có khả tiếp cận nhiều sở liệu sử dụng nhiều mơ hình để biểu diễn đánh giá tình hình CẤP ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP (CẤP CAO) ESS Dự báo khuynh hướng bán hàng dài hạn Kế hoạch hoạt động dài hạn Dự báo ngân sách dài hạn Lập kế hoạch lợi nhuận Lập kế hoạch nguồn nhân lực Cấp độ quản lý: Cấp trung MIS DSS  Quản lý bán hàng, phân tích, định giá bán  Phân tích, dự báo hán hàng  Định giá sản phẩm, quảng cáo  Kiểm soát hàng  Lập dự tốn,  Phân tích CVP  Phân tích tồn kho ngân sách  Phân tích chi phí phân bổ lao động hàng năm  Lập kế hoạch  Phân tích đầu tư  Phân tích chi  Dự báo tài sản xuất phí hợp đồng lao động  Lập kế hoạch  Ké hoạch đầu kho hàng tư vốn Cấp độ hoạt động TPS  Xử lý nghiệp vụ  Thực kế  Thực kế bán hàng hoạch sản xuất hoạch tài  Xác định giá bán  Thực kế  Thực mua, sách huy  Nghiên cứu hoạch nhập nguyên động vốn thị trường vật liệu  Thực  Khuyến  Triển khai sản  Sử dụng máy sach lãi vay, móc, nhân cơng cổ tức phẩm HTTT bán hàng thị trường TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 HTTT sản xuất sản phẩm, dịch vụ HTTT tài     Kế tốn tài  Thực kế hoạch tuyển Kế toán quản trị dụng, đào tạo Kế tốn chi phí Kế tốn thuế…  Thực sách trả lương, trả thưởng, phụ cấp HTTT kế toán HTTT nguồn nhân lực Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn o Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS)  Sử dụng cơng cụ tin học tri thức góc độ chuyên gia lĩnh vực  Dùng để phân tích thơng tin quan trọng dạng tổng quát: hiệu lực tổ chức; thị hiếu khách hàng; hoạt động đối thủ cạnh tranh; lực nhà cung cấp…  Cung cấp phương tiện hỗ trợ định chiến lược cho nhà điều hành cấp cao (CEO)  Phân loại hệ thống thông tin theo phận nghiệp vụ Theo cách phân loại này, dạng hệ thống thông tin gọi theo tên chức nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật cấp chiến lược o Hệ thống thông tin quản lý bán hàng marketing; o Hệ thống thơng tin tài chính; o Hệ thống thơng tin kế tốn; o Hệ thống thơng tin quản lý nhân 1.2 Khái niệm vai trị hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) 1.2.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) nhận biết, thu thập, xử lý cung cấp thông tin kinh tế tổ chức sử dụng cơng nghệ khác Nó nhận biết ghi nhận ảnh hưởng tài nghiệp vụ doanh nghiệp AIS phân bổ thông tin nghiệp vụ cho người liên quan để định phối hợp thực công việc trọng yếu phát sinh đơn vị Dữ liệu AIS Thông tin Người dùng thông tin Ra định Phân biệt mối quan hệ, khác biệt kế tốn hệ thống thơng tin, hệ thống thông tin quản lý sơ đồ sau: 1.2.2 Vai trị hệ thống thơng tin kế tốn  Mục tiêu hầu hết tổ chức cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng họ Giá trị gia tăng có nghĩa làm cho giá trị sản phẩm/dịch vụ cuối lớn tổng số phận rời rạc khác cộng lại Nói cách khác, điều có nghĩa là: TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán o o o o o o Làm nhanh hơn; Làm cho tin cậy hơn; Cung cấp dịch vụ tốt lời khuyên hữu ích hơn; Cung cấp sản phẩm mà nguồn cung hạn hẹp; Cung cấp đặc trưng tăng cường; Hướng đến khách hàng…  Giá trị cung cấp loạt hành vi gọi chuỗi giá trị (value chain) Các hoạt động bao gồm: o Các hoạt động bản; o Các hoạt động bổ trợ Hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị phận sản xuất thông tin phục vụ cho việc định Thơng tin phải có chất lượng cao phải với chi phí có thơng tin mức thấp Các đặc tính đo lường tính hữu ích thông tin:  Phù hợp (Relevance);  Tin cậy (Reliability);  Đầy đủ (Completeness);  Kịp thời (Timeliness);  Có thể hiểu (Understandability);  Có thể kiểm chứng (Verifiability);  Có thể tiếp cận (Accessibility) 1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế tốn Một AIS hệ thống kế tốn thủ công với bút mực, chứng từ, sổ sách… hệ thống kế tốn với máy tính; hệ thống kết hợp kế tốn thủ cơng kế tốn máy Bất kỳ hệ thống sử dụng bao gồm công việc thu thập, lưu trữ, xử lý… (sản xuất thơng tin)  Một AIS sử dụng kế tốn máy bao gồm thành phần sau: o Nhân sự: người điều khiển hệ thống thực chức khác nhau; o Các trình tự, thủ tục sử dụng việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin hoạt động doanh nghiệp (Lưu đồ); o Dữ liệu tổ chức trình xử lý; o