KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Khái niệm -“Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngôn ngữ định” - Văn quản lý HC nhà nước phương tiện ghi tin truyền đạt TT quản lý, quan quản lý HC nhà nước ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý HCNN quan nhà nước với nhau; CQNN với tổ chức công dân Yêu cầu thể thức và kỹ thuật trình bày văn - Cách đánh số trang VB QLHCNN: Số trang đánh từ trang thứ hai trở đi, trình bày góc phải uối trang giấy, cách mép 10mm; chữ số Ả-Rập, cỡ chữ 1314, kiểu chữ đứng - Định lề mặt trước VB QLHCNN: lề trên: 20-25mm lề dưới: 20-25mm lề trái: 30-35mm lề phải: 15-20mm - Định lề mặt sau VB QLHCNN: lề trên: 20-25mm lề dưới: 20-25mm lề trái: 15-20mm lề phải: 30-35mm Yêu cầu chung kỹ thuật trình bày VB: Yêu cầu thể thức VB QLHCNN: - Kiểu chữ: Times New Roman Khái niệm thể thức văn - Khổ giấy cỡ chữ trình bày VB: Thể thức văn quan niệm tập hợp thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định + VB trình bày giấy trắng theo chiều dọc chiều ngang + Khổ giấy A4 210 mm x 297 + Khổ giấy A5 148 x 210 mm + Trên mẫu giấy in sẵn + Cỡ chữ dùng vi tính trình bày VB: 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16 Quốc hiệu tiêu ngữ Văn quản lý nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề Dưới Quốc hiệu tiêu ngữ Quốc hiệu biểu thị tên nước thể chế trị đất nước, ngồi tiêu ngữ thể rõ mục tiêu cách mạng Việt Nam nguyện vọng dân tộc Việt Nam Vị trí trình bày yếu tố cùng, góc phải, trang đầu văn bản, ngang hàng với tên quan ban hành văn Quốc hiệu trình bày dịng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; Tiêu ngữ trình bày dịng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14 Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài độ dài dòng tiêu ngữ Hai dòng chữ Quốc ngữ tiêu đề trình bày cách dịng đơn Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan ban hành văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 12-13 Dưới có đường kẻ ngang liền nét có độ dài 1/3 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối so với dịng Vị trí trình bày yếu tố sau: góc trái trang đầu văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu Nếu quan, tổ chức ban hành VB có quan cấp tên quan cấp trên, in dịng trên; in hoa, đứng khơng đậm; cỡ chữ 12-13 Tên quan ban hành VB: in dòng dưới, in hoa đứng đậm, chữ 12-13 Dưới có đường kẻ ngang liền nét có độ dài 1/3 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối so với dòng Tên CQ ban hành VB trình bày cách dịng đơn Số ký hiệu văn - Số văn ghi chữ số ẢRập, bắt đầu số 01 kết thúc số cuối năm - Ký hiệu văn bản: tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn bản, tên quan tên đơn vị soạn thảo văn Trình bày theo kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 - Số và ký hiệu văn có tên loại (quyết định, thơng báo, báo cáo, …) Số: ………… / Tên loại văn – Tên quan - Đối với văn QPPL, số ký hiệu trình bày theo thứ tự: Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn - viết tắt tên quan ban hành văn - Số và ký hiệu văn không tên loại (các loại công văn) Đây loại văn thường quan niệm khơng có tên loại, có cách viết số ký hiệu riêng sau: Số…/ viết tắt tên quan ban hành- viết tắt tên phận soạn thảo Chú ý: Đối với tên quan QLHCNN có liên từ khơng viết tắt liên từ vào ký hiệu VB Địa danh và ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn - Địa danh, ngày tháng năm đặt cân đối Quốc hiệu tiêu ngữ trình bày dòng với số, ký hiệu - Thời điểm ban hành ghi văn ngày tháng năm văn ký ban hành thông qua - Địa danh thời điểm ban hành văn viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14 Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,) Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2012 Chú ý: - Đối với số ngày nhỏ 10 số tháng nhỏ phải viết thêm số đằng trước đề phịng trường hợp giả mạo - Khơng dùng dấu gạch ngang(-), dấu chấm (.) dấu gach chéo (/) để thay cho từ “ngày, tháng, năm’’ - Đối với đơn vị HC đặt theo tên người, chữ số, kiện lịch sử có từ phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị HC đó; đv tên đơn vị HC cấp mà trùng với đơn vị HC cấp trên, ghi chữ viết tắt đơn vị HC Tên loại văn Tên loại văn tên hình thức văn ban hành - Vị trí tên loại yếu tố địa danh, đặt cân đối dòng Tên loại viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 14 Trích yếu Trích yếu thường câu mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung văn a) Quyền hạn, chức vụ người ký - Đối với văn có trình bày tên loại, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 đặt vị trí tên loại Phía bên trích yếu có gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối - Trường hợp ký thay mặt tập thể ghi chữ viết tắt TM (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức; - Đối với công văn, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 đặt vị trí số ký hiệu văn Khoảng cách số, ký hiệu trích yếu 6pt Nội dung VB - Toàn nội dung văn viết thống theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14 - Khi chế máy tính, chỗ ngắt đoạn, xuống dịng phải trình bày chữ đoạn lùi vào 1tab (từ 1cm đến 1,27cm); khoảng cách đoạn văn 6pt; Khoảng cách dòng đoạn cách dịng đơn (single line spacing) 15pt (exactly line spacing) trở lên Thẩm quyền, chữ ký, họ tên người kí văn - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt KT (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt TL (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức; - Trường hợp ký thừa ủy quyền ghi chữ viết tắt TUQ (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người có thẩm quyền kí văn quan tổ chức ban hành Trừ số trường hợp định (văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành, văn ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), lại ghi chức danh người đứng đầu quan, tổ chức mà khơng trình bày lại tên quan, tổ chức thành phần chủ yếu thể thức Quyền hạn chức vụ người ký văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 b) Chữ ký người ký văn Người có thẩm quyền ký văn cần kiểm tra kỹ nội dung văn trước ký; yêu cầu ký thẩm quyền; không ký bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai mờ c) Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với VBQPPL VBHC, trước họ tên người ký không ghi học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Họ tên người ký văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14 Dấu quan ban hành văn + Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định; + Khơng đóng dấu khống chỉ; + Dấu đóng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; + Việc đóng dấu treo người ký ban hành văn định Trong trường hợp này, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức ban hành tên phụ lục kèm theo văn + Đóng dấu giáp lai: đóng vào khoảng giữa, mép phải VB phụ lục VB, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang VB 10 Nơi nhận a) Nơi nhận văn có tên loại bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn Yếu tố trình bày góc trái, trang cuối văn Từ “nơi nhận” viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12 Tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11 Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:) Trước tên thành phần nhận văn có dấu gạch ngang (-) Sau tên thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;) Sau phần nhận cuối dấu chấm (.) b) Nơi nhận cơng văn hành bao gồm hai phần - Phần thứ bao gồm từ “kính gửi” phần liệt kê tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn Phần trình bày vị trí bên phần nội dung văn (Thay vào vị trí tên loại cơng văn) viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14; - Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê nơi nhận cụ thể (thành phần liệt kê phần nơi trình bày trên) Phần có vị trí cách trình bày giống thể thức nơi nhận văn có tên loại ... kèm theo văn + Đóng dấu giáp lai: đóng vào khoảng giữa, mép phải VB phụ lục VB, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang VB 10 Nơi nhận a) Nơi nhận văn có tên loại bao gồm từ “nơi nhận”... mực dễ phai mờ c) Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với VBQPPL VBHC, trước họ tên người ký không ghi học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác, trừ văn tổ chức... hàng với Quốc hiệu Nếu quan, tổ chức ban hành VB có quan cấp tên quan cấp trên, in dòng trên; in hoa, đứng không đậm; cỡ chữ 12-13 Tên quan ban hành VB: in dòng dưới, in hoa đứng đậm, chữ 12-13