Đang tải... (xem toàn văn)
Đối với nhân viên văn phòng nói chung và kế toán nói riêng, việc làm việc cùng với Word hay Excel là diễn ra liên tục và thường xuyên, các kỹ năng cũng như các thủ thuật trong soạn thảo đều rất cần thiết. Excel là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán khi làm excel đòi hỏi thao tác của người kế toán phải nhanh. Dưới đây mình xin chia sẻ với các bạn các thủ thuật excel trong kế toán và mẹo xử lý nhanh công thức excel khi làm kế toán
MỘT SỐ THỦ THUẬT TRONG EXCEL Đối với nhân viên văn phịng nói chung kế tốn nói riêng, việc làm việc với Word hay Excel diễn liên tục thường xuyên, kỹ thủ thuật soạn thảo cần thiết Excel công cụ thiếu công tác kế tốn làm excel địi hỏi thao tác người kế tốn phải nhanh Dưới xin chia sẻ với bạn thủ thuật excel kế tốn mẹo xử lý nhanh cơng thức excel làm kế tốn 1) Phím tắt thơng dụng Excel Phím tắt ứng dụng MS Office tính hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh Xin liệt kê số phím tắt thơng dụng Excel Phím tắt dùng cho dân văn phịng 2)Vẽ hình vng bầu dục nằm cell Khi sử dụng chức vẽ hình vng bầu dục cơng cụ Draw, hình vẽ khơng nằm vùng cell bảng tính Để hình vẽ nằm cell, vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ theo cell bạn rê chuột 3)Sao chép Formula Khi bạn sử dụng công thức tính tốn cell bên lại muốn chép tiếp xuống cell bên bạn cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực 4)Ðịnh hướng cho trỏ nhấn Enter Trong Excel, bạn nhập liệu cho cell, trỏ nằm cell bạn nhấn Enter di chuyển xuống cell khác Nhưng bạn muốn phải di chuyển qua trái, phải lên Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options hộp thoại Options chọn tab Edit, click drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up Down 5)Cập nhật công thức Excel 2000 trở lên Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần chép hàng lọat cơng thức xuống dịng bên dưới, dịng bên cịn chưa có liệu Sau bạn nhập liệu công thức xong, bạn nhấn Ctrl+D để chép cơng thức xuống dịng Bạn cần nhấn lần để chép cho dòng Bạn yên tâm, bạn nhập liệu xuống hàng nữa, Excel thừa thơng minh để tính chép tiếp tục công thức hàng bạn nhập liệu vào 6) Kích hoạt dùng công thức Trong Excel, nhấn đúp ô nghĩa chuyển sang chế độ soạn thảo Nếu vơ hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp nhấn đúp vào ô chứa công thức, bạn chọn dùng cơng thức chúng thuộc bảng tính khác Muốn vơ hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp ơ, chọn Tools.Options Trong mục Edit khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn sửa nội dung công thức Muốn thực bạn chọn ô, nhấn chuột vào công thức nhấn Nhấn đúp vào ô không chứa công thức chẳng 7) Hiển thị nhiều dịng cell Khi bạn nhập liệu cell bạn muốn liệu xuống hàng cell ( tức cell có dịng ), để làm việc bạn có cách : 1/ Khi muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter 2/ Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment chọn mục Wrap Text, nhập vào dài chiều rộng cell Excel tự động xuống hàng 8) Tạo thích (comment) cho cell Khi bạn muốn làm lời thích cho cell, bạn chọn cell cần làm thích , chọn menu Insert / Comment ( nhấp chuột phải lên cell chọn Comment ) Nhập vào lời thích cho cell Khi bạn di chuyển mouse đến cell xuất popup với lời thích bạn nhập 9) Sửa chữa nội dung cho thích (Comment ) Sau bạn tạo comment ( thích ) cho cell đó, bạn muốn sữa nội dung comment bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment Bạn sữa đổi nội dung cửa sổ comment Bạn edit comment delete comment cách nhấp chuột phải mouse 10) Làm ẩn thích Muốn cho ẩn thích (comment) cell ẩn nhấp chuột phải vào cell chọn Hide Comment từ menu phụ mở 11) Làm ẩn nội dung Cell Muốn làm ẩn nội dung cell đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau chọn mục Custom từ list Category mục Type nhập vào dấu chấm phẩy (;; sau chọn OK 12) Sửa lỗi nhanh cell Khi bạn nhập liệu vào cell bạn thấy liệu nhập vào có lỗi nhập khơng cell Muốn bỏ mà không muốn nội dung cũ cách nhanh nhấn phím Esc 13) Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho liệu cell Khi nhập số phần trăm ( % ) vào cell mà cần nhập vào số thập phân thôi, phần thập phân bạn tự định nghĩa cho cell Ví dụ nhập vào 20 chuyển thành 20%, bạn nhập vào chuyển thành 20 % Ðể làm điều này, bạn chọn cell chọn Menu Format – Cell Bạn thấy xuất cửa sổ, bạn chọn tab có tên Numbers, sau chọn Percentage nhấn OK 14) Sử dụng chức AutoFill Khi điền vào cell với nội dung nội dung cell cột Số thứ tự bảng tính chẳng hạn, số trở bạn khơng việc phải nhập số vào cell, bạn sử dụng chức Auto Fill để làm việc : có cách : Bạn chọn từ menu Edit – Fill : liệt kê chức AutoFill cho bạn tùy chọn Hoặc cách khác bạn nhập vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : A2 : Sau dùng chuột chọn cell ( tô đen ) Rồi đưa chuột đến dấu vng góc bên phải cell này, trỏ chuột bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp kéo chuột đến vị trí cuối cần điền giá trị thả 15) Tùy biến AutoFill Excel cung cấp cho bạn số list để tự động điền vào list cho bạn số thứ tự, số ngày tuần… Bạn thêm vào list kiểu autofill theo ý riêng chẵng hạn bạn muốn điền dãy số theo thứ tự : 1,5,9,13,… Ðể tạo dãy số tăng theo thứ tự , bạn làm sau : Nhập giá trị list vào cell xếp ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import Rồi chọn vùng list bạn nhập nhấp OK 16) Sắp xếp Khi bạn xếp liệu cột Excel, bạn thấy Excel xếp khơng đúng, ví dụ bạn xếp từ cao xuống thấp bạn thấy số 95.5 nằm số 95 Ðể khắc phục bạn làm sau : 1/Chọn cột muốn xếp, cách click đầu cột 2/Mở menu Format – Cell 3/Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number click General category 4/ Sau xếp lại cột 17) Ẩn cột hàng theo nhóm Nếu bạn muốn ẩn cột hàng Excel dùng chuột quét chọn vị trí cột hàng cần ẩn nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải Khi xuất hộp thoại hỏi bạn Cột hay Hàng, bạn chọn bấm OK Lúc Workbook xuất thêm panel hiển thị nhóm hàng cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm bạn nhấn vào dấu trừ nhấn dấu cộng 18) Chuyển dòng thành cột ngược lại Bạn tạo xong bảng lại muốn chuyển dòng thành cột cột thành dòng Sau cách thực hiện: Chọn bảng Chọn Edit.Copy Chọn ô bạn muốn dán bảng vào 4 Chọn Edit.Paste Special Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose nhấn OK Nếu cần, xóa cịn lại bảng cũ Note: Dán liệu chép (copy) cắt (cut), bạn cần chọn ô nhấn Cách dễ dùng menu, nhấn hình tượng hay nhấn -V hay - Tuy nhiên cách có nhược điểm bạn dán lần sau dán, clipboard khơng cịn Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste 19) Tạo tiêu đề cho nhiều sheet lần thực Trong Workbook bạn có nhiều sheet bạn muốn tạo cho sheet có tiêu đề giống nhau, bạn cần làm lần sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở Bạn đặt tiêu đề Sheet đầu tiên, chữ, hình ảnh ,… sau nhấp chuột phải lên tab sheet hành chọn UnGroup Sheets từ menu phụ Tiêu đề xuất tất sheet workbook 20) Xem cú pháp hàm Excel Nếu bạn chưa biết hết hàm Excel, bạn biết không nhớ hết cú pháp hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ bạn chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích bạn cách xác 21) Có Sheet WorkBook Nếu bạn mở Workbook có nhiều sheet bạn muốn xem qua xem có sheet tất WorkBook bạn cần chọn Menu File – Properties , chọn tab Contents, liệt kê tất sheet có file cho bạn xem 22) Importing Text sang Excel Khi bạn có liệu text soạn thảo Word, bạn import đoạn liệu vào worksheet liệu lại nằm cột Ðể liệu nằm nhiều cột, bạn làm nhiều cách: 1/ Nếu liệu format dạng table bạn chọn Copy sau Paste vào Excel 2/ Dữ liệu không format theo dạng table mà dạng tab làm tương tự 3/ Nếu liệu không định dạng table tab bạn Import trường hợp sau chọn cột có chứa liệu, chọn menu Data, Text to Columns Excel xuất chế độ Wizard hướng dẫn bạn import liệu vào worksheet Excel 23) Liên kết liệu Excel Word Trong tài liệu mà bạn làm việc với Excel cần có số nội dung mà nội dung giống tài liệu soạn thảo Word Mà bạn muốn thay đổi, chỉnh sửa nội dung hai nơi tài liệu Word Excel thay đổi Bạn làm sau : Chọn đoạn văn bạn muốn chép từ Word Copy đoạn văn Khởi động Excel, chọn nơi bạn muốn có đoạn text chọn Menu Edit + Paste Special Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link chọn Microsoft Word Document Object từ list sau click OK 24) Mở tệp tin thường dùng Phải thao tác thường xuyên tệp tin (ví dụ bảng tốn), bạn định Excel để chương trình mở tệp tin (ví dụ quyettoan.xls) chương trình khởi động Để thực điều này, cần lưu tệp tin (File > Save As) vào thư mục XLStart nằm \Program files\Microsoft Office\Office 25) Thêm màu cho bảng tính Để thêm màu ảnh cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background Tiếp đến, tìm tới ảnh (hoặc font màu) bạn thích nhấn Open 26) Đóng băng” dịng tiêu đề Trong bảng tính thường có dịng tiêu đề cố định vị trí cho cột (column) Nếu bạn nhập liệu nhiều dòng tràn q hình, cơng việc nhập liệu khó khăn dịng tiêu đề “trơi” Để “đóng băng” dịng tiêu đề, nhấn chuột chọn dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes Giờ bạn thoải mái nhập liệu với tiêu đề ln hiển thị phía bảng tính 27) Làm đẹp hình ảnh Khi dùng hình ảnh làm cho sơ đồ Excel bạn nhận thấy hình ảnh trơng xấu Làm cải thiện để đẹp hơn? Nguyên nhân Excel chưa làm để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh Hãy nạp Excel nhập số liệu vào Chọn số liệu nhấn Insert.Chart Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ chọn Format Chart Area Nhấn Fill Effects khung hội thoại vừa xuất nhấn tiếp mục Pictures khung hội thoại Fill Effects Bây nhấn Select Pictures nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm cho sơ đồ Trở khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK OK lần khung hội thoại Format Chart Area Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh đẹp ... biến AutoFill Excel cung cấp cho bạn số list để tự động điền vào list cho bạn số thứ tự, số ngày tuần… Bạn thêm vào list kiểu autofill theo ý riêng chẵng hạn bạn muốn điền dãy số theo thứ tự... Khi dùng hình ảnh làm cho sơ đồ Excel bạn nhận thấy hình ảnh trơng xấu Làm cải thiện để đẹp hơn? Nguyên nhân Excel chưa làm để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh Hãy nạp Excel nhập số liệu vào Chọn số. .. hàm Excel Nếu bạn chưa biết hết hàm Excel, bạn biết không nhớ hết cú pháp hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ bạn chọn hàm muốn sử dụng cho