Phần mềm để xử lý liệu tổ chức; o Trang thiết bị cơng nghệ; o Kiểm sốt nội phương thức an toàn tài liệu Lưu ý rằng, công nghệ đơn giản cơng cụ để khởi tạo, trì, hồn thiện hệ thống Sáu (6) thành phần nêu đảm bảo cho AIS thực ba chức năng:  Thu thập lưu trữ hoạt động doanh nghiệp, nguồn lực nhân liên quan TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn  Chuyển đổi liệu sang thành thơng tin hữu ích cho người sử dụng để đưa định kinh doanh  Cung cấp cách thức kiểm soát an ninh tài sản, thông tin nhằm làm cho liệu sẵn có, xác, tin cậy  Phân biệt hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) hệ thống thông tin quản lý (MIS) o Hệ thống thông tin kế tốn xử lý nghiệp vụ tài doanh thu bán hàng nghiệp vụ phi tài có ảnh hưởng trực tiếp tới q trình xử lý nghiệp vụ tài chính, ví dụ việc bổ sung danh sách người mua, người bán o Hệ thống thông tin quản lý xử lý nghiệp vụ mà thường khơng thuộc hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống, ví dụ theo dõi phàn nàn khách hàng, phản ứng khách hàng… Mơ hình chung cho AIS The External Environment External Sources of Data The Information System Database Management Data Collection Data Processing Internal Sources of Data Feedback The Business Organization Information Generation External End Users Internal End Users Feedback Theo sơ đồ trên, nguồn liệu nghiệp vụ tài đưa vào hệ thống thông tin từ nguồn bên bên ngồi Các nghiệp vụ tài bên ngồi nguồn liệu chủ yếu đơn vị/tổ chức Ví dụ, bán hàng cung cấp dịch vụ, mua hàng tồn kho, thu tiền, chi tiền… Các nghiệp vụ tài bên liên quan đến trao đổi dịch chuyển nguồn lực tổ chức Ví dụ, xuất kho vật liệu cho sản xuất, phân bổ chi phí sản xuất chung, kết chuyển chi phí dở dang vào giá thành sản phẩm, trích phân bổ khấu hao… TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn  Các chức chuyển đổi liệu thành thông tin mơ hình AIS chung bao gồm: o o Thu thập liệu bao gồm công việc nắm bắt kiện giao dịch; ghi nhận liệu vào biểu mẫu khác nhau; hợp thức hóa hiệu chỉnh liệu Xử lý liệu: phân loại; chép; xếp; nhóm gộp; hợp nhất; tính toán; tổng hợp; so sánh o Quản lý liệu: lưu trữ; lấy lại liệu; xóa bỏ liệu o Sản xuất thông tin: biên soạn; xếp; formatting; trình bày 1.4 Các mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn 1.4.1 Các giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin kế toán  Giai đoạn 1, đầu năm 1960, hệ thống thông tin chưa phát triển, IT sử dụng vào số nghiệp vụ đối tượng có tính tốn nhiều Giai đoạn chưa có gắn kết liệu chương trình xử lý  Giai đoạn 2, vào năm 1970 – 1980 o Phạm vi áp dụng IT vào kế toán mở rộng, cung cấp số thông tin hữu ích bên cạnh thông tin tài (truyền thống) o Ứng dụng IT vào số vùng xử lý khác sản xuất, marketing o Chi phí đầu tư vào công nghệ thông tin lớn mang lại hiệu cao o Database mạng đời Sự độc lập liệu chương trình cao  Giai đoạn 3, cuối năm 1980 o Sử dụng phổ biến hệ quản trị sở liệu o Mơ hình tổ chức kế tốn xây dựng cách rõ ràng o Hệ thống mạng máy tính áp dụng dần phát triển nhanh  Các mức độ ứng dụng IT kế toán: o o o Xử lý bán thủ cơng: Máy tính trợ giúp kế toán – Excel Tự động xử lý kế toán, theo chứng từ giấy, nhập liệu từ chứng từ vào máy, tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết, liệu không chia sẻ bên ngồi phịng kế tốn Tự động hoạt động quản lý (ERP: Enterprise Resource Planning System)  Sử dụng mạng máy tính xử lý  Tích hợp chức kế toán, marketing, nhân sự, sản xuất, lập kế hoạch…  Các phần mềm quản lý chia sẻ liệu Các phịng ban chia sẻ liệu với phòng ban, phận khác doanh nghiệp  Dữ liệu nhập từ nhiều nguồn: Bộ phận, kế tốn, hệ thống nhập liệu thơng thường, mạng EDI, chứng từ điện tử o TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Truyền thống: The Evolution of IS Models: The Flat - File Model Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán User Standalone Application User-Owned Data Sets Customer Data (Current Accounts Receivable) Accouting Billing/Accounts Receivable System Sales Invoices Cash Receipts Marketing Customer Data (Historic/Demographic Orientation) Product Promotion System Sales Invoices o Ngày nay, mơ hình sử dụng sở liệu: User User View Accouting