Một số giải pháp

Một số giải pháp 1 Thực hiện 5S: 1.1 5S là gì?  5S là gì? 5S là chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITION”, “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi, thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất làm việc sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng. SERI (sàng lọc) Đây là yêu cầu đầu tiên với bất cứ công ty nào muốn áp dụng 5S. Đó là việc xem xét, phân loại, loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc, chống xu hướng của con người muốn giữ lại mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ lại các loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc. Nguyên tắc sàng lọc đựơc áp dụng ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ. Không chỉ áp dụng cho máy móc, thiết bị , dụng cụ, nguyên liệu, giấy tờ… mà còn áp dụng hữu hiệu cho con người, cho cách tư duy, bố trí công việc.Ví dụ : Sàng lọc những công việc cần phải thực hiện. Những công việc nào cần thiết mới thực hiện còn những việc không cần thiết thì không cần làm, hoặc có thể để lúc rảnh rỗi , ngoài thời gian làm việc làm. 1 1 Phương pháp hiệu quả để đánh giấu những thứ không cần thiết là gián thẻ đỏ lên đó. Thẻ đỏ được gián lên tất cả những thứ không cần thiết, gây nguy hiểm cho công việc hiện tại của người được xem xét và thực hiện 5S.Những vật đó sẽ được di dời đến nơi tập trung. Quy trình này sẽ đánh giá lại những vật không cần thiết. Có thể vật đó không cần thiết với một người nào đó những lại cần thiết với người khác, hoặc những vật đó không được thường xuyên sử dụng, những là cần thiết thì vật đó sẽ được chuyển đến kho ngoài khu vự sản xuất và được sắp xếp gọn gang hơn.Những vật không bao giờ được dụng tới hoặc thỉnh thoảng dùng tới nhưng giá trị thấp, chi phí tái tạo lại thấp hơn chi phí lưư giữ sẽ được thanh lý, vứt bỏ. Sàng lọc giúp loại bỏ những thứ hư hỏng , không cần thiết cho quá trình sản xuất , những nguyên vật liệu dư thừa, những vật quá hạn sử dụng. Sàng lọc giúp cho ngăn ngừa trạng thái làm việc phòng hờ. Khi tiến hành sàng thì bạn cần phải hỏi những câu hỏi sau:  Tôi cần làm những công việc gì?  Mỗi công việc cần những dụng cụ, phương tiện, giấy tờ, nguyên vật liệu, gì?  Số lượng của những dụng dụ, phương tiện, giấy tờ, nguyên vật liệu, là bao nhiêu? SEITION (sắp xếp) Là việc bố trí, sắp đặt ngăn nắp mọi thứ theo trật tự hợp lý, dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng phương pháp trực quan một cách rõ ràng để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. 2 2 Việc sắp xếp được tiến hành ngay sau việc sàng lọc. Sau khi sàng lọc những vật không cần thiết cho công việc ra khỏi nơi làm việc thì tiến hành sắp xếp những vật cần thiết còn lại. Sắp xếp không chỉ áp dụng cho máy móc, thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu, giấy tờ mà còn áp dụng một cách hữu hiệu cho sắp xếp công việc, sắp xếp thời gian. Việc này rất quan trọng đặc biệt là với người lãnh đaọc và nhà quản lý. Khi tiến hành sắp xếp thì bạn cần phải hỏi những câu hỏi sau:  Tôi cần làm gì để thực hiện công việc của mình?  Tần suất sử dụng các thứ này như thế nào?  Tôi cần sắp xếp các thứ này ở đâu?  Bao nhiêu thứ trong những thú này tôi thật sự cần? Sàng lọc giúp cho chỗ làm việc trở nên ngăn nắp, trật tự, bố trí các vật có hiệu năng( bao gồm cả chất lượng và an toàn) và nâng cao năng suât nhờ loại bỏ việc luc lọi ,tìm kiếm những dụng cụ , giấy tờ, từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm, tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. SEISO (sạch sẽ) 3 3 Là việc giữ vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc thiết bị , để đảm bảo môi trường, mỹ quan cho nơi làm việc.Sạch sẽ là việclàm ngay sau khi tiến hành sắp xếp. Đây là yêu cầu thể hiện thái độ đối với công việc của mỗi người.Sự gắn bó với công ty, tinh thần trách nhiệm của mỗi người phải được cụ thể ở chính nơi làm việc, sự ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng.Tất cả các thành viên trong đơn vị đều phải tham gia công tác vệ sinh và có ý thức giữ gìn vệ sinh chung cho toàn công ty. Công việc vệ sinh là công việc thường xuyên của mọi người trong tổ chức chứ không chỉ là khi có phong trào, khi có phát động thì mới tiến hành. Mỗi người, bộ phận, đều phải có quy định, lịch trình của công tác vệ sinh. Vệ sinh ở khu vực cá nhân, khu vực chung của phòng, ban, khu vực chung của công ty.Khi tiến hành vệ sinh thì cần phải có các phương tiện, công cụ thích hợp để tiến hành vệ sinh. Ban lãnh đạo phải thường xuyên tham gia, thực hiện, nhắc nhở, khen thưởng kịp thời. Mỗi nhân viên trong công ty phải cảm thấy tự hào khi nơi làm việc của mình sạch sẽ. Khi công việc vệ sinh được tiến hành một cách thường xuyến sẽ tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, tạo tâm lý thoải mái, phấn khởi cho nhân viên công tác. Điều này sẽ làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tinh thần thoải mái hơn,muốn gắn bó, cống hiến cho công ty. SEIKETSU (săn sóc) Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt kết quả cao hơn. Đây là công việc đòi hỏi các thành viên phải có sự nỗ lực phấn đấu cao hoàn thành tốt công việc của mình. Nội dung của công việc này là doanh nghiệp luôn luôn duy trì được một điều kiện tốt cho các khoản vật trong môi trường làm việc của họ. 4 4 Thông thường doanh nghiệp đưa ra những quy định, tiêu chí, tiêu chuẩn để thực hiện và thiết lập một hệ thống thanh tra để kiểm soát việc thực hiện các tiêu chuẩn này. Quan điểm để thực hiện hoạt động săn sóc là phòng ngừa. Trong thực tế, săn sóc là đặt ra các tiêu chí, tiêu chuẩn, quy định cho các việc: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. Ví dụ: tiêu chí cho việc đánh giá sàng lọc tại 1 bàn kế toán là không có quá 2 cái bút bí cùng mầu tại bàn làm việc , nếu có quá 2 cái thì người được đánh giá bị đánh 1 lỗi về sàng lọc. Khi đưa ra những tiêu chuẩn, quy định thì cần phải căn cứ vào:  Yêu cầu của công việc.  Điều kiện thực tế. Khi thực hiện săn sóc sẽ giúp cho mỗi cá nhân có căn cứ để tiến hành 5S, giúp cho cán bộ đánh giá dễ dàng đánh giá được tình hình họat động 5S.SHITSUKE (sẵn sàng) Là giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Đây là công việc đòi hỏi sự tự giác cao của tất cả mọi người.Đây là công việc giúp mọi người tự giác thực hiện các công việc của 5S mà không phải là ép buộc. Doanh nghiệp có thể niêm yết các kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Từ đó nhân viên sẽ tuân theo tiêu chuẩn thi đua làm sạch trong doanh nghiệp, luôn giữ quan điểm cải tiến không ngừng. Hoạt động này là khó thực hiện và khó đạt kết quả cao nhất. Bởi vì bản chất con người là luôn cưỡng lại những sự thay đổi, luôn theo nề nếp làm việc cũ. 5 5 Tuy nhiên nếu thực hiện tốt công việc này sẽ làm cho mọi người sẵn sàng, tự nguyện tham gia hoạt động 5S, hoạt động cải tiến. Điều này sẽ giúp cho hoạt động 5S sẽ hiệu quả hơn. 6 6 1.2 Ý nghĩa của 5S. Chương trình 5S thiết lập một điểm đặc biệt thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp  Nó sẽ làm thay đổi cách nghĩ, thái độ và những thói quen làm việc  Nó yêu cầu tính trách nhiệm, quyền hạn của mối người  Nó sẽ ảnh hưởng đến quy trình, bố trí mặt bằng nhà xưởng và đại lý  Nó chính là nền tảng của Quality Care  5S xuất phát từ nhu cầu  Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên  Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc  Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở  Nâng cao chất lượng cuộc sống  Nâng cao năng suất. 1.3. 5S làm loại bỏ các lãng phí như thế nào?  5S làm loại bỏ chuyển động thừa .  Khi tiến hành 5S thì sẽ không còn vật dụng thừa vì vậy người công nhân, nhân viên không phải tốn công đi tìm, lục lọi tìm những vật dụng cần thiết nữa  Khi tiến hành sắp xếp với nguyên tắc là vật nào có tần suất sử dụng nhiều hơn thì được để gần hơn, vật nào nhẹ, bé hơn thì được để trên vì vậy sẽ không còn hành động thừa để với các dụng cụ đồ vật.  Khi tiến hành sắp xếp các công việc cần làm, thứ tự các công việc một cách hợp lý thì sẽ đi lại quá nhiều lần giữa các phòng ban để giải quyết một công việc, không phai gửi mail nhiều lần để chỉ nói về 1 vấn đề, không có việc trong một cuộc họp lại có những người không trong thành phần tham dự.  5S loại bỏ thời gian chờ 7 7  Khi thực hiện 5S mọi người thực hiện 5S mọi thứ sẽ ngăn nắp, sạch sẽ, các công việc được sắp xếp một cách trình tự sao cho thuận lợi không chỉ cho người đó mà còn cho những người khác vì vậy sẽ không có thời gian chờ giữa các công đoạn, không có thời gian chờ 1 người khác thực hiện xong công đoạn của người đó mới làm được công việc của mình.  Khi thực hiện 5S thì không còn tình trạng phải chờ email phản hồi của người khác vì khi mọi người đã thực hiện 5S và tạo được tác phong làm việc có nề nếp thì khi có email đến sẽ trả lời email sao cho không ảnh hưởng đến công việc của mình cũng như của người khác.  Khi thực hiện 5S mọi người sẽ có ý thức sắp xếp công việc sao cho không ảnh hưởng đế công việc của người khác vì vậy việc đi họp muộn sẽ được ngăn chặn. Hơn nữa khi thực hiện săn sóc, thì sẽ có những quy định phạt đối với những người đi họp muộn, làm ảnh hưởng đến người khác.  Khi thực hiện 5S , các công cụ, dụng cụ được dụng xong sẽ được để ở nơi quy định, sẽ không phải mất thời gian chờ dụng cụ, thiết bị để sử dụng khi dụng cụ , thiết bị đó không có người sử dụng nhưng do tác phong làm việc cũ sử dụng xong dụng cụ, thiết bị để bừa bãi, khó tìm.  Các bước thực hiện 5S  Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng  Bước 2 : Công bố chương trình 5S ra toàn công ty  Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh  Bước4 : Bắt đầu sàng lọc, sắp xếp, sẵn sàng  Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sẵn sàng hằng ngày  Bước 6: Đánh giá công việc định kỳ 2. Hợp lý hoá các chi phí cho chất lượng Kết Luận 8 8 Trong thời đại toàn cầu hoá thì chất lượng là yếu tố sống còn của các doanh nghiệp. FPT là một trong những công ty lớn ở Việt Nam , nhưng nến không chú ý đến chất lượng thì sẽ khó có thể cạnh tranh được với các công ty nước ngoài. FPT mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh bằng nỗ lực lao động sáng tạo trong khoa học kỹ thuật và công nghệ, làm khách hàng hài lòng, góp phần hưng thịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tốt nhất tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần” Vì vậy việc áp dụng Lean, giảm các lãng phí ở FSC nói riêng , ở FPT nói chung là điều cấp thiết . Em hi vọng sẽ được nhận xét để bài viêt hoàn thiện hơn .Em xin chân thành cám ơn ! 9 9 MỤC LỤC 10 10 . Một số giải pháp 1 Thực hiện 5S: 1.1 5S là gì?  5S là gì? 5S là chữ cái đầu tiên. công việc cần làm, thứ tự các công việc một cách hợp lý thì sẽ đi lại quá nhiều lần giữa các phòng ban để giải quyết một công việc, không phai gửi mail nhiều