TÀI LIỆU CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC

TÀI LIỆU CÁC CÂU HỎI THƢỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN Địa Tel Fax Email Website : Số 11, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội : 04 37545222 : 04 37545223 : info@thaison.vn : www.einvoice.vn ; www.thaison.vn Hà Nội, tháng 10/2015 MỤC LỤC I CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM Doanh nghiệp cần phải làm để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực?4 Hóa điện tử xác thực mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? Làm để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực? Nếu hóa đơn xác thực thành công phát sai sót phải xử lý nào? Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho loại hóa đơn ? Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ hóa đơn khơng? Nếu khách hàng muốn nhận hóa đơn giấy phải làm nào? 8 Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc lập vào tháng trước hóa đơn điều chỉnh kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều chỉnh hay tháng lập hóa đơn gốc? Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực phải kê khai thuế nào?9 10 Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực kết nhận báo lỗi phải xử lý nào? 11 Nếu chữ ký số doanh nghiệp bị hết hạn làm để xác thực hóa đơn tiếp? 10 12 Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê phổ biến việc xuất hóa đơn kèm bảng kê hóa đơn xác thực nào? 10 13 Doanh nghiệp đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) hóa đơn xác thực hay khơng? 10 14 Phát hành hóa đơn có bị giới hạn số lượng phát hành hay không? 10 15 Hóa đơn điện tử khơng u cầu in quy định phải xuất hóa đơn đường chứng minh nguồn gốc phải giải trình với lực lượng chức năng? 11 16 Doanh nghiệp tơi có nhiều người xuất hóa đơn phải làm nào? Ngồi ra, muốn xác thực phải ký số vào hóa đơn trước, sử dụng nhiều chữ ký số không? 11 17 Doanh nghiệp dùng chứng thư số hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực quan thuế khơng? 12 18 Hóa đơn điện tử có mã xác thực quan thuế lập phần mềm, lần có tra kiểm tra đến kiểm tra cách nào? 12 II CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN 13 Hóa đơn điện tử xác thực gì? 13 Căn pháp lý hóa đơn điện tử xác thực gì? 13 Hóa đơn điện tử xác thực có liên khơng? 13 Để xem hóa đơn xác thực sau tải máy tính tơi phải làm gì? 14 Cách tra cứu hóa đơn xác thực trang tra cứu Tổng cục Thuế? 14 Để xem hóa đơn điện tử xác thực khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm không? 15 Khi phát thơng tin hóa đơn xác thực bị sai sót (thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì? 15 Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn dạng giấy khơng? 15 Thơng thường hóa đơn giấy có chữ ký đóng dấu đỏ nhà cung cấp (bên bán), nhiên hóa đơn điện tử xác thực khách hàng phải truy cập vào email bên bán gửi để tải tự in giấy để lưu vào hồ sơ toán thuế, q trình tốn thuế có gặp trở ngại khơng ? 16 10 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực bên mua toán với bên bán phương thức nào? 17 I CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM Doanh nghiệp cần phải làm để đƣợc tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực? Trả lời: Để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ điều kiện sau: - Đã cấp Mã số thuế hoạt động - Có chứng thư số (Thiết bị chữ ký số hay gọi Token) theo quy định pháp luật, chứng thư số phải có đầy đủ thơng tin doanh nghiệp hiệu lực - Hoạt động địa bàn có khả truy cập sử dụng mạng Internet Sau đáp ứng đủ điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực bước sau: - Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực Tổng cục Thuế:  Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn Tổng cục Thuế (VAN) địa https://www.laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống website  Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp nhận email thông báo kết xét duyệt yêu cầu tham gia từ quan thuế vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp cung cấp đăng ký tham gia hệ thống + Trường hợp doanh nghiệp quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp nhận thông tin tài khoản để đăng nhập sử dụng hệ thống lập hóa đơn Tổng cục Thuế (VAN) + Trường hợp doanh nghiệp không quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp nhận thông báo quan thuế nêu rõ lý chưa chấp nhận - Doanh nghiệp sử dụng tài khoản quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống thực nghiệp vụ quản lý hóa đơn hệ thống lập hóa đơn Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực thực nghiệp vụ hóa đơn theo quy định hành - Sau quan thuế chấp nhận tham gia hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp phát hành lập hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể:  Sử dụng website https://www.laphoadon.gdt.gov.vn để phát hành lập hóa đơn  Sử dụng phần mềm lập hóa đơn doanh nghiệp tự xây dựng  Hoặc doanh nghiệp chọn lựa sử dụng phần mềm bên thứ ba cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice Công ty Thái Sơn chi tiết website http://www.einvoice.vn Phần mềm E-Invoice có đầy đủ chức để doanh nghiệp tạo lập hóa đơn gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực Bên cạnh đó, phần mềm E-Invoice cịn bổ sung nhiều tính tiện ích gửi hóa đơn xác thực theo lơ; gửi thơng tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn sử dụng hóa đơn dễ dàng, thuận tiện Đồng thời, sử dụng phần mềm E-Invoice doanh nghiệp tư vấn, đào tạo, hỗ trợ suốt q trình thực xuất hóa đơn cơng ty Thái Sơn cam kết hỗ trợ 24/7 với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp Hóa điện tử xác thực mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? Trả lời: Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: - Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh, tránh tình trạng cháy, hỏng, hóa đơn - Đảm bảo độ xác an tồn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó bị giả mạo - Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn doanh nghiệp quan thuế chấp nhận ngày - Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tất thơng tin hóa đơn gửi lên lưu trữ Tổng cục Thuế xác thực - Doanh nghiệp tạo lập gửi hóa đơn cho khách hàng sau nhận kết xác thực thơng qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp phần mềm, thơng báo cho khách hàng nhận hóa đơn website, qua hình thức tin nhắn SMS Export file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thơng thường, copy vào USB - Được quan thuế phối hợp xử lý vướng mắc q trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực 3 Làm để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực? Trả lời: Hóa đơn điện tử xác thực hình thức hóa đơn mới, nhiều khách hàng lạ nhiều bỡ ngỡ Để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần điểm sau: - Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng:  Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn  Đảm bảo độ xác an tồn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn  Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục hành  Khách hàng nhận hóa đơn cách nhanh chóng, ngày - Cơ quan thuế triển khai thí điểm hóa đơn xác thực vài doanh nghiệp, sau triển khai thành công, quan thuế mở rộng quy mơ sử dụng tồn quốc, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực trở thành xu tất yếu - Khách hàng yên tâm sử dụng hóa đơn xác thực có đầy đủ pháp lý triển khai:  Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11  Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu  Nghị định số 12/2015/NĐ-CP  Thông tư 32/2011/TT-BTC  Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC  Quyết định 1445/QĐ-TCT - Ngoài bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn xác thực, khách hàng chưa thật yên tâm hóa đơn điện tử xác thực yêu cầu nhận đồng thời hóa đơn điện tử xác thực hóa đơn chuyển đối dạng hóa đơn giấy 4 Nếu hóa đơn xác thực thành cơng phát sai sót phải xử lý nào? Trả lời: Trong trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn gửi xác thực thành công phát có sai sót, doanh nghiệp cần đưa biện pháp xử lý thích hợp:  Trƣờng hợp sai thơng tin khách hàng: Doanh nghiệp xử lý cách lập biên điều chỉnh thơng tin có đầy đủ chữ ký dấu hai bên bán bên mua, sau gửi cho khách hàng để quan thuế kiểm tra khách hàng mang kiểm tra, đối chiếu  Trƣờng hợp sai thơng tin khác: - Nếu hóa đơn doanh nghiệp kê khai thuế: doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh thơng tin + Điều chỉnh tăng/giảm tiền hàng: doanh nghiệp lập hóa đơn gửi xác thực, phát số tiền hàng hóa đơn bị thiếu thừa doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai VD: Hóa đơn cần lập có trị giá 11.000.000 đồng, hóa đơn lập có giá trị 10.000.000 đồng Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng trị giá 1.000.000 đồng, sau gửi xác thực + Điều chỉnh thơng tin hàng hóa bị nhầm lẫn: Doanh nghiệp lập hóa đơn gửi xác thực, phát hàng hóa hóa đơn bị nhầm lẫn DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn với mặt hàng A mặt hàng B, lại lập hóa đơn có mặt hàng A mặt hàng C gửi xác thực Khi phát sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai, điều chỉnh tăng mặt hàng B điều chỉnh giảm mặt hàng C gửi xác thực - Nếu doanh nghiệp chưa kê khai thuế cho hóa đơn: doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay cho hóa đơn bị sai sót lập hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót bị xóa bỏ, doanh nghiệp lập hóa đơn thay hóa đơn với thơng tin hóa đơn hóa đơn cần lập lúc đầu VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn có mặt hàng A B, lại lập nhầm hóa đơn cho hai mặt hàng A C gửi xác thực Khi phát sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay cho hóa đơn sai sót nhập mặt hàng A B gửi xác thực 5 Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho loại hóa đơn ? Trả lời: Hóa đơn điện tử có mã xác thực áp dụng cho loại hóa đơn sau: - Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT - Hóa đơn bán hàng 02GTTT - Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan) 07KPTQ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội 03XKNB - Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lƣu trữ hóa đơn khơng? Trả lời: Theo luật kế toán luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử vịng 10 năm giống lưu trữ hóa đơn giấy Nhưng doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khơng cần lưu trữ hóa đơn dạng giấy mà cần lưu trữ hóa đơn dạng điện tử file xml Khi sử dụng phần mềm lập hóa đơn, tất thơng tin hóa đơn lưu trữ sở liệu phần mềm Khi cần thiết, doanh nghiệp tra cứu lại hóa đơn phần mềm, doanh nghiệp muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính hỏng hóc, doanh nghiệp sau lưu, export file nén hóa đơn dạng zip từ phần mềm để lưu trữ lại máy tính khác ổ cứng lưu trữ Nếu khách hàng muốn nhận hóa đơn giấy phải làm nào? Trả lời: Trong trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn dạng giấy, doanh nghiệp in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc lập vào tháng trƣớc hóa đơn điều chỉnh đƣợc kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều chỉnh hay tháng lập hóa đơn gốc? Trả lời: Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh theo nghiệp vụ kế tốn, hóa đơn lập vào tháng kê khai vào tháng VD: DN lập hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, sang tháng 10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc Như hóa đơn điều chỉnh lập vào tháng 10 nên kê khai thuế vào tháng 10 9 Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực phải kê khai thuế nhƣ nào? Trả lời: Hóa đơn điện tử xác thực hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định pháp luật nên hóa đơn để hạch tốn kế tốn kê khai thuế Vì vậy, doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp kê khai thuế bình thường sử dụng hóa đơn giấy Tuy nhiên doanh nghiệp khơng cần kê khai hố đơn bán ra, kế khai hoá đơn mua vào theo loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng nộp cho quan thuế Khi phát có sai sót bảng kê khai, quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho quan thuế hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, quan thuế tự động tra cứu thơng tin hóa đơn sở liệu Tổng cục Thuế 10 Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực nhƣng kết nhận báo lỗi phải xử lý nào? Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực kết trả báo lỗi, dựa vào nội dung thông báo lỗi để có phương án xử lý phù hợp: Trường hợp lỗi xảy đường truyền liệu: Khi lỗi kết nối đường truyền internet (mã lỗi chữ số, VD: mã lỗi 560: lỗi kết nối đến service) doanh nghiệp kiểm tra lại kết nốt đường truyền gửi lại hóa đơn xác thực Trường hợp lỗi xảy sai sót lập hóa đơn: Khi lỗi nhầm lẫn nhập liệu như: sai mã số thuế, định dạng liệu lỗi phát hành hóa đơn (thường mã lỗi có chữ số, VD: mã lỗi 1012: số hóa đơn chưa đăng ký phát hành) DN cần phải: - Tìm kiểm tra lỗi hóa đơn sau thực hủy hóa đơn bị lỗi - Lập lại hóa đơn với thơng tin gửi xác thực Doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice cơng ty Thái Sơn chương trình tích hợp tra cứu lỗi phần mềm nên doanh nghiệp nhận thông tin lỗi rõ ràng chương trình tự động hướng dẫn cách xử lỹ gặp lỗi 11 Nếu chữ ký số doanh nghiệp bị hết hạn làm để xác thực đƣợc hóa đơn tiếp? Trả lời: Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo bước sau: - Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau gia hạn thành công thông tin chữ ký số cập nhật lên hệ thống Tổng cục thuế - Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn đăng nhập vào tài khoản mình, chọn mục Thơng tin doanh nghiệp -> Danh sách chứng thƣ số -> Thêm -> Chọn chứng thư số vừa gia hạn -> Thêm chứng thƣ số -> Chứng thư số thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào Sử dụng chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật - Cập nhật thành cơng doanh nghiệp sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác thực hóa đơn bình thường 12 Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê phổ biến việc xuất hóa đơn kèm bảng kê hóa đơn xác thực nhƣ nào? Trả lời: Hóa đơn xác thực loại hóa đơn điện tử khơng giới hạn số dịng hóa đơn giấy đặt in thơng thường, doanh nghiệp xuất hóa đơn với nhiều dịng mà khơng cần phải đính kèm bảng kê 13 Doanh nghiệp đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) hóa đơn xác thực hay khơng? Trả lời: Hiện nay, doanh nghiệp hồn tồn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn giấy 14 Phát hành hóa đơn có bị giới hạn số lƣợng phát hành hay không? Trả lời: Hiện nay, sách bỏ giới hạn số lượng hóa đơn thơng báo phát hành hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực tương tự khơng giới hạn số lượng phát hành Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn số nên có tối đa 9.999.999 hóa đơn 15 Hóa đơn điện tử khơng u cầu in quy định phải xuất hóa đơn đƣờng chứng minh nguồn gốc phải giải trình với lực lƣợng chức năng? Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thực hóa đơn giấy tuân thủ theo quy định gồm điểm sau: + Phải đảm bảo tính tồn vẹn nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; + Phải có dịng chữ: Hóa đơn chuyển đổi; + Phải có đóng dấu Doanh nghiệp; + Phải có chữ ký bên bán 16 Doanh nghiệp tơi có nhiều ngƣời xuất hóa đơn phải làm nào? Ngồi ra, muốn xác thực phải ký số vào hóa đơn trƣớc, sử dụng nhiều chữ ký số đƣợc không? Trả lời: - Đối với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp hồn tồn chủ động số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm Phần mềm E-INVOICE Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính ưu việt, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn nhiều máy tính với chữ ký số - Cịn chữ ký số, doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để thực lập hóa đơn xác thực hóa đơn Nhưng cần đảm bảo chữ ký số hồn tồn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng đăng ký tên doanh nghiệp) - Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực thêm danh sách chữ ký số sử dụng sau:  Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/vanportal/login đăng nhập tài khoản doanh nghiệp  Chọn mục Thông tin doanh nghiệp chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thƣ số  Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số cần thêm ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm tích thêm vào Sử dụng, sau nhấn Thêm CTS để lưu lại chữ ký số vào danh sách - Sau thêm thành cơng chữ ký số, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký xác thực hóa đơn bình thường 17 Doanh nghiệp dùng chứng thƣ số hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực quan thuế đƣợc khơng? Trả lời: - Doanh nghiệp dùng chứng thư số hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực quan thuế Ngồi ra, doanh nghiệp đăng ký lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn Yêu cầu chứng thư số phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng không thuộc danh sách chứng thư số bị thu hồi) 18 Hóa đơn điện tử có mã xác thực quan thuế đƣợc lập phần mềm, lần có tra kiểm tra đến kiểm tra cách nào? Trả lời: - Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dạng tệp điện tử (file xml ký điện tử) để cung cấp cho quan thuế tra kiểm tra II CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HĨA ĐƠN Hóa đơn điện tử xác thực gì? Trả lời: Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực loại hóa đơn cấp mã xác thực số xác thực thông qua hệ thống xác thực quan thuế Mã xác thực số xác thực chuỗi ký tự mã hoá, cung cấp hệ thống xác thực hoá đơn Tổng cục Thuế dựa thơng tin hố đơn doanh nghiệp Ngoài mã xác thực số xác thực, hố đơn xác thực cịn có Mã QR mã vạch hai chiều hiển thị góc bên phải hoá đơn xác thực Người sử dụng dùng thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR điện thoại, máy tính bảng để đọc kiểm tra nhanh thơng tin hố đơn Tuy vậy, thơng tin hố đơn doanh nghiệp ln bảo mật cao Căn pháp lý hóa đơn điện tử xác thực gì? Trả lời: Việc sử dụng triển khai thí điểm hóa đơn điện tử xác thực xây dựng pháp lý sau: - Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 Quốc hội khóa XI thơng qua ngày 29/11/2005 kỳ họp thứ 8, thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006 - Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu - Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung số điều Luật thuế sửa đổi, bổ sung số điều nghị định thuế - Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ - Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 Bộ Tài Chính - Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 Tổng cục Thuế Hóa đơn điện tử xác thực có liên khơng? Trả lời: Hóa đơn điện tử có mã xác thực có nên khơng có khái niệm liên Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) quan thuế khai thác liệu hóa đơn xác thực 4 Để xem đƣợc hóa đơn xác thực sau tải máy tính tơi phải làm gì? Trả lời: Sau khách hàng tải hóa đơn xác thực dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo bước sau để mở hóa đơn: - Giải nén file zip vừa tải - Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có xml - Bạn dùng trình duyệt web để xem hóa đơn Firefox, Chrome, IE, với IE bạn làm sau: chọn Open with chọn Internet Explorer(IE), trường hợp IE ko hiển thị, khách hàng chọn Browse để tìm IE Hoặc doanh nghiệp download phần mềm “Invoice Viewer” Tổng cục Thuế cung cấp để thể xem kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực - Sau kích chọn xong hóa đơn tự động hiển thị lên cho khách hàng xem Ngoài sử dụng phần mềm E-Invoice công ty Thái Sơn cung cấp, email mà khách hàng nhận có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn văn pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử xác thực giúp khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã xác thực qua email yên tâm chấp nhận hóa đơn điên tử xác thực khơng cịn hồi nghi, thắc mắc Khách hàng cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết file Hướng dẫn tải máy, khách hàng mở file vừa tải làm theo bước hướng dẫn xem hóa đơn Cách tra cứu hóa đơn xác thực trang tra cứu Tổng cục Thuế? Trả lời: Sau xuất hóa điện tử xác thực doanh nghiệp khách hàng tra cứu thơng tin hóa đơn địa quan thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Khi áp dụng phần mềm Einvoice công ty Thái Sơn, khách hàng nhận email hóa đơn điện tử xác thực, để tra cứu hóa đơn điện tử trang tra cứu hóa đơn Tổng cục Thuế, khách hàng thực theo bước sau: - Mở email hóa đơn hóa đơn xác nhận - Trong phần CHÚ Ý, kích chọn vào đường dẫn Xem hóa đơn hệ thống quan thuế - Trình duyệt tự động thị trang tra cứu, khách hàng nhập vào ô Mã kiểm tra chuỗi ký tự capcha - Nhấn nút Tra cứu thơng tin hóa đơn hiển thị để bạn đối chiếu Ngoài ra, email mà khách hàng nhận được, có đính kèm đường dẫn Hướng dẫn tra cứu hệ thống quan thuế Khách hàng kích vào đường dẫn trình duyệt mở hướng dẫn cách tra cứu chi tiết cụ thể cho khách hàng 6 Để xem đƣợc hóa đơn điện tử xác thực khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm không? Trả lời: Để xem hóa đơn điện tử xác thực, máy tính khách hàng chưa có cần cài đặt thêm chương trình như: - Chương trình giải nén Winrar, dùng tính giải nén Windows dùng để giải nén file nén zip, - Chương trình đọc file PDF Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn xác thực chuyển đổi dạng file PDF Khi phát thơng tin hóa đơn xác thực bị sai sót (thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì? Trả lời: Trong trường hợp khách hàng phát có sai sót hóa đơn nhận, khách hàng cần: - Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý sai sót hóa đơn - Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa phương án xử lý phù hợp: + Lập biên điều chỉnh hóa đơn có chữ lý dấu hai bên + Lập hóa đơn điều chỉnh bên bán kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót + Lập hóa đơn thay bên bán chưa kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót + Lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn bị sai sót lập hóa đơn cho bên mua hàng Khách hàng (bên mua) có cần phải lƣu trữ hóa đơn dạng giấy khơng? Trả lời: Khách hàng sau mua hàng bên bán gửi cho hóa đơn điện tử xác thực dạng file xml Khách hàng khơng cần phải lưu trữ hóa đơn mà tra cứu trang Tổng cục Thuế cần Nếu cẩn thận khách hàng tải file hóa đơn nén dạng zip để lưu trữ Trường hợp khách hàng cần hóa đơn giấy để phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế tốn bên bán in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử xác thực gửi cho khách hàng 9 Thơng thƣờng hóa đơn giấy có chữ ký đóng dấu đỏ nhà cung cấp (bên bán), nhiên hóa đơn điện tử xác thực khách hàng phải truy cập vào email bên bán gửi để tải để lƣu vào hồ sơ toán thuế, nhƣ q trình tốn thuế có gặp trở ngại khơng ? Trả lời: Căn vào văn pháp quy quan nhà nước việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử: - Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 Quốc hội khóa XI thơng qua ngày 29/11/2005 kỳ họp thứ 8, thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006 - Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu - Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung số điều Luật thuế sửa đổi, bổ sung số điều nghị định thuế - Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Và Quyết định việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực: - Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 Bộ Tài Chính - Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 Tổng cục Thuế việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử xác thực Hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ pháp lý theo quy định Nhà nước, khách hàng sử dụng hóa đơn để hạch tốn kê khai thuế mà không gặp trở ngại Khi kê khai thuế, khách hàng (bên mua) thực kê khai toán thuế kê khai với hóa đơn giấy: - Gửi bảng kê khai Thuế lên quan thuế quản lý doanh nghiệp - Cung cấp thông tin cho quan thuế thông tin hóa đơn điện tử xác thực có sai sót, nhầm lẫn bảng kê khai để quan thuế kiểm tra - Cơ quan Thuế kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực sở liệu Tổng cục Thuế 10 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực bên mua tốn với bên bán phƣơng thức nào? Trả lời: Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực bên mua tốn với bên bán phương thức giống sử dụng hóa đơn giấy: + Tiền mặt + Chuyển khoản + Thẻ tín dụng + Các hình thức khác Về thời gian tốn trước hay sau nhận hóa đơn bên mua với bên bán thỏa thuận với để đưa phương án hợp lý Chúc quý doanh nghiệp thực thành cơng! Thơng tin liên hệ CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN  Trụ sở Hà Nội: Số 11- Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy-Hà Nội Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223  Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.35470355 FAX: 08.35470356  Chi nhánh Bình Dƣơng: B4-08 Cao ốc BICONSI,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại: 0650.3848886, Fax: 0650.3848882  Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai Điện thoại: 0618.871868, Fax: 0618.871866  Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG Điện thoại: 0511.3868363, Fax: 0511.3868364  Website: www.einvoice.vn  Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768