Tích hợp hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001) hệ thống quản lý an toàn sức khoẻ nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) tại công ty cổ phần xây dựng số 1

Nhận thức được vai trò của hệthống quản lý đối với sự phát triển của tổ chức, Công ty CP Xây Dựng Số 1COFICO đã từng bước triển khai áp dụng những yêu cầu của hệ thống quản lýchất lượng

TRẦN NGUYỄN NGỌC MAI

TÍCH HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (ISO 9001),

HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN - SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP (OHSAS 18001) VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG (ISO

14001) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2016

TRẦN NGUYỄN NGỌC MAI

TÍCH HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (ISO 9001),

HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN - SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP (OHSAS 18001) VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG (ISO

14001) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mã số: 60340102

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS PHẠM XUÂN LAN

TP Hồ Chí Minh – Năm 2016

chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) tại công ty Cổ Phần Xây Dựng

Số 1” là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi Các số liệu trình bày trong luận vănhoàn toàn trung thực Nội dung và kết quả chưa được công bố trong bất kỳ đề tàinào

Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 01 năm 2016

Người thực hiện luận văn

Trần Nguyễn Ngọc Mai

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ HÌNH VẼ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Dự kiến đóng góp của đề tài 5

6 Kết cấu bố cục của đề tài 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ 7

1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường 7

1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng 7

1.1.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp 10

1.1.3 Hệ thống quản lý môi trường 13

1.2 Những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 16

1.2.1 Những điểm tương đồng 16

1.2.2 Những điểm khác biệt 17

1.3 Hệ thống quản lý tích hợp 17

1.3.1 Khái niệm hệ thống quản lý tích hợp (Integrated Management System – IMS) 17

1.3.2 Những lợi ích mang lại và những khó khăn khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp 18

1.3.3 Các mô hình tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam 21

1.4 Bài học kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống quản lý 24

Tóm tắt chương 1 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (COFICO) 27

2.1.2 Định hướng phát triển 29

2.2 Đặc điểm các hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)33 2.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng 33

2.2.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường 35

2.3 Các tồn tại trong việc áp dụng độc lập các hệ thống quản lý 38

2.3.1 Tính phức tạp của hệ thống tài liệu 41

2.3.2 Sự thiếu thống nhất và chồng chéo của hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống an toàn sức khỏe và môi trường 44

2.3.3 Tính phức tạp của các biểu mẫu sử dụng 45

2.3.4 Công việc giấy tờ nhiều 48

2.4 Những lợi thế và thách thức của COFICO khi tiến hành tích hợp hệ thống quản lý 49

2.4.1 Lợi thế 49

2.4.2 Thách thức 50

Tóm tắt chương 2 50

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP VÀ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 52

3.1 Bước 1: Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định đại diện lãnh đạo 52

3.1.1 Thành lập ban QHSE 52

3.1.2 Tìm kiếm chuyên gia tư vấn bên ngoài 54

3.2 Bước 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp 56

3.3 Bước 3: Xác định các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp 57

3.4 Bước 4: Xem xét toàn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng 58

3.5 Bước 5: Triển khai áp dụng 66

3.6 Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện 67

3.7 Bước 7: Cải tiến hệ thống 68

3.7.1 Khắc phục các điểm yếu của hệ thống quản lý tích hợp 68

3.7.2 Chuyển đổi cơ cấu tổ chức hỗ trợ sự phát triển lâu dài của hệ thống 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1: BẢNG TƯƠNG THÍCH GIỮA CÁC TIÊU CHUẨN

PHỤ LỤC 2: HỆ THỐNG TÀI LIỆU TẠI COFICO

PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ

PHỤ LỤC 4: DANH SÁCH CÁC NHÂN VIÊN THAM GIA TRONG CÁC CUỘC PHỎNG VẤN

PHỤ LỤC 5: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA KHỐI QHSE

- BSI : Viện tiêu chuẩn Anh (Bristish Standard Institute)

- CB CNV : Cán bộ công nhân viên

- COFICO : Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1

- ISO : Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa

- OH&S : An toàn sức khỏe nghề nghiệp (Occupational Health &

Safety)

- OHSAS : Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp

(Occupational Health and Safety Assessment Series)

- PM : Trưởng ban quản lý dự án

- QHSE : hệ thống quản lý chất lượng, an toàn sức khỏe và môi

trường (Quality – Health – Safety – Environment)

- QMS : Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management

- Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của COFICO qua các năm

- Bảng 2.2: Hướng dẫn ký hiệu tài liệu và biểu mẫu của hệ thống quản lý chấtlượng

- Bảng 2.3: Tổng kết công tác quản lý an toàn sức khỏe qua các năm

- Bảng 2.4: Thống kê than phiền nội bộ qua các năm

- Bảng 2.5: Nguyên nhân các than phiền nội bộ năm 2014

- Bảng 2.6: Các quy trình thường xuyên được cập nhật thay đổi

- Bảng 2.7: Các trường hợp chồng chéo và các quy trình liên quan

- Bảng 2.8: Các biểu mẫu trùng lặp trong thực tế sử dụng

- Bảng 3.1: Danh sách các thành viên ban QHSE được đề xuất

- Bảng 3.2: Ưu nhược điểm của các đơn vị tư vấn

- Bảng 3.3: Tích hợp các quy trình có nội dung tương tự nhau vào hệ thống quản lý tích hợp

- Hình 1.1 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (TCVN ISO 9000)

- Hình 1.2 Mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình

- Hình 1.3: Mô hình hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp

- Hình 1.4 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 14000

- Hình 1.5: Mô hình hệ thống quản lý môi trường

- Hình 1.6: Mô hình tích hợp các hệ thống riêng rẽ sẵn có

- Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1

- Hình 2.2: Giá trị cốt lõi của công ty COFICO

- Hình 2.3: Hướng dẫn cách ký hiệu mã tài liệu thuộc hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

- Hình 3.1: Hướng dẫn cách ký hiệu mã tài liệu thuộc hệ thống quản lý tích hợp

nước (chiếm 6% GDP Việt Nam năm 2014)1 thì hệ thống quản lý không nhữngmang lại lợi ích cho doanh nghiệp áp dụng mà còn là cơ sở để các đối tác, kháchhàng và các bên liên quan tin tưởng vào năng lực, khả năng đáp ứng các yêu cầu củadoanh nghiệp; đây cũng được xem là điều kiện cần trong các cuộc đấu thầu, chỉđịnh thầu hay lựa chọn nhà thầu phụ, nhà cung cấp Nhận thức được vai trò của hệthống quản lý đối với sự phát triển của tổ chức, Công ty CP Xây Dựng Số 1(COFICO) đã từng bước triển khai áp dụng những yêu cầu của hệ thống quản lýchất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) vào các hoạt động của công ty.Điều này được xem như một lời cam kết của công ty với khách hàng và các đối táctrong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, an toàn trong công tác thi công vàtuân thủ các yêu cầu pháp luật về an toàn, sức khỏe lao động và môi trường.

COFICO đã từng bước xây dựng các hệ thống quản lý vào những khoảng thời giankhác nhau như: hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001) được chứng nhận vào năm

2010, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) được chứngnhận vào năm 2012 và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) được chứng nhận vàocuối năm 2014 Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ trong doanh thu, lợi nhuận vàđược đối tác tin tưởng lựa chọn làm tổng thầu một số công trình lớn, COFICO cũngvấp phải nhiều khó khăn trong công tác điều hành nội bộ Số lượng

1Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2014 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2015 của ngành

Xây Dựng – Bộ Xây Dựng.

các than phiền của nhân viên từ các phòng ban và các công trình về tính rườm rà,trùng lặp trong việc ghi nhận hồ sơ, tuân thủ đồng thời các quy trình theo yêu cầu vềchất lượng, an toàn sức khỏe và môi trường đã tăng đột biến ngay sau khi áp dụngthêm hệ thống mới Tiêu biểu là cuối năm 2012, sau khi áp dụng thêm hệ thống antoàn sức khỏe nghề nghiệp thì tỷ lệ than phiền nội bộ về các vấn đề trên tăng 170%

so với năm 2011 khi công ty chỉ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tương tự choviệc áp dụng thêm hệ thống quản lý môi trường vào năm 2014, tỷ lệ than phiền tăng158% so với năm 2013 khi công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và hệ thốngquản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp Các than phiền này chủ yếu tập trung vàotính phức tạp của hệ thống tài liệu buộc người dùng phải bỏ nhiều thời gian tìmhiểu Ngoài ra, các quy định, hướng dẫn công việc của hệ thống trước và hệ thốngsau chồng chéo nhau gây bối rối cho người sử dụng, một nội dung công việc thựchiện phải ghi nhận vào nhiều biểu mẫu theo yêu cầu của các hệ thống quản lý khácnhau Từ các than phiền của nhân viên vận hành hệ thống quản lý, Ban Giám Đốccông ty cũng đã có nhiều cuộc họp với các bộ phận chuyên trách để giải quyếtnhững vướng mắc nhưng vẫn chưa triệt để tận gốc vấn đề, vẫn còn dừng lại ở việcsửa chữa tức thời các khó khăn trước mắt Xét về tính lâu dài, các vấn đề này sẽ ảnhhưởng sự phát triển của tổ chức, gây các lãng phí các nguồn lực của công ty

Có thể thấy nguyên nhân cốt lõi của những vấn đề bất cập diễn ra tại COFICO là

do triển khai hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)độc lập nhau dẫn đến tồn tại nhiều hệ thống tài liệu song song cho cùng một quátrình hoạt động của công ty Về cơ bản hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản

-lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản -lý môi trường có cùng nguyêntắc tiếp cận chung để quản lý những quá trình giống nhau trong một tổ chức Đócũng là lý do nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện liên quan đếnviệc tích hợp các hệ thống này lại như một giải pháp giảm sự trùng lắp và tăng tínhkết nối của các hệ thống quản lý Trên cơ sở này, tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu

“Tích hợp hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý

an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1” để khắc phục các khó

khăn công ty đang gặp phải, giúp hệ thống quản lý của công ty được hoạt động tốthơn

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được thực hiện với các mục tiêu sau:

- Phân tích nhằm xác định những hạn chế khi vận hành độc lập các yêu cầucủa hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sứckhỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO14001) tại công ty CP Xây Dựng Số 1

- Chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế công ty đang gặp phải

- Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp và đề xuất các giải pháp triển khai thựchiện phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty nhằm giải quyết các vấn

đề còn tồn tại, giúp hệ thống của công ty được vận hành tốt hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng

Nghiên cứu tập trung vào đối tượng là các yêu cầu của hệ thống quản lý chấtlượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)

 Phạm vi nghiên cứu

Do thời gian và nguồn lực có hạn nên đề tài nghiên cứu chỉ được thực hiện trongphạm vi hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sứckhỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)của công ty CP Xây Dựng Số 1 được xây dựng từ năm 2010 đến nay

Các khảo sát được thực hiện tập trung vào nhóm đối tượng là các nhân viên hiệnđang làm việc tại văn phòng công ty CP Xây Dựng Số 1 – 108 Cao Thắng, phường 4,quận 3, TP HCM và các công trình công ty đang thi công trong phạm vi TP

HCM như Vista Verde (Đồng Văn Cống, quận 2), Chung cư C8 (Man Thiện, quận9), khu dân cư Prince Residence (Nguyễn Văn Trỗi, quận Phú Nhuận), Tòa nhà VănPhòng Thành Ủy (58 Trương Định, quận 3).

Thời gian thực hiện phỏng vấn: từ tháng 07/2015 – 11/2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp nguyên cứu định tính với kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews) Quy trình nghiên cứu được chia làm 2 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Nghiên cứu khám phá

Mục tiêu của giai đoạn này là xác định những hạn chế mà đáp viên gặp phảikhi vận hành độc lập các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng (ISO9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và

hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) Tác giả sử dụng kỹ thuật thảoluận tay đôi với những đối tượng trực tiếp thực hiện các yêu cầu của hệthống quản lý tại các phòng ban trong công ty và tại công trình Giai đoạnnày kết thúc sau khi phỏng vấn 7 đáp viên và có sự trùng lặp các nhóm yếu

tố và không có thêm yếu tố mới trong nội dung trả lời của đáp viên

- Giai đoạn 2: Thảo luận chuyên sâu

Giai đoạn này sẽ tiến hành thảo luận chuyên sâu với các đáp viên về nhữnghạn chế đã được khám phá trong giai đoạn 1 bằng kỹ thuật thảo luận tay đôi.Đáp viên là những người quản lý hoặc nhân viên trực tiếp thực hiện côngviệc liên quan đến các hệ thống quản lý tại văn phòng và công trường.Phỏng vấn chủ yếu sử dụng các câu hỏi mở để xác định quan điểm củangười đáp viên về các hạn chế, mức độ ảnh hưởng của chúng đến công việchàng ngày của họ Cơ sở của nội dung câu hỏi dựa trên các yêu cầu của tiêuchuẩn (ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001), các quy trình hệ thốngđang hoạt động tại công ty, thực tế hoạt động hàng ngày tại văn phòng vàcông trường Bước này sẽ làm rõ những nhân tố đã khám phá được tronggiai đoạn 1 để xác định nguyên nhân của những khó khăn công ty đang gặp

phải Đây là cơ sở lựa chọn mô hình tích hợp và đưa ra các giải pháp tích hợp hệ thống quản lý phù hợp với hoạt động của công ty.

Tiêu chí chọn chuyên gia trong các cuộc phỏng vấn và thảo luận tay đôi là cácnhân viên hiện đang làm việc tại công ty CP Xây Dựng Số 1 và trực tiếp thực hiệncác công việc theo yêu cầu của các qui trình, quy định, hướng dẫn công việc liênquan đến hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sứckhỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)

5 Dự kiến đóng góp của đề tài

Về măt lý luận: nghiên cứu sẽ phân tích chuyên sâu hiện trạng áp dụng độc lập

hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghềnghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và giải pháptích hợp hệ thống quản lý tại một doanh nghiệp cụ thể

Về mặt thực tiễn: đây là nghiên cứu đầu tiên phân tích về vấn đề tích hợp hệthống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 giúp khắc phục các vấn đề còn tồn tạitrong hoạt động của công ty

6 Kết cấu bố cục của đề tài

Bài nghiên cứu gồm phần mở đầu, phần kết luận và 3 chương nội dung như sau:

Phần mở đầu: Giới thiệu về các vấn đề cần nghiên cứu của đề tài

Đây là phần tác giả đặt vấn đề, sự cần thiết của đề tài nghiên cứu này trongthực tiễn tại công ty CP Xây Dựng Số 1 Theo đó, những mục tiêu nghiêncứu, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và dự kiến những đónggóp của đề tài cũng được trình bày cụ thể trong phần này

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệ thống quản lý tích hợp

Chương này trình bày những kiến thức sơ lược về hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS

18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệ thống quản lý tíchhợp như khái niệm, các yêu cầu, những lợi ích mang lại cho doanh nghiệpkhi áp dụng theo các yêu cầu Bên cạnh đó, tác giả cũng trình bày những chia

sẻ của các cá nhân, đơn vị có kinh nghiệm trong xây dựng hệ thống quản lýtích hợp

Chương 2: Thực trạng hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1

Trong chương 2, tác giả giới thiệu sơ lược về công ty CP Xây Dựng Số 1,đồng thời đi sâu vào mô tả đặc điểm công tác vận hành các hệ thống quản lýchất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp(OHSAS 18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) Thông qua kếtquả phỏng vấn, tác giả phân tích những khó khăn công ty đang gặp phải khivận hành song song các hệ thống quản lý và chỉ ra nguyên nhân chúng đểlàm cơ sở thiết kế hệ thống quản lý tích hợp

Chương 4: Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp và giải pháp triển khai thực hiện

Trên cơ sở thực trạng các hệ thống quản lý và những vướng mắc công ty đang gặp phải đã được trình bày trong chương 3, tác giả sẽ lựa chọn mô hình tích hợp và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện cụ thể và phù hợp với đặc điểm của công ty CP Xây Dựng Số 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Dựa trên vấn đề đã đặt ra và mục tiêu, đối tượng nghiên cứu ở chương 1, tác giả

sẽ đưa ra cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, hệ thống quản lý môi trường và những kinh nghiệm của cácdoanh nghiệp đi trước trong việc thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý trongchương 1

-1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường

1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng dựa trên cơ sở các chuẩn mực của

bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Đây là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa(ISO) ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 sau đó được điều chỉnh lần 1 vào năm

1994 và điều chỉnh lần 2 vào năm 2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã được nhiềuquốc gia trên thế giới công nhận làm tiêu chuẩn quốc gia Tại Việt Nam, bộ tiêuchuẩn này đã được dịch sang tiếng Việt và được ban hành thành bộ tiêu chuẩn ViệtNam TCVN ISO 9000 Mục tiêu chính của việc ban hành bộ tiêu chuẩn này là nhằmtrợ giúp các tổ chức áp dụng và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng Bộtiêu chuẩn đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng và có thể được ápdụng rộng rãi cho mọi tổ chức trên toàn thế giới không phân biệt loại hình, quy mô

và sản phẩm/ dịch vụ cung cấp

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện hành gồm 03 tiêu chuẩn chính và 01 hướng dẫnđánh giá được ban hành và soát xét thường xuyên để đảm bảo phù hợp với thực tếphát triển của các tổ chức trên thế giới Do đó để giúp người dùng phân biệt cácphiên bản, tên của tiêu chuẩn ISO luôn đi kèm với năm của phiên bản ban hành (ví

dụ ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản năm 2008) Việt Nam cũng ápdụng cách đặt tên này cho các tiêu chuẩn quốc gia tương ứng như TCVN ISO9001:2008 nghĩa là Tiêu Chuẩn Việt Nam ISO 9001 được ban hành vào năm 2008

Do quá trình chuyển đổi ngôn ngữ và công nhận thành tiêu chuẩn quốc gia nên thờigian ban hành của phiên bản quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia sẽ có sự khác nhaunhưng nội dung thì không đổi Hình 1.1 thể hiện cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO

9000 tương ứng với cấu trúc của bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000

ISO 9000:2005TCVN ISO 9000:2007

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤTLƯỢNG - CƠ SỞ VÀ TỪ VỰNG

HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆTHỐNG QUẢN LÝ

Hình 1.1 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (TCVN ISO 9000)

(Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất)

- TCVN ISO 9000:2007 – Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng:trình bày cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng và giải thích các thuật ngữđược sử dụng liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng

- TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu: đưa racác yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng làm cơ sở để các tổ chứcthực hiện khi cần chứng tỏ năng lực của mình với khách hàng

- TCVN ISO 9004:2011 – Quản lý tổ chức để thành công bền vững – Phươngpháp tiếp cận quản lý chất lượng: hướng dẫn tổ chức đạt được sự thành côngbền vững trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi thông qua việc tiếp cận

Các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được chia thành 8 điều khoảntrong đó có 5 điều khoản chính tập trung vào vòng tròn trọng tâm của mô hình hệthống quản lý chất lượng dựa trên quá trình (hình 1.2) gồm:

- Hệ thống quản lý chất lượng (điều khoản 4): những yêu cầu chung về hệthống của một tổ chức như hoạch định các quá trình, các mối tương tác, cácchuẩn mực kiểm soát và thiết lập hệ thống tài liệu cho toàn bộ hệ thống

- Trách nhiệm của lãnh đạo (điều khoản 5): thể hiện những định hướng mụctiêu, cam kết thực hiện và nguồn lực cung cấp để thực hiện việc “tạo sảnphẩm”

- Quản lý nguồn lực (điều khoản 6): cam kết trong việc xác định và cung cấpnguồn lực cần thiết cho việc “tạo sản phẩm” như nguồn nhân lực, cơ sở hạtầng, môi trường làm việc

- Tạo sản phẩm (điều khoản 7): đưa ra các yêu cầu trong việc hoạch định tạosản phẩm, các quá trình liên quan đến khách hàng, thiết kế và phát triển,chuẩn bị nguyên vật liệu và quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ.

Hình 1.2 Mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình

(Nguồn: TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu)

- Đo lường, phân tích và cải tiến (điều khoản 8): yêu cầu về các quá trình theodõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để chứng tỏ sự phù hợp của sảnphẩm, của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệthống quản lý chất lượng Ngoài ra, điều khoản này còn xác định các yêu cầuđối với việc xem xét các điểm không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa cần thiết

1.1.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp

Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp được xây dựng dựa trên cơ sởcác chuẩn mực của bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 (Occupational Health and SafetyAssessment Series) do Viện tiêu chuẩn Anh Quốc – BSI (British Standard Institute)

ban hành lần đầu vào năm 1999, được sửa đổi và ban hành lần 2 năm 2007 Mụctiêu của bộ tiêu chuẩn này là nhằm đưa ra những hướng dẫn về việc quản lý an toànsức khỏe nghề nghiệp, duy trì và cải tiến điều kiện, môi trường làm việc một cáchhiệu quả, phòng ngừa tích cực các sự cố trong quá trình làm việc Bộ tiêu chuẩn cóthể áp dụng cho tất cả các tổ chức không phân biệt quy mô, loại hình sản xuất, sảnphẩm và dịch vụ cung cấp.

Bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 hiện hành được ban hành vào năm 2007 gồm haitiêu chuẩn là OHSAS 18001 và OHSAS 18002

- Tiêu chuẩn OHSAS 18001 phiên bản mới nhất được ban hành năm 2007(OHSAS 18001:2007) đưa ra các yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp

mà các tổ chức phải tuân thủ để kiểm soát các rủi ro về an toàn – sức khỏenghề nghiệp

- OHSAS 18002 phiên bản hiện hành năm 2008 (OHSAS 18002:2008) lànhững hướng dẫn cho việc triển khai thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩnOHSAS 18001:2007

Bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 dựa trên phương pháp luận: Lập kế hoạch – Thựchiện – Kiểm tra – Hành động/ khắc phục (Plan – Do – Check – Act) hay còn gọi làchu trình PDCA được mô tả hình 1.3

- Lập kế hoạch (Plan): Thiết lập các mục tiêu và các quá trình cần thiết để đạtđược kết quả phù hợp với chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của tổchức

- Thực hiện (Do): Triển khai thực hiện các quá trình

- Kiểm tra (Check): Giám sát và đo lường các quá trình dựa trên chính sách,mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác liên quan đến antoàn sức khỏe nghề nghiệp, và báo cáo kết quả

- Hành động (Act): Thực hiện các hành động để cải tiến liên tục hiệu quả của hoạt động quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Hình 1.3: Mô hình hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp

(Nguồn: Tiêu chuẩn OHSAS 18002:2008 Hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe – nghề

nghiệp – hướng dẫn áp dụng các yêu cầu của OHSAS 18001:2007)

Theo OHSAS 18002:2008 thì điểm đổi mới ở tiêu chuẩn OHSAS 18001 phiênbản 2007 so với phiên bản ban hành trước đó là có sự liên kết với ISO 14001 vàISO 9001 để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tích hợp các hệ thống, điều nàythể hiện qua cách chia tách các vấn đề trong các yêu cầu của tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 có 4 điều khoản, trong đó nội dung các yêu cầutập trung vào điều khoản 4, gồm các yêu cầu về:

- Các yêu cầu chung về hệ thống (điều khoản 4.1)

- Chính sách OHSAS (điều khoản 4.2)

- Hoạch định các hoạt động nhằm xác định, đánh giá và kiểm soát mối nguyliên quan đến an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo yêu cầu của pháp luật vàcác yêu cầu khác (điều khoản 4.3)

- Triển khai thực hiện các vấn đề đã hoạch định (điều khoản 4.4)

- Kiểm tra, đánh giá các quá trình (điều khoản 4.5)

1.1.3 Hệ thống quản lý môi trường

Hệ thống quản lý môi trường được xây dựng trên cơ sở các chuẩn mực của bộtiêu chuẩn ISO 14000 do Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) ban hành Bộtiêu chuẩn này được chính thức ban hành vào năm 1996 và soát xét lần 1 vào năm

2004 Mục đích của bộ tiêu chuẩn thiết lập một hệ thống quản lý môi trường vàcung cấp các công cụ hỗ trợ cho các doanh nghiệp, giúp các cơ sở này nhận thức vàquản lý được tác động của mình đối với môi trường, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu cáchoạt động gây ô nhiễm và liên tục có hành động cải thiện môi trường

Tại Việt Nam, bộ tiêu chuẩn ISO 14000 đã được Tổng cục tiêu chuẩn đo lườngchất lượng công nhận thành tiêu chuẩn quốc gia, ký hiệu là TCVN ISO 14000.Tương tự như TCVN ISO 9000, tên gọi của các tiêu chuẩn trong bộ TCVN ISO

14000 cũng đi kèm phiên bản ban hành (ví dụ như TCVN ISO 14001:2010)

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 14000 chia theo hai hệ thống là đánh giá về tổ chức vàđánh giá về sản phẩm bao gồm sáu lĩnh vực như hình 1.4 Hiện nay, các tổ chứcđang áp dụng hệ thống đánh giá về tổ chức của bộ tiêu chuẩn này trong việc xâydựng hệ thống quản lý môi trường

BỘ TIÊU CHUẨN ISO 14000 VỀ QUẢN LÝ

· Đánh giá kết quả hoạt động môi

trường (EPE – Environmental

Performance Evaluation)

SẢN PHẨM

· Các khía cạnh về môi trường trong các tiêu chuẩn về sản phẩm (EAPS - Environmental Aspects in Product Standards)

· Ghi nhãn môi trường (EL – Environmental Labelling)

· Đánh giá chu kỳ sống của sản phẩm (LCA – Life Cycle Assessment)

Hình 1.4 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 14000

(Nguồn: Tạ Thị Kiều An và cộng sự (2004, trang 127))

Hình 1.5: Mô hình hệ thống quản lý môi trường

(Nguồn: TCVN ISO 14001:2010 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng

dẫn sử dụng)

Tiêu chuẩn quản lý môi trường cũng dựa trên phương pháp luận của chu trìnhPDCA như mô tả trong hình 1.5 Trên thực tế, nhiều tổ chức hiện đang quản lý hoạtđộng của mình dựa trên sự lồng ghép giữa chu trình PDCA và nguyên tắc “tiếp cậntheo quá trình” đã đề cập đến ở những yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 (hình 1.2) Các quá trình được xác định, lập kế hoạch, triển khai vậnhành và quản lý theo các bước cải tiến liên tục của vòng tròn Lập kế hoạch – Thựchiện – Kiểm tra – Hành động.

TCVN ISO 14001:2010

Nội dung tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:2010 có 04 điều khoản gồm:

- Điều khoản 1: Phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn

- Điều khoản 2: Tài liệu viện dẫn liên quan đến tiêu chuẩn

- Điều khoản 3: Giải thích các thuật ngữ và định nghĩa được nêu ra trong tiêu chuẩn

- Điều khoản 4: Nêu lên các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường, trong

đó cụ thể các yêu cầu về việc thiết lập, theo dõi và quản lý:

o Công tác kiểm tra – giám sát gồm: kiểm tra, giám sát và đo lường, đánhgiá sự tuân thủ, các hành động khắc phục – phòng ngừa và đánh giá nội

bộ (4.5)

o Xem xét lãnh đạo (4.6)

1.2 Những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các hệ thống quản

lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001

- Các tiêu chuẩn có cách tiếp cận theo quá trình trên cơ sở của chu trình quản

lý PDCA (Plan – Do – Check – Act) Nguyên tắc chung của ba tiêu chuẩn làhướng đến sự cải tiến liên tục (tham khảo hình 1.2, 1.4 và 1.5)

- Ba tiêu chuẩn tập trung vào các khía cạnh về mặt chiến lược, chiến thuật vàhoạt động của doanh nghiệp Các kế hoạch hành động cụ thể được đưa ra đểđạt được mục tiêu, chính sách của công ty, hoạch định và kiểm soát các quátrình, đánh giá nội bộ và xem xét định kỳ hệ thống quản lý

- Theo Olaru và các cộng sự (2014) thì vấn đề quan trọng được đề cập đếntrong ba tiêu chuẩn đó là nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan Đối với

hệ thống quản lý chất lượng, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và môi trường thìcác bên liên quan gồm có: khách hàng, người dùng cuối, các chủ sở hữu, cổđông của tổ chức, người lao động, nhân viên, nhà thầu phụ, nhà cung cấp,các đối tác và đồng minh, địa phương, cộng đồng, xã hội

- Hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghềnghiệp và hệ thống quản lý môi trường đều có các yếu tố hệ thống quản lýchung như sau:

- Ngoài ra, các điểm tương đồng về điều khoản trong tiêu chuẩn cũng được liệt

kê trong phụ lục 1

1.2.2 Những điểm khác biệt

Điểm khác biệt của ba hệ thống trên là khách hàng và sản phẩm cung cấp (Olaru

và cộng sự, 2014) Đối với hệ thống quản lý chất lượng khách hàng là người muasản phẩm/ dịch vụ do tổ chức cung cấp, còn đối với hệ thống quản lý an toàn - sứckhỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường thì khách hàng có nghĩa là cácbên quan tâm đến các vấn đề có liên quan đến môi trường, hay các vấn đề về antoàn sức khỏe nghề nghiệp (đối tác, luật pháp, cơ quan địa phương, …) Nếu trong

hệ thống quản lý, chất lượng sản phẩm là mục đích và kết quả của quá trình sản xuấtthì hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệpthì sản phẩm chính là các hoạt động (có liên quan đến môi trường hay sức khỏe và

an toàn trong công việc)

Tóm lại, tuy mỗi hệ thống quản lý được xây dựng dựa trên những yêu cầu củatừng tiêu chuẩn riêng biệt, có mối quan tâm về các vấn đề khác nhau trong tổ chứcnhưng vẫn có cùng cách tiếp cận quá trình và nguyên tắc quản lý theo chu trìnhPDCA Khi áp dụng vào một tổ chức cụ thể, chúng sẽ cùng quản lý một quá trìnhhay một môi trường họat động Đây có thể xem là nền tảng cho việc tích hợp các hệthống quản lý trong một tổ chức

gồm tất cả các yếu tố của hoạt động kinh doanh được gắn kết với nhau trong một hệthống để đạt được những mục tiêu và sứ mạng của tổ chức (Poulida, 2010).

IMS là một hệ thống duy nhất được các tổ chức sử dụng để quản lý các quá trình

và các hoạt động chuyển các nguồn lực đầu vào thành các sản phẩm hay dịch vụ đápứng các mục tiêu của tổ chức và thỏa mãn các bên liên quan về chất lượng, an toàn,sức khỏe, môi trường, an ninh, đạo đức hay bất kỳ yếu tố được xác định khác(Patience, 2008)

Ngoài ra, thuật ngữ hệ thống quản lý tích hợp còn được giải thích là “hệ thốngquản lý có thể tích hợp nhiều khía cạnh của các hệ thống và các quá trình trong tổchức thành một bộ khung hoàn chỉnh, để giúp tổ chức đạt được các yêu cầu củanhiều hơn một tiêu chuẩn quản lý” (PAS 99:2012)

Như vậy, có thể thấy hệ thống quản lý tích hợp đang được hiểu theo nhiều góc

độ khác nhau Tụ chung lại thì hệ thống quản lý tích hợp trước tiên vẫn là một hệthống quản lý, nó thể hiện đầy đủ các yêu cầu của các tiêu chuẩn quản lý được baohàm trong đó nhằm tạo thành nền tảng giúp tổ chức đạt được những mục tiêu và sứmạng của mình

1.3.2 Những lợi ích mang lại và những khó khăn khi xây dựng hệ thống

quản lý tích hợp

Việc tích hợp hệ thống là một quá trình lâu dài và cần xem xét kỹ lưỡng để tối

đa hóa các lợi ích đạt được và giảm những khó khăn trong quá trình thực hiện Tácgiả đã tổng hợp một số nghiên cứu trước đây về những lợi ích mang lại và khó khăn

mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp

Theo Olaru và các cộng sự (2014), hệ thống quản lý tích hợp đem lại nhiều lợiích cho các doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Các lợiích đạt được được nêu ra trên 2 khía cạnh nội bộ và bên ngoài như bảng 1.1

Bảng 1.1: Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp

- Nâng cao hiệu quả các hoạt động nội bộ - Liên kết các mục tiêu, quá trình, nguồn

- Đồng nhất trong phương pháp quản lý lực trong các khu vực khác nhau

- Tránh sự trùng lặp trong các thủ tục của - Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và

- Gia tăng lợi nhuận - Nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin bên

- Cải thiện hoạt động quản lý thông qua ngoài

việc tinh giản hệ thống - Xác định và giải quyết các mâu thuẫn,

- Gia tăng hiệu quả hoạt động bằng cách tập trung vào mục tiêu kinh doanh.hài hòa cơ cấu tổ chức với các kênh - Hệ thống hóa các hệ thống không chính

- Tinh giản thủ tục giấy tờ và thông tin - Tạo điều kiện hài hòa và tối ưu hóa các

- Tiết kiệm thời gian - Đơn giản hóa các yêu cầu

- Tăng tính minh bạch - Tinh gọn việc đánh giá

- Tạo động lực cho nhân viên

- Các quy trình có cấu trúc chặt chẽ, trách

nhiệm rõ ràng và hài hòa với hệ thống

(Nguồn: Olaru và các cộng sự (2014, trang 694))

1.3.2.2Những khó khăn gặp phải

Bên cạnh những lợi ích đạt được, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với không ítnhững khó khăn Trong nghiên cứu của Theofanis Stamou (2003), Rajkovic và cáccộng sự (2008) đã đề cập chi tiết những khó khăn từ bên trong và bên ngoài tổ chức.Tuy nhiên, tác giả chọn cách thức phân loại theo 6 nhóm khó khăn được các chuyên

gia đánh giá của tổ chức chứng nhận Bureau Veritas Việt Nam (BV) đưa ra dựa trên

các đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam như sau:

 Không có sự cam kết của lãnh đạo cấp cao:

