Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty cổ phần bảo hiểm Phú Hưng đến năm 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH  HỒNG THU THỦY MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PHÚ HƯNG ĐẾN NĂM 2020 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.HCM – NĂM 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH  HỒNG THU THỦY MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PHÚ HƯNG ĐẾN NĂM 2020 Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh (Hướng nghề nghiệp) Mã số: 60340102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VŨ CÔNG TUẤN TP.HCM – NĂM 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Một số giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác Quản trị nguồn nhân lực công ty Cổ phần Bảo hiểm Phú Hưng đến năm 2020” công trình nghiên cứu riêng thân tơi Các số liệu điều tra, kết nghiên cứu nêu luận văn trung thực chưa công bố tài liệu khác Tác giả: Hoàng Thu Thủy MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4 Phương pháp nghiên cứu 5 Kết cấu luận văn CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 Khái niệm Quản trị nguồn nhân lực 1.1.1 Định nghĩa 1.1.2 Mục tiêu 10 1.2 Quy trình chức quản trị nguồn nhân lực 11 1.2.1 Thu hút nguồn nhân lực 12 a) Hoạch định nguồn nhân lực 12 b) Phân tích công việc 17 c) Quá trình tuyển dụng 18 d) Trắc nghiệm, vấn 21 1.2.2 Đào tạo, phát triển sử dụng nguồn nhân lực 22 a) Xác định nhu cầu đào tạo 22 b) Thực trình đào tạo 23 c) Đánh giá hiệu đào tạo 24 1.2.3 Duy trì nguồn nhân lực 24 a) Đánh giá kết thực công việc 24 b) Thực trả công lao động 26 1.3 Đo lường hiệu công tác quản trị nguồn nhân lực thông qua số đo lường hiệu suất chủ yếu (KPI) 27 1.3.1 Định nghĩa 27 1.3.2 Ý nghĩa 27 1.3.3 Đặc điểm 28 1.3.4 Các KPI phổ biến đánh giá hiệu quản trị nguồn nhân lực 28 1.3.4.1 KPI thu hút nguồn nhân lực 28 1.3.4.2 KPI đào tạo phát triển sử dụng nguồn nhân lực 29 1.3.4.3 KPI trì nguồn nhân lực 29 1.3.4.4 KPI đánh giá tổng hợp kết quản trị nguồn nhân lực 30 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực công ty CP Bảo hiểm Phú Hưng 30 1.4.1 Yếu tố bên 30 1.4.2 Yếu tố bên 33 1.5 Bài học kinh nghiệm từ công ty Google giải thực trạng nghỉ việc liên tiếp nhân viên 33 1.5.1 Thực trạng việc nhân liên tiếp rời bỏ Google 33 1.5.2 Những nguyên nhân gây tình trạng 35 1.5.3 Google làm để giải tình trạng “chảy máu chất xám” 37 TÓM TẮT CHƯƠNG 39 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CP BẢO HIỂM PHÚ HƯNG THỜI GIAN QUA 2.1 Giới thiệu công ty Cổ phần Bảo hiểm Phú Hưng 40 2.1.1 Lịch sử hình thành 40 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 40 2.1.3 Ý nghĩa logo công ty 41 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 42 2.1.5 Kết hoạt động kinh doanh năm 2015 43 2.2 Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực Công ty Cổ phần Bảo hiểm Phú Hưng thời gian qua 43 2.2.1 Đặc điểm, cấu nguồn nhân lực 43 2.2.1.1 Cơ cấu nguồn nhân lực theo hợp đồng lao động 44 2.2.1.2 Biến động số lượng lao động 45 2.2.1.3 Cơ cấu lao động theo phận chuyên môn 45 2.2.1.4 Cơ cấu lao động theo trình độ 47 2.2.1.5 Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ ngoại ngữ 48 2.2.1.6 Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính độ tuổi 49 2.2.2 Thực trạng công tác thu hút nguồn nhân lực 50 2.2.2.