Customer Sales (Current Accounts Receivable) Marketing Customer Sales (Historic/ Demographic Orientation) Product Services 1.4.2 Integration Software DBMS Shared Database Customer Data Sales Invoices Cash Receipts Product Service Schedule Other Entity Data Customer Sales (Historic/Product Orientation) Sự thay đổi vai trị kế tốn viên  Kế toán viên người dùng hệ thống thơng tin o Kế tốn viên phải có khả chuyển nhu cầu thơng tin cho chuyên gia thiết kế hệ thống o Kế toán viên nên tham gia cách tích cực chủ động vào dự án phát triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ thống cách phù hợp 10 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán o o Chức kế toán có xây dựng hệ thống lý thuyết (conceptual system) Trong đó, chức máy tính hệ thống phần cứng Hệ thống lý thuyết xác định chất thông tin yêu cầu, nguồn thông tin, điểm đến thông tin, nguyên tắc quy tắc kế toán cần thiết phải áp dụng  Kế toán viên kiểm toán hệ thống o Kiểm toán độc lập (External Auditors): Có chức xác thực tính xác/trung thực báo cáo tài Hơn nữa, họ đảm bảo dịch vụ với phạm vi lớn chức kiểm toán truyền thống o Kiểm tốn IT: Có chức đánh giá IT phần cơng việc kiểm tốn o Kiểm tốn nội bộ: Có chức kiểm tốn hệ thống thơng tin dịch vụ đánh giá hệ thống công nghệ thông tin 1.4.3 Nghề nghiệp AIS đại  Tư vấn hệ thống o Thiết kế hệ thống quy trình mang tính cơng nghệ; o Lựa chọn hệ thống phần cứng phần mềm; o Giá trị gia tăng qua trình bán lại (VARs)  Kiểm sốt bảo mật hệ thống thơng tin o Phân tích rủi ro với hệ thống thơng tin; o Trợ giúp kiểm toán viên việc đánh giá kiểm soát; o Chứng nhận kiểm toán viên hệ thống thông tin (CISAs); o Đánh giá, kiểm tra trình xâm nhập TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 11 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Tóm lược cuối  Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống hệ thống thông tin với ba thành phần đầu vào, xử lý đầu Mục tiêu hệ thống thơng tin kế tốn xây dựng quy trình kế tốn theo chuỗi phát sinh liệu xử lý (chuỗi lúc nghiệp vụ hình thành kết thúc báo cáo/thơng tin hữu ích cho người dùng)  Hệ thống thơng tin kế tốn khơng phải môn học giải vấn đề nhận biết, đo lường, ghi chép kiện, nghiệp vụ kế tốn tài Nó khơng phải mơn học liên quan đến nội dung kế toán quản trị, kế tốn chi phí, kế tốn thuế Hệ thống thơng tin kế tốn liên quan đến việc thiết kế quy trình cho nghiệp vụ, theo dấu nghiệp vụ từ lúc bắt đầu đến nghiệp vụ kết thúc  Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển, vai trị người kế tốn viên có thay đổi rõ rệt từ cơng nghệ, quy trình, phương pháp, liệu, nhu cầu đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn Người kế tốn viên khơng người ghi sổ, người phân tích, đánh giá hệ thống, mà cịn trở thành người tư vấn thiết kế hệ thống, kiểm soát hệ thống, bảo mật hệ thống… 12 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Câu hỏi ơn tập Cho biết thành phần hệ thống? Phân biệt hệ thống cha hệ thống con? Cho ví dụ cụ thể? Phân biệt liêu thơng tin? Cho ví dụ cụ thể? Cho biết nội dung phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý hệ thống thông tin theo chức doanh nghiệp? Hệ thống thông tin kế tốn gì? Cho biết vai trị hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp? Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn theo đối tượng sử dụng theo phương thức xử lý Kế tốn viên có vai trị hệ thống thơng tin kế tốn? TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 13 ... TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 11 Bài 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Tóm lược cuối  Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống hệ thống thông tin với ba thành phần đầu vào, xử lý đầu Mục tiêu hệ thống thơng tin kế tốn... án phát triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ thống cách phù hợp 10 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán o o Chức kế toán có xây dựng hệ thống lý thuyết... loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý hệ thống thông tin theo chức doanh nghiệp? Hệ thống thông tin kế tốn gì? Cho biết vai trị hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp? Phân loại hệ thống