Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát triển vững mạnh, bên cạnh việc cần môi trường kinh doanh thông thoáng, bình đẳng với sự đồng hành của cơ quan, chính quyền các cấp trong cắt giảm chi phí đầu vào thì bản thân mỗi doanh nghiệp cần có giải pháp cắt giảm chi phí trong hoạt động của mình. Làm thế nào để tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh là vấn đề không mới nhưng luôn đòi hỏi cần có câu trả lời mới đối với các doanh nghiệp. Bài viết phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp để doanh nghiệp tham khảo và chọn lọc áp dụng vào thực tiễn hoạt động.
TÀI CHÍNH - Tháng 11/2017 CẮT GIẢM, KIỂM SỐT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP: YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH ĐẾN HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH TS PHẠM THỊ VÂN ANH – Học viện Tài * Để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, phát triển vững mạnh, bên cạnh việc cần mơi trường kinh doanh thơng thống, bình đẳng với đồng hành quan, quyền cấp cắt giảm chi phí đầu vào thân doanh nghiệp cần có giải pháp cắt giảm chi phí hoạt động Làm để tiết giảm chi phí mà đảm bảo hiệu kinh doanh vấn đề không ln địi hỏi cần có câu trả lời doanh nghiệp Bài viết phân tích thực trạng đề xuất số giải pháp để doanh nghiệp tham khảo chọn lọc áp dụng vào thực tiễn hoạt động… Từ khóa: Doanh nghiệp, cắt giảm chi phí, hiệu kinh doanh, phát triển vững mạnh To improve the business performance and ensure sustainable development, in addition to a facilitating environment with harmonization of authorities and agencies in cutting down and controlling expenses, an individual enterprise has to apply its own effective abridgment of expense measure Cutting down on expenses but ensuring the same or better business performance has not been new but a standing problem to enterprises This paper analyzes practices and recommends solutions to enterprises to deal with this problem Keywords: Enterprises, abridgment of expense, business performance, sustainable development Ngày nhận bài: 10/10/2017 Ngày hoàn thiện biên tập: 30/10/2017 Ngày duyệt đăng: 31/10/2017 Sự cần thiết việc cắt giảm kiểm sốt chi phí doanh nghiệp Chi phí sản xuất yếu tố định đến lợi nhuận giá thành sản phẩm Việc cắt giảm chi phí làm tăng lợi nhuận giảm giá thành sản phẩm Theo nghiên cứu Harvard Business Press, mức độ tác động khu vực cắt giảm lên mức tăng trưởng doanh thu công ty hàng đầu sau: Sa thải nhân sự; Giảm chi tiêu ban lãnh đạo; Kiểm soát gắt gao nguồn vốn lao động; Tìm đối tác cung ứng khác; Hạn chế chi tiêu phát *Email: vananhphamhvtc@yahoo.com sinh; Điều chỉnh giá; Thu hẹp danh mục sản phẩm; Giảm cấp bậc quản lý; Đầu tư vào khu vực kinh doanh mới; Đầu tư phát triển sản phẩm; “Đóng băng” mức lương và/hoặc điều chỉnh mức đền bù; Thay đổi động bán hàng; Thuê ngoài/chuyển sản xuất sang nước lao động giá rẻ; Sử dụng lao động nội bộ/chuyển sản xuất nước gần khu vực; Gia tăng công tác marketing… Quan niệm cắt giảm chi phí đồng nghĩa với thu hẹp làm công ty yếu sai lầm Tất nhiên, cắt giảm chi phí mà khơng nghiên cứu cụ thể chiến lược doanh nghiệp (DN) dễ dàng cạnh tranh; Còn tập trung vào mũi nhọn tiềm tương lai, việc giảm chi phí chất xúc tác để DN chuyển theo hướng mong đợi Tuy nhiên, lãnh đạo doanh nghiệp biết cắt giảm chi phí cho hiệu Một số DN tìm cách giảm khoản chi tiêu, số khác lại nhắm vào khu vực tiêu hao Những cách làm có tác động ngắn hạn gây hại cho vị tăng trưởng lâu dài DN Cách nhận định đắn cắt giảm chi phí nhắm đến lực hoạt động cần thiết đầu tư vào lực chắn mang đến lợi tiếp cận nhóm khách hàng DN quan tâm Ngoài ra, vấn đề cốt lõi đặt DN phải kiểm sốt chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh Đây yếu tố định, không tác động đến việc nên hay khơng nên cắt giảm chi phí mà cịn giữ vai trị định thành cơng hay thất bại DN Hiểu loại 25 GIẢM GÁNH NẶNG CHI PHÍ, HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, DN kiểm sốt chi phí, từ tiết kiệm chi phí, chi tiêu hiệu sau tăng lợi nhuận hoạt động DN theo tăng lên Chính vậy, quản lý chi phí mối quan tâm hàng đầu nhà quản lý, lợi nhuận thu nhiều hay chịu ảnh hưởng trực tiếp chi phí Đối với nhà quản lý, để kiểm sốt chi phí phát sinh hàng ngày, quan trọng phải nhận diện loại chi phí, để đề biện pháp kiểm sốt chi phí phù hợp nên bỏ qua chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt khơng việc kiểm sốt khơng mang lại hiệu Chi phí cho sản xuất kinh doanh DN ln có biến động định thời kỳ Vì vậy, nhiệm vụ quan trọng quản lý chi phí xem xét, lựa chọn cấu chi phí cho tiết kiệm, hiệu Theo đó, để quản lý chi phí hiệu cần tiến hành: Tiến hành phân tích đưa cấu chi phí nguồn vốn huy động tối ưu cho DN thời kỳ; Thiết lập sách phân chia chi phí mức lợi nhuận cách hợp lý DN; Kiểm soát việc sử dụng tài sản cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích Thực trạng cắt giảm chi phí doanh nghiệp Hiện nay, hầu hết hoạt động sản xuất, kinh doanh nhiều DN nước ta phụ thuộc nhiều vào nguồn vay tín dụng ngân hàng Tuy nhiên, với mức tăng trưởng tín dụng thấp lãi suất cho vay ngân hàng thương mại mức cao, khả tiếp cận nguồn vốn vay tín dụng nhiều DN khó khăn Để ứng phó, DN khơng cịn cách cắt giảm khoản chi phí khơng hợp lý, như: Chi phí lưu thơng hàng hóa; Chi phí tiêu hao lượng điện, nước, xăng xe; Chi phí hội họp, giấy tờ… Đến nay, việc tiết kiệm, giảm chi phí sản xuất, kinh doanh mà số DN ứng dụng bước đầu phát huy hiệu Đơn cử Công ty cổ phần A, quý IV/2016, doanh thu bán hàng đạt 75 tỷ đồng, giảm 14,2% so với kỳ năm trước, Cơng ty có lãi tỷ đồng Để đạt kết trên, Công ty thực nhiều biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, tỷ trọng giá vốn bán hàng doanh thu giảm từ mức 83,4% quý IV/2015 xuống mức 75,9% quý IV/2016 Bên cạnh tiết kiệm chi phí sản xuất, Cơng ty chủ động tiết kiệm chi phí quản lý DN, tỷ trọng chi phí quản lý DN doanh thu giảm từ mức 5,1% quý IV/2015 xuống mức 4,1% quý IV/2016 26 Tuy nhiên, cắt giảm chi phí DN không đơn giản việc phải “thắt lưng buộc bụng” thời kỳ khó khăn, hay tăng lợi nhuận ngắn hạn, phần công tái cấu trúc DN sau thoát khỏi khủng hoảng, mà xây dựng chiến lược tổng thể cho phát triển bền vững, nâng cao lực cạnh tranh thật DN Thực tiễn hoạt động DN cho thấy, phần lớn chương trình cắt giảm chi phí theo kiểu “giải tình thế” thời kỳ khó khăn chi phí đầu vào tăng, khơng gắn kết chặt với chiến lược kinh doanh, chưa làm tảng cho tăng trưởng bền vững Việc cắt giảm chi phí có phần giống việc tiết kiệm chi tiêu hàng ngày gia đình giá thực phẩm tăng thời gian gần có phần giống “máy cắt bánh” Chỉ tiêu đặt đơn giản áp dụng xuyên suốt toàn hoạt động kinh doanh mà khơng quan tâm tới đặc tính riêng biệt phận như: sản xuất, thu mua, bán hàng, tiếp thị… Cắt giảm chi phí DN không đơn giản việc phải “thắt lưng buộc bụng” thời kỳ khó khăn, hay tăng lợi nhuận ngắn hạn, phần công tái cấu trúc DN sau thoát khỏi khủng hoảng, mà xây dựng chiến lược tổng thể cho phát triển bền vững, nâng cao lực cạnh tranh thật DN Trong nỗ lực cắt giảm chi phí để nâng cao lực cạnh tranh, vài lực quan trọng kết thu trở nên ngược lại với mong muốn Mặt khác, DN chưa phân biệt đâu chi phí tạo nên giá trị gia tăng cho khách hàng – chi phí góp phần quan trọng tạo lợi nhuận cho DN, đâu “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà khơng làm giảm lợi cạnh tranh) Nguyên nhân DN chưa phân tích thấu đáo quy trình tạo nên giá trị gia tăng, chưa hóa thân thành khách hàng để nhìn nhận vấn đề “chi phí xấu” đa dạng chất mức độ trình vận hành DN Theo đó, việc cắt giảm chi phí xem chương trình ngắn hạn khơng phải lâu dài Thậm chí, sau chiến dịch cắt giảm chi phí thành cơng, nhiều DN thấy rằng: DN đối mặt với nhiều khó khăn, xuất phát từ việc cắt giảm chi phí Do đó, vấn đề đặt cắt giảm chi phí DN phải đảm bảo hiệu hoạt động từ động thái mang lại Đây vấn đề khó khăn nhà quản lý DN Do đó, để TÀI CHÍNH - Tháng 11/2017 đảm bảo hiệu sau cắt giảm chi phí, DN cần gắn kết chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí Những lợi có từ hoạt động cắt giảm chi phí bền vững DN thực kế hoạch quản lý chi phí hiệu Hoạt động quản lý DN nên kết hợp đồng thời việc cắt giảm chi phí, vừa khơng cần thiết, vừa không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm dịch vụ công đoạn sản xuất chế biến; đồng thời, tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ làm để giảm giá thành đơn vị sản phẩm dịch vụ Hiệu kinh doanh dựa vào giá trị gia tăng tạo từ hoạt động bên DN mà chủ yếu nhờ vào giá trị gia tăng mang đến chấp nhận thị trường khách hàng DN tính tốn chi li chi phí đầu vào công đoạn “chuỗi giá trị” mà tính tốn hiệu giá trị gia tăng mang đến đầu Khi mặt hàng DN mang lại giá trị gia tăng thị trường đón nhận, chi phí DN khơng biến thành chi phí khách hàng mà cịn phí mà khách hàng phải trả để phục vụ, nghĩa mang đến lợi nhuận cho DN Giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí hiệu Để nâng cao hiệu quản lý, giảm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo hiệu đặt ra, DN phải đưa biện pháp giảm chi phí, cách thức quản lý kiểm sốt cho phí tốt Cụ thể như: Một là, xác định rõ bước cần thiết tiến hành cắt giảm chi phí Bất kỳ DN hoạt động phát sinh chi phí, nhà quản lý vấn đề kiểm sốt chi phí mối quan tâm hàng đầu Kiểm sốt chi phí nâng cao hiệu chi tiêu, từ làm tăng lợi nhuận DN Để giảm chi phí hiệu quả, trước hết nhà quản lý phải phát chi phí cần phải cắt giảm cách nhận diện tập hợp chi phí theo trung tâm kết tính tốn biến động giúp phát phận yếu DN việc quản lý sử dụng chi phí Thơng thường, cần quan tâm đến biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn biến động bất lợi kéo dài theo thời gian Bên cạnh đó, cần xác định nguyên nhân chủ yếu gây biến động bất lợi: Thông thường biến động bất lợi chi phí có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào vài nguyên nhân chủ yếu bỏ qua nguyên nhân lại Sau nắm vấn đề trên, nhà quản lý phải đưa biện pháp cắt giảm chi phí Việc đưa biện pháp cắt giảm chi phí địi hỏi hợp tác chặt chẽ nhân viên, phận liên quan thơng thường, biện pháp thiên mặt kỹ thuật quản lý Hai là, xác định rõ ràng quán đâu chi phí khơng cần thiết khơng tạo giá trị gia tăng Cần lưu ý, cắt giảm gây hậu không hay cho việc tăng suất lao động, tác động đến kết giá trị gia tăng mà DN muốn có Cho nên cần cắt giảm chi phí theo phương thức hợp lý mà không làm lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh DN Mấu chốt vấn đề phân biệt loại chi phí đóng góp vào tăng trưởng lợi nhuận chi phí cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm sang khu vực tăng trưởng, sinh lời hoạt động kinh doanh Các nhà quản lý tự trả lời câu hỏi: Yếu tố chi phí cần thiết để giữ vị cạnh tranh tại? Yếu tố không cần thiết? Liệu chi phí nhằm trợ giúp đội ngũ nhân viên bán hàng cắt giảm khơng? Cịn chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài kế tốn sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận việc tái đầu tư đem lại lợi ích nào? Giải vấn đề câu hỏi đảm bảo để DN đưa chiến lược cắt giảm chi phí hiệu Ba là, sử dụng mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận doanh số bán hàng để khích lệ cần thiết gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững Mạnh tay tiết kiệm khoản chi phí hoạt động dành khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác đổi quản lý, kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao Để làm điều này, Ban quản trị cấp cao cần công bố mục tiêu mang tính thách thức cao để tồn thể DN hiểu rõ nhu cầu cần áp dụng phương thức cắt giảm chi phí DN đạt mức tăng trưởng lợi nhuận mong muốn việc cắt giảm chi phí đồng thời gia tăng doanh số bán hàng, qua tạo mối liên kết hai nhiệm vụ quan trọng Bốn là, thường xuyên rà soát, nghiên cứu chỉnh sửa mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí chiến lược kinh doanh cụ thể Một mặt, DN cần đặt mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên nhà quản lý cắt giảm chi phí khác nhằm phục vụ tăng trưởng, mặt khác cần xác 27 GIẢM GÁNH NẶNG CHI PHÍ, HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN định rõ phần trăm số lợi nhuận thu từ việc cắt giảm chi phí phần trăm có từ nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác Năm là, xây dựng điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí DN nên xây dựng hệ thống báo cáo tài có trọng điểm, qua cung cấp chi tiết khu vực chi phí cụ thể phận DN có giải pháp ngăn ngừa việc chi tiêu khơng chỗ “Các chi phí trung tâm” chia thành nhóm quản lý trực tiếp ban quản trị cấp cao Nhóm chi phí bao gồm chi phí cho hoạt động chức chủ chốt lẫn hoạt động kinh doanh quan trọng Mục đích việc nhằm quản lý tốt chi phí quan trọng để nhận khoản ngân sách tiết kiệm hiệu đảm bảo mục tiêu qua tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh DN Sáu là, việc cắt giảm chi phí đảm bảo tăng trưởng phải có thích hợp đạo “từ xuống dưới” đề xuất “từ lên trên” Các nhà quản lý cấp cao đóng vai trị xây dựng trọng điểm mục tiêu quản lý chi phí, cịn nhà quản lý cấp người thực thi nhiệm vụ đặt ra, trực tiếp xử lý chi tiết kinh doanh, tìm chi phí tốt chi phí xấu; đồng thời, đánh giá mặt lợi hại việc cắt giảm chi phí nhà quản lý cấp cao đề Bên cạnh vấn đề quan trọng trên, DN cần quan tâm đến cơng tác kiểm sốt chi phí ẩn phát sinh lỗi hoạt động từ đầu vào, sản xuất, đến đầu Cụ thể như: Chi phí ẩn bao gồm phế phẩm, hàng bị trả lại, sản phẩm thu hồi sau bán thị trường, tồn kho, thất thoát tài sản, thời gian chết, vi phạm pháp luật, sử dụng không hết công suất, nguồn nguyên liệu không phù hợp, cung cấp hàng không thời điểm… Bởi chi phí ẩn khơng dừng lại việc làm tăng giá thành sản phẩm, giảm lực cạnh tranh ngắn hạn, mà ảnh hưởng lớn đến uy tín, thương hiệu DN tương lai Do vậy, giảm thiểu chi phí ẩn góp phần lớn vào việc cải thiện lực cạnh tranh cho DN ngắn hạn lâu dài Để giải vấn đề này, DN cần thực số nội dung sau: Thứ nhất, thường xuyên đổi cơng nghệ sản xuất cải tiến quy trình sản xuất theo hướng loại bỏ tối đa thao tác dư thừa gây tốn sức người; nguyên, nhiên liệu; tăng suất lao đông.Muốn vậy, DN nên thực khấu hao nhanh tài sản cố định phụ vụ sản xuất để sử dụng nguồn khấu hao giữ lại để tái đầu tư đổi công nghệ Thứ hai, thiết kế cấu tổ chức sản xuất tinh gọn, tối thiểu hố thời gian chờ việc cơng nhân giảm tối đa xung đột công đoạn sản xuất Thứ ba, xác định lượng tồn kho tối ưu theo hướng tối thiểu hố chi phí tồn trữ, chi phí dự trữ an tồn chi phí mua hàng Thứ tư, liên tục cập nhật quy định pháp luật liên quan đến tất hoạt động DN, để kịp thời cụ thể hoá thành quy chế, quy trình hoạt động DN Thứ năm, thiết kế hệ thống quản trị chuỗi cung ứng đảm bảo thông suốt công đoạn từ khâu tiếp nhận đơn đặt hàng – xác định tiêu chuẩn nguyên liệu – lựa chọn nhà cung cấp – tiếp nhận lưu kho - xuất kho nguyên vật liệu DN nên sử dụng phần mềm quản trị sản xuất để cơng đoạn hoạt động kiểm sốt chặt chẽ Thứ sáu, thực tốt chức dự báo nhu cầu tiêu thụ nguyên vật liệu để chủ động kế hoạch sản xuất giảm thiểu thiếu hụt dư thừa nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho. Tài liệu tham khảo: TS Bùi Hữu Phước (2009), Tài DN, NXB Tài chính; PGS., TS Ngơ Thị Kim Thanh, PGS.,TS Lê Văn Tâm, Giáo trình quản trị DN, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân; TS Viên Thị An, TS Lê Thị Kim Hoa (2016), Giáo trình quản trị sản xuất, NXB Tài chính; Phạm Quang Huy, Giám sát hệ thống kiểm soát nội theo hướng dẫn năm 2009 COSO, Tạp chí Kế tốn số tháng 8/2009; CIEM (2017) Hội thảo “Cắt giảm chi phí cho DN: Thực trạng giải pháp”; TS Huỳnh Thanh Điền (2014), Nguyên tắc cắt giảm chi phí ẩn Tiền thuế dân, dân đóng góp để phục vụ lợi ích nhân dân 28 ... loại chi phí, để đề biện pháp kiểm sốt chi phí phù hợp nên bỏ qua chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt khơng việc kiểm sốt khơng mang lại hiệu Chi phí cho sản xuất kinh doanh DN ln có biến động định. .. bảo hiệu sau cắt giảm chi phí, DN cần gắn kết chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí Những lợi có từ hoạt động cắt giảm chi phí bền vững DN thực kế hoạch quản lý chi phí hiệu. ..GIẢM GÁNH NẶNG CHI PHÍ, HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, DN kiểm sốt chi phí, từ tiết kiệm chi phí, chi tiêu hiệu sau tăng lợi nhuận hoạt động