Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của trung tâm thông tin thư viện đại học xây dựng hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  CÙ THỊ ĐIỆP TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THƠNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : QH-2008-X NGƢỜI HƢỚNG DẪN : THS TRẦN HỮU HUỲNH HÀ NỘI – 2012 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu 5.Lịch sử nghiên cứu 6.Ý nghĩa nghiên cứu 7.Cấu trúc niên luận CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội 1.2 Giới thiệu Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm 1.2.2 Chức nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.2.4 Nguồn lực thông tin 10 1.2.5 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin 12 CHƢƠNG 2.HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 2.1 Tầm quan trọng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 15 2.1.1 Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám” 15 2.1.2 Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 18 2.2 Thực trạng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tinthƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 19 2.2.1 Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm 19 2.2.2 Dịch vụ nguồn tài liệu “xám” Trung tâm 46 2.3 Đánh giá chung 52 2.3.1 Ƣu điểm 52 2.3.2 Nhƣợc điểm 52 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM” TẠI TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn tin nguồn tài liệu “xám” 54 3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán thơng tin- thƣ viện 55 3.3 Đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ thông tin tài liệu “xám” 56 3.4 Xây dựng củng cố hạ tầng sở thông tin 56 3.5 Hƣớng dẫn ngƣời dùng tin khai thác tài liệu “xám” 57 3.6 Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với quan thơng tin -thƣ ngồi nƣớc 58 3.7 Hồn thiện điểm truy cập thơng tin 58 3.8 Đẩy mạnh số hóa tài liệu”xám” 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC viện MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Hiện trƣờng đại học đào tạo quy mô rộng lớn, để đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lƣợng đào tạo nghiên cứu khoa học họ phải dựa vào nguồn lực thông tin thƣ viện nhiều Đặc biệt trƣờng đào tạo chuyên ngành kĩ thuật, nguồn tài liệu “xám” thƣ viện cần thiết sản phẩm ứng dụng vào thực tế, có tính khả thi cao Nguồn tài liệu “xám” đóng vai trị vơ quan trọng, kết q trình nghiên cứu khoa học đƣợc tích lũy lâu dài kiến thức tảng giúp cho phát triển sau thơng qua tìm hiểu sáng tạo cá nhân, tập thể Mỗi sản phẩm liền với hoạt động dịch vụ tài liệu “xám” có điểm khác biệt so với nguồn tài liệu khác Tài liệu “ xám” loại thông tin quan trọng nay, đƣợc hiểu loại tài liệu chứa đựng tri thức khoa học nhân loại Loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức cao, có tính cập nhập, sâu vào vấn đề Chính có nhiều nƣớc giới quan tâm đặc biệt đến nguồn tài liệu này: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện hoàng gia Đan Mạch, Trung tâm thông tin khoa học công nghệ Nhật Bản…và hệ thống thƣ viện hệ thống thƣ viện có nguồn tài liệu này: thƣ viện công cộng, thƣ viện chuyên ngành, thƣ viện đa ngành….Ở Việt nam nguồn tài liệu đƣợc quan tâm thu thập khai thác, nhƣng đặc trƣng quan thông tin thƣ viện nên nguồn tài liệu đƣợc trọng nhiều mức độ khác Trong xu phát triển chung đất nƣớc, hoạt động nghiên cứu khoa học giáo dục đào tạo trƣờng đại học ngày mở rộng, nâng cao chất lƣợng Do nguồn tài liệu “xám” trƣờng ngày tăng nhanh số lƣợng mang tính chuyên sâu, nguồn tài liệu phục vụ đắc lực trình nghiên cứu, giảng dạy học tập Ngày nguồn tài liệu “xám” trƣờng đại học đƣợc nhiều nhóm ngƣời dùng tin quan tâm, có Trung tâm thơng tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội Việc tổ chức quản lý khai thác sử dụng nguồn tài liệu “xám” vấn đề vô thiết quan trọng, lẽ chúng chịu yếu tố tác động nhƣ: sách, pháp lý, cơng nghệ Chính vậy, tơi lựa chọn đề tài “Tìm hiểu sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu - Làm rõ vai trò nguồn tài liệu “xám” nói chung cơng tác nghiên cứu khoa học giáo dục đào tạo trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội nói riêng - Tìm hiểu sản phẩm dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nguồn tài liệu “xám” phục vụ ngƣời dùng tin Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội Những ƣu điểm hạn chế SP&DVTT tài liệu “xám” hoạt động TT-TV Trung tâm Từ đƣa số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng SP&DVTT tài liệu “xám” * Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu khái quát trình hình thành phát triển, đặc điểm nguồn tài liệu “xám”, nhu cầu tin ngƣời sử dụng Thực trạng SP&DVTT tài liệu “xám” Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội Từ đƣa kiến nghị giải pháp mang tính khả thi nguồn thơng tin thời gian tới Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tinthƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội - Phƣơng diện nghiên cứu: Các SP&DVTT tài liệu “xám” - Không gian nghiên cứu: Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội từ năm 2005 - Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu - Cơ sở lý luận: dựa quan điểm chủ nghĩa Mác – Lênin tƣ tƣởng Hồ Chí Minh cơng tác thơng tin- thƣ viện, văn pháp quy thông tin khoa học trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng đại học - Phương pháp nghiên cứu: trao đổi, quan sát, nghiên cứu, thông kê, xử lý, phân tích, tổng hợp tài liệu Lịch sử nghiên cứu Vấn đề khai thác sử dụng nguồn tài liệu “xám” thu hút nhiều quan tâm giới nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu, khóa luận, luận văn, hội thảo đề cập đến nguồn thông tin tài liệu ”xám” Nhƣng đề tài tiếp cận khai thác mức độ, khía cạnh, thời gian địa điểm khác Có số viết “Nguồn tài liệu nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học trƣờng Đại học Sƣ phạm I Hà Nội” Nguyễn Thị Minh Ngọc đăng tin số 22, tháng 9/2009; “ Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” TS.Nguyễn Viết Nghĩa đăng tạp chí Thơng tin tƣ liệu, số 4, 1999; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Thị Hội “Tìm hiểu cơng tác tổ chức quản lý khai thác nguồn tin khoa học nội sinh Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội”; Khóa luận tốt ngiệp tác giả Nguyễn Hồng Anh “Cơng tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám Thƣ viện Quân đội” Nhƣng chƣa có đề tài nghiên cứu sản phẩm dịch vụ nguồn liệu “xám” trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội Chính tơi chọn đề tài “Tìm hiểu sản phẩm dịch vụ thơng tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội”, với hi vọng từ đề tài trƣớc đề tài tơi góp phần làm sáng tỏ sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Từ nhận thấy vai trị, đặc điểm nguồn liệu “xám” giai đoạn nghiên cứu khoa học giáo dục đào tạo trƣờng đại học nói riêng kinh tế -xã hội nói chung Ý nghĩa nghiên cứu đề tài * Ý nghĩa lý luận Khóa luận góp phần làm phong phú vốn hiểu biết chung sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội, đồng thời cho thấy giá trị khoa học nguồn tài liệu “xám’ * Ý nghĩa thực tiễn Khóa luận phản ánh tồn nguồn tài liệu “xám” công tác phục vụ nhu cầu ngƣời dùng tin Trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng Đại Học Xây dựng Hà Nội, nhận xét, đánh giá việc tạo lập cung cấp SP&DVTT nguồn tài liệu “xám” Từ đƣa số giải pháp nhằm phát triển thêm SP&DVTT mới, nâng cao tính hiệu việc đáp ứng nhu cầu tin ngƣời dùng tin thời gian tới Cấu trúc khóa luận Ngồi phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo Nội dung trình bày chƣơng: Chương Khái quát Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội Chương Hiện trạng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thời gian tới CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội Trƣờng Đại học Xây dựng (National University of Civil Engineering) sở giáo dục chuyên ngành xây dựng Hà Nội, đƣợc thành lập vào ngày tháng năm 1966, theo theo Quyết định số 144/CP ngày 8/8/1966 Hội đồng phủ Tiền thân khoa Xây dựng (1956 - 1966) trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội Nhà trƣờng sở đào tạo bồi dƣỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học đại học cho nhiều ngành khác lĩnh vực xây dựng Đồng thời trung tâm nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng tiến khoa học công nghệ lĩnh vực xây dựng vào đời sống Trải qua bao năm tháng, Nhà trƣờng đào tạo đƣợc 35.000 kỹ sƣ kiến trúc sƣ, 1.242 thạc sỹ, 138 tiến sỹ chuyên ngành Bồi dƣỡng sau đại học cho 2.500 kỹ sƣ, bồi dƣỡng nghiệp vụ giám sát thi công cho 5.000 ngƣời Những sinh viên trƣờng Đại học Xây dựng đào tạo làm việc quan nghiên cứu, thiết kế, thi cơng, quản lý khai thác cơng trình lĩnh vực xây dựng thuộc bộ, ngành, viện nghiên cứu, sở, tổng công ty khắp nƣớc Quy mô đào tạo trƣờng 25.000 ngƣời (trong đó: hệ dài hạn tập trung 14.900 sinh viên, học cấp đại học thứ hai 1.700, hệ cử tuyển 210, hệ liên thông 270, học viên cao học 700 gần 60 nghiên cứu sinh) Nhà trƣờng có tổng số giảng viên nhân viên 875 ngƣời, có 661 cán giảng dạy, 214 nhân viên, tiến sĩ khoa học, 144 tiến sĩ, giáo sƣ, 317 thạc sĩ, 67 phó giáo sƣ, nhà giáo nhân dân, 202 giảng viên chính, 55 nhà giáo ƣu tú 55 Ngồi có 62 nhà giáo (trong có 42 giáo sƣ phó giáo sƣ) nghỉ hƣu, nhƣng ký hợp đồng tiếp tục giảng dạy đào tạo giảng viên trẻ Hiện giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 76,7% 25,56 % tiến sĩ 1.2 Giới thiệu Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Quá trình hình thành Thƣ viện trƣờng gắn với lịch sử hình thành phát triển nhà trƣờng (ngày 8/8/1966) Từ tới thƣ viện trải qua nhiều biến động thay đổi, đầu thƣ viện trƣờng phòng tƣ liệu nhỏ lƣu giữ tài liệu trƣờng Giữa năm 1969, đầu năm 1970 Nhà trƣờng sơ tán Hƣơng Canh thuộc huyện Bình Xun, tỉnh Vĩnh Phú phịng tƣ liệu trƣờng đƣợc chuyển Năm 1976 Nhà trƣờng chuyển Hà Nội xây dựng lại sở phịng ban có phịng tƣ liệu trƣờng Lãnh đạo Nhà trƣờng thấy đƣợc tầm quan trọng thƣ viện trƣờng công tác giáo dục đào tạo nghiên cứu khoa học Chính năm 2001 Thƣ viện trƣờng đại học Xây dựng đƣợc đổi mới, từ phòng tƣ liệu trƣởng thành Trung tâm Thông tin -Thƣ viện (gọi tắt Trung tâm) với sở vật chất khang trang, có đầy đủ chức nhiệm vụ Trung tâm thông tin -thƣ viện đại học phục vụ công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng quản lí tƣ liệu trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội 1.2.2 Chức nhiệm vụ * Chức Trung tâm có chức bản, là: + Chức thơng tin + Chức văn hóa + Chức giáo dục + Chức nghiên cứu Tuy nhiên, Trung tâm TT – TV trƣờng đại học chức giáo dục quan trọng Ngồi ra, Trung tâm cịn có chức thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp phổ biến thông tin tƣ liệu nhiều hình thức khác * Nhiệm vụ + Tham mƣu cho lãnh đạo phƣơng hƣớng tổ chức xây dựng kế hoạch ngắn hạn chiến lƣợc phát triển; tổ chức điều phối hệ thống thông tin, tƣ liệu, thƣ viện, nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội + Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tƣ liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật liệu đƣa vào hệ thống quản lý tìm tin tự động + Phục vụ thơng tin tƣ liệu cho bạn đọc giáo viên, cán sinh viên công tác giảng dạy, nghiên cứu học tập + Giới thiệu hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu giúp ngƣời dùng tin tiếp cận sở liệu khai thác nguồn tin mạng + Kết hợp đơn vị chức trƣờng hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao, quản lý, sử dụng có hiệu sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu Trung tâm + Thu nhận lƣu chiểu xuất phẩm Đại học Xây dựng Hà Nội nhà xuất bản, nguồn tài liệu xám đƣợc cấp cấp Nhà nƣớc đƣợc nghiệm thu đánh giá đơn vị thuộc Đại học Xây dựng Hà Nội chủ trì cán Đại học Xây dựng Hà Nội thực Xây dựng sở liệu đặc thù Đại học Xây dựng Hà Nội + Nghiên cứu triển khai ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào xử lí phục vụ thông tin, thƣ viện + Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với trung tâm thông tin, thƣ viện, tổ chức khoa học, trƣờng đại học nƣớc 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Tổ chức cấu Trung tâm (xem sơ đồ sau) Ban giám đốc Trung tâm Phịng tìm tin, thƣ mục Phịng bổ sung xử lí nghiệp vụ Phịng đọc tài liệu Phịng mƣợn tài liệu Phòng tra cứu tin * Phòng bổ sung xử lý nghiệp vụ 10 danh sách tên tài liệu đƣợc phân loại theo chủ đề, sau ngƣời dùng tin xem ghi phiếu yêu cầu để mƣợn Một số đồ án xuất sắc đƣợc phóng to đặt khung phòng tự học, ngƣời dùng tin xem tất đồ án, khơng phải thông qua cán thƣ viện Ngƣời dùng tin đƣợc xem chỗ mà khơng đƣợc mang ngồi 2.2.2.3 Dịch vụ mượn, trả tài liệu Nguồn tài liệu giáo trình xếp phịng giáo trình, cịn tài liệu tham kháo để phòng quốc văn Những tài liệu phịng giáo trình, hình thức dịch vụ phục vụ mƣợn nhà Khi sinh viên có yêu cầu mƣợn tài liệu sinh viên viết phiếu yêu cầu sau cán lấy tài liệu cho sinh viên mƣợn, lần mƣợn không 10 đƣợc mƣợn kì học Để mƣợn đƣợc tài liệu sinh viên khóa phải đến ngày theo thời gian quy định, ngày tuần đƣợc chia theo khóa Để mƣợn đƣợc tài liệu nhanh chóng xác, sinh viên phải tra cứu hệ thống mục lục phải có thẻ Trung tâm phát hành theo khóa, lớp (Xem hình – Phụ lục3) 2.2.2.4 Dịch vụ phổ biến thông tin (CAS) Đây dịch vụ “bao gồm hệ thống dịch vụ, thơng qua việc tìm kiếm xác định tài liệu phù hợp với nhu cầu ngƣời dùng tin (cá nhân/ nhóm cá nhân), sau thơng báo cho họ thông tin tài liệu này” (SP & DV TT, Trần mạnh Tuấn).Trung tâm sử dụng dịch vụ nguồn tài liệu “ xám” họ Để dáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin với dịch vụ cán thƣ viện phải tìm kiếm tài liệu thơng qua thƣ mục, việc tìm kiếm tài liệu tài liệu phù hợp cách so sánh chúng với nhu cầu ngƣời dùng tin mà dịch vụ hƣớng tới Thông báo cho ngƣời dùng tin tài liệu phù hợp với họ 2.2.2.5.Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc (SDI) 47 Phổ biến thông tin chọn lọc dịch vụ cung cấp thơng tin có nội dung hình thức đƣợc xác định trƣớc cách chủ động định kỳ tới bạn đọc Giúp ngƣời đọc nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ tồn diện thông tin nhất, tiết kiệm thời gian việc tìm kiếm thơng tin Phƣơng thức thực Trung tâm: Bạn đọc cung cấp yêu cầu thông tin hình thức cung cấp thơng tin cho thƣ viện dƣới hình thức khác nhau: đăng kí qua điện thoại, đăng kí trức tiếp, qua email Khi tiếp nhận đƣợc yêu cầu tin, cán chỉnh lý thông tin, bổ sung tập hợp thông tin cần thiết Sau chuyển thơng tin thu thập thơng tin phản hồi sau hiệu dịch vụ Vì cung cấp sản phẩm hay thơng tin thời điểm cụ thể, khơng có thơng tin phù hợp với nhu cầu ngƣời dùng tin, cán thƣ viện phải nhanh chóng xác định lại nhu cầu thu thập thông tin chuyển đến ngƣời dùng tin 2.2.2.6 Dịch vụ tra cứu thông tin Cung cấp miễn phí nguồn tin điện tử cho tất bạn đọc trƣờng Loại hình tài liệu: - Các sở liệu trực tuyến Trung tâm: thƣ mục trực tuyến, trích tạp chí - Truy cập Internet - Đĩa CD * Phƣơng thức thực hiện: - Bạn đọc đƣợc thủ thƣ hƣớng dẫn cách khai thác thông tin từ CSDL trực tuyến - Cung cấp danh mục, đĩa CD máy tính để khai thác thơng tin từ đĩa CD Nhƣng hệ thống máy tính khơng cịn hoạt động nên dịch vụ tạm ngừng hoạt động 48 2.2.2.7 Dịch vụ cung cấp thơng tin theo u cầu Giúp ngƣời đọc tìm đƣợc thơng tin cách đầy đủ, xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cơng sức * Phƣơng thức thực hiện: Bạn đọc cung cấp yêu cầu thông tin đề tài, chủ đề, vấn đề, kiện quan tâm Gồm yêu cầu sau: - Yêu cầu thƣ mục nhằm xác định có mặt địa tài liệu vốn tài liệu thƣ viện - Yêu cầu chuyên đề yêu cầu đề tài, lĩnh vực đƣợc bạn đọc quan tâm - Yêu cầu kiện yêu cầu thông tin cụ thể số liệu, kiện * Thủ tục đăng ký : - Bạn đọc đăng ký trực tiếp thƣ viện - Bạn đọc đăng ký qua bƣu điện - Bạn đọc đăng ký qua điện thoại - Bạn đọc đăng ký qua E-mail Hình thức cung cấp: Bản in dạng điện tử 2.2.2.8 Dịch vụ hỏi đáp Trả lời câu hỏi cụ thể bạn đọc vấn đề mà họ quan tâm * Phƣơng thức thực hiện: Bạn đọc đặt câu hỏi * Thủ tục đăng ký: Bạn đọc gửi câu hỏi thông qua Website mục góp ý Bạn đọc đặt câu hỏi trực tiếp Bạn đọc đặt câu hỏi qua bƣu điện Bạn đọc đặt câu hỏi qua điện thoại Bạn đọc đặt câu hỏi qua E-mail Hình thức cung cấp : Trả lời website thƣ viện 49 Trả lời trực tiếp Trả lời văn Trả lời qua e-mail 2.2.2.9 Dịch vụ tư vấn Dịch vụ tƣ vấn thông tin loại dịch vụ phức tạp, cần đòi hỏi đầu tƣ lớn trang thiết bị mà thiết phải có đội ngũ cán thƣ viện chuyên gia tƣ vấn lĩnh vực môn loại thƣ viện Ba yếu tố cần quan tâm triển khai dịch vụ là: nguồn thông tin, trang thiết bị kỹ thuật, đội ngũ tƣ vấn Nếu tham khảo dịch vụ tƣ vấn thƣ viện đại học nhiều nơi giới, thấy dịch vụ phát triển chiếm nhiều quan tâm thƣ viện Trung tâm sử dụng dịch vụ hiệu đƣợc áp dụng theo phƣơng thức sau: • Câu hỏi thƣờng gặp (FAQ-Frequently ask question): câu hỏi mà khách hàng thắc mắc trình tra tìm thơng tin, liên quan tới mở cửa thƣ viện, kỹ thuật tìm tin… Những câu hỏi đƣợc trả lời sẵn website Trung tâm để tiện cho ngƣời sử dụng theo dõi • Tham khảo giao tiếp trực tuyến (Chat reference): Ngƣời dùng tin liên lạc trực tuyến với cán Trung tâm thơng qua phần mềm thƣ tín để đƣợc gợi ý định hƣớng nguồn thông tin cần thiết Dịch vụ đƣợc giới hạn thời gian làm việc cán Trung tâm • Điện thoại (Phone): Trung tâm có khoảng thời gian riêng ngày để trả lời thắc mắc câu hỏi ngƣời dùng tin qua máy điện thoại bàn cố định • Thƣ điện tử (Email): Đối với loại hình này, ngƣời dùng tin gửi thƣ tín đến lúc tuần thƣ đƣợc trả lời nhanh 50 • Trực tiếp Trung tâm (On site): ngƣời sử dụng trực tiếp tìm giúp đỡ cán thƣ viện Trung tâm 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Ưu điểm - Trung tâm thu thập quản lý đƣợc sản phẩm nguồn tài liệu “xám” có nội dung đa dạng chuyên ngành nhà trƣờng đào tạo - Những nguồn tài liệu phát huy đƣợc hiệu sử dụng cao, số lƣợt ngƣời dùng tin tra cứu khai thác nhiều - Hình thức quản lý phân kho nguồn tài liệu hợp lý có hình thức dịch vụ đáp ứng đƣợc nhu cầu sinh viên phù hợp với nguồn tài liệu điều kiện Trung tâm - Hình thức tra cứu truyền thống Trung tâm đƣợc áp dụng tốt ngƣời dùng tin 2.3.2 Nhược điểm - Trung tâm cần phải tiếp tục thu thập bổ sung nguồn tài liệu “xám” (năm 2002 thu thập nguồn tài liệu này) - Đến số nguồn tài liệu đƣợc xử lý sơ lƣợc đƣa vào xếp giá Hiện có nguồn tài liệu đƣợc đƣa vào phịng mà chƣa đƣợc xử lý nghiệp vụ để tạo mục lục phiếu ngƣời dùng tin tìm kiếm Cần phải nhanh chóng hồn thiện khâu xử lý nghiệp vụ nguồn tài liệu - Toàn trình từ xử lý nghiệp vụ đến dịch vụ sản phẩm thơng tin tài liệu “xám” cịn mang tính thủ cơng Do dịch vụ thơng tin tài liệu “xám” phịng cịn chậm chạp, chƣa có độ xác cao tốn nhiều thời gian, cơng sức cán ngƣời dùng tin - Trung tâm áp dụng công nghệ thông tin nhƣng hệ thống khơng đƣợc bảo trì nâng cấp, khiến tồn liệu đƣợc nhập trƣớc nguồn tài liệu bị 51 - Hiện mục lục truyền thống chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu ngƣời dùng tin - Những luận án đƣợc bảo vệ từ năm 70 kỷ trƣớc có giá trị nội dung đƣợc tham khảo nhiều, nhƣng viết tay đánh máy chữ nên mờ khó khăn cho ngƣời dùng sử dụng Nhiều tài liệu quí giá Trung tâm chƣa có hình thức lƣu giữ phù hợp, không chép thành nhiều CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM” TẠI TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin nguồn tài liệu “xám” Là thƣ viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật xây dựng số ngành khác, số lƣợng tài liệu “xám” Trung tâm hạn hẹp số lƣợng chất lƣợng, gây khó khăn công tác phục vụ đáp ứng nhu cầu thông tin tới ngƣời sử dụng Trung tâm cần xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn tin hợp lý, vấn đề quan trọng tạo nguồn phát triển nguồn tin Cần có định hƣớng phát triển nguồn tin “xám” nhƣ sau: - Xây dựng sách bổ sung theo hƣớng bám sát, phù hợp với đề cƣơng mơn học theo tín đƣợc phê duyệt Công tác bổ sung ý theo 52 môn học ngành đào tạo, cập nhật danh mục tài liệu bắt buộc danh mục tài liệu tham khảo (vì giảng viên có điều chỉnh, thay đổi bổ sung theo năm học, mơn học giảng viên khác đảm nhiệm, họ đòi hỏi sinh viên đọc tài liệu khác nhau) - Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với giảng viên, ngƣời thực đề tài nghiên cứu khoa học, giảng viên viết giáo trình, sách chuyên khảo, báo khoa học để họ tƣ vấn nguồn tài liệu “xám” cần bổ sung - Xây dựng nguồn tin “xám” gắn kết chặt chẽ với yêu cầu đổi mới, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin ngƣời dùng tin mục tiêu động lực hƣớng tới - Xây dựng nguồn tin “xám” đủ số lƣợng, phong phú nội dung, đa dạng hình thức đảm bảo chất lƣợng nguồn tin Những giải pháp Trung tâm: - Chú trọng vào khâu thu thập, lựa chọn, bổ sung tài liệu “xám” cách chủ động, trì bổ sung tài liệu “xám” truyền thống, bên cạnh cần quan tâm mức bổ sung tài liệu “xám” điện tử: CSDL, CD-ROM… - Bổ sung tài liệu sách, báo, tạp chí nghiên cứu khoa học hàng năm cho Trung tâm - Đẩy mạnh công tác nhận lƣu chiểu chức lƣu trữ nguồn tài liệu “xám” - Làm tốt công tác sàng lọc nguồn tin, lựa chọn, lý nguồn tin “xám” lỗi thời - Phát triển mở rộng sản phẩm dịch vụ thƣ viện nguồn tài liệu “xám” - Phát triển nguồn tin “xám” điện tử vào nhu cầu khả xây dựng CSDL - Đầu tƣ ngân sách vào xây dựng khai thác CSDL 53 3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán thông tin- thư viện Để đáp ứng kịp thời trình độ phát triển khoa học cơng nghệ, Trung tâm cần xây dựng đội ngũ cán thƣ viện có chun mơn, thực tốt chức nhiệm vụ nhu cầu tin ngày cao ngƣời dùng tin Cần tiến hành: - Đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán cơng tác thƣ viện, thông qua lớp đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ trƣờng đại học - Thƣờng xuyên tổ chức giao lƣu, hội thảo nhằm trao đổi kinh nghiệm cho cán thƣ viện - Tổ chức chuyến công tác, thăm quan cho cán thƣ viện nhằm học hỏi kinh nghiệm từ quan nƣớc - Tăng cƣờng sinh hoạt nghiệp vụ nhằm trao đổi ý kiến cán Trung tâm - Tuyển dụng cán có trình độ lực chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng công việc.Tuyển cán có trình độ ngoại ngữ, tin học - Giáo dục nâng cao kiến thức kinh nghiệm chun mơn giúp họ u nghề, thái độ tích cực, nhiệt tình làm việc 3.3 Đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ thông tin tài liệu “xám” Để đáp ứng với nhu cầu tin ngày cao ngƣời dùng tin, Trung tâm cần tiến hành: - Hoàn thiện máy tra cứu truyền thống lúc sử dụng máy tính, thiết bị đại thuận lợi phải phụ thuộc vào trình độ tin học ngƣời dùng tin, CSDL, sở hạ tầng đƣờng điện - Hoàn thiện máy tra cứu tìm tin đại, dẫn cách rõ ràng quyền mức đƣợc phép khai thác tài liệu, nguồn tin “xám” Chủ động cung cấp điều kiện thuận lợi cho bạn đọc khai thác, truy cập cách hợp 54 pháp internet đến CSDL, ngân hàng liệu, nguồn tin theo yêu cầu ngƣời dạy- ngƣời học - Xây dựng loại CSDL toàn văn tài liệu “xám” đặc biệt quan trọng nhƣ CSDL tồn văn giáo trình, giảng, đề cƣơng chi tiết mơn học; CSDL tồn văn tài liệu tham khảo theo môn học đào tạo đào tạo 3.4 Xây dựng củng cố hạ tầng sở thông tin Xây dựng hạ tầng sở thông tin vấn đề quan trọng bảo đảm chất lƣợng, độ ổn định, khả khắc phục cố, khả mở rộng nguồn tin “xám” Cụ thể Trung tâm thực hiện: - Tăng cƣờng đầu tƣ nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị chuyên dụng: máy tính, máy chủ…vật mang tin tạo khả truy cập tới toàn nguồn tin “xám” Trung tâm phát triển thành thƣ viện điện tử - Đẩy mạnh tin học hóa, tƣ động hóa khâu hoạt động thƣ viện Xây dựng CSDL, đa dang hóa phƣơng tiện chứa tin tài liệu điện tử: CD-ROM, đĩa, băng hình, băng nghe, vi phim vi phiếu…tới việc hồn thiện phịng đọc điện tử - Tin học hóa tồn kho sách, tạp chí, tài liệu “xám” Kết nối mạng LAN, WAN, internet với quan thơng tin khác nhằm đa dạng hóa nguồn tin “xám” Trung tâm - Phối hợp với công ty cung ứng phần mềm quan thƣ viện khác nhanh chóng đƣa lại phần mềm LIBOL đƣợc nâng cấp 6.0 vào hoạt động thƣ viện 3.5 Hướng dẫn người dùng tin khai thác tài liệu “xám” Sự phát triển công nghệ bùng nổ thông tin nội dung lẫn phƣơng tiện, khiến ngƣời dùng tin gặp khó khăn khai thác sử dụng thơng tin Mặt khác ngƣời dùng tin nguồn tin “xám” tồn mâu thuẫn: 55 - NDT gặp khó khăn việc trình bày nhu cầu tin với quan thông tin - NDT chƣa hiểu hết hệ thống sản phẩm dịch vụ thông tin, chƣa biết lựa chọn cách tiếp cận với nguồn tin “xám” - Giữa nhu cầu khả đáp ứng khoảng cách Trƣớc đòi hỏi cấp bách nhu cầu thực tế Trung tâm cần thực hiện: - Tổ chức hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, cách thức tra cứu tìm tin “xám” cho học sinh - sinh viên năm thứ lúc nhập học tổ chức lớp đào tạo, huấn luyện ngƣời dùng tin “kiến thức thông tin” khai thác thông tin “xám” từ đơn giản đến phức tạp - Đào tạo NDT kỹ trình bày, diễn đạt nhu cầu tin - Tổ chức buổi hội thảo, giao lƣu với sinh viên lắng nghe ý kiến họ nhu cầu tin khả đáp ứng tin “xám” Trung tâm 3.6 Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với quan thông tin -thư viện nước Trên giới nhƣ Việt Nam, xu hƣớng hoạt động thƣ viện liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” vấn đề cần thiết Vấn đề hợp tác chia sẻ nguồn tin trở nên quan trọng xu tồn cầu hóa Muốn nâng cao chất lƣợng SP&DVTT , Trung tâm cần có biện pháp tăng cƣờng hợp tác trao đổi nguồn lực thông tin “xám” với trung tâm thơng tin- thƣ viện ngồi nƣớc Trung tâm cần tăng cƣờng mở rộng hợp tác quốc tế nhằm nâng cao lực giao lƣu hội nhập với nƣớc khu vực giới có trình độ KH&CN tiên tiến với hình thức: trao đổi thông tin, trao đổi chuyên gia, tham gia khoá đào tạo, tổ chức hội nghị hội thảo, giải đáp u cầu thơng tin từ hai phía Mở rộng quan hệ với đối tác mới, xây dựng dự án hợp tác với nƣớc 56 nhằm tăng cƣờng tiềm lực thông tin tài liệu “xám” sở hạ tầng thông tin Trung tâm dƣới hình thức 3.7 Hồn thiện điểm truy cập thông tin Đây điểm khai thác cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin quan trọng Ngƣời dùng tin tham gia tra cứu thông tin, tài liệu chỗ từ xa với nhiều phƣơng thức, phổ biến qua mạng Vì để nâng cao chất lƣợng phục vụ, Trung tâm cần triển khai đƣa thông tin lên trang Web: thơng tin liệu, thơng tin tồn văn Để phát huy nguồn lực thông tin “xám” có Trung tâm cần xây dựng riêng trang Web cho nguồn tài liệu Qua ngƣời dùng tin khai thác trực tiếp nơi đâu, thời gian tiếp cận dễ dàng thuận tiện với dịch vụ Trung tâm, đặc biệt dịch vụ tra cứu tìm kiếm nguồn tài liệu thông tin qua mục lục sở liệu trực tuyến Trung tâm Đồng thời cho phép Trung tâm liên kết chia sẻ, trao đổi tài liệu, thông tin nghiệp vụ với trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng đại học viện nghiên cƣú khác 3.8 Đẩy mạnh số hóa tài liệu”xám” Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ với hội nhập giới đòi hỏi cần phải đổi hoạt động, bắt kịp tiến thời đại phục vụ đắc lực cho nghiệp công nghiệp hóa -hiện đại hóa đất nƣớc Cơng tác số hóa tài liệu việc quan trọng thời đại cơng nghệ thơng tin Việc số hóa tài liệu “xám” không đáp ứng nhu cầu ngày cao bạn đọc mà cách bảo quản lâu dài, tài liệu quý Nhƣ Trung tâm cần xây dựng chƣơng trình kế hoạch đầu tƣ chi phí cho cơng tác số hóa tài liệu “xám” Cần bổ sung thêm cán chun mơn cho phịng tin học, trực tiếp đảm nhận cơng việc số hóa tài liệu, để thực số hóa tài liệu “xám”đƣợc hiệu 57 với tài liệu luận văn, luận án, đồ án để thuận tiện cho trình khai thác, nguồn tài liệu “xám” quan trọng KẾT LUẬN Bƣớc vào kỷ 21, với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, kỷ nguyên kinh tế tri thức Thơng tin có ý nghĩa định mặt đời sống xã hội Nếu nhƣ trƣớc mƣời năm, nhắc đến thƣ viện, ngƣời ta nhắc đến số lƣợng sách, báo, tạp chí nằm bốn tƣờng thƣ viện, thuật ngữ “thƣ viện điện tử”, “thƣ viện ảo” hay “cơ sở liệu” cịn lạ lẫm với nhiều ngƣời, đây, nhu cầu tìm kiếm thơng tin phi in ấn trở nên phổ biến nhu cầu khơng thể thiếu ngƣời dùng tin Để hịa nhập với xu Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội không ngừng phấn đấu đáp ứng nhu cầu thông tin ngƣời dùng tin Trung tâm tích cực cơng tác phát triển nguồn tin, bƣớc đa dạng hóa nguồn tài liệu “xám” Tài liệu “xám” nguồn tin phản ánh kết hoạt động cá nhân , tổ chức lĩnh vực nghiên cứu khác Đây nguồn thông tin khoa học quan trọng , giá trị mang đến cho ngƣời dùng tin cách kịp thời cịn đƣợc xem hệ thống thơng tin phản ánh tồn diện sâu sắc tiềm lực thành tựu nghiên cứu đào tạo cá nhân tổ chức Chính việc thu thập, quản lý khai thác nguồn tài liệu cần phải đƣợc quan tâm, đẩy mạnh 58 Các thƣ viện trƣờng đại học đóng vai trò quan trọng, thƣ viện đà phát triển để tiến tới hội nhập nhằm bắt kịp với trình độ phát triển khu vực giới Chính Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội không ngừng phát huy thành đạt đƣợc nỗ lực đổi mới, phát triển hoạt động Chúng ta hy vọng thời gian tới Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội trở thành thƣ viện điện tử đại nguồn tài liệu “xám” nƣớc ta, thực tốt công nghiên cứu khoa học giáo dục đào tạo nguồn nhân lực chất lƣợng cao ngành xây dựng góp phần đƣa nƣớc ta trở thành nƣớc công nghiệp phát triển Một lần tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành sâu sắc tới tất ngƣời – thầy cô giáo đồng nghiệp trƣớc – ngƣời mang tới giúp đỡ to lớn cho DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng hợp năm 2009, 2010 Trung tâm thông tin -thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, Đại Học Quốc Gia, Hà Nội Lê Thị Tiến (2002), “Bảo quản vốn tài liệu vấn đề cần quan tâm”, Văn hóa nghệ thuật, (11), tr 47- 49 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thơng tin, H 59 Phạm Văn Rính, Nguyễn Viết Nghĩa (2007), Phát triển vốn tài liệu thư viện quan thơng tin: Giáo trình dành cho sinh viên đại học cao đẳng ngành thông tin thư viện, ĐHQGHN, H Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Đại học Văn Hóa, Hà Nội Nguyễn Viết Nghĩa (1999), “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài liệu xám”, Tạp chí Thông tin tư liệu, (4), tr Trần Hữu Huỳnh (2009), Phát triển nguồn tin, Đề cƣơng tóm tắt giảng,, ĐHKHXH&NV, H Tạ Thị Thịnh (1998), Phân loại tài liệu, Trung tâm thông tin – tài liệu khoa công nghệ, Hà Nội 10 Trần Mạnh Tuấn (2005), “Nguồn tin nội sinh trƣờng đại học thực trạng giải pháp phát triển”, Tạp chí Thơng tin tư liệu, ( 3), tr 10-11 11 Trần Mạnh Tuấn (2005), “Nguồn tin nội sinh trƣờng đại học thực trạng giải pháp triển”, Tạp chí thơng tin tư liệu, (3), tr.1-4 12 Trần Mạnh Tuấn (2005), Bản quyền việc triển khai dịch vụ cung cấp tài liệu thư viện đại học Kỷ yếu hội nghị quốc tế thƣ viện – TP HCM 28-30/8/2006, tr 70-74 13 Trần Thị Thanh Vân (2009), Nghiên cứu hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám đáp ứng phương thức đào tạo theo tín Đại học Quốc Gia Hà Nội, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành khoa thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa Học Xã Hội Nhân Văn, Đại Học Quốc Gia Hà Nội 60 14 15 Vũ Văn Sơn, Cấu trúc khổ mẫu Marc 21đầy đủ Website: http://www.thuvien.net/khoa-hoc-thu-vien-nghiep-vu/khoa-hoc-thong-tin- va-thu-vien/nghiep-vu-tttv/bo-sung-trao-doi-tai-lieu/phuong-phap-luan-xay-dungchinh-sach-phat-trien-nguon-tin 16 Website: Mạng nghiên cứu đào tạo Việt Nam, http://WWW.Vinaren.vn/ 17 Website : Tổng quan tài liệu xám, http://lib.qtttc.edu.vn/modules.php?name=News&op=viewst&sid=324 61 ... THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 2.1 Tầm quan trọng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 15 2.1.1 Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu. .. “xám” 15 2.1.2 Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 18 2.2 Thực trạng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Trung tâm thông tinthƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 19 2.2.1 Sản. .. TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 2.1 Tầm quan trọng sản phẩm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 2.1.1 Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám”  Khái niệm tài liệu “xám”