Bài viết trình bày về sự cần thiết phải kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nội dung Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Từ đó, đưa ra một số giải pháp để Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong các doanh nghiệp sản xuất thức ăn chăn nuôi, nhằm ổn định chất lượng sản phẩm, tăng năng lực sản xuất và giảm chi phí, tiêu hao trong sản xuất.
n trị - Kinh nghiệm quốc tế thực trạng ë ViƯt Nam KIỂM SỐT CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI VIỆT NAM Ths Nguyễn Thị Xuân Trường Đại học Thủ Hà Nội Tóm tắt Trong bối cảnh ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi (SXTACN) ngày phát triển, đặc biệt nước châu Á nói chung Việt Nam nói riêng, cạnh tranh DN (DN) ngành ngày khốc liệt Từ trì đến tăng lợi nhuận mong muốn yếu tố định tồn DN SXTACN Để làm điều đó, việc tối ưu phận từ khâu thu mua nguyên vật liệu (NVL), lập quản lý công thức đến khâu sản xuất chủ đề DN quan tâm Một giải pháp tối ưu, để giúp DN SXTACN giải khó khăn kiểm sốt tốt chi phí (KSCP) NVL trực tiếp Từ khóa: KSCP Summary In the context of the growing animal feed industry, especially in Asia in general and Vietnam in particular, the competition among peers is increasingly fierce Maintaining and increasing profits is the desire and also the key factor of the existence of an enterprise producing animal feed In order to that, optimizing every activities from purchasing raw materials, setting up and managing formula to manufacturing is always in the spot light of all enterprises One of the optimal solutions to help enterprises producing animal feed solve their difficulties is well controlled cost of direct materials Keyword: Cost control Đặt vấn đề Kiểm soát chi phí (KSCP) nói chung, chí phí NVL trực tiếp nói riêng hoạt động thiết yếu cho DN sản xuất Đặc biệt, DN SXTACN mà NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất từ 70% - 80%, việc bảo quản đòi hỏi phải nghiêm ngặt hơn, cẩn thận đặc tính dễ hút ẩm, dễ nhiễm nấm mốc, dễ bị chuột, bọ xâm nhập,… Hiểu đặc tính sản phẩm, tính chất loại chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, kiểm sốt chi phí, từ tiết kiệm chi phí sau tăng lợi nhuận DN Trong khuôn khổ viết này, tác giả trình bày cần thiết phải KSCP NVL trực tiếp, nội dung KSCP NVL trực tiếp Từ đó, đưa số giải pháp để KSCP NVL trực 232 n trÞ - Kinh nghiệm quốc tế thực trạng Việt Nam tip DN SXTACN, nhằm ổn định chất lượng sản phẩm, tăng lực sản xuất giảm chi phí, tiêu hao sản xuất Sự cần thiết phải KSCP NVL trực tiếp DN SXTACN Việt Nam Chi phí nội dung quan trọng hoạt động tài DN KSCP chức quản lý có ý thức quan trọng q trình quản lý DN Đó tác động chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết nội dung chi phí để sử dụng hiệu khoản chi phí mà DN bỏ Để làm tốt chức nhà quản lý cần trả lời câu hỏi: DN có khoản mục chi phí nào; Tiêu chuẩn, định mức chi phí bao nhiêu; Chi phí chưa hợp lý; Nguyên nhân sao, biện pháp giải Chi phí NVL trực tiếp SXTACN tồn chi phí vật liệu chính, bán thành phẩm mua ngoài, vật liệu phụ Các nguyên liệu, vật liệu sản phẩm có nguồn gốc thực vật, động vật, vi sinh vật, khống vật, sản phẩm hóa học, công nghệ sinh học, sản phẩm ngành nông nghiệp công nghiệp chế biến Đã sản phẩm nơng nghiệp thường mang tính thời vụ, chịu ảnh hưởng tác động lớn thiên nhiên nên việc thu mua giá sản phẩm nông nghiệp không ổn định Do vậy, KSCP NVL trực tiếp q trình kiểm sốt nguyên liệu, vật liệu dùng để chế biến, SXTACN Nguyên liệu, vật liệu SXTACN chia thành nhóm sau: - Nhóm giàu lượng: Ngơ, cám gạo, thóc, lúa mỳ, cám mỳ, - Nhóm giàu Protein: Bột cá, đậu tương sản phẩm đậu tương, bột huyết, khô dầu cọ, khô dầu dừa, - Nhóm giàu khống: Monicanxi phosphate, Dicolaum phosphate, - Nhóm giàu Vitamin: Baymix vitamin E, Axit amin DL-Methionine 99%, … - Nhóm phụ gia: Phụ gia thức ăn chăn ni chất khơng có giá trị dinh dưỡng bổ sung vào thức ăn trình chế biến mơi trường ao ni, nhằm mục đích: Bảo quản thức ăn, nâng cao tỷ lệ tiêu hóa thức ăn cho vật ni cải thiện đặc tính thức ăn Một số phụ gia thức ăn chăn ni như: Chất kết dính, chất tạo màu, chất tạo mùi, Với đặc thù ngành SXTACN, “hao hụt” lỗ hổng lớn, không kiểm soát chặt chẽ “Hao hụt” = tiêu hao nguyên liệu Vậy câu hỏi đặt là: DN tiền cho thức ăn? Và tiền cho hao hụt? Vậy để kiểm sốt “hao hụt”? “Hao hụt”: Đó số lượng nguyên liệu vận hành quy trình sản xuất, từ cân nguyên liệu thu mua trạm cân cổng vào, đến cân nguyên liệu đưa vào sản xuất chế biến kết thúc quy trình sản xuất 233 n trÞ - Kinh nghiệm quốc tế thực trạng Việt Nam “Hao hụt” cịn là: Ngun liệu sử dụng thay cho nguyên liệu khác không giá Ẩm độ trình lưu trữ, bảo quản NVL nguyên nhân “hao hụt” Vậy xác định nguồn gốc hao hụt là: (1) CÂN ĐO: Cân tải trọng, cân định lượng, lưu lượng kế máy đếm đóng bao; (2) ẨM ĐỘ: Trong trình lưu trữ, bảo quản nguyên liệu, chế biến (nghiền, ép viên, làm nguội); (3) PHẾ THẢI: Lượng cám hồi đọng lại kết thúc mẻ sản xuất; (4) KHÁC: Nguyên liệu công thức bị thay nguyên liệu khác không giá Với phân tích NVL bị thất thoát, hao hụt từ khâu mua vào, khâu dự trữ, bảo quản đến khâu sản xuất Vì vậy, việc kiểm sốt tốt chi phí NVL trực tiếp làm tăng lợi nhuận giảm giá thành sản phẩm, có ý nghĩa sống cịn DN Nội dung KSCP NVL trực tiếp DN SXTACN Việt Nam NVL bị thất thốt, hao hụt từ khâu mua vào, khâu dự trữ, bảo quản đến khâu sản xuất sau sản xuất Do vậy, để kiểm sốt tốt chi phí NVL trực tiếp cần phải kiểm sốt tốt khâu từ khâu xây dựng cơng thức định mức tiêu hao NVL; Lập kế hoạch mua sắm; dự trữ, bảo quản; Sản xuất đến công tác ghi chép sổ sách kế toán Tức phải kiểm sốt trước, sau q trình sản xuất Để tăng cường cơng tác kiểm sốt NVL, cần thực tốt q trình kiểm sốt thơng qua nội dung cơng tác kiểm sốt Xây dựng cơng thức định mức tiêu hao NVL (Thiết lập phần ăn) Trước bắt tay vào sản xuất, việc tiến hành xây dựng định mức tiêu hao NVL (thiết lập phần ăn) bước quan trọng, nhằm đảm bảo cung cấp đủ nhu cầu dinh dưỡng, đáp ứng yêu cầu vệ sinh an toàn thực phẩm, tăng hiệu sử dụng thời gian bảo quản thức ăn, từ tiết kiệm chi phí sản xuất Việc xây dựng thực định mức tiêu hao NVL góp phần quan trọng để sử dụng NVL hiệu quả, hợp lý, đồng thời kiểm tra việc thực tiết kiệm sử dụng NVL DN Và quan trọng, để đảm bảo việc lập thực kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ vật tư cho sản xuất DN Khi xây dựng định mức tiêu hao NVL cần kiểm sốt tính cân đối dinh dưỡng cho vật ni có giá thành hợp lý mang lại hiệu cho người nuôi cần tuân thủ nguyên tắc sau: Xác định nhu cầu dinh dưỡng loại động vật; Lựa chọn ngun liệu 234 n trÞ - Kinh nghiƯm qc tế thực trạng Việt Nam phi hp; Tớnh tốn giá tìm hiểu tính sẵn có ngun liệu; Tính tốn phương pháp tổ hợp phần Một đặc điểm là, khác với DN sản xuất khác, họ xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu cho sản phẩm 1kg sản phẩm, DN SXTACN xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu cho sản phẩm (1.000kg) để phù hợp với đặc thù nguyên liệu vi chất sử dụng cơng thức, có vi chất sử dụng để sản xuất 1.000kg thức ăn sử dụng 1kg vi chất Lập kế hoạch tổ chức thu mua, bảo quản, dự trữ NVL Lập kế hoạch khâu quan trọng cơng tác kiểm sốt NVL, đảm bảo cho việc cung ứng NVL hợp lý, giảm tồn đọng NVL kho dài ngày làm tăng vốn lưu động có kế hoạch sử dụng NVL tiết kiệm Với đặc thù nguyên liệu để SXTACN mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên là, NVL nhập chiếm tỷ cao (Theo nguồn VTV.vn - Nhập mặt hàng thức ăn chăn nuôi tiếp tục tăng mạnh tháng vừa qua, với giá trị lên tới 350 triệu USD) chí có loại nguyên liệu phải nhập hoàn toàn như: Hạt lúa mỳ, bột huyết, Primex,… Việc lập kế hoạch giúp DN chủ động tài chính, chủ động liên hệ với nhà cung cấp, thương lượng, đặt hàng trước, lường trước rủi ro, dễ dàng ứng phó với thay đổi thị trường Thông thường, DN lập kế hoạch sản xuất cho năm, vào phịng kế hoạch, phịng thu mua lập kế hoạch tháng, quý Ngoài ra, lập kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ NVL DN SXTACN đặt mục tiêu mua sắm, sử dụng, dự trữ mà cần đạt kỳ kế hoạch sở cân nhắc, dự báo khả kỳ kế hoạch Căn vào kế hoạch đề ra, nhà quản lý phân công thực thu mua NVL đảm bảo tiến độ kế hoạch Vai trị kiểm sốt phải kiểm soát việc thu mua có kế hoạch khơng? Khi nhập kho khối lượng chứng từ biểu cân qua trạm cân cổng vào có khơng hay chênh lệch Đồng thời, phận KCS có kiểm sốt chặt chẽ chất lượng sản phẩm thực nhập với phiếu kết thử nghiệm phịng thí nghiệm khơng? Cơng tác bảo quản nào? Xuất sử dụng bao nhiêu? Dự trữ tồn kho hợp lý? Mục đích việc kiểm sốt q trình thực kế hoạch NVL giúp cho hoạt động DN hướng, đảm bảo việc thực kế hoạch tiến độ sản xuất mục tiêu đề Đồng thời, phản ánh công tác quản lý tốt, chặt chẽ, khoa học, qua thể trình độ lực nhà quản lý Tổ chức ghi chép vào chứng từ, sổ sách kế toán Song song với việc lập kế hoạch, tổ chức thực kế hoạch thu mua, bảo quản dự trữ NVL cần có tham gia kế toán vật tư với nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, kịp thời, xác tình hình biến động loại NVL để tăng cường cơng tác kiểm sốt Khơng có ghi chép, khơng phản ánh số liệu biến động NVL làm giảm hiệu kiểm soát Kiểm soát tốt tình hình biến động NVL vào chứng từ, sổ kế tốn giúp cung cấp nguồn 235 n trÞ - Kinh nghiệm quốc tế thực trạng Việt Nam thơng tin xác, kịp thời, minh bạch Từ đó, đưa định quản lý quan trọng Việc tổ chức ghi chép thông qua hệ thống chứng từ hệ thống sổ kế toán, chứng từ liên quan đế kế toán vật tư phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Thơng tin chứng từ chứng chứng minh cho số liệu ghi chép đắn, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, phản ánh số lượng NVL thực nhập, thực xuất vào kho, khỏi kho Nó cịn cung cấp thơng tin xác chất lượng, chủng loại nguyên vất liệu nhập kho đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, dinh dưỡng vật liệu Trên sở chứng từ lập, kế toán vật tư tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp nhằm cung cấp thông tin vừa chi tiết, vừa tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thứ, loại NVL số lượng giá trị Đây sở số liệu để đối chiếu với việc theo dõi, bảo quản phận kho, phát kịp thời trường hợp sử dụng NVL sai mục đích, lãng phí Tổ chức q trình sản xuất Căn kế hoạch sản xuất công thức định mức tiêu hao NVL, phận sản xuất lĩnh vật tư từ kho để tiến hành sản xuất Khi nhận vật tư sản xuất vừa có kiểm sốt giám đốc sản xuất vừa có giám sát phận KCS Việc SXTACN đòi hỏi phải khắt khe nghiêm ngặt trình sản xuất nhằm đảm bảo bền vững thức ăn thành phần phối trộn không bị thay đổi qua quy trình sản xuất giữ chất lượng trình vận chuyển, sử dụng bảo quản NVL đưa vào dây chuyền sản xuất qua đường, NVL nghiền sẵn hay dạng bột đưa thẳng lên pin chứa đánh số, nguyên liệu dạng hạt, miếng cấp lên pin chứa C sau đưa xuống máy nghiền, sau nghiền xong tải lên pin chứa đánh số (mỗi pin chứa loại NVL) Lúc này, công thức định mức tiêu hao cho mẻ sản xuất cài đặt máy tính, nhân viên kỹ thuật tiến hành thao tác để máy thực lệnh phối trộn Sau phối trộn xong, máy tự động xả xuống buồng trộn (thời gian trộn từ - phút tùy theo công thức), trộn xong tiếp tục xả tải vào pin B Nguyên liệu lúc dạng bột hỗn hợp đưa vào hệ thống hồ hóa nhiệt, sau đưa sang buồng ép Ép thành viên chuyển sang buồng lạnh chuyển sàng rung, viên cám đạt yêu cầu vít tải đưa xuống pin A Sau đó, đóng bao nhập kho thành phẩm, viên cám vỡ, dạng bột, cám hồi không đạt yêu cầu vít tải đưa lại pin B tiếp tục quy trình sản xuất đến đóng bao, nhập kho Quy trình liên tục kết túc mẻ sản xuất, lúc lượng cám vụn, cám hồi đọng lại xả ống xả để đóng bao riêng Thức ăn sau sản xuất đóng bao, bảo quản kho chứa thành phẩm, sau tiến hành phân phối thức ăn đến sở chăn nuôi, đại lý, trang tri, 236 n trị - Kinh nghiệm quốc tế thùc tr¹ng ë ViƯt Nam Sơ đồ 1: Nội dung cơng tác kiểm sốt NVL trực tiếp Kiểm sốt trước sản xuất Xây dựng định mức tiêu hao NVL Lập kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL Thực thu mua, sử dụng, dự trữ NVL Tổ chức ghi chép vào chứng từ, sổ kế toán Trạm cân Kho Kiểm soát sản xuất C1 C2 Máy nghiền 1 1 Buồng trộn Buồng ép Buồng lạnh Cám hồi Kết thúc mẻ sản xuất A1 Sàng rung A2 A3 SP vỡ khơng đạt A4 Cân đóng bao Kiểm soát sau sản xuất 237 Kho thành phẩm n trị - Kinh nghiệm quốc tế thực trạng ë ViÖt Nam Một số giải pháp KSCP NVL trực tiếp DN SXTACN Việt Nam Trên sở phân tích nội dung KSCP NVL trực tiếp DN SXTACN, tác giả nhận thấy để phát huy cách tốt hiệu công tác KSCP NVL trực tiếp DN DN cần phải kiểm sốt tốt tất khâu có khả thất thoát, hao hụt NVL nhất, cụ thể như: Khâu cân tải trọng trạm cân vào cổng trước nhập kho cân điện tử xuất NVL để nghiền, phối trộn: Trong trình cân đong nguyên liệu, nhà máy sản xuất cho phép nguyên liệu hao hụt 7kg Nhưng hệ thống cân dùng lâu năm, khơng bảo trì bảo dưỡng quy định làm tăng mức hao hụt cho phép, cố tình lợi dụng mức hao hụt cho phép định mức để báo chuyến nhập vật liệu hao hụt Trước đưa vật liệu vào nghiền phải cân NVL đủ theo công thức sau đưa vật liệu vào pin chứa đánh số, bắt đầu phối trộn hệ thống cân điện tử lại tự động cân nguyên liệu thô, vi chất lần phối trộn theo công thức Vấn đề số nhà máy đổi dây chuyền sản xuất, hệ thống cân điện tử độc lập với dây chuyền sản xuất, số nhà máy sử dụng dây chuyền sản xuất cũ hệ thống cân điện tử gắn với dây chuyền sản xuất, máy chạy làm ảnh hưởng đến độ xác cân Một vấn đề xảy trình đưa vật liệu vào sản xuất là, có thay loại nguyên liệu khác không giá Tất trường hợp ảnh hưởng đến lợi ích DN, hao hụt thừa ra, giá thành thực tế sản phẩm bị cao thấp so với công thức định mức mà nhà quản lý khơng biết Vậy kiểm sốt khâu tốt khâu này, giúp DN SXTACN tránh rủi ro Khâu bảo quản kho liên quan đến ẩm độ: NVL sau thu mua nhập kho sản phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, phải bảo quản theo quy định Quá trình lưu trữ bảo quản làm cho NVL, thành phẩm bị giảm chất lượng, thời gian sử dụng Ngun nhân tác động q trình ô xi hóa, tác động vi khuẩn, côn trùng, lồi gặm nhấm, biến đổi hóa học q trình lưu trữ,… Nhiệt độ, độ ẩm đóng vai trò quan trọng, tác nhân gây ảnh hưởng đến việc bảo quản hạn sử dụng NVL, đặc biệt nguyên liệu vi lượng, vi chất, men Các nhân tố ảnh hưởng đến độ ẩm, tốc độ biến đổi hóa học, phát triển nấm, mốc côn trùng Ánh sáng ô xy tác nhân gây giảm chất lượng nguyên liệu, thành phẩm Lưu trữ, bảo quản NVL, thành phẩm cách, tiêu chuẩn kỹ thuật hạn chế tác nhân nhiệt độ, độ ẩm khơng khí, vi khuẩn, công côn trùng loại gặm nhấm Thời gian bảo quản thích hợp với loại NVL Trong q trình bảo quản nhiệt độ thường có xu hướng tăng lên gây tác hại bảo quản, cần tạo thơng thống kho độ ẩm thích hợp nên trì 75% 238 n trị - Kinh nghiệm quốc tế thùc tr¹ng ë ViƯt Nam Khâu quản lý phế thải (cám hồi kết thúc mẻ sản xuất) cám vụn rơi q trình sàng rung, đóng bao Sau viên cám chuyển từ buồng lạnh đến sàng rung, tốc độ rung lắc mạnh làm cám văng ra, đóng bao tính thiếu cẩn trọng công nhân làm cám vương ngoài, loại DN SXTACN gọi cám vụn, cám vãi Cám hồi loại cám vỡ, bột không đạt sau sàng rung nằm dây truyền hồi lại máy chạy, lượng cám hồi tự động đưa lên pin B để tiếp tục trình sản xuất Chỉ đến máy dừng (kết thúc mẻ sản xuất hay gọi kết thúc cơng thức) lượng cám hồi đọng lại xả ống riêng, công nhân đóng bao chờ đến sản xuất cơng thức công thức tương đương phối trộn để sản xuất tiếp Theo nghiên cứu, khảo sảt thực tế nhà máy sản xuất mẻ sản xuất (không phụ thuộc vào số lượng cám sản xuất mẻ đó), cám cho gia súc hồi lại từ 60 – 100 kg/mẻ, cám cho gia cầm hồi lại từ 40-50 kg/mẻ tùy thuộc vào dây chuyền sản xuất Cám vãi cám hồi không kiểm soát tốt khâu này, thất thoát lớn DN Bởi lẽ, công nhân thiếu trách nhiệm cố tính khơng bảo quản cám hồi, cám vãi bao loại cám đó, hồi lại lẫn từ loại cám sang cám kia, mà giá thành loại cám không giống nhau, thành phần công thức định mức không giống Hiện nay, giá thành sản xuất cám trung bình nhà máy tùy theo loại, từ 7.000đ/kg – 25.000đ/kg, lấy loại 25.000đ/kg để hồi vào loại 7.000đ/kg tổn thất mà DN cần kiểm soát Kết luận Để đồng hành kinh tế hội nhập, gia tăng phát triển mạnh mẽ tập đồn SXTACN có vốn đầu tư nước ngồi DN SXTACN Việt Nam cần phải xây dựng cho hệ thống KSNB chi phí, trọng đến KSCP nguyên vận liệu trực tiếp, loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản xuất lợi nhuận DN Nếu kiểm sốt khơng tốt hoạt động dẫn đến lãng phí, thất chi phí sản xuất, đồng thời đẩy giá thành lên cao, làm suy yếu khả cạnh tranh sản phẩm thị trường, điều liên quan đến tồn DN Nếu kiểm sốt tốt chi phí NVL trực tiếp giúp DN SXTACN hạ giá thành sản xuất, trì ổn định chất lượng sản phẩm, tăng tính ổn định DN Trên sở nghiên cứu lý luận, vận dụng vào điều kiện thực tế DN SXTACN, viết nêu lên nội dung thiết thực cần kiểm sốt chi phí NVL trực tiếp Đồng thời, gợi ý giải pháp KSCP NVL trực tiếp, nhằm giúp DN đạt mục tiêu tăng trưởng ổn định, bền vững. Tài liệu tham khảo TS Viên Thị An, TS Lê Thị Kim Hoa (2016), Giáo trình quản trị sản xuất, NXB Tài Phạm Quang Huy, Giám sát hệ thống KSNB, theo hướng dẫn năm 2009 COSO, Tạp chí Kế tốn, số tháng 8/2009 Claude Tauveron - Olmix (2018) Hội thảo “Quản lý hao hụt SXTACN” 239 ... lãng phí Tổ chức trình sản xuất Căn kế hoạch sản xuất công thức định mức tiêu hao NVL, phận sản xuất lĩnh vật tư từ kho để tiến hành sản xuất Khi nhận vật tư sản xuất vừa có kiểm sốt giám đốc sản. .. trạng ë ViÖt Nam tiếp DN SXTACN, nhằm ổn định chất lượng sản phẩm, tăng lực sản xuất giảm chi phí, tiêu hao sản xuất Sự cần thiết phải KSCP NVL trực tiếp DN SXTACN Việt Nam Chi phí nội dung quan... ngoài, vật liệu phụ Các nguyên liệu, vật liệu sản phẩm có nguồn gốc thực vật, động vật, vi sinh vật, khoáng vật, sản phẩm hóa học, cơng nghệ sinh học, sản phẩm ngành nông nghiệp công nghiệp chế