TÀI LIỆU CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

TÀI LIỆU CÁC CÂU HỎI THƢỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI HĨA ĐƠN ĐIỆN TỬ CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CƠNG NGHỆ THÁI SƠN Địa Tel Fax Email Website : Số 11, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội : 04 37545222 : 04 37545223 : info@thaison.vn : www.einvoice.vn ; www.thaison.vn Hà Nội, tháng 10/2015 MỤC LỤC I CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM Doanh nghiệp cần có điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử? Doanh nghiệp cần phải làm thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử? 3 Hóa điện tử mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? 4 Làm để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử? Nếu hóa đơn xuất ký số phát sai sót phải xử lý nào? Hóa đơn điện tử áp dụng cho loại hóa đơn ? 7 Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ hóa đơn khơng? Nếu khách hàng muốn nhận hóa đơn giấy phải làm nào? Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải kê khai thuế nào? 10 Việc viết tắt hóa đơn điện tử có khác loại hình hố đơn khác không? 11 Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê phổ biến việc xuất hóa đơn kèm bảng kê hóa đơn điện tử nào? 12 Doanh nghiệp đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) hóa đơn điện tử hay không? 13 Phát hành hóa đơn có bị giới hạn số lượng phát hành hay khơng? 14 Hóa đơn điện tử khơng u cầu in quy định phải xuất hóa đơn đường chứng minh nguồn gốc phải giải trình với lực lượng chức năng? 15 Doanh nghiệp tơi có nhiều người xuất hóa đơn phải làm nào? Tơi sử dụng nhiều chữ ký số không? 16 Doanh nghiệp dùng chứng thư số hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử cho khách hàng khơng? 10 II CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN 11 Hóa đơn điện tử gì? 11 Căn pháp lý hóa đơn điện tử gì? 11 Chữ ký điện tử chứng thư số ? 12 Hóa đơn điện tử có liên không? 13 Để xem hóa đơn điện tử sau tải máy tính tơi phải làm gì? 13 Cách tra cứu hóa đơn điện tử website tra cứu bên bán cung cấp? 13 Để xem hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm không? 14 Khi phát thơng tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì? 14 Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn dạng giấy không? 14 10 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử bên mua toán với bên bán phương thức nào? 14 11 Khách hàng có phải thực ký số (ký điện tử) vào hóa đơn điện tử không? 15 12 Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử nào? 15 I CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM Doanh nghiệp cần có điều kiện đƣợc sử dụng hóa đơn điện tử? Trả lời: Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện sau:  Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện thực giao dịch điện tử khai thuế với quan thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng  Có địa điểm, đường truyền tải thơng tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản lưu trữ hoá đơn điện tử;  Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả tương xứng với yêu cầu để thực việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;  Có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật  Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo liệu hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tự động chuyển vào phần mềm (hoặc sở liệu) kế toán thời điểm lập hố đơn  Có quy trình lưu liệu, khơi phục liệu, lưu trữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu chất lượng lưu trữ bao gồm: + Hệ thống lưu trữ liệu phải đáp ứng chứng minh tương thích với chuẩn mực hệ thống lưu trữ liệu; + Có quy trình lưu phục hồi liệu hệ thống gặp cố: đảm bảo lưu liệu hóa đơn điện tử vật mang tin lưu trực tuyến toàn liệu Doanh nghiệp cần phải làm thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử? Trả lời: Sau đáp ứng tất điều kiện cần thiết để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm thủ tục sau để phát hành hóa đơn điện tử:  Ra định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho quan thuế quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm định (theo Mẫu số Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC)  Lập thơng báo phát hành hóa đơn điện tử gửi quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)  Tạo hóa đơn điện tử mẫu gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo định dạng gửi cho người mua) đến quan thuế  Doanh nghiệp gửi văn đồng thời cho quan thuế văn giấy (đã ký tên đóng dấu đỏ) văn điện tử (đã ký điện tử) 3 Hóa điện tử mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? Trả lời: Việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:  Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh, tránh tình trạng cháy, hỏng, hóa đơn  Đảm bảo độ xác an tồn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó bị giả mạo  Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn doanh nghiệp gửi lên quan thuế qua đường điện tử  Doanh nghiệp tạo lập gửi hóa đơn cho khách hàng sau ký số thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp phần mềm, thơng báo cho khách hàng nhận hóa đơn website, qua hình thức tin nhắn SMS Export file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB Làm để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử? Trả lời: Hóa đơn điện tử hình thức hóa đơn mới, nhiều khách hàng cịn lạ nhiều bỡ ngỡ Để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần điểm sau: - Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng:  Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy, đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh, tăng lực cạnh tranh;  Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu liệu; quản trị kinh doanh doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế thơng tin hóa đơn điện tử chuyển thẳng vào hệ thống kế toán hệ thống tốn doanh nghiệp mua bán hàng hóa, dịch vụ;  Q trình tốn nhanh việc lập, gửi/nhận hóa đơn thực thơng qua phương tiện điện tử;  Góp phần đại hóa cơng tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu kinh doanh ngày phát triển thị trường quốc tế - Khách hàng yên tâm sử dụng hóa đơn điện tử có đầy đủ pháp lý theo quy định Chính phủ Bộ tài ban hành gồm: + Các văn Chính phủ ban hành:  Luật Giao dịch điện tử 2005  Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính Phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 Chính phủ thương mại điện tử  Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số  Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động tài  Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ + Các văn Bộ tài ban hành:  Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  Thơng tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 Bộ Tài Chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ - Ngoài bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng chưa thật yên tâm hóa đơn điện tử yêu cầu nhận đồng thời hóa đơn điện tử hóa đơn chuyển đối dạng hóa đơn giấy Nếu hóa đơn xuất ký số phát sai sót phải xử lý nào? Trả lời: Trong trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn ký số thành cơng phát có sai sót, doanh nghiệp cần đưa biện pháp xử lý thích hợp:  Trƣờng hợp sai thông tin khách hàng: - Nếu phát hóa đơn ghi sai thơng tin khách hàng ( tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin dịch vụ, sai lỗi tả … thực thủ tục điều chỉnh hóa đơn - Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực sau: + Lập biên điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho + Biên lập thành (có chữ ký, đóng dấu bên mua bên bán hai bên ký điện tử vào biên bản), bên lưu trữ để quan thuế kiểm tra cần  Trƣờng hợp sai thông tin khác: - Trường hợp hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua kê khai thuế: + Nếu phát hóa đơn ghi sai thơng tin tiền hàng, mặt hàng thực thủ tục điều chỉnh hóa đơn Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực sau: + Lập biên điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, số tiền điều chỉnh lại cho (biên lập thành hai có đầy đủ chữ ký dấu hai bên) + Thực chức lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số… ký hiệu … ngày tháng năm” + Ký số gửi lại hóa đơn cho khách hàng - Trường hợp hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua chưa kê khai thuế: + Nếu phát hóa đơn ghi sai thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin dịch vụ, kỳ cước số tiền ghi hóa đơn… thực thủ tục lập hóa đơn thay Thủ tục lập hóa đơn thay thực sau: + Lập biên thỏa thuận hai bên việc lập hóa đơn thay (biên lập thành hai có đầy đủ chữ ký dấu hai bên) + Thực chức lập HĐĐT thay (trên hóa đơn điện tử phải có dịng chữ “Hóa đơn thay hóa đơn số… Ký hiệu, ngày tháng năm”) + Ký số gửi lại hóa đơn thay cho khách hàng - Trường hợp hóa đơn lập chưa gửi cho người mua: + Nếu phát hóa đơn ghi sai thơng tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin dịch vụ, kỳ cước số tiền ghi hóa đơn… thực xóa bỏ hóa đơn lập hóa đơn cho khách hàng Thủ tục xóa bỏ hóa đơn thực sau: + Lập phiếu giải trình nêu rõ lý sai phải xóa bỏ hóa đơn + Thực chức xóa bỏ HĐĐT lập + Lập hóa đơn mới, ký số gửi lại cho khách hàng Hóa đơn điện tử áp dụng cho loại hóa đơn ? Trả lời: Hóa đơn điện tử áp dụng cho loại hóa đơn sau: - Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT - Hóa đơn bán hàng 02GTTT - Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan) 07KPTQ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội 03XKNB - Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lƣu trữ hóa đơn khơng? Trả lời: Theo luật kế tốn luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử vịng 10 năm giống lưu trữ hóa đơn giấy Nhưng doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khơng cần lưu trữ hóa đơn dạng giấy mà cần lưu trữ hóa đơn dạng điện tử file xml Khi sử dụng phần mềm lập hóa đơn, tất thơng tin hóa đơn lưu trữ sở liệu phần mềm Khi cần thiết, doanh nghiệp tra cứu lại hóa đơn phần mềm, doanh nghiệp muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính hỏng hóc, doanh nghiệp sau lưu, export file nén hóa đơn dạng zip từ phần mềm để lưu trữ lại máy tính khác ổ cứng lưu trữ Nếu khách hàng muốn nhận hóa đơn giấy phải làm nào? Trả lời: Trong trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn dạng giấy, doanh nghiệp in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ gửi cho khách hàng 9 Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải kê khai thuế nhƣ nào? Trả lời: Hóa đơn điện tử hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định pháp luật nên hóa đơn để hạch toán kế toán kê khai thuế Vì vậy, doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp kê khai thuế bình thường sử dụng hóa đơn giấy 10 Việc viết tắt hóa đơn