Tài liệu áp dụng đối với việc triển khai và quản lý các dự án đầu tư XDCB do Công ty Cổ Phần Vinafco làm chủ đầu tư, từ công tác chuẩn bị đầu tư, triển khai thi công dự án cho tới khi đưa dự án vào vận hành.
CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 1/29 MỤC LỤC STT Trang Mục đích 02 Phạm vi 02 Tài liệu liên quan 02 Các định nghĩa Nội dung 5.1 Phê duyệt dự án đầu tư 05 09 5.2 Giải phóng mặt bằng 10 16 5.3 Thực hiện thi cơng dự án XDCB, lắp đặt thiết bị và hệ thống phụ trợ 5.4 Nghiệm thu Bàn giao 5.5 Lưu đồ quy trình PHỤ LỤC 1 QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chức năng của Ban dự án VFC 02 04 05 14 17 17 Nhiệm vụ của Ban dự án VFC 17 18 Sơ đồ quản lý XDCB của Ban dự án VFC PHỤ LỤC 2 QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHU VỰC Chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA khu vực 19 21 22 Sơ đồ hoạt động của Ban QLDA khu vực 22 Mối quan hệ với Ban dự án VFC PHỤ LỤC 3 BIỂU MẪU HƯỚNG DẪN Hướng dẫn HD.01/VFC ĐTDA QT.01 23 24 Hướng dẫn HD.02/VFC ĐTDA QT.01 25 Hồ sơ quy trình triển khai Lưu đồ quy trình đầu tư PHỤ LỤC 4 CHI TIẾT GIAI ĐOẠN GPMB 24 26 27 CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 2/29 MỤC ĐÍCH: Quy trình này thống nhất trình tự triển khai và quản lý các dự án đầu tư XDCB do Cơng ty Cổ Phần Vinafco làm chủ đầu tư Mục đích của qui trình nhằm cung cấp cho các Phịng\Ban trực tiếp tham gia cơng tác đầu tư XDCB xác định nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn của mỗi một dự án, cơng trình tuỳ theo quy mơ của dự án, đồng thời là một cơng cụ để Ban TGĐ: Quản lý kế hoạch và thực hiện triển khai hoạt động XDCB xây dựng trong năm. Quản lý chi tiết từng dự án cơng trình, thiết kế dự tốn, hồ sơ thầu, các hợp đồng kinh tế từ khi dự án được hình thành, phân bổ kế hoạch vốn và cả q trình quản lý dự án theo quy trình đầu tư xây dựng từng bước (từ lúc xin chủ trương đầu tư, phê duyệt Báo cáo đầu tư/Báo cáo nghiên cứu khả thi, báo cáo kinh tế kỹ thuật, đến quyết tốn dự án) Theo dõi tiến độ thi cơng, thơng báo nguồn vốn, các quyết định đầu tư. Quản lý nhật ký thi cơng, q trình thực hiện, giám sát dự án cơng trình. Cung cấp kịp thời thơng tin dự án cơng trình, thực hiện các biểu mẫu báo cáo của Tổng cơng ty và các cơ quan quản lý chức năng. 2. PHẠM VI: Áp dụng đối với việc triển khai và quản lý các dự án đầu tư XDCB do Cơng ty Cổ Phần Vinafco làm chủ đầu tư, từ cơng tác chuẩn bị đầu tư, triển khai thi cơng dự án cho tới khi đưa dự án vào vận hành 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: Luật Đầu tư của Quốc hội Nước cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Luật Đấu thầu Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 12/2009/NĐCP ngày 10/02/2009 của Chính phủ, Thơng tư số 03/2009/TTBXD ngày 26/3/2009 quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định 12/2009/NĐCP Nghị định số 99/2007/NĐCP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình; Nghị định số 209/2004/NĐCP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng; Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt nam và các văn bản hướng dẫn của Bộ tài chính Điều lệ tổ chức và hoạt động của Cơng ty Cổ Phần Vinafco được đại hội đồng cổ đơng (“ĐHCĐ”) thường niên thơng qua ngày 30/03/2009 Quy chế quản trị Cơng ty cổ phần Vinafco CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 3/29 Quy chế tài chính Cơng ty cổ phần Vinafco Sổ tay chất lượng của Cơng ty Cổ Phần Vinafco ĐỊNH NGHĨA TỪ VIẾT TẮT: 4.1 Định nghĩa "Ban Dự Án" hay “Ban Dự án Công ty cổ phần Vinafco” được thành lập bởi Tổng Giám Đốc để quản lý công tác đầu tư xây dựng do Công ty Vinafco đầu tư. Ban Dự án Công ty cổ phần Vinafco trực thuộc Công ty cổ phần Vinafco, được giao nhiệm vụ thực hiện giai đoạn đầu tư xây dựng các dự án của Công ty cổ phần Vinafco thuộc khu vực Việt Nam "Ban Quản lý Dự Án" được thành lập bởi Tổng Giám Đốc trên cơ sở đề nghị của Ban Dự Án để thực hiện công tác đầu tư xây dựng cho một dự án cụ thể. Ban Quản lý Dự án thuộc Ban Dự án Cơng ty cổ phần Vinafco, thực hiện các nhiệm vụ trong giai đoạn đầu tư xây dựng dự án theo quy định "Dự án đầu tư xây dựng cơ bản" là dự án đầu tư và xây dựng hình thành hệ thống kho, bãi trên địa bàn cụ thể phục vụ hoạt động trung và dài hạn (trên 03 năm) của Cơng ty cổ phần Vinafco "Người có thẩm quyền quyết định đầu tư" là người đại diện theo pháp luật của tổ chức, quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp tuỳ theo nguồn vốn đầu tư quy định tại các Điều 11của Quy chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 12/2009/NĐ CP ngày 10/02/2009 và Thông tư số 03/2009/TTBXD ngày 26/3/2009 "Chủ đầu tư" là tổ chức, cá nhân sở hữu vốn hoặc người thay mặt chủ sở hữu hoặc người vay vốn và trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư. "Tổng mức đầu tư" là khái tốn chi phí của tồn bộ dự án được xác định trong giai đoạn lập dự án, gồm chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư; chi phí khác bao gồm cả vốn lưu động đối với các dự án sản xuất kinh doanh, lãi vay trong thời gian xây dựng và chi phí dự phịng và là giới hạn chi phí tối đa của dự án được xác định trong quyết định đầu tư và chỉ được điều chỉnh theo quy định tại Điều 14 của Quy chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 12/2009/NĐCP ngày 10/02/2009 "Cơng trình xây dựng" là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào cơng trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế. Cơng trình xây dựng bao gồm cơng trình xây dựng cơng cộng, nhà ở, cơng trình cơng nghiệp, giao thơng, thuỷ lợi, năng lượng và các cơng trình khác "Tổng dự tốn" là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng (chi phí chuẩn bị đầu tư, chi phí thực hiện đầu tư kể cả mua sắm thiết bị, các chi phí khác của dự án) được tính tốn cụ thể giai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng, khơng vượt tổng mức đầu tư đã duyệt "Vốn đầu tư được quyết tốn" là tồn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong q trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí theo đúng hợp CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB 4.2 Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 4/29 đồng đã ký kết và thiết kế dự toán được phê duyệt, bảo đảm đúng quy chuẩn, định mức, đơn giá, chế độ tài chính kế tốn và những quy định hiện hành của Nhà nước có liên quan. Vốn đầu tư được quyết tốn trong giới hạn tổng mức đầu tư đã duyệt hoặc, đã được điều chỉnh (nếu có) "Tiêu chuẩn xây dựng" là các tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định để thực hiện các cơng việc khảo sát, thiết kế, xây lắp, nghiệm thu, đảm bảo chất lượng cơng trình áp dụng cho từng loại chun ngành xây dựng do Nhà nước hoặc các Bộ có chức năng xây dựng chun ngành ban hành "Quy chuẩn xây dựng" là văn bản quy định các u cầu kỹ thuật tối thiểu bắt buộc phải tn thủ đối với mọi hoạt động xây dựng và các giải pháp, các tiêu chuẩn xây dựng được sử dụng để đạt được các n cầu đó do Bộ Xây dựng thống nhất ban hành Từ viết tắt: "Tổng cơng ty" Cơng ty Cổ Phần Vinafco "VFC" Tên viết tắt của Cơng ty Cổ Phần Vinafco "HĐQT" Hội đồng quản trị của VFC "TGĐ" Tổng giám đốc của VFC "Ban DA" Ban Dự án của VFC "Ban TCKT" Ban Tài chính Kế tốn của VFC "BQLDA" Ban Quản Lý Dự án khu vực của VFC, chi tiết theo từng Dự án "GPMB" Giải phóng mặt bằng NỘI DUNG: Giai đoạn chuẩn bị thủ tục đầu tư, lập và phê duyệt dự án đầu tư Giai đoạn giải phóng mặt bằng Giai đoạn thực hiện thi cơng dự án Nghiệm thu – Bàn giao Trình tự các bước thực hiện như sau: PHÊ DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƯ Bước 1. Xác định u cầu đầu tư: Chịu trách nhiệm HĐQT: thực hiện: Chủ tịch HĐQT ĐHCĐ đưa ra các u cầu cơ bản cho cơng tác đầu tư của Cơng ty Phê duyệt u cầu đầu tư CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Bộ phận hỗ trợ: Thành viên Ban TGĐ Giám đốc TC Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 5/29 Căn cứ ủy quyền, phân cơng, các thành viên Ban GĐ có trách nhiệm báo cáo, góp ý các chỉ tiêu cơ bản theo mảng cơng việc được giao Lập tờ trình, đề xuất theo ủy quyền của Chủ Tịch HĐQT Đề xuất các yêu cầu về chỉ tiêu tài chính (cơ cấu nguồn ốn, hiệu quả đầu tư…) Bước 2. Lập báo cáo nghiên cứu khả thi Chịu trách nhiệm PTGĐ Kinh thực hiện: doanh: Ban Phát Triển Thị Trường thực hiện cơng tác đầu tư tiếp xúc thăm dị thị trường và phân tích cơ hội đầu tư theo các nội dung chính sau: Nghiên cứu mục đích, nhu cầu đầu tư Nghiên cứu các điều kiện thuận lợi, khó khăn, hình thức đầu tư Chọn khu vực, địa điểm xây dựng và dự kiến nhu cầu diện tích sử dụng đất trên cơ sở giảm tới mức tối đa việc sử dụng đất và những ảnh hưởng về mơi trường, xã hội Nghiên cứu thời điểm đầu tư, phân kỳ đầu tư, tổng mức đầu tư Xem xét khả năng cân đối vốn đầu tư Bộ phận hỗ trợ: Đưa ra các u cầu về chỉ tiêu hiệu quả kinh tế Đưa ra các hướng dẫn về đầu tư XDCB: định mức đầu tư, phương án thiết kế… Ban TCKT Ban DA Tổng giám đốc Cơng ty giao nhiệm vụ cho các Phịng\Ban chức năng thẩm định dự án, chi tiết như sau: Ban TCKT chịu trách nhiệm thẩm đinh các số liệu và chỉ tiêu kinh tế: tỷ lệ thu hồi vốn, thời gian đầu tư… Bộ phận quản lý tiêu chuẩn chất lượng tham gia xem xét các chỉ tiêu kỹ thuật vận hành, quy mơ, phương án kỹ thuật, tổ chức thực hiện khai thác Ban Dự án tham gia đưa các ý kiến về định mức, chi phí đầu tư XDCB, cũng như các thủ tục XDCB có liên quan nếu cần thiết(Ví dụ; Các bản vẽ quy hoạch tổng thể và cấp phép của dự án) Tùy theo u cầu quản lý của cơ quan nhà nước (nếu có) Tổng giám đốc quyết định sử dụng cơng ty thẩm định độc lập trên cơ sở đề xuất của các Phịng\Ban chức năng. Các Phịng\Ban chức năng cũng như các chun gia (nếu được u cầu) được giao nhiệm vụ hoặc cơng ty tư vấn được th thẩm định có trách nhiệm thẩm định các nội dung theo hướng dẫn HD01/VFCĐTDAQT.01 hoặc theo nội dung của hợp đồng th thẩm định CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 6/29 Ban Phát triển Kinh doanh là đầu mối để tổ chức thẩm định nội bộ, lấy và tập hợp các ý kiến của các bên tham gia thẩm định, thơng qua kết luận của thẩm định nội bộ, trên cơ sở đó chỉnh sửa lại nội dung dự án cho phù hợp trước khi trình cấp lãnh đạo Tổng cơng ty phê duyệt Bước 3. Phê duyệt chủ trương đầu tư Chịu trách nhiệm Chủ tịch HĐQT thực hiện: Tổng giám đốc Phê duyệt chủ trương đầu tư Bộ phận hỗ trợ: Căn cứ ủy quyền, phân cơng, các thành viên Ban GĐ thực hiện nội dung tờ trình theo mảng cơng việc được giao Đề xuất các u cầu về chỉ tiêu tài chính (cơ cấu nguồn vốn, hiệu quả đầu tư…) Thành viên Ban TGĐ Giám đốc TC Lập tờ trình HĐQT Tùy theo phân cấp phê duyệt các dự án đầu tư tại Qui chế hoạt động và Qui chế tài chính của Cơng ty cổ phần Vinafco, Ban kinh doanh thực hiện theo ủy quyền của Tổng giám đốc Cơng ty soạn thảo tờ trình để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng quản trị phê duyệt chủ trương đầu tư Hội đồng quản trị Cơng ty xem xét nếu phù hợp ra quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư Bước 4. Lập báo cáo đầu tư Chịu trách nhiệm GĐ Tài Chính thực hiện: Lập báo cáo đầu tư trên cơ sở báo cáo khả thi đã được duyệt trình Ban TGĐ/HĐQT Bộ phận hỗ trợ: Chuẩn bị kế hoạch tài chính cho cơng tác GPMB Cung cấp các số liệu về: các thủ tục GPMB chỉ số đầu tư cơng trình XDCB Cung cấp thơng tin chi tiết thị trường/khách hàng/phương án kinh doanh có thể thực hiện báo cáo khảo sát (nếu cần thiết) Cung cấp cơ sở dữ liệu nhà thầu và giá cho các hạng mục máy móc, thiết bị Chịu trách nhiệm cung cấp các số liệu về kỹ thuật của những hạng mục trang thiết bị cho Ban TCKT trong công tác lập tổng mức đầu tư và phương án SXKD Ban TCKT Ban DA Ban PTKD Bộ phận mua sắm Bước 5. Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư và phương án kinh doanh, khai thác của dự án CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 7/29 Chịu trách nhiệm C.Tịch HĐQT thực hiện: Phê duyệt bằng văn bản/ hoặc yêu cầu điều hỉnh/ hoặc không phê duyệt Bộ phận hỗ trợ: Chịu trách nhiệm ổ sung, chỉnh sửa, giải đáp các vấn đề HĐQT/Ban TGĐ Ban TCKT Trong trường hợp có các Nhà đầu tư khác cùng tham gia góp vốn đầu tư vào dự án thì các bên sẽ tiến hành thành lập mơ hình hợp tác phù hợp như cơng ty cổ phần, hợp đồng hợp tác kinh doanh… để triển khai dự án đầu tư. Ban TCKT chịu trách nhiệm thương thảo và lập các giấy tờ cần thiết với các nhà đầu tư, đảm bảo quyền lợi của Cơng ty, tn thủ điều lệ, các qui định của Cơng ty và pháp luật Bước 6. Hồn thiện các thủ tục pháp lý của Dự án đầu tư: Chịu trách nhiệm P. TGĐ XDCB thực hiện: GĐ Ban DA Quyết định thành lập các Ban QLDA Phê duyệt và ký hợp đồng với các nhà thầu Xin giấy phép đầu tư Lập kế hoạch và thực hiện giải phóng mặt bằng (HĐ th đất) Lựa chọn đơn vị thiết kế cơ sở + thiết kế kỹ thuậtDự tốn Xin giấy phép XDCB Bộ phận hỗ trợ: Ban TCKT Ban DA Tham gia ý kiến về hồ sơ thuê đất và hỗ trợ các thủ tục cấp GCNQSD Đất, Giấy phép XD Là đầu mối chính để thực hiện các cơng tác hồn thiện thủ tục pháp lý Giám đốc Ban DA được giao thực hiện chủ trì các cơng việc chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ thiết kế cơ sở nhằm tạo cơ sở pháp lý cho dự án đầu tư với đối tác/ và hoặc các cơ quan quản lý của nhà nước có liên quan (hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng th đất, giấp chứng nhận đầu tư… ) theo hướng dẫn của Luật Đầu tư và các văn bản pháp luật hiện hành khác Phó TGĐ phụ trách XDCB ra Quyết định thành lập các Ban Quản lý dự án tại khu vực thực hiện dự án để tiến hành các phần việc được phân cơng dưới sự điều tiết, quản lý chung của Ban Dự án. (Xem qui định nhiệm vụ hoạt động của ban Dự án/ ban Quản lý Dự án Khu vực) Bước 7. Lựa chọn tổ chức tư vấn các thủ tục chuẩn bị đầu tư, lập hồ sơ đầu tư XDCB: Chịu trách nhiệm P.TGĐ XDCB thực hiện: Phê duyệt thiết kế cơ sở Phê duyệt việc tuyển chon đơn vị tư vấn Ký kết hợp đồng tư vấn CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB GĐ Ban DA Bộ phận hỗ trợ: Ban DA Ban TCKT Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 8/29 Quyết định thành lập các Ban Quản lý dự án tại khu vực thực hiện dự án để tiến hành các phần việc được phân công dưới sự điều tiết, quản lý chung của Ban Dự án 1/ Lụa chon đơn vị tư vấn lập TKKT và Tổng DT 2/ Phối hợp đơn vị tư vấn lập hồ sơ thiết kế cho các hạng mục XDCB (san lấp nền, rào, nhà kho, đường ghiao thông ) 3/ Phối hợp (thuê) các đơn vị chuyên trách lập hồ sơ thiết kế, phương án thi công cho các hạng mục cần giấy phép (PCCC, điện, nước…) 4/ Phối hợp bộ phận IT hỗ trợ Ban DA về Thiết kế mạng lan, viễn thông 5/ Phối hợp với OPS, BD lập các dự tốn về lắp đặt thiết bị (xe nâng, khung, cửa…), thiết kế hệ thống racking Là đầu mối chính để thực hiện các cơng tác thiết kế và xây dựng tổng dự tốn chi tiết các hạng mục XDCB Tham gia ý kiến thẩm định về các chỉ tiêu tài chính: đơn giá, nguồn vốn Đối với các dự án xây dựng cơ bản, Ban Dự án được giao thực hiện chủ trì các cơng việc lựa chọn tổ chức tư vấn thủ tục chuẩn bị đầu tư (tư vấn quy hoạch chi tiết xây dựng 1/2000, 1/500, đánh giá tác động mơi trường, khảo sát địa chất địa hình, bản vẽ hồ sơ thiết kế kỹ thuật chi tiết, tổng dự tốn ) thực hiện theo hướng dẫn của Luật Đầu tư, Luật Đấu thầu và các văn bản pháp luật hiện hành khác Ban Dự án trực tiếp thực hiện các thủ tục lựa chọn tư vấn lập hồ sơ thiết kế thi cơng và thẩm tra theo quy định hiện hành Căn cứ kết quả lựa chọn tổ chức tư vấn, Ban Dự án kết hợp với các Phịng/Ban chun mơn đàm phán trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách XDCB ký kết các hợp đồng: Quy hoạch chi tiết xây dựng 1/500, đánh giá tác động mơi trường (nếu có), khảo sát địa chất, địa hình, thiết kế kỹ thuật phục vụ thi cơng Ban Dự án phối hợp với Ban Tài chính kế tốn thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng Ban Dự án có trách nhiệm kiểm tra và đơn đốc kết quả lập hồ sơ đầu tư các hạng mục XDCB, thường xun cập nhật các u cầu của Ban Kinh doanh, bộ phạn kiểm sốt chất lượng, Ban TCKT nhằm các hồ sơ kỹ thuật đáp ứng các u cầu của các bộ phận này Sau khi hồn thành lập dự án đầu tư, đơn vị lập dự án đầu tư chuẩn bị hồ sơ trình thẩm định dự án và hồ sơ đề nghị thẩm định dự án (theo hướng dẫn HD.01/VFCĐTDAQT.01) để trình thẩm định dự án Tùy theo u cầu và quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với dự án XDCB cần phải có đơn vị độc lập có đủ năng lực chun mơn thực hiện thẩm tra về kỹ thuật dự án XDCB, Phó Tổng giám đốc phụ trách XDCB u cầu ký kết với các đơn vị tư vấn th thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi cơng… (nếu cần) CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 9/29 Các Ban chức năng (Ban Dự Án, Ban Tài chính Kế tốn ) xem xét và có ý kiến về những đề xuất điều chỉnh (nếu có) của đơn vị thẩm định. Cơng tác thẩm tra dự án được thực hiện theo hướng dẫn thẩm tra dự án (HD.02/VFCĐT DAQT.01) Dự án trình duyệt khơng được chấp nhận sẽ chuyển lại về Ban Dự án cùng với các Phịng ban chức năng nghiên cứu và lập lại Ban Dự án tổng hợp hồ sơ XDCB từ các đơn vị tư vấn và ý kiến của các Ban chức năng Cơng ty chuyển Bộ phận thư ký trình Tổng giám đốc xem xét, ký duyệt hoặc trình Hội đồng quản trị phê duyệt (theo phân cấp quản lý) Hồ sơ gồm: + Dự án XDCB do đơn vị tư vấn lập + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật dự tốn chi tiết + Kết quả thẩm dự án + Kết quả thẩm tra thiết kế kỹ thuật + Các hồ sơ pháp lý có liên quan khác Bước 8. Lựa chọn nhà thầu: Chịu trách nhiệm P. TGĐ XDCB thực hiện: GĐ Ban DA Phê duyệt phương án tổ chức chọn nhà thầu Ký kết các hợp đồng với nhà thầu cho cơng trình XDCB Đề xuất phương án tổ chức thầu chọn nhà thầu dưới hình thức đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh, hay chỉ định thầu + Bước 1 – lập hồ sơ mời thầu kế hoạch đấu thầu và phê duyệt + Bước 2 – Lựa chọn nhà thầu tham gia và phê duyệt + Bước 3 – Tổ chức đấu thầu – lựa chọn đánh giá chọn nhà thầu + Bước 4 – Phê duyệt chọn nhà thầu Bộ phận hỗ trợ: Tham gia với Ban ĐTXDCB với tư cách thành viên trong Ban đấu thầu/chọn thầu, chịu trách nhiệm về thẩm định đơn giá, các điều kiện thanh tốn, quyết tốn, kiểm tốn, bảo hiểm Là đầu mối chính để thực hiện tồn bộ cơng tác đấu thầu cho các cơng trình XDCB Ban TCKT Ban DA Lập kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnh tranh đánh giá lựa chọn nhà thầu tiềm năng Được thực hiện theo Mục 3, chương II của Luật Đấu thầu và các qui định tại quy chế tài chính của Cơng ty Vinafco CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 10/29 Ban Dự án chủ trì lập kế hoạch đấu thầu (rộng rãi, hạn chế, chỉ định ), chào giá cạnh tranh và phối hợp với các phịng ban chức năng Cơng ty để thực hiện. Nội dung chính của kế hoạch đầu thầu, chào giá cạnh tranh bao gồm những cơng việc hình thành các gói hạng mục cơng việc được thực hiện theo một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu quy định từ điều 18 đến điều 24 của Luật Đấu thầu và điều 97 của Luật Xây dựng, kể cả các cơng việc như rà phá bom mìn, xây dựng khu tái định cư, bảo hiểm cơng trình, đào tạo… ). Cơ sở của việc chia dự án thành các gói hạng mục cơng trình (bao gồm tất cả các hình thức: chào thầu rộng rãi, hạn chế, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu…) trên cơ sở tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của dự án và có quy mơ gói\hạng mục hợp lý. Nêu rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói\hạng mục. Nội dung của từng gói\hạng mục bao gồm(xem sổ tay kỹ thuật của Ban dự án): a Tên gói\hạng mục (thầu): b Giá gói hạng mục (thầu): c Nguồn vốn: d Hình thức lựa chọn nhà thầu; phương thức đấu thầu, chào giá cạnh tranh: e Thời gian lựa chọn nhà thầu: f Hình thức hợp đồng: g Thời gian thực hiện hợp đồng h … Ban tài chính Kế tốn căn cứ vào giá trị dự án được duyệt và các quy định tại Luật Đấu thầu cũng như các hướng dẫn tại qui chế tài chính cơng ty, tham gia ý kiến về kế hoạch đấu thầu và danh sách nhà thầu tiềm năng (nếu có) do Ban Dự án lập Đối với các gói thầu có giá trị trên 1 tỷ thì thực hiện đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế hoặc chọn thầu theo phương pháp chào giá cạnh tranh… theo quy định tại điều 18, 19 chương II luật đấu thầu. Tuy nhiên với một số trường hợp có thể chỉ định thầu: Nhà thầu có năng lực tài chính (có lãi trong 03 năm tài chính gần nhất, khơng nợ thuế, số vốn điều lệ >150% giá trị hạng mục dự án bỏ thầu), kinh nghiệm thi cơng (có 05 năm trở lên), có giá chào thầu cạnh tranh và được giới thiệu của đa số các thành viên HĐQT, nhà đầu tư chiến lược của cơng ty cổ phần Vinafco Có cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm thi cơng phù hợp tại khu vực, địa bàn thi cơng cơng trình Đối với các gói thầu có giá trị dưới 1 tỷ thì có thể thực hiện chỉ định thầu theo quy định tại điều 20 chương II luật đấu thầu Phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnh tranh Phó tổng giám đốc phụ trách XDCB xem xét phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnh tranh, giao Ban Dự án và Ban Tài chính Cơng ty triển khai thực hiện Tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu, chọn thầu theo giá cạnh tranh (nếu cho phép) CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 15/29 PHỤ LỤC I QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN DỰ ÁN VFC 1. Chức năng của Ban Dự án VFC Trực tiếp thực hiện các dự án đầu tư XDCB của Công ty cổ phần Vinafco tại các khu vực ở Việt Nam Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến đất đai, quản lý về chất lượng, tiến độ xây dựng cơng trình. Quản lý chi phí cơng trình theo tổng mức đầu tư đã được người hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt tn thủ các qui định về quản lý đầu tư cũng như các qui định có liên quan của Cơng ty cổ phần VINAFCO phù hợp với các quy định hiện hành của Pháp luật và theo các nhiệm vụ được Công ty phân cấp hoặc uỷ quyền 2. Nhiệm vụ của Ban Dự án VFC: Thực hiện các thủ tục về đất, quyền sử dụng đất và giấy phép xây dựng theo quy định hiện hành cho Dự án; tổ chức triển khai cơng tác đền bù, giải phóng mặt bằng theo phương án được cấp có thẩm quyền và Cơng ty phê duyệt; tổ chức quản lý, sử dụng đất đai được Nhà nước giao hoặc cho Cơng ty th trong q trình triển khai Dự án Triển khai các cơng việc chuẩn bị cho cơng tác đấu thầu tư vấn, xây lắp, mua sắm thiết bị cho Dự án theo kế hoạch đấu thầu đã được các cấp có thẩm quyền hoặc Cơng ty phê duyệt theo thẩm quyền; báo cáo trực tiếp cho Phó TGĐ phụ trách xây dựng phê duyệt hồ sơ mời thầu cho các cơng việc của Dự án và các nội dung khác theo thẩm quyền; dự thảo và trình Cơng ty ký hoặc được Cơng ty uỷ quyền ký các Hợp đồng tư vấn, thiết kế, xây lắp, cung cấp vật tư thiết bị và các loại Hợp đồng khác theo quy định hiện hành của pháp luật; Làm việc với các cơ quan chức năng Nhà nước để giải quyết các vấn đề về định mức, đơn giá, dự tốn và các vấn đề liên quan của Dự án theo chỉ đạo của Cơng ty phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật; Tổ chức theo dõi, giám sát (khi có đủ điều kiện năng lực) hoặc th tổ chức tư vấn chun ngành (khi được Cơng ty cho phép) theo dõi giám sát q trình xây lắp, cung cấp và lắp đặt thiết bị; kiểm tra, nghiệm thu và thanh quyết tốn với các Nhà thầu theo Hợp đồng đã ký; chuẩn bị hồ sơ quyết tốn cơng trình và hồ sơ thanh lý Hợp đồng với các nhà thầu trình Cơng ty phê duyệt theo thẩm quyền Chuẩn bị Hồ sơ để Cơng ty trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự tốn (Bao gồm cả trình duyệt các phương án trong từng trường hợp cụ thể) Lập và xin phê duyệt tiến độ triển khai cơng việc; kế hoạch tài chính hàng năm. Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch theo phương án được Cơng ty phê duyệt; Xây dựng các quy trình quản lý xây dựng, nội quy kỷ luật tại cơng trường, xây dựng quy chế làm việc của Ban; lập phương án đào tạo, tuyển dụng và sử dụng đội ngũ kỹ sư, cán kỹ thuật, chun viên có đủ năng lực để bố trí trong giai đoạn đầu tư, xây dựng của từng dự án để trình lãnh đạo Cơng ty phê duyệt và tổ chức thực hiện phương án đã được phê duyệt; Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ Trang: 16/29 HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Hồn chỉnh hồ sơ quyết tốn cơng trình theo hướng dẫn của Ban TCKT, bàn giao và phối hợp với đơn vị được Cơng ty giao quản lý sản xuất tổ chức vận hành các tài sản theo đúng phương án, thiết kế đã được phê duyệt; Tổ chức quản lý, lưu trữ chặt chẽ hồ sơ của Dự án theo quy định của Pháp luật và quy định của cơng tác tài chính; 10 Trực tiếp chỉ đạo các Ban QLDA thực hiện cơng tác thi cơng xây dựng trong giai đoạn xây dựng dự án; 11 Báo cáo Cơng ty định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các dự án, những khó khăn, vướng mắc và nêu các đề xuất cụ thể để giải quyết kịp thời. Trực tiếp cho Phó TGĐ phụ trách xây dựng; Hàng tháng, Ban Dự án VFC lập báo cáo về tình hình thực hiện, tiến độ, chất lượng, kế hoạch vốn đầu tư và các vướng mắc kiến nghị gửi Cơng ty giải quyết; Thực hiện đúng theo các u cầu về chế độ báo cáo quy định tại Quy trình quản lý Đầu tư của Cơng ty 3. Sơ đồ quản lý XDCB của Ban Dự án VFC: TỔNG GIÁM ĐỐC VFC PHĨ TGĐ PHỤ TRÁCH XÂY DỰNG BỘ PHẬN BD, OP BAN TC KT GIÁM ĐỐC BAN DỰ ÁN VFC TRỢ LÝ BDA BAN QLDA TẠI CÁC KHU VỰC Ở VIỆT NAM DỰ ÁN THANH TRÌ DỰ ÁN GIA LÂM BÌNH DƯƠNG CẢNG B. ĐẰNG DỰ ÁN ĐÀ NẴNG CÁC DỰ ÁN KHÁC CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 17/29 3.1. Bộ máy tổ chức của Ban dự án VFC bao gồm: 01 Giám đốc; 01 Trợ lý Giám đốc; Kỹ sư kỹ thuật, thiết kế; Giám sát 3.2. Mô tả công việc của các chức danh thuộc Ban Dự án VFC * Giám đốc Ban Dự án VFC: Giám đốc Ban dự án do Tổng giám đốc Công ty cổ phần VINAFCO bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật sau khi được Hội đồng quản trị Công ty thống nhất bằng văn bản; Giám đốc Ban Dự án VFC là đại diện cao nhất của Ban Dự án VFC trong mọi hoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Cơng ty cổ phần VINAFCO trong việc quản lý điều hành q trình xây dựng các dự án của Cơng ty cổ phần VINAFCO; Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý về đất đai và trực tiếp tham gia cơng tác giải phóng mặt bằng dự án đối với các dự án đặc thù (nếu có). Giám đốc Ban Dự án VFC được chủ động thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi công việc Ban Dự án VFC được Công ty giao hoặc uỷ quyền Công việc cụ thể: + Thực hiện công tác báo cáo, quản lý Ban Dự án VFC theo quy định hiện hành về nhân sự và nghiệp vụ, chuyên môn của các cán bộ trong Ban; + Trực tiếp triển khai và phối hợp triển khai các dự án do Vinafco đầu tư trên lãnh thổ Việt Nam theo quy trình đã được áp dụng đối với các dự án tại Vinafco. + Trực tiếp thẩm tra và phối hợp với Ban Tài chính kế tốn về hồ sơ thiết kế kỹ thuật dự tốn đối với các hạng mục của các dự án trong thời gian xây dựng; + Trực tiếp và phối hợp với Ban Tài chính Kế tốn trong q trình lựa chọn Nhà thầu tham gia thi cơng các hạng mục của dự án; cùng đàm phán, ký kết hợp đồng và thống nhất về tiến độ thi cơng phù hợp với tình hình triển khai thi cơng xây lắp; + Trực tiếp phối hợp với các phịng ban chức năng của Cơng ty thực hiện các cơng việc liên quan * Trợ lý Giám đốc Ban dự án: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban dự án những nội dung cơng việc được phân cơng hoặc trước Ban Tổng giám đốc (nếu có); Thay mặt Giám đốc Ban dự án điều hành Ban dự án khi Giám đốc vắng mặt hoặc đi cơng tác; Thực hiện một số cơng việc liên quan đến thủ tục pháp lý của các dự án và hỗ trợ Giám đốc Ban dự án trong q trình triển khai các dự án; Cùng với Giám đốc Ban dự án làm việc với Nhà thầu về cơng tác thi cơng của các gói thầu của các dự án; Một số cơng việc khác theo u cầu của Giám đốc Ban dự án hoặc Tổng giám đốc CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 18/29 Công việc cụ thể: + Cùng với Giám đốc Ban Dự án giải quyết những thủ tục pháp lý liên quan trong các giai đoạn của các dự án; + Thực hiện các công tác liên quan đến chỉ đạo thi công tại công trường do Giám đốc Ban Dự án giao căn cứ vào thiết kế đã được phê duyệt; + Trực tiếp xử lý những vướng mắc, phát sinh và các cơng việc liên quan đến thủ tục pháp lý và biện pháp tổ chức thi cơng của Nhà thầu theo đúng quy trình quản lý xây dựng của Ban dự án; + Tổng hợp và có những ý kiến chính thức trong q trình thi cơng của Nhà thầu tham gia thi cơng tại cơng trường * Các cán bộ chun trách của Ban Dự án VFC: a) Cán bộ kỹ thuật: Chịu trách trước Giám đốc ban về cơng tác kỹ thuật của các dự án Cơng ty Vinafco triển khai thực hiện, quản lý cơng tác kỹ thuật thơng qua hồ sơ thiết kế dự tốn và theo quy trình quy phạm và tiêu chuẩn đã được ban hành; Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến đấu thầu, lựa chọn Nhà thầu và hồ sơ mời thầu đối với từng dự án theo đúng quy trình đầu tư xây dựng của VFC và các quy định khác của Pháp luật; Lập kế hoạch, tiến độ thực hiện các dự án theo u cầu của Giám đốc ban dự án; Quản lý và theo dõi về tiến độ thi cơng, khối lượng thực hiện, giá trị thanh tốn của từng dự án (được phân cơng) theo đúng hợp đồng đã ký với các đơn vị tham gia thi cơng các dự án. Báo cáo theo định kỳ (tuần/tháng) về các cơng việc đã thực hiện liên quan đến xây dựng, giải ngân và kế hoạch phương án thực hiện tiếp theo Một số cơng việc khác theo u cầu của Giám đốc Ban dự án hoặc Tổng giám đốc b) Cán bộ giám sát: Chịu trách nhiệm cơng tác giám sát về chất lượng các hạng mục của từng dự án theo sự phân cơng của Giám đốc ban dự án (theo khả năng và nhiệm vụ được giao); Thực hiện cơng tác giám sát theo đúng trình tự, quy trình quy phạm và TCVN quy định về quản lý chất lượng cơng trình trong q trình giám sát các hạng mục của từng dự án đúng theo quy định, hướng dẫn về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng; Tư vấn và hướng dẫn cho Nhà thầu thi cơng về các thủ tục nghiệm thu, có những ý kiến thực tế liên quan đến phương án thực hiện đảm bảo chất lượng cơng trình. Có ý kiến và báo cáo kịp thời cho Giám đốc Ban dự án trong q trình giám sát các cơng việc thực hiện; Một số cơng việc khác theo u cầu của Giám đốc Ban dự án hoặc Tổng giám đốc CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 19/29 PHỤ LỤC 2 QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA KHU VỰC Nhân sự: Ban Quản lý dự án khu vực được thành lập trên cơ sở (một phần hoặc tồn bộ nhân sự Ban Dự án VFC) và (một đại diện tại đơn vị có dự án). Ban Quản lý dự án khu vực có nhiệm vụ như sau Nhiệm vụ của Ban QLDA: 2.1 Thực hiện các thủ tục pháp lý: Thay mặt Cơng ty và Ban Dự án VFC làm việc với các cơ quan của Thành phố Đà Nẵng và Ban quản lý khu cơng nghiệp Hịa Cầm về các thủ tục về hợp đồng thuê đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận đầu tư, giấy phép xây dựng và một số thủ tục liên quan khác Thực hiện công tác báo cáo và thông báo những nội dung, thông tin về đầu tư dự án theo quy định của cơ quan quản lý Nhà Nước tại Thành phố Đà Nẵng 2.2 Thực hiện công việc của Ban Dự án VFC: Trực tiếp thực hiện cơng tác quản lý, giám sát các nhà thầu hoặc tổng thầu (nếu có) tham gia thi cơng các hạng mục tại cơng trường bao gồm về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng, an tồn lao động, vệ sinh mơi trường và biện pháp tổ chức thi cơng. Các cơng việc thực hiện theo bản quy trình hướng dẫn và mẫu biểu của Ban Dự án VFC đang áp dụng hiện hành Trực tiếp hoặc phối hợp với Tổng thầu (nếu có) thực hiện cơng tác tìm và lựa chọn Nhà thầu tại Đà Nẵng có đủ năng lực, kinh nghiệm tham gia đấu thầu và thi cơng các hạng mục của dự án Trực tiếp tiếp nhận thơng tin, hướng dẫn của Ban Dự án VFC và thực hiện cơng tác báo cáo thường xun cho Ban Dự án theo mẫu hướng dẫn trong suốt q trình thi cơng dự án Nội dung bao gồm: Các cơng việc thực hiện trong tuần, tháng; kế hoạch thực hiện tuần, tháng tiếp theo; và đề xuất những cơng việc phát sinh tại cơng trường Các cơng việc xử lý phát sinh của Ban QLDA Đà Nẵng thực hiện như sau: + Trực tiếp cùng Nhà thầu thi cơng hoặc Tổng thầu (nếu có) giải quyết tại cơng trường theo đúng quy trình hướng dẫn của Ban Dự án VFC + Đồng thời báo cáo Ban Dự án VFC xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn phương án và thủ tục thực hiện các cơng việc phát sinh đó Trực tiếp phối hợp với các nhà thầu hoặc tổng thầu (nếu có) thực hiện cơng tác bàn giao mặt bằng, nghiệm thu, quyết tốn, hồn cơng và các thủ tục về quản lý chất lượng xây dựng cơng trình theo quy chế quản lý, quy trình và những quy định hiện hành của Ban Dự án VFC và Cơng ty 2.3 Quan hệ phối hợp: Tham gia cùng với Ban Dự án VFC lập kế hoạch đấu thầu, lựa chọn nhà thầu tham gia thi cơng các hạng mục của dự án Cùng phối hợp với Ban Tài chính – Kế tốn thực hiện cơng tác giải ngân bao gồm: Kế hoạch giải ngân của tuần, tháng; trực tiếp thơng báo và làm việc với Nhà thầu hoặc Tổng CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 20/29 thầu (nếu có) về tập hợp chứng từ và hướng dẫn Nhà thầu hồn thiện bộ chứng từ thanh, quyết tốn theo quy định I MỐI QUAN HỆ CỦA BAN DỰ ÁN VFC 1. Quan hệ với Ban Tài chính – kế tốn: Theo quy định về tài chính của quy chế này 2. Quan hệ với Bộ phận OP – BD: a Cùng phối hợp với bộ phận BD thống nhất và định hướng những nội dung theo yêu cầu của thị trường và khách hàng trong giai đoạn đầu tư và giai đoạn xây dựng dự án; thiết kế tổng thể kho và những vấn đề liên quan đến sử dụng của khách hàng; b OP và Ban dự án sẽ cùng phối hợp và thống nhất những nội dung, thông tin liên quan đến công nghệ, kỹ thuật xây dựng nhà kho và các hạng mục khác trước khi xây dựng bao gồm: Thiết kế kỹ thuật thi công, giải pháp kỹ thuật và công năng hoạt động; theo phương án kho theo đúng chuẩn mực thiết kế và nhu cầu của khách hàng c Trong q trình xây dựng dự án, Ban dự án và BD – OP thường xun có những thơng tin trao đổi về kinh nghiệm và những tiện ích của dịch vụ khai thác; d Trên cơ sở những nội dung thơng tin liên quan do BD cung cấp về khai thác khách hàng trong hiện tại và tương lai đối với khu vực đầu tư dự án. Ban Dự án VFC, BD và OP phải thống nhất những vấn đề cơ bản về quy mơ; tính chất; loại hình; tiêu chuẩn kho và thời gian cần đưa vào khai thác. e Thường xun cập nhập về tiến độ với khách hàng thơng qua bộ phận BD để có tiến độ xây dựng cho phù hợp với điều kiện khai thác dịch vụ CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 21/29 PHỤ LỤC 3 HD.01/VFCĐTDAQT.01 HƯỚNG DẪN KIỂM TRA NỘI DUNG HỒ SƠ THẨM ĐỊNH DỰ ÁN A Hồ sơ trình thẩm định dự án bao gồm: Hồ sơ đề nghị thẩm định dự án được xem là hợp lệ khi đủ các nội dung sau: Tờ trình thẩm định dự án Dự án đầu tư xây dựng cơng trình gồm phần thuyết minh và thiết kế cơ sở Văn bản cho phép đầu tư đối với dự án quan trọng quốc gia; Văn bản chấp thuận về quy hoạch ngành đối với dự án nhóm A khơng có trong quy hoạch ngành; văn bản chấp thuận về quy hoạch xây dựng đối với dự án khơng có trong quy hoạch xây dựng Các văn bản pháp lý khác liên quan đến dự án (nếu có) B Hồ sơ đề nghị thẩm định dự án: Một hồ sơ đề nghị thẩm định dự án được xem là hợp lệ cần phải bảo đảm đủ các điều kiện dưới đây: a) Tờ trình của Chủ đầu tư và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; b) Báo cáo đầu tư được lập với các nội dung quy định tại Điều 5 của Nghị định 12/2009/NĐ CP ngày 10/2/2009 c) Ý kiến của cơ quan quản lý trực tiếp (Bộ, Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh, thành phố, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng cơng ty Nhà nước) gửi Thủ tướng Chính phủ, trong đó phát biểu rõ về chủ trương đầu tư, sự phù hợp với quy hoạch, nội dung dự án, các nhận xét, đánh giá và kiến nghị đối với Chủ đầu tư và đối với dự án d) Các văn bản có giá trị pháp lý xác nhận tư cách pháp nhân, năng lực tài chính của Chủ đầu tư và các văn bản cần thiết khác như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, văn bản phê duyệt quy hoạch của các cơ quan có thẩm quyền, các văn bản cho phép của Chính phủ, các thoả thuận, các hợp đồng, hiệp định (tuỳ theo đặc điểm của từng dự án); e) Ý kiến của các cơ quan, tổ chức liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc có liên quan đến lợi ích của họ; f) Ý kiến thẩm định của tổ chức cho vay vốn đầu tư đối với dự án sử dụng vốn vay về hiệu quả tài chính của dự án, khả năng cung cấp vốn vay cho dự án và kiến nghị phương thức quản lý dự án khi dự án sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn khác nhau; CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 22/29 HD.02/VFCĐTDAQT.01 HƯỚNG DẪN THẨM ĐỊNH DỰ ÁN Các dự án cần được thẩm định các nội dung sau: 1. Về tính pháp lý: - Tư cách pháp nhân - Năng lực của chủ đầu tư - Định hướng của Tổng cơng ty, của đơn vị 2. Mục tiêu của dự án: - Sự phù hợp về chủ trương, qui hoạch ngành, lãnh thổ - Sự phù hợp về pháp luật nói chung của Việt Nam - Các quy định, chế độ khuyến khích, ưu đãi 3. Về cơng nghệ, kỹ thuật: - Sự hợp lý về địa điểm xây dựng (quy hoạch XD, đảm bảo an ninh quốc phịng) - Sử dụng đất đai, tài ngun - Tính hiện đại, hợp lý của cơng nghệ, thiết bị sử dụng cho dự án - Đáp ứng các yếu tố đầu vào của dự án - Các tiêu chuẩn, quy phạm, giải pháp kỹ thuật XD - Các tiêu chuẩn và giải pháp đảm bảo mơi trường 4. Về kinh tế, tài chính: - Nhu cầu của thị trường - Quy mơ đầu tư - Thời hạn hoạt động - Khả năng đảm bảo vốn đầu tư (nguồn vốn) - Chi phí: Đầu tư, vận hành, các nghĩa vụ và chế độ về tài chính - Kết quả: Tài chính (doanh thu và lợi nhuận), kinh tế Về tiến độ thực hiện dự án: - Thời gian khởi cơng - Thời gian hoàn thành 6. Về tổ chức, thực hiện và vận hành: - Khả năng đảm bảo các yếu tố đầu vào, đầu ra - Các giải pháp tổ chức thực hiện dự án (đặc biệt là vấn đề đền bù, GPMB) - Tổ chức bộ máy quản lý, các điều kiện vận hành - Chuyển giao cơng nghệ, đào tạo 7. Về hiệu quả dự án: - Hiệu quả tài chính - Hiệu quả kinh tế xã hội - Hiệu quả tổng hợp 8. Kết luận: CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 23/29 Đánh giá tính hợp lý, hiệu quả, tính khả thi của dự án, quyết định về vấn đề thực thi dự án HỒ SƠ CỦA QUY TRÌNH TT Tên hồ sơ Cách thức lưu Biên bản giao nhận tài liệu Phiếu đề xuất Phiếu yêu cầu công tác Phiếu tài liệu công việc Công văn Lưu theo dự án Lưu theo dự án Lưu theo dự án Lưu theo dự án Lưu theo dự án Quyết định Lưu theo dự án Các tài liệu, văn bản pháp lý khác theo quy định hiện hành Lưu theo dự án Trách nhiệm, nơi Thời gian lưu lưu Ban ĐTDA Ban ĐTDA Theo thời Ban ĐTDA gian lưu hồ Ban ĐTDA sơ của dự án Ban ĐTDA và các quy Ban ĐTDA và các định hiện Ban liên quan hành của Nhà n ước Ban ĐTDA và các Ban liên quan Ghi Tài liệu chi tiết kèm theo TT I 10 11 12 Nội dung Bước lập dự án Lập nhiệm vụ đầu tư xây dựng cơng trình Xác định địa điểm xây dựng, tổ chức thơng qua thiết kế ý tưởng hoặc tổ chức thi tuyển TKKT (nếu có) Thoả thuận địa điểm, xin ý kiến quy hoạch Tổ chức triển khai các thủ tục pháp lý về đất đai, bồi thường GPMB Tờ trình xin chỉ định thầu lập dự án ĐTXDCB Quyết định chỉ định thầu lập dự án ĐTXDCB Hợp đồng lập dự án ĐTXDCB Tổ chức báo cáo thơng qua dự án đầu tư Quyết định phê duyệt dự án của Chủ đầu tư Trình duyệt dự án ĐTXD tại Sở KHĐT, xin chứng nhận đầu tư hoặc đăng ký đầu tư Quyết định phê duyệt DAĐT hoặc GCN đầu tư Xin chứng chỉ quy hoạch kiến trúc, thoả thuận quy hoạch, thẩm Cơ quan ban hành Ban dự án Ban dự án Ban dự án Ban dự án Ban dự án Ban Tổng Giám đốc Ban Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Chủ đầu tư Sở Kế hoạch Đầu tư Sở Quy hoạch Kiến CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB 13 14 15 16 II 10 11 12 13 14 15 16 17 định QHCT XD 1:500 tại sở QHKT Văn bản phê duyệt QHCT XD 1:500 của sở QHKT Tổ chức xin thơng qua quy hoạch sử dụng đất, xác lập thủ tục pháp lý, xin chứng nhận QSDĐ, giao đất, th đất tại Sở Tài ngun Mơi trường Quyết định giao/cho th đất, hoặc GCN quyền SDĐ Thực hiện nghĩa vụ Tài chính theo QĐ tại sở TC Bước lập thiết kế cơ sở Tờ trình xin chỉ định thầu khảo sát bước lập TK cơ sở Quyết định chỉ định thầu nhà thầu Ks bước lập TKCS Lập đề cương nhiệm vụ khảo sát bước TKCS Quyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sát TKCS Hợp đồng khảo sát cơng trình bước lập TKCS Kết quả khảo sát chi tiết bước lập TKCS Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát bước TKCS Thanh lý hợp đồng khảo sát XD Hồ sơ thuyết minh dự án thiết kế cơ sở Biên bản nghiệm thu hồ sơ lập dự án (TKCS) Biên bản thanh lý hợp đồng hồ sơ lập dự án Lập và thẩm duyệt PCCC của cơ quan chức năng Lập và trình duyệt báo cáo đánh giá tác động mơi trường hoặc đăng ký bảo vệ mơi trương Tờ trình thẩm định dự án thiết kế cơ sở Kết quả thẩm định TKCS của cơ quan chức năng Kết quả thẩm định dự án của cơ quan chức năng Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan chức năng LƯU ĐỒ QUY TRÌNH ĐẦU TƯ (Bảng kèm theo) Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 24/29 trúc Sở Quy hoạch kiến trúc Sở tài nguyên Môi trường Sở tài nguyên Môi trường Sở tài chính, Cục thuế Ban dự án Ban Tổng Giám đốc Nhà thầu tư vấn Ban Tổng Giám đốc Ban Tổng Giám đốc Nhà thầu tư vấn Ban dự án, nhà thầu Ban Tổng giám đốc Nhà thầu tư vấn Ban dự án, nhà thầu Ban Tổng giám đốc Ban dự án, nhà thầu Ban dự án, nhà thầu Ban dự án, nhà thầu Ban dự án, nhà thầu Ban dự án, nhà thầu Sở Xây dựng CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 25/29 CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 26/29 PHỤ LỤC 4 CHI TIẾT GIAI ĐOẠN GIẢI PHĨNG MẶT BẰNG (GPMB) A Trình tự Bước 1. Lập kế hoạch giải phóng mặt bằng Ban Dự án chủ trì phối hợp với các phịng ban chức năng và đơn vị có dự án tiến hành lập kế hoạch giải phóng mặt bằng phục vụ triển khai xây dựng dự án Ban Dự án Cơng ty có trách nhiệm hướng dẫn Ban quản lý dự án các thủ tục để lập kế hoạch giải phóng mặt bằng Kế hoạch GPMB bao gồm các nội dung sau: + Thành lập hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng + Đo đạc giải thửa hiện trạng sử dụng đất + Kiểm đếm tài sản trên đất + Phát tờ khai cho các hộ dân, tổ chức + Căn cứ giá đất của Tỉnh (TP) ban hành thoả thuận với các hộ dân + Lên phương án chi tiết đền bù + Lập hồ sơ đền bù + Cơ quan chức năng thẩm định và ra quyết định thu hồi đất + Niêm yết công khai giá đền bù + Tiến hành giải ngân + Ban dự án thực hiện việc thẩm tra kế hoạch giải phóng mặt bằng trên cơ sở các quy định hiện hành của Nhà nước và Cơng ty Bước 2. Tổng giám đốc Cơng ty duyệt hoặc trình HĐQT kế hoạch GPMB Tổng giám đốc Cơng ty ký duyệt hoặc trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Trong trường hợp phát sinh tăng chi phí đền bù giải phóng mặt bằng làm ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư, Ban dự án chỉnh sửa lại trình Tổng giám đốc Cơng ty ký hoặc trình Hội đồng quản trị xem xét phê duyệt Bước 3. Ban dự án lựa chọn thầu phụ, ký kết hợp đồng GPMB Thực hiện theo Luật Đấu thầu,luật đất đai và các qui chế tài chính cơng ty Cổ phần VFC Ban Dự án chủ trì việc tổ chức lựa chọn nhà thầu/đối tác thực hiện cơng tác giải phóng mặt bằng Ban Tài chính Kế tốn chịu trách nhiệm trong việc thương thảo hợp đồng và trình lãnh đạo Cơng ty ký theo Quy chế phân cấp CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 27/29 Bước 4. Triển khai giải phóng mặt bằng Ban Dự án, các Ban QLDA liên quan được giao thực hiện dự án, các phịng ban Cơng ty theo chức năng nhiệm vụ của mình chịu trách nhiệm quản lý, giám sát q trình thi cơng xây dựng, thực hiện dự án Việc quản lý kỹ thuật và chất lượng cơng trình xây dựng được thực hiện theo Nghị định 209/2004/NĐCP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng Bước 5. Nghiệm thu, chuẩn bị thủ tục thanh lý hợp đồng Ban Dự án chịu trách nhiệm nghiệm thu khối lượng hồn thành. Việc nghiệm thu sản phẩm được thực hiện theo Nghị định 209/2004/NĐCP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng và các thơng tư hướng dẫn liên quan Xin ý kiến các Ban theo các lĩnh vực liên quan về hồ sơ thanh lý hợp đồng Ban Dự án tập hợp đầy đủ các chứng từ chuyển các Ban chức năng Cơng ty kiểm tra trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách XDCB ký thanh lý hợp đồng Bước 6. Đánh giá tổng hợp cơng tác GPMB Ban Tài chính kế tốn kiểm tra tổng giá trị giai đoạn GPMB, rà sốt các thủ tục thanh lý hợp đồng liên quan. Trong trường hợp cần thiết, theo qui chế tài chính cơng ty cổ phần Vinafco, Ban TCKT th đơn vị kiểm tốn độc lập Bước 7. Hồn tất thủ tục thanh lý hợp đồng lưu hồ sơ chuyển sang giai đoạn thi cơng Ban Dự án Tổng cơng ty chủ trì tập hợp tất cả hồ sơ thanh lý hợp đồng đã ký kết, lưu hồ sơ theo dự án Ban TCKT lưu hồ sơ theo qui định của chế độ tài chính kế tốn Ban dự án phối hợp với các Ban chức năng Tổng cơng ty hồn tất các thủ tục trong giai đoạn GPMB, chuyển sang giai đoạn thi cơng dự án CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 28/29 B Lưu đồ Bướ c công việc 01 02 Trách nhiệm Ban Dự án Các Phịng\Ban liên quan Tổng GĐ (hoặc HĐQT theo qui định của Điều lệ, Qui chế hoạt động, tài chính) Thời gian (Ngày) Lưu đồ Chưa đạt yêu cầu Lập kế hoạch giải phóng mặt Phê duyệt Kế hoạch GPMB Đạt u cầu 03 Ban Dự án Các Phịng\Ban liên quan Lựa chọn thầu phụ, ký hợp đồng giải phóng mặt bằng Làm thủ tục tạm ứng 04 Ban Dự án Ban Quản lý Dự án Triển khai giải phóng mặt bằng 05 Ban Dự án Ban Quản lý Dự án 06 Đánh giá tổng thể cơng tác giải phóng mặt bằng Ban Dự án Ban Quản lý Dự án Nghiệm thu – Chuẩn bị thủ tục thanh lý hợp đồng Đề nghị TLHĐ Đánh giá tổng thể cơng tác GPMB Hồn tất thủ tục TLHĐ – Lưu hồ sơ – Chuyển sang giai đoạn Thi cơng dự án Biểu mẫu/ Mơ tả CƠNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN XDCB Bướ c cơng việc 08 Trách nhiệm Ban Dự án Lập kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnh tranh Đánh giá nhà thầu tiềm năng Đạt yêu c ầu 09 Phó Tổng GĐ Phụ trách XDCB 10 Ban Dự án 11 Ban Dự án 12 Ban TCKT Ban dự án Ký hợp đồng vơi nhà thầu 13 Ban TCKT Thẩm định Thu xếp kế hoạch nguồn 14 Ban Dự án Ban QL Dự án Triển khai thi cơng Giám sát thi cơng Nghiệm thu cơng trình 15 Ban TCKT Ban Dự án Ban QL Dự án Thẩm tra quyết tốn từng hạng mục và tồn bộ cơng trình Phê duyệt thanh tốn khi có kết quả thẩm tra, kiểm tốn 16 Ban Dự án Ban TCKT Phê duyệt Kế hoạch đấu thầu Ngày hiệu lực: Trang: 29/29 Thời gian (Ngày) Lưu đồ Chưa đạt yêu cầu Mã số: VFCXDCBQT.02 Lần sửa đổi: 00 Tổ chức đấu thầu Tổ chức chấm thầu Báo cáo kết quả mở thầu Thương thảo nhà thầu hợp đồng Lưu hồ sơ – Lập biên bản bàn giao chuyển sang giai đoạn vận hành Biểu mẫu/ Mô tả ... Ban? ?dự? ?án, nhà thầu Ban? ?dự? ?án, nhà thầu Ban? ?dự? ?án, nhà thầu Ban? ?dự? ?án, nhà thầu Ban? ?dự? ?án, nhà thầu Sở Xây dựng CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO QUY? ?TRÌNH TRIỂN? ?KHAI? ?& QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ? ?ÁN? ?XDCB. .. QUY? ?TRÌNH TRIỂN? ?KHAI? ?& QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ DỰ? ?ÁN? ?XDCB Mã số: VFC? ?XDCB? ?QT.02 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: Trang: 2/29 MỤC ĐÍCH: Quy? ?trình? ?này thống nhất? ?trình? ?tự? ?triển? ?khai? ?và? ?quản? ?lý? ?các? ?dự? ?án? ?đầu? ?tư? ?XDCB? ?do Cơng ty ... Áp dụng đối với việc? ?triển? ?khai? ?và? ?quản? ?lý? ?các? ?dự? ?án? ?đầu? ?tư? ?XDCB? ?do Công ty Cổ Phần Vinafco làm chủ? ?đầu? ?tư, từ công tác chuẩn bị? ?đầu? ?tư, ? ?triển? ?khai? ?thi công? ?dự? ?án? ?cho tới khi đưa? ?dự? ?án? ? vào vận hành