Báo-cáo-tt (1)

Baó cáo thực tập ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN    Họ tên/ Mssv Lớp Cơ quan thực tập : Nguyễn Thị Ngọc Hà - 17030856 : Nguyễn Thị Hồng Ánh - 17030847 : Nguyễn Thúy Quỳnh - 17030882 : K62 Lưu Trữ Học : Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Thành phố Hà Nội BÁO CÁO THỰC TẬP Baó cáo thực tập Hà Nội tháng năm 2020 LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam trình hội nhập kinh tế quốc tế, việc ngoại giao với nhiều quốc gia khác xu chung chiến dịch tồn cầu hóa toàn nhân loại Chúng ta đứng trước nhiều hội lớn để phát triển đất nước, bên cạnh có khơng thách thức đặt cho cấp lãnh đạo, quản lý Đặc biệt vấn đề cải tiến máy quản lý hành nay, muốn có đất nước đổi tồn diện từ khâu quản lý thủ tục hành cần đại tinh gọn Hơn hết, Đảng Nhà nước ta trọng quan tâm, đưa chủ trương, sách đầu tư, cải tổ, hệ thống hóa máy hành chính, có việc quản lý văn tài liệu phận Văn thư lưu trữ Công tác Văn thư đã, luôn phục vụ, gắn liền với quy trình quản lý hệ thống quản lý hành nói riêng hệ thống quản lý nói chung Bởi cơng tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc quan Vì cơng tác Văn thư mặt hoạt động vô quan trọng hệ thống quản lý quan Chiếm phần lớn nội dung hoạt động cơng việc B cáo thực tập phận văn phịng, cơng tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, tổ chức Công tác Văn thư tác động mạnh mẽ đến hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, hiệu Bên cạnh đó, làm tốt cơng tác Văn thư cịn hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, bí mật quốc gia Khơng vậy, cơng tác Văn thư tiền đề cho cơng tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu từ công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, giúp việc bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiệu Nhận thức tầm quan trọng việc tổ chức khoa học công tác Văn thư, Sở Nông Nghiệp Phát triển nơng thơn Hà Nội có đầu tư trọng đến phận Văn thư Bài báo cáo thực tập em rõ vấn đề hệ thống quản lý văn phận Văn thư Sở Nông Nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội Thực Công văn Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐH Quốc gia Hà Nội việc thực tập năm ba nghiệp vụ Văn thư quan, em phận văn phòng, cán bộ, chuyên viên Văn thư Sở Nông Nghiệp Phát triển nơng thơn Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ hồn thành đợt thực tập từ 15/7/2020 đến 17/8/2020 Thời gian thực tập không nhiều với bảo tận tình cán phịng Văn thư thuộc Sở NN&PT NT Hà Nội tạo hội cho em áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc, làm quen rèn luyện quy trình nghiệp vụ giúp nâng cao kỹ làm nghề thực tế Từ giúp em nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quan, tổ chức trách nhiệm nghĩa vụ cán Văn thư Baó cáo thực tập Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng cung cấp cho em kiến thức hệ thống nghiệp vụ Văn thư quan, khiến em không bỡ ngỡ lần tiếp xúc công tác Văn thư thực tế, tăng hiệu cho trình thực tập Bên cạnh đó, bảo hướng dẫn tận tình thầy giúp em hoàn thành báo cáo chuẩn xác dễ dàng Em xin chân thành cảm ơn Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Sở Nông Nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội cá nhân giúp đỡ em có tập vô ý nghĩa hiệu CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN TP.HÀ NỘI Lịch sử hình thành phát triển Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội tiền thân Sở Canh Nông Hà Nội thành lập theo nghị định số 10-CN/ND ngày 30/11/1954 Bộ Canh Nơng Trải qua q trình hoạt động, giai đoạn lịch sử, Sở Canh Nông Hà Nội đổi tên nhiều lần thực chia tách, hợp để phù hợp với tình hình thực tế Thực Nghị số 15/2008/NQ-QH12 ngày 29/5/2008 việc điều chỉnh địa giới hành Thành phố Hà Nội số tỉnh liên quan, tháng 8/2008, Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội thành lập lại sở hợp nguyên trạng Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Tây (cũ) Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội (cũ) Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội tiền thân Sở Canh Nông Hà Nội thành lập theo nghị định số 10-CN/ND ngày 30/11/1954 Bộ Canh Nơng Trải qua q trình hoạt động, giai đoạn lịch sử, Sở Canh Nông Hà Nội đổi tên nhiều lần thực chia tách, hợp để phù hợp với tình hình thực tế Thực Nghị số 15/2008/NQ-QH12 ngày 29/5/2008 việc điều chỉnh địa giới hành Thành phố Hà Nội số tỉnh liên quan, tháng B cáo thực tập 8/2008, Sở Nơng nghiệp & PTNT Hà Nội thành lập lại sở hợp nguyên trạng Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Tây (cũ) Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội (cũ).60 năm xây dựng phát triển, lãnh đạo Thành ủy, UBND Thành phố, đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân viên chức ngành Nông nghiệp & PTNT lực lượng trực tiếp thực chủ trương sách phát triển nơng nghiệp Thủ chặng đường vẻ vang, góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Thủ đô Hà Nội Sau 60 năm xây dựng phát triển, từ Sở Canh Nông với 100 cán bộ, CNVC đến máy tổ chức Sở Nông nghiệp & PTNT Hà nội lớn mạnh bao gồm LĐS; phòng chức Thanh tra Sở; Trung tâm; Chi cục; Ban quản lý (trong có Ban quản lý dự án); với biên chế hành chính, nghiệp giao năm 2014 3.171 tiêu Nhìn chung đội ngũ CBCNVC ngành có tinh thần đồn kết, đào tạo bản, có trách nhiệm kinh nghiệm công tác Các tổ chức Đảng, đồn thể quần chúng Cơng đồn, Đồn niên, Hội Cựu chiến binh hoạt động đồng hiệu Chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội; tham mưu giúp UBND thành phố thực chức quản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; thủy sản; thủy lợi phát triển nơng thơn; phịng, chống lụt, bão; an tồn nơng sản, lâm sản, thủy sản q trình sản xuất đến đưa thị trường; dịch vụ công thuộc ngành nông nghiệp phát triển nông thôn thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND thành phố Hà Nội theo quy định pháp luật Sở Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND thành phố Hà Nội; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn Nhiệm vụ quyền hạn • Trình Ủy ban Nhân dân thành phố: Baó cáo thực tập Dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, đề án, dự án nơng nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn; quy hoạch phòng, chống giảm nhẹ thiên tai phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, mục tiêu QPAN thành phố Dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục trực thuộc Dự thảo văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó tổ chức thuộc Sở; Trưởng; Phó phịng Nơng nghiệp Phát triển Nơng thôn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện; tham gia dự thảo quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh lãnh đạo phụ trách lĩnh vực nơng nghiệp Phịng kinh tế thuộc Ủy ban Nhân dân quận, thị xã, thành phố thuộc Thành phố Hà Nội • Trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố: Dự thảo định thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị thuộc Sở theo quy định pháp luật; Dự thảo định, thị thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội; Ban hành quy chế quản lý, phối hợp công tác chế độ thông tin báo cáo tổ chức ngành nông nghiệp phát triển nông thôn thành phố Hà Nội đặt địa bàn cấp huyện tương đương với Uỷ ban nhân dân cấp huyện; nhân viên kỹ thuật địa bàn cấp xã với Uỷ ban nhân dân cấp xã Hướng dẫn tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch phát triển, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế-kỹ thuật nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao Cơ cấu tổ chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn có Giám đốc Phó Giám đốc Baó cáo thực tập Giám đốc Sở người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trước pháp luật toàn hoạt động Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn Phó Giám đốc người giúp Giám đốc Sở đạo số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật nhiệm vụ phân công Việc bổ nhiệm Giám đốc Phó Giám đốc Sở Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn ban hành theo quy định pháp luật Việc miễn nhiệm, từ chức, khen thưởng, kỷ luật chế độ sách khác Giám đốc Phó Giám đốc Sở thực theo quy định pháp luật Hiện Sở có phịng chức Thanh tra Sở, 08 Chi cục quản lí chuyên ngành 09 đơn vị nghiệp, quan tham mưu cho UBND thành phố Hà Nội • Cơ cấu tổ chức máy gồm có: Tổ chức tham mưu tổng hợp chun mơn, nghiệp vụ thuộc Sở: Văn phịng Sở; Phịng Tổ chức cán bộ; Phịng Kế tốn – Tài chính; Phịng Quản lý Xây dựng cơng trình; Chi cục chuyên ngành trực thuộc Sở: Chi cục Đê điều & Phòng chống lụt bão; Chi cục Thủy lợi; Chi cục Phát triển nông thôn; Chi cục Thủy sản; Chi cục Trồng trọt Bảo vệ thực vật; Baó cáo thực tập Chi cục Kiểm lâm; Chi cục Quản lý chất lượng nông lâm sản & thuỷ sản; Thanh tra Sở; Các Trung tâm trực thuộc Sở: Trung tâm Nước sinh hoạt & VSMT nông thôn; Trung tâm Khuyến nông; Trung tâm Phát triển nông nghiệp; Trung tâm phân tích chứng nhận chất lượng sản phẩm nơng nghiệp; Trung tâm cứu hộ động vật hoang dã; Các ban quản lý trực thuộc Sở: Ban quản lý Rừng phòng hộ - Đặc dụng Hà Nội; Ban quản lý Cơng trình phân lũ Sơng đáy; Ban Duy tu cơng trình Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn Hà Nội; Ban quản lý dịch vụ thủy lợi; Baó cáo thực tập CHƯƠNG II KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TP HÀ NỘI Sự đạo công tác văn thư Nhận thức tầm quan trọng Công tác Văn thư hoạt động quản lí hành Nhà nước việc chấp hành theo Quy định Chính Phủ đề ra, Lãnh đạo quan sớm có quan tâm đặc biệt tới công tác Về việc ban hành văn quy định hướng dẫn Công tác Văn thư Sở ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ mà phòng nói chung cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động Sở Nơng Nghiệp nói riêng Cụ thể có: Quyết định số 1237/QĐ-SNN Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Nông nghiệp PTNN Hà Nội ngày 01 tháng năm 2020 Quy chế áp dụng cho công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ Sở Đối tượng áp dụng bao gồm công chức, viên chức người giao thực nhiệm vụ (gọi chung công chức, viên chức) Sở Quy chế quy định rõ ràng, chi tiết, cụ thể người thực dễ dàng việc áp dụng quy chế vào hoạt động Quyết định số 445/QĐ-SNN ngày 28 thàng năm 2017 Về việc ban hành Danh mục hồ sơ công việc, bảng quy định Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Sở Nông Nghiệp PTNN Hà Nội.Nhằm để công chức, viên chức nắm thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu Có thể nói, văn hướng dẫn Công tác Văn thư Lãnh đạo quan ban hành hàng năm đặn với việc tuân thủ nghiêm chỉnh cán bộ, nhân viên cho thấy Cơng tác Sở cịn phát triển, hồn thiện tương lai, góp phần lọc hóa máy hành Nhà nước B cáo thực tập Về việc tổ chức lớp tập huấn, nâng cao trình độ hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho cán Hàng năm, cử cán tham gia đầy đủ lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ Thành phố tổ chức nhờ mà cán bộ, nhân viên quan nắm vững kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, đáp ứng u cầu cơng việc Việc đầu tư trang thiết bị tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin Công tác Văn thư Bên cạnh việc trang bị thiết bị tin học văn phòng máy tính, bàn ghế, điều hịa, tủ, hộp, cho tồn phịng ban quan, Lãnh đạo Sở đặc biệt đầu tư trang thiết bị đại cho Bộ phận Văn thư Hiện tại, Phòng Văn thư có đầy đủ trang thiết bị cần thiết, phục vụ tốt bao gồm máy Photo loại mới, máy scan Kodek có khả scan tài liệu màu với tốc độ scan nhanh,4 máy vi tính phục vụ cho việc đăng nhập văn vào phần mềm quản lý văn Mặt khác, Sở cịn phân cơng chun viên phụ trách cơng nghệ thông tin giúp hỗ trợ sửa chữa lỗi cố liên quan tới quản trị mạng, sẵn sàng khắc phục cố cách nhanh để không làm gián đoạn tới tiến trình cơng việc quan Có thể thấy Lãnh đạo quan quan tâm tới việc ứng dụng công nghệ thông tin việc tiếp nhận chuyển giao văn đến nhằm thúc đầy trình hoạt động, giảm sức nặng hành sức lao động cho cán bộ, chuyên viên Bộ phận văn thư Sở Nông nghiệp Phát Triển Nông thôn Tp Hà Nội 2.1 Soạn thảo ban hành văn Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Thể thức kỹ thuật trình bày văn thực theo quy định Phụ lục I ,Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Quy trình soạn thảo thẩm quyền ban hành: Tại Sở Nông Nghiệp , Cán Văn thư khơng có trách nhiệm soạn thảo tồn văn mà quan ban hành, việc soạn thảo định Lãnh đạo 10 Baó cáo thực tập xử lý in phiếu trả văn phòng, đơn vị theo ý kiến Lãnh đạo Sở, - Những văn chuyển lên Giám đốc, Giám đốc xử lý thêm đơn vị xử lý phân xử lý thêm cho Giám đốc, trường hợp văn phần mềm kết thúc xử lý phải phô tô scan lên phần mềm để chuyển đơn vị Đối với Giấy mời, Văn - hỏa tốc Ngoài thực bước xử lý văn thơng thường gọi Thơng báo nhắn tin cho Lãnh đạo Sở xin ý kiến xử lý, chuyển theo ý kiến Lãnh đạo Sở Đối với văn Mật - Vào sổ Mật nội dung ngày ban hành, quan ban hành, trích yếu, người nhận, đóng dấu đến chuyển Giám đốc xử lý trực tiếp - Chuyển trả theo ý kiến Giám đốc chuyển Chia báo, Mang báo chí, tài liệu cho Lãnh đạo Sở - Sắp xếp tài liệu, báo chí chuyển Lãnh đạo Sở ngày lần Nghe điện thoại, trả lời văn thông tin khác 10 Làm việc khác 18 Baó cáo thực tập Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo phịng phân cơng Trình, chuyển giao văn đến Văn thư tiếp nhận tiếp nhận cập nhật văn bản, trình Giám đốc theo phần mềm quản lý văn Giám đốc sau xem xét văn bản, ghi ý kiến đạo, đơn vị thời hạn giải "phiếu xử lý văn bản” Sau hoàn tất nghiệp vụ xong phận văn thư phân loại, văn gửi phịng ban để vào tủ phịng Nhìn chung cơng việc phận văn thư thực đầy đủ, chặt chẽ Văn chuyển giao kịp thời tới đối tượng phù hợp, không xảy tình trạng tồn đọng văn Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Việc giải văn thực nghiêm túc, công việc đạt chất lượng cao: − Giám đốc có trách nhiệm đạo giải kịp thời VB đến − Các Phó giám đốc giao đạo giải VB đến theo ủy nhiệm Giám đốc văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách − Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo đạo Giám đốc thời hạn quy định + Văn đến cần xử lý nhanh chóng, xác Thời gian xử lý văn đến tính từ ngày Văn thư chuyển giao cho đơn vị đến ngày ban hành văn giải + Các đơn vị giao giải văn đến phải giao cho chuyên viên nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sách, chế độ hành, 19 Baó cáo thực tập vào lãnh đạo Lãnh đạo ý kiến tham gia đơn vị có liên quan để đề xuất ý kiến giải + Việc phối hợp đơn vị liên quan để xử lý văn thơng qua hình thức trao đổi trực tiếp với Các đơn vị hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời văn thời hạn đơn vị chủ trì đề nghị 20 B cáo thực tập Quy trình quản lý văn đến dạng lưu đồ Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan Văn thư Sở Tiếp nhận văn “đến” Nhập thông tin vào phần mềm, theo dõi văn đến Chánh văn phòng (Văn thư) Giám đốc / Phó Giám đốc Sở Xem xét, phân loại Chỉ đạo giải Văn thư Sở Lưu ý kiến đạo để theo dõi, đôn đốc, xử lý; chuyển văn tới phịng chun mơn Phịng ban chun mơn (Chun viên phân công) Giải xử lý văn “đến” Chuyên viên phân công Văn thư Mở hồ sơ công việc Lưu hồ sơ 21 BM-VP-01-01 (Phiếu xử lý văn bản) BM-VP-01-01 (Phiếu xử lý văn bản) BM-VP-01-01 (Phiếu xử lý văn bản) BM-VP-01-01 (Phiếu xử lý văn bản) Baó cáo thực tập 2.3 Quản lý sử dụng dấu 2.3.1 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc quản lý, sử dụng dấu quan Các dấu quan giao cho công chức làm công tác văn thư quản lý sử dụng làm công tác văn thư quản lý sử dụng Công chức Văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo quan, việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a, Con dấu phải bảo quản phòng làm việc công chức Văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan phải đồng ý người đứng đầu quan, phải chịu trách nhiệm việc bảo quản sử dụng dấu Con dấu phải quản an toàn ngồi làm việc; b, Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cơng chức phải báo cáo người đứng đầu quan làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan phải báo cáo quan công an nơi xảy dấu Khi đơn vị có định chia, tách, sáp nhập giải thể phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.3.2 Sử dụng dấu Cơng chức Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan Chỉ đóng dâu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ kí người có thẩm quyền Khơng đóng dấu vào trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước kí, đóng sẵn dấu giấy trắng đóng dấu lên văn chữ kí người khơng có thẩm quyền 2.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ 22 Baó cáo thực tập Căn vào Danh mục hồ sơ quan thực tế công việc giao, công chức làm công tác cơng văn giấy tờ phải chuẩn bị bìa hồ sơ, cơng chức q trình giải cơng việc tiếp tục cập nhật văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc hồ sơ - Hồ sơ kết thúc công việc giải xong - Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số kí hiệu hồ sơ cho phì hợp, hồn thiện kết thúc hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; - Các văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.4.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu Trữ quan Trách nhiệm Giám đốc Sở 23 Baó cáo thực tập Chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan hàng năm; đạo công tác lập hồ sơ danh mục hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phịng chun mơn thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh văn phòng Tham mưu cho Giám đốc Sở việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn công chức phịng chun mơn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm Trưởng phịng chun mơn Trưởng phịng chuyên môn chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Kiểm tra, hướng dẫn cơng chức phịng lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm Văn thư, Lưu trữ quan Cơng chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn phịng cơng chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Nhà nước Trách nhiệm công chức Công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu Trữ quan theo thời hạn quy định Khoản Điều 18 Quy chế Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu Trữ quan biết phải đồng ý Lãnh đạo quan thời hạn không 02 năm; Công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, việc, học tập dài ngày phải bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trình cơng tác cho Phịng, Lưu trữ quan theo quy định quan 2.5 Hệ thống văn hình thành hoạt động quan Căn vào chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, hầu hết văn hình thành văn hành có liên quan đến Cơng tác Văn thư - Lưu trữ cụ thể Công văn, Quyết định, Thông báo, Giấy mời Văn Năm Lượng văn 24 Baó cáo thực tập 2017 2018 2019 7586 8957 9562 Có thể thấy số lượng văn tăng dần theo thời gian, tương lai số văn hình thành hoạt động Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn thành phố Hà Nội tăng lên đáng kể Văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Năm 2017 2018 2019 Lượng văn 11597 13235 15001 2.6 Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách Để công tác văn thư tiến hành cách có hiệu quả, địi hỏi quan tổ chức phải xây dựng biện pháp tổ chức công tác văn thư cho phù hợp Một yếu tố quan trọng người Người cán phụ trách văn thư khơng có trình độ chun mơn nghiệp vụ mà cần phải có phẩm chất đạo đức tốt Bộ phận Văn thư Lưu trữ Sở thuộc Văn phịng Sở đồng chí Chánh Văn phịng- Nguyễn Thị Mỹ phụ trách, có cơng chức làm công tác Văn thư chuyên trách, 01 công chức làm cơng tác lưu trữ chun trách Trình độ chun môn công chức làm công tác Văn thư – Lưu trữ : 04 trình độ đại học ( có 01 người đại học chuyên ngành Lưu trữ học quản trị văn phòng, 03 người đại học chuyên ngành khác ), đáp ứng yêu cầu chuyên môn, chất lượng số lượng nhân lực làm công tác văn thư Sở Nơi làm việc Cán Văn thư quan 25