Commercial correspondence

Commercial Correspondence Unit 1: Letter Layout, Content and Style Practice 1: Answer the following questions What are the important parts of a business letter? Where and how you write the date? Give examples Where you write the inside address? How you write the inside address when you know the recipient’s surname? Give an example What does “Messrs” in the name of a business indicate? When you write “Dear Sir” and “Dear Sirs” in the salutation? How you address a person in the salutation when you know his/her name? Give examples How you end a letter which begins with “Dear Sir or Madam”? How you end a letter which begins with “Dear Mrs Brown”? 10 What does the signer to let the recipient know that the signer is male or female? Practice 2: Write a letter in blocked letter style with the following details • Ngày viết: ngày hôm • Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung District, Ha Noi, Viet Nam • Người nhận: J.C Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK • Ký thư ông Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh • Nội dung thư: Được biết J.C Gilbert Ltd qua quảng cáo họ tờ “Textile World”, đề nghị họ gửi mẫu thiết kế áo len nữ • Tham chiếu: NN/bn • Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ 246 Minh Khai Street Hai Ba Trung District Hanoi Commercial Correspondence Vietnam NN/bn 26 August 20 J.C.Gilbert Ltd Columbia House Aldwych London WC2 UK Dear Sirs Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters We have seen your advertisement in the “Textile World” and could you please send us your latest patterns of ladies’ woolen sweaters Yours faithfully (Signed) Nguyen Nam Sales Manager Unit – Enquiries Practice 1: Opening – Translate into English Chúng ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông Các đồng nghiệp ngành công nghiệp bao bì đề cao máy đóng gói Auto ngài, xin cho biết thêm thông tin sản phẩm Commercial Correspondence Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English Xin vui lịng gửi cho tơi catalơ bảng giá hành máy fax, với tờ rơi có hình ảnh để tơi chuyển cho khách hàng tiềm Tơi có cửa hàng kim khí lớn (hardware store) Southampton quan tâm đến máy sưởi điện mà ngài quảng cáo tờ West Country Gazette Xin vui lịng gửi cho tơi catalơ có minh hoạ bảng giá ngài Practice 3: Asking for details – Translate into English Tơi cảm kích có thêm chi tiết thiết bị điện gia dụng mà ngài quảng cáo trang web Xin vui lịng gửi cho thêm thông tin tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” quảng cáo mục Du lịch Việt Nam giới thiệu sản phẩm mùa hè ngài Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc Chúng cảm kích ngài gửi cho chúng tơi số mẫu vải để xem xét chất liệu chất lượng Chúng khách hàng thường xuyên mua mặt hàng vui mừng ngài gửi số mẫu hàng cho biết giá thấp ngài chào bán Chúng tơi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ ngài giao hàng Đề nghị ngài gửi mẫu hàng cho biết chi tiết giá toán Practice 5: Write an enquiry on the following details • Hiệp hội thương mại ngài cho biết ngài sản xuất ga trải giường áo gối vải polyester • Chúng kinh doanh hàng dệt may tin khu vực chúng tơi có thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải • Xin vui lịng cho chúng tơi thơng tin loại sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ, màu sắc, giá cả, với mẫu hàng loại chất lượng chất liệu sử dụng • Xin cho biết điều kiện toán chiết khấu mua với số lượng từ 500 sản phẩm trở lên Xin chào giá gồm giao hàng đến địa ghi phía • Mong sớm nhận thư trả lời Unit – Enquiries - Key Practice 1: Opening – Translate into English Chúng ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông Các đồng nghiệp ngành cơng nghiệp bao bì đề cao máy đóng gói Auto ngài, chúng tơi muốn có thêm thơng tin sản phẩm We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of International Merchant Bank Commercial Correspondence Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines, and we would like to have more information about them Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English Xin vui lòng gửi cho catalô bảng giá hành máy fax, với tờ rơi có hình ảnh để tơi chuyển cho khách hàng tiềm Tơi có cửa hàng kim khí lớn (hardware store) Southampton quan tâm đến máy sưởi điện mà ngài quảng cáo tờ West Country Gazette Xin vui lòng gửi cho tơi catalơ có minh hoạ bảng giá ngài Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax machines, together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective / potential customers I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters you are advertising in the West Country Gazette Please send me your illustrated catalogue and price list Practice 3: Asking for details – Translate into English Tôi cảm kích có thêm chi tiết thiết bị điện gia dụng mà ngài quảng cáo trang web Xin vui lịng gửi cho thêm thông tin tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” quảng cáo mục Du lịch Việt Nam giới thiệu sản phẩm mùa hè ngài I would appreciate (I would like to have) more details about the new household electrical application facilities which you are currently advertising on your website Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang Binh Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer prospectus? Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc Chúng tơi cảm kích ngài gửi cho số mẫu vải để xem xét chất liệu chất lượng Chúng khách hàng thường xuyên mua mặt hàng vui mừng ngài gửi số mẫu hàng cho chúng tơi biết giá thấp ngài chào bán Chúng muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ ngài giao hàng Đề nghị ngài gửi mẫu hàng cho chúng tơi biết chi tiết giá tốn We would appreciate it if you could send us some samples of the material so that we can examine the texture and quality We are regular buyers of this kind of products, and should be glad if you would send some of your latest samples and let us know your most competitive/ best prices Commercial Correspondence We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate shipment Could you please send us samples of these items and let us know details of your prices and terms of payment Practice 5: Write an enquiry on the following details • Hiệp hội thương mại ngài cho biết ngài sản xuất ga trải giường áo gối vải bơng polyester • Chúng kinh doanh hàng dệt may tin khu vực chúng tơi có thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải • Xin vui lịng cho chúng tơi thơng tin lơ sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ, màu sắc, giá cả, với mẫu hàng loại chất lượng chất liệu sử dụng • Xin cho biết điều kiện tốn chiết khấu mua số lượng từ 500 sản phẩm trở lên Xin chào giá gồm giao hàng đến địa chúng tơi ghi phía • Mong sớm nhận thư trả lời Dear Sirs Your trade association informed us that you are manufacturers of polyester cotton bed sheets and pillow cases We are dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and prices, together with samples of the different qualities of material used Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of quantities of not less than 500 of specific items Prices quoted should include delivery to our address shown above Your prompt reply would be appreciated /We look forward to hearing from you soon Yours faithfully UNIT – REPLIES TO ENQUIRIES Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word Dear Mrs King In reply (1) your enquiry I am pleased to (2) _ a leaflet showing (3) latest fax machines All the models illustrated can be supplied (4) _ stock at competitive (5) as shown on the price (6) _ inside the catalogue Commercial Correspondence May I suggest a visit (7) _ our showrooms (8) you could see demonstrations of the (9) machines and at the same (10) _ view our wide (11) of office equipment Yours (12) _ Practice 2: Translate into English Chúng vui mừng báo cho ngài biết hôm gửi cho ngài bưu kiện mẫu sau Chúng vui mừng gửi kèm theo đầy đủ mẫu thiết kế bán chạy Chúng chắn ngài thấy mặt hàng bán chạy thật Chúng lấy làm tiếc báo cho ngài biết chúng tơi khơng có khả đáp ứng nhu cầu ngài Chúng lấy làm tiếc báo cho ngài biết chúng tơi khơng có khả chào bán chè giao hàng Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details  Thơng báo • Đã nhận thư u cầu ngày … xin gửi kèm catalơ có minh hoạ bảng giá • Cũng gửi đầy đủ mẫu hàng bưu kiện riêng Tin tưởng xem mẫu hàng, khách hàng thấy hàng có chất lượng tốt giá hợp lý • Thơng thường mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên cho hưởng chiết khấu thương mại/bán sỉ 33% Nếu tốn vịng 10 ngày kể từ nhận hố đơn chiết khấu thêm 5% giá thực  Gợi ý khách hàng xem sản phẩm khác ta catalô ta gửi đề nghị liên hệ cần biết thêm thơng tin sản phẩm  Thêm vào chi tiết khác để hoàn thành thư Practice 4: Write a reply to an enquiry Anh/chị trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager) Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hang đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ công ty anh/chị Báo cho khách hàng mặt hàng hết anh/chị bán loại xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự loại khách hàng hỏi mua Loại xi măng nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán chạy Gửi kèm thư bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng hy vọng họ đặt hàng sớm Practice 5: Write an enquiry Anh/chị trưởng phịng mua hàng (Purchasing Manager) cơng ty The Jameson Construction Co Pty có địa Harbour Road, Melbourne, Australia Hãy gửi thư cho công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa 79 Prince Albert Street, Birmingham B21 8DJ, Great Britain, với nội dung sau: - Commercial Correspondence Đã thấy quảng cáo cơng ty tạp chí The Metal Work mong công ty vui long gửi cho thông tin máy khoan Đề nghị họ chào loại máy khoan liệt kê đơn hỏi hàng gửi kèm theo Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện toán, chiết khấu đơn hàng lớn mua thường xuyên Cho họ biết nhu cầu hàng năm máy khoan lớn đặt hàng lớn giá cạnh tranh giao hàng UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word Dear Mrs King In reply (1) _to your enquiry I have (2) pleasure_ in (3) _enclosing_ a leaflet showing our latest fax machines All the models illustrated can be supplied (4) _from_ stock at competitive (5) _prices_ as shown on the price (6) _list inside the catalogue May I suggest a visit (7) _to_ our showrooms (8) _where_ you could see demonstrations of the (9) _various machines and at the same (10) time_ view our wide (11) range _ of office equipment Yours (12) sincerely_ Practice 2: Translate into English Chúng vui mừng báo cho ngài biết hôm gửi cho ngài bưu kiện mẫu sau Chúng vui mừng gửi kèm theo đầy đủ mẫu thiết kế bán chạy Chúng chắn ngài thấy mặt hàng bán chạy thật Chúng lấy làm tiếc báo cho ngài biết chúng tơi khơng có khả đáp ứng nhu cầu ngài Chúng lấy làm tiếc báo cho ngài biết khơng có khả chào bán chè giao hàng We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following samples We are very pleased to enclose herewith a fairly full collection of our latest and best selling designs/patterns We are sure that you will find it sells very well indeed We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the time being Commercial Correspondence We regret to inform you that we are not in position to offer you any tea for immediate shipment Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow cases in Unit 3, Practice with the following details 19 Chúng cám ơn ngài gửi catalô bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày tháng ngài, tiếc giá ngài có phần cao giá nhà cạnh 18 Commercial Correspondence tranh khác Tuy nhiên, hy vọng có dịp khác giao dịch làm ăn với ngài tương lai 20 Đề nghị ngài xếp giao hàng cho tiện xin gửi ngài dẫn chi tiết bao bì ký mã hiệu để ngài ý 21 Xin ngài giao hàng theo ngày ghi đơn đặt hàng không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 lúc khơng cịn thời vụ bán hàng thị trường 22 Chúng cần ba tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành bảo dưỡng máy Một ba phải gửi máy bay cho trước để dịch sang Tiếng Việt cho người tiêu dùng nước; hai lại gửi theo hàng 23 Chúng thấy máy móc phải bảo hành vịng 24 tháng kể từ ngày giao hàng sáu tháng kể từ ngày sử dụng 24 Chúng tơi muốn tốn hối phiếu định kỳ 60 ngày vui mừng ngài đồng ý 25 Cảm ơn thư ngài đề ngày … vui mừng ngài đồng ý ký phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tơi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng từ Practice 2: Translate into English Kính thưa Ơng Crane Chuyến máy kéo vạn CT860 ngài bán chạy tuần đầu hàng đến xin đặt hàng cố định theo điều kiện sau: Tên hàng: Máy kéo vạn kiểu CT860 Số lượng: 30 Quy cách phẩm chất: Theo Catalô số 4/88 thuyết minh kỹ thuật gửi kèm với chào hàng số 67 đề ngày tháng năm 20 ngài Giá CIF cảng Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh kể bao bì 2.200 la Mỹ, tổng số 66.000 đô la Mỹ Giao hàng: Hai chuyến; chuyến thứ 10 giao tháng năm 20 , chuyến thư hai 20 giao tháng 12 năm 20 Bao bì: Theo tập qn xuất thích hợp với việc vận chuyển xa đường biển Ký mã hiệu: Mỗi kiện ghi hai bên đối diện nhau, chữ không 5cm chiều cao, sơn không phai, sau: Đơn hàng số TD44/50 Người gửi hàng: Export Tractor Co Ltd Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy Phụ tùng Hà Nội Kiện số: từ số trở lên Trọng lượng tịnh: Trọng lượng bì: Kích thước: Thanh tốn: thư tín dụng khơng thể huỷ ngang tính đồng la Mỹ mở qua Ngân hàng Ngoại thương VN 15 ngày trước chuyến hàng thứ vào tài khoản 19 Commercial Correspondence Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán hưởng 100% giá trị hàng giao Chứng từ cần cho việc tốn: • Hố đơn thương mại (3 bản) • Vận đơn gốc (1 bản) • Phiếu đóng gói (3 bản) • Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản) • Đơn bảo hiểm (1 bản) Tài liệu kỹ thuật: Hai vẽ kỹ thuật, hai tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành bảo dưỡng Tiếng Anh gửi đường biển với hàng hoá Một khác gửi máy bay cho người mua không chậm ngày 30 tháng năm 20 10 Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, tháng kể từ ngày sử dụng Điều khoản bảo hành không áp dụng tổn thất bất cẩn người sử dụng gây Chúng mong nhận xác nhận đơn đặt hàng sớm Kính chào Practice 3: Letter writing Anh/chị làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa 214 Tơn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội Công ty anh/chị nhận thư chào hàng đề ngày tháng ông A Suzuki, Trưởng phịng Mại vụ Cơng ty TNHH Shonan Computers, 1-33 Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản Giám đốc cơng ty anh/chị bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết thư để gửi kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung sau: Cảm ơn chào hàng họ Bày tỏ hân hạnh gửi kèm thư Đơn hàng số BN07 đặt mua số linh kiện điện tử theo danh mục đính kèm Nói rõ cho họ biết có mặt hàng mà họ khơng có sẵn để giao theo thời hạn nêu đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay Đối với đơn hàng công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua bn tốn thư tín dụng trả tiền sở toán đổi chứng từ, đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết khấu mua bn tốn thư tín dụng trả sau 60 ngày sở chấp nhận đổi chứng từ Đề nghị họ quan tâm đặc biệt đến việc thực đơn hàng này, thời hạn giao hàng công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với chi phí rủi ro họ chịu giao hàng chậm Tỏ ý mong muốn việc thực đơn hàng làm cho công ty anh/chị hồn tồn hài lịng dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp hai bên Kết thúc thư cho phù hợp 20 Commercial Correspondence Practice 4: Letter writing Ngày 17/11/20 , bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập Tổng hợp (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng số 46 Ngơ Quyền, quận Hồn Kiếm, Hà Nội nhận thư chào hàng đề ngày 15/11/20 cơng ty F.Lynch & Co Ltd có trụ sở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL, Vương quốc Anh chào bán mặt hàng sứ cao cấp Sau nghiên cứu chào hàng, bà Lan Anh định gửi đơn hàng đặt mua số mặt hàng chọn catalog mà họ gửi thư chào hàng Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với nội dung sau: • Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng thứ Sau đóng gói 10 thùng gỗ thưa có chèn lót rơm cẩn thận Ngồi thùng có ghi địa người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ XẾP CẨN THẬN” đánh số thùng từ đến 10 • Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn đại lý ta phải có hàng bán vào dịp Tết nguyên đán Sau thời hạn 10/1/20 mà hàng chưa tới cảng Hải Phịng người mua từ chối nhận hàng • Xác nhận lại điều khoản toán: người bán sau giao hàng ký phát hối phiếu trả sau 30 ngày với người mua gửi với chứng từ giao hàng đến đại lý ngân hàng giao dịch người mua Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng chuyển cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Thanh toán theo phương thức D/A bên thỏa thuận qua điện thoại ngày hơm qua • Lưu ý người bán đơn hàng đặt mua thử, việc thực đơn hàng làm người mua hài lịng thấy phát triển thị trường Việt Nam người mua chắn đặt mua tiếp với số lượng lớn • Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm Practice Ngày tháng 11 năm 20 , công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa 37 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại fax: 84-4-8715340, nhận thư chào hàng công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore 2478, chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 2035 Sau nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO định đặt hàng số OR11/06 Hãy viết thư để giám đốc HOACO Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với đơn đặt hàng nói với nội dung sau đây: • Đơn đặt hàng mua thử 350 Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng UD$750 kể chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200 • HOACO yêu cầu giao hàng chậm trung tuần tháng để kịp thời phân phối cho đại lý toàn quốc để bán vào đầu mùa hè • Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng đóng vào thùng cát tơng, bên ngồi thùng có ghi địa người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng dòng chữ “tránh ướt” “đề nghị xếp nhẹ tay” 21 Commercial Correspondence • Xác nhận lại điều khoản tốn: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hơm qua toán thực theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau giao hàng ký phát hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua gửi chứng từ đến ngân hàng giao dịch người mua ngân hàng thương mại Singapore để ngân hàng chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam • HOACO đề nghị Brothers gửi trước tài liệu kỹ thuật hai thứ tiếng, tiếng Anh tiếng Việt • Hiện HOACO chưa có khả đặt mua Freshman 2035 giá cịn cao HOACO khơng chắn mặt hàng bán chạy Việt Nam Tuy nhiên việc thực đơn hàng hoàn toàn làm HOACO hài lịng HOACO thấy hàng có thị trường Việt Nam HOACO chắn đặt thêm đơn hàng khác Anh/chị thêm, bớt số chi tiết để thư phù hợp nội dung đẹp hình thức Unit 5: KEY Practice 1 Please confirm your acceptance of this order Such acceptance should arrive not later than 14 days from the date of the order Please acknowledge this order and confirm that you will be able to deliver the goods by early October We thank you for your offer of December and find that the terms and conditions mentioned (quoted) can be acceptable to us (and are able to accept the terms and conditions you quoted) We thank you for the samples you sent us on 25 December and should be glad if you would accept and make up (execute/processed) promptly the order enclosed for various (different) kinds of carpets (and could you please accept and make up promptly the order …) We thank you very much for your offer No.234 of May 20 for a number (selection) of small-sized agricultural machines and are happy to place an order on the following terms and conditions We thank you for the catalogue and price list enclosed with your offer No.72 of August 20 but regret to inform you that your prices are somewhat (rather) higher than those quoted by some other suppliers We hope, however, to have another opportunity of doing business with you in the future Please/ Could you please arrange for immediate shipment (We would appreciate prompt delivery) of our order and we would also like to draw your attention to the packing and marking of the goods, on which instructions are enclosed Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market We need three sets of instructions for assembly, operation and maintenance of the machines One of them is to be (should be) airmailed to us in advance in order to be translated into Vietnamese for home consumers; the other two sets are to be shipped with the goods 22 Commercial Correspondence 10 We suggest that these machines (should) be guaranteed within 24 months from despatch and months from use 11 We would like to pay by draft at 60 D/S and should be glad if you would agree to this 12 Thank you for your letter of … and we should be glad if you would agree to draw on us at 30 D/S document against acceptance Practice Dear Mr Crane We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function (allpurpose) tractors sold very well in the first week of its arrival here We now would like to place a firm order on the following terms and conditions Commodity: multi-function tractors CT860 Quantity: 30 units Specification: as per catalogue No 4/88 and technical instructions enclosed with (attached to) your offer No 67 of March 20 Price: USD2,200.00 per unit CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City, including packing Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars) Delivery: in two lots The first one of 10 units is to be shipped in August 20 and the second of 20 units will be in December 20 Packing: in customary export packing for long sea voyage Marking: each case is marked on both opposite sides in letters not less than cm high in weather-proof paint as follows: Order No TD44/50 Shipper: Export Tractor Co Ltd Consignee: Hanoi Machines and Components Import Co Case numbers : From upward Net weight: Gross weight: Measurements (dimensions/sizes): Payment: is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the first shipment, valid for 45 days, to the account of Tokyo Commercial Bank in favour of the seller for 100% of the (the total) value of the goods to be shipped Documents required for payment include: Commercial Invoice: copies (in triplicate) Original Bill of Lading: copy Packing list: copies Certificate of quality: copy Insurance Policy: copy Technical documents: Two sets of technical drawings and two sets of instructions for assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods Another set is to be sent by air (airmailed) to the buyer not later than 30 August 20 23 Commercial Correspondence 10 Guarantee: 12 months from despatch, months from use This provision of warranty does not apply to the damage caused by the user’s negligence We look forward to receiving your confirmation of this order soon Yours sincerely Practice 214 Ton Duc Thang Street Dong Da District Hanoi Vietnam Your Ref: September 20 Our Ref: MH/123 15 September 20 Mr A Suzuki, Sales Manager Shonan Computers Ltd 1-33 Kistashinjuku -7 Chome Shinjuku-ku Tokyo 160 Japan Dear Mr Suzuki We thank you for your offer of September 20 and are pleased to enclose our order No BN07 for a number of electronic components (accessories) as per the attached list Meanwhile, we would like to draw your attention to the following points: If any of the listed items are not available in stock for delivery at the time specified (stated/mentioned) in the order, please not send substitutes for them (in their places) For this first order, we decided to accept the 15% trade discount you offered and agree to pay by a letter of credit at sight, documents against payment However, for further (the next) orders, could (would) you please give us a 20% trade discount and accept payment by a letter of credit at 60 days, documents against acceptance? We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if the delivery date is not met We hope that the first order will be completed (processed/executed) to our satisfaction which will lead to good relationship between the two companies We look forward to having your confirmation soon Yours sincerely (Signed) Mai Hoa (Mrs) 24 Commercial Correspondence General Director Enc: Order No BN07 Practice 46 Ngo Quyen Street Hoan Kiem District Hanoi Vietnam Your Ref: 15 November 20 Our Ref: LA/123 17 November 20 F Lynch & Co Ltd Nesson House Newell Street Birmingham B3 3EL UK Dear Mr X We thank you for your offer of 15 November 20 for high quality ceramics and are pleased to enclose our order No PO/024 for a selection of items in your catalogue attached to (enclosed with) your offer We would like to emphasize the following points: Each piece (item) is to be individually wrapped in thick paper, carefully packed in straw, and shipped in 10 wooden crates, marked with the buyer’s address, order number, crate dimensions and the words: “CERAMICS”, “FRAGILE”, “HANDLE WITH CARE”, and numbered from to 10 We would appreciate your special attention to the delivery date as we urgently need the goods for our traditional New Year selling period We reserve the right to refuse taking delivery of the goods if they arrive at Haiphong Port after 10 January 20 We would like to confirm that after shipment you will draw on us at 30 D/S and send the draft together with a full set of shipping documents to our correspondent bank, Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, UK, which will transfer them to Vietcombank Payment is on a D/A basis as we agreed on (over) the telephone yesterday This is a trial order, and if it is completed (processed) to our satisfaction (satisfactorily) and if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future We look forward to your sales confirmation soon Yours sincerely, (Signed) Nguyen Thi Lan Anh (Mrs) 25 ... to be opened at (through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in our favour, 15 days before (prior to) the shipment 14 Commercial Correspondence We look forward to... ngành công nghiệp bao bì đề cao máy đóng gói Auto ngài, xin cho biết thêm thông tin sản phẩm Commercial Correspondence Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English Xin... given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of International Merchant Bank Commercial Correspondence Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing