Quản lý hồ sơ chứng từ

I - CẤP ĐỘ I: QUẢN LÝ THEO CẤP ĐỘ THỜI GIAN     Tháng năm N Ngày 20/01/N: Là ngày hạn chót Tờ khai Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế tài nguyên môi trường Các loại thuế phát sinh tháng 12/201x-1  Báo cáo sử dụng hóa đơn quý IV năm 201x-1  Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý IV năm 201x-1   Quý IV/201x-1 Thuế TNCN quý IV/201x-1   Ngày 31/01/N: Là ngày hạn chót Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý IV/201x-1  Thuế TNDN tạm tính quý IV/201x-1  Thuế môn năm 201x  Tờ khai thuế môn năm 201x trường hợp công ty thay đổi vốn điều lệ     Tháng năm 201N Ngày 20/02/N: Là ngày hạn chót Tờ khai thuế GTGT nộp thuế GTGT tháng 01/201N Chậm ngày thứ 20 tháng 02 năm 201N  Tháng năm 201N  Ngày 20/03/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 2/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 2/201N   Ngày 20/03/N: Là ngày hạn chót Báo cáo tài năm 201N-1  Báo cáo tốn thuế TNDN năm 201N-1  Báo cáo toán thuế TNCN năm 201N-14 Thuế TNDN năm 201N-1   Tháng năm 201N Ngày 20/04/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 3/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 3/201N3  Báo cáo sử dụng hóa đơn quý I năm 201N   Ngày 30/04/N: Là ngày hạn chót Tờ khai Thuế TNCN Quý I/201N  Thuế TNCN Quý I/201N  Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý I/201N  Thuế TNDN tạm tính Quý I/201N  Hạn nộp thuế TNDN tạm tính Quý I/201N với doanh nghiệp vừa nhỏ  Tháng năm 201N  Ngày 20/05/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 4/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 4/201N  Tháng năm 201N  Ngày 20/06/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 5/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 5/201N  Tháng năm 201N  Ngày 20/07/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 6/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 6/201N  Báo cáo sử dụng hóa đơn quý II/201N  Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý II/201N   Ngày 30/07/N: Là ngày hạn chót Tờ khai Thuế TNCN Quý II/201N  Thuế TNCN Quý II/201N  Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý II/201N  Thuế TNDN tạm tính Quý II/201N  Hạn nộp thuế TNDN tạm tính Quý II/201N với doanh nghiệp vừa nhỏ  Tháng năm 201N  Ngày 20/08/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 7/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 7/201N  Tháng năm 201N  Ngày 20/09/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 8/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 8/201N  Tháng 10 năm 201N  Ngày 20/10/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 9/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 9/201N  Báo cáo sử dụng hóa đơn quý III/201N  Báo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý III/201N   Ngày 30/10/N: Là ngày hạn chót Tờ khai Thuế TNCN Quý III/201N  Thuế TNCN Quý III/201N  Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý III/201N  Nộp thuế TNDN tạm tính Quý III/201N  Hạn nộp thuế TNDN tạm tính Quý III/201N với doanh nghiệp vừa nhỏ  Tháng 11 năm 201N  Ngày 20/11/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 10/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 10/201N  Tháng 12 năm 201N  Ngày 20/12/N: Là ngày hạn chót  Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên thuế TNCN thường xuyên tháng 11/201N  Các loại thuế phát sinh tháng 11/201N II CẤP ĐỘ II: QUẢN LÝ THEO CÁC KHOẢN CHI PHÍ  Chi phí chung phịng phẩm  Thanh toán tiếp khách, giới thiệu sản phẩm  Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Hố đơn tài (Bản gốc + copy)  Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)  Đề xuất, dự tốn chi phí (Bản gốc) trưởng phận đề xuất, nhân viên phải có thơng qua trưởng phận xác nhận đồng ý: qua điện thoại di động, bàn, đàm… cho phận liên quan khác  Bảng kê chi tiết tốn cho nhiều khoản  Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê bill tốn kẹp hóa đơn tiếp khách Ghi chú: Nếu hóa đơn > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng chuyển khoản toán cho nhà cung cấp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào  Thanh tốn hành  Giấy đề nghị tốn (theo mẫu 05-TT)  Hố đơn tài (Bản gốc + copy), hóa đơn đặc thù biên lai thu tiền…  Đề xuất mua hàng (Bản gốc)  Bảng kê chi tiết toán cho nhiều khoản Ghi chú: Nếu hóa đơn, chứng từ > 20.000.000 bắt buộc phải chuyển khoản tốn doanh nghiệp đưa vào chi phí hợp lý kể từ ngày 01/01/2014.Các chi phí thường phát sinh như: biên lai ủng hộ quỹ nhà nước, phòng cháy chữa cháy, giấy tờ công chứng, chứng từ thay đổi giấy phép kinh doanh, chứng từ làm thủ tục với quan hành khác…  Thanh tốn Văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, cước điện thoại , internet……  Các chứng từ quy trình + Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản + Hố đơn tài (Bản gốc + copy) + Đề nghị toán khách hàng có + Biên giao nhận có (người giao người nhận ký rõ họ tên) + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Đề xuất mua hàng phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc) + Giấy biên nhận tiền phiếu thu khách hàng (nếu có) + Chuyển phát nhanh phải có bill, bảng kê chi tiết cho lần chuyển phát nhanh, phận nhân thực đến kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ mang chứng từ gốc đối chiếu với chứng từ với phận nhân giữ đối chiếu hai bên khớp tiến hành thủ tục tốn Ghi chú: Nếu hóa đơn > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng chuyển khoản toán cho nhà cung cấp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào  Kế toán kho: + Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho tháng (VPP ) + Bảng kê theo dõi chi tiết cho phận phòng ban sử dụng, phận nhận phải theo dõi chi tiết ký tá bàn giao đầy đủ + Bảng kê phân bổ chi phí phịng,ban chưa bao gồm thuế (theo mẫu)   Thanh toán sửa chữa, mua thiết bị VP - CCDC - TSCD Thanh toán Văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, cước điện thoại , internet……  Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Bảng kê chi tiết khoản chi phí tốn cho nhiều khoản+ Đề xuất phịng ban(Bản gốc)  Có biên bàn giao TSCĐ, CCDC bên bán bên mua (người giao người nhận ký rõ họ tên)  Đề xuất tổng hợp Văn phòng  Báo giá: yêu cầu từ nhà cung cấp trở lên chọn nhà cung cấp có giá thấp nhà cung cấp  Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)  Biên bàn giao có xác nhận Lãnh đạo Phịng Ban(theo mẫu) tài sản có giá trị lớn  Hố đơn tài (Bản gốc + copy)  Bảng tốn tiền th ngồi theo Mẫu số: 07-LĐTL  Bảng phân bổ chi phí phịng ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu) Ghi chú: Nếu hóa đơn > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng chuyển khoản toán cho nhà cung cấp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào  Tổng giá trị toán nếu:  Dưới 10 triệu cần – báo giá cạnh tranh  Từ 10 triệu => 50 triệu: phải báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bàn giao, hoá đơn tài chính, BB lý hợp đồng  Từ 50 triệu => 100 triệu: báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, định lựa chọn, hợp đồng, biên bàn giao, hố đơn tài chính, BB lý hợp đồng  Thanh toán dự án đầu tư  Thanh tốn chi phí tư vấn, xây dựng mua sắm thiết bị Dự án  Xem Mục IX (Quy trình thủ tục hồ sơ tốn ĐTXD bản) Quy trình  Thanh tốn chi phí khác  Giấy đề nghị toán ( theo mẫu 05-TT)  Đề xuất, Dự toán chi phí dự án đầu tư, sửa chữa (Bản gốc)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Hồ sơ liên quan (Hợp đồng,Thanh lý HĐ…nếu có)  Quyết tốn khối lượng chi phí sửa chữa  Biên nghiệm thu cơng trình  Hố đơn tài (Bản gốc copy tùy theo trường hợp) Lưu ý: Ghi rõ toán cho dự án trước toán chuyển sang phận kế tốn ĐTXD bảnNếu hóa đơn > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng chuyển khoản toán cho nhà cung cấp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào  Thanh toán Quảng cáo, đăng tin tuyển dụng, đăng tín khác  Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Bảng kê chi tiết khoản chi phí tốn cho nhiều khoản  Giấy Đề xuất (Bản gốc)  Báo giá đơn vị  Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)  Biên bàn giao (nếu vật dụng, tài sản banner, áp phích….) có xác nhận Lãnh đạo Phịng Ban nhật tài sản, vật dụng  Hố đơn tài (Bản gốc + copy) Lưu ý: - Trước toán chuyển sang phận kế toán công nợ kiểm tra ký nháy Ghi chú: hóa đơn > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng chuyển khoản toán cho nhà cung cấp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào - Sau duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị toán, thủ qũy chi tiền kế toán ngân hàng làm thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ  Thanh toán sửa chữa xe: xe giới, xe con, xe khác…  Đề xuất- thay phụ tùng sửa chữa (Bản gốc)  Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Báo giá  Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)  Hố đơn tài (Bản gốc + copy) Ghi chú: Nếu hóa đơn > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng chuyển khoản toán cho nhà cung cấp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào  Tởng giá trị tốn nếu:  Dưới 10 triệu cần – báo giá cạnh tranh  Từ 10 triệu => 50 triệu: phải báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bàn giao, hoá đơn tài chính, BB lý hợp đồng  Từ 50 triệu => 100 triệu: báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, định lựa chọn, hợp đồng, biên bàn giao, hoá đơn tài chính, BB lý hợp đồng  Thanh tốn công tác  Hồ sơ tạm ứng ban đầu  Đề xuất cơng tác  Dự tốn chi cho đồn công tác  Quyết định giám đốc điều cử cơng tác  Lịch trình cơng tác;  Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ hãng hàng khơng (đối tượng tốn vé máy bay);  Giấy mời có liên quan đến chi phí tài (nếu có)  Đơn vị phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, ngày,  Đề nghị tạm ứng tiền công tác: trưởng phận ban giám đốc phê duyệtghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Cơng ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;  Sau duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ  Sau công tác thủ tục toán sau:  Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Bảng kê chi tiết khoản chi phí  Quyết định cử công tác: nơi nơi đến, thời gian cơng tác  Bảng tốn cơng tác phí hồn thành kèm theo hố đơn tài hợp lệ toán tiền ăn, ở, chứng từ khác vé tàu xe, cầu phà, đường cước hành lý (nếu có)  Hố đơn tài (Bản gốc + copy) Nếu vượt khung cho phép công tác phí tình hình thực tế chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người công tác, thừa so với dự tốn cơng tác phí phải hồn nhập lại quỹ, trừ vào lương Lưu ý: Khi làm tốn chi phí cơng tác phải theo quy định nhà nước & TCT Chứng từ toán tiếng nước ngồi phải có phiên dịch sang tiếng việt chứng từ công ty tốn với người cơng tác - Nếu sử dụng dịch phịng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, máy bay phải có chứng từ làm để tính vào chi phí trừ vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) chứng từ tốn doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”  Thanh tốn chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới  Giấy đề nghị toán (theo mẫu 05-TT)  Phiếu chi tiền tiền mặt, Ủy nhiệm chi chuyển khoản  Đề xuất tài liệu liên quan đến việc trích hoa hồng, thù lao, môi giới (Hợp đồng, lý Hợp đồng …)  Hợp đồng môi giới, Thanh lý Hợp đồng môi giới  Giấy biên nhận tiền  Chứng minh thư phôtô Lưu ý: - Đối với cá nhân: Người hưởng chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới phải nộp thuế theo quy định Luật thuế TNCN -Đối với doanh nghiệp, tổ chức: phải có văn bản, hợp đồng, hóa đơn tài chính, văn thỏa ước đồng ý hai bên III CẤP ĐỘ III: QUẢN LÝ THEO HỒ SƠ CHỨNG TỪ rút phần tiền gốc, không cần gửi kèm theo Phiếu thu báo có NH không cần gửi hợp đồng gốc  Quy trình gửi, rút tiền mặt ngân hàng:  Quy trình nộp tiền mặt vào tài khoản công ty: Căn vào số dư tiền mặt quỹ Thủ quỹ kiểm kê tiền két, thông báo phận ngân hàng báo cáo Lãnh đạo số tiền nộp vào tài khoản ngân hàng Thủ quỹ kê tiền vào bảng kê nộp tiền, xin xe bảo vệ ngân hàng nộp tiền có giấy vào cổng xác nhận trưởng phận Thủ quỹ, kế toán ngân hàng đến ngân hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy nộp tiền ngân hàng Thủ quỹ mang chứng từ Giấy nộp tiền vào tài khoản TCT viết phiếu chi số tiền chứng từ Ghi chú: Nếu số tiền lớn phải có bảo vệ nhân viên khác kèm để đảm bảo tính an tồn lưu chuyển số tiền lớn- Mọi khoản khách hàng tốn giao dịch với cơng ty phải nộp theo số tài khoản pháp nhân công ty tài khoản cá nhân giám đốc, không phép sử dụng tài khoản cá nhân nhân viên công ty để giao dịch  Quy trình Rút tiền mặt tài khoản cơng ty : Căn vào đề xuất phòng, ban đơn vị có nhu cầu duyệt, đăng ký lấy tiền mặt phịng kế tốn trước thời điểm nhận tiền 01 ngày Thủ quỹ thông báo tới phận ngân hàng kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo Lãnh đạo phòng Thủ quỹ viết sec rút tiền mặt điền đầy đủ thông tin, ký duyệt lãnh đạo phòng TCT Thủ quỹ xin xe, bảo vệ rút tiền mặt, nhận tiền ngân hàng theo séc bảng kê lĩnh tiền ngân hàng Thủ quỹ mang tiền TCT viết phiếu thu số tiền ghi séc rút ngân hàng  Hồ sơ lưu trữ tài liệu toán Hồ sơ lưu trữ tài liệu toán qua ngân hàng  Bộ hồ sơ lưu giữ chứng từ ngân hàng gồm: Sổ chi tiết hay bìa sổ ngân hàng phát sinh theo ngày, báo cáo, uỷ nhiệm chi kèm hồ sơ pháp lý đề nghị toán CK Phân loại, xếp hồ sơ lưu trữ chứng từ theo tứ thự bìa sổ nội dung NV PS Có biên bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vật dụng khác trước chuyển giao cho cán tiếp nhận công việc Toàn hồ sơ lưu giữ phận kế toán tiền mặt kế toán ngân hàng  Quy trình thu chi quỹ tiền mặt  Quy trình thu tiền mặt Căn vào Phiếu thu tiền Lãnh đạo ký duyệt Khách hàng (Người nộp tiền) kê tiền vào bảng kê theo số tiền phiếu thu Thủ quỹ nhận tiền theo bảng kê phiếu thu Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho khách hàng (người nộp tiền) ký nộp tiền, trả cho K/h 01 liên  Quy trình chi tiền mặt Căn vào phiếu chi Lãnh đạo công ty phê duyệt Thủ quỹ lập bảng kê chi tiền theo số tiền phiếu chi Thủ quỹ chuyển phiếu chi bảng kê chi tiền cho khách hàng ký nhận tiền số tiền phiếu chi, bảng kê chi tiền trước rời khỏi quỹ  Quy trình lưu giữ quản lý hồ sơ phiếu thu, chi tiền Sắp xếp phiếu thu, chi theo thứ tự; kiểm tra đầy đủ yêu cầu, chữ ký phiếu thu, chi Trình lãnh đạo cơng ty ký duyệt phiếu thu, chi Kiểm tra lần cuối phiếu thu, chi trình Lãnh đạo ký duyệt để lưu giữ kho Có biên bàn giao hồ sơ chứng từ phiếu thu, chi chuyển sang vị trí cơng việc khác  Quy trình theo dõi Tài sản, Công cụ dụng cụ VP Kiểm kê CCDC TS cố định Công ty định kỳ vào đầu năm Biên kiểm kê phải có ký tá xác nhận phận phịng ban kiểm kê Căn vào số phát sinh tăng giảm phịng ban, hàng q trích khấu hao Tài sản, Công cụ dụng cụ Chuyển số liệu khấu hao cho Kế Toán tổng hợp hạch tốn theo quy định  Quy trình mua sắm TSCĐ CCDC Bộ phận có nhu cầu sử dụng làm đề xuất mua TSCĐ, CCDC Trình văn phịng tiếp nhận, xem xét u cầu Trình ký phận liên quan đề xuất lựa chọn nhà cung cấp (phải có 03 báo giá 03 nhà cung cấp trở lên) Ký hợp đồng với nhà cung cấp Có biên bàn giao TSCĐ, CCDC bên bán bên mua Bộ phận liên quan thực mua sắm TSCĐ, CCDC Thanh lý hợp đồng mua TSCĐ, CCDC toán Lập biên bàn giao cho phận sử dụng quản lý có chữ ký cán bộquản lý đơn vị để sử dụng Nhập sổ TSCĐ, CCDC để quản lý Toàn hồ sơ liên quan đến mua sắm TSCĐ CCDC lưu giữ ại phận kế toán theo chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn hành có biên bàn giao hồ sơ tài liêu cho phận liên quan  Quy trình lý, chuyển nhượng TSCĐ CCDC Thành lập hội đồng lý TSCĐ, CCDC Bộ phận sử dụng lập biên xác nhận trạng TSCĐ, CCDC Làm đề xuất lý TSCĐ, CCDC Phịng kế tốn kiểm tốn nội làm tờ trình, trình hội đồng lý TS Biên họp hội đồng lý Hội đồng lý định lý TSCĐ, CCDC Làm thủ tục đăng báo thông báo lý Tài sản Biên họp hội đồng định giá TSCĐ, CCDC lý Biên lý TSCĐ, CCDC 10 Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ, CCDC lý 11 Hoá đơn bán TSCĐ, CCDC lý 12 Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ, CCDC  Quy trình lập Báo cáo thuế Giá trị gia tăng Hàng tháng kế toán thuế vào hóa đơn chứng từ tháng phát sinh (hạn gửi báo cáo chậm ngày 20 tháng kế tiếp) Tiến hành lập bảng biểu: - Lập tờ khai thuế GTGT - Lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ( Mẫu 01/GTGT) - Lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào ( Mẫu 02/GTGT) - Lập báo cáo sử dụng hoá đơn ( Mẫu BC26) - Lập tờ khai thuế TNCN theo tháng ( Mẫu 02/KK - TNCN) - Lập tờ khai thuế TNDN tạm tính ( Mẫu 01A/TNDN) Sau lập bảng biểu kiểm tra kỹ lưỡng kế toán Thuế tiến hành khai nộp thuế qua mạng Sau in lưu trữ tờ khai tờ xác nhận thông báo nộp khai báo thuế quan thuế Quy trình lưu giữ hồ sơ phận kế toán thuế - Tờ khai thuế GTGT có xác nhận quan thuế (Mẫu 01/GTGT) - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán (Mẫu 01/GTGT) - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (Mẫu 02/GTGT) - Tờ khai thuế TNCN theo tháng có xác nhận quan thuế (Mẫu 02/KK-TNCN) - Báo cáo sử dụng ấn chỉ, hố đơn theo Q có xác nhận quan thuế - Tờ khai thuế TNDN tạm tính theo Q có xác nhận quan thuế - Hồ sơ mã số thuế cá nhân: Danh sách kết xử lý cấp mã số thuế TNCN, bảng kê hồ sơ đăng ký thuế có xác nhận quan thuế, tờ khai đăng ký thuế TNCN (Mẫu 01/ĐK-TNCN) - Hồ sơ giảm trừ gia cảnh: Danh sách đăng ký người phụ thuộc có xác nhận quan thuế, mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 16/ĐK-TNCN) kèm chứng từ liên quan - Mở file lưu giữ công văn đến thuế, công văn thuế, tài liệu sách có liên quan đến thuế - Có biên bàn bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vật dụng khác trước chuyển giao cho cán tiếp nhận công việc  Quy trình kiểm tra tập hợp hồ sơ cho hồ sơ hoàn thuế Kiểm tra 12 tháng liên tục trở lên có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết (số thuế hoàn số thuế đầu vào chưa khấu trừ hết thời gian xin hồn) Kiểm tra lại bảng kê hố đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ( Mẫu 01/GTGT) bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào ( Mẫu 02/GTGT) Lập hồ sơ hồn thuế gồm: a) Cơng văn xin hồn thuế b) Đơn đề nghị hoàn thuế c) Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước  Quy trình kế tốn hàng hóa, ngun vật liệu Lưu giữ phương án kinh doanh báo giá khách hàng, vẽ thiết kế – Hợp đồng kinh tế liên quan Xác lập phương án theo dõi chi tiết khách hàng theo vụ việc để thống cách vào phần mềm kế toán Theo dõi chi tiết 131, 331 liên quan cho khách hàng Cuối tháng, đối chiếu công nợ, số liệu với nhà cung cấp, lập báo cáo Nhập – Xuất - Tồn hàng hố, chi tiết cơng nợ Theo dõi chi tiết nguyên vật liệu số lượng nhập vào xuất tồn kho Cuối tháng phải kiểm kê kho theo quy chế công ty  Quy trình kế tốn theo dõi cơng nợ:  Đối với công nợ phải thu khách hàng (TK131) Từ sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, định kỳ ( cuối tháng, cuối quý) kế toán kiểm tra chi tiết số dư, số phát sinh kỳ khách hàng theo hợp đồng kinh tế hố đơn tài chính, Kế tốn cơng nợ phải liên hệ khách hàng để đối chiếu xác nhận thông qua kênh thông tin: mail, điện thoại, fax để liên hệ khách xác nhận, tiến hành hối thúc khách tốn nhanh kỹ nghiệp vụ uyển chuyển chuyên nghiệp Thường xuyên kiểm tra số dư cơng nợ, báo cáo phịng ban nghiệp vụ để thu hồi công nợ: liên hệ kết hợp với phòng kinh doanh để đẩy nhanh tiến độ thu hồi cơng nợ nhanh Định kỳ cuối năm , kế toán lập Biên đối chiếu công nợ cho khách hàng gửi cho khách hàng để xác nhận số công nợ mà khách cịn nợ, có ký tác đóng dấu xác nhận  Đối với công nợ phải trả khách hàng ( TK 331) Từ sổ chi tiết công nợ phải trả khách hàng, định kỳ ( cuối tháng, cuối quý ) kế toán kiểm tra chi tiết số dư số phát sinh kỳ khách hàng theo hợp đồng kinh tế hố đơn tài chính, giấy tờ chứng minh nghiệp vụ thực hoàn thành: phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi… Để làm đối chiếu công nợ với khách hàng Kế tốn cơng nợ phải liên hệ khách hàng để đối chiếu xác nhận thông qua kênh thông tin: mail, điện thoại, fax để liên hệ khách xác nhận Trước chuyển tiền toán cho khách hàng, kế toán phải kiểm tra số tiền tạm ứng toán đợt trước cho khách hàng, xác nhận số tiền toán đợt này, Định kỳ, cuối năm kế tốn lập Biển đối chiếu cơng nợ cho khách hàng gửi cho khách hàng để xác nhận số công nợ Theo dõi khoản có hợp đồng hóa đơn giá trị > 20.000.000 phải chuyển khoản để khấu trừ Lưu ý: Biên xác nhận cơng nợ có giá trị có đầy đủ chữ ký (con dấu) hai bên  Lưu giữ chứng từ: - Lưu giữ theo File cho phòng ban quản lý – 01 chứng từ gốc - Lưu giữ biên đối chiếu công nợ theo đầu tài khoản: + TK 131: Công nợ phải thu khách hàng (01 File) + TK 331: Cơng nợ phải trả khách hàng (01 File) Tồn chứng từ lưu giữ phận kế tốn theo dõi hàng hóa, cơng nợ, phiếu mua hàng có biên bàn giao có nhân viên tiếp nhận công việc IV CẤP ĐỘ IV: QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH  TH1 : Quy trình hồ sơ cơng trình nhà nước Các đơn vị thuộc khối nhà nước => Đề xuất, yêu cầu sửa chữa, xây mới, cải tạo (nhà hạt, nhà kho, nhà phao phòng chống lụt bão….) Chủ đầu tư xem xét trạng thực tại, xem xét ngân sách điều hành chung để làm xét duyệt theo kế hoạch phê duyệt đơn vị chủ quản thi hành Chọn lọc đơn vị khảo sát thiết kế vẽ trạng + dự tốn chi phí nâng cấp , sửa chữa xây (hay gọi báo cáo kinh tế kỹ thuật) Đơn vị thiết kế sau hoàn thành vẽ dự tốn cơng trình trình lên Chủ đầu Tư xem xét phê duyệt a) Bản vẽ trạng b) Dự tốn cơng trình (báo cáo kinh tế kỹ thuật) c) Nếu đạt: làm định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật) Tiến hành làm thủ tục công bố đấu thầu xây dựng a) Lựa chọn nhà thầu thi công b) Viết thư gửi thư mời nhà thầu thi công c) Thời gian địa điểm tổ chức thầu thi côngNhà thầu:a) Thư mờib) Báo giá, dự toán kèmc) Bản vẽ chủ đầu tư cấp Lựa chọn đơn vị thi công a) Tổ chức khảo sát, thẩm định chọn đơn vị thi cơng có đầy đủ điều kiện b) Thơng báo trúng thầu c) Quyết định định thầu thi công (cho đơn vị trúng thầu) d) Quyết định định đơn vị tư vấn giám sát thi công Ký kết hợp đồng a) Ký thương thảo hợp đồng giá trị thương thảo hợp đồng < giá trị dự toán báo giá ban đầu mà nhà thi công báo b) Hợp đồng kinh tế c) Dự toán chi tiết kèm hợp đồng Lựa chọn ngày ban giao mặt thi công a) Công văn thông báo thời gian bàn giao mặt b) Biên bàn giao mặt thi công, mặt trạng Chuẩn bị kế hoạch xây dựng: a) Liên hệ ngân hàng để tạo chứng thư bảo lãnh cơng trình b) Ngân hàng sau cấp chứng thư mang lên cho chủ đầu tư c) Lập giấy đề nghị tạm ứng d) Thí nghiệm vật liệu, thiết bị, cơng nghệ trước đưa vào lắp đặt e) Lập nhật ký thi công f) Phiếu yêu cầu nghiệm thu g) BBNT công việc hàng ngày sau hoàn thành với bên giám sát thi cơng Nếu cơng trình phát sinh thêm: a) Công văn thông báo lên chủ đầu tư b) Biên kiểm tra trường c) Công văn thông báo cho đơn vị thi công kết trả lời d) Biên xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm e) Bản vẽ thiết kế thay đổi f) Dự toán phần tăng khối lượng, giảm khối lượng g) Phụ lục hợp đồng ký kết Nếu nghiệm thu toán giai đoạn: a) Biên xác nhận khối lượng giai đoạn b) Biên nghiệm thu giai đoạn c) Hợp đồng phô tô d) Biên bàn giao mặt phô tô e) Quyết định định thầu thi công phô tô f) Biên kiểm tra trường phô tô g) Biên bảng xác nhận khối lượng tăng giảm phô tô h) Phụ lục hợp đồng phô tô i) Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật phô tô 10 Nghiệm thu: a) Giấy mời nghiệm thu công văn yêu cầu nghiệm thu b) Biên xác nhận khối lượng hoàn thành c) Biên nghiệm thu 11 Hồ sơ hồn cơng: Bộ chứng từ kế toán 12 Hồ sơ toán: a) Biên xác nhận khối lượng hoàn thành b) Biên nghiệm thu hồn thành cơng trình c) Bảng xác nhận khối lượng đề nghị toán d) Hợp đồng kinh tế e) Phụ lục hợp đồng kinh tế f) Biên kiểm tra trường g) Biên xác nhận khối lượng tăng giảm h) Biên nghiệm thu giai đoạn i) Biên xác nhận khối lượng giai đoạn j) Quyết định định thầu k) Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật l) Biên bàn giao mặt thi cơng  TH2: Quy trình hồ sơ cơng trình tư nhân a) Khách hàng liên hệ/ kiểm tra trường vẽ thiết kế b) Từ vẽ bóc khối lượng dự tốn c) Lập báo giá từ dự toán xây dựng d) Hợp đồng kinh tế e) Biên nghiệm thu cơng trình hồn thành đưa vào sử dụng f) Biên xác nhận khối lượng g) Bảng toán khối lượng giá trị toán h) Biên xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm i) Phụ lục hợp đồng phát sinh tăng giảm j) Thanh lý hợp đồng k) Hóa đơn GTGT l) Giấy đề nghị toán ... ngày, báo cáo, uỷ nhiệm chi kèm hồ sơ pháp lý đề nghị toán CK Phân loại, xếp hồ sơ lưu trữ chứng từ theo tứ thự bìa sổ nội dung NV PS Có biên bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vật dụng khác trước... sắm TSCĐ, CCDC Thanh lý hợp đồng mua TSCĐ, CCDC toán Lập biên bàn giao cho phận sử dụng quản lý có chữ ký cán b? ?quản lý đơn vị để sử dụng Nhập sổ TSCĐ, CCDC để quản lý Toàn hồ sơ liên quan đến mua... TCT viết phiếu thu số tiền ghi séc rút ngân hàng  Hồ sơ lưu trữ tài liệu toán Hồ sơ lưu trữ tài liệu toán qua ngân hàng  Bộ hồ sơ lưu giữ chứng từ ngân hàng gồm: Sổ chi tiết hay bìa sổ ngân hàng