SKKN: Tiện ích quản lý văn bản và Tiện ích quản lý hồ sơ kiểm định chất lượng bằng EXCEL

Mục tiêu của đề tài là Thực hiện phong trào cuộc vận động”Mỗi thầy cô giáo là tấm gương đạo đức,tự học và sáng tạo” và chỉ tiêu: ” Mỗi cán bộ quản lý” có một đổi mới trong công tác quản lý. Giúp cho BGH, TTCM, Kế toán, TPT, Văn thư quản lý văn bản giấy tờ, công văn đi đến, hồ sơ công việc, nhân hàng đề được thuận tiện hơn. Giúp cho công tác thu thập, lưu trữ hồ sơ minh chứng kiểm định được số hóa, dễ tra cứu, dẽ quản lý hơn.

PHỊNG GD­ĐT HÀM THUẬN NAM   CỘNG HỒ XàHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS THUẬN Q                       Độc lập ­ Tự do ­ Hạnh phúc SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2012­2013 ­ Họ và tên người viết: Lưu Văn Lâm ­ Chức vụ: Hiệu trưởng ­ Đơn vị cơng tác: Trường THCS Thuận Q ĐỀ TÀI:  Tiện ích quản lý văn bản và  Tiện ích quản lý hồ sơ kiểm định chất lượng bằng EXCEL 1. Lý do chọn đề tài:  ­ Thực hiện phong trào cuộc vận động”Mỗi thầy cơ giáo là tấm gương   đạo đức,tự  học và sáng tạo” và chỉ  tiêu: ” Mỗi cán bộ  quản lý” có một đổi mới  trong cơng tác quản lý ­ Giúp cho BGH, TTCM, Kế tốn, TPT, Văn thư quản lý văn bản giấy tờ,  cơng văn đi đến, hồ sơ cơng việc, nhân hàng đề được thuận tiện hơn ­ Giúp cho cơng tác thu thập, lưu trữ hồ sơ minh chứng kiểm định được số  hóa, dễ tra cứu, dẽ quản lý hơn 2. Thực trạng của trường khi chưa có sáng kiến này: ­ Số  lượng văn bản, hồ  sơ  cơng việc của  Ban Giám Hiệu, tổ  trưởng  chun mơn… trong trường ngày một nhiều, khó quản lý ­ Hồ sơ báo cáo, minh chứng kiểm định chất lượng phải tập hợp từ nhiều  nguồn, nhiều năm, khó quản lý 3. Nội dung và giải pháp thực hiện sáng kiến: ­ Sử  dụng phần mềm Bảng tính EXCEL, bằng kiến thức tin học về  hệ  điều hành, về  lập trình VBA, về  hàm và cơng thức trong EXCEL để  xây dựng  chương trình tiện ích ­ Chạy thử nghiệm chương trình, chỉnh sửa các lỗi kĩ thuật ­ Tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng chương trình SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản  Trang1/6 ­ Các cá nhân sử  dụng chương trình tiến hành nhập dữ  liệu vào chương   trình để quản lý văn bản, hồ sơ cơng việc ­ Giao Văn thư  và tổ  Văn phịng sử  dụng Tiện ích Quản lý Hồ  sơ  Kiểm  định chất lượng để  quản lý hồ  sơ, minh chứng kiểm định chất lượng chu kì  2007­2012.( Các văn bản giấy sử dụng chức năng SCAN của máy Pho to RiCoh   để chuyển thành tài liệu số) ­ Phần mềm thuộc dạng tiện ích nhỏ  (mini), có thể  bỏ  túi (chép vào thẻ  nhớ), LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN và TRUY CẬP bất cứ nơi đâu để sử dụng (với  Laptop hoặc Desktop hoặc các phương tiện lưu trữ  và xử  lý thơng tin); khơng  phải cài đặt bổ sung thêm bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào khác (nếu máy đã được   cài đặt Microsoft Office thơng dụng) ­   Sau khi cài đặt, phần mềm tạo ra thư  mục có tên QLVB và một số  Shortcut ngồi màn hình của máy tính * Vài hình ảnh minh họa chương trình: Chương trình quản lý Hồ sơ Kiểm định chất lượng SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản  Trang2/6 Chương trình Quản lý văn bản: SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản  Trang3/6 4. Hiệu quả và phạm vi ứng dụng của sáng kiến:    ­ Tiện ích quản lý văn bản giúp người sử  dụng quản lý văn bản, hồ  sơ  cơng việc thuận tiện hơn, tra cứu dễ dàng hơn, có thể  lưu trữ  trên USB hoặc  trên mạng( sử dụng tiện ích google drive) và truy xuất mọi lúc, mọi nơi hết sức   thuận tiện. Tiện ích này rất hữu ích cho CB­GV trong các nhà trường để quản lý   cơng văn, bài giảng, thư viện đề kiểm tra…            ­ Tiện ích quản lý hồ sơ minh chứng kiểm định chất lượng giúp trường   lưu trữ, quản lý khoa học hơn, lưu trữ  lâu dài nhờ  số  hóa. Việc truy xuất minh  chứng phục vụ cơng tác kiểm định sẽ dễ dàng hơn. Tiện ích này có thể sử dụng   cho bất kì trường học nào có nhu cầu lưu trữ hồ sơ minh chứng số hóa SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản  Trang4/6 Thuận Q, ngày  15   tháng 5 năm 2013                                                                            Ng ười vi ết                                                                                   Lưu Văn Lâm Ý kiến đánh giá, xếp loại của HĐKH trường ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Xếp loại: P.CHỦ TỊCH HĐKH                                                         Nguyễn Nhất Tâm HĐKH Phòng Giáo dục­Đào tạo Xếp loại: CHỦ TỊCH HĐKH HĐKH huyện Hàm Thuận Nam Xếp loại: CHỦ TỊCH HĐKH HUYỆN SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản  Trang5/6 SKKN: Tiện ích Quản Lý HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG và Quản lý Văn Bản  Trang6/6 ... Xếp loại: CHỦ TỊCH HĐKH HUYỆN SKKN:? ?Tiện? ?ích? ?Quản? ?Lý? ?HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG? ?và? ?Quản? ?lý? ?Văn? ?Bản? ? Trang5/6 SKKN:? ?Tiện? ?ích? ?Quản? ?Lý? ?HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG? ?và? ?Quản? ?lý? ?Văn? ?Bản? ? Trang6/6 ...  liệu vào chương   trình để? ?quản? ?lý? ?văn? ?bản, ? ?hồ? ?sơ? ?cơng việc ­ Giao? ?Văn? ?thư ? ?và? ?tổ ? ?Văn? ?phịng sử  dụng? ?Tiện? ?ích? ?Quản? ?lý? ?Hồ ? ?sơ ? ?Kiểm? ? định? ?chất? ?lượng? ?để ? ?quản? ?lý? ?hồ ? ?sơ,  minh chứng? ?kiểm? ?định? ?chất? ?lượng? ?chu kì ... SKKN:? ?Tiện? ?ích? ?Quản? ?Lý? ?HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG? ?và? ?Quản? ?lý? ?Văn? ?Bản? ? Trang2/6 Chương trình? ?Quản? ?lý? ?văn? ?bản: SKKN:? ?Tiện? ?ích? ?Quản? ?Lý? ?HỒ SƠ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG? ?và? ?Quản? ?lý? ?Văn? ?Bản? ? Trang3/6 4. Hiệu quả? ?và? ?phạm vi ứng dụng của sáng kiến:    ­? ?Tiện? ?ích? ?quản? ?lý? ?văn? ?bản? ?giúp người sử