Tích hợp hệ thống đồng nghĩa với việc thay đổi rất nhiều trong cách thức thựchiện quá trình và sử dụng nhiều nguồn lực nên đòi hỏi ban lãnh đạo phải cam kếttrong cả lời nói và hành động Những khó khăn phát sinh trong tiến trình và cáchthức triển khai hay những lợi ích mong muốn chưa đạt được trong thời gian ngắn cóthể làm nản lòng những người tham gia, lúc này sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao

mang tính chất quyết định đến thành công hay thất bại của dự án

 Khó khăn trong vấn đề cân bằng lợi ích

Hầu hết trong các tổ chức áp dụng song song nhiều hệ thống quản lý đều có bộphận chuyên trách cho từng mảng hoạt động (ví dụ như bộ phận quản lý chất lượng,

bộ phận kiểm soát môi trường, bộ phận an toàn) Vì vậy khi vận hành hệ thống quản

lý tích hợp thì việc lựa chọn người phụ trách cũng là một vấn đề cần quan tâm Nếuchọn một trong các thành viên phụ trách các mảng hoạt động trước đây thì sẽ có sự

ưu ái cho các hoạt động thế mạnh của người chịu trách nhiệm và các mảng còn lại

có thể bị lơ là hoặc người phụ trách không thấu hiểu rõ Trong tình huống này, tổchức cần có một người quản lý có đầy đủ năng lực (trừ đội ngũ sẵn có hoặc bênngoài tổ chức) để hệ thống tích hợp được cân bằng

 Không có yêu cầu tích hợp từ các bên có liên quan

Hệ thống quản lý tích hợp nói riêng hay hệ thống quản lý nói chung đều đượcxây dựng trên cơ sở tự nguyện của tổ chức Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ quyết tâmhơn khi nghĩ đến những lợi ích sẽ đạt được cũng như chịu nhiều sức ép từ kháchhàng và các bên có liên quan Sự lơ là của các thành viên tham gia hoặc mất cam kếtcủa ban lãnh đạo có thể bắt nguồn từ việc họ không cảm nhận được kết quả thựchiện chính là sự bức bách sống còn của tổ chức

 Không có chuẩn mực cho các mô hình tích hợp/ phương pháp tích hợp

Hiện nay, tổ chức ISO không có một mô hình cụ thể nào cho hoạt động tích hợp

hệ thống cũng như các tổ chức chứng nhận cũng chỉ cấp chứng chỉ cho từng hệthống riêng rẽ Điều này gây khó khăn trong việc triển khai thực hiện và chuẩn mực

để đánh giá mức độ thành công của một dự án tích hợp

 Hiểu biết không đầy đủ và chưa quan tâm tới yếu tố năng lực

Ban lãnh đạo thường nhìn nhận vấn đề tích hợp chỉ đơn giản là việc tích hợp hệthống tài liệu và ít chú trọng đến trình độ năng lực hiện có của nhân viên Do đócông tác đào tạo không được quan tâm đầy đủ và hệ thống tích hợp rất dễ bị đình trệsau khi không nhận được sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn bên ngoài

 Văn hóa doanh nghiệp ngăn cản sự thay đổi

Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi, các nhân viên thường ở trạng thái bị động.Việc không tin tưởng hoặc có cái nhìn bi quan về mục đích của thay đổi chính lànguồn gốc của sự kháng cự Đây là điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần lưu

ý khi muốn có sự tham gia, ủng hộ của tất cả mọi người vào tiến trình thực hiện

1.3.3 Các mô hình tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam

Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù về hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thốngquản lý, do đó khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý tích hợp họ cũng chọn lựacho mình giải pháp phù hợp Các chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhậnBureau Veritas Việt Nam (BV) đã đưa ra 3 cách thức phổ biến mà các doanh nghiệpViệt Nam hiện nay đang áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý tích hợp cho tổ chứccủa mình gồm:

nguyên tắc cũng như cấu trúc và quá trình của tổ chức

Mọi tổ chức đều có thể thực hiện được giải pháp này dù đã có hay không có các

hệ thống quản lý cho từng mảng hoạt động riêng rẽ Lợi ích chính của hướng tiếpcận này là hệ thống mới sẽ có sự liên kết, mạch lạc và nhất quán trong toàn bộ cáccấp của tổ chức Tuy nhiên, hệ thống quản lý tích hợp hoàn toàn mới này cũng là

vấn đề cần cân nhắc đối với các doanh nghiệp đã và đang có các hệ thống quản lýhoạt động ổn định và không muốn gây nên sự xáo trộn lớn trong hệ thống Việc xâydựng một hệ thống tích hợp hoàn toàn mới này sẽ gây lãng phí kết quả thực hiện hệthống và các nguồn lực hiện có.

Tiến trình xây dựng hệ thống quản lý tích hợp theo cách tiếp cận này tương tựnhư các bước xây dựng một hệ thống gồm các bước sau:

- Bước 1: Thể hiện cam kết

- Bước 2: Lên kế hoạch và tổ chức

- Bước 3: Xác định và phân tích các quá trình hoạt động

- Bước 4: Triển khai theo kế hoạch

- Bước 5: Thiết kế các yếu tố theo yêu cầu

- Bước 6: Văn bản hóa các yếu tố theo yêu cầu

Trong nghiên cứu tích hợp hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệthống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) cho công ty

Ajinomoto Việt Nam tác giả Nguyễn Thị Nhung và các cộng sự đã đề xuất mô hìnhthực hiện gồm 7 bước để tích hợp các hệ thống riêng rẽ sẵn có như hình 1.6

Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định

Đại diện lãnh đạo

Xác định các yêu cầu của hệ thống

(Nguồn: Nguyễn Thị Nhung và các cộng sự, 2010)

Nền tảng của hệ thống quản lý tích hợp có thể được xây dựng và bổ sung thêmcác thành phần cần thiết từ các nguyên tắc khác để bao trùm được những yêu cầucủa các hệ thống quản lý cần tích hợp Do đó tổ chức có thể tận dụng các hệ thốngquản lý hiện có và giảm được các nguồn lực khi muốn triển khai thêm hệ thốngmới Cách tiếp cận này tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp đang vận hành hệ thống

ổn định và đang có nhu cầu thiết lập thêm một số tiêu chuẩn liên quan khác Tổchức cần xác định rõ các yêu cầu của hệ thống cần tích hợp và các yêu cầu của hệ

thống quản lý hiện có để xác định những yêu cầu tổ chức đã và đang thực hiện và những công việc cần thực hiện thêm trong thời gian tới.

Các bước thực hiện gồm:

- Bước 1: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp

- Bước 2: Xác định những yêu cầu sẵn có

- Bước 3: Thiết lập hệ thống văn bản

- Bước 4: Thực hiện hệ thống tích hợp

- Bước 5: Thẩm tra hệ thống tích hợp

- Bước 6: Cải tiến hệ thống

Như vậy, giải pháp tích hợp hệ thống quản lý được đưa ra để xây dựng một hệthống quản lý duy nhất, gắn kết các mảng hoạt động và các yêu cầu của các hệthống quản lý khác nhau trong tổ chức Để tiến hành áp dụng hệ thống quản lý tíchhợp, các tổ chức sẽ gặp phải nhiều khó khăn, tuy nhiên hệ thống này sẽ mang đếncho tổ chức nhiều lợi ích nếu xây dựng thành công Tùy theo đặc điểm phát triểncủa tổ chức, các doanh nghiệp có thể chọn lựa cách tiếp cận và mô hình xây dựng

hệ thống quản lý tích hợp này theo nhiều cách phù hợp

1.4 Bài học kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống quản lý

Hiện nay chưa có thống kê chính thức số lượng các doanh nghiệp áp dụngnhiều hơn một hệ thống quản lý cũng như số doanh nghiệp đã tiến hành tích hợp hệthống quản lý tại Việt Nam Theo số liệu thống kê của tổ chức chứng nhận NQAViệt Nam thì có đến 84% khách hàng của tổ chức này đang áp dụng nhiều hơn một

hệ thống quản lý chất lượng và 91.4% số lượng khách hàng này đã tiến hành tíchhợp các hệ thống quản lý của họ ở nhiều mức độ từ đơn giản (tích hợp một vài tàiliệu tương tự như chính sách, mục tiêu, mô tả công việc) đến tích hợp hoàn toànthành một hệ thống duy nhất Các hệ thống quản lý thường được tích hợp trong cácdoanh nghiệp như:

- ISO 9001 và ISO 14001

- ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001

- ISO 14001 và OHSAS 18001

- ISO 9001 và HACCP

Tuy nhiên, theo ông Lê Phước Kiệm, Viện trưởng Viện Doanh Nghiệp ViệtNam thì hiện nay do các tổ chức chứng nhận vẫn tiến hành công nhận tính phù hợpcho từng hệ thống riêng rẽ nên ít người biết đến các hoạt động tích hợp được tiếnhành ở các doanh nghiệp Đồng thời doanh nghiệp cũng nên cân nhắc nhiều yếu tốtrước khi quyết định tích hợp như:

- Tính cấp thiết: doanh nghiệp có đang chịu sức ép từ khách hàng hay các bênliên quan, ban lãnh đạo có quyết tâm thực hiện, sự thay đổi có gây tác độngtiêu cực gì đến nhân viên hay không

- Công tác đào tạo: doanh nghiệp cần những nhân viên hiểu rõ những yêu cầucủa hệ thống tích hợp để không những vận dụng đúng các yêu cầu của tiêuchuẩn mà còn có thể đưa ra các cải tiến để phù hợp hơn với những thay đổicủa doanh nghiệp

- Chi phí: quá trình tích hợp hệ thống quản lý là một quá trình lâu dài với sựtham gia của tất cả mọi người trong công ty và chuyên gia tư vấn bên ngoàinên vấn đề chi phí cũng phải được cân nhắc

Trên thực tế cũng đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công việc tích hợp hệthống quản lý chất lượng Theo bà Đỗ Thị Tươi, chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý

đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong xây dựng các hệ thống quản lý tại doanhnghiệp, thì các giai đoạn sau đây quyết định thành công của dự án tích hợp:

- Giai đoạn chuẩn bị: doanh nghiệp cần có đầy đủ các nguồn lực cần thiết vàmột kế hoạch triển khai cụ thể với quyết tâm thực hiện của Ban Giám Đốc

Do vậy, các tổ chức nên cân nhắc để quyết định thời điểm triển khai thựchiện thích hợp cũng như tránh việc chạy theo thành tích để việc tích hợp các

hệ thống thực sự đạt được hiệu quả

- Giai đoạn đào tạo: tất cả các nhân viên phải hiểu rõ về dự án và sẵn sàng ủng

hộ thực hiện Công tác đào tạo cần được chú trọng thực hiện ở tất cả các cấp

để toàn bộ nhân viên đều thấu hiểu, thông suốt và có thể tự thực hiện các cảitiến sau khi đã tích hợp hệ thống Các doanh nghiệp cần tránh việc chỉ đàotạo cho một cá nhân hay một bộ phận chuyên trách mà bỏ qua các nhân viên

ở các phòng ban khác Một hệ thống quản lý hiệu quả đòi hỏi phải sự tham gia của tất cả mọi người trong toàn tổ chức

- Giai đoạn duy trì cải tiến liên tục: đây là giai đoạn các doanh nghiệp thườnghay bỏ qua và dễ dẫn đến thất bại của dự án sau khi đã được chứng nhận hayđạt được chứng chỉ Nguyên nhân có thể từ việc thiếu cam kết, thiếu hỗ trợ từBan lãnh đạo/ ban tư vấn sau khi đã đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu hoặcvấn đề đào tạo nhân viên qua loa, không thấu hiểu hết các yêu cầu của tiêuchuẩn nên không thể tự vận hành hệ thống sau khi không còn sự hướng dẫncủa chuyên gia tư vấn bên ngoài

Tóm tắt chương 1

Trong chương 1, tác giả đã trình bày các lý thuyết có liên quan đến hệ thốngquản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thốngquản lý môi trường Từ những điểm tương đồng và khác biệt trong các yêu cầu củacác tiêu chuẩn và lý thuyết về hệ thống quản lý tích hợp đã cho thấy tính khả thi củaviệc tích hợp các hệ thống quản lý trên

Tuy rằng hệ thống quản lý tích hợp vẫn chưa được cụ thể thành một chuẩn mựcchung như tiêu chuẩn ISO 9001, OHSAS 18001 hay ISO 14001 nhưng trên thực tế

đã có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý nhưmột giải pháp giúp tinh gọn bộ máy hoạt động Từ những kinh nghiệm của cácchuyên gia đã chia sẻ, công ty CP Xây Dựng Số 1 sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn trongviệc đánh giá lại năng lực hiện tại, lựa chọn mô hình tích hợp phù hợp và lên kếhoạch xây dựng cụ thể để có thể tối ưu hóa các lợi ích mà hệ thống quản lý tích hợpmang lại cũng như giải quyết được những khó khăn công ty đang gặp phải trongthực tế vận hành song song các hệ thống quản lý như hiện nay

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (COFICO)

Khi đưa vào áp dụng trong một tổ chức, các hệ thống quản lý luôn có nhữngđiều chỉnh để phù hợp với thực tế hoạt động Chương 2 sẽ giới thiệu những nét sơlược về công ty COFICO và mô tả đặc điểm các hệ thống quản lý chất lượng, hệthống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường Các

hệ thống quản lý này đã được xây dựng ở những thời điểm khác nhau và hiện đangđược vận hành song song riêng biệt Theo đó, những khó khăn công ty hiện đanggặp phải liên quan đến các hệ thống quản lý cũng được cụ thể trong chương này

2.1 Sơ lược về công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1

2.1.1 Thông tin chung

- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1

- Tên giao dịch: Construction Joint Stock Company No.1

- Tên viết tắt: COFICO

- Logo:

- Slogan: Building a better future

- Trụ sở văn phòng:

Địa chỉ: 108 Cao Thắng, phường 4, quận 3, TPHCM

Điện thoại: (84.8) 3839 7539 Fax: (84.8) 3839 5440

- Lĩnh vực hoạt động: tổng thầu xây dựng, lắp đặt trang thiết bị, trang trí nộingoại thất các công trình dân dụng và công nghiệp, xây dựng cơ sở hạ tầng

và quản lý dự án

- Cơ cấu tổ chức: công ty thành lập 5 khối quản lý chính và các bộ phận được

mô tả như hình 2.1 gồm:

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ CHỦ TỊCH QUẢN LÝ PHÓ CHỦ TỊCH QUẢN LÝ PHÓ CHỦ TỊCH PHÁT TRIỂN

GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ THI

CÔNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM GIÁM ĐỐC QA/ QC GIÁM ĐỐC ĐẤU THẦU GIÁM ĐỐC KHỐI THƯƠNG GIÁM ĐỐC AN TOÀN

TRƯỞNG BAN TRƯỞNG BAN CƠ TRƯỞNG BAN QS TRƯỞNG BAN AN HÀNH CHÍNH

CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TRƯỜNG

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1

Nguồn: Tài liệu nội bộ Phòng Nhân Sự - cập nhật ngày 26/03/2015

 Khối Tài Chính Chiến lược gồm Phòng Hành Chính & Nhân sự, PhòngTài chính, Phòng Kế toán, Phòng Mua hàng, Phòng Kiểm soát rủi ro vàTrung tâm IT;

 Khối Quản Lý Thi Công gồm Phòng Kế hoạch, Phòng Cơ điện (MEP) và hoạt động quản lý thi công tại các dự án;

 Khối Dịch vụ kỹ thuật (ESC) gồm Phòng Formwork, Trung tâm BIM và Phòng Biện pháp thi công;

 Khối Thương Mại gồm Phòng Hợp Đồng, Phòng kiểm soát chi phí;

 Khối An toàn gồm Phòng An toàn, Phòng Công tác tạm và Kho.

 Tầm nhìn:

COFICO hướng đến mục tiêu trở thành một trong những công ty xây dựng hàng đầu trong nước và trong khu vực

Đạt được sự tín nhiệm của khách hàng và các đối tác trong kinh doanh chính lànhân tố quan trọng góp phần mang lại sự thành công của COFICO.

Chúng tôi xây dựng một công ty xây dựng chuyên nghiệp và một môi trườnglàm việc tốt đẹp, tạo ra nhiều cơ hội thành công trong nghề nghiệp cho đội ngũ nhânviên, để mỗi nhân viên đều tự hào khi làm việc tại COFICO

 Sứ mạng:

Sứ mạng của COFICO là cung cấp dịch vụ xây dựng tốt nhất nhằm đáp ứng sự

kỳ vọng của khách hàng và giúp khách hàng đạt được mục tiêu trong chiến lượckinh doanh lâu dài

Chúng tôi đánh giá sự thành công dựa trên cơ sở thành công của khách hàng vàcác đối tác liên quan Sự thành công đó tất yếu phải dựa trên các yếu tố về chấtlượng cao, tính an toàn tại công trường, giá thành hợp lý và các giải pháp với tiến

độ thích hợp

 Giá trị cốt lõi

COFICO trân trọng các giá trị dựa trên nền tảng của 4 khía cạnh sau:

Hình 2.2: Giá trị cốt lõi của công ty COFICO

(Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty COFICO)

- Sự tôn trọng (Respect): tôn trọng chính quyền và cộng đồng, tôn trọng khách hàng và cổ đông, tôn trọng đối tác và người lao động.

- Sự tin cậy (Trust): Tính trung thực mang lại sự tin cậy trong mọi mối quan

hệ, giao dịch, với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác Đây là một trong nhữngtiêu chí hàng đầu của COFICO

- An toàn lao động (Safety): Cung cấp một nơi làm việc đảm bảo an toàn chotất cả các bên liên quan, khu vực lân cận và có trách nhiệm với cộng đồng,thân thiện với môi trường Mọi rủi ro tiềm ẩn đều có thể ngăn chặn được tạimỗi dự án

- Làm việc nhóm (Team work): Thấu hiểu giá trị của tinh thần làm việc nhómluôn mang lại thành công Động viên, khuyến khích, cùng nhau hướng đếnmục tiêu chung

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của COFICO qua các năm

(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo hội đồng quản trị của COFICO năm 2010, 2011,

2012, 2013 và 2014)

Hiện tại, COFICO có khoảng 40 dự án đang triển khai thực hiện trên khắp cảnước, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực công nghiệp, nhà ở, thương mại và cáclĩnh vực khác (trường học, bệnh viện…) Một số công trình trọng điểm đang đượcCOFICO thực hiện trong năm 2015 như sau:

 Vista Verde:

Dự án căn hộ Vista Verde với quy mô 227.419 m2 được bắt đầu khởi công vào07/2014 gồm bốn tháp 35 tầng, 1.152 căn hộ hiện đại với cảnh quan đẹp nhìn rasông Sài Gòn, cầu Phú Mỹ và khu vực trung tâm thành phố Đây là dự án độc đáo

về thiết kết, hướng đến vẻ đẹp và sự hòa hợp với thiên nhiên Trong tiếng Tây BanNha Vista Verde có nghĩa là “xanh”, dự án được thiết kế như biểu tượng của một ốcđảo xanh tươi bên cạnh những bờ hồ xinh đẹp Ngoài việc kết nối với các trụcđường của khu đô thị mới Thủ Thiêm và trung tâm quận 1, Vista Verde còn có vị trí

phong thủy độc đáo mang đến không gian sống thoải mái, thanh bình

 Khu dân cư Prince Residence

Dự án khu dân cư Prince Residence tọa lạc tại đường Nguyễn Văn Trỗi, quậnPhú Nhuận là khu phức hợp căn hộ cao cấp – thương mại dịch vụ được xây dựnggồm 2 tháp với 261 căn hộ có tổng diện tích xây dựng là 2.000m2 dự kiến hoànthành vào cuối năm 2015 Ngoài vị trí thuận tiện kết nối với khu vực trung tâm, dự

án còn nổi bật với thiết kế độc đáo, khu vực hồ bơi tại tháp P1 chính là điểm nhấncủa toàn công trình, làm tăng thêm diện tích và giá trị cho dự án Khu vực hành langgiữa hai căn hộ được bố trí vườn treo làm tăng mảng xanh của môi trường sống và

gây ấn tượng về đẳng cấp của công trình

 Tòa nhà Văn Phòng Thành Ủy

Tòa nhà làm việc văn phòng thành ủy tọa lạc tại số 58 Trương Định, quận 3,thành phố Hồ Chí Minh khởi công từ tháng 07/2013 và dự kiến hoàn thành vàotháng 3/2016 Kết cấu gồm 02 tầng hầm, 14 tầng, tầng kỹ thuật và sân đậu máy baytrực thăng hứa hẹn sẽ là một công trình nổi bật về chất lượng, tiến độ, an toàn laođộng và vệ sinh môi trường

 Chung cư C8