Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn xác định thời lượng các cuộc đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý, áp dụng cho các tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý và các tổ chức xây dựng và duy trì chương trình chứng nhận. Tiêu chuẩn này cũng nhằm giải quyết nhu cầu của các bên quan tâm khác (ví dụ cơ quan quản lý, tổ chức công nhận) khi xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý.
TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO/IEC TS 17023:2015 ISO/IEC TS 17023:2013 ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP - HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH THỜI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ Conformity assessment - Guidelines for determining the duration of management system certification audits Lời nói đầu TCVN ISO/IEC TS 17023:2015 hoàn toàn tương đương với ISO/IEC TS 17027:2013 TCVN ISO/IEC TS 17023:2015 Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/CASCO Đánh giá phù hợp biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Lời giới thiệu Tiêu chuẩn đưa hướng dẫn việc áp dụng yêu cầu liên quan TCVN ISO/IEC 170211:2015 để xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Tiêu chuẩn cung cấp cho tổ chức chứng nhận khuôn khổ để đạt mức độ quán việc xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Tiêu chuẩn xem xét để xác định thời gian loại hình đánh giá khác Việc gia tăng số lượng tiêu chuẩn hệ thống quản lý chương trình chứng nhận nêu bật cần thiết có tài liệu hướng dẫn để đảm bảo yếu tố ảnh hưởng đến thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý xem xét Tiêu chuẩn cho phép khách hàng tổ chức chứng nhận bên quan tâm khác (ví dụ chủ chương trình, quan quản lý, tổ chức cơng nhận) hiểu cách thức yếu tố khác góp phần vào thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Tiêu chuẩn không đưa bảng, cơng thức, phương pháp khác để tính tốn thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý cho chương trình cụ thể, mà nhận biết yếu tố cần xem xét xây dựng bảng công thức Tiêu chuẩn sử dụng từ sau: - “cần/nên” khuyến nghị; - “được phép” cho phép; - “có thể” khả năng lực Từ “phải” yêu cầu khơng sử dụng tiêu chuẩn này, tiêu chuẩn hướng dẫn ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP - HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH THỜI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ Conformity assessment - Guidelines for determining the duration of management system certification audits Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn đưa hướng dẫn xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý, áp dụng cho tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý tổ chức xây dựng trì chương trình chứng nhận CHÚ THÍCH 1: Tiêu chuẩn nhằm giải nhu cầu bên quan tâm khác (ví dụ quan quản lý, tổ chức công nhận) xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý CHÚ THÍCH 2: Trường hợp yêu cầu cụ thể khác liên quan đến thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý thiết lập cho chương trình chứng nhận cụ thể (ví dụ TCVN ISO/TS 22003 cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm) yêu cầu khác chủ chương trình quan quản lý thiết lập áp dụng yêu cầu Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu viện dẫn ghi năm công bố áp dụng nêu Đối với tài liệu viện dẫn khơng ghi năm cơng bố, áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi TCVN ISO/IEC 17000, Đánh giá phù hợp -Từ vựng nguyên tắc chung TCVN ISO/IEC 17021-1:2015, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý- Phần 1: Các yêu cầu Thuật ngữ định nghĩa Tiêu chuẩn áp dụng thuật ngữ định nghĩa TCVN ISO/IEC 17000, TCVN ISO/IEC 17021-1 thuật ngữ định nghĩa 3.1 Chủ chương trình (scheme owner) Cá nhân tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng trì chương trình chứng nhận cụ thể (3.2) CHÚ THÍCH: Chủ chương trình tổ chức chứng nhận, quan nhà nước có thẩm quyền, hiệp hội thương mại, nhóm tổ chức chứng nhận tổ chức khác [Nguồn: TCVN ISO/IEC 17065:2013, 3.11] 3.2 Chương trình chứng nhận (certification scheme) Hệ thống đánh giá phù hợp liên quan đến hệ thống quản lý theo áp dụng yêu cầu quy định, quy tắc thủ tục cụ thể [Nguồn: TCVN ISO/IEC 17000:2007, 2.8, sửa đổi] 3.3 Tổ chức khách hàng (client organization) Thực thể phần xác định thực thể vận hành hệ thống quản lý 3.4 Địa điểm thường xuyên (permanent site) Địa điểm (thực hay ảo) mà tổ chức khách hàng (3.3) thực công việc cung cấp dịch vụ cách liên tục 3.5 Địa điểm tạm thời (temporary site) Địa điểm (thực hay ảo) mà tổ chức khách hàng (3.3) thực công việc cụ thể cung cấp dịch vụ khoảng thời gian xác định không dự định trở thành sở thường xuyên (3.4) 3.6 Thời gian đánh giá (audit time) Thời gian cần thiết để hoạch định hoàn thành đánh giá cách đầy đủ hiệu lực hệ thống quản lý tổ chức khách hàng (3.3) 3.7 Thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý (duration of management system certification audits) Một phần thời gian đánh giá (3.6) để tiến hành hoạt động đánh giá tính từ họp khai mạc họp kết thúc CHÚ THÍCH: Các hoạt động đánh giá thường bao gồm: - tiến hành họp khai mạc; - thực xem xét tài liệu tiến hành đánh giá; - trao đổi thông tin suốt đánh giá; - phân cơng vai trị trách nhiệm người hướng dẫn quan sát viên; - thu thập xác minh thông tin; - đưa phát đánh giá; - chuẩn bị kết luận đánh giá; - tiến hành họp kết thúc Yếu tố để xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý 4.1 Khái quát Nội dung dựa khía cạnh quy định điều liên quan TCVN ISO/IEC 170211:2015 Các yếu tố liệt kê từ 4.2 đến 4.12 cần sử dụng xác định trình xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Những yếu tố sử dụng để xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý cho đánh giá cụ thể Các yếu tố cụ thể đưa vào tính tốn cần tùy thuộc vào loại hình phạm vi đánh giá CHÚ THÍCH: Thời gian di chuyển địa điểm khơng tính vào xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý 4.2 Tiêu chuẩn liên quan hệ thống quản lý yêu cầu khác Thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý phụ thuộc vào tiêu chuẩn liên quan hệ thống quản lý yêu cầu chương trình chứng nhận loại hình đánh giá (ví dụ đánh giá lần đầu, giám sát, chứng nhận lại, đánh giá đặc biệt, đánh giá bổ sung, đánh giá chuyển đổi) CHÚ THÍCH 1: Khi đánh giá thực theo hai giai đoạn, thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý tổng thời lượng giai đoạn giai đoạn hai CHÚ THÍCH 2: Đánh giá khác (ví dụ đánh giá đặc biệt, đánh giá chuyển đổi) thực thời lượng đánh giá thường thiết lập theo trường hợp, tùy thuộc vào mục tiêu đánh giá 4.3 Quy mơ (các) địa điểm tổ chức khách hàng 4.3.1 Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - quy mô tổ chức khách hàng (lớn hay nhỏ); - số lượng người tham gia vào hoạt động tổ chức khách hàng liên quan đến phạm vi đánh giá, thích hợp, bao gồm nhân làm việc bán thời gian, theo hợp đồng thời vụ nhân thường xuyên; - hoạt động logistics phức tạp (ví dụ trường đại học với nhiều sở, giàn khoan dầu); - số địa điểm đánh giá 4.3.2 Thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chịu ảnh hưởng thêm bởi: - mức độ kiểm soát tập trung; - đặc tính tương đồng q trình sản phẩm; - trình liên kết; - điều kiện mùa khí hậu 4.4 Mức độ phức tạp tổ chức hệ thống quản lý khách hàng Các yếu tố sau liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - khả tiếp cận với tài liệu hồ sơ (ví dụ từ xa chỗ) hệ thống quản lý; - cấu trúc hệ thống quản lý, bao gồm mức độ kiểm sốt, báo cáo trao đổi thơng tin nội bộ; - số lượng phạm vi nhân đại diện cho cấp khác tổ chức khách hàng vấn; - hoạt động đòi hỏi phải tới địa điểm tạm thời; - mức độ phức tạp tương tác hoạt động tổ chức khách hàng; - kiến thức có tổ chức khách hàng (ví dụ hệ thống quản lý khác chứng nhận tổ chức chứng nhận); - hoạt động lặp lại (tính tương đồng trình hay trình nhất); - thay đổi với tổ chức khách hàng (ví dụ thay đổi địa điểm, quản lý, sáp nhập); - kiểm sốt loại cơng việc theo ca; - điều kiện an toàn sức khỏe nghề nghiệp điều kiện an ninh tổ chức khách hàng 4.5 Bối cảnh công nghệ quy định quản lý Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - mức độ phức tạp số lượng quy định phải áp dụng (ví dụ ngành cơng nghiệp thực phẩm, dược phẩm, hàng không, điện hạt nhân); - mức độ phức tạp công nghệ sử dụng tổ chức khách hàng; - mức độ phức tạp trình thiết kế; - mức độ tự động hóa 4.6 Các hoạt động thuộc phạm vi hệ thống quản lý Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - yêu cầu áp dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý, bao gồm việc xem xét yêu cầu đủ điều kiện ngoại lệ; - phạm vi chứng nhận liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, hoạt động, trình địa điểm, bao gồm việc xem xét mức độ phức tạp chúng; - hoạt động thuê ngồi tổ chức khách hàng (ví dụ phạm vi, mức độ kiểm soát, tầm quan trọng, mức độ phức tạp) 4.7 Mức độ nhuần nhuyễn hiệu lực hệ thống quản lý Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - kết hiệu lực đánh giá trước thực tổ chức chứng nhận; - kết hiệu lực đánh giá bên trước tiến hành bên khác khơng phải tổ chức chứng nhận; - hiệu lực trình đánh giá nội xem xét lãnh đạo tổ chức khách hàng; - mức độ hiểu biết cam kết với hệ thống quản lý tổ chức khách hàng; - hệ thống quản lý chứng nhận hành; - thông tin công khai đáng tin cậy (ví dụ báo cáo truyền thơng, thông tin phản hồi khách hàng, thông tin quản lý xử phạt); - khoảng thời gian hệ thống quản lý vào hoạt động; - lực tổ chức khách hàng để đạt mục tiêu hệ thống quản lý 4.8 Rủi ro liên quan đến sản phẩm, trình hoạt động tổ chức khách hàng Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - tồn q trình, vật liệu mơi trường làm việc độc hại (ví dụ khử trùng tia xạ, hóa chất sử dụng q trình thuộc da); - rủi ro không phù hợp tác động chúng (ví dụ dịch vụ y tế, sản xuất thực phẩm, kiểm sốt giao thơng hàng không); - mức độ yếu điểm trình hoạt động 4.9 Văn hóa Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - văn hóa hành vi xã hội khác (ví dụ tập qn địa phương, thơng lệ tuyển dụng); - nhu cầu phiên dịch biên dịch; - dễ giao tiếp tổ chức khách hàng; - tính minh bạch công khai tổ chức khách hàng 4.10 Hệ thống quản lý tích hợp Các yếu tố sau có liên quan xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp: - mức độ tích hợp; - số lượng hệ thống quản lý hệ thống quản lý tích hợp; - phức tạp hệ thống quản lý tích hợp so với hệ thống quản lý riêng lẻ; - sẵn có chuyên gia đánh giá có khả đánh giá nhiều hệ thống quản lý 4.11 Thành phần đoàn đánh giá Các yếu tố sau ảnh hưởng đến thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý: - nhu cầu biên dịch viên phiên dịch viên; - nhu cầu chuyên gia kỹ thuật CHÚ THÍCH: TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 quy định thời gian giành cho thành viên đồn khơng phải chun gia đánh giá khơng tính vào thời gian đánh giá thiết lập 4.12 Xem xét khác Khi hai hay nhiều tổ chức chứng nhận phối hợp đánh giá tổ chức khách hàng, tác động phương pháp tiếp cận thủ tục khác sử dụng đồn đồng đánh giá cần tính đến Khi kỹ thuật đánh giá từ xa sử dụng, tức chun gia đánh giá khơng có mặt địa điểm đánh giá, điều khơng nên dẫn đến việc giảm thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Phương pháp tính tốn thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý 5.1 Khái qt Khi có phương pháp thích hợp chấp nhận cơng bố phổ biến, nên đưa vào xem xét để tính tốn thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Khi khơng có phương pháp này, chủ chương trình (3.1) cần chịu trách nhiệm xây dựng trì phương pháp tính tốn thích hợp thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý CHÚ THÍCH: Quan trọng phương pháp xây dựng áp dụng cách khách quan 5.2 Xây dựng phương pháp luận 5.2.1 Khái quát Kết trình xây dựng phương pháp cần khn khổ (ví dụ cơng thức, bảng biểu, đồ thị) cho phép tổ chức chứng nhận thiết lập thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý 5.2.2 Tiêu chuẩn liên quan hệ thống quản lý yêu cầu khác Các chủ chương trình cần nhận biết tiêu chuẩn liên quan hệ thống quản lý yêu cầu khác liên quan đến phạm vi chứng nhận 5.2.3 Các yếu tố Chủ chương trình cần lựa chọn yếu tố nêu Điều làm yếu tố cho lĩnh vực chương trình chứng nhận cụ thể sử dụng chúng làm điểm khởi đầu cho việc xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Chủ chương trình cần kết hợp cách thích hợp yếu tố xây dựng phương pháp Một số yếu tố quan trọng so với yếu tố khác Tầm quan trọng yếu tố cần xác định khn khổ thiết lập CHÚ THÍCH: Đánh giá rủi ro sử dụng để xác định tầm quan trọng yếu tố 5.2.4 Các yếu tố khác Chủ chương trình cần nhận biết yếu tố khác góp phần vào việc điều chỉnh thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý cho tổ chức khách hàng cụ thể, bao gồm giới hạn điều chỉnh 5.2.5 Xác nhận hiệu lực phương pháp Chủ chương trình cần xác nhận hiệu lực phương pháp cách sử dụng kỹ thuật thích hợp (ví dụ thử nghiệm thị trường) Chủ chương trình cần định kỳ xem xét hiệu lực phương pháp khuôn khổ 5.3 Thực phương pháp Tổ chức chứng nhận nên sử dụng khuôn khổ thiết lập chủ chương trình để xây dựng trình xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý cụ thể với tổ chức khách hàng Tổ chức chứng nhận cần xác định yếu tố nêu 5.2.4 đóng góp vào việc điều chỉnh thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý cho tổ chức khách hàng cụ thể xác định tầm quan trọng yếu tố Thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý cần thiết lập trình xây dựng kế hoạch đánh giá cần trao đổi với tổ chức khách hàng Thời lượng cần điều chỉnh có thêm thơng tin thu từ tổ chức khách hàng Tổ chức chứng nhận cần định kỳ xem xét hiệu lực trình THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TCVN ISO/IEC 17065:2013, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu tổ chức chứng nhận sản phẩm, quy trình dịch vụ [2] TCVN ISO 19011, Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý [3] TCVN ISO/TS 22003, Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - Yêu cầu tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm [4] ISO/IEC 27006, Information technology - Security techniques - Requirements for bodies providing audit and certification of information security management systems (Công nghệ thông tin - Kỹ thuật an toàn - Yêu cầu tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý an tồn thơng tin) [5] ISO 28003, Security management systems for the supply chain - Requirements for bodies providing audit and certification of supply chain security management systems (Hệ thống quản lý an toàn chuỗi cung ứng - Yêu cầu tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý an toàn chuỗi cung ứng) [6] TCVN ISO 31000, Quản lý rủi ro - Các nguyên tắc hướng dẫn [7] IAF MD1, IAF mandatory document for the certification of multiple sites based on sampling (Tài liệu bắt buộc IAF chứng nhận nhiều địa điểm sở lấy mẫu) [8] IAF MD5, IAF mandatory document for duration of QMS and EMS audits (Tài liệu bắt buộc IAF thời lượng đánh giá QMS EMS) [9] IAF MD11, IAF mandatory document for the application of ISO/IEC 17021 for audits of integrated management systems (Tài liệu bắt buộc IAF việc áp dụng ISO/IEC 17021 cho đánh giá hệ thống quản lý tích hợp) MỤC LỤC Lời nói đầu Lời giới thiệu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ định nghĩa Yếu tố để xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý 4.1 Khái quát 4.2 Tiêu chuẩn liên quan hệ thống quản lý yêu cầu khác 4.3 Quy mô (các) địa điểm tổ chức khách hàng 4.4 Mức độ phức tạp tổ chức hệ thống quản lý khách hàng 4.5 Bối cảnh công nghệ quy định quản lý 4.6 Các hoạt động thuộc phạm vi hệ thống quản lý 4.7 Mức độ nhuần nhuyễn hiệu lực hệ thống quản lý 4.8 Rủi ro liên quan đến sản phẩm, trình hoạt động tổ chức khách hàng 4.9 Văn hóa 4.10 Hệ thống quản lý tích hợp 4.11 Thành phần đồn đánh giá 4.12 Xem xét khác Phương pháp tính tốn thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý 5.1 Khái quát 5.2 Xây dựng phương pháp luận 5.3 Thực phương pháp Thư mục tài liệu tham khảo ... THAM KHẢO [1] TCVN ISO/IEC 17065:2013, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu tổ chức chứng nhận sản phẩm, quy trình dịch vụ [2] TCVN ISO 19011, Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý [3] TCVN ISO /TS 22003, Hệ... lý- Phần 1: Các yêu cầu Thuật ngữ định nghĩa Tiêu chuẩn áp dụng thuật ngữ định nghĩa TCVN ISO/IEC 17000, TCVN ISO/IEC 17021-1 thuật ngữ định nghĩa 3.1 Chủ chương trình (scheme owner) Cá nhân tổ... dẫn không ghi năm công bố, áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi TCVN ISO/IEC 17000, Đánh giá phù hợp -Từ vựng nguyên tắc chung TCVN ISO/IEC 17021-1:2015, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu tổ chức đánh