Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đoàn Thị Giang TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đoàn Thị Giang TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lưu trữ 60 32 03 01 Mã số: LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học TS Nguyễn Liên Hương PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, kết cơng trình nghiên cứu riêng Những số liệu sử dụng Luận văn trung thực rõ nguồn trích dẫn Kết nghiên cứu chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu từ trước đến Hà Nội, ngàytháng năm 2019 Ngƣời cam đoan Đoàn Thị Giang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Những đóng góp đề tài 10 Bố cục đề tài 10 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN 13 1.1 Khái quát vấn đề lý luận tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 13 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 13 1.1.2 Khái niệm tổ chức 14 1.1.3 Khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 15 1.1.4 Nguyên tắc tổ chức quản lý tài liệu 16 1.2 Những quy định hành quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 17 Tiểu kết chương 20 Chƣơng TÌNH HÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 21 2.1 Khái quát hệ thống quan nhà nước cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội 21 2.1.1 Cơ quan quyền lực nhà nước cấp huyện 23 2.1.2 Cơ quan hành - hành pháp cấp huyện 24 2.1.3 Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện 25 2.1.4 Các quan tư pháp cấp huyện 27 2.1.5 Các quan nhà nước thuộc ngành dọc 28 2.1.6 Các doanh nghiệp nhà nước, đơn vị nghiệp Hội cấp huyện hoạt động ngân sách nhà nước 29 2.2 Khái quát tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội 29 2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ huyện 29 2.2.2 Khối lượng tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước cấp huyện 33 2.2.3 Giá trị tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội 34 2.3 Các văn thành phố Hà Nội huyện quản lý tài liệu lưu trữ .37 2.3.1 Các văn quy định thành phố Hà Nội 37 2.3.2 Các văn quy định cấp huyện 38 2.3.3 ề công tác tổ chức 39 2.3.4 ề công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 44 2.3.5 ề công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 49 2.3.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2.3.7 Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 58 Tiểu kết chương 60 Chƣơng CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 61 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 61 3.1.1 Ưu điểm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 61 3.1.2 Hạn chế, tồn tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 62 3.1.3 Nguyên nhân 66 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội 68 3.2.1 Giải pháp tổ chức 68 3.2.2 Hoàn thiện văn hướng dẫn, đạo 71 3.2.3 Chuẩn hóa hệ thống cơng cụ hướng dẫn thực xác, thống nghiệp vụ lưu trữ 74 3.2.4 Xây dựng quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 76 3.2.5 Nâng cao mức độ ứng dụng công nghệ thông tin cán làm công tác lưu trữ 77 3.2.6 Tăng cường kiểm tra việc tổ chức thực quy định nhà nước công tác lưu trữ 78 Tiểu kết chương 79 KẾT LUẬN 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC 87 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cách mạng Tháng Tám thành công, quyền cách mạng thành lập Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa Hồ Chí Minh ký Thơng đạt số 1C/ P công tác công văn, giấy tờ, rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc quản lý tài liệu lưu trữ công việc quan trọng" Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp, đánh dấu bước ngoặt lớn ngành Lưu trữ Việt Nam, thể quan tâm Nhà nước cơng tác lưu trữ địa phương, có quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện) Đơn vị hành cấp huyện với đầy đủ yếu tố tự nhiên, kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng; hoạt động quan, tổ chức cấp huyện hình thành nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị phương diện xây dựng, kiến thiết địa phương quốc gia cần lưu trữ lâu dài để khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu đời sống, xã hội Đây sở quan trọng để khẳng định vị trí, vai trị lưu trữ cấp huyện hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam Lưu trữ cấp huyện thời gian qua góp phần quan trọng việc xây dựng, nâng cao uy tín chất lượng hoạt động ngành Lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mặt đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh thành tựu đạt được, lưu trữ cấp huyện Xay d\mg va ban hanh cac vim ban chi d:;lo,hu6ng d~n phil hqp vai quy dinh cua Lu?t Luu trfr nhu: thai h:;lnbao quan h6 sa, tai li~u chuyen nganh, quy dinh v~ quan ly, luu trii, su d\!ng tai li~u di~n tu; huy tai li~u h~t gia tri; huang d~n xac dinh l:;ligia tri tai li~u luu trfr dii duqc chinh Iy truac Lu?t Luu trii co hi~u h,rc D~ nghi BQ NQi V\! co quy dinh, hu6ng d~n C\l th~ vi~c b6 tri bien ch~ lam cang tac van thu, luu trii d6i vai tUng cap sa, nganh, UBND cap huy~n, UBND cap xii phil hqp vai yeu du va kh6i luqng cang vi~c v~ van thu, luu trfr t:;licae.w quan; Nghien Clrud~ xu~t vai BQNQi V\!ban hanh quy dinh mai v~ ch~ dQ ph\! cap uu diii, dQc h:;lid6i vai cang chuc, vien chuc nganh Van thu, Luu tiii phil hqp vai cae quy dinh hi~n hanh; Quy dinh v~ ch~ tai xlr ph:;ltvi ph:;lmtrong linh Vl,TCvan thu, luu trii va cac hinh thuc khen thuang Quy dinh C\!th~ rna hinh t6 chuc Luu trfr d6i vai cac w quan chuyen man thuQc UBND cap huy~n Tren day la bao cao Sa k~t 05 nam th\rc hi~n Lu?t Luu trii cua UBND ph6 Hit NQi./ No'i Il!lijll: - B(> N(>i V\I; - C\IC Van thu va Luu tru nha nuac; Chti tjch UBND Thanh ph6; Cac PCT UBND Thanh ph6; Cae Sa, ban, nganh Thanh ph6;2L.VPUB: CVP, cac PCVP, NC, TKBT, TH; Chi C\lCVan lhu Luu lru Thanh ph6; - LUll: VT, SNV'1652i(807 Nguy~n Van Siru 14 ff~I~Ac _ v St! Tcn phong Tilng>DH Chi C\lCtmun g Ph 6 Chi C\IClmun g , ' S6 luqng cong chuc lam cong lac quan ly nM nuac v~ VTL T S6 Im;mg vien chuc lam chuyen mon ve hO\l1dQng luu lru (d6i vai nhung tinh chua IMnh l~p Trung liiIl1 LUll lru ljch str llnh) S6 luqng cong chuc, n~u(yi lao dQllg hqp dong liull himh chinh, van phollg Tilng chung QL Kinh l~, H 10 15 2 2 chinh, ky thu~t, CNTT, Su ph\lm 16 TlJi Trllng tam LII'lI trii' Giam d6c Trung tam Pho GD Trung tam S6 IUQ1lgvien chuc lam chuyen mon v~ ho~t dQng hOI trif 11 S6 lUQ1lgvien chuc, n~u(yi lao dQng h9'P dong lam hanh chinh, van phOng T(1ng chung v&i nhfrng tinh dii l?p Trung tam Luu trC'rlieh su) >DH Tang Stt 'jeh sli' (d6i -.- .• ~ Q/:j ~~(~ i : " ,.- ," ~~~!J (BanIi!ilMill/ilea Baa cao so ~T~i~co' quall, til chlrc dp ~~~ (Jf IBe-UEND : ngciy2 B /hcing n6m 2018 clia UBND //i(/nh pM Hci N{ji) ca quan gui baa caa/t6ng tinh thuQc lIgn611 lIQP 11m (s61ugng s6 ca quan phai baa do) TCII co' quail, Iii c1"tc Tong Tcn cae chuycn ngilllh khac tn\ch 91/133 52 T~icac TCII cO'q nail, 82 54 CO'qUUlI, til chu'c 28 dp hUY~1l thuQc 12 13 80 65 10 1 Hilllh chfnh, Ngan hang, Thong lin 11mvi~n, Quin lrj kinh doanh, K~ (oan, Ilgu611 IlQP Iu'u (s6 lugng ca quan gui baa cao/t6ng s6 ca quan phai baa cao) Ngll'm lam Nguo'i lam 16 chlrc lu'u Irir chuycn (""ch hl'U tri • kicrn nhicm 554/694 • 34 518 so NOI VV THANH PlIO I-lA NOI CHI CUC VAN TI-IU' - ufu TRU' _ PHIEU DIED TRA, DANH GIA VE VIEC THUC HIEN LuAT LU'U TRU Kinh gfri: C\lC Van tim va Luu trfr nha nuac Chi C\lCVan tim - Luu trfr co m9t s6 y kiSn vao phiSu di€:u tra, danh gia tac d9ng cua Lu~t Luu trfr sau 05 nam th\fc hi~n, nlm sau: D&xu5t IlII"o'ng slra uBi, IJBsung Lu~t Lu'u trii' nalll 2011 NQi dung uanh gili tac uQng Nhfrng guy dinh nflO cua Lu~t Luu trfr khong dugc tlwc hi~n Nhfrng guy djnh nao ctia Lu~t Luu lrfr kho lhvc hi~n Trich dfin ten Di&u, Khoiin, Di~1IIva noi dun!! chi ti~t Phan tich tinh chua khii thi ellll QUV uinh Khoan I, dieu 14 guy djnh: nguoi Thea guy djnh t\li Nghi dinh so lam luu trfr l\li Van phong VBND 92/20091N8-CP 22/10/2009 ctia xii, phuong, lh.i Iran phai co dti cac Chinh phti va Thong Ill" s6 lieu chuan chuyen mon, nghi~p V\I 06/2012/TT-BNV 30/10/2012 ctia B