Tổ chức công tác kế toán tại học viện trung tâm học viên chính trị quốc gia hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI TRẦN THU HƯƠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI HỌC VIỆN TRUNG TÂM - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HÀ NỘI, NĂM 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI TRẦN THU HƯƠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI HỌC VIỆN TRUNG TÂM - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN MÃ SỐ : 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS HÀ THỊ THÚY VÂN HÀ NỘI, NĂM 2020 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu thực cá nhân , chưa công bố công trình nghiên cứu Các số liệu, nội dung trình bày luận văn hồn tồn hợp lệ bảo đảm tuân thủ quy định vệ quyền sở hữu trí tuệ Tơi xin chịu trách nhiệm đề tài nghiên cứu Tác giả luận văn Trần Thu Hương ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình PGS,TS Hà Thị Thúy Vân suốt trình viết hoàn thành luận văn Tác giả xin bày tỏ lịng biết ơn tới thầy giáo Khoa Kế Toán, Khoa Sau đại học, Trường Đại học thương mại tạo điều kiện giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn Tác giả xin trân trọng cảm ơn cán phịng Tài - Kế tốn, Văn phịng Học viện, Học viện CTQG Hồ Chí Minh giúp tác giả trả lời phiếu điều tra, cung cấp thơng tin hữu ích giúp tác giả hồn thiện luận văn Tác giả luận văn Trần Thu Hương iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi DANH MỤC SƠ ĐỒ vii DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH ẢNH viii PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài .2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 Các câu hỏi đặt nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP .8 1.1 Tổng quan đơn vị nghiệp công lập 1.1.1 Khái niệm đơn vị nghiệp công lập 1.1.2 Phân loại đơn vị nghiệp công lập 1.1.3 Đặc điểm hoạt động máy quản lý đơn vị nghiệp công lập .11 1.1.4 Đặc điểm quản lý tài đơn vị nghiệp cơng lập 13 1.2 Tổ chức công tác kế tốn đơn vị nghiệp cơng lập .19 1.2.1 Khái niệm vai trò tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp công lập 19 1.2.2 Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp 20 1.2.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp 24 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI HỌC VIỆN TRUNG TÂM - HỌC VIỆN CTQG HỒ CHÍ MÌNH 46 iv 2.1 Tổng quan Học viện Trung tâm - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 46 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Học viện Trung tâm - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 46 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 47 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý tình hình hoạt động HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 49 2.1.4 Đặc điểm quản lý tài Học viện Trung tâm - Học viện CTQG Hồ Chí Minh51 2.1.5 Các sách kế toán áp dụng Học viện Trung tâm - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 55 2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Học viện Trung tâm - Học viện CTQG Hồ chí Minh 56 2.2.1 Thực trạng tổ chức máy kế toán 56 2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thơng chứng từ kế tốn 59 2.2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán .68 2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 75 2.2.5 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn cơng khai, phân tích BCTC 78 2.2.