Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở việt nam)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 03 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá Luận án Tiến sĩ PGS.TS Vũ Thị Phụng GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Hà Nội - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi, khơng chép từ cơng trình nghiên cứu khác Các số liệu khảo sát trình bày luận án trung thực chưa công bố công trình nghiên cứu khác Các thơng tin tham khảo từ cơng trình học giả ngồi nước trích dẫn nguồn rõ ràng Nếu khơng tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Tác giả luận án Trần Thanh Tùng LỜI CẢM ƠN Trong trình thực luận án “Quản trị rủi ro lưu trữ (qua thực tế Việt Nam), nhận giúp đỡ trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, thành phố: Hà Nội, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lai Châu, Thái Nguyên, Hà Giang, Nam Định, Quảng Ninh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Bình Phước… Tơi xin bày tỏ lời cảm ơn tới giúp đỡ nhiệt tình Quý quan Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng - giảng viên trực tiếp định hướng, hướng dẫn thực luận án Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản tri văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nơi công tác tạo điều kiện thuận lợi cho q trình nghiên cứu, viết luận án Tơi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè động viên khích lệ tơi để tơi hồn thành luận án Tác giả Trần Thanh Tùng STT CH QT RR TL TL TW VN VT MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ luận án Câu hỏi nghiên cứu giả thuyết nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận án Góc độ tiếp cận phương pháp nghiên cứu Tài liệu tham khảo 12 Đóng góp luận án 12 Bố cục luận án 13 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 15 1.1 Nguồn tƣ liệu, tài liệu sử dụng tổng quan 15 1.1.1 Các cơng trình nghiên cứu RR QTRR nói chung .15 1.1.2 Các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến RR QTRR lưu trữ 17 1.2 Những vấn đề đƣợc nghiên cứu 21 1.2.1 Những vấn đề nghiên cứu QTRR nói chung 21 1.2.2 Những nội dung nghiên cứu liên quan đến RR QTRR lưu trữ 27 1.3 Nhận xét chung 37 1.3.1 Những nghiên cứu QTRR nói chung 37 1.3.2 Những nghiên cứu có liên quan đến QTRR lưu trữ 38 1.4 Những vấn đề đặt cho luận án 38 Tiểu kết chương 40 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM 41 2.1 Cơ sở lý luận QTRR lƣu trữ 41 2.1.1 Khái niệm RR QTRR lưu trữ 41 2.1.2 Vai trò QTRR lưu trữ 48 2.1.3 Nguyên tắc QTRR lưu trữ 50 2.1.4 Nội dung QTRR lưu trữ 52 2.2 Cơ sở thực tiễn quản trị rủi ro lƣu trữ 57 2.2.1 Các quy định pháp lý liên quan đến QTRR lưu trữ 57 2.2.2 Một số hoạt động có liên quan QTRR lưu trữ .59 2.3 Nhận xét, đánh giá hoạt động liên quan đến QTRR lƣu trữ VN 68 Tiểu kết chương 73 Chƣơng NHẬN DIỆN, ĐO LƢỜNG RỦI RO VÀ NGUY CƠ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) 75 3.1 Nhận diện RR nguyên nhân RR lƣu trữ 75 3.1.1 RR xảy mơi trường khí hậu bất lợi 75 3.1.2 RR xảy thiên tai 80 3.1.3 RR xảy chiến tranh 81 3.1.4 RR xảy thiếu biện pháp quản lý 82 3.1.5 RR xảy sai sót cán thực nghiệp vụ chuyên môn 85 3.1.6 RR xảy công tác bảo vệ an ninh 88 3.1.7 RR xảy cố trình di chuyển 89 3.1.8 RR xảy cố hỏa hoạn 90 3.2 Nhận diện nguy RR lƣu trữ 91 3.2.1 Nguy RR từ mơi trường pháp luật lưu trữ cịn bất cập .91 3.2.2 Nguy RR từ trình độ chuyên môn đội ngũ cán chưa đạt chuẩn 95 3.2.3 Nguy RR từ sở vật chất hạn chế 97 3.3 Đánh giá, đo lƣờng RR nguy RR 100 3.3.1 Xây dựng thang đo