TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ECUSK2

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ECUSK2 Hà Nội 12-2009 NỘI DUNG Giới thiệu: Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: 3 Đăng ký sử dụng chương trình Quy trình nhập tờ khai 4.1 Đăng nhập hệ thống .5 4.2 Nhập tờ khai nhập mới: .6 4.3 Sửa tờ khai khai báo, có số tiếp nhận 31 4.4 Sửa tờ khai tờ khai cấp số 32 4.5 Bổ sung chứng từ sau tờ khai cấp số: 33 4.6 Nhập tờ khai xuất mới: 34 Quản lý tờ khai 43 5.1 Tìm kiếm tờ khai: 43 5.2 Copy tờ khai: 45 Quản lý hệ thống: 45 6.1 Chọn đơn vị Hải quan : .46 6.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: .46 6.3 Thông tin doanh nghiệp 48 6.4 Thiết lập tham số ngầm định: 48 6.5 Quản lý người sử dụng: .49 6.6 Danh sách khách hàng(với đại lý): 52 6.7 Truy cập với tên khác: .53 6.8 Đổi mật truy cập: .53 6.9 Account kết nối đến Hải quan: 54 6.10 Đổi mật kết nối tới Hải quan 54 6.11 Thiết lập thông số khai báo: 55 6.12 Sao lưu liệu 55 6.13 Cập nhật phiên CSDL 56 6.14 INSTALL FONT VIET NAM 57 6.15 Khóa chương trình 58 Danh mục liệu chuẩn: 59 Danh mục 63 Báo cáo 66 Báo cáo tờ khai xuất nhập khẩu: 66 Báo cáo hàng hóa xuất nhập khẩu: .67 10 Một số lỗi thường gặp .68 Chưa kết nối INTERNET .68 Không thể đăng nhập chương trình 68 Nhập thơng tin tờ khai chưa xác .70 11 Một số câu hỏi thường gặp 70 Có nhiều danh mục chọn ô chọn làm để chọn nhanh 70 Phần mềm ECUSKD có hỗ trợ mạng LAN với nhiều người khai thác không? 72 Giới thiệu: Phần mềm khai Hải quan ECUS-K2 công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực quy trình thủ tục hải quan Doanh nghiệp nhập thông tin tờ khai, chứng từ liên quan hồ sơ giấy sau gửi đến Hải quan Hệ thống tiếp nhận Hải quan tiến hành cấp số phân luồng cho tờ khai, doanh nghiệp lấy phản hồi Hải quan, in tờ khai làm tiếp bước theo quy trình nghiệp vụ lô hàng thông quan Ngồi phần mềm ECUS-K2 cịn quản lý tồn thông tin tờ khai doanh nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi tồn số liệu xuất nhập khẩu, thơng kê, báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau: số lượng hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian, theo khách hàng… Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo liệu Hải quan điện tử cục Hải quan doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet: quay số 1269, 1280; ADSL, LEASED LINE,… - Cấu hình tối thiểu máy tính: o CPU : 500 MHz o RAM : 128 MB o HDD : 200 MB Free - Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên Đăng ký sử dụng chương trình Lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi thông tin doanh nghiệp bạn, bạn nhập đầy đủ thơng tin sau chọn nút “Đồng ý” Bước bạn kiểm tra lại thông tin chọn tiếp nút “Đồng ý” Chương trình hình để bạn đăng ký sử dụng chương trình trực tuyến, đến bạn phải đảm bảo máy tính bạn kết nối internet để đăng ký sử dụng chương trình Để đăng ký trực tuyến bạn chọn nút “Đăng ký key trực tuyến” Nếu đăng ký thành công bạn nhận thông báo Bạn chọn nút “Ok” bạn nhận “Key” sử dụng chương trình Và cuối bạn chọn nút “Đăng ký” Quy trình nhập tờ khai 4.1 Đăng nhập hệ thống 4.2 Nhập tờ khai nhập mới: Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực chức đăng nhập(LOGIN), nhập mật để truy nhập chương trình Nếu lần bạn chạy chương trình mật người dùng “root” rỗng Thiết lập thông số kết nối: Chức cho phép bạn thiết lập kết nối đến sở liệu MS SQLServer +Tên truy cập: sa +Mã truy cập: mật sở liệu +Tên CSDL: ECUSK2 +Tên máy chủ: Tên máy chủ chứa sở liệu MS SQL Server thông thường tên máy tính chạy chương trình Nếu lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan, tùy theo tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan bạn chọn đơn vị hải quan đó: Để nhập tờ khai nhập bạn thực theo bước sau đây: - Bước1: Vào menu chương trình chọn chức năng: “Tờ khai/Đăng ký tờ khai nhập khẩu” hình ảnh sau - Khi hình xuất chức nhập tờ khai nhập sau: Lưu ý: Khi nhập thơng tin chương trình, trường có danh mục sổ xuống bạn phải chọn danh mục thay bạn phải gõ vào (hoặc bạn nhập mã phía danh mục sổ xuống để tăng nhanh thao tác nhập) - Bước 2: Điền đầy đủ thông tin hình, nhập tờ khai giống tờ khai giấy sau chọn nút “Ghi” Lưu ý trường có màu xám “số TK”, “ngày ĐK” không nhập mà trường Hải quan trả đăng ký tờ khai thành công đến hải quan làm thủ tục cho tờ khai - Lưu ý: Mục (2) người xuất nhập bạn chọn từ danh mục đối tác doanh nghiệp, để đánh lại tên người xuất khẩu: Chọn nút “…” danh mục đối tác doanh nghiệp ra, bạn thêm mới, chỉnh sửa, xóa danh mục đối tác Chọn trỏ đến đối tác cần chọn sau nhấn nút “Chọn” Chọn nút “” để nhập thông tin vận đơn, cửa sổ vận mở sau: - Bước 3: Nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu: chọn TAB “danh sách hàng tờ khai”: - Trường "Mã hàng" bạn nhập để trống, bạn nhập trường nhập xong mã hàng chương trình tự động đọc tên hàng danh mục chuẩn(Danh mục hàng nhập khẩu, Danh mục hàng xuất khẩu) tương ứng với mã hàng bạn nhập để nhập vào dịng hàng Trường hợp mã hàng bạn nhập khơng có danh mục chuẩn chương trình để trống - Copy dòng hàng Để copy dòng hàng tương tự dòng hàng bạn chọn dịng hàng sau nhấn phím F5 - Để đặt thơng tin ngầm định cho dịng hàng tạo dịng hàng bạn nhấn phím F4 Nhập tên hàng ngầm định sau chọn nút “Đặt”, muốn bỏ đặt tên hàng ngầm định bạn xóa trắng sau chọn nút “Đặt” 10 Khố chương trình: Tại Menu Hệ thống bạn chọn Khố chương trình nhấn tổ hợp phím Ctrl + L Chức cho phép bạn khóa chương trình, qúa trình bạn làm dở cơng việc chương trình mà bạn phải thao tác công việc khác, không muốn người khác thao tác chương trình bạn, bạn tạm khóa chương trình, muốn quay lại chương trình bạn nhập mật để quay lại chương trình Danh mục liệu chuẩn: - Dùng để tra cứu cần thiết - Để tra cứu chọn chức :Dữ liệu chuẩn menu chương trình Danh mục hàng nhập khẩu: danh mục hàng hóa mà doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu, bạn lưu trữ danh mục hàng thường xuyên nhập khẩu, để tạo tờ khai nhập bạn đánh lại danh sách hàng nhập nữa, bạn việc chọn từ danh mục 60 61 Bạn nhập danh mục hàng từ File EXCEL cách chọn nút “Nhập từ Excel” sau: Tên sheet: tên sheet bạn file EXCEL chứa dòng hàng (thông thường sheet1) Bạn tự định nghĩa cột file EXCEL tương ứng với cột nhập hàng Tiếp theo bạn chọn file EXCEL cách chọn nút “…” để chọn file EXCEL chứa hàng bạn Lưu ý: Nếu file EXCEL bạn dùng FONT chữ unicode bạn phải chọn đánh dấu “Unicode” Khi định nghĩa xong tham số bạn chọn nút “Ghi”, chương trình đọc tồn danh sách hàng file EXCEL bạn để nhập vào danh mục hàng Tiếp theo bạn kiểm tra lại danh sách hàng danh mục để đảm bảo việc nhập danh sách hàng từ File EXCEL ý bạn Bạn tham khảo mẫu file EXCEL thư mục cài đặt: C:\Program Files\TSD\ECUSK2\Template\ImportDanhMucHangFromEXCEL.xls 62 Danh mục hàng xuất tương tự danh mục hàng nhập dùng để lư trữ danh mục hàng xuất thường xuyên doanh nghiệp: 63 Danh mục mã HS: Chức để giúp bạn tra cứu biểu thuế, mã HS danh mục hàng xuất nhập khẩu: bạn tìm kiếm, duyệt theo chương, nhóm chi tiết… Thông tin trực tuyến: Nếu máy bạn kết nối INTERNET chức kết nối trực tiếp đến trang website Tổng cục Hải quan, để giúp bạn tra cứu thơng tin hàng hóa, mã HS, biểu thuế xuất nhập trực tuyến 64 Hoặc bạn vào INTERNET Explorer theo địa chỉ: Với danh mục hàng nhập: http://www.customs.gov.vn/Default.aspx?tabid=98 Với danh mục hàng xuất: http://www.customs.gov.vn/Default.aspx?tabid=97 Danh mục - Chức Danh mục quản lý danh sách liệu chuẩn Hải quan quy định như: Danh sách Đơn vị tính, Danh sách Nguyên tệ … - Để vào chức chọn: Danh mục menu chương trình hình ảnh sau chọn danh sách mà bạn muốn xem - Các phần danh mục thao tác cập nhật, thêm, sửa, xóa giống VD bạn nhập thêm Đối tác bạn chọn “Danh mục đối tác” 65 - Toàn danh sách đơn vị Nếu bạn muốn thêm chọn nút “Thêm mới”, sau nhập nội dung đơn vị mới, xong bạn chọn nút “Ghi” - Trường hợp bạn muốn sửa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác cần sửa sau nhập nội dung sửa đổi, sửa xong chọn nút “Ghi” Nếu bạn khơng muốn ghi bạn chọn nút “Đóng” sau chọn khơng ghi - Xóa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác muốn xóa sau nhấn nút “Xóa” Sau xóa xong chọn nút “Ghi” Nếu bạn lại khơng muốn xóa bạn chọn nút “Đóng” sau khơng ghi -Lưu ý: Để việc chọn danh mục nước, Chi cục hải quan cửa khẩu,cửa khẩu, có danh sách nhằm chọn nhanh chóng dễ dàng, khơng phải tìm nhiều hàng trăm danh mục Một số danh mục như: “Các nước”, “Đơn vị Hải quan”, “Hải quan cửa khẩu” có thêm trường “Hiển thị danh sách chọn” danh mục bạn đánh dấu chọn, danh mục hiển thị lên danh sách chọn danh sách nhập tờ khai VD: Trường hợp nhập tờ khai bạn thấy không xuất danh mục nhập cho “Chi cục hải quan cửa khẩu”, bạn vào Menu “Danh mục/Đơn vị Hải quan”, sau đánh dấu vào danh mục Hải quan mà bạn muốn chọn Khi danh mục bạn chọn hiển thị hình nhập tờ khai 66 67 Báo cáo tờ khai xuất nhập khẩu: Báo cáo Vào menu “Báo cáo” chọn “Báo cáo tờ khai xuất nhập khẩu”: Chức thống kê số lượng tờ khai xuất nhập doanh nghiệp theo tiêu chí: khoảng thời gian, mã doanh nghiệp (dùng cho đại lý), tên hàng, nước xuất, nước nhập VD: bạn thống kê tháng có tờ khai mặt hàng đó, tổng giá trị tờ khai bao nhiêu, tổng thuế +Khi đặt xong điều kiện lọc bạn chọn nút “Lọc liệu” Lưu ý: điều kiện tìm kiếm bỏ trống bỏ qua Sau thực thao tác lọc liệu, bạn xuất danh sách tờ khai EXCEL cách chọn nút “In”, sau chỉnh sửa báo cáo cho phù hợp với yêu cầu bạn Nếu muốn xem chi tiết tờ khai nao bạn chọn nút “Chi tiết tờ khai” 68 Báo cáo hàng hóa xuất nhập khẩu: Vào menu “Báo cáo” chọn “Báo cáo Hàng xuất nhập khẩu” Chức thống kê số lượng hàng hóa xuất nhập doanh nghiệp theo tiêu chí: khoảng thời gian, mã doanh nghiệp (dùng cho đại lý), tên hàng, nước xuất, nước nhập VD: Bạn thống kê tháng có mặt hàng xuất nhập khẩu, tổng giá trị dòng bao nhiêu, tổng thuế +Khi đặt xong điều kiện lọc bạn chọn nút “Lọc liệu” Lưu ý: điều kiện tìm kiếm bỏ trống bỏ qua Sau thực thao tác lọc liệu, bạn xuất danh sách dòng hàng EXCEL cách chọn nút “In”, sau chỉnh sửa báo cáo cho phù hợp với yêu cầu bạn 69 Chưa kết nối INTERNET Khơng thể đăng nhập chương trình 10 Một số lỗi thường gặp Để giao tiếp với Hải quan, máy tính bạn phải kết nối INTERNET để kiểm tra máy tính bạn kết nối INTERNET hay chưa, hay bị ngắt kết nối lý bạn làm sau: Bạn thử truy cập vào trang website INTERNET VD: http://www.customs.gov.vn Hoặc http://www.thaisonsoft.com.vn Nếu bạn vào trang website đảm bảo bạn kết nối INTERNET Trường hợp kết nối kiểm tra lại đường truyền, hỏi quản trị mạng để đảm bảo kết nối INTERNET Nếu có thơng báo lỗi lý sau: + Trường hợp sở liệu MS SQL SERVER bạn chưa khởi động: để kiểm tra sở liệu bạn khởi động chưa bạn kiểm tra góc phải đươi hình có biểu tượng sở liệu MS SQL SERVER màu xanh 70 trái lại sở liệu MS SQL SERVER chưa khởi động “stop”, biểu tượng sở liệu MS SQL SERVER có màu đỏ Để khởi động MS SQL SERVER bạn làm sau: nhấn chuột phải vào biểu tượng sở liệu MS SQL SERVER sau chọn “MSSQLServer – start” + Trường hợp bạn đăng nhập sai tên máy chủ sở liệu(hoặc bạn đổi tên máy tính bạn ): Để biết tên máy tính chạy CSDL MSSQLServer bạn tên bạn làm sau: Để chuột vào biểu tượng sở liệu MSSQLServer bạn thấy tên máy tính chạy sở liệu bạn 71 Có Nhập qthơng nhiềutindanh trênmục tờ khai chọn chưa ơxác chọn làm để chọn nhanh Sau bạn nhập tên máy chủ CSDL vào hình đăng nhập chương trình sau: + Trường hợp bạn chưa cài cở sở liệu MSSQLServer Hãy cài hệ quản trị CSDL MSSQLServer (MSDE) kèm cài chương trình sau tạo cở sở liệu ban đầu, tham khảo tài liệu hướng dẫn cài cài đặt chương trình Hãy kiểm tra lại thông tin tờ khai, chứng từ kèm theo 11 Một số câu hỏi thường gặp Trong chương trình ECUS thiết kế cho phép bạn tùy chọn danh mục hiển thị danh mục chọn VD danh mục có nhiều lựa chọn mà doanh nghiệp bạn xuất nhập với số cửa bạn làm sau: Vào phần danh mục "cảng, cửa khẩu" cách truy cập vào menu "Danh mục/Danh mục cảng, cửa khẩu": 72 Ngầm định chương trình hiển thị tất danh mục "cảng, cửa khẩu" ô chọn Nếu muốn danh mục không hiển thị danh sách lựa chọn bạn bỏ đánh dấu "Hiển thị danh sách chọn" sau chọn nút "Ghi" Bạn đánh dấu chọn "Đặt cho tất cả" để loại bỏ tất đánh dấu chọn sau chọn cửa mà doanh nghiệp bạn có tham gia xuất nhập Tương tự danh mục khác "Nước", "Đơn vị Hải quan", 73 Phần mềm ECUSKD có hỗ trợ mạng LAN với nhiều người khai thác không? - Phần mềm ECUSKD thiết kế chạy mạng LAN chia sẻ liệu, bạn cài đặt nhiều máy tính truy cập đến sở liệu Hệ thống hỗ trợ mơ hình máy chủ, máy chạm sau Bạn cài máy chủ hệ quản trị sở liệu MS SQLSERVER MSDE thiết lập sở liệu ECUSKD, máy chạm bạn cài chương trình ECUSKD Các máy chạm (client) kết nối đến máy chủ thông qua mạng LAN truy cập đến sở liệu ECUSKD 74 ... tiết tờ khai Đến bạn sửa đổi thơng tin tờ khai, hay xóa tờ khai Lưu ý: tờ khai khai báo thành công 45 5.2 Copy tờ khai: hệ thống khơng cho phép bạn sửa tờ khai này, muốn sửa tờ khai khai báo... số tờ khai, ngày đăng ký, phân luồng 28 - Bước 7: In tờ khai Sau tờ khai phân luồng, bạn chọn nút In TK để in nội dung tờ khai 29 30 4.3 Sửa tờ khai khai báo, có số tiếp nhận Sau gửi tờ khai đến... muốn sửa tờ khai bạn làm sau: Tìm đến tờ khai chọn nút “Hủy KB” chương trình kết nối đến Hải quan hủy tờ khai bạn khai báo 31 4.4 Sửa tờ khai tờ khai cấp số Tiếp theo bạn sửa tờ khai cho phù