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn 81 2.2.7 Thực trạng áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn 83 2.2.8 Thực trạng công tác lưu trữ, bảo quản sổ sách, báo cáo, chứng từ kế toán 84 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI HỌC VIỆN TRUNG TÂM – HỌC VIỆN CTQG HỒ CHÍ MINH 87 3.1 Đánh giá tổ chức cơng tác kế tốn HVTT- Học viện CTQG Hồ Chí Minh 87 3.1.1 Những kết đạt 87 3.1.2 Những tồn công tác kế toán Học viện 89 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 93 3.2 Yêu cầu ngun tắc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 94 3.2.1 u cầu hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán 94 3.2.2 Ngun tắc hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán 95 v 3.3 Các giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 96 3.3.1 Hoàn thiện máy kế toán 96 3.3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn 98 3.3.3 Hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 100 3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán .102 3.3.5 Hồn thiện cơng tác tổ chức báo cáo kế toán .104 3.3.6 Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn 105 3.4 Điều kiện thực giải pháp .107 3.4.1 Về phía Học viện .107 3.4.2 Về phía quan quản lý Nhà nước 108 KẾT LUẬN 110 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt BCKT BCTC BTC CCDC CĐKT CNTT CTKT CTQG CTGS HCSN HVTT KBNN KH-TC KTNN LLCT NSNN SNCL SXKD TK TSCĐ UNC vii DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ máy quản lý Học viện Trung tâm - 50 Học viện CTQG Hồ Chí Minh 50 Sơ đồ 2.2 Mơ hình tổ chức máy kế tốn Học viện Trung tâm - 57 Học viện CTQG Hồ Chí Minh 57 Sơ đồ 3.1 Mô hình tổ chức cơng tác kế tốn vừa phân tán, vừa tập trung 97 Sơ đồ 3.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ 104 viii DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH ẢNH Bảng 1.1 Danh mục mẫu chứng từ kế toán bắt buộc 27 Bảng 2.1 Hệ thống chứng từ kế toán Học viện 60 Bảng 2.2 Danh mục sổ kế toán tổng hợp 73 Bảng 2.3 Danh mục sổ kế toán chi tiết 73 Hình ảnh 2.1 Phần mềm misa .56 96 - Tuân thủ nguyên tắc, chế độ, sách quy định pháp luật hành Bên cạnh thường xuyên cập nhật thay đổi quy định Pháp luật cơng tác tài - Kế tốn Đây pháp lý quan trọng việc điều hành hoạt động Học viện Vì vậy, nghiên cứu hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn, cần bám sát văn pháp luật liên quan để điều chỉnh cho phù hợp - Đảm bảo tính khả thi, vào thực tiễn hoạt động phát huy hiệu quả, đảm bảo yếu tố dễ làm, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu tiết kiệm chi phí - Đảm bảo tính chi tiết, kịp thời để cung cấp thông tin, giúp Ban Giám đốc thực chức kiểm tra, giám sát, phục vụ cho việc định - Hướng tới tổ chức ứng dụng thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng phương tiện kỹ thuật tính tốn đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán kế tốn 3.3 Các giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh 3.3.1 Hồn thiện máy kế tốn Hồn thiện máy kế tốn ba khía cạnh sau: Thứ nhất, mơ hình tổ chức máy kế tốn áp dụng mơ hình tập trung, phù hợp với đơn vị có quy mơ hoạt động kinh tế, tài nhỏ, khơng có đơn vị trực thuộc Tuy nhiên, quy mơ Học viện lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc, đơn vị lại thực chức nhiệm vụ riêng, đó, đa dạng hoạt động Học viện cần phải áp dụng mơ hình kế tốn phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý giúp kế tốn thực cơng việc nhanh, hiệu quả, tránh sai sót khơng đáng có Có thể tổ chức máy kế toán theo sơ đồ sau: 97 Sơ đồ 3.1 Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn vừa phân tán, vừa tập trung Trưởng phịng Tài - kế tốn Kế tốn chi tiết Theo mơ hình này, Trưởng phịng TC-KT người đứng đầu máy kế tốn, phụ trách tồn cơng tác kế tốn đạo thực theo mơ hình trực tuyến chức Cơng tác kế tốn tập trung phịng Kế tốn – Tài chính, nhiên, đơn vị phụ thuộc, tuỳ theo quy mô đặc điểm hoạt động đơn vị để tổ chức máy kế toán riêng