bảng khảo sát đánh giá RR lưu trữ .100 3.3.2 Điều tra thử nghiệm 104 3.3.3 Thu thập liệu khảo sát 104 3.3.4 Phương pháp phân tích xử lý liệu 105 3.3.5 Kết phân tích xử lý liệu 108 Tiểu kết chương 114 Chƣơng GIẢI PHÁP QTRR TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM 115 4.1 Nhóm giải pháp chuyên môn để thực QTRR lƣu trữ .115 4.1.1 Triển khai thực biện pháp xây dựng ý thức RR 115 4.1.2 Triển khai, thực biện pháp đánh giá nguy nhận diện RR 118 4.1.3 Triển khai, thực biện pháp phòng ngừa RR 124 4.1.4 Triển khai, thực giải pháp kiểm sốt ứng phó RR 142 4.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động QTRR lƣu trữ Việt Nam 145 4.2.1 Kiện toàn chế thực thi pháp luật lưu trữ 145 4.2.2 Kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ 146 4.2.3 Hoàn thiện sở hạ tầng, trang thiết bị 149 4.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 149 Tiểu kết chương 151 KẾT LUẬN 153 DANH MỤC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO 158 PHỤ LỤC 169 Phụ lục 1: Số liệu thống kê tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ bảo quản Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh 170 Phụ lục 2: Thống kê nhân làm công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia năm 2016 172 Phụ lục 3: Thống kê nhân Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh năm 2016 173 Phụ lục 4: Thống kê tình trạng kho lưu trữ tỉnh thành phố trực thuộc TW 178 Phụ lục 5: Bảng hỏi khảo sát nghiên cứu RR lưu trữ 180 Phụ lục 6: Thông tin quan khảo sát, tổng số lượng phiếu điều tra 192 Phụ lục 7: Kiểm định độ tin cậy nhân tố đo lường 195 Phụ lục 8: Các nhân tố hội tụ 200 Phụ lục 9: Tổng giá trị biến đươc giải thích 203 Phụ lục 10: Kết phân tích hồi quy 204 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Thống kê cơng trình nghiên cứu RR QTRR 15 Bảng 1.2 Thống kê cơng trình nghiên cứu có liên quan đên RR QTRR lưu trữ 18 Bảng 2.1 Tổng hợp số liệu thống kê TLLT Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần bảo hiểm 60 Bảng 3.1 Tổng hợp số câu hỏi khảo sát nghiên cứu RR lưu trữ .102 Bảng 3.2 Các tiêu chí đặc trưng hội tụ phân tích nhân tố khám phá 109 Bảng 3.3 Kết mơ hình hồi quy đánh giá tác động nhân tố đại diện tới thiệt hại lưu trữ 111 Bảng 4.1 Trị số nhân tố đại diện Factor 125 Bảng 4.2 Trị số nhân tố đại diện Factor 126 Bảng 4.3 Trị số nhân tố đại diện Factor 126 Bảng 4.4 Trị số nhân tố đại diện Factor 127 Bảng 4.5 Hệ thống lỗi thường gặp RR xảy nghiệp vụ lưu trữ 135 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1 Tài liệu lưu trữ Chi cục Thủy Sản Bắc Giang - Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn bị mối xông 77 Hình 3.2 Tài liệu lưu trữ bị hư hại tình trạng vật 78 Hình 3.3 Tài liệu lưu trữ đưa chỉnh lý Bộ Xây dựng năm 2016 86 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lưu trữ hoạt động có ý nghĩa quan trọng nhằm lưu giữ truyền lại cho muôn đời sau thơng tin q khứ có giá trị đặc biệt nhiều phương diện Vì vậy, quốc gia có sách, biện pháp khác nhằm hướng tới mục tiêu bảo quản an toàn khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên yếu tố an toàn, gây thiệt hại bất ngờ cho đối tượng lưu trữ thường xảy ra, người ta gọi rủi ro (RR) Thực tế Việt Nam nhiều nước giới cho thấy, RR lưu trữ xảy đến nhiều nguyên nhân Trong nguyên nhân chủ yếu chiến tranh, điều kiện môi trường khí hậu, thiên tai, hỏa hoạn …Ngồi ra, lưu trữ tiềm ẩn nhiều nguy RR khác đến từ môi trường xã hội như: RR quy chế pháp lý, RR thiếu biện pháp tổ chức quản lý; RR thay đổi công nghệ…Những RR nói gây tổn thất lớn, nhiều khắc phục cho TLLT như: mát, thất lạc; tài liệu bị hư hỏng tình trạng vật lý … RR lưu trữ cịn gây hậu xấu cho người làm việc quan, tổ chức lưu trữ như: bị bệnh nghề nghiệp, bị kỷ luật sa thải, uy tín (nếu làm làm lộ tài liệu mật) đơi thiệt hại tính mạng (khơng nhiều); gây thiệt hại sở vật chất cho quan lưu trữ như: cháy, nổ nơi bảo quản tài liệu hư hỏng trang thiết bị… Đối diện với RR trên, năm qua, nhà khoa học, nhà quản lý lĩnh vực lưu trữ giới Việt Nam dành quan tâm nghiên cứu không ngừng đề xuất biện pháp để hướng tới mục tiêu kiểm soát, ngăn ngừa, hạn chế tối đa nguy gây RR khắc phục RR lưu trữ Ở nước phát triển, ban đầu nghiên cứu thường tập trung vào việc giải hậu RR mang lại Nhưng sau, quan tâm giới nghiên cứu nước hướng tới biện pháp chủ động nhằm kiểm soát, ngăn ngừa hạn chế RR Đây cách tiếp cận vấn đề theo hướng quản trị rủi ro (QTRR) cách tiếp cận mang tính khoa học, chủ động hiệu a102 a103 a104 a105 a106 a107 a111 a112 a113 a114 a121 a122 a123 Nguy an ninh cảnh báo (th xác, kịp thời Nguy an ninh trình kh cảnh báo Nguy rị rỉ thơng tin tài liệu từ nội b báo có chếphát kịp thời Độc giả vi phạm quy đinh an ninh nghiêm khắc Đội ngũ cán nhân viên khơng hồn t bảo an ninhbị xử phạt nghiêm khắc Ông bà biết đến thiệt hại ninh không đảm bảo Các nguy xảy trìn cụ thể trước thưc Cơ quan có phân tích mức độ thiệt h xảy Cơ quan xây dựng biện pháp dự phị Cơ quan có biện pháp khắc phục đượ chu đáo Cơ quan phân tích nguy có th trình di chuyển tài liệu Cơ quan phân tích để mức độ nguy xảy Cơ quan xây dựng biện pháp dự phò 199 Phụ lục 8: Các nhân tố hội tụ Mã Các nhân tố hội tụ a12 Cơ quan ban hành phổ biến phương án đối phó với nguy thiên tai a24 a41 Cơ có phương pháp khắc phục thiệt hại mơi trường khí hậu khơng đảm bảo phổ biến phương án tới cán nhân viên Cơ quan thông báo/ phổ biến nguy rủi ro ý thức thái độ trình thực cơng việc a42 Cơ quan có thơng báo/ phổ biến thiệt hại gây ý thức thái độ a43 Cơ quan có chế/ biện pháp để kiểm soát ý thức, thái độ làm việc cán a44 Cơ quan có biện pháp để nâng cao ý thức thái độ cán q trình thực cơng việc a45 Đã biết đến thiệt hại nguyên nhân ý thức thái độ cán Điều kiện thực tế đủ để thực thi a53 đầy đủ quy định pháp luật a54 Cơ chế kiểm soát, phát hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ thực nghiêm minh a55 Cơ chế xử phạt hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ thực nghiêm khắc/ có tính răn đe a56 Đã biết đến thiệt hại yếu tố mơi trường pháp luật chưa hồn chỉnh, thiếu tính nghiêm minh a61 Trụ sở, văn phịng làm việc, kho bảo quản tài liệu quan đảm bảo an toàn 200 a62 Cơ quan trang bị, sử dụng thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm tiêu chuẩn a63 Cơ quan trang bị, sử dụng thiết bị kiểm sốt bụi nhiễm, ánh sáng a64 a65 a69 a71 a72 Cơ quan trang bị, sử thiết bị khử trùng, khử axit,… Cơ quan trang bị, sử thiết bị cảnh báo đột nhập Ông/ bà biết đến thiệt hại thiếu sở vật chất đáp ứng đòi hỏi thực tiễn công tác lưu trữ Cơ quan thiếu biện pháp quản lý lưu trữ phù hợp với thực tiễn a73 Cơ quan có tiêu chí xác định số lượng cán theo yêu cầu công việc rõ ràng a74 Cơ quan có tiêu chí đánh giá trình độ nghiệp vụ chun mơn theo vị trí cơng việc phù hợp a75 Cơ quan có cơng cụ tra, kiểm tra phát hành vi vi phạm hiệu quả, kịp thời Các định cấp a76 a 77 a 78 a 82 quan đạo thực đầy đủ, kịp thời Cơ quan thường xuyên có cải tiến để nâng cao hiệu tổ chức, quản lý Đã biết đến thiệt hại thiếu tổ chức, quản lý Trình độ chuyên môn cán đáp ứng tốt yêu cầu công việc a 84 Cán lưu trữ phân cơng vị trí cơng việc theo chun mơn lực a 85 Cán lưu trữ đánh giá hồn thành nhiệm vụ theo tiêu chí rõ ràng, minh bạch 201 a 86 a 87 a 97 a101 a 102 a 103 a 104 a 105 Cơ chế chịu trách nhiệm cá nhân xác định rõ ràng, minh bạch Đã biết đến thiệt hại nguyên nhân xuất phát từ đội ngũ cán Đã biết đến thiệt hại trình thực quy trình nghiệp vụ Nguy an ninh q trình bảo vệ chung tồn quan cảnh báo (thơng báo, nhận diện) xác, kịp thời Nguy an ninh cảnh báo xác, kịp thời q trình bảo quản Nguy an ninh trình khai thác tài liệu cảnh báo Nguy rị rỉ thơng tin tài liệu từ nội đơn vị cảnh báo có chế phát kịp thời Độc giả vi phạm quy đinh an ninh lưu trữ bị xử phạt nghiêm khắc Các nguy xảy a 111 q trình sửa chữa tịa nhà cụ thể trước thưc a 112 Cơ quan có phân tích mức độ thiệt hại nguy xảy a 113 Cơ quan xây dựng biện pháp dự phòng cho nguy a114 Cơ quan có biện pháp khắc phục chuẩn bị sẵn sàng chu đáo a121 Cơ quan phân tích nguy xảy trình di chuyển tài liệu a122 Cơ quan phân tích để mức độ thiệt hại nguy xảy a123 Cơ quan xây dựng biện pháp dự phòng cho nguy 202 Phụ lục 9: Tổng giá trị biến đƣơc giải thích Total Variance Explained Các nhân tố hội tụ 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 Extraction Method: Principal Component Analysis 203 Phụ lục 10: Kết phân tích hồi quy Kết mơ hình hồi quy đánh giá nhân tố tác động lên RR CSVC Model Summary Model R 464 a Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 ANOVA a Model Regression Residual Total a Dependent Variable: rrcsvc b Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 Coefficients a Model (Constant) FAC1_2 FAC2_2 FAC3_2 FAC4_2 FAC5_2 FAC6_2 FAC7_2 FAC8_2 FAC9_2 FAC10_2 a Dependent Variable: rrcsvc a 204 Kết mơ hình hồi quy đánh giá nhân tố tác động lên RR người Model Summary Model R 457 a Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 ANOVA a Model Regression Residual Total a Dependent Variable: rrcn b Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 Coefficients a Model (Constant) FAC1_2 FAC2_2 FAC3_2 FAC4_2 FAC5_2 FAC6_2 FAC7_2 FAC8_2 FAC9_2 FAC10_2 a Dependent Variable: rrcn 205 a Kết mô hình hồi quy đánh giá nhân tố tác động lên RR tài liệu lưu trữ Model Summary Model R 468 a Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 ANOVA a Model Regression Residual Total a Dependent Variable: rrtllt b Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 Coefficients a Model (Constant) FAC1_2 FAC2_2 FAC3_2 FAC4_2 FAC5_2 FAC6_2 FAC7_2 FAC8_2 FAC9_2 FAC10_2 a Dependent Variable: rrtllt 206 a Kết mơ hình hồi quy đánh giá nhân tố tác động lên RR lưu trữ nói chung Model Summary Model R 446 a Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 ANOVA a Model Regression Residual Total a Dependent Variable: rrchung b Predictors: (Constant), FAC10_2, FAC9_2, FAC8_2, FAC7_2, FAC6_2, FAC5_2, FAC4_2, FAC3_2, FAC2_2, FAC1_2 Coefficients a Model (Constant) FAC1_2 FAC2_2 FAC3_2 FAC4_2 FAC5_2 FAC6_2 FAC7_2 FAC8_2 FAC9_2 FAC10_2 a Dependent Variable: rrchung 207 a ... về: rủi ro, quản trị rủi ro, nội dung quản trị rủi ro, phương pháp để nhận diện, đo lường, đánh giá rủi ro Chƣơng 2: Cơ sở lý luận thực tiễn QTRR lƣu trữ (qua thực tế Việt Nam) Trong chương này,... ƠN Trong trình thực luận án ? ?Quản trị rủi ro lưu trữ (qua thực tế Việt Nam), nhận giúp đỡ trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu. .. VĂN - Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 03 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS