Phát triển nguồn lực tài liệu xám tại thư viện trung ương quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÙI THỊ THÚY HẰNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÙI THỊ THÚY HẰNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI Chuyên ngành: Mã số: Khoa học Thông tin - Thư viện LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: TS Tạ Bá Hưng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn thạc sĩ khoa học TS Tạ Bá Hưng PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt Hà Nội - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn cơng trình nghiên cứu thực cá nhân, thực hướng dẫn khoa học TS Tạ Bá Hưng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Tơi xin chịu trách nhiệm cơng trình nghiên cứu mình./ HỌC VIÊN Bùi Thị Thúy Hằng LỜI CẢM ƠN Trong trình thực luận văn, tác giả nhận giúp đỡ, dạy dỗ thầy cô khoa Sau Đại học - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thầy cô tham gia giảng dạy lớp Cao học K7 Khoa học Thư viện, niên khóa 2012 - 2014 Đặc biệt giúp đỡ TS Tạ Bá Hưng, người hướng dẫn khoa học, tận tình hướng dẫn, góp ý, định hướng nội dung phương pháp nghiên cứu từ lúc chuẩn bị đề cương đến hoàn thành luận văn Tác giả nhận giúp đỡ quý báu, nhiệt tình Ban giám đốc, cán công tác Thư viện Quân đội, cung cấp cho tác giả nhiều tư liệu quan trọng tạo điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thiện luận văn Bên cạnh đó, gia đình bạn bè hỗ trợ nhiều mặt suốt thời gian tham gia học tập nghiên cứu Nhân dịp này, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc q thầy cơ, gia đình bạn bè giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn Do khả có hạn, nên thiếu sót luận văn điều tránh khỏi Rất mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô bạn bè đồng nghiệp Xin chân thành cảm ơn! HỌC VIÊN Bùi Thị Thúy Hằng XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG, BIỂU MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 14 1.1 Những vấn đề chung tài liệu xám 14 1.1.1 Khái niệm tài liệu xám 14 1.1.2 Đặc điểm tài liệu xám 15 1.1.3 Các dạng tài liệu xám 16 1.1.4 Vai trò tài liệu xám 17 1.1.5 Tiêu chí đánh giá tài liệu xám 19 1.2 Thư viện Quân đội nhu cầu tài liệu xám Thư viện 20 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển 20 1.2.2 Chức nhiệm vụ 24 1.2.3 Cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực 27 1.2.4 Nguồn lực thông tin 31 1.2.5 Đặc điểm ngƣời dùng tin nhu cầu tin tài liệu xám Thƣ viện 34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỔ SUNG, XỬ LÝ, TỔ CHỨC BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ PHỔ BIẾN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI 46 2.1 Đặc điểm nguồn tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 46 2.1.1 Tài liệu truyền thống 46 2.1.2 Tài liệu điện tử 48 2.2 Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác phổ biến tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 49 2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu xám .50 2.2.2 Công tác xử lý tài liệu xám 55 2.2.3 Công tác lƣu trữ bảo quản tài liệu xám 68 2.2.4 Tổ chức khai thác phổ biến tài liệu xám 69 2.3 Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác phổ biến tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 77 2.3.1 Những mặt làm đƣợc 77 2.3.2 Những mặt tồn 81 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 88 3.1 Xây dựng sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám 88 3.1.1 Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo vai trò tài liệu xám 88 3.1.2 Xây dựng sách bổ sung tài liệu xám 89 3.1.3 Xây dựng chế quản lý tăng cƣờng kinh phí cho hoạt động tài liệu xám .90 3.2 Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý khai thác nguồn tài liệu xám 92 3.2.1 Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu xám 92 3.2.2 Công tác quản lý tài liệu xám 93 3.2.3 Tổ chức cung cấp, phục vụ tài liệu xám 96 3.3 Phát triển nguồn tài liệu xám số hóa 98 3.4 Giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý khai thác nguồn tài liệu xám 101 3.4.1 Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin Thƣ viện 101 3.4.2 Hỗ trợ tài tăng cƣờng sở vật chất .102 3.4.3 Đào tạo nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán chuyên trách 103 3.4.4 Đào tạo ngƣời dùng tin .105 3.4.5 Đẩy mạnh công tác Marketing tài liệu xám 106 KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO 112 PHỤ LỤC 115 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT K DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ cấu tổ chức Thƣ viện Quân đội 28 Hình 1.2: Sơ đồ minh họa thành phần nguồn lực thông tin TVQĐ 33 Hình 2.1: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MARC21 65 Hình 2.2: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo chuẩn Dublincore 68 Hình 2.3: Giao diện Thƣ viện số Dilib Bookeye .69 Hình 2.4: Giao diện tra cứu OPAC 73 Hình 2.5: Giao diện tra cứu tài liệu số .74 DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 1.1: Thống kê vốn tài liệu TVQĐ tính đến tháng 6/2015 .33 Biểu đồ 1.1: Cơ cấu vốn tài liệu TVQĐ 34 Bảng 1.2: Thành phần đối tƣợng NDT TVQĐ 35 Biểu đồ 1.2: Thành phần đối tƣợng NDT TVQĐ 36 Bảng 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám 39 Biểu đồ 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám 40 Bảng 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám 40 Biểu đồ 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .41 Bảng 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám NDT TVQĐ 42 Biểu đồ 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám NDT TVQĐ 42 Bảng 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám 43 Biểu đồ 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám 43 Bảng 2.1: Thống kê nguồn tài liệu xám truyền thống 46 Bảng 2.2: Thống kê vốn tài liệu xám theo nội dung tri thức 47 Bảng 2.3: Thống kê nguồn tài liệu xám dạng điện tử .49 Bảng 2.4: Thống kê số lƣợng bổ sung tài liệu xám từ năm 2011 đến tháng 6/2015 .55 Bảng 2.5: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ 81 Bảng 2.6: Những khó khăn gặp phải sử dụng nguồn tài liệu xám 85 Bảng 2.7: Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám 86 Bảng 3.1: Hình thức tổ chức kho 94 22 Thạch Thị Tuyến (2012), Quản lý nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm học liệu trƣờng Đại học Cần Thơ, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (số 5), tr 57 – 62 23 Thƣ viện Quân đội (2002), Thư viện Quân đội hệ thống thư viện toàn quân – 50 năm xây dựng phát triển, Kỷ yếu, Hà Nội 24 Thƣ viện Quân đội (1012), Công tác Thư viện – Thông tin Quân đội Nhân dân Việt Nam, Nxb Văn học, Hà Nội 25 Đặng Thị Trang (2013), Tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 26 Lê Thanh Tú (2011), Nguồn tin nội sinh trường Đại học Hà Nội, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 27 Trần Mạnh Tuấn (2005), Nguồn tin nội sinh trƣờng đại học thực trạng giải pháp phát triển, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (số 3), tr 10 – 11 28 Trần Mạnh Tuấn (2007), Vấn đề quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh, Tạp chí Thơng tin khoa học xã hội, (số 8), tr 27 – 32 29 Trần Thị Thanh Vân (2008), Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám Đại học Quốc gia Hà Nội đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 30 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 114 PHỤ LỤC Mẫu bảng hỏi nghiên cứu thực trạng nguồn tài liệu xám Thƣ viện Quân đội Tài liệu xám dƣới dạng báo cáo kết nghiên cứu, luận án, luận văn, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học v.v, có vai trị quan trọng đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc Để tìm hiểu thực trạng đƣa giải pháp tăng cƣờng thu thập, quản lý khai thác hiệu tài liệu xám Thƣ viện Quân đội, mong đƣợc anh/chị cho biết số thông tin sau đây: (Đánh dấu X vào ô tƣơng ứng ghi ý kiến vào dòng để trống) Anh (chị)cho biết số thông tin cá nhân - Giới tính: Nữ Nam - Tuổi: Từ 18 đến 30 tuổi Từ 31 đến 45 tuổi Từ 46 đến 55 tuổi Từ 56 đến 65 tuổi - Nghề nghiệp: Cán lãnh đạo, quản lý Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên Cán giảng dạy, nghiên cứu Ngành nghề khác - Trình độ, học hàm, học vị GS, PGS Tiến sỹ, TSKH Thạc sỹ Cử nhân 115 Sinh viên Anh (chị) có thường xuyên sử dụng tài liệu xám không? Thƣờng xuyên Thỉnh thoảng Không Anh (chị) cho biết mức độ cần thiết sử dụng nguồn tài liệu xám? Rất cần Cần Bình thƣờng Khơng cần Anh (chị) cần sử dụng tài liệu xám thuộc lĩnh vực nào? Chính trị - xã hội Quân Khoa học kỹ thuật, y tế Văn hóa – nghệ thuật – lịch sử Lĩnh vực khác Loại hình tài liệu xám anh (chị) thường sử dụng? Luận án, luận văn Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Tài liệu hội nghị, hội thảo Anh (chị) sử dụng tài liệu xám vào mục đích gì? Phục vụ cơng tác quản lý, lãnh đạo Tự nâng cao trình độ, học tập Nghiên cứu khoa học Viết luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp Mục đích khác 116 Anh (chị) thường khai thác tài liệu xám qua hình thức nào? Đọc chỗ Sao chụp Khai thác Internet Anh (chị)thường tra cứu tài liệu xám hình thức nào? Tra cứu truyền thống Tra cứu đại Theo anh (chị) tổ chức kho tài liệu xám theo hình thức tạo điều kiện thuận lợi việc tra tìm tài liệu Kho đóng Kho mở 10 Anh (chị) thường sử dụng sản phẩm / dịch vụ thông tin nguồn tài liệu xám để tìm tài liệu? Mục lục trực tuyến Mục lục truyền thống Trang web Thƣ viện Thƣ mục thông báo sách Dịch vụ đọc tài liệu chỗ Dịch vụ chụp tài liệu 117 11 Đánh giá anh(chị) loại hình sản phẩm / dịch vụ thông tin nguồn tài liệu xám? STT 12 SP&DV TT tài liệu xám Mục lục trực tuyến Mục lục truyền thống Trang web Thƣ viện Thƣ mục thông báo sách Dịch vụ đọc tài liệu chỗ Dịch vụ chụp tài liệu Những thuận lợi khó khăn tìm / mượn sử dụng nguồn tài liệu xám anh/ chị? Khó khăn Thuận lợi Đƣợc hƣớng dẫn rõ cách tra Chƣa đƣợc hƣớng dẫn tra tìm tìm Hệ thống tra tìm TL thuận Hệ thống tra tìm khơng thuận lợi lợi Tìm thấy Tìm nhƣng không thấy Tài liệu đầy đủ, cập nhật Tài liệu chƣa đầy đủ, cập nhật Cán phục vụ tận tình Cán phục vụ thiếu nhiệt tình Tổ chức, quản lý nguồn TL tốt Tổ chức, quản lý TL chƣa tốt Khác (xin kể tên):……………… Khác (xin kể tên):…………… 13 Theo anh(chị) tài liệu xám thư viện đáp ứng yêu cầu tin chưa? Đáp ứng đầy đủ Đáp ứng phần Chƣa đáp ứng 118 14 Theo anh (chị) yếu tố sau ảnh hưởng đến hiệu phục vụ nguồn tài liệu xám Thư viện Quân đội (xếp theo thứ tự mức độ ảnh hưởng từ đến 6, theo thứ tự giảm dần)? Nhận thức cán quản lý Chính sách quản lý, thu thập, khai thác Trình độ cán chuyên trách Sản phẩm/ dịch vụ thơng tin Cơ sở vật chất, trang thiết bị Trình độ ngƣời sử dụng 15 Theo anh (chị) để phát triển phục vụ tốt nhu cầu người dùng tin loại hình tài liệu xám thời gian tới Thư viện cần thực biện pháp (xếp theo thứ tự mức độ ảnh hưởng từ đến 8, theo thứ tự giảm dần)? Cần có sách để thu thập, quản lý, tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám Nâng cao nhận thức tầm quan trọng nguồn tài liệu xám Đầu tƣ trang thiết bị, sở vật chất cho công tác tổ chức quản lý tài liệu xám Cần số hóa, xây dựng cở liệu đầy đủ nguồn tài liệu xám Nâng cao trình độ chun mơn cho cán thƣ viện Đa dạng hóa loại hình sản phẩm dịch vụ nguồn tài liệu xám Hỗ trợ ngƣời dùng tin tra cứu khai thác tài liệu tốt Tăng cƣờng trao đổi, chia sẻ nguồn tin tài liệu xám với quan thông tin-thƣ viện khác Ý kiến đóng góp khác: Xin chân thành cảm ơn hợp tác Anh/ Chị !!! 