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực 50 2.2.2.2 Cơng tác phân tích cơng việc 51 2.2.2.3 Công tác tuyển dụng nhân viên 52 2.2.3 Thực trạng công tác đào tạo phát triển sử dụng nguồn nhân lực 59 2.2.4 Thực trạng cơng tác trì nguồn nhân lực 62 2.2.4.1 Công tác đánh giá kết làm việc nhân viên 62 2.2.4.2 Trả công lao động 64 2.2.4.3 Tiền hoa hồng, tiền thưởng 66 2.2.4.4 Phúc lợi 67 2.2.4.5 Cơ hội thăng tiến 68 2.2.4.6 Môi trường điều kiện làm việc 69 2.2.5 Đánh giá chung công tác quản trị nguồn nhân lực công ty Cổ phần Bảo hiểm Phú Hưng 70 2.2.5.1 Những mặt thực 71 2.2.5.2 Những mặt hạn chế 71 TÓM TẮT CHƯƠNG 73 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PHÚ HƯNG ĐẾN NĂM 2020 3.1 Mục tiêu phát triển Công ty CP Bảo hiểm Phú Hưng đến năm 2020 74 3.1.1 Mục tiêu tổng quát 74 3.1.2 Mục tiêu cụ thể 74 3.2 Quan điểm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực Công ty Cổ phần Bảo hiểm Phú Hưng đến năm 2020 75 3.3 Một số giải pháp góp phận hồn thiện quản trị nguồn nhân lực Cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Phú Hưng đến năm 2020 76 3.3.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức thu hút nguồn nhân lực 77 3.3.1.1 Giải pháp 1: Xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực 77 3.3.1.2 Giải pháp 2: Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc 79 3.3.1.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác tuyển dụng 80 3.3.1.4 Giải pháp 4: Đánh giá kết thực chức thu hút nguồn nhân lực thông qua số đo lường thành hoạt động cốt yếu (KPI) 81 3.3.2 Nhóm giải pháp hồn thiện chức đào tạo phát triển sử dụng nguồn nhân lực 82 3.3.2.1 Giải pháp 1:Nâng cao hiệu trung tâm đào tạo trực tuyến 82 3.3.2.2 Giải pháp 2: Đánh giá kết thực chức đào tạo phát triển sử dụng NNL thông qua số đo lường hiệu suất chủ yếu (KPI) 83 3.3.3 Nhóm giải pháp hồn thiện chức trì nguồn nhân lực 85 3.3.3.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện phương pháp đánh giá kết hồn thành cơng việc nhân viên 85 3.3.3.2 Giải pháp 2: Hồn thiện trả cơng lao động đề bạt thăng tiến 86 3.3.3.3 Giải pháp 3: Đánh giá kết thực chức trì nguồn nhân lực thông qua số đo lường hiệu suất chủ yếu (KPI) 87 3.4 Kiến nghị 89 3.4.1 Đối với Nhà nước 89 3.4.2 Đối với Hiệp hội bảo hiểm Việt Nam 90 TÓM TẮT CHƯƠNG 91 KẾT LUẬN 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BH – Bảo hiểm BHXH – Bảo hiểm xã hội BHYT – Bảo hiểm ý tế CNTT – Công nghệ thông tin CTY CP–Công ty Cổ phần ĐT – Đào tạo KPI– Chỉ số đo lường hiệu suất chủ yếu NNL – Nguồn nhân lực NV – Nhân viên QTNNL – Quản trị nguồn nhân lực SP – Sản phẩm ĐT – Đào tạo DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 – Nội dung phân tích trạng quản trị nguồn nhân lực 14 Bảng 1.2 – Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực dựa phân tích cung cầu nguồn nhân lực 15 Bảng 1.3 – Nội dung cần phân tích nhằm xác định nhu cầu đào tạo 23 Bảng 1.4 – Tổng quan thị trường bảo hiểm Việt Nam giai đoạn 2010-2014 32 Bảng 2.1 – Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 – 2015 43 Bảng 2.2 – Cơ cấu nguồn lực theo hợp đồng 44 Bảng 2.3 – Biến động số lượng lao động 45 Bảng 2.4 – Cơ cấu lao động theo phận chuyên môn 46 Bảng 2.5 – Cơ cấu lao động theo trình độ 48 Bảng 2.6 – Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ ngoại ngữ 48 Bảng 2.7 – Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính độ tuổi 49 Bảng 2.8 – Khảo sát lĩnh vực làm việc ứng viên tham gia nộp hồ sơ vào công ty Phú Hưng 54 Bảng 2.9 – Khảo sát tên công ty bảo hiểm ứng viên tham gia nộp hồ sơ vào công ty Phú Hưng 55 Bảng 2.10 – Khảo sát lý nghỉ việc ứng viên hoạt động lĩnh vực bảo hiểm 56 Bảng 2.11 – Khảo sát phương tiện tuyển dụng hữu hiệu 57 Bảng 2.12 – Khảo sát cách thức tìm việc hiệu 58 Bảng 2.13 – Khảo sát đánh giá học trực tuyến 59 Bảng 2.14 – Khảo sát đánh giá công tác đào tạo 61 cao Chỉ định vị trí ngồi làm việc nhân để ngồi đọc quy chế quy định Công ty b Buổi chiều ngày thứ nhất: Nhân viên tự đọc nghiên cứu quy chế quy định Công ty c Cả ngày thứ hai: Nhân tiếp tục đọc nghiên cứu quy chế quy định Công ty d Sáng ngày thứ ba: Phịng/Ban Nhân sự& Hành tập huấn giới thiệu nhân Quy chế làm việc phịng/Ban Nhân & Hành Quy chế Nhân (nghỉ phép, trễ,… ) biểu mẫu có liên quan, đồng thời yêu cầu nhân ký cam kết hướng dẫn, đọc hiểu rõ quy chế, quy định, biểu mẫu Công ty e Chiều ngày thứ ba: Phịng/Ban Nhân & Hành chínhsẽ tập huấn Quy chế Hành biểu mẫu có liên quan, đồng thời yêu cầu nhân ký cam kết hướng dẫn, đọc hiểu rõ quy chế, quy định, biểu mẫu Công ty f Sáng ngày thứ tư: Phịng/Ban Kế tốn tập huấn Quy chế tài Kế tốn như: đề xuất, toán, tạm ứng … biểu mẫu có liên quan, đồng thời yêu cầu nhân ký cam kết hướng dẫn, đọc hiểu rõ quy chế, quy định, biểu mẫu Cơng ty g Chiều ngày thứ tư: Phịng/Ban IT tập huấn quy định IT tin học văn phịng kỹ có liên quan … biểu mẫu có liên quan, đồng thời yêu cầu nhân sựmới ký cam kết hướng dẫn, đọc hiểu rõ quy chế, quy định, biểu mẫu Công ty h Cả ngày thứ năm: Phịng/Ban chun mơn tập huấn quy định nghiệp vụ chun mơn biểu mẫu có liên quan phòng tiếp nhận nhân mới, đồng thời yêu cầu nhân ký cam kết hướng dẫn, đọc hiểu rõ quy chế, quy định, biểu mẫu Công ty i Sáng ngày thứ sáu: Hướng dẫn nhân đến bàn giao cho lãnh đạo phịng chun mơn tiếp nhận nhân Phó tổng GĐ phụ trách Phịng/BanNhân & Hành phòng/Ban IT đến hướng dẫn chỗ ngồi bàn giao cho nhân mới: máy tính, mật khẩu, hộp thư điện tử, văn phòng phẩm, thẻ từ vào quan Nhập thông tin liệu nhân (vị trí, mức thu nhập )vào phần mềm nhân Theo dõi thu phiếu nhận xét đánh giá nhân viên hàng tháng, hết hạn thử việc Sau hết thời gian thử việc, Phòng/Ban Nhân sự& Hành mời nhân viên lại Phịng/Ban Nhân sự& Hành chínhchờ kết định thức Hội đồng Nhân Phịng/Ban Nhân sự& Hành chuyển phiếu nhận xét, đánh giá nhân viên cho thành viên Hội đồng nhân để lấy ý kiến định tuyển dụng thức Phụ lục 7.9 – Bảng đánh giá thành tích người lao động EMPLOYEE PERFORMANCE APPRAISAL BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG PART ONE - PERSONAL PARTICULARS / THÔNG TIN CÁ NHÂN Employee Name: Date join: _01/01/ Tên nhân viên Ngày bắt đầu làm việc Position: Department: Chức vụ Appraisal period: Phòng ban to Appraisal date: Giai đoạn đánh giá Ngày đánh giá Appraiser’s Name: _ Appraiser’s Position: _ Người đánh giá Chức vụ người đánh giá Purpose of Appraisal/ Mục đích đánh giá:  Confirmation after probation  Annual Review Xem xét sau thử việc Hàng năm  Others (please specify): Khác (ghi rõ nội dung) PART TWO - PERFORMANCE APPRAISAL / ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH Điểm người đánh giá A PERSONALITY, ATTITUDE AND DISCIPLINE TÍNH CÁCH, THÁI ĐỘ VÀ KỶ LUẬT Appraiser‘s score Selfappraised Tự đánh giá PERFORMANCE FACTOR RATING / NHÂN TỐ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH (1-4 = Poor/ Kém, 5-7 = Satisfactory/ Đạt yêu cầu, 8-9 = Good/ Tốt, 10 = Excellent/ Xuất sắc) Initiative /Chủ động Adaptability/ openness to change/ Khả thích nghi/sẵn sàng thay đổi Independent with minimal supervision/ Độc lập với giám sát tối thiểu Attendance and Punctuality/ Tuân thủ chấm công giấc làm việc Polite and modest / Lịch khiêm tốn Appearance and image / Diện mạo & tác phong Honesty and integrity/ Trung thực liêm Conscientiousness and sense of right conduct / Ngay thẳng có ý thức đạo đức đắn Adhere to company’s rules and regulations/ Tuân thủ Quy tắc quy định Công ty 10 Respect colleagues, leaders and organization/ Tôn trọng đồng nghiệp, Lãnh đạo tổ chức 11 Willingness to accept greater responsibility and additional duties/ Sẵn sàng nhận trách nhiệm cao nhận thêm nhiệm vụ 12 Execute by following direction of leaders and organization/ Chấp hành theo đạo cấp Tổ chức TOTAL OF SCORE / ĐIỂM TỔNG KẾT (WEIGHT) = Total of score 120 x 40 % % Knowledge/ Kiến thức Demonstrate expertise in his/ her area of specialisation Thể kiến thức lĩnh việc chuyên môn Quality of work /Chất lượng công việc Consistently accomplishing tasks accurately and timely with required quality and care Ln hồn thành nhiệm vụ cách xác, kịp thời với chất lượng quan tâm theo yêu cầu Job Fulfilment /Hồn thành cơng việc Accomplish and meet established targets, goals, objectives and business plan Hoàn thành đáp ứng mục tiêu,mục đích thiết lập, hồn thành mục đích kế hoạch kinh doanh Analysis and Problem solving /Khả phân tích giải vấn đề Able to anticipate problems, analyse and provide resolutions Khả dự đốn vấn đề, phân tích đưa cách giải Conflict management /Quản lý xung đột Handles situations of conflict with confidence and tact Xử lý tình xung đột với tự tin khéo léo Self Development /Phát triển thân Demonstrates the initiative to keep updated in area of specialisation/ work Chủ động cập nhập kiến thức lĩnh vực công việc chuyên môn Team Work /Làm việc nhóm Able to work in a team and co-operate with others Khả làm việc nhóm hợp tác với thành viên khác Responsibility/ Trách nhiệm Have sense of responsibility on work Có tinh thần trách nhiệm công việc Time Management / Quản lý thời gian Ensure the work is done in timely manner Đảm bảo công việc thực kịp thời 10 Communication/ Giao tiếp Consistently communicates clearly and concisely Luôn giao tiếp rõ ràng xác ADDITIONAL EVALUATION FOR MANAGERIAL POSITION (Deputy Section Chief and above) PHẦN ĐÁNH GIÁ THÊM CHO CẤP QUẢN LÝ (từ Phó phận trở lên) 11 Decision Making, Judgement / Ra định, phán đoán Displays sound judgement in decision making and applies a range of ideas and tools from diverse sources to solve problems Thể phán đốn hợp lý xác việc định áp dụng loạt ý tưởng công cụ từ nguồn đa dạng để giải vấn đề 12 Delegation / Ủy nhiệm Adequately and effectively delegate duties to subordinates Giao nhiệm vụ cho cấp cách đầy đủ có hiệu 13 Developing others/ Phát triển thành viên khác Helps others discover and achieve their potential Giúp cho nhân viên khác nhận thấy đạt tiềm họ 14 Business Development / Phát triển kinh doanh The ability to scan the business environment for new opportunities which contribute to the growth of the company/ Khả nhận thấy môi trường kinh doanh cho hội đóng góp vào tăng trưởng Cơng ty Điểm người đánh giá Appraiser‘s score Selfappraised Tự đánh giá B COMPETENCE AND JOB FULFILLMENT (as required by the job) NĂNG LỰC VÀ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (theo yêu cầu công việc) 15 Role model/ Gương mẫu Be a role model of subordinates and other colleagues Là hình tượng mẫu mực cho cấp đồng nghiệp TOTAL OF SCORE/ ĐIỂM TỔNG KẾT  For Staff/ Nhân viên (WEIGHT)  For Managerial Position/ Cấp quản lý (WEIGHT) = Total of score = x 60 100 Total of score % % % % x 60 150 OVERALL PERFORMANCE APPRAISAL/ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THÀNH TÍCH (A + B) Total scores (to be rounded up to nearest whole number): Tổng số điểm (làm tròn số điểm) Overall Appraisal / Đánh giá tổng quát:  Excellent 90 – 100 % Xuất sắc  Good 70 – 89 % Tốt  Satisfactory 50 – 69 % Đạt yêu cầu  Poor 01 – 49 % Kém PART THREE – APPRAISER’S OVERALL COMMENTS / NHẬN XÉT TỔNG QUÁT CỦA NGƯỜI ĐÁNH GIÁ Please specify employee's overall strong & weak points (rooms for improvement) or other attributes not mentioned above Vui lòng rõ điểm mạnh điểm yếu nhân viên đóng góp khác mà chưa đề cập đến phần đánh giá Name/ Tên Signature/ Chữ ký Date/ Ngày PART FOUR – APPRAISEES’S COMMENTS / NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ I consider my Performance Review: Tôi công nhận đánh giá thành tích trên: Name/ Tên FAIR / UNFAIR Thỏa đáng / Không thỏa đáng Signature/ Chữ ký Date/ Ngày PART FIVE - RECOMMENDATIONS / KIẾN NGHỊ This part is recommended by Appraiser Do not discuss/ disclose with the employee before final approval Phần kiến nghị người Nhận xét Không thảo luận/ tiết lộ với nhân viên trước phê duyệt hoàn tất A Term of contract / Thể loại hợp đồng: Definite-term labor contract Indefinite-term labor contract Hợp đồng lao động xác định thời hạn Hợp đồng lao động không xác định thời hạn Extension of probation period Short-term labor contract Gia hạn thời hạn thử việc Hợp đồng lao động ngắn hạn Services Termination with effect from as he/she does not meet the job requirement/ expectations Chấm dứt việc làm kể từ ngày _ _ anh/chị khơng đáp ứng u cầu/địi hỏi cơng việc B Salary & benefits package / Lương chế độ phúc lợi: Based on the existing terms and condition, salary & benefits package remain unchanged Căn vào điều khoản điều kiện tại, lương chế độ phúc lợi không thay đổi Recommended salary adjustment _ _ Đề nghị điều chỉnh mức lương _ with effect from kể từ ngày _ _ _ PART SIX – COMMENTS OF HR & ADMIN DEPARTMENT / Ý KIẾN CỦA PHÒNG NHÂN SỰ & HÀNH CHÍNH Name/ Tên Signature/ Chữ ký PART SEVEN – COMMENTS OF REVIEWER / Ý KIẾN CỦA NGƯỜI XEM XÉT Name/ Tên Signature/ Chữ ký Date/ Ngày Date/ Ngày PART EIGHT –APPROVED BY GENERAL DIRECTOR /CHAIRMAN / PHÊ DUYỆT BỞI TGĐ / CHỦ TỊCH HĐQT  Chấp thuận/approve Name/ Tên  Không chấp thuận/ Not approve Signature/ Chữ ký Date/ Ngày Phụ lục 7.10 – Bảng mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc Nhân viên nhân CƠNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PHÚ HƯNG Vị trí: Nhân viên nhân Bộ phận: Nhận hành Quản lý trực tiếp: TP Nhân hành I.Mục tiêu cơng việc: Thực cơng việc hành nhân công ty Phú Hưng II.Chi tiết công việc: Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: - Nhận đăng ký nhận sự, trình ký - Lập thơng báo tuyển dụng, liên hệ trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ khơng đạt, lên danh sách trình TP/Giám Đốc - Lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày test, chuẩn bị test – phòngtest, chuyển test cho TP, lên danh sách kết test, thông báo ứng viên không đạt thư - Lên danh sách vấn, thơng báo ứng viên phịng vấn điện thoại thư, tổ chức vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu lịch nhận việc, lập giấy nhận việc Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế tốn tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên thử việc Quản lý hồ sơ, lý lịch NV tồn Cơng ty: lưu hồ sơ NV file theo phận Lập danh sách NV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng Quản lý hồ sơ lý lịch ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách vấn Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ đợt tuyển dụng loại chức danh lưu giữ riêng theo thứ tự danh sách Quản lý hồ sơ NV nghỉ việc: tất NV nghỉ việc lưu theo thứ tự thời gian, NV nghỉ việc rút lại hồ sơ phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách NV nghỉ việc theo thời gian, danh sách NV nghỉ việc tương tự danh sách NV thời Quản lý việc đào tạo cơng ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ sở đào tạo, làm thủ tục cho NV đào tạo, lưu cấp – chứng đào tạo NV, đánh giá kết đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo Quản lý văn phòng phẩm công ty: tiếp nhận đăng ký VPP, lập đề xuất mua VPP, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi hoạt động liên quan tới VPP Quản lý phân phát biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu biểu mẫu máy, in biểu mẫu lưu bìa còng biểu mẫu theo phận, hàng tuần chủ động thơng tin cho phận tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần photo biểu mẫu theo yêu cầu tự làm thủ tục toán Đề xuất phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động tổ chức thực 10 Lập định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu Trưởng phòng thực thủ tục liên quan 11 Thực chấm công cho nhân viên văn phịng lập bảng tổng kết cơng, công tăng ca, chuyển cho NV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế tốn để tính lương cho nhân viên Trong q trình chấm cơng, phát nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý 12 Quản lý nghỉ phép NV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo trường hợp NV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS 13 Quản lý nghỉ việc NV, cụ thể là: - Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc - Sau nhận biên bàn giao cơng việc, trình TP xem biên bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất NV tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho NV, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phịng kế tốn để trả lương 14 Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển)đến phận liên quan Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn 15 Đánh máy, photocopy, bảo quản văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao 16 Quản lý tổng đài theo qui định Công ty, cụ thể lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận gọi, chuyển gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho NV Cơng ty theo yêu cầu 17 Nhận fax chuyển cho phận liên quan Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn 18 Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho họp công ty 19 Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi tổ chức tiếp khách 20 Thực cơng việc khác Trưởng phịng phân cơng III.Tiêu chuẩn cơng việc Trình độ học vấn/chun mơn: - Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, lao động tiền lương - Vi tính văn phịng tương đương loại A trở lên Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp tốt - Tin học văn phòng thành thạo Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm vị trí tương đương Phẩm chất cá nhân: - Trung thực, nhiệt tình cơng tác Nguồn: Phịng Hành nhân - Cty CP Bảo hiểm Phú Hưng Phụ lục 7.11 – Đề xuất Bảng mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc Nhân viên nhân CƠNG TY CP BẢO HIỂM PHÚ HƯNG Vị trí: Nhân viên nhân Bộ phận: Nhân hành Quản lý trực TP Nhân hành tiếp: I.Mục tiêu cơng việc Thực cơng việc hành nhân công ty Phú Hưng II.Quan hệ công việc Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân hành Quan hệ bên Phịng Nhân hành Thực cơng việc hành nhân Bộ phận/phòng ban khác Hỗ trợ phối hợp cơng việc hành nhân Quan hệ bên Tổ chức/Cơ quan sở Tiếp nhận cập nhật quy định lao động Cơ quan truyền thông/quảng cáo Đăng tải thông tin tuyển dụng Đối thủ cạnh tranh Tìm hiểu phân tích sách liên quan đến nhân III.Chi tiết trách nhiệm cơng việc Nội dung Cơng việc tác nghiệp Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: - Lập thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ khơng đạt, lên danh sách trình TP/Giám Đốc - Lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày test, chuẩn bị test – phòng test, chuyển test cho TP, lên danh sách kết test, thông báo ứng viên không đạt thư - Lên danh sách vấn, thơng báo ứng viên phịng vấn điện thoại thư, tổ chức vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu lịch nhận việc, lập giấy nhận việc - Lập bảng đánh giá ứng viên thử việc - Quản lý hồ sơ lý lịch ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách vấn Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ đợt tuyển dụng loại chức danh lưu giữ riêng theo thứ tự danh sách Quản lý hồ sơ, lý lịch NV tồn Cơng ty: lưu hồ sơ NV file theo phận Lập danh sách NV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng Quản lý hồ sơ NV nghỉ việc: tất NV nghỉ việc lưu theo thứ tự thời gian, NV nghỉ việc rút lại hồ sơ phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách NV nghỉ việc theo thời gian, danh sách NV nghỉ việc tương tự danh sách NV thời Quản lý việc đào tạo cơng ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ sở đào tạo, làm thủ tục cho NV đào tạo, lưu cấp – chứng đào tạo NV, đánh giá kết đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo Quản lý phân phát biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu biểu mẫu máy, in biểu mẫu lưu bìa cịng biểu mẫu theo phận, hàng tuần chủ động thông tin cho phận tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần photo biểu mẫu theo yêu cầu tự làm thủ tục toán Đề xuất phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động tổ chức thực Lập định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu Trưởng phòng thực thủ tục liên quan Thực chấm cơng cho nhân viên văn phịng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho NV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế tốn để tính lương cho nhân viên Trong q trình chấm cơng, phát nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý Quản lý nghỉ phép NV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo trường hợp NV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS Quản lý nghỉ việc NV, cụ thể là: - Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc - Sau nhận biên bàn giao cơng việc, trình TP xem biên bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất NV tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho NV,chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phịng kế tốn để trả lương Cơng việc tác nghiệp nội Nhận đăng ký nhận sự, trình ký Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phịng kế tốn tính lương Tiếp nhận loại cơng văn vào sổ công văn đến Phân loại chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển)đến phận liên quan Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn Quản lý tổng đài theo qui định Công ty, cụ thể lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận gọi, chuyển gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho NV Công ty theo yêu cầu Cơng việc tác nghiệp bên ngồi Liên hệ cơng ty truyền thông/ quảng cáo để đăng tin tuyển dụng quảng bá thơng tin sách nhân công ty Liên hệ trung tâm việc làm để thơng báo tuyển dụng Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định cơng ty Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi loại báo, sau chuyển báo cho người nhận Ghi nhận thông tin khách, NV chuyển thông tin theo yêu cầu Lập sổ thông tin gồm: ngày, nội dung, người nhận, kết Tiếp nhận thông tin quan địa phương liên quan đến quy định, sách lao động Nghiên cứu, khảo sát sách lương, thưởng, phúc lợi đối thủ cạnh tranh Công việc báo cáo Lập báo nhân hàng tháng/hàng quý Lập báo cáo nhân đột xuất theo yêu cầu Giám đốc Các trách nhiệm khác Đánh máy, photocopy, bảo quản văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao Nhận fax chuyển cho phận liên quan Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho họp công ty Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi tổ chức tiếp khách Thực cơng việc khác Trưởng phịng phân cơng IV.Phạm vi quyền hạn: - Sử dụng thiết bị, công cụ, dụng cụ để thực nhiệm vụ - Có quyền đề xuất chương trình đạo tạo nâng cao lực làm việc - Được cung cấp tất thông tin liên quan đến nhiệm vụ giao V.Điều kiện làm việc: Theo quy định chung công ty VI.Phương tiện làm việc: Một máy tính để bàn, Một tủ đựng hồ sơ BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC STT Tiêu thức Trình độ học vấn Chun mơn Ngoại ngữ Mức độ Tiêu chuẩn Cần thiết Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, lao động tiền lương, hành chánh văn phịng Mong muốn Cần thiết Mong muốn Có kiến thức bảo hiểm, tài Toeic 500/TOEFL 450 (tương đương) Có khả giao tiêp Soạn thảo văn tiếng Anh tốt Cần thiết Vi tính Mong muốn Cần thiết Vi tính B Thành thạo ứng dụng văn phịng khác Có kỹ sử dụng internet tốt Kinh nghiệm năm Kinh nghiệm soạn thảo văn tốt Kinh nghiệm Mong muốn Cần thiết Kinh nghiệm làm kế hoạch đề xuất liên quan đến hoạt động nhân Kinh nghiệm công tác nhân công ty bảo hiểm Kỹ giao tiếp tốt Kỹ truyền đạt thông tin Kỹ quản lý thời gian Kỹ làm việc với người Kỹ lập kế hoạch Mong muốn Kỹ phân tích hành vi Kỹ điều phối công việc Kỹ soạn văn bản, thư điện tử Kỹ thuyết trình Kỹ làm việc với liệu Cần thiết Mong muốn Phẩm chất cá nhân Tìm kiếm, thu thập liệu cần thiết phục vụ công việc Sử dụng thành thạo kênh cung cấp liệu Điều tra, phân tích, tổng hợp chuyển đổi thông tin liệu thành văn Có khả tính tốn tốt Khả phân tích, thống kê liệu Cần thiết Trung thực, nhiệt tình, đam mê cơng việc Sở thích Có đam mê lĩnh vực tài chính, bảo hiểm, nhân thói quen lành mạnh Quan tâm, giúp đỡ người khác Phụ lục 7.12 – Biểu đồ quản lý kế thừa Michael Armstrong Bộ phận: Quản lý trực tiếp: Quản lý Kế thừa tiềm Đánh giá Họ tên Chức vụ Thời điểm thay Kết làm việc Năng lực Chức vụ thời điểm thăng tiến Tên ứng viên thay Chức vụ Nguồn: Michael Armstrong (2010), Human resource management practice Thời điểm