Xử lý tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện học viện ngân hàng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  - NGUYỄN THỊ TỨ XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ : 60.32.20 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƢ VIỆN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS MAI HÀ HÀ NỘI - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” cơng trình nghiên cứu riêng tôi, thực nghiêm túc hướng dẫn PGS.TS Mai Hà Các số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Nếu có điều sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Tứ LỜI CẢM ƠN Lời xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu sắc tới PGS.TS.Mai Hà, người tận tình hướng dẫn giúp đỡ tơi hồn thành Luận văn Tôi xin cảm ơn thầy cô giáo giảng viên ngồi khoa Thơng tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn kiến thức, kinh nghiệm cung cấp cho trợ giúp suốt q trình tơi học tập Trường Tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Ban Giám đốc đồng nghiệp công tác Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng tạo điều kiện cho tơi q trình nghiên cứu, thực Luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến chị Nguyễn Thị Ngọc – Giám đốc Trung tâm cho tơi góp ý q báu để tơi hoàn thành Luận văn Cuối xin dành lời cảm ơn chân thành thiết tha tới gia đình, bạn bè, người thân quan tâm động viên tơi suốt q trình học tập nghiên cứu Mặc dù thân cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tịi đề tài tất góc độ, song luận văn chắn khơng tránh khỏi khiếm khuyết định Tôi mong muốn nhận xem xét, đánh giá, đóng góp ý kiến quý báu thầy cô giáo bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận văn đồng thời giúp thực tốt nhiệm vụ mà giao Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Tứ MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ DANH MỤC HÌNH MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 1.1 Những vấn đề lý luận xử lý tài liệu 1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu 1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu 1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu 10 1.1.2 Vai trò xử lý tài liệu hoạt động thông tin - thư viện nói chung 13 1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu 15 1.1.3.1 Tổ chức công việc 15 1.1.3.2 Trình độ nhân lực 16 1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ 17 1.1.3.4 Công nghệ thông tin 18 1.1.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác xử lý tài liệu 18 1.1.4.1 Đối với công tác mô tả thư mục 18 1.1.4.2 Đối với công tác phân loại tài liệu, định từ khóa định chủ đề .19 1.1.4.3 Đối với tóm tắt 21 1.2 Khái quát Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng 22 1.2.1 Một vài nét Học viện Ngân hàng 22 1.2.2 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Thông tin -Thư viện Học viện Ngân hàng 24 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 26 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán 27 1.2.2.3 Cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ thông tin 30 1.2.3 Nguồn lực thông tin 31 1.2.3.1 Nguồn lực thông tin truyền thống 32 1.2.3.2 Nguồn lực thông tin điện tử 35 1.2.4 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin 36 1.2.4.1 Đặc điểm người dùng tin 36 1.2.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin 38 1.3 Vai trò xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng 40 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 43 2.1 Công tác tổ chức xử lý tài liệu 43 2.1.1 Đội ngũ cán xử lý tài liệu 43 2.1.2 Quy trình chung 43 2.2 Công tác xử lý hình thức tài liệu 46 2.2.1 Quy tắc mô tả áp dụng 48 2.2.2 Quy trình mơ tả thư mục 51 2.2.3 Đánh giá chất lượng 53 2.3 Công tác xử lý nội dung tài liệu 55 2.3.1 Phân loại tài liệu 55 2.3.1.1 Công cụ phân loại 55 2.3.1.2 Quy trình phân loại 61 2.3.1.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu 67 2.3.2 Tóm tắt tài liệu 73 2.3.2.1 Quy trình biên soạn tóm tắt 73 2.3.2.2 Đánh giá chất lượng cơng tác tóm tắt 78 2.3.3 Định từ khóa 81 2.3.4 Định chủ đề tài liệu 82 2.3.4.1 Công cụ kiểm soát 82 2.3.4.2 Quy trình định chủ đề tài liệu 84 2.3.4.3 Đánh giá chất lượng định chủ đề tài liệu 89 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác xử lý tài liệu 95 2.4.1 Phần mềm xử lý tài liệu 95 2.4.2 Ứng dụng Khổ mẫu MARC21 xử lý tài liệu 98 2.5 Nhận xét chung 101 2.5.1 Ưu điểm 101 2.5.2 Nhược điểm 102 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 105 3.1 Áp dụng triệt để chuẩn nghiệp vụ đại công tác xử lý tài liệu 105 3.2 Cải tiến bổ sung công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu 105 3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH 105 3.2.2 Xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị 107 3.2.3 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu .108 3.3 Triển khai hiệu đính sở liệu thƣ mục 109 3.4 Tăng cƣờng số lƣợng chất lƣợng đội ngũ cán làm công tác xử lý tài liệu 111 3.4.1 Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ 112 3.4.2 Nâng cao hiểu biết chuyên ngành đào tạo Học viện .114 3.4.3 Đào tạo kỹ khác 115 3.4.4 Tăng cường số lượng cán làm công tác xử lý tài liệu 116 3.5 Tăng cƣờng đầu tƣ, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin đại 117 3.6 Đào tạo ngƣời dùng tin thiết lập đội ngũ cộng tác viên 118 3.6.1 Đào tạo người dùng tin 118 3.6.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 119 3.7 Khuyến nghị 121 KẾT LUẬN 122 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Các từ viết tắt tiếng Việt CSDL Cơ sở liệu ĐMCĐ Đề mục chủ đề KH&CN Khoa học Công nghệ KHPL Ký hiệu phân loại MLTT Mục lục trực tuyến NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin SP & DVTT Sản phẩm dịch vụ thông tin TT-TV Thông tin – Thư viện HVNH Học viện Ngân hàng XLTL Xử lý tài liệu Các từ viết tắt tiếng Anh AACR Anglo-American Cataloguing Rules DDC Dewey Decimal Classification ISBD International Standard Bibligraphic Description Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế MARC MAchine Readable Cataloguing Biên mục đọc máy LCSH Library of Congress Subject Headings Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ OPAC Online Public Access Catalog Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Thống kê số lượng cán Trung tâm 29 Bảng 1.2: Thống kê nguồn lực thông tin truyền thống Trung tâm 32 Bảng 1.3: Thống kê tài liệu theo ngôn ngữ 34 Bảng 1.4: Thống kê tài liệu theo chuyên ngành 34 Bảng 1.5: Thống kê số lượng NDT Trung tâm theo nhóm đối tượng 36 Bảng 2.1 Tính xác liệu thư mục dựa quy tắc mô tả AACR2 54 Bảng 2.2: Kết khảo sát chất lượng phân loại theo lĩnh vực 68 Bảng 2.3: Kết khảo sát cấp độ sai KHPL 68 Bảng 2.4: Minh họa chi tiết cấp độ sai kết phân loại 71 Bảng 2.5: Kết khảo sát chất lượng tóm tắt mặt hình thức 78 Bảng 2.6: Kết khảo sát chất lượng tóm tắt mặt nội dung 79 Bảng 2.7: Kết khảo sát chất lượng định chủ đề 89 Bảng 2.8: Minh họa chi tiết mức độ sai ĐMCĐ 92 DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ Biểu đồ 1.1: Cơ cấu nguồn lực thông tin truyền thống Trung tâm 32 Biểu đồ 1.2: Cơ cấu NDT Trung tâm 37 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Học viện Ngân hàng 23 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm 28 Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục chép 44 Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc 46 Sơ đồ 2.3: Các bước tiến hành mô tả thư mục Trung tâm 51 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Biểu ghi tải CSDL Trung tâm 62 Hình 2.2: Minh họa trường tóm tắt biểu ghi Trung tâm 78 Hình 2.3: Giao diện ILIB có biểu ghi tải trường 650 85 Hình 2.4: Giao diện ILIB 4.0 có kết tự làm trường 650 88 Hình 2.5: Giao diện phần mềm ILIB 4.0 95 Hình 2.6: Giao diện tra cứu Cổng thơng tin 97 Hình 2.7: Biểu ghi MARC21 cho loại hình tài liệu Sách 99 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sự phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật đặc biệt phát triển có tính chất cách mạng công nghệ thông tin truyền thông tạo nên ảnh hưởng to lớn phát triển kinh tế xã hội nói chung hoạt động thơng tin thư viện nói riêng Khoa học kỹ thuật phát triển tạo tiền đề cho chuyển đổi xã hội từ xã hội dựa công nghiệp chế tạo sang xã hội dựa sản xuất sử dụng thông tin tri thức, ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông vào lĩnh vực hoạt động người dẫn đến việc hình thành xã hội thơng tin Xã hội thơng tin xã hội mà khơng diễn trình chuyển dịch từ sản xuất sang dịch vụ mà thay đổi từ xã hội sản xuất vật phẩm sang xã hội sản xuất thông tin tri thức Trong xã hội thông tin kinh tế tri thức thơng tin, tri thức nguồn lực quan trọng cho phát triển quốc gia, thông tin sử dụng nguồn lực kinh tế Trong xã hội đó, nhu cầu thông tin xã hội liên tục gia tăng, thư viện khơng đóng vai trị nơi lưu giữ sách theo quan niệm truyền thống mà thư viện nơi lưu trữ truyền tải thơng tin xác, đầy đủ, kịp thời cho bạn đọc, cầu nối giúp người nắm bắt thơng tin cần thời đại “bùng nổ thông tin” Nhiệm vụ quan thông tin - thư viện thu thập, xử lý thông tin tạo sản phẩm thông tin, tổ chức dịch vụ thông tin để thông tin đến với người dùng tin cách thuận tiện, kịp thời, đầy đủ xác Để đáp ứng tối đa nhu cầu tin người dùng tin, bên cạnh việc đầu tư cho sở vật chất, nguồn nhân lực, phát triển vốn tài liệu chất lượng cơng tác xử lý tài liệu yếu tố vô quan trọng xử lý tài liệu khâu quan trọng chu trình thơng tin tư liệu Việc xử lý tài liệu tốt giúp cho việc tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, hiệu đồng thời giúp cho việc tổ chức, xếp tài liệu kho nguồn thông tin máy tính điện tử theo cấu trúc logic khoa học, chặt chẽ Bên cạnh đó, thời đại bùng nổ thơng tin nay, không quan thông tin - thư viện thu thập hết nguồn thông tin để đáp ứng nhu cầu tin đa dạng người dùng tin Vì thế, tiến PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA Nhằm nâng cao chất lượng tìm kiếm tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu người dùng tin Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng, mong Anh/Chị vui lòng trả lời câu hỏi sau đây:  Ghi chú: đánh dấu vào I THƠNG TIN CHUNG  tương ứng ghi ý kiến vào dòng để trống Xin vui lịng cho biết thơng tin Anh/Chị? Giới tính Trình độ Nghề nghiệp II NỘI DUNG Tần suất sử dụng tài liệu thƣ viện Anh/Chị?  Hàng ngày  Hàng tuần  Hàng tháng  Chưa sử dụng Anh/Chị thƣờng sử dụng loại hình tài liệu dƣới đây?  Sách  Báo, tạp chí  Luận án, luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu  Khác:………………………………………………………………………… Anh/Chị thƣờng sử dụng tài liệu ngôn ngữ nào?   Tiếng Anh  Tiếng Việt Ngôn ngữ khác Anh/chị thƣờng tra cứu tài liệu Trung tâm TT – TV theo phƣơng thức nào? (có thể lựa chọn nhiều phương thức)  Tra cứu máy tính Trung tâm TT-TV  Tra cứu từ Trung tâm qua Mục lục trực tuyến (OPAC)  Tìm kiếm trực tiếp giá sách dựa vào bảng dẫn đầu giá  Tra tìm Thư mục giới thiệu tài liệu mới, chuyên ngành  Theo phương thức khác:……………………………………………………… Khi sử dụng Mục lục trực tuyến (OPAC), Anh/chị thƣờng tìm thấy tài liệu theo dấu hiệu gì? Anh/chị đánh giá hiệu tìm thấy tài liệu theo dấu hiệu nhƣ nào? TT Dấu hiệu Theo tên nhan đề tài liệu Theo tên tác giả tài liệu Theo chủ đề, từ khóa thể n tài liệu Theo năm xuất tài liệu Theo dấu hiệu khác Theo Anh/Chị, lý Anh/Chị khơng tìm thấy tài liệu máy tính nhƣng tìm thấy tài liệu giá sách do?  Anh/Chị cách sử dụng chức tra cứu qua Mục lục trực tuyến (OPAC)  Anh/Chị không nhớ thông tin tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả tài liệu …)  Thuật ngữ mà Anh/Chị sử dụng để tìm kiếm khơng với từ khóa, chủ đề  Khơng rõ nguyên nhân  Nguyên nhân khác: ……………………………………… ………………… Theo Anh/Chị yếu tố sau ảnh hƣởng tới chất lƣợng tìm tài liệu Anh/Chị? Anh/Chị đánh giá chất lƣợng yếu tố Trung tâm TT-TV? Yếu tố ảnh hƣởng  Máy móc, trang thiết bị    Tốc độ đường truyền Phần mềm Chất lượng mục lục trực tuyến (đảm bảo phản ánh đầy đủ, xác vốn tài liệu Trung tâm dễ dàng, thuận lợi tra cứu tài liệu)  Yếu tố khác: Nếu gặp khó khăn, Anh/Chị có đƣợc cán thƣ viện hƣớng dẫn tra tìm tài liệu khơng?   Có Khơng Kiến nghị Anh/Chị nhằm nâng cao hiệu tìm kiếm thông tin Trung tâm TT-TV? ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Xin trân trọng cảm ơn hợp tác Anh/Chị! BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA STT NỘI DUNG CÂU TRẢ LỜI Tổng số phiếu điều tra: 400 Giới tính Nam Nữ Đại Thạ Trình độ Tiến Giá Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Chưa Sách Báo, tạp chí Luận án, luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu Khác Tiếng Việt Tiếng Anh Ngôn ngữ khác Anh/ Tra cứu máy tính Thư viện qua Mục lục trực tuyến (OPAC) Tra cứu từ Thư viện qua Mục lục trực tuyến (OPAC) Tìm kiếm trực tiếp giá sách dựa vào bảng dẫn đầu giá Tra tìm Thư mục giới thiệu sách mới, chuyên ngành Theo phương thức khác Khi sử dụng Mục lục trực tuyến OPAC, Anh/Chị thƣờng tìm thấy tài liệu theo dấu hiệu gì? Theo tên nhan đề tài liệu Theo chủ đề, từ khóa thể nội dung tài liệu Theo năm xuất tài liệu Theo tên tác giả Theo dấu hiệu khác Đán Theo tên nhan đề tài Tốt liệu TB Chư Theo chủ đề, từ khóa Tốt thể nội dung TB tài liệu Chư Theo năm xuất Tốt tài liệu TB Chư Theo tên tác giả Tốt TB Chư Theo dấu hiệu khác Tốt TB Chư Theo Anh/Chị, lý Anh/Chị khơng tìm thấy tài liệu máy tính nhƣng tìm thấy tài liệu giá sách do? Không biết cách dụng sử chức tra cứu trực tuyến (OPAC) qua Mục lục Không nhớ thông tin tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả tài liệu …) Thuật ngữ sử để tìm kiếm dụng khơng với từ khóa, chủ đề Thư viện gán cho tài liệu Không rõ nguyên nhân Nguyên nhân khác Theo Anh/Chị yếu tố sau ản Máy tính tra cứu Tốc độ đường truyền Phần mềm Chất lượng mục lục trực tuyến Ý kiến khác Anh/Chị đánh giá chất lƣợng yếu tố Trung tâm TT - TV? Máy tính tra cứu Tốt TB Chư Tốc độ đường truyền Tốt TB Chư Phần mềm Tốt 10 TB Chư Chất lượng mục lục trực tuyến (đảm bảo phản ánh đầy đủ, xác vốn tài liệu Thư viện dễ dàng, thuận lợi tra cứu tài liệu) Tốt TB Chư Nếu gặp khó khăn, Anh/Chị có đƣợc cán thƣ viện hƣớng dẫn tra tìm tài liệu hay khơn 11 Có Khơng ... LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 1.1 Những vấn đề lý luận xử lý tài liệu 1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu Xử lý tài liệu kỹ / nghệ thuật... Ngân hàng Đối với đề tài Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, có số cơng trình như: Khố luận tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng. .. CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 1.1 Những vấn đề lý luận xử lý tài liệu 1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu