Khảo sát, đánh giáthực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần sông đà 10

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SƠNG ĐÀ 10 Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN : NGUYỄN THỊ HOA : 1305QTVB017 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Em thực đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng đại hóa văn phịng cơng ty Cổ phần Sơng Đà 10” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian quan Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng q trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo này, tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Nhà trường, khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, tạo điều kiện cho học tập nghiên cứu nội dung Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô ThS Đinh Thị Hải Yến, giảng viên khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tận tình hướng dẫn tơi q trình thực đề tài nghiên cứu Xin cảm ơn Ban Giám đốc công ty CP Sông Đà 10 cho phép tạo điều kiện thuận lợi để hồn thành nội dung nghiên cứu Đặc biệt cảm ơn đến nhà quản trị Nguyễn Văn Trung, (trưởng phịng tổ chức nhân cơng ty CP Sơng Đà 10) tận tình hướng dẫn tơi qua thời gian khảo sát cơng ty Cuối tơi xin kính chúc quý thầy cô dồi sức khoẻ thành cơng nghiệp cao q Đồng kính chúc q công ty CP Sông Đà 10 đạt nhiều thành công tốt công tác không ngừng vươn xa Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ HĐH Hiện đại hóa CT Cơng ty CTCP Công ty Cổ phần BXD Bộ Xây Dựng CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề .2 Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu .4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò văn phòng 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.2 Khái niệm đại hóa, đại hóa văn phịng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.1.2.2 Chức đảm bảo hậu cần 11 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 12 1.1.4 Vai trò văn phòng 12 1.2 Nội dung đại hóa văn phịng 14 1.2.1 Cơ sở vật chất 14 1.2.2 Yếu tố người 15 1.2.3 Các nghiệp vụ hành văn phịng 16 1.2.4 Bài trí cơng sở đại 17 1.3 Sự cần thiết đại hóa văn phịng 18 1.4 Yêu cầu phương pháp đại hóa văn phịng 20 Tiểu kết chương 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10 24 2.1 Tổng quan chung công ty cổ phần Sông Đà 10 24 2.1.1 Lịch sử hình thành cơng ty Cổ phần Sơng Đà 10 24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Sông Đà 10 25 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức công ty CP Sông Đà 10 25 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức phận văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 26 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ công ty Cổ phần Sông Đà 10 26 2.1.3.1 Chức công ty 26 2.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn công ty CP Sông Đà 10 27 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 27 2.1.4.1 Chức văn phòng 27 2.1.4.2 Nhiệm vụ 28 2.2 Thực trạng đại hóa văn phịng cơng ty Cổ phần Sông Đà 10 31 2.2.1 Chủ chương thực hiện đại hóa văn phịng 31 2.2.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 34 2.2.3 Về cán bộ, công nhân viên 38 2.2.4 Các nghiệp vụ hành 39 2.2.4.1 Công tác văn thư – lưu trữ 40 2.2.4.1 Công tác thông tin 45 2.2.4.2 Nghiệp vụ tổ chức tiếp khách 49 2.2.4.3 Ứng dụng tin học văn phòng 51 2.2.5 Bài trí văn phòng đại 55 2.3 Nhận xét chung 59 2.3.1 Ưu điểm 59 2.3.2 Nhược điểm 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết chương 65 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CTCP SÔNG ĐÀ 10 66 3.1 Đối với công ty CP Sông Đà 10 66 3.1.1 Nâng cao nhận thức đại hóa văn phịng lãnh đạo công ty.66 3.1.2 Công ty CP SĐ 10 nên xây dựng chủ trương, sách cụ thể HĐH văn phòng 67 3.1.3 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, sở hạ tầng 67 3.1.4 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hành văn phịng 68 3.1.5 Cải thiện môi trường làm việc 70 3.1.7 Ứng dụng ISO 9001:2008 70 3.2 Đối với cán bộ, công nhân viên công ty 75 3.3 Đối với Nhà nước 77 Tiểu kết chương 77 KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .80 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời điểm giới diễn chạy đua phát triển kinh tế sôi động Một phương thức nước đưa sử dụng có hiệu cơng tác cơng nghiệp hóa - đại hóa Cơng nghiệp hóa - đại hóa thực trở thành vấn đề thu hút nhiều quan tâm nhà lãnh đạo, nhà nghiên cứu, doanh nghiệp toàn xã hội Cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ngày mạnh mẽ, tác động sâu sắc, trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội quốc gia giới, có Việt Nam Từ mở thời kỳ nhân loại bước vào kỷ XXI Trong bối cảnh phát triển giới đại, để thực mục tiêu công nghiệp hóa, thân quan, doanh nghiệp cần “chuyển mình” để hội nhập quốc tế, khơng riêng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, công tác văn phòng cần trọng để đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa - đại hóa doanh nghiệp, văn phòng xem “đầu não” quan Hiện đại hóa văn phịng làm tăng hiệu quả, suất lao động, giảm thiểu lao động chân tay, tránh lãng phí nguồn lực Chính đại hóa cơng tác văn phịng việc làm cấp thiết quan Không phải ngẫu nhiên, đại hóa văn phịng trở thành xu chung tất nước giới Hiện đại hóa văn phịng có vai trị quan trọng việc góp phần vào nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, giúp cho phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội chung quốc gia Khơng có quan, tổ chức khơng có tồn hoạt động văn phịng, u cầu cơng việc văn phịng cần phải đại hóa, có hỗ trợ từ phương tiện thực cơng việc Chính đại hóa văn phịng yếu tố thúc đẩy nâng cao hiệu công việc cho quan, tổ chức Tuy nhiên, số doanh nghiệp, quan tổ chức, chưa có nhận thức đắn đại hóa văn phịng nên chưa có chủ trương HĐH văn phịng, văn phịng hoạt động với mơ hình cũ, thực HĐH văn phòng chưa hướng, chưa triệt để, chưa khai thác ưu điểm mà HĐH văn phòng mang lại Chính vậy, hiệu hoạt động văn phịng khơng cao Trong thời gian khảo sát Công ty Cổ phần Sông Đà 10, tác giả nhận thấy công ty CP Sông Đà 10 bước áp dụng đại hóa văn phịng Tuy nhiên, q trình thực HĐH văn phịng Cơng ty CP Sơng Đà 10 cịn tồn số hạn chế định Vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài phần mong muốn tìm hiểu sâu thực trạng thực HĐH văn phòng quan đưa số giải pháp cá nhân nhằm nâng cao hiệu HĐH văn phịng CTCP Sơng Đà 10 Như vậy, từ lí tơi định lựa chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng đại hóa văn phịng cơng ty Cổ phần Sông Đà 10’’ làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên giới nói chung Việt Nam nói riêng, nghiên cứu đại hóa văn phịng đề cập đến từ nhiều tác giả Có thể nhắc đến sách, tài liệu chuyên khảo đại hóa văn phịng như: Cuốn sách “Hành Nhà nước xu tồn cầu hóa”, Nhà xuất Tư pháp, 2007 PGS.TS Nguyễn Hữu Hải (chủ biên) Cuốn sách tác giả tập trung nghiên cứu bốn vấn đề lý luận chung hành nhà nước, thực trạng hành nhà nước nước ta nay, lí cần cải cách hành Nhà nước đồng thời tác giả đưa giải pháp cải cách hành nhà nước xu tồn cầu hóa nay, vấn đề đại hóa hành Nhà nước nội dung chủ yếu sách Giáo trình “Quản trị văn phịng” tác giả Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động – Xã hội, năm 2005; Trình bày vấn đề chung văn phòng, đồng thời tác giả đưa nghiệp vụ văn phòng Giáo trình giúp cho người đọc có nhìn tổng qt quản trị văn phịng nói chung Giáo trình “Quản trị văn phịng” nhóm tác giả Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học,…Đại học Tp Hồ Chí Minh, năm 2015 Cuốn giáo trình tác giả trình bày vấn đề Quản trị văn phịng, tác gải có nhắc đến việc đổi đại hóa văn phịng quan, tổ chức Đề tài cấp Bộ “Xây dựng hành công theo yêu cầu phát triển, hội nhập môi trường khoa học công nghệ đại” Học viện Hành PGS.TS Võ Kim Sơn làm chủ nhiệm, năm 2008 Đề tài nghiên cứu lý luận chung hành cơng Việt Nam, lý luận đại hóa cơng tác hành cơng Đồng thời tác giả đưa lý cần phải tiến hành xây dựng hành cơng theo xu hội nhập, mơi trường khoa học đại Từ đề tài tác giả phương hướng, cách thức cần để xây dựng hành cơng theo yêu cầu phát triển, hội nhập môi trường khoa học, công nghệ đại ThS Nguyễn Mạnh Cường, Báo cáo khoa học về: “Tìm hiểu ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn đi, đến phận văn thư số quan” Đề tài tác giả nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin đại công tác quản lý văn sô số quan.Và cho thấy số quan triển khai ứng dụng công nghệ thơng tin hoạt động văn phịng nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Đề tài tác gải có giá trị lớn việc nghiên cứu nội dung đại hóa văn phòng; Đề tài nghiên cứu khoa học: “Vấn đề ứng dụng văn phòng điện tử quan Bộ Nội Vụ” tác giả Lưu Thị Mai Huế, 2009 Đề tài tác giả nghiên cứu nội dung triển khai ứng dụng văn phòng đại Bộ Nội Vụ, tác giả cho thấy nay, Bộ Nội vụ áp dụng công nghệ thông tin đại hoạt động văn phòng, đặc biệt ứng dụng phần mềm văn phòng đại công tác văn thư Lưu trữ tài liệu; Đề tài ‘‘Hiện đại hóa lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội, Đỗ Thị Liên, Trường ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2008’’ Tác giả nêu nội dung cần thiết việc triển khai đại hóa nghiệp vụ hội họp, hội nghị có nội dung cải cách hành chính, đại hóa văn phịng nhằm nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng công ty Lãnh đạo công ty lãnh đạo văn phòng nên quan tâm nhiều chủ chương, sách đại hóa văn phịng việc trực tiếp kiểm tra, giám sát trình thực hiện đại hóa văn phịng cơng ty, từ ban hành sách cần thiết phù hợp đại hóa văn phịng 3.1.2 Công ty CP SĐ 10 nên xây dựng chủ trương, sách cụ thể HĐH văn phịng Cơng ty cần phải quan tâm nhiều việc thực chủ chương HĐH hóa văn phịng, việc xây dựng hoàn thiện đầy đủ chủ trương sách cụ thể việc triển khai thực HĐH văn phịng cơng ty Hiện nay, cơng ty ban hành triển khai số nội dung đại hóa văn phịng Tuy nhiên chủ chương sách chưa cụ thể hóa văn cụ thể, dừng lại số văn cịn mang tính chung chung Chính vậy, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công việc công ty nâng cao hiệu q trình thực HĐH văn phịng việc công ty (lãnh đạo) cần phải nhanh chóng ban hành văn cần thiết chủ trương đại hóa văn phịng CTCP Sơng Đà 10 Lãnh đạo công ty nên ban hành văn chủ trương mua sắm trang thiết bị đại văn phòng, chủ trương đào tạo cán công nhân viên khâu nghiệp vụ hành chính, chủ trương việc thực đường lối đại hóa từ quan cấp trên,…Từ văn cụ thể chủ chương, sách HĐH văn phịng góp phần nâng cao nhận thức từ cán bộ, công nhân viên công ty HĐH văn phịng, giúp cho đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên văn phòng quan thấy rõ chủ trương từ cơng ty HĐH văn phịng Và từ có ý thức q trình thực cơng việc, góp phần nâng cao hiệu công việc 3.1.3 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, sở hạ tầng Trang thiết bị, sở vật chất sở hạ tầng yếu tố thiếu hoạt động văn phòng, lại nội dung dễ dàng đưa vào thực HĐH văn phòng nội dung đại hóa văn phịng Một xu hướng áp dụng trang thiết bị đại vào 67 trình thực công việc, hoạt dộng văn phòng Việc sử dụng trnang thiết bị, sở vật chất đại trng xu thế giới nay, xuất phát từ u cầu cơng việc cần phải có hỗ trợ từ trang thiết bị đại Sử dụng trang thiết bị đại văn phòng giúp nâng cao chất lượng cơng việc, tránh lãng phí sức lao động chân tay từ người thực công việc Việc đầu tư, mua sắm thiết bị văn phòng cần phải dựa tương quan từ nhu cầu từ công việc, nhu cầu chủ chương đại hóa văn phịng đến khả từ phía cơng ty Để tăng hiệu cơng việc việc thực chủ chương đại hóa văn phịng, yếu tố khơng thể thiếu đầu tư mua sắm trang thiết bị đại Hiện nay, thị trường có nhiều sản phẩm máy móc văn phịng với nhiều tính đại máy tích hợp nhiều chức văn phịng bao gồm chức in văn bản, chức scan tài liệu,vv…hoặc loại máy vi tính có cấu hình cao, máy photocopy màu, với sản phẩm này, chứa đựng tính đại giúp cho q trình thực công việc mang lại hiệu cao, giá thành phải chăng, chất lượng bền Công ty nên đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phịng đại nhằm nâng cao chất lượng cơng việc, tránh tình trạng nhân viên văn phịng phải làm việc với máy móc, trang thiết bị cũ kĩ, lạc hậu, hiệu công việc đem lại không cao 3.1.4 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hành văn phịng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động văn phòng nội dung quan trọng q trình thực HĐH văn phịng Văn phịng, ngồi việc trang bị máy móc đại, người chuyên nghiệp ứng dụng cơng nghệ tiên tiến đại vào khâu nghiệp vụ hành chưa coi văn phòng đại Hiện nay, công ty CP Sông Đà 10 thực triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phịng như: Phần mềm quản lí văn bản, phần mề quản lý cán công nhân viên công ty, phần mềm phân luồng công việc 68 (Phần mềm phân luồng công việc) ( Phần mềm quản lý nguồn nhân lực) (Phần mềm quản lý văn phòng.) Tuy nhiên, với nhu cầu công việc công ty ngày nhiều, vậy, cơng ty nên đầu tư, mua sắm thêm số ứng dụng công nghệ 69 thông tin đại nhằm phục vụ q trình thực cơng việc, góp phần nâng cao chất lượng công việc Công ty nên đầu tư, mua sắm thêm nhiều ứng dụng công nghệ thông tin đại phục vụ cho trình thực cơng việc Hiện có nhiều ứng dụng như: Ứng dụng phần mềm công tắc quản lý tài liệu, ứng dụng phần mềm lưu trữ tài liệu, ứng dụng phần mềm kế toán,vv… Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin đại hoạt động văn phòng Tổ chức mở lớp đào tạo cán bộ, nhân viên Ban hành văn bản, hướng dẫn cụ thể việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin 3.1.5 Cải thiện môi trường làm việc Môi trường làm việc yếu tố quan trọng việc thúc đẩy hiệu công việc, đồng thời mơi trường làm việc phản ánh văn phịng quan truyền thống hay đại Một nhân viên có khoảng thời gian nơi làm việc tính bình qn chiếm thời gian nhiều nhà Chính vậy, việc tạo mơi trường làm việc thoải mái cho cán bộ, nhân viên điều làm cần thiết Khi làm việc môi trường rộng rãi thoải mái người thực công việc cảm thấy công việc không nhàm chán, không gị bó có hứng thú với cơng việc Hiện nay, cơng ty có cách trí văn phòng đẹp hợp lý, nhiên, với số lượng công việc ngày gia tăng phát sinh theo kỳ, làm cho diện tích làm việc văn phịng có xu hướng giảm bất hợp lý Vì vậy, cơng ty nên có cách trí lại văn phịng cho hợp lí với thực trạng cơng ty Có thể cơng ty nên mở rộng diện tích hoạt động, cấu lại trí văn phịng Cơng ty nên đầu tư mua sắm thêm số lượng xanh để trí văn phòng tạo cảm giác thoải mái văn phòng hợp với xu “ Văn phòng xanh” 3.1.7 Ứng dụng ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn tập đòan đa quốc gia đến doanh nghiệp nhỏ với nhân nhỏ 10 người Một doanh nghiệp 70 muốn liên tục tăng trưởng, đạt lợi nhuận cao liên tục trì tỷ suất lợi nhuận cao Doanh nghiệp định phải có hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ ISO 9001:2008 để sử dụng phát huy hiệu nguồn lực có Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp tạo cách làm việc khoa học, tạo qn cơng việc, chuẩn hóa quy trình hoạt động, loại bỏ nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian giảm chi phí phát sinh xảy sai lỗi sai sót cơng việc, đồng thời làm cho lực trách nhiệm ý thức cán công nhân viên nâng lên rõ rệt Công ty CP Sông Đà 10 nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào nghiệp vụ hành Từ góp phần thuận tiện việc xây dựng thực nghiệp vụ hành theo quy trình phù hợp khoa học Từ nâng cao chất lượng hiệu công việc Một số lĩnh vực công ty CP Sông đà 10 nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động văn phịng như: Thủ tục (quy trình) kiểm sốt tài liệu, thủ tục (quy trình) kiểm sốt hồ sơ, thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ, quy trình tổ chức hội họp, quy trình tổ chức cơng tác văn thư- lưu trữ, quy trình tổ chức nguồn nhân sự,vv… Theo yêu cầu tiêu chuẩn xây dựng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp phải ban hành áp dụng tối thiểu tài liệu sau: Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng công ty mục tiêu chất lượng cấp phòng ban chức Sổ tay chất lượng Sáu (06) thủ tục sau: - Thủ tục (quy trình) kiểm sốt tài liệu - Thủ tục (quy trình) kiểm sốt hồ sơ - Thủ tục (quy trình) đánh giá nội - Thủ tục (quy trình) kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp - Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục - Thủ tục (quy trình) hành động phịng ngừa 71 Để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng, tác giả nhận thấy cơng ty CP Sơng Đà 10 nên triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008  Xây dựng quy trình nghiệp vụ hành văn phịng Hiện cơng ty CP Sơng Đà 10, chưa xây dựng riêng cho quy trình nghiệp vụ hành cụ thể Việc xây dựng quy trình nhằm để người hiểu làm cách thống Nhờ đó, chất lượng sản phẩm cơng việc ổn định, đáp ứng yêu cầu đề Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ, điểm trọng tâm là: - Xác định nhiệm vụ cơng việc có sản phẩm cụ thể: Báo cáo, thông tin, biên bản,…(kết qui trình) - Xác định yếu tố tác động tạo sản phẩm bao gồm: Trình tự bước, trách nhiệm có liên quan, kết cần đạt được, hồ sơ, tài liệu, văn - Cách thức quản lý yếu tố không đạt yêu cầu - Xác định cách thức kiểm sốt q trình cơng việc, - Xây dựng quy trình theo bước Văn phịng nên chủ động xây dựng quy trình thực nghiệp vụ hành như: Nghiệp vụ hành cơng tác văn thư - lưu trữ, quy trình tổ chức nhân sự, quy trình tổ chức thơng tin, quy trình nghiệp vụ tổ chức hội họp, quy trình nghiệp vụ, vv… Xây dựng quy trình tổ chức công tác thông tin Công tác thông tin nghiệp vụ văn phịng thực thơng qua bước: + Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin Thông tin, xem xét trên, phong phú đa dạng, tất thông tin đểu có giá trị Vì cần xác định rõ số lượng, loại thơng tin, hình thức thơng tin… cần thu thập Đây sở để hình thành hệ thống thơng tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thừa thơng tin, thơng tin khơng thích hợp 72 Bước 2: Xây dựng tổ chức thông tin Thơng tin nội thu thập thơng qua hệ thống báo cáo, biên lai, chứng từ, hóa đơn, sổ sách… tổ chức nội quan, đơn vị.Thơng tin bên ngồi thu thập thông qua tài liệu tham khảo, sách báo, tạp chí, đài phát truyền hình, mạng thơng tin + Bước 3: Thu thập thông tin Thông tin thu thập theo mơ hình liên tục, định kỳ hay đột xuất Trong mơ hình thu thập thơng tin cần xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho phận, cá nhân, đó, trách nhiệm chủ yếu thuộc phận chức vãn phịng + Bước 4: Phân tích, xử lý thơng tin Phân tích, xử lý thơng tin địi hỏi nhà quản lý phải sử dụng hiểu biết để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số liệu thu để sản xuất thông tin đầu cung cấp cho đối tượng cần thiết Yêu cầu đặt phải tổng hợp tình hình, phản ánh chất vật tượng Muốn phải kiểm tra tính xác, hợp lý tài liệu, hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp tài liệu… trước tiến hành phân tích Cơng việc địi hỏi khơng trình độ mà tinh thần trách nhiệm nhà quản lý + Bước 5: Cung cấp, phổ biến thông tin Các thông tin đẩu cần cung cấp, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các đối tượng theo yêu cầu thơng qua hình thức phù hợp (vãn bản, hội nghị, trao đổi qua điện thoại, nói chuyện trực tiếp…) + Bước 6: Lưu trữ, bảo quản thông tin Thông tin sử dụng khơng lần, cần bảo quản, lưu trữ để sử dụng sau Bảo quản, lưu trữ thơng tin, tùy theo hình thức vật mang tin (văn bản, băng hình, hình ảnh…) mà phải tiến hành theo phương pháp khoa học phù hợp, theo yêu cầu nghiệp vụ 73 Ngồi ra, cơng ty xây dựng thêm quy trình nghiệp vụ hành khác phụ vụ cho q trình thực văn phịng cơng ty Từ làm tăng hiệu cơng việc Xây dựng quy trình quản lý văn đến + Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Tiếp nhận văn đến Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu công ty quản lý công tác văn thư trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến - Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, công ty quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp + Đăng ký văn đến  Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn 74  Đăng ký số đăng ký + Bước 2: Trình chuyển giao văn đến - Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu ccơng ty CP SƠng Đà 10 người người đứng đầu cơng ty giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến - Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền + Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể công ty văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định công ty phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Ngoài ra, dựa vào áp dụng ISO, cán cơng nhân viên văn phịng nên xây dựng thêm quy trình hành khác như: Quy trình đào tạo nguồn nhân lực, quy trình quản lý văn đi, quy trình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ,vv… 3.2 Đối với cán bộ, công nhân viên công ty - Tự nâng cao ý thức làm việc, tìm hiểu nâng cao kiến thức thân nội dung đại hóa văn phịng Theo số lượng thống kê qua 75 phiếu khảo sát, có tới 40% ý kiến nhận thức chưa đắn HĐH văn phịng Chính vậy, cán bộ, cơng nhân viên khối văn phịng hệ thống công ty nên tự nâng cao ý thức tự giác làm việc, không ngừng tìm hiểu nâng cao kiến thức thân HĐH văn phịng Từ ứng dụng nghiệp vụ hành nâng cao chất lượng hiệu cơng việc - Có ý thức việc chấp hành nghiêm chỉnh chủ chương, sách cơng ty đại hóa văn phịng Về phía cơng ty CP Sơng Đà 10, tại, công ty triển khai cơng đại hóa văn phịng, cơng ty triển khai số chủ chương, sách có liên quan đại hóa văn phịng Muốn thực thành cơng chủ trương đại hóa văn phịng, ngồi việc ban hành văn cán cơng nhân viên nên có ý thức việc thưc nghiêm chỉnh chủ chương, sách cơng ty ban hành - Có ý thức việc sử dụng trang thiết bị, máy móc hỗ trợ văn phịng Trang thiết bị văn phịng máy cơng cụ hỗ trợ thiếu hoạt động van phịng, thiếu chúng hoạt động văn phịng trở nên khó khăn “bế tắc” Chính vậy, việc nâng cao ý thức việc sử dụng trang thiết bị văn phịng việc nên làm Cơng ty ban hành nội quy sử dụng trang thiết bị văn phòng để nần cao nhằm nhắc nhở cán nhân viên việc sử dụng thiết bị văn phịng - Chủ động rèn luyện tự tìm hiểu cách thức sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác hành Tin học văn phịng ngày đại hóa, năm nhà sản xuất phần mềm ứng dụng tin học văn phòng cho thị trường hàng loạt ứng dụng đại Nếu khơng có ý thức tự tìm hiểu nâng cao nhận thức thân, người làm văn phịng trở nên tụt hậu cơng việc, từ dẫn tới việc hiệu cơng việc Chính vậy, cán bộ, cơng nhân viên CT CP Sông Đà 10 nên nâng cao việc chủ động tìm hiểu học hỏi ứng dụng tin học cơng tác hành - Nên chủ động tham gia vào buổi tập huấn, lớp học nâng cao quản trị mạng, hay hội họp, hội nghị công ty tổ chức 76 - Trực dõi máy móc, trang thiết bị làm việc cơng ty bàn giao có ý thức việc giữ gìn bảo quản - Chủ động đề nghị mua sắm cần thiết bảo dưỡng sửa chữa máy móc văn phịng để nâng cao chất lượng cơng việc 3.3 Đối với Nhà nước Nhà nước nên xây dựng chủ chương sách cụ thể việc triển khai đại hóa văn phịng doanh nghiệp Nhà nước cần có văn hướng dẫn công ty, doanh nghiệp thực chủ trương đại hố văn phịng Đặc biệt, nên cụ thể hóa cách ngắn gọn, đảm bảo tính áp dụng dễ thực thi doanh nghiệp Đồng thời Nhà nước nên tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, tiến hành rà sốt thủ tục hành tất lĩnh vực, tạo điều kiện thuận lợi cho đại hóa hành Nhà nước nên ban hành văn cụ thể việc yêu cầu thực việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO xây dượng triển khai thực hiện nay, đồng thời ban hành chế tài xử lý vi phạm xảy ra, nhằm nâng cao tính thực thi cá doanh nghiệp Nhà nước nên khuyến khích quan, doanh nghiệp việc thực cơng tác đại hóa văn phịng, nhằm cải cách thủ tục hành Tin học hóa hành văn phịng, tiến tới văn phòng điện tử Tiểu kết chương Trên thực tế tìm hiểu, phân tích đánh giá thực trạng đại hóa văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 trình bày chương Tại chương 3, tác giả xin đưa số nhóm gải pháp cụ thể nhằm nâng cao cơng tác thực hiện đại hóa văn phịng Đối với công ty, đội ngũ cán công nhân viên quan nhà nước Cụ thể: Đối với công ty CP Sông Đà 10: công ty nên ban hành văn chủ trương đại hóa văn phịng chi tiết đầy đủ, mua sắm thêm trang thiết bị văn phòng trang thiết bị đại Đồng thời xây dựng ban hành quy trình thực nghiệp vụ hành cơng tác văn phịng, ứng dụng ISO nghiệp vụ hành chính, 77 trí văn phịng phù hợp Và tạo mơi trường làm việc công ty thoải mái, vv…Đối với cán công nhân viên công ty: Nâng cao nhận thức việc thực hiện đại hóa văn phòng, tham gia lớp đào tạo nghiệp vụ hành chính, tham gia tập huấn nghiệp vụ hành chính,vv… nhằm thực cơng tác hành cơng ty Và quan Nhà nước: Nhà nước nên ban hành văn hướng dẫn cụ thể việc thực hiện đại hóa văn phịng, khuyến khích quan, cơng ty triển khai thực hiện đại hóa văn phịng cải cách hành giảm bớt khâu hành khơng cần thiết không phù hợp, vv Tác giả mong rằng, giải pháp trình bày cụ thể chương cán lãnh đạo công ty đội ngũ cán bộ, công nhân viên cơng ty CP Sơng Đà 10 có quan tâm định, sớm đưa vào giải hạn chế tồn đọng thực tế văn phịng cơng ty Nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác thực HĐH văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10, giúp văn phịng cơng ty thực hiện đại hóa hướng hiệu 78 KẾT LUẬN Công ty CP Sơng Đà 10 hoạt động đóng góp nhiều việc thực chức nhiệm vụ Tổng công ty Sông Đà Bộ Xây Dựng Văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 ngày hoạt động có hiệu hồn thiện cấu tổ chức Hoạt động văn phịng cơng ty giúp cho cơng ty CP Sơng Đà 10 nâng cao hiệu công việc, qua thực tế văn phịng cơng ty gặt hái cho nhiều thành lớn cơng cơng tác hành mình, việc thực công việc tiến độ, hiệu công việc cao thủ tục hành khơng rườm rà, thực chủ chương, chín sách cơng ty Nhà nước nghiêm túc Tuy nhiên, bên cạnh số ưu điểm, thành tự đạt kể trên, hoạt động văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 cịn tồn vài hạn chế bất cập, địi hỏi cần phải có quan tâm đầu tư nhằm điều chỉnh cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu cơng việc Qua việc phân tích thực trạng q trình đại hóa văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 Để hiểu lí cịn tồn hạn chế công ty, tự tìm hiểu vài nguyên nhân dẫn đến hạn chế Và qua tơi xin đưa nhóm gải pháp đại hóa văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10 góp phần vào cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa nay, cơng cải cách hành nói chung Hiện đại hóa văn phịng nội dung quan trọng công công nghiệp hóa, đại hóa cơng cải cách hành Từ việc triển khai HĐH văn phịng giúp cho hiệu công việc quan cải thiện nhanh chóng, giảm bớt sức lao động từ chân tay phù hợp với xu yêu cầu từ cơng việc Đề tài tác giả, sau thực tế đến quan nghiêm túc nghiên cứu đạt mục tiêu nghiên cứu Tuy nhiên, thời gian trình độ thân nhiều hạn chế, kinh nghiệm, kiến thức thực tế tích lũy cịn Các thơng tin só liệu cần thiết bị hạn chế chưa có điều kiện để thu thập Do nguồn tài liệu cịn hạn hẹp vậy, đề tài nghiên cứu khơng thể tránh khỏi thiếu sót định Các giải pháp suy nghĩ bước đầu, điều kiện cho phép tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện Rất hi vọng nhận đóng góp ý kiến q thầy, giáo để báo cáo hoàn thiện 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu văn quy phạm pháp luật Luật Công nghệ thông tin nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ngày 29/6/2005; Nghị định số 64/2007/NĐ- CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính Phủ viêc ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Quyết định số 246/2005/QĐ- TTg ngày tháng 10 năm 2005 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năn 2020; Quyết Định số 1216/ QĐ-BXD ngày 28/7/2007 Bộ Xây dựng việc thành lập công ty CP Công nghệ thông tin Sông Đà; Quyết Định số 2114/QĐ-BXD ngày 14 tháng 11 năm 2005 việc thành lập CTCP Sông Đà 10; Báo cáo triển khia ứng dụng CNTT tập đồn Sơng Đà tháng năm 2010; Tài liệu chuyên môn Cao Thị Xn(2013) “Hiện đại hóa văn phịng Hội luật gia Việt Nam”; Đỗ Thị Liên(2008) “ Hiện đại hóa lưu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội” Trường ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQGHN; Nguyễn Đức Khánh (2012).“ Hiện đại hóa cơng tác văn phịng trung tâm thương mại Intimex” 10 Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo( 2005) “Giáo trình Quản trị văn phịng” NXB Lao động – Xã hội; 11 Nguyễn Thu An: “Sự cần thiết phải đổi đại hóa cơng tác văn phịng”; 12 NGUT.ThS Dương Mạnh Hùng, “Tin học hóa cơng tác hành văn phòng”; 80 13 PGS.TS Nguyễn Hữu Hải (Chủ biên) (2007) “Hành nhà nước xu tồn cầu hóa” NXB Tư pháp; 14 PGS.TS Võ Kim Sơn (2008) “Xây dựng hành cơng theo u cầu phát triển, hội nhập môi trường khoa học công nghệ đại” Học viện Hành Chính; 15 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996) “ Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phịng” NXB thành phố Hồ Chí Minh; 16 ThS Nguyễn Mạnh Cường “ Tìm hiểu ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý văn – đến phận văn thư số quan”; 17 Vương Kim Thanh(2009) “ Quản trị Hành văn phòng” NXB Thống kê HN; 18 Website http://tailieu.vn; 19 Website http://123doc.org 81 ... 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SƠNG ĐÀ 10 24 2.1 Tổng quan chung công ty cổ phần Sông Đà 10 24 2.1.1 Lịch sử hình thành cơng ty Cổ phần Sông Đà 10 ... chức công ty Cổ Phần Sông Đà 10 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức công ty CP Sông Đà 10  Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ Phần Sơng Đà 10 [ Nguồn: Phịng Tổ chức nhân ] Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Cổ phần Sông. .. văn phịng cơng ty thực có hiệu tiến hành HĐH văn phòng 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10 2.1 Tổng quan chung công ty cổ phần Sông Đà 10 2.1.1 Lịch sử