HƯỚNG DẪN KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU BÁO CÁO CHƯƠNG TRÌNH PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS _ QUY TRÌNH VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN. CHỦ BIÊN:TS. BS.Phan Thị Thu Hương

_ HƯỚNG DẪN KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU BÁO CÁO CHƯƠNG TRÌNH PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS _ QUY TRÌNH VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN Hà Nội, 4/2015 CHỦ BIÊN TS BS Phan Thị Thu Hương BAN BIÊN SOẠN Ths BS Võ Hải Sơn Ths BS Bùi Hoàng Đức Ths BS Nguyễn Việt Nga Ths Hà Thị Minh Nguyệt Ths Lê Thị Cẩm Tú Ths Quách Văn Lượng CN Lê Mai Phương PGS TS Hồ Thị Hiền CÙNG SỰ THAM GIA HỖ TRỢ KỸ THUẬT CỦA CÁC CHUYÊN GIA TS BS Nguyễn Cường Quốc Ths Lê Tống Giang Ths Nguyễn Hoài Nam THƯ KÝ BIÊN SOẠN Ths BS Bùi Hoàng Đức Ths Lê Thị Cẩm Tú Lời nói đầu Đảm bảo chất lượng số liệu báo cáo, cải thiện, tăng cường hệ thống giám sát, theo dõi đánh giá một những hoạt động quan trọng được xây dựng phát triển từ nhiều năm qua chương trình phòng, chống HIV/AIDS Đây cũng một những trọng tâm đề án Giám sát dịch tễ học HIV/AIDS, theo dõi đánh giá chương trình phòng, chống HIV/AIDS được phát triển theo Chiến lược quốc gia phòng, chống HIV/AIDS đến năm 2020 tầm nhìn 2030 được Thủ tướng Chính phủ phê dụt tại Qút định sớ 608/QĐ – TTg ngày 25 tháng năm 2012 Thông qua sự hỗ trợ từ dự án USAID/SMART TA, Cục Phòng, chống HIV/AIDS – Bộ Y tế tiến hành phát triển tài liệu “Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS” Tài liệu hướng dẫn quy trình kiểm định chất lượng số liệu báo cáo tại mỗi tuyến, bên cạnh đó giúp cho cán bộ, nhà quản lý chương trình làm cẩm nang tham khảo để cải thiện, tăng cường hệ thống giám sát, theo dõi đánh giá chương trình dự phòng, chăm sóc điều trị HIV/AIDS Tài liệu tham khảo tài liệu quý báu thế giới khu vực, đồng thời dựa tình hình thực tế Việt Nam để biên soạn chỉnh sửa phù hợp với thực tiễn tại Việt Nam Nhóm biên soạn cũng nhận được chia sẻ góp ý quan trọng chuyên gia ngồi nước, cán bợ có kinh nghiệm trực tiếp thực hiện chương trình theo dõi, đánh giá từ Trung ương đến địa phương Cục Phòng, chống HIV/AIDS – Bộ Y tế xin trân trọng cảm ơn tất cả cá nhân tổ chức, những người đóng góp ý kiến, khuyến nghị hỗ trợ cho nhóm trình xây dựng cuốn tài liệu Đồng thời, xin cảm ơn dự án USAID/SMART TA, Trung tâm Dự phòng Kiểm soát bệnh tật Hoa Kỳ (CDC), Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID) hỗ trợ kỹ thuật, kinh phí trình biên soạn xuất bản cuốn sách Lần đầu tiên xuất bản cuốn sách, tác giả rất cố gắng không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp quý độc giả để tài liệu tiếp tục được hoàn thiện TM BAN BIÊN SOẠN TS BS PHAN THỊ THU HƯƠNG Cục Phòng, chống HIV/AIDS MỤC LỤC Lời nói đầu Mục lục Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình vẽ Chương Giới thiệu 1.1 Chất lượng số liệu đảm bảo chất lượng số liệu 1.1.1 Giới thiệu chung 1.1.2 Chất lượng số liệu hệ thống quản lý số liệu 1.2 Giới thiệu tài liệu Hướng dẫn kiểm định Chất lượng số liệu báo cáo chương trình phịng, chống HIV/AIDS 10 1.2.1 Mục tiêu tài liệu .10 1.2.2 Nội dung tài liệu 10 1.2.3 Đối tượng sử dụng: 11 1.2.4 Tần suất thực 11 1.2.5 Phương pháp công cụ thu thập thông tin 12 Chương Quy trình cơng cụ kiểm định chất lượng số liệu báo cáo 14 2.1 Quy trình thực kiểm định chất lượng số liệu báo cáo 14 2.1.1 Giai đoạn Chuẩn bị .15 2.1.2 Giai đoạn Tiến hành đánh giá 19 2.1.3 Giai đoạn Báo cáo, chia sẻ đề xuất giải pháp 25 2.2 Công cụ thu thập thông tin kiểm định chất lượng số liệu 29 Công cụ 1: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán quản lý .29 Công cụ 2: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán tổng hợp báo cáo số liệu 37 Công cụ 3: Xác minh số liệu 49 Phụ lục 54 Phụ lục 1: Mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu Cục Phòng, chống HIV/AIDS kết hợp đối tác thực tỉnh năm 2012 54 Phụ lục 2: Danh mục số khuyến nghị cho đợt kiểm định chất lượng số liệu nguồn số liệu gốc số 56 Phụ lục 3: Nội dung thông báo kết kiểm định chất lượng số liệu kế hoạch cải thiện chất lượng số liệu 60 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT AIDS Hội chứng suy giảm miễn dịch mắc phải ARV Thuốc kháng vi-rút HIV CDC Trung tâm Dự phịng Kiểm sốt bệnh tật Hoa Kỳ CLSL Chất lượng số liệu CSDL Cơ sở dữ liệu HIV Vi-rút gây suy giảm miễn dịch người HTC Cơ sở tư vấn, xét nghiệm HIV MMT Điều trị thay nghiện chất dạng thuốc phiện thuốc Methadone PAC Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh, thành phố PKNT Phòng khám ngoại trú PMTCT Dự phòng lây truyền HIV từ mẹ sang USAID Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ TCCĐ Tiếp cận cộng đồng TTYT Trung tâm y tế DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Nội dung, phương pháp & công cụ thực kiểm định CLSL 13 Bảng 2: Tổng hợp nội dung, cách thức công cụ kiểm định CLSL .24 Bảng 3: Các nội dung tổng hợp thông tin 26 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1: Hệ thống quản lý số liệu chất lượng số liệu Hình 2: Quy trình kiểm định chất lượng số liệu 14 Hình 3: Ví dụ xác minh số liệu tuyến 22 CHƯƠNG GIỚI THIỆU 1.1 Chất lượng số liệu đảm bảo chất lượng số liệu 1.1.1 Giới thiệu chung Đảm bảo chất lượng số liệu đóng vai trò quan trọng việc quản lý chương trình Số liệu báo cáo có chất lượng, thu thập đầy đủ kịp thời giúp nhà quản lý chương trình có thể đưa định đắn Trong những năm qua, tổ chức quốc tế Quỹ Toàn cầu phòng chống AIDS, Lao Sốt rét, Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID), tổ chức Measure Evaluation… xây dựng số hướng dẫn cơng cụ liên quan tới việc kiểm tốn đánh giá chất lượng số liệu áp dụng cho chương trình phòng, chống HIV/AIDS Tại Việt Nam, giai đoạn 2005 – 2011, chương trình phịng, chống HIV/AIDS xây dựng nhiều cơng cụ theo dõi, đánh giá chương trình đánh giá chất lượng số liệu dùng cho tuyến sở Phần lớn tài liệu bảng kiểm nhằm giám sát việc triển khai chương trình, dự án đánh giá hoạt động theo dõi, giám sát dự án riêng lẻ (như dự án Phòng, chống HIV/AIDS ở Việt Nam Ngân hàng Thế giới Bộ Phát triển Quốc tế Vương quốc Anh tài trợ, Dự án Quỹ Tồn cầu phịng chống AIDS, Lao Sốt rét…) Đây những công cụ đơn vị, tổ chức tự xây dựng để áp dụng đánh giá riêng cho chương trình, dự án Mặc dù việc đảm bảo chất lượng số liệu đóng vai trò quan trọng việc đánh giá kết triển khai hoạt động phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam giúp nhà quản lý chương trình có những điều chỉnh thích hợp triển khai lập kế hoạch tiếp theo, những hướng dẫn cơng cụ đánh giá chất lượng số liệu chương trình phòng, chống HIV/AIDS hạn chế chưa phổ biến thực thường xuyên tuyến tỉnh, thành phố Để có hướng dẫn chung, tổng quát áp dụng cho chương trình phịng, chống HIV/AIDS ở Việt Nam, Cục Phòng, chống HIV/AIDS phối hợp với đơn vị liên quan phát triển tài liệu “Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS” Tài liệu sử dụng để đánh giá chất lượng số liệu báo cáo hệ thống quy trình quản lý số liệu chương trình phịng, chống HIV/AIDS tuyến Trên sở đó xác định vấn đề cần cải thiện hệ thống quản lý, lưu trữ, báo cáo, sử dụng số liệu để đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số liệu 1.1.2 Chất lượng số liệu hệ thống quản lý số liệu 1.1.2.1 Chất lượng số liệu Chất lượng số liệu (CLSL) chương trình thể khía cạnh sau (Hướng dẫn kiểm tốn chất lượng sớ liệu - Measure Evaluation, USAID, PEPFAR): - Độ tin cậy: Số liệu phải tổng hợp dựa hướng dẫn quy trình chuẩn Quy trình mang tính ổn định quán, không phụ thuộc vào đối tượng sử dụng, thời gian tần suất sử dụng; - Tính kịp thời: Số liệu phải cập nhật thu thập thường xuyên để cung cấp thông tin cần thiết cho người quản lý chương trình định Tính kịp thời số liệu phụ thuộc vào tần suất cập nhật hệ thống thông tin chương trình, mức độ thay đổi hoạt động thời điểm thơng tin báo cáo; - Tính tồn diện: Số liệu không cung cấp phần thông tin hệ thống mà phải cung cấp thông tin tồn hệ thống; - Tính xác: Số liệu phải đủ chi tiết để có thể sử dụng, đủ nguồn gốc có mức độ sai số chấp nhận được; - Tính trung thực: Số liệu phải bảo vệ để tránh bị điều chỉnh trái quy định (do cố ý vơ tình); - Tính đắn: Số liệu phải đo lường nội dung cần đo lường phản ánh thực tế 1.1.2.2 Hệ thống quản lý số liệu Chất lượng số liệu chương trình phịng, chống HIV/AIDS định bởi hệ thống quản lý số liệu chương trình đó Một hệ thống quản lý số liệu bao gồm cấu phần sau: - Năng lực hệ thống: Bao gồm nhân lực hệ thống trang thiết bị phục vụ quy trình thu thập, xử lý số liệu báo cáo - Các số báo cáo, định nghĩa hướng dẫn cách thu thập dữ liệu, số cách làm báo cáo: Một hệ thống quản lý số liệu báo cáo tốt cần có định nghĩa rõ ràng số có quy định/hướng dẫn áp dụng chung cho tất đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo - Các biểu mẫu thu thập số liệu biểu mẫu báo cáo: Các biểu mẫu cần chuẩn hóa áp dụng đồng bộ, quán tất đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo tất lần báo cáo - Quy trình quản lý số liệu, bao gồm chế độ bảo vệ số liệu, lưu cập nhật số liệu - Kết nối với hệ thống báo cáo quốc gia: Hệ thống báo cáo chương trình/dự án khuyến khích nên thống với hệ thống báo cáo quốc gia (về mặt số, biểu mẫu báo cáo, thời gian báo cáo…) để tránh tình trạng số liệu chương trình/dự án khơng phản ánh số liệu quốc gia Nâng cấp cải thiện hệ thống quản lý số liệu báo cáo đóng vai trò quan trọng việc đảm bảo chất lượng số liệu Hình 1: Hệ thống quản lý số liệu chất lượng số liệu 1.2 Giới thiệu tài liệu Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phịng, chống HIV/AIDS 1.2.1 Mục tiêu tài liệu Tài liệu xây dựng nhằm mục tiêu chính: - Đánh giá chất lượng số liệu báo cáo tuyến điểm cung cấp dịch vụ chương trình phịng, chống HIV/AIDS theo 06 khía cạnh: độ tin cậy, tính kịp thời, tính tồn diện, tính xác, tính trung thực tính đắn Trong khía cạnh số liệu, tính xác số liệu nhấn mạnh đánh giá chi tiết thông qua việc xác minh số liệu - Đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu chương trình phịng, chống HIV/AIDS tuyến 1.2.2 Nội dung tài liệu Với mục tiêu kiểm định CLSL trên, tài liệu Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình Phịng, chống HIV/AIDS biên soạn với phần cụ thể sau:  Phần - Giới thiệu chung chất lượng số liệu đảm bảo chất lượng số liệu Phần cung cấp thông tin tổng quát chất lượng số liệu báo cáo, hệ thống quản lý số liệu tầm quan trọng việc đảm bảo chất lượng số liệu báo cáo Bên cạnh đó giới thiệu chung tài liệu hướng dẫn bao gồm: đối tượng, tần suất sử dụng, phương pháp công cụ thu thập thông tin  Phần - Quy trình kiểm định chất lượng số liệu: Phần đưa hướng dẫn chi tiết quy trình triển khai kiểm định chất lượng số liệu báo cáo tuyến Kiểm định chất lượng số liệu tiến hành qua giai đoạn Chuẩn bị, Báo cáo Lập kế hoạch cải thiện CLSL Tại giai đoạn, bước chuẩn bị, triển khai lưu ý mô tả hướng dẫn cụ thể  Phần - Bộ công cụ kiểm định chất lượng số liệu: Phần bao gồm công cụ hỗ trợ thu thập thông tin liên quan tới chất lượng số liệu báo cáo hệ thống quản lý số liệu Trong đó, công cụ bảng kiểm định chất lượng số liệu gồm câu hỏi vấn lãnh đạo vấn cán trực tiếp tổng hợp, báo cáo số liệu tuyến sở dịch vụ, công cụ biểu mẫu sử dụng để xác minh số liệu nhằm đánh giá cụ thể tính xác số báo cáo 10 TÍNH TRUNG THỰC: “Có chế bảo vệ số liệu để tránh thay đổi trái quy định” dùng phiên nào? Anh/chị có sử dụng phần mềm (có quyền) chống vi-rút khơng? Anh/chị làm để bảo vệ số liệu tránh khỏi thay đổi trái quy định? (dùng khóa, sử dụng mật khẩu, v.v)         Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị: TÍNH ĐÚNG ĐẮN: “Số liệu phải đo lường nội dung cần đo lường phản ánh thực tế” Các số báo cáo có phản ánh đúng/đầy đủ hoạt động chương trình/dự án thực hay khơng? Anh/chị làm để giảm sai số chủ quan người thu thập số liệu? Quy trình thu thập số liệu kiểm tra/giám sát nào? C MP K KAD     Chú thích 47 TÍNH ĐÚNG ĐẮN: “Số liệu phải đo lường nội dung cần đo lường phản ánh thực tế”     Anh/chị có thể lấy số liệu cho giai đoạn báo cáo anh/chị cần không? Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị: SỬ DỤNG SỐ LIỆU: “Số liệu cần sử dụng thường xuyên để định đắn kịp thời” C MP K KAD Anh/chị có chia sẻ số liệu với cán ngồi quan khơng? Chia sẻ nào? Tần suất? Ở đâu?     Anh/chị có phản hồi số liệu cho cán thu thập số liệu làm báo cáo tuyến không? Nếu có, tần suất phản hồi nào?     Anh/chị có sử dụng số liệu không? Sử dụng cho những việc gì?     Anh/chị có thể cho xem ví dụ số liệu sử dụng không? (Như kế hoạch, dự trù kinh phí, phân bổ ngân sách/nguồn lực, báo cáo, trình bày có sử dụng số liệu thu thập được?     Chú thích 48 SỬ DỤNG SỐ LIỆU: “Số liệu cần sử dụng thường xuyên để định đắn kịp thời” Tổng hợp thơng tin: Khuyến nghị: 49 CƠNG CỤ 3: XÁC MINH SỐ LIỆU Hướng dẫn sử dụng: - Cán bộ thực hiện: Thành viên nhóm đánh giá - Quy trình thực hiện: (1) Điền số xác minh số liệu vào cột “Tên số”, bảng dùng để xác minh 01 số phân nhóm số đó (2) Trao đổi với cán trực tiếp tổng hợp báo cáo số để:  Xác định dòng số liệu số  Phỏng vấn cán trực tiếp tổng hợp báo cáo số liệu rà soát tài liệu để bổ sung thơng tin quy trình báo cáo CLSL số xác minh (3) Tiến hành xác minh số liệu tuyến sở dịch vụ, đối chiếu với tài liệu nguồn theo dòng số liệu xác định 50 CHỈ SỐ Tên số (Gồm phân nhóm số) Tài liệu nguồn (Chèn thêm hàng/cột số báo cáo có nhiều nguồn) Kỳ báo cáo Số xác minh Số báo cáo Độ sai lệch (%) Kỳ báo cáo Kỳ báo cáo Số xác minh Số báo cáo Độ sai lệch (%) A Rà soát tài liệu Có Một phần Không Tài liệu gốc có lưu không?    Tài liệu gốc có đầy đủ không?    Số tài liệu lưu: Các biểu mẫu thu thập thông tin có điền đầy đủ xác?    Các biểu mẫu báo cáo có điền đầy đủ xác?    Đơn vị tính tốn số có qn khơng?    Ngày đề cập tài liệu gốc có thuộc giai đoạn đánh giá không?    Số xác minh Số báo cáo Độ sai lệch (%) Sai lệch trung bình (%) Ghi Trả lời câu hỏi Chú thích Số tài liệu cần phải lưu: 51 Nếu sử dụng phần mềm/máy tính hỗ trợ lưu trữ thơng tin: Máy tính/phần mềm có dùng mật bảo vệ không? Dữ liệu có được lưu định kỳ không? B Kiểm tra chéo số báo cáo với nguồn khác (nếu có) tìm hiểu lý khác biệt   Có   Một phần   Khơng    Chú thích Số đối chiếu từ nguồn khác Có khác biệt không? Nếu có, khác biệt %? Các ghi khác (nếu có) CHỈ SỐ Tên số (Gồm phân nhóm số) Tài liệu nguồn (Chèn thêm hàng/cột số báo cáo có nhiều nguồn) Kỳ báo cáo Số xác minh Số báo cáo Độ sai lệch (%) Kỳ báo cáo Số xác minh Số báo cáo Kỳ báo cáo Độ sai lệch (%) Số xác minh Số báo cáo Độ sai lệch (%) Sai lệch trung bình (%) Ghi 52 Trả lời câu hỏi A Rà sốt tài liệu Có Một phần Khơng Tài liệu gốc có lưu không?    Tài liệu gốc có đầy đủ không?    Số tài liệu lưu: Các biểu mẫu thu thập thông tin có điền đầy đủ xác?    Các biểu mẫu báo cáo có điền đầy đủ xác?    Đơn vị tính tốn số có qn khơng?    Ngày đề cập tài liệu gốc có thuộc giai đoạn đánh giá không? Nếu sử dụng phần mềm/máy tính hỗ trợ lưu trữ thơng tin: Máy tính/phần mềm có dùng mật bảo vệ không? Dữ liệu có được lưu định kỳ không? B Kiểm tra chéo số báo cáo với nguồn khác (nếu có) tìm hiểu lý khác biệt      Có   Một phần   Khơng    Chú thích Số tài liệu cần phải lưu: Chú thích Số đối chiếu từ nguồn khác Có khác biệt không? Nếu có, khác biệt %? Các ghi khác (nếu có) 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Y tế, 2008, Quyết định số 28/2008/QĐ-BYT ngày 14/08/2008 Bộ Y tế - Quy chế báo cáo Biểu mẫu báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS Bộ Y tế, 2015, Thông tư 03/2015/TT-BYT ngày 16/03/2015 Bộ Y tế - Quy định chế độ báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS FHI 360, 2014, FHI Checklist for Monitoring Data Quality Audit (Draft) FHI 360, 2010, Routine Data Quality Assessment Tool FHI 360, 2008, Routine Data Quality Assessment Tool – Guidelines for Implementation for HIV, TB, & Malaria Programs FHI 360, 2013, Participatory Data Verification & Improvement Tool – Framework and Operational Guide for Implementation FHI 360, 2013, Participatory Monitoring and Evaluation System Assessment Tool – Frameworkd and Operational Guide for Implementation PEPFAR/USAID, MEASURE, 2008, Data Quality Audit Tool – Guidelines for Implementation 54 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu Cục Phòng, chống HIV/AIDS kết hợp đối tác thực tỉnh năm 2012 Thời gian Ngày Sáng Địa điểm TT Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh Hoạt động Người chịu trách nhiệm Thành phần tham gia Giới thiệu mục đích chuyến cơng tác Trưởng đồn đánh giá Lãnh đạo TT Giới thiệu chương trình làm việc Trưởng đồn đánh giá Giới thiệu cơng cụ kiểm định chất lượng số liệu quy trình thực Đại diện SMART TA Rà soát nội dung công cụ Thảo luận thống kế hoạch đánh giá huyện điểm cung cấp dịch vụ Chiều TT Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh Lãnh đạo phịng chun mơn: Chăm sóc, điều trị; Giám sát; Truyền thông, v.v Cán trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp, thu thập Nhóm đánh giá báo cáo số liệu cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Nhóm đánh giá số liệu Trung tâm chương trình dự án AIDS tỉnh tỉnh/thành phố Phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh Nhóm đánh giá Nhóm đánh giá Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu làm báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Nhóm đánh giá Xác minh số liệu cho số lựa chọn từ báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Nhóm đánh giá Lãnh đạo Trung tâm Cán tổng hợp số liệu làm báo cáo công tác phòng, chống HIV/AIDS Ngày Sáng Trung tâm Y tế huyện Thống chương trình Nhóm đánh giá Lãnh đạo Trung làm việc với tuyến tâm Y tế huyện huyện TT Y tế huyện Phỏng vấn lãnh đạo TTYT huyện Nhóm đánh giá 55 Điểm cung cấp dịch vụ Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu làm báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Nhóm đánh giá Cán tổng hợp số liệu báo cáo công tác phòng, chống HIV/AIDS Xác minh số liệu cho số lựa chọn từ báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Nhóm đánh giá Phỏng vấn quản lý phòng khám Nhóm đánh giá Lãnh đạo phòng khám Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu làm báo cáo Nhóm đánh giá Tính tốn lại số báo cáo Nhóm đánh giá Cán tổng hợp số liệu/làm báo cáo phòng khám Kiểm tra chéo số báo Nhóm đánh giá cáo Chiều Văn phòng TT Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh Chia sẻ kết đánh giá ban đầu với bên liên quan Thảo luận Lập kế hoạch cải thiện chất lượng số liệu Nhóm đánh giá Lãnh đạo TT Lãnh đạo Nhóm đánh giá phịng chun mơn: Chăm sóc, điều trị; Giám sát; Truyền Cán Trung thơng, v.v tâm Phịng, chống HIV/AIDS tỉnh Cán trực tiếp phụ trách công tác Trung tâm tổng hợp, thu thập Phòng, chống báo cáo số liệu HIV/AIDS tỉnh theo báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS số liệu chương trình dự án tỉnh/thành phố 56 Phụ lục 2: Danh mục số khuyến nghị cho đợt kiểm định CLSL nguồn số liệu gốc số Danh mục số khuyến nghị thực hiện đợt kiểm định chất lượng số liệu số được quy định Thông tư 03/2015/TT-BYT ngày 16/3/2015 về chế độ báo cáo công tác phòng, chống HIV/AIDS Nguồn số liệu số xác minh mang tính chất tham khảo dựa quy định hiện hành thực tiễn hoạt động đơn vị tại thời điểm hiện tại Số lượng số lựa chọn số để đánh giá nhóm đánh giá quyết định (xem hướng dẫn lựa chọn số tại phần 2.1.1 Chuẩn bị kiểm định CLSL) Khi triển khai thực hiện kiểm định chất lượng số liệu, nhóm đánh giá vào Hướng dẫn thống kê báo cáo theo Thông tư số 03/2015/TT-BYT ngày 16/3/2015 Cục Phòng, chống HIV/AIDS ban hành để xác định nguồn số liệu cho số xác minh tương ứng HOẠT ĐỘNG CAN THIỆP GIẢM TÁC HẠI STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số người nhận bơm kim Báo cáo định kỳ tiêm kỳ báo cáo theo TT 03/2015/TT-BYT Tham chiếu Số xác minh Nguồn số liệu Sổ/Phiếu ghi chép nhân viên tiếp cận cộng đồng Số người nhận bao cao su kỳ báo cáo Báo cáo định kỳ theo TT 03/2015/TT-BYT Sổ/Phiếu ghi chép nhân viên tiếp cận cộng đồng Số người nhận chất bôi trơn kỳ báo cáo Báo cáo định kỳ theo TT 03/2015/TT-BYT Sổ/Phiếu ghi chép nhân viên tiếp cận cộng đồng Đối chiếu với Tham chiếu nguồn số liệu khác Sổ ghi chép dịch vụ vật tư tiêu hao phòng, chống HIV/AIDS Sổ ghi chép dịch vụ vật tư tiêu hao phòng, chống HIV/AIDS Sổ ghi chép dịch vụ vật tư tiêu hao phòng, chống HIV/AIDS CHƯƠNG TRÌNH TƯ VẤN XÉT NGHIỆM HIV STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số người tư vấn trước xét nghiệm Số người xét nghiệm Số xác minh Tham chiếu Nguồn số liệu Báo cáo định kỳ Báo cáo chiết xuất từ Sổ đăng ký theo TT phần mềm tư vấn HIV 03/2015/TT-BYT PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung Báo cáo định kỳ Báo cáo chiết xuất từ Sổ đăng ký theo TT phần mềm tư vấn HIV 03/2015/TT-BYT PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung Số người nhận Báo cáo định kỳ Báo cáo chiết xuất từ Sổ đăng ký kết xét nghiệm theo TT phần mềm tư vấn HIV 03/2015/TT-BYT PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung Tham chiếu Đối chiếu với nguồn số liệu khác - Sổ xét nghiệm - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV - Sổ xét nghiệm - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV - Sổ xét nghiệm - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV 57 Số người có kết Báo cáo định kỳ Báo cáo chiết xuất từ Sổ đăng ký Kết - Sổ xét nghiệm xét nghiệm HIV theo TT phần mềm tư vấn HIV xét nghiệm - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ dương tính 03/2015/TT-BYT PrevenHIV-Báo cáo phần mềm PrevenHIV tổng hợp chung - Hồ sơ khách hàng Số người có kết Báo cáo định kỳ Báo cáo chiết xuất từ Sổ đăng ký - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ xét nghiệm HIV theo TT phần mềm tư vấn HIV phần mềm PrevenHIV dương tính nhận kết 03/2015/TT-BYT PrevenHIV-Báo cáo - Hồ sơ khách hàng xét nghiệm tổng hợp chung CHƯƠNG TRÌNH METHADONE STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu Số khách hàng điều Báo cáo định kỳ Phần 3-Hoạt độngSổ theo dõi trị MMT thời theo TT phòng khám, điều trị điểm 03/2015/TT-BYT mục A Methadone Đối chiếu với nguồn số liệu khác - Sổ cấp phát thuốc hàng ngày - Bệnh án - File dữ liệu theo dõi tham gia chương trình điều trị MMT Số bệnh nhân nhận thuốc sở điều trị Số bệnh nhân nhận thuốc sở cấp phát thuốc Số bệnh nhân bỏ trị kỳ báo cáo Báo cáo định kỳ Sổ theo dõi theo TT điều trị 03/2015/TT-BYT Methadone Báo cáo định kỳ Sổ theo dõi theo TT điều trị 03/2015/TT-BYT Methadone Báo cáo định kỳ Phần 3-Hoạt độngSổ theo dõi theo TT phòng khám, điều trị 03/2015/TT-BYT mục D3 Methadone Ngày/lý bệnh nhân khỏi chương trình - Sổ cấp phát thuốc hàng ngày - Bệnh án - File dữ liệu theo dõi tham gia chương trình điều trị MMT QUẢN LÝ TRƯỚC ĐIỀU TRỊ ARV VÀ ĐIỀU TRỊ DỰ PHÒNG LAO STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số bệnh nhân Báo cáo định kỳ đăng ký kỳ báo theo TT cáo 03/2015/TT-BYT Số bệnh nhân quản lý đến cuối kỳ báo cáo Số bệnh nhân bắt đầu Báo cáo định kỳ dự phòng INH theo TT kỳ báo cáo 03/2015/TT-BYT Báo cáo định kỳ theo TT 03/2015/TT-BYT Số xác minh Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu Đối chiếu với nguồn số liệu khác Sổ đăng ký trước điều trị thuốc kháng HIV Sổ đăng ký trước điều trị thuốc kháng HIV Sổ đăng ký trước điều trị thuốc kháng HIV 58 CHƯƠNG TRÌNH CHĂM SÓC VÀ ĐIỀU TRỊ ARV STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Số bệnh nhân điều trị Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị ARV cuối kỳ báo cáo theo TT trị ART thuốc trước 03/2015/TT-BYT kháng HIV Đối chiếu với nguồn số liệu khác Tham chiếu - Sổ khám hàng ngày - Bệnh án - Sổ khám hàng Số bệnh nhân bắt đầu Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị Ngày khởi liều ARV điều trị lần đầu theo TT trị ART thuốc kỳ báo cáo 03/2015/TT-BYT kháng HIV Số bệnh nhân điều trị Báo cáo định kỳ lại kỳ báo cáo theo TT 03/2015/TT-BYT ngày - Bệnh án Dịch vụ điều Sổ điều trị Theo dõi người bệnh - Bệnh án trị ART thuốc trình điều trị - File dữ liệu kháng HIV thuốc kháng HIV (tại tháng có ghi ĐTL) Số bệnh nhân ART Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị chuyển đến kỳ theo TT trị ART thuốc báo cáo 03/2015/TT-BYT kháng HIV Số bệnh nhân chuyển Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị kỳ báo cáo theo TT trị ART thuốc 03/2015/TT-BYT kháng HIV Số bệnh nhân ART bỏ Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị trị kỳ báo cáo theo TT trị ART thuốc 03/2015/TT-BYT kháng HIV Số bệnh nhân tử vong Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị kỳ báo cáo theo TT trị ART thuốc 03/2015/TT-BYT kháng HIV Số bệnh nhân Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị điều trị ARV theo TT trị ART thuốc tính đến cuối kỳ báo 03/2015/TT-BYT kháng HIV cáo Số bệnh nhân nhận thuốc ARV tuyến xã Báo cáo định kỳ Dịch vụ điều Sổ điều trị theo TT trị ART thuốc 03/2015/TT-BYT kháng HIV quản lý bệnh nhân (nếu có) Theo dõi người bệnh - Bệnh án trình điều trị - File dữ liệu thuốc kháng HIV (tại quản lý bệnh tháng bắt đầu có phác đồ nhân (nếu có) điều trị) Theo dõi người bệnh - Bệnh án trình điều trị - File dữ liệu thuốc kháng HIV (tại quản lý bệnh tháng có ghi CĐ) nhân (nếu có) Theo dõi người bệnh - Bệnh án trình điều trị - File dữ liệu thuốc kháng HIV (tại quản lý bệnh tháng có ghi B) nhân (nếu có) Theo dõi người bệnh - Bệnh án trình điều trị - File dữ liệu thuốc kháng HIV (tại quản lý bệnh tháng có ghi TV) nhân (nếu có) - Bệnh án - File dữ liệu quản lý bệnh nhân (nếu có) - Bệnh án DỰ PHÒNG LÂY TRUYỀN HIV TỪ MẸ SANG CON STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số phụ nữ mang thai Báo cáo định kỳ nhiễm HIV theo TT điều trị ARV 03/2015/TT-BYT kỳ báo cáo Tham chiếu Số xác minh Nguồn số liệu Tham chiếu Đối chiếu với nguồn số liệu khác - Sổ quản lý BN tai phòng OPC - Báo cáo trực tiếp từ đơn vị điều trị 59 Số trẻ đẻ sống từ mẹ Báo cáo định kỳ nhiễm HIV theo TT 03/2015/TT-BYT - Sổ theo dõi chương trình phịng lây truyền HIV từ mẹ sang (số theo dõi mẹ con) - Cơ sở sản khoa có sinh báo cáo CHẨN ĐOÁN SỚM NHIỄM HIV CHO TRẺ DƯỚI 18 THÁNG TUỔI STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số trẻ sinh từ mẹ Báo cáo định kỳ nhiễm HIV theo TT làm xét nghiệm PCR 03/2015/TT-BYT lần Tham chiếu Số xác minh Nguồn số liệu Sổ theo dõi phơi nhiễm với HIV Tham chiếu Đối chiếu với nguồn số liệu khác - Báo cáo sở chăm sóc điều trị HIV ĐIỀU TRỊ ARV ĐỐI VỚI BỆNH NHÂN LAO STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số bệnh nhân điều Báo cáo định kỳ trị ARV bắt theo TT đầu điều trị lao 03/2015/TT-BYT kỳ báo cáo Số người mắc lao Báo cáo định kỳ phát nhiễm HIV theo TT bắt đầu điều trị 03/2015/TT-BYT ARV kỳ báo cáo Tham chiếu Số xác minh Nguồn số liệu Sổ điều trị thuốc kháng HIV Tham chiếu Đối chiếu với nguồn số liệu khác - Bệnh án - Bệnh án Sổ điều trị thuốc kháng HIV Sổ theo dõi điều trị Lao thống kê sở điều trị Lao THEO DÕI XÉT NGHIỆM TẢI LƯỢNG HIV STT Tên số Số báo cáo Nguồn số liệu Số bệnh nhân điều Báo cáo định kỳ trị ARV làm theo TT xét nghiệm tải lượng 03/2015/TT-BYT HIV để khẳng định thất bại điều trị Số bệnh nhân điều Báo cáo định kỳ trị ARV làm theo TT xét nghiệm tải lượng 03/2015/TT-BYT định kỳ thời điểm 12 tháng kể từ bắt đầu điều trị Tham chiếu Số xác minh Nguồn số liệu Sổ điều trị thuốc kháng HIV Sổ điều trị thuốc kháng HIV Tham chiếu Đối chiếu với nguồn số liệu khác - Báo cáo xét nghiệm tải lượng HIV (Phụ lục 7aQĐ 1921) - Bệnh án - Báo cáo xét nghiệm tải lượng HIV (Phụ lục 7aQĐ 1921) - Bệnh án 60 Phụ lục 3: Nội dung thông báo kết kiểm định chất lượng số liệu kế hoạch cải thiện CLSL STT I Nội dung Tóm tắt thông tin đợt kiểm định CLSL  Mục đích đợt kiểm định CLSL  Thành viên nhóm đánh giá  Chương trình thực kiểm định CLSL Thơng tin đơn vị số đợt kiểm định CLSL  Thơng tin chung chương trình/đơn vị đợt kiểm định CLSL  Các số giai đoạn báo cáo lựa chọn thực kiểm định CLSL  Các địa bàn/ sở dịch vụ lựa chọn kiểm định CLSL  Mô tả hệ thống báo cáo thu thập số liệu số II Kết đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu 1.1 Các phát hiện hệ thống quy trình quản lý số liệu tại tuyến: - Tuyến tỉnh/thành phố - Tuyến quận/huyện - Tuyến xã/phường (nếu có) sở dịch vụ 1.2 Nguyên nhân: - Nguyên nhân mang tính hệ thống (hướng dẫn, quy định, quy trình, tập huấn…) - Do vấn đề riêng biệt tuyến, đơn vị, cá nhân 1.3 Kế hoạch cải thiện CLSL - Vấn đề cần khắc phục - Kế hoạch khắc phục - Đơn vị/cán chịu trách nhiệm - Thời gian hoàn thành - Đơn vị/cán hỗ trợ III Kết đánh giá chất lượng số liệu 3.1 Các phát hiện chất lượng sớ liệu (theo khía cạnh số liệu) - Tuyến tỉnh/thành phố - Tuyến quận/huyện - Tuyến xã/phường (nếu có) sở dịch vụ 3.2 Tính xác sớ liệu qua kết quả xác minh số được lựa chọn 3.3 Nguyên nhân vấn đề - Nguyên nhân mang tính hệ thống (hướng dẫn, quy định, quy trình, tập huấn…) - Do vấn đề riêng biệt tuyến, đơn vị, cá nhân 3.4 Kế hoạch cải thiện CLSL - Vấn đề cần khắc phục - Kế hoạch khắc phục - Đơn vị/cán chịu trách nhiệm - Thời gian hoàn thành - Đơn vị/cán hỗ trợ Giám sát, hỗ trợ kế hoạch kiểm định CLSL IV 61