119 PHỤ LỤC BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU ĐIỀU TRA Để tìm hiểu thực trạng đƣa giải pháp tăng cƣờng thu thập, quản lý khai thác hiệu tài liệu xám Thƣ viện Quân đội, Tác giả luận văn thực việc khảo sát ý kiến bạn đọc qua Phiếu điều tra nhu cầu tin - Tổng số phiếu điều tra phát là: - Tổng số phiếu thu lại là: Đạt tỷ lệ Sau thu thập, tổng hợp xử lý p bạn đọc trả lời câu hỏi, Tác giả thu đƣợc kết nhƣ sau: STT Nghề nghiệp Cán lãnh đạo, quản lý Cán nghiên cứu, giảng dạy Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viê Ngành nghề khác STT Trình độ Giáo sƣ, Phó Giáo sƣ Tiến sĩ, Tiến sĩ khoa học Thạc sĩ Cử nhân Sinh viên 80 phiếu = 100% STT Tần suất sử dụng Thƣờng xuyên Thỉnh thoảng Không Tổng Bảng Tần suất sử dụ STT Mức độ nhu cầu Rất cần Cần Bình thƣờng Khơng cần Bảng Mức độ nhu cầu s STT Chính trị - xã hội Quân Khoa học kỹ thuật, y tế Văn hóa – nghệ thuật, lịch sử Lĩnh vực khác Bảng Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám 121 80 phiếu = 100% STT Loại hình tài liệu thƣờng sử dụ Luận án, luận văn Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Tài liệu hội nghị, hội thảo Bảng Loại hình tài liệu thường sử dụng 80 phiếu = 100% STT Phục vụ công tác quản lý, Tự nâng cao trình độ học t Nghiên cứu khoa học Viết luận án, luận văn, KL Mục đích khác Bảng Mục đích STT Đọc chỗ Khai thác Internet Sao chụp Bảng Hình th 122 80 phiếu = 100% STT Tra cứu truyền thống Tra cứu đại Bảng Phương thức tra STT Kho đóng Kho mở Bảng 10 Hình thức tổ ch STT Mục lục trực tuyến Mục lục truyền thống Trang web Thƣ viện Thƣ mục thông báo sách m Dịch vụ đọc tài liệu chỗ Dịch vụ chụp tài liệu Bảng 11 Các sản phẩm, 123 80 phiếu = 100% Chất lƣợng sản phẩm – dịch vụ Mục lục trực tuyến Mục lục truyền thống Trang web Thƣ viện Thƣ mục thông báo sách Dịch vụ đọc tài liệu chỗ Dịch vụ chụp tài liệu Bảng 12 Đánh giá ch STT Những khó khăn Chƣa biết cách tra tìm Hệ thống tra tìm khơng thuận Tìm nhƣng khơng thấy Tài liệu chƣa đầy đủ, cập nhậ Cán phục vụ thiếu nhiệt tìn Tổ chức quản lý tài liệu chƣa Khác Bảng 13 Những khó khăn gặp phải sử dụng nguồn tài liệu xám 124 STT Mức độ đáp ứng Đáp ứng đầy đủ Đáp ứng phần Chƣa đáp ứng Bảng 14 Mức độ đáp STT Các yếu tố ảnh hƣởng Nhận thức cán quản lý Chính sách quản lý, thu thập, khai thác Trình độ cán chuyên trách Sản phẩm/dịch vụ thông tin Cở sở vật chất Trình độ ngƣời sử dụng Bảng 15 Những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu phục vụ nguồn tài liệu xám 125 80 phiếu = 100% STT Các giải pháp Cần có sách để thu thập, quản lý, tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám Nâng cao nhận thức tầm quan trọng nguồn tài liệu xám Đầu tƣ trang thiết bị, sở vật chất cho công tác tổ chức quản lý tài liệu xám Cần số hóa, xây dựng CSDL đầy đủ nguồn tài liệu xám Nâng cao trình độ chun mơn cho cán thƣ viện Đa dạng hóa loại hình sản phẩm dịch vụ nguồn tài liệu xám Hỗ trợ ngƣời dùng tin tra cứu khai thác tài liệu tốt Tăng cƣờng trao đổi, chia sẻ nguồn tin tài liệu xám với quan thông tin-thƣ viện khác Bảng 16 Các giải pháp nâng cao hiệu phục vụ tài liệu xám cho NDT 126 ... liệu xám Thư viện Quân đội Chương 3: Giải pháp phát triển nguồn tài liệu xám nâng cao chất lượng tổ chức quản lý khai thác nguồn tài liệu xám Thư viện Quân đội 13 CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT... 15 1.1.3 Các dạng tài liệu xám 16 1.1.4 Vai trò tài liệu xám 17 1.1.5 Tiêu chí đánh giá tài liệu xám 19 1.2 Thư viện Quân đội nhu cầu tài liệu xám Thư viện 20 1.2.1 Quá... cứu: Nguồn tài liệu xám (bao gồm công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác phổ biến nguồn tài liệu xám) Thƣ viện Quân đội * Phạm vi nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám Thƣ viện Quân đội