kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ nam hải

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG NGUYỄN THỊ MINH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠNG NGHỆ NAM HẢI KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HÀ NỘI, NĂM 2019 TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG NGUYỄN THỊ MINH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠNG NGHỆ NAM HẢI CHUN NGÀNH: KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ MINH Mã sinh viên : 1511012013 Niên khố Hệ đào tạo : (2015-2019) : CHÍNH QUY HÀ NỘI, NĂM 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, kết nghiên cứu đƣợc sử dụng khố luận tác giả khác đƣợc tơi xin ý kiến sử dụng đƣợc chấp nhận Các số liệu khoá luận kết khảo sát thực tế từ đơn vị thực tập Tôi xin cam kết tính trung thực luận điểm khoá luận Tác giả khoá luận (Ký tên) Nguyễn Thị Minh i MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC ii DANH MỤC KÝ HIỆU VÀ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG BIỀU, SƠ ĐỒ vi LỜI MỞ ĐẦU 1.1Tính cấp thiết đề tài 1.2Mục tiêu nghiên cứu 1.3Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 1.3.1Đối tƣợng nghiên cứu 1.3.2Phạm vi nghiên cứu 1.4Phƣơng pháp nghiên cứu 1.5Tổng quan cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 1.6 Kết cấu đề tài nghiên cứu 13 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 14 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 14 1.1.1 Khái niệm chức kiểm soát nội doanh nghiệp 14 1.1.2 Các nhân tố cấu thành kiểm soát nội 16 1.1.3 Hạn chế cố hữu kiểm soát nội 25 1.2 NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 26 1.2.1 Nội dung đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp 26 1.2.2 Nội dung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 30 1.2.3 Quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp 33 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 38 ii 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 38 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty 38 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 40 2.1.3 Tổ chức máy quản lý công ty 43 2.1.4 Tình hình tài kết kinh doanh công ty 44 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY 47 2.2.1 Tổ chức môi trƣờng kiểm soát 47 2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 50 2.2.3 Hoạt động kiểm soát 51 2.2.4 Tổ chức thông tin truyền thông 52 2.2.5 Tổ chức hoạt động giám sát 53 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 53 2.3.1 Kiểm sốt nghiệp vụ bán hàng cơng ty cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 53 2.3.2 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 58 2.3.3 Kiểm soát nội khoản phải thu khách hàng 61 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 62 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 62 3.1.1 Nhận xét chung kiểm sốt nội cơng ty 62 3.1.2 Nhận xét kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 66 iii 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 68 3.2.1 Sự cần thiết, ngun tắc hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 68 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 69 3.2.3 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền tài công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 72 3.3 KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 75 KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC iv DANH MỤC KÝ HIỆU VÀ VIẾT TẮT Ý nghĩa Chữ viết tắt BCTC Báo cáo tài CP Cổ phần DN Doanh nghiệp ĐĐH Đơn đặt hàng GTGT Giá trị gia tăng GĐ Giám đốc KSNB Kiểm soát nội KH Khách hàng PXK Phiếu xuất kho SXKD Sản xuất kinh doanh TGNH Tiền gửi ngân hàng TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn UNC Đơn đặt hàng v DANH MỤC BẢNG BIỀU, SƠ ĐỒ Phụ lục 01 Sơ đồ 1.1 Quy trình KSNB chu trình bán hàng thu tiền Phụ lục 02 Sơ đồ 2.1 Quy trình tổ chức hoạt động lắp đặt Phụ lục 03 Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Phụ lục 04 Bảng 2.1 Một số tiêu kinh tế Công ty năm gần Phụ lục 05 Bảng 2.2: Các tiêu kinh tế Phụ lục 06 Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ lập luân chuyển đơn đặt hàng Phụ lục 07 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển việc kiểm soát xét duyệt bán chịu Phụ lục 08 Sơ đồ 2.5: Quy trình thu tiền Phụ lục 09 Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ kế tốn vốn tiền mặt Phụ lục 10 Sơ đồ 2.7: Quy trình thu tiền gửi Phụ lục 11 Sơ đồ 2.8: Quy trình chi tiền gửi Phụ lục 12 Sơ đồ 2.9: Quy trình ghi sổ vốn tiền gửi ngân hàng vi LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Sau hàng loạt vụ bê bối lớn xảy giới, nhà quản trị chiến lƣợc ngày quan tâm ngày nhiều đến vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro kiểm sốt nội q trình thiết kế thực thi chiến lƣợc cho doanh nghiệp Do KSNB đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Trong doanh nghiệp thƣơng mại xây dựng đƣợc hệ thống KSNB vững mạnh giúp cho công ty giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn trình kinh doanh, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính; đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động công ty nhƣ quy định luật pháp; đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu nguồn lực đạt đƣợc mục tiêu đặt Trong kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền nội dung quan trọng nhà quản lý doanh nghiệp Vai trò KSNB nói chung KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng quan trọng Tuy nhiên hầu hết doanh nghiệp chƣa có đầu tƣ quan tâm mức, chƣa thiết lập thiết lập hệ thống KSNB nhƣng nhiều hạn chế Đặc biết hoạt động bán hàngthu tiền hoạt động xảy thƣờng xuyên dễ xảy gian lận, sai sót, điều làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết kinh doanh Việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu chu trình bán hàng thu tiền đảm bảo thu đƣợc tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lƣợng tốt,… từ nâng cao uy tín, hình ảnh nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trƣờng Do thời gian thực tập công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam, công ty chuyên thƣơng mại lắp đặt thiết bị camera, thiết bị mạng, quy mô công ty ngày đƣợc mở rộng.Với mục đích xây dựng cơng ty hệ thống quản lý khoa học hiệu xu hội nhập kinh tế cách mạng công nghệ, em chọn đề tài “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Nam Hải” để nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp 1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Khoá luận tổng hợp vấn đề kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải Từ đề giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống hoá lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền + Tìm hiểu cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải + Phân tích thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải + Trên sở lý luận nghiên cứu, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền, sau đƣa giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 1.3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đề tài hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung : Đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu chu trình bán hàng thu tiền hoạt động kiểm soát chủ yếu, đề xuất số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro phát sinh chu trình bán hàng thu tiền Công ty - Phạm vi thời gian: Từ ngày 07/01/2019 đến ngày 17/03/2019 - Phạm vi không gian: Công ty CP Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải - Số liệu nghiên cứu: Thu thập số liệu, tài liệu, bảng biểu, sơ đồ có liên quan tới đề tài khóa luận năm gần 2015, 2016, 2017, 2018 1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: theo dõi đƣợc cách sát việc cơng nhân viên có làm đầu đủ để đảm bảo hiệu công việc cách tốt hay không Công ty bị liệu kế tốn trƣờng hợp xảy cố phần mềm, máy móc cần có biện pháp lƣu trữ thích hợp nhằm đảm bảo an tồn Bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung làm hạn chế việc kiểm tra giám sát chỗ kế toán hoạt động đơn vị 3.1.2 Nhận xét kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 3.1.2.1 Ưu điểm Mọi hoạt động cơng ty nói chung chu trình bán hàng thu tiền nói riêng từ bắt đầu đến kết thúc đƣợc kiểm soát giám đốc, góp phần ngăn chặn đƣợc sai sót, gian lận từ đầu Có phân chia trách nhiệm đầy đủ phận (bộ phận kinh doanh, phận kế tốn ) Các phận, phịng ban (bộ phận kinh doanh, phận tài kế tốn ) có độc lập tƣơng đối chu trình bán hàng – thu tiền, đảm bảo đƣợc tính khách quan thơng tin cần cung cấp Cơng ty ứng dụng phần mềm kế tốn máy vào quy trình bán hàng – thu tiền, giúp giảm thiểu đƣợc thời gian lƣu chuyển chứng từ, tăng độ xác cho thơng tin liên quan cần cung cấp, tiết kiệm nguồn nhân lực nhờ nguyên tắc lƣu trữ lần Bên cạnh đó, giúp giảm thời gian cho khách hàng q trình chờ đợi thơng tin phản hồi từ cơng ty Hóa đơn đƣợc lập theo quy định Bộ tài chính, đƣợc đánh số thứ tự trƣớc đƣợc Tổng Giám đốc phê duyệt Các hóa đơn, chứng từ liên quan đƣợc lƣu giữ nhiều phận, tạo kiểm tra chéo phịng ban liên quan Hóa đơn đƣợc lập sau giao hàng hạn chế tình trạng lập hợp đồng bán hàng giả mạo, đảm bảo số hàng đƣợc vận chuyển lập hóa đơn Tất hóa đơn phát hành đƣợc ghi nhận vào bảng kê Đồng thời việc lập hóa đơn sai phải làm biên hủy hóa đơn, có chữ ký lãnh đạo xác 66 nhận khách hàng giúp cho việc kiểm sốt q trình lập hóa đơn chặt chẽ hơn, tránh trƣờng hợp nhân viên thông đồng với để giấu hóa đơn nhằm biến thủ tài sản công ty Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đƣợc giải dứt điểm trƣớc xe hàng khỏi cổng công ty, giúp giảm thiểu đƣợc trách nhiệm cơng ty có liên quan đến hƣ hỏng thiếu hụt phát sinh q trình vận chuyển hàng hóa KH Hoạt động thu tiền: Trong cơng tác tốn, quy định nghiêm ngặt hợp lý chứng từ toán tiến hành toán, kế tốn cơng nợ kiểm tra, xem xét thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót xảy Hoạt động thu tiền ngân hàng: Việc thu tiền ngân hàng giảm thiểu rủi ro việc mát tiền mặt nhƣ giúp cho việc toán với khách hàng trở nên nhanh gọn linh hoạt 3.1.2.2 Những tồn  Đối với nghiệp vụ bán hàng, cơng ty cịn tồn vấn đề sau: Cơng ty chƣa có mẫu Đơn đặt hàng riêng theo tiêu chuẩn thống cho KH, dó dẫn đến xảy sai sót trình đối chiếu, kiểm sốt thơng tin liên quan đến hàng bán Mỗi phòng ban chức tự thực kiểm tra kiểm sốt cơng ty chƣa xây dựng đƣợc phận kiểm soát riêng, ảnh hƣởng đến độ tin cậy, khách quan thông tin Thủ tục kiểm sốt cơng ty KH quen vào mua hàng chƣa thực đƣợc chặt chẽ, xảy nhiều sai sót Thơng tin đơn hàng nhập lên phần mềm cịn thiếu sai sót số lƣợng, đơn giá đơn giản nhập sai ngày quên chuyển ngày hệ thống máy Không thực việc gửi báo cáo hàng thàng cho khách hàng Khi chấp nhận đơn đặt hàng lớn, phịng kinh doanh khơng kiểm tra xem nhà cung cấp có đủ khả đáp ứng hàng hố cho công ty hay không 67 dẫn đến vài trƣờng hợp giao hàng chậm cho khách hàng hàng hố kho khơng đủ đáp ứng đơn đặt hàng khách hàng Cơng ty chƣa có sách bán hàng, tín dụng hay sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể văn nhằm thu hút khách hàng thân thiết, hoạt động kinh doanh chƣa có bƣớc đột phá Trong q trình hạch tốn, khoản chiết khấu thƣơng mại có phát sinh nhƣng với số lƣợng quy mơ nhỏ sách chiết khấu công ty chặt chẽ Công ty chƣa thực công tác thu thập ý kiến phản hồi giá cả, chất lƣợng hàng bán, tiến độ giao hàng từ khách hàng Khi xuất hàng, thủ kho thƣờng không ghi thẻ kho mà thƣờng để cuối ngày cuối tuần, dựa vào hoá đơn GTGT phịng kế tốn chuyển xuống để ghi thẻ kho  Đối với nghiệp vụ thu tiền, công ty tồn vấn đề sau: Số tiền mặt khách hàng tốn cơng nợ tƣơng đối nhiều, cơng ty chƣa có quy định lịch trình cụ thể việc nộp tiền mặt vào ngân hàng dễ dẫn đến việc vốn công ty bị chiếm dụng việc ghi phiếu thu chậm hay mục đích cá nhân không tốt khác Việc kiểm tra đối chiếu kế tốn cơng ty với kế tốn ngân hàng chƣa chặt chẽ, dẫn đến cịn nhiều sai sót xảy Cơng ty khơng có phận riêng biệt kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng, tình hình tài chính, khả trả nợ khách hàng mà kế tốn cơng nợ nhân viên kinh doanh theo dõi 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 3.2.1 Sự cần thiết, nguyên tắc hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 3.2.1.1 Sự cần thiết việc hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 68 Tại Việt Nam ngày nhiều cơng ty có hệ thống kiểm sốt nội Do vậy, Công ty CP Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải cần phải xây dựng hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội để tồn phát triển thời buổi cạnh tranh gay gắt cơng ty Thêm vào đó, dần hoàn thiện hệ thống pháp lý kế tốn, kiểm tốn, tài địi hỏi cơng ty thƣờng phải dần thay đổi, cập nhật phƣơng pháp kiểm sốt để đáp ứng đƣợc u cầu pháp luật Từ đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền, ta thấy chu trình giành đƣợc nhiều quan tâm nhà quản lý kiểm soát viên Lý chu trình bán hàng thu tiền chiếm phần lớn phần công việc phải thực Do vậy, thủ tục, quy trình thực phải khơng ngừng đƣợc đổi để trở nên gọn nhẹ đạt đƣợc hiệu cao Vì tất lý trên, công ty cần phải vạch chiến lƣợc không ngừng đổi thủ tục, thao tác, quy trình kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền phận quan trọng kiểm soát nội cho hiệu đạt đƣợc cao 3.2.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập phải dựa điều kiện thực tế đơn vị hoạt động Chỉ có dựa điều kiện thực tế đơn vị thủ tục kiểm sốt phát huy tối đa tác dụng kiểm sốt Việc thiết lập thủ tục kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc phổ biến nhƣ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nghiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Hoàn thiện kiểm sốt nội nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động cho đơn vị, vị chi phí để trì kiểm sốt nội phải nhỏ lợi ích kiểm sốt nội mang lại 3.2.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải  Hoạt động kiểm soát quản lý 69 Các nhà quản lý công ty cần quan tâm đến việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp trọng đến tính liên chính, chuẩn mực hành vi ứng xử đạo đức nghề nghiệp đội ngũ cán nhân viên Ban hành thêm quy định dƣới dạng văn chuẩn mực đạo đức, hành vi ứng xử