Bài viết đề cập đến việc ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft Excel (ME) trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Từ việc nghiên cứu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp mỏ thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam (TKV) kết hợp với nghiên cứu Thông tư 200/BTC-TT năm 2014, nhóm tác giả đã thiết kế các trang tính phục vụ cho công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp mỏ.
78 Journal of Mining and Earth Sciences Vol 61, Issue (2020) 78 - 86 The application of the Microsoft Excel Electronic spreadsheet (ME) in the materials accounting in the mining enterprises owned by the Vietnam Mineral Coal Industry Group Ngoc Bich Thi Nguyen *, Hanh Hong Thi Pham Faculty of Economics and Business Administration, Hanoi University of Mining and Geology, Vietnam ARTICLE INFO ABSTRACT Article history: Received 18th Aug 2020 Accepted 15th Sept 2020 Available online 31st Oct 2020 The article refers to the application of the Microsoft Excel Electronic spreadsheet (ME) in materials accounting Base on the practical study of the materials accounting in the mining enterprises owned by the Vietnam Mineral Coal Industry Group (TKV) in conjunction with the study of 200/BTC-TT in 2014, the group of authors have designed the sheets to serve for the accounting of materials in the mining enterprises In this, the sheets save the basic information about the business, the sheets of ME are designed to store the data (the inputs for materials accounting), and the sheets for the output of the material ledger The sheets are designed with a friendly interface, complied with the regulations of the Ministry of Finance and in accordance with the actual conditions in the mining business The functions of ME are the maximum used for the computational formulas in the ledger to ensure complete automation of writing ledger In other words, each time the accounting document is entered in the Database, the ledger is updated immediately by using realtime processing It is possible to say the research results of the article can be considered as a software written on the background of the ME for accounting work Keywords: Materials Accounting, Microsoft Excel Copyright © 2020 Hanoi University of Mining and Geology All rights reserved _ *Corresponding author E-mail: nguyenthibichngoc@humg.edu.vn DOI: 10.46326/JMES.KTQT2020.11 Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất Tập 61, Kỳ (2020) 78 - 86 79 Ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft Excel cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp mỏ thuộ c Tập đồn Cơng nghiệp Than Khống sản Việt Nam Nguyễn Thị Bích Ngọc *, Phạm Thị Hồng Hạnh Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Mỏ - Địa chất, Việt Nam THƠNG TIN BÀI BÁO TĨM TẮT Q trình: Nhận 18/8/2020 Chấp nhận 15/9/2020 Đăng online 31/10/2020 Bài báo đề cấp đến việc ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft Excel (ME) cơng tác kế tốn ngun vật liệu Từ việc nghiên cứu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp mỏ thuộc Tập đồn Cơng nghiệp Than Khống sản Việt Nam (TKV) kết hợp với nghiên cứu Thông tư 200/BTC-TT năm 2014, nhóm tác giả thiết kế trang tính phục vụ cho cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp mỏ Trong đó, có trang tính lưu thơng tin sở doanh nghiệp, trang tính ME thiết kế để lưu trữ liệu (những chứng từ đầu vào cho công tác kế tốn ngun vật liệu), trang tính để kết xuất sổ kế toán nguyên vật liệu Các trang tính thiết kế với giao diện thân thiện, tuân thủ theo quy định Bộ tài phù hợp với điều kiện thực tế doanh nghiệp mỏ Các hàm số ME sử dụng tối đa cho cơng thức tính tốn sổ kế tốn đảm bảo tự động hóa hồn tồn việc lập/ghi sổ kế tốn Hay nói cách khác, chứng từ kế toán nhập trang sở liệu, sổ kế toán cập nhật theo hướng xử lý theo thời gian thực Có thể nói kết nghiên cứu báo coi phần mềm viết ứng dụng ME cho cơng tác kế tốn Từ khóa: Bảng tính điện tử Microsoft Excel, Kế tốn nguyên vật liệu, Nhật ký chứng từ © 2020 Trường Đại học Mỏ - Địa chất Tất quyền bảo đảm Mở đầu Bảng tính điện tử Microsoft Excel (ME) ứng dụng đa tiện ích Office hãng Microsoft Thế mạnh ứng dụng khả lưu trữ, quản lý tính tốn liệu nói khơng giới hạn Với mạnh này, ứng dụng ME ứng dụng tập hợp, xử lý liệu kết xuất _ *Tác giả liên hệ E - mail: nguyenthibichngoc@humg.edu.vn DOI: 10.46326/JMES.KTQT2020.11 báo cáo hầu hết lĩnh vực, từ quản lý tài chính, thống kê, kế tốn,… doanh nghiệp Cơng tác kế tốn nói chung cơng tác kế tốn nguyên vật liệu (NVL) nói riêng doanh nghiệp mỏ phức tạp ảnh hưởng tính đa dạng công nghệ sản xuất, quy mô sản xuất số lượng, chủng loại nguyên vật liệu sử dụng q trình sản xuất Chính vậy, chế độ kế toán lựa chọn đa phần doanh nghiệp mỏ hình thức nhật ký chứng từ Hiện nay, cơng tác kế tốn doanh nghiệp mỏ thực với trợ giúp phần mềm máy tính Một số doanh nghiệp sử dụng 80 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 phần mềm thiết kế riêng cho cơng tác kế tốn cuối cùng, phải kết xuất ME để rà soát đối chiếu số liệu Một số doanh nghiệp sử dụng Excel việc sử dụng dừng lại với hàm đơn giản sử dụng bảng tính bảng (table) để tập hợp số liệu tính tốn Nhằm hỗ trợ cho cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp mỏ, kể doanh nghiệp có sử dụng phần mềm thiết kế chuyên dụng hay doanh nghiệp sử dụng Excel mức độ đơn giản, thông qua báo, tác giả cung cấp giải pháp ứng dụng Excel công tác kế toán nguyên vật liệu Các giải pháp hướng tới tự động hóa cơng tác kế tốn ngun vật liệu đảm bảo phù hợp với đặc thù riêng loại hình doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Quá trình nghiên cứu thực qua bước sau: Nghiên cứu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp mỏ thuộc TKV Nghiên cứu chuẩn mực kế toán Thông tư 200/BTC-TT năm 2014 để nắm rõ quy định Nhà nước cơng tác kế tốn, đặc biệt phần kế toán nguyên vật liệu Nghiên cứu tài liệu, giáo trình kế tốn ngun vật liệu bảng tính điện tử Microsoft Excel Thiết kế trang tính ME phục vụ cho cơng tác kế toán nguyên vật liệu Gửi thiết kế sơ cho chuyên gia kế toán, chuyên viên kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp mỏ thuộc TKV để xin ý kiến đóng góp hồn thiện Hồn thiện phần mềm sở tiếp thu ý kiến đóng góp Kết nghiên cứu luận bàn 3.1 Cơ sở lý thuyết kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp 3.1.1 Nguyên vật liệu doanh nghiệp Nguyên vật liệu doanh nghiệ p đối tượng lao động thể dạng vật hoá Nguyên vậ t liệ u thường tham gia vào chu kỳ sản xuất tham gia vào trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao tồn bộ, khơng giữ ngun hình thái vật chất ban đầu chuyển toàn giá trị lần vào chi phí sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất Trong doanh nghiệp nguyên vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác với cơng dụng kinh tế, hình thái vật chất cách thức sử dụng trình sản xuất khác Chúng phân loại theo nhiều tiêu thức phân loại Phục vụ cho cơng tác kế tốn ngun vật liệu, loại nguyên vật liệu phân thành: Nguyên vật liệu chính, Nguyên vật liệu phụ, Nhiên liệu, Phụ tùng thay thế, Phế liệu, Nguyên vật liệu khác (thu hồi, tái chế, tái sử dụng,…) Trong nhóm, nguyên vật liệu phân loại chi tiết theo hình thái vật chất cơng dụng ngun vật liệu (Vật liệu chống, vật liệu điện, vật liệu nổ,…) Trong doanh nghiệp sản xuất, số lượng loại nguyên vật liệu lên tới hàng chục nghìn loại Để xác cơng tác quản lý, đặc biệt tập hợp chi phí nguyên liệu vật cho đối tượng chịu phí, loại nguyên vật liệu mã hóa Cấu trúc xâu ký tự mã hóa lựa chọn tùy thuộc vào đặc thù riêng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp loại nguyên vật liệu sử dụng Bảng mã (bảng danh điểm nguyên vật liệu sử dụng thống tồn đơn vị, cơng đoạn sản xuất 3.1.2 Kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Nhiệ m vụ củ a ke toá n nguyên vậ t liệ u: Kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp việc ghi chép, phán ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập xuất nguyên vật liệu Mặt khác thơng qua tài liệu kế tốn ngun vật liệu cịn biết chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không Số lượng thừa hay thiếu sản xuất để từ người quản lý đề biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu Các nhiệm vụ chủ yếu kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Ghi ché p, tı́nh toá n, phả n á nh chı́nh xá c, trung thực, kịp thời so lượng, chat lượng và giá thực te củ a nguyên vậ t liệ u nhậ p xuat kho Phân bo hợp lý giá trị nguyên vậ t liệ u cho từng đoi tượng sử dụ ng Tı́nh toá n và phả n á nh chı́nh xá c so lượng và giá trị nguyên vậ t liệ u ton kho Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 Để thực nhiệm vụ trên, kế toán nguyên vật liệu chia thành: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán tổng hợp nguyên vật liệu a Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu việc kế toán chi tiết theo nhóm, loại vật liệu mặt giá trị vật, tiến hành kho phận kế toán theo kho người chịu trách nhiệm bảo quản Hạch toán chi tiết ngun vật liệu cơng việc có khối lượng lớn khâu hạch toán phức tạp doanh nghiệp Để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cách phù hợp cần xuất phát từ đặc điểm kinh doanh quy mơ hoạt động, khối lượng vật tư, hàng hố, u cầu trình độ quản lý Trong giáo trình Bùi Thị Thu Thủy chủ biên (Bù i Thị Thu Thủ y, (2014) đưa phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp áp dụng ba phương pháp, bao gồm: + Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, chứng từ nhập/xuất nguyên vật liệu ghi song song vào sổ: Thẻ kho (chỉ ghi số lượng vật nguyên vật liệu nhập/xuất) Sổ chi tiết (ghi số lượng vật giá trị nguyên vật liệu nhập/xuất) Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu sổ lấy số liệu để ghi bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn + Phương pháp số đối chiếu luân chuyển: Theo phương pháp này, kế toán chi mở "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" theo kho, cuối kỳ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo danh điểm NVL theo kho, kế toán lập "Bảng kê nhập vật liệu" "Bảng kê xuất vật liệu" dựa vào bảng kê để ghi vào "Sổ luân chuyển NVL" Khi nhận thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất thẻ kho với "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL", đồng thời từ "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu + Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này, thủ kho việc ghi "Thẻ kho" phương pháp thi cuối kỳ phải ghi lượng NVL tồn kho từ "Thẻ kho" vào "Sổ số dư" Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất danh điểm NVL tổng hợp từ chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận kiểm tra kho theo định kỳ 3, 10 ngày lần (kèm theo "Phiếu giao nhận chứng từ") giá hạch toán để trị giá 81 thành tiền NVL nhập xuất theo danh điểm, từ ghi vào “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” (bảng mở theo kho) Cuối kỳ tiến hành tính tiền "Sổ số dư" thủ kho chuyền đến đối chiếu tồn kho danh điểm NVL "Sổ số dư" với tồn kho "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" Từ "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" kế toán đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp vật liệu Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm khác tuỳ theo đặc điểm doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp cho phù hợp Hiệ n cá c doanh nghiệ p lớn cá c doanh nghiệ p mỏ thường á p dụ ng phương phá p ke toá n chi tiet nguyên vậ t liệ u theo phương phá p so so dư b Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu phản ánh mặt giá trị vật liệu Để có số liệu phản ánh biến động mặt giá trị nguyên vật liệu, mối liên hệ tương quan tiêu báo cáo tài chính, sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp,… kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng phương pháp: Kê khai thường xuyên kiểm kê định kỳ + Phương pháp kê khai thường xuyên: phương pháp theo dõi phản ánh tình hình có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung nguyên vật liệu nói riêng cách thường xuyên liên tục tài khoản phản ánh loại hàng tồn kho Việc tính toán xác định trị giá vốn hàng xuất kho dựa chứng từ xuất kho Sau nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vậ t liệ u kế toán xác định giá trị nguyên vậ t liệ u + Phương pháp kiểm kê định kỳ: phương pháp không theo dõi cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động loại vật tư hàng hố, tài khoản khơng phản ánh loại hàng tồn kho mà phản ánh giá trị tồn kho đầu kì cuối kì chúng sở kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn kho thực tế lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh mục đích khác Độ xác khơng cao, tiết kiệm cơng việc ghi chép, thích hợp với đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán c Hệ thống sổ kế toán sử dụng hạch toán nguyên vật liệu 82 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 Tuỳ vào đặc điểm cụ thể doanh nghiệp đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô doanh nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế tốn hệ thống sổ kế tốn tương ứng thích hợp Theo chế độ kế tốn hành sử dụng hình thức sổ kế tốn sau: • Nhật ký chung; • Nhật ký - chứng từ; • Chứng từ ghi sổ; • Nhật ký sổ Mỗi hình thức sổ kế tốn có hệ thống sổ có quy định ghi sổ riêng 3.2 Đặc điểm doanh nghiệp mỏ ảnh hưởng tới cơng tác kế tốn ngun vật liệu Việc lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết, kế tốn tổng hợp ngun vật liệu hình thức kế toán phụ thuộc vào đặc điểm riêng doanh nghiệp (công nghệ sản xuất, quy mô doanh nghiệp, số lượng nghiệp vụ phát sinh kỳ,…) Những đặc điểm doanh nghiệp mỏ ảnh hưởng tới việc lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế tốn tổng hợp ngun vật liệu hình thức kế tốn phân tích luận án tiến sỹ Phạm Thị Hồng Hạnh (Phạm Thị Hồng Hạnh, (2018) sau: • Số lượng loại nguyên vật liệu sử dụng doanh nghiệp mỏ thường lớn, lên tới chục nghìn loại Thêm vào đó, số lượng chứng từ nhập xuất loại nguyên vật liệu thường nhiều nên doanh nghiệp mỏ chọn phương pháp so so dư thể thực phần hành kế tốn ngun vật liệu theo Hình Q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mỏ trải qua nhiều công đoạn với việc sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, chủng loại phức tạp, cung ứng từ nhiều nguồn khác Nhu cau sử dụ ng nguyên vậ t liệ u hà ng ngà y cá c doanh nghiệ p mỏ rat lớn, việc nhậ p xuat nguyên vậ t liệ u doanh nghiệ p mỏ diễn thường xuyên đó việ c theo dõ i kịp thời tı̀nh hı̀nh bien độ ng củ a nguyên vậ t liệ u gặ p khó khăn Mặt khác, trình cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo cho trình sản xuất diễn liên tục Việc gián đoạn cung ứng nguyên vật liệu gây nguy hiểm q trình sản xuất Đặc điểm địi hỏi kế toán phải xác định nhập - xuất - tồn kho loại hàng tồn kho nói chung nguyên vật liệu nói riêng thời điểm Vì vậy, việc lựa chọn kế tốn tổng hợp ngun vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với doanh nghiệp mỏ Mặc dù phương pháp tốn nhiều thời gian công sức hạn chế hoàn toàn khắc phục nhờ ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại • Với cá c doanh nghiệ p mỏ thường có quy mơ lớn cá c nghiệ p vụ nhậ p xuat thường xuyên, đoi tượng sử dụ ng phức tạ p nên hı̀nh thức ghi so được á p dụ ng thong nhat đa phần doanh nghiệ p mỏ thuộ c TKV là hı̀nh thức nhậ t ký chứng Hình Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 từ, quy trı̀nh ghi so theo hı̀nh thức nhậ t ký chứng từ đoi với công tá c ke toá n nguyên vậ t liệ u được mơ tả Hình Cơng nghệ sả n xuat gom nhieu công đoạ n phức tạ p đó đoi tượng sử dụ ng nguyên vậ t liệ u rat đa dạ ng đò i hỏ i phương phá p phân bo cho từng đoi tượng cũ ng rat phức tạ p Bên cạnh đó, hoạ t độ ng sả n xuat được to chức ở nhieu công trường phân xưởng nên việ c theo dõ i và quả n lý nguyên vậ t liệ u sử dụ ng ở cá c công trường phân xưởng không tậ p trung gây khó khăn khâu quả n lý Để khắc phục khó khăn này, việc mở tiểu khoản cấp 2, cấp cần thiết để tập hợp chi phí ngun vật liệu cho đối tượng chịu phí Chẳng hạn, việc xuất vật tư nói chung cho sản xuất ghi Nợ tài khoản 621 Nhưng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho phân xưởng đào lị 1, kế tốn mở thêm tài khoản cấp 2, chẳng hạn 621.1 để ghi Nợ xuất cho phân xưởng đào lị • Đặc điểm cuối doanh nghiệp mỏ, q trình sản xuất trải qua nhiều cơng đoạn Để tính giá thành cơng đoạn sản xuất, kế tốn cần tập hợp chi phí cho cơng đoạn Vì vậy, tiểu khoản cấp 2, 3,… cần mở để tập hợp chi phí ngun vật liệu cho cơng đoạn 3.3 Ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft Excel cơng tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp mỏ ME cơng cụ mạnh Office tính tốn Việc ứng dụng ME kế toán phù hợp với tất cá c hình thức ghi so kế tốn Với đặc Hình Phương pháp ghi sổ kế tốn ngun vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ 83 thù riêng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mỏ, hình thức nhật ký chứng từ lựa chọn áp dụng thong nhat cá c doanh nghiệp mỏ thuộ c TKV Theo hình thức này, ứng dụng ME, phần hành kế toán thực file (một workbook) File mở cho nhiều kỳ kỳ hạch toán Trong phạm vi nghiên cứu báo, tác giả tập trung ứng dụng ME công tác kế toán nguyên vật liệu Phần hành kế toán nguyên vật liệu thực workbook riêng, mở hàng năm hàng kỳ kế toán Trong workbook, liệu (các chứng từ kế toán phát sinh cập nhật) sổ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tách biệt trang tính (worksheet) riêng biệt 3.3.1 Lập trang tính nhập liệu Mỗi nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu nhập trang riêng, đặt tên: “Bảng_Nhập_Liệu” Các liệu nhập trang tạo thành sở liệu phục vụ tạo sổ kế tốn ngun vật liệu Vì vậy, cấu trúc sở liệu phải xây dựng chuẩn dựa theo cấu trúc (form) phiếu nhập/xuất nguyên vật liệu yêu cầu ghi sổ kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp mỏ Từ trên, tác giả xây dựng cấu trúc sở liệu với trường (field) sau: Số thứ tự; Ngày tháng nhập/xuất; Số hóa đơn; Số phiếu nhập/xuất; Diễn giải; Mã vật tư; Tên vật tư; Đơn vị tính; Ghi Nợ tài khoản; Ghi Có tài khoản; Số lượng nhập/xuất; Đơn giá nhập/xuất; Giá trị nhập/xuất; Mã khách hàng / đơn vị (đối tượng) Nhập/xuất; Tên khách hàng / đơn vị (đối tượng) Nhập/xuất; Địa khách hàng / đơn vị (đối tượng) Nhập/xuất; Ghi Để giảm thiểu sai sót nhập liệu giúp người sử dụng giảm khối lượng công việc cần nhập, thiết lập trường: • Kiểu liệu trường quy định rõ ràng • Lập cơng thức cho trường để tự động hóa nhập liệu • Các cơng cụ kiểm sốt tính hợp lệ liệu (Data Validation) sử dụng triệt để 3.3.2 Lập trang tính sổ kế tốn 84 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 Chứng từ gốc ghi sổ, thẻ (các chứng từ kèm PNK, PXK, BB kiểm kê, Bảng phân bổ số 2,…) Bảng kê số 3,4,5,6 Nhật ký chứng từ Số 1(TM) (TGNH) Số (Chưa TT NB), Số (Nguyên nhân khác) Sổ 152 Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Báo cáo N – X- T Bảng cân đối số phát sinh, Bảng CĐKT Hình Phương pháp sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ Các trang sổ kế toán nguyên vật liệu lập dựa vào quy trình ghi sổ kế tốn sơ đồ Hình Mỗi sổ kế tốn lập trang tính: gồm trang: Phiếu nhập/xuất; Bảng phân bổ số 2; Nhật ký chứng từ số 1; Nhật ký chứng từ số 2; Nhật ký chứng từ số 5; Nhật ký chứng từ số 7; Bảng kê số 3; Sổ chi tiết vật tư; Thẻ kho; Bảng kê nhập; Bảng kê xuất; Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn;… Các trang tính sổ kế tốn lập đảm bảo tự động hóa hồn tồn việc ghi sổ cho kỳ kế toán (trong khoảng thời gian bất kỳ) Hay nói cách khác, chứng từ kế tốn nhập vào sở liệu, ME tự động ghi sổ kế toán tương ứng, khoảng thời gian bất kỳ, tùy thuộc vào yêu cầu người sử dụng 3.3.3 Các công thức sử dụng tạo lập sổ kế toán nguyên vật liệu Các tác giả lập cơng thức để tự động hóa việc ghi sổ kế toán chứng từ nhập vào sở liệu (Trang “Bảng_Nhập_Liệu”) Việc sử dụng tham chiếu công thức miền ô/ô gán tên giúp người sử dụng hiểu, sửa công thức cách dễ dàng Trong khuôn khổ báo, tác giả giới thiệu công thức thiết lập cho sổ kế tốn ngun vật liệu theo Hình Các cơng thức sử dụng sổ kế toán nguyên vật liệu khác tương tự trên, thay tên tham chiếu tùy thuộc vào thông tin cần kết xuất Ngồi ra, cơng cụ: Advanced Filter; SubTotal; Pivot Table, trình bày giáo trình TS Nguyễn Thị Bích Ngọc (Nguyễn Thị Bích Ngọc, (2010), sử dụng để tạo Bảng kê nhập; Bảng kê xuất; Bảng cân đối phát sinh từ chứng từ nhập vào sở liệu 3.3.4 Một số tiện ích khác Để tạo thuận lợi cho người sử dụng, tác giả thiết lập tiện ích sau: • Tạo lập file mẫu (template file): Cơng tác kế tốn nói chung kế tốn ngun vật liệu nói riêng cơng việc lặp lặp lại, thường xuyên hàng kỳ, với nội dung (quy trình ghi sổ, cấu trúc liệu, nghiệp vụ kinh tế,…) không đổi Thay cho việc kỳ kế toán, người sử dụng phải tạo lại Workbook kế toán nguyên vật liệu, tác giả thiết kế file mẫu với đầy đủ nội dung cần thiết Hàng kỳ, người sử dụng việc mở file mẫu cho kế toán nguyên vật liệu, file mở, người sử dụng nhập Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 85 Hình Mơ tả nhập liệu sổ kế tốn ngun vật liệu Trang “Bảng_Nhập_Liệu”: =IFERROR(VLOOKUP($F9,Bảng_Mã_VT,2,0),"") • Trang “Phiếu Nhập kho/Phiếu xuất kho”, có cơng thức sau: =IF(LEFT($C$7,2)="PN","PHIẾU NHẬP KHO","PHIẾU XUẤT KHO") – để lựa chọn in phiếu nhập kho hay phiếu xuất kho Để tiết kiệm nhớ phiếu nhập phiếu xuất có cấu trúc nên chúng thiết lập sheet =IF($C$7="","","Ngày "&DAY(INDEX(Ngày_tháng_nhập_xuất,$I$15))&" Tháng "&MONTH(INDEX(Ngày_tháng_nhập_xuất,$I$15))&" Năm "&YEAR(INDEX(Ngày_tháng_nhập_xuất,$I$15))) – để ghi ngày tháng nhập xuất kho phiếu = IFERROR(MATCH($C$7, Số_phiếu_nhập_xuất,0),"") – để xác định vị trí (dịng) vật tư phiếu cần in =IFERROR(MATCH($C$7,OFFSET(Bảng_Nhập_Liệu!$D$8,I15,0):Bảng_Nhập_Liệu!$D$3258,0)+I15,"" ) – Xác định vị trí thứ trở vật tư phiếu cần in =@IF($I15="","",INDEX(Tên_vật_tư,$I15)), – để lấy tên vật tư, tên tài khoản ghi nơ, tài khoản ghi có,… phiếu nhập/phiếu xuất • Về bản, công thức trang “Thẻ kho” trang “Sổ chi tiết vật tư”, giống công thức trang “Phiếu nhập/xuất kho” •=SUMIFS(Giá_trị_nhập_xuất,Ghi_có_tài_khoản,D$7,Ghi_nợ_tài_khoản,$B9,Ngày_tháng_nhập_xuất,">= "&$E$4,Ngày_tháng_nhập_xuất,"="&$E$8,Ngày_tháng_nhập_xuất,"