điện tử có khác loại hình hố đơn khác khơng? Trả lời: Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua” không bị hạn chế số ký tự loại hình hoá đơn khác phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; Và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 Chính phủ quy định hố đơn bán hàng hố, cung ứng dịch vụ quy định “ Trường hợp tên, địa người mua dài, hoá đơn người bán viết ngắn gọn số danh từ thông dụng “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt nam” thành “VN” “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường , xã, quận , huyện, thành phố, xác định xác tên, địa doanh nghiệp phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế doanh nghiệp 11 Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê phổ biến việc xuất hóa đơn kèm bảng kê hóa đơn điện tử nhƣ nào? Trả lời: Hóa đơn điện tử khơng giới hạn số dịng hóa đơn giấy đặt in thơng thường, doanh nghiệp xuất hóa đơn với nhiều dịng mà khơng cần phải đính kèm bảng kê 12 Doanh nghiệp đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) hóa đơn điện tử hay khơng? Trả lời: Hiện nay, doanh nghiệp hồn tồn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quy trình bình thường 13 Phát hành hóa đơn có bị giới hạn số lƣợng phát hành hay khơng? Trả lời: Hiện nay, sách bỏ giới hạn số lượng hóa đơn thơng báo phát hành hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử tương tự không giới hạn số lượng phát hành Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn số nên có tối đa 9.999.999 hóa đơn phát hành cho mẫu số, ký hiệu 14 Hóa đơn điện tử khơng u cầu in quy định phải xuất hóa đơn đƣờng chứng minh nguồn gốc phải giải trình với lực lƣợng chức năng? Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử hóa đơn giấy tuân thủ theo quy định sau: - Người bán hàng hóa chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình q trình lưu thơng chuyển đổi (01) lần - Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ điều kiện sau: + Phản ánh toàn vẹn nội dung hóa đơn điện tử gốc; + Có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (dịng chữ phân biệt hoá đơn chuyển đổi hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HỐ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HỐ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)) + Có chữ ký họ tên người thực chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (chữ ký người đại diện theo pháp luật người bán, dấu người bán.) 15 Doanh nghiệp tơi có nhiều ngƣời xuất hóa đơn phải làm nào? Tơi sử dụng nhiều chữ ký số đƣợc không? Trả lời: - Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hồn tồn chủ động số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm Phần mềm E-INVOICE Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính ưu việt, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn nhiều máy tính với chữ ký số - Còn chữ ký số, doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để thực lập hóa đơn ký điện tử cho hóa đơn Nhưng cần đảm bảo chữ ký số hồn tồn hợp lệ (cịn thời hạn sử sụng đăng ký tên doanh nghiệp) 16 Doanh nghiệp dùng chứng thƣ số hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử cho khách hàng đƣợc khơng? Trả lời: Doanh nghiệp dùng chứng thư số hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử Ngồi ra, doanh nghiệp đăng ký lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để ký hóa đơn điện tử Yêu cầu chứng thư số phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng không thuộc danh sách chứng thư số bị thu hồi) II CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN Hóa đơn điện tử gì? Trả lời: - Hố đơn điện tử tập hợp thơng điệp liệu điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý phương tiện điện tử - Hóa đơn điện tử hình thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử) Thay hóa đơn tạo lập giấy, hóa đơn điện tử tạo lập & lưu trữ thiết bị điện tử - Hoá đơn điện tử khởi tạo, lập, xử lý hệ thống máy tính tổ chức cấp mã số thuế bán hàng hoá, dịch vụ lưu trữ máy tính bên theo quy định pháp luật giao dịch điện tử - Hóa đơn điện tử gồm loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng khơng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức nội dung lập theo thông lệ quốc tế quy định pháp luật có liên quan - Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy nhu cầu lưu thơng hàng hóa, quản lý hóa đơn người bán người mua Căn pháp lý hóa đơn điện tử gì? Trả lời: Việc sử dụng triển khai thí điểm hóa đơn điện tử xây dựng pháp lý sau: + Các văn Chính phủ ban hành:  Luật Giao dịch điện tử 2005  Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính Phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 Chính phủ thương mại điện tử  Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số  Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động tài  Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ + Các văn Bộ tài ban hành:  Thơng tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  Thơng tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 Bộ Tài Chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Chữ ký điện tử chứng thƣ số ? Trả lời: - Chữ ký điện tử thông tin kèm theo liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ liệu đó; hiểu dấu điện tử doanh nghiệp - Chữ ký điện tử phần tách rời HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đơn vị điện lực phát hành - Chứng thư điện tử thông điệp liệu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận quan, tổ chức, cá nhân chứng thực người ký chữ ký điện tử - Chứng thư điện tử sử dụng để ký hóa đơn điện tử, đảm bảo: + Chống từ chối người ký + Đảm bảo tính tồn vẹn HĐĐT qua trình lưu trữ, truyền nhận - Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực bị hủy bỏ thu hồi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử 4 Hóa đơn điện tử có liên khơng? Trả lời: Hóa đơn điện tử có nên khơng có khái niệm liên Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) quan thuế khai thác liệu hóa đơn điện tử Để xem đƣợc hóa đơn điện tử sau tải máy tính tơi phải làm gì? Trả lời: Sau khách hàng tải hóa đơn điện tử dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo bước sau để mở hóa đơn: - Giải nén file zip vừa tải - Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có xml - Bạn dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn cách: chọn Open with chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, khách hàng chọn Browse để tìm IE - Sau kích chọn xong hóa đơn tự động hiển thị lên cho khách hàng xem Ngoài sử dụng phần mềm E-Invoice công ty Thái Sơn cung cấp, email mà khách hàng nhận có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn văn pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử giúp khách hàng nhận hóa đơn điện tử qua email yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử khơng cịn hồi nghi, thắc mắc Khách hàng cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết file Hướng dẫn tải máy, khách hàng mở file vừa tải làm theo bước hướng dẫn xem hóa đơn Cách tra cứu hóa đơn điện tử website tra cứu bên bán cung cấp? Trả lời: - Bước 1: Truy cập vào Website - Bước 2: Nhập tên đăng nhập, mật khẩu, sau chọn nút Đăng nhập - Bước 3: Sau đăng nhập, bạn tra cứu hóa đơn điện tử bạn - Bước 4: Trường hợp khách hàng đơn vị kế tốn cần phải ký số vào hóa đơn với tư cách khách hàng - Bước 5: Tải hóa đơn máy tính để lưu trữ Để xem đƣợc hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm khơng? Trả lời: Để xem hóa đơn điện tử, máy tính khách hàng chưa có cần cài đặt thêm chương trình như: - Chương trình giải nén Winrar, dùng tính giải nén Windows dùng để giải nén file nén zip, - Chương trình đọc file PDF Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dạng file PDF Khi phát thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì? Trả lời: Trong trường hợp khách hàng phát có sai sót hóa đơn nhận, khách hàng cần: - Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý sai sót hóa đơn - Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa phương án xử lý phù hợp: + Lập biên điều chỉnh hóa đơn có chữ ký dấu hai bên + Lập hóa đơn điều chỉnh, thay xóa bỏ hóa đơn Khách hàng (bên mua) có cần phải lƣu trữ hóa đơn dạng giấy không? Trả lời: Khách hàng sau mua hàng bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dạng file xml Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà tra cứu trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp Nếu cẩn thận khách hàng tải file hóa đơn nén dạng zip để lưu trữ Trường hợp khách hàng cần hóa đơn giấy để phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán bên bán in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu gửi cho khách hàng 10 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử bên mua toán với bên bán phƣơng thức nào? Trả lời: Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử bên mua tốn với bên bán phương thức giống sử dụng hóa đơn giấy: + Tiền mặt + Chuyển khoản + Thẻ tín dụng + Các hình thức khác Về thời gian tốn trước hay sau nhận hóa đơn bên mua với bên bán thỏa thuận với để đưa phương án hợp lý 11 Khách hàng có phải thực ký số (ký điện tử) vào hóa đơn điện tử khơng? Trả lời: Đối với khách hàng khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, khơng cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế khơng cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận Đối với khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận hóa đơn coi hóa đơn điện tử hồn chỉnh có tính pháp lý, sử dụng với quan Thuế Đối với hóa đơn mua hàng điện, nước, viễn thơng, khách hàng khơng thiết phải có chữ ký người mua dấu người bán, hóa đơn coi hóa đơn có tính pháp lý, quan Thuế chấp nhận 12 Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử nhƣ nào? Trả lời: Khách hàng sau nhận hóa đơn điện tử từ bên bán kê khai thuế quy trình bình thường với hóa đơn giấy Khách hàng yêu cầu bên bán cung cấp cho hóa đơn điện tử chuyển đổi giấy có chữ ký dấu bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ toán thuế Chúc quý doanh nghiệp thực thành công! Thông tin liên hệ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN  Trụ sở Hà Nội: Số 11- Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy-Hà Nội Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223  Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.35470355 FAX: 08.35470356  Chi nhánh Bình Dƣơng: B4-08 Cao ốc BICONSI,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại: 0650.3848886, Fax: 0650.3848882  Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai Điện thoại: 0618.871868, Fax: 0618.871866  Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG Điện thoại: 0511.3868363, Fax: 0511.3868364  Website: www.einvoice.vn  Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768