Với đơn vị trực thuộc có quy mơ nhỏ, hoạt động lĩnh vực khơng cần tổ chức máy kế tốn riêng, đơn vị trực thuộc có quy mô lớn, hoạt động nhiều lĩnh vực tổ chức máy kế toán riêng để theo dõi chi tiết hoạt động đơn vị Việc xây dựng mơ hình tổ chức máy vừa tập trung, vừa phân tán phải đảm bảo yêu cầu gọn nhẹ, hiệu quả, vừa cung cấp thông tin cần thiết cho Ban lãnh đạo, vừa cung cấp thông tin cho đối tượng bên Học viện 98 Thứ hai, sách đào tạo nhân viên kế tốn: Đào tạo nghiệp vụ kế toán để thực tốt Học viện phải có kế hoạch đạo tạo lại trình độ tin học, ngoại ngữ cho đội ngũ kế toán tạo điều kiện để nhân viên kế toán tham gia đầy đủ lớp tập huấn nghiệp vụ quan cấp quan thuế tổ chức để nắm bắt cập nhật đầy đủ, kịp thời đổi sách Nhà nước Kết hợp với đơn vị cung cấp phần mềm kế toán để đào tạo nghiệp vụ kế tốn máy cho nhân viên Thứ ba, sách đãi ngộ: Học viện nên có sách động viên, đãi ngộ, có quan tâm từ phía lãnh đạo Học viện để đào tạo cán kế tốn Hiện nay, khối lượng cơng việc phịng Tài - Kế tốn q lớn, kế toán viên thường xuyên phải làm thêm để đảm bảo công việc, đặc biệt ngày cuối năm Trong đó, Học viện chưa có sách động viên tinh thần làm việc sách tăng thu nhập cho kế toán viện để kế toán viên làm việc hiệu Hơn nữa, việc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán điều cần thiết cấp bách để giảm thiểu khối lượng cơng việc kế tốn viên nâng cao chất lượng cơng việc phịng Tài - Kế tốn 3.3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn Cơng tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Học viện thực theo chế độ kế toán Nhà nước Tuy nhiên, số khía cạnh, Kế tốn cần tiếp tục nghiên cứu hồn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện, ngăn ngừa tiêu cực quản lý kinh tế Về hệ thống chứng từ: Kế toán nên bổ sung thêm chứng từ để đảm bảo phản ánh đợ đủ nghiệp vụ phát sinh như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho để theo dõi tình hình biến động vật liệu, CCDC Đối với khâu luân chuyển chứng từ: Cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tối ưu để khắc phục hạn chế luận chuyển chứng từ chậm gây ảnh hưởng đến hoạt động tốn kinh phí đơn vị trực thuộc Khi xây dựng 99 quy trình luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tránh khâu trung gian kịp thời cập nhật thông tin vào sổ kế tốn Quy trình ln chuyển chứng từ thực sau: Bước 1: Sau nhận hồ sơ toán đơn vị gửi đến, kế tốn chi tiết kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ chứng từ Kế toán lập Chứng kế tốn, sau chuyển chứng từ kế tốn hồ s toán cho kế toán toán (kế toán kho bạc kế toán tiền mặt) Bước 2: Kế toán toán kiểm tra chứng từ, lập phiếu thu, chi UNC Sau đó, kế tốn trình tồn chứng từ gồm chứng từ kế toán, phiếu thu/chi UNC, hồ sơ toán đơn vị cho Trưởng phòng phê duyệt, tiếp đến Chánh văn phòng phê duyệt Bước 3: Sau hồ sơ duyệt, kế toán toán chuyển hồ sơ cho thủ quỹ để thực chi tiền Cần yêu cầu phận kế tốn nghiêm chỉnh thực việc khóa sổ kỳ kế toán Tránh trường hợp để đến qua kỳ kế toán mà kế toán phần hành phát chênh lệch sổ sách mình, tự động quay sang sửa lại phần mềm kỳ trước làm ảnh hởng tới sổ sách phận khác Cần phải sửa sai, điều chỉnh bút toán vào thời điểm Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán phận chức Học viện có liên quan phải kiểm tra loại chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ bên bên Học viện) Để hạn chế tối đa sai sót mặt chứng từ kế toán cần tăng cường kiểm tra tất nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh kể thu, chi Học viện Chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến phận phận phải có trách nhiệm kiểm tra cơng việc kiểm tra phải thực cách thường xuyên, liên tục phải coi khâu bắt buộc khâu lập tiếp nhận chứng từ Đặc biệt, ngồi việc kiểm tra mặt hình thức chứng từ, kế tốn cịn phải kiểm sốt nội dung chứng từ xem việc thu, chi có theo dự tốn, kế hoạch, khoản cho xem có định mức, mục đích hay khơng Ngồi việc thực 100 kiểm tra chứng từ lập, tiếp nhận định kỳ đóng chứng từ thành tập theo trình tự thời gian, nội dung kinh tế, kế toán phải thực kiểm tra, kiểm soát lại để hạn chế tối đa sai sót mặt chứng từ Trưởng phịng kế tốn – tài nên bố trí cán phụ trách tiếp nhận hồ sơ tốn Cán có trách nhiệm kiểm tra hình thức chứng từ chữ ký, dấu chứng từ tính đầy đủ hồ sơ tốn Bên cạnh đó, cần ban hành quy định quy trình, hồ sơ toán loại nghiệp vụ phát sinh có đính kèm mẫu chứng từ tồn Học viện để đơn vị có nắm bắt cách lập chứng từ, toán chứng từ phát sinh nghiệp vụ tự kiểm tra chứng từ trước nộp cho phịng Tài - Kế tốn Như vậy, cơng tác kiểm tra chứng từ giảm thiểu nhiều sai sót, từ cán kế toán xử lý nhanh, kịp thời hồ sơ tốn Ngồi ra, cần có hình thức xử lý theo mức độ vi phạm để hạn chế q trình sai sót thực nhiệm vụ giao Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, thể lệ tài Học viện, phải từ chối thực hiện, đồng thời váo cho Trưởng phịng kế tốn biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh sau dùng làm ghi sổ Đối với khâu lưu trữ, bảo quản tiêu hủy chứng từ: Thay sử dụng chứng từ giấy, kế toán nên sử dụng chứng từ điện tử Với thời đại công nghệ tiên tiến việc sử dụng chứng từ điện tử ngày trở nên phổ biến Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm chứng từ thuận tiện tiết kiệm chi phí lưu trữ, bảo quản chứng từ Bởi chứng từ điện tử lưu trữ dạng file mềm, nên khơng tốn diện tích khơng cần nhiều người lưu trữ, bảo quản 3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán - Về việc mở thêm tài khoản chi tiết 101 Mặc dù hệ thống tài khoản kế toán học viện thực theo quy định Nhà nước đáp ứng phần nhu cầu quản lý Ban Giám đốc Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống tài khoản chưa chặt chẽ, Học viện cần mở thêm số tài khoản chi tiết để theo dõi quản lý tình hình tài Học viện + TK 1121 - Tiền gửi VNĐ TK nên mở chi tiết theo ngân hàng để phản ánh biến động ngân hàng Cụ thể: TK 11211 - Tiền gửi kho bạc TK 11212 - Tiền gửi ngân hàng BIDV TK 11213 - Tiền gửi ngân hàng Vietinbank + TK 214 – Hao mòn TSCĐ: Tài khoản nên mở chi tiết để phân biệt khoản chi phí khấu hao cho hoạt động phuc vụ cho nhiệm vụ nhà nước giao hoạt động phục vụ thu nghiệp Cụ thể: TK 2141 – TSCĐ phục vụ hoạt động thu từ nguồn NSNN cấp TK 2142 - TSCĐ phục vụ hoạt động thu nghiệp + + TK 632 – Giá vốn hàng bán: Tài khoản nên mở chi tiết: TK 511 – Thu hoạt động NSNN cấp (nguồn thường xuyên): TK nên mở chi tiết thêm TK: TK 51111 - Hoạt động Tạp chí TK 51112 - Hoạt động nghiên cứu khoa học TK 51113 - Hoạt động đào tạo TK 51118 - Hoạt động khác + TK 6111 – Chi hoạt động thường xuyên TK 61111 - Hoạt động sử dụng kinh phí từ nguồn NSNN cấp TK 61112 - Hoạt động sử dụng kinh phí từ nguồn thu nghiệp 102 - Về hạch toán tài sản cố định Khi mua sắm, sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, ngồi việc hạch tốn giá trị TSCĐ TK tương ứng, kế toán cần mở sổ theo dõi TSCĐ, sổ theo dõi phải thể ngày tháng mua sắm, sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, thời gian trích khấu hao Ngồi ra, để thuận lợi cho việc tính tốn khấu hao TSCĐ, kế tốn cần mở sổ trích khấu hao TSCĐ để xác định giá trị khấu hao TSCĐ qua tháng Căn vào đó, kế tốn hạch toán giá trị khấu hao lên TK kế toán tương ứng theo dõi giá trị lại TSCĐ, phục vụ cho việc lý, nhượng bán theo dõi tình trạng TSCĐ, tránh tình trạng mua sắm nhiều gây lãng phí, thất TSCĐ Cuối kỳ kế toán, cần thành lập hội đồng kiểm kê tài sản, thực kiểm kê tài sản cố định lập biên kiểm kê theo quy định Trong trình kiểm kê, cần phân biệt tài sản sử dụng tài sản thuộc phận mà trường không theo dõi sổ sách kế tốn, đồng thời chi tiết tình trạng tài sản hư hỏng khơng cịn sử dụng Thường xuyên thực đối chiếu số lượng, nguyên giá, giá trị lại TSCĐ phận kế toán phận phụ trách quản lý TSCĐ để đảm bảo tính đầy đủ, hữu TSCĐ sổ sách, kịp thời cập nhật tình trạng sử dụng, hư hỏng tài sản 3.3.4 Hồn thiện tổ chức hệ thống sổ kế tốn Theo chế độ kế toán hành, Nhà nước quy định loại sổ bắt buộc theo hình thức kế tốn Ngồi ra, quy định hướng dẫn mở thêm sổ kế tốn chi tiết Việc hồn thiện sổ sách kế toán chi tiết phải thể mối quan hệ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết, đảm bảo mối quan hệ cân đối tiêu kinh tế tài tổng hợp với số liệu chi tiết tiêu Hiện nay, Học viện áp dụng hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm kế toán Misa, nên hệ thống sổ sách kế toán đáp ứng yêu cầu theo chế độ kế tốn hành, giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho nhân viên kế toán, dễ sửa chữa sai sót Kế tốn khơng cần lấy chứng từ ghi sổ hàng ngày định kỳ mà cần chứng từ gốc sau kiểm tra, hoàn chỉnh, từ chứng từ gốc thông tin 103 nhập vào máy q trình ghi sổ tự động máy tính thực theo chương trình phần mềm cài đặt Để đảm bảo tính hợp pháp sổ sách kế tốn, tránh tình trạng sổ sách bị thay đổi nội dung bên kế tốn phải đóng dấu giáp lai trang sổ loại sổ kế toán Việc mở sổ, thẻ tính khấu hao TSCĐ phải xác, kịp thời, qua giúp Học viện đơn vị trực thuộc theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ Đối với sổ quỹ tiền mặt: Thủ quỹ nên thực quy định chốt quỹ tiền mặt theo tuần để đối chiếu kịp thời với sổ kế toán chi tiết Việc kiểm kê quỹ tiền mặt nên kiểm kê theo tuần có yêu cầu kiểm kê đột xuất Việc thực giúp thủ quỹ tránh nhiều rủi ro việc quản lý quỹ tiền mặt Học viện giúp cho cơng tác kế tốn tiền mặt thực nhanh chóng có tính xác cao Một yêu cầu nhân viên kế toán phải nắm vững loại sổ, cách ghi sổ, đặc biệt phương pháp sửa chữa sổ kế toán, cách thức thu thập thông tin từ sổ khác Nắm rõ vấn đề tạo điều kiện cho việc ghi sổ xác, tiết kiệm cơng sức lao động kế toán đồng thời tiện lợi cho việc kiểm tra sổ sách Tuân thủ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ sau: 104 Sơ đồ 3.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ In bảng kê chứng từ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bên cạnh việc hoàn thiện mẫu sổ theo chế độ hành cần bổ sung sổ kế toán quản trị Mở sổ chi tiết theo dõi tình hình quản lý sử dụng TSCĐ phận để phận biết TSCĐ mà phận sử dụng khấu hao bao nhiêu, giá trị lại để có kế hoạch sử dụng hiệu Đồng thời xác định giá trị thu hồi lý, nhượng bán tài sản Và mua sắm TSCĐ cần mở thẻ TSCĐ để theo dõi loại 3.3.5 Hồn thiện cơng tác tổ chức báo cáo kế tốn BCKT có ý nghĩa quan trọng việc cung cấp thơng tin kế tốn cho đối tượng quan tâm, lĩnh vực quản lý kinh tế, thu hút quan tâm nhiều đối tượng bên bên đơn vị Mỗi đối tượng quan tâm đến BCKT 105 giác độ khác nhau, song nhìn chung nhằm có thơng tin cần thiết cho việc định phù hợp với mực tiêu Để đáp ứng yêu cầu quản lý, cần thiết kế thêm số báo cáo kế toán chi thường xuyên theo tiêu chi tiết đơn vị in định kỳ để cung cấp thông tin chi tiết phục vụ điều hành hoạt động Học viện Hệ thống báo cáo giúp ban lãnh đạo nhận biết tình hình hoạt động đơn vị, từ có định đắn mang hiệu cao Các báo cáo để quản lý theo tiêu cụ thể sau: - Báo cáo chi tiết tình hình mua sắm sử dụng TSCĐ (Phụ lục 39) - Báo cáo chi tiết sửa chữa TSCĐ (Phụ lục 40) - Báo cáo toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua (Phụ lục 41) - Báo cáo kho vật tư (Phụ lục 44) - Báo cáo tổng hợp tình hình thu - nợ học phí (Phụ lục 43) - Các báo cáo hoạt động Học viện (Phụ lục 44) Hệ thống BCKT quan trọng, phản ánh hoạt động tài Học viện qua tiêu phản ánh báo cáo Do đó, hệ thống BCKT phải xác lập dựa tình hình thực tế hoạt động Học viện, sở tuân thủ nguyên tắc chế độ tài chính, kế tốn Tuy nhiên, q trình thực hiện, hệ thống BCKT Học viện tồn số vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện Sau kết thúc kỳ kế tốn, trưởng phịng kế tốn cần khoá sổ phân quyền truy cập phần mềm vào báo cáo, sổ sách năm trước để tránh tình trạng kế tốn viên phát sai sót từ kỳ trước tự ký sửa trực tiếp số liệu phần mềm 3.3.6 Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế toán Thứ nhất, cần xem xét sửa đổi bổ sung quy chế thu chi nội cho phù hợp với hoạt động đào tạo theo nhiệm vụ trị giao hoạt động dịch vụ đào tạo Học viện Mục đích xây dựng quy chế tiêu nội Học viện nhằm quản lý tập trung, thống nguồn thu, tăng cường nguồn thu, đảm bảo tie thống toàn Học viện, tiêu tiết kiệm, hợp lý Trên sở bước tăng thu nhập cho cán bộ, giáo viên, góp phần xây dựng sở vật chất, tái đầu tư phát 106 triển Học viện Để hoàn thiện quy chế tiêu nội Học viện phải đưa hệ thống định mức, tiêu chuẩn tiêu phù hợp với tình hình hoạt động Học viện Thứ hai, cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm sốt nội để đảm bảo cho cơng tác kế tốn thực đầy đủ, kịp thời Cơng tác kiểm tra giám sát Học viện chưa coi trọng mức Việc thực kiểm tra thường xuyên cấp quản lý đơn vị khơng thực nghiêm chỉnh, nhiều vi phạm đơn vị không xử lý kịp thời; nhiều đơn vị không tuân thủ theo quy định, quy chế Học viện Học viện chưa có biện pháp để chấn chỉnh, đưa hoạt động phận vào nếp Vì phải tăng cường cơng tác tra, kiểm tra, giám sát xử lý vi phạm nội Học viện, đặc biệt khâu, lĩnh vực hoạt động tài Nội dung tổ chức hoạt động gồm: + Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ: Kiểm tra tình hình ghi chép Kế toán tài liệu, báo cáo kế tốn máy in sai sót phải tiến hành yêu cầu kế toán viên phụ trách sửa chữa kịp thời + Tổ chức thực kế hoạch kiểm tra việc thực chế độ sách, quy định chi cho đối tượng + Phân công phân nhiệm cho cá nhân sở đảm bảo phần hành công việc cụ thể + Lập báo cáo tình hình thực kiểm tra Học viện cần thực nghiêm túc quy chế công khai tài chính: Cơng khai nguồn tài q trình sử dụng nguồn kinh phí, cơng khai việc trích lập quỹ q trình sử dụng quỹ với toàn cán viên chức, người lao động Học viện Việc cơng khai tài tạo điều kiện cho cá nhân tập thể người lao động phát huy quyền làm chủ, tham gia vào q trình quản lý tài chính, giám sát, kiểm tra hoạt động tài đơn vị, giúp hồn thiện cơng tác quản lý tài Để việc kiểm tra cơng tác kế tốn đơn vị thực tốt có hiệu cao, Học viện nên thành lập phận kiểm toán nội riêng biệt, độc lập với đội ngũ kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ Muốn vậy, lãnh đạo Học viện phải trao cho 107 kiểm toán viên nội quyền hạn đủ rộng, khía cạnh cần kiểm tra phải thực triệt để để đảm bảo nguyên tắc nghề nghiệp phải thực đầy đủ Kiểm sốt nội để đảm bảo cung cấp thơng tin trung thực đáng tin cậy tình hình tiếp nhận sử dụng nguồn kinh phí bảo đảm an toàn tài sản đơn vị nghiệp vấn đề hàng đầu tổ chức CTKT Cơ cấu tổ chức quản lý phận kế tốn phải rõ ràng, khoa học, có quy chế lề lối làm việc quy định quan hệ với nội phận, phòng, khoa, ban khác đơn vị nghiệp 3.4 Điều kiện thực giải pháp 3.4.1 Về phía Học viện Xuất phát từ nhu cầu thơng tin kế tốn nhà quản lý mà nhà quản lý định đầu tư cho tổ chức cơng tác kế tốn Học viện Để hoàn thiện đổi tổ chức cơng tác kế tốn Học viện, trước tiên cần có đổi tư định lãnh đạo Học viện Bên cạnh đó, Học viện cần dành khoản ngân sách hợp lý cho việc đầu tư vào đội ngũ kế toán viên hệ thống phần cứng, phần mềm kế tốn phù hợp với u cầu cơng việc Học viện nên đầu tư phần mềm kế toán đầu tư cho đội ngũ kế tốn viên nâng cao trình độ qua khóa đào tạo ngắn hạn hay tạo điều kiện cho nhân viên kế toán học nâng cao Từ làm tăng suất lao động kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn ngày nâng cao Để làm điều này, Học viện cần phải thực hiện: - Sử dụng hiệu nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước: + Kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp nguồn kinh phí thường xuyên ổn định Học viện Tuy nhiên, Học viện cần có chủ trường sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn kinh phí này.Để thực thực hiệu nguồn Ngân sách, bên cạnh quy định văn pháp luật, Học viện nghiên cứu xây dựng định mức chi phù hợp đưa vào quy chế chi tiêu nội quan có điều chỉnh thích hợp theo thay đổi văn quy định Học viện + Với nguồn kinh phí thực tự chủ (chi định mức), cấp theo định mức biên chế, nên Học viện xem xét đến phương án khoán chi năm theo 108 số biên chế có phịng, khoa Cuối năm, thực tổng hợp khoán chi, chi trả thu nhập tăng thêm theo số kinh phí tiết kiệm khoa, phịng + Với nguồn kinh phí khơng thực tự chủ (chi định mức): Việc thực tổ chức lớp tinh thần tiết kiệm, hiệu quả, giảm thiểu khoản mục chi phục vụ lớp khơng cần: thực tiết kiệm tối đa văn phịng phẩm, tăng cường sử dụng giáo an điện tử thay in cứng tại; chi trả tiền điện, tiền nước phục vụ hoạt động lớp; vào hoạt động lớp, phận quản lý điện nước có ý kiến tham mưu sử dụng hội trường lớn hay hội trường nhỏ Học viện nhằm giảm thiểu lượng điện tiêu thụ, tăng cường tổ chức lớp sở có định mức quy định chế độ cơng tác phí cho giáo viên giảng dạy sở, nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh Học viện - Khai thác hiệu sở vật chất, nguồn nhân lực để tăng nguồn thu nghiệp, phát triển khu vực dịch vụ + Cơ sở vật chất Học viện khang trang, với hệ thống lớp học, bến ăn khu nội trú Học viện cần tận dụng để tăng nguồn thu nghiệp, thu từ hoạt động cho thuê sở vật chất, phát triển khu vực dịch vụ + duyệt + Tổ chức nhiều khóa lớp ngồi kế hoạch mở lớp Thực cho thuê địa điểm với đơn vị có nhu cầu Hoạt động cho thuê cần ký kết hợp đồng rõ ràng Học viện đơn vị th Ngồi ra, kiểm sốt nội Học viện cần đầu tư nhằm đảm bảo quy trình kế tốn thực theo quy định pháp luật, chuẩn mực chế độ tài kế tốn Nhà nước, nâng cao hiệu công tác tự kiểm tra tài kế tốn 3.4.2 Về phía quan quản lý Nhà nước Bộ Tài nên xem xét để điều chỉnh quy định chế độ kế toán hành nghiệp phù hợp với xu hướng phát triển xã hội Học viện Cần quy định vấn đề chung, mang tính bắt buộc kế tốn tài hướng dẫn kế toán quản trị để Học viện vận dụng Bên cạnh đó, Bộ Tài cần nghiên cứu xây dụng mơ hình kế tốn quản trị bao gồm khái quát chung, nội dung có tính chất hướng dẫn đẻ Học viện vận dụng cho phù hợp ... tác kế toán Học viện Trung tâm - Học viên Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh góc độ kế tốn tài - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tổ chức cơng tác kế tốn Học viện Trung tâm - Học viện CTQG Hồ Chí Minh. .. Hồ Chí Minh + Kết đạt được: Tác giả đánh giá hoạt động tổ chức công tác kế tốn HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh, đưa giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán HVTT - Học viện CTQG Hồ Chí Minh. .. hiệu cao Học viện Trung tâm - Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đơn vị nghiệp thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, đơn vị tài cấp II Giống đơn vị nghiệp khác, học viện có nguồn