(Luận văn thạc sĩ) phương pháp lập hồ sơ hiện hành tại văn phòng chính phủ và các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ VĂN QUỲNH PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ VÀ CÁC BIỆN PHÁP CHỈ ĐẠO, HƯỚNG DẪN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội-2012 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ VĂN QUỲNH PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ VÀ CÁC BIỆN PHÁP CHỈ ĐẠO, HƯỚNG DẪN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 603224 Người hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền Hà Nội-2012 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 03 CHƢƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 11 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Văn phịng Chính phủ 11 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 11 1.1.2 Tổ chức máy 15 1.1.3 Mối quan hệ giải công việc 17 1.2 Các văn hình thành Văn phịng Chính phủ 20 1.2.1 Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm văn 20 1.2.2 Ý nghĩa văn hình thành Văn phịng Chính phủ 30 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 36 2.1 Các văn bản, quy định, hướng dẫn lập hồ sơ hành Nhà nước Văn phịng Chính phủ 36 2.1.1 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ hành 36 2.1.2 Quy định, hướng dẫn lập hồ sơ hành quan Nhà nước có thẩm quyền 38 2.1.3 Quy định hướng dẫn lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ 2.2 Lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ 50 2.2.1 Lập danh mục hồ sơ 50 2.2.2 Lập hồ sơ đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ 51 2.3 Nhận xét chung 59 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VỀ CHỈ ĐẠO, HƢỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 64 42 3.1 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ cán bộ, cơng chức, viên chức tầm quan trọng công tác lập hồ sơ hành 64 3.2 Hoàn thiện văn quy định công tác lập hồ sơ 66 3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ 70 3.4 Tăng cường hướng dẫn đôn đốc kiểm tra lập hồ sơ hành 74 3.5 Khen thưởng, xử lý vi phạm cần thích đáng nghiêm túc 76 KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 TÀI LIỆU PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Văn phịng Chính phủ quan ngang Bộ, có chức tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động Chính phủ hệ thống hành nhà nước từ Trung ương đến sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác đạo, điều hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Vì vậy, tài liệu hình thành Văn phịng Chính phủ có nội dung đa dạng phong phú với khối lượng lớn, phản ánh tồn q trình hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ Việc xếp, phân loại khoa học khối tài liệu cần thiết, nhằm giúp cho Văn phịng Chính phủ quản lý thuận lợi sử dụng tài liệu có hiệu Lập hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan nội dung công tác Tại quan quan trọng này, công tác lập hồ sơ hành quy định hướng dẫn số văn Văn phịng Chính phủ Nhưng thực tế việc lập quản lý hồ sơ nhiều hạn chế Cụ thể hàng năm sau kết thúc công việc, cán bộ, cơng chức Văn phịng Chính phủ chưa tiến hành lập hồ sơ Sau giải xong công việc tài liệu xếp thành tập, cho vào bìa hồ sơ, chưa xếp theo trình tự hợp lý, đánh số tờ, viết bìa hồ sơ biên mục bên Hậu tài liệu đưa vào lưu trữ quan có chất lượng khơng cao, thiếu hồn chỉnh, trùng thừa nhiều Do vậy, nghiên cứu lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ để phát ưu, khuyết điểm cơng tác này, từ đề giải pháp nhằm khắc phục bất cập, tồn tại, giúp cho cán bộ, công chức Văn phịng Chính phủ dễ dàng việc lập hồ sơ; việc làm có tính cấp thiết Vì lý tơi chọn đề tài “Phƣơng pháp lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ biện pháp đạo, hƣớng dẫn” làm luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Đề tài thực với mục tiêu sau: - Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá ưu điểm mặt hạn chế lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ - Đề xuất giải pháp tổ chức đạo, hướng dẫn nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ hành Văn phòng Chính phủ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: - Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm tài liệu sản sinh q trình hoạt động Văn phịng Chính phủ - Tình hình lập hồ sơ hành chất lượng hồ sơ lập Văn phịng Chính phủ - Các giải pháp tổ chức đạo hướng dẫn để khắc phục tồn tại, nâng cao chất lượng hồ sơ lập * Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ đưa giải pháp lập hồ sơ hành tài liệu hành hình thành hoạt động Vụ, cục đơn vị trực thuộc (không bao gồm đơn vị nghiệp có thu, Cục Hành chính, quản trị II) từ năm 2005 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Chính phủ, Văn phịng Chính phủ - Sự cần thiết phải phải lập hồ sơ hành tài liệu Văn phịng Chính phủ - Thực trạng, ưu điểm hạn chế cơng tác lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ - Các biện pháp tổ chức, đạo, hướng dẫn Lịch sử nghiên cứu Đối với nhiều quốc gia giới, nước Châu Âu Pháp, Đức…việc lập hồ sơ hành tiến hành phổ biến từ kỷ thứ XIX Ở Việt Nam thời Pháp thuộc công tác giao cho thư ký văn phòng cơng sở Nói chung, việc lập hồ sơ hành xem công việc tất yếu công sở trước giao nộp vào lưu trữ Về phương pháp lập hồ sơ, nhiều nước đúc kết thành lý luận ban hành văn hướng dẫn cụ thể Ở nước ta sau Cách mạng Tháng năm 1945, hoàn cảnh chiến tranh, việc lập hồ sơ hành không quan, tổ chức thực Nhà nước thiếu đạo, hướng dẫn mặt Đến đầu thập niên 1960 đặt thành nội dung quan trọng công tác công văn, giấy tờ máy nhà nước Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành Nghị định 142-CP ngày 28 tháng năm 1963 dành điều khoản để quy định lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Từ đến nhiều văn quy định hướng dẫn văn thư, lưu trữ Quốc hội, Chính phủ quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hành, xem công việc nhiệm vụ bắt buộc cán bộ, viên chức làm công tác công văn, giấy tờ Vấn đề thu hút quan tâm nghiên cứu nhiều nhà lưu trữ học, nhiều cán làm công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ Không luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp học viên cao học, sinh viên khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội có chủ đề nghiên cứu lập hồ sơ hành quan Đảng Nhà nước Dưới khái quát tình hình kết nghiên cứu: Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến lập hồ sơ hành có như: Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, xuất năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất năm 2001 Các tác phẩm dành hẳn chương để trình bày nội dung lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan… Về luận văn thạc sĩ, có đề tài như: Vấn đề lập hồ sơ hành nộp lưu trữ hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bộ - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà, 2006), Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương – thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Tâm, Hà Nội 2008)… Ngồi Tạp chí ngành văn thư, lưu trữ có nhiều chuyên luận, viết số tác giả như: Bàn công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) tác giả Nguyễn Xuân Nung, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ (tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) tác giả Võ Chiến Thắng, Về việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ lưu trữ quan Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1-1999, Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành nhà nước Kiều Thị Ngọc Mai… Có thể nói, giáo trình, giảng đưa vấn đề lý luận cơng tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ hành nói riêng như: Khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu phương pháp lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Các viết báo, tạp chí đề cập đến vấn đề mục đích, ý nghĩa; yêu cầu nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ số quan… Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề sâu nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hành quan Đảng, cấp Bộ, số quan cụ thể đưa giải pháp nhằm khắc phục đổi công tác lập hồ sơ hành Tuy vậy, chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết, cụ thể đưa giải pháp công tác lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ - quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ Thủ tướng Chính phủ Nguồn tƣ liệu tham khảo Nguồn tư liệu tham khảo thực đề tài bao gồm: - Các văn quan Nhà nước có thẩm quyền quy định công tác lập hồ sơ hành như: Luật Lưu trữ; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 55/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ… - Các văn quy định cấu, chức năng, nhiệm vụ quy chế làm việc Văn phịng Chính phủ nói chung đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ: Nghị định 33/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng năm 2008 quy định chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Chính phủ; Quyết định số 36/QĐ-VPCP ngày 10 tháng 01 năm 2012 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ; Quyết định số 45/QĐ-VPCP quy chế làm việc văn phịng Chính phủ ngày 19/01/2009 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 09 tháng 01 năm 2012 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phịng Chính phủ… - Các giáo trình văn thư có lập hồ sơ hành như: Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, xuất năm 2005; Nghiệp vụ cơng tác văn thư Trường Trung học Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng I xuất năm 2001… - Các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học tư liệu học như: Vấn đề lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bộ- Thực trạng giải pháp Nguyễn Xuân Trung, Lập hồ sơ hành ban Đảng: Thực trạng giải pháp Trịnh Thị Hà… Phƣơng pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp luận nhận thức khoa học Mác- Lênin Sử dụng phương pháp để nhìn nhận, đánh giá vấn đề, kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử - Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ưu điểm để kế thừa, phát triển đưa hạn chế, nguyên nhân hạn chế công tác lập hồ sơ hành - Phương pháp hệ thống nhằm tổng hợp tình hình đánh giá thành phần, nội dung tài liệu sản sinh trình hoạt động Văn phịng Chính phủ để từ đưa phương pháp cách thức xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu giai đoạn hành Văn phịng Chính phủ nói chung đơn vị trực thuộc nói riêng - Phương pháp khảo sát thực tế, tiến hành cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình lập hồ sơ văn thư quan nói chung đơn vị nói riêng để nắm tình hình hồ sơ hành lập sao, hồ sơ có đầy đủ hay khơng, chất lượng nào, có với quy định không - Phương pháp vấn, thực hầu hết đơn vị chuyên viên đơn vị có chức nghiên cứu Việc vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể vấn đề trình lập hồ sơ hành, cơng việc phức tạp liên quan đến nhiều đối tượng cán khác Ngồi phương pháp trên, q trình nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng kết hợp số phương pháp khác như: mô tả, so sánh… Đóng góp đề tài 10 Sản phẩm tạo cơng trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng hiệu vào thực tiễn công tác lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu làm sở để ban hành văn quy định hướng dẫn lập quản lý hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ Ngồi ra, cơng trình nghiên cứu làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, phần nội dung đề tài bố cục thành chương chính, bao gồm: Chƣơng 1: Thành phần, nội dung tài liệu hình thành Văn phịng Chính phủ Nội dung chương giới thiệu khái quát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Chính phủ; số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu nội dung chủ yếu trình bày Chƣơng 2: Thực trạng lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ Nội dung chương trình bày tình hình lập hồ sơ hành Vụ, cục đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ, qua đưa nhận xét, đánh giá tìm nguyên nhân hậu Chƣơng 3: Các giải pháp đạo, hƣớng dẫn lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ Nội dung chương đưa giải pháp giúp cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ dễ dàng đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hành tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức tiến hành lập hồ sơ hành Do hạn chế mặt thời gian, nguồn tài liệu tham khảo kinh nghiệm nghiên cứu nên đề tài chắn không tránh khỏi hạn chế định Qua việc khảo sát, nghiên cứu, đưa giải pháp, tác giả mong nhận ý kiến đóng góp nhà nghiên cứu, cán văn thư – lưu trữ làm nhiệm vụ có liên quan tất bạn đọc 11 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 ... HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ VĂN QUỲNH PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ VÀ CÁC BIỆN PHÁP CHỈ ĐẠO, HƯỚNG DẪN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành:... điểm văn 20 1.2.2 Ý nghĩa văn hình thành Văn phịng Chính phủ 30 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 36 2.1 Các văn bản, quy định, hướng dẫn lập hồ sơ hành. .. Chƣơng 3: Các giải pháp đạo, hƣớng dẫn lập hồ sơ hành Văn phòng Chính phủ Nội dung chương đưa giải pháp giúp cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ dễ dàng đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hành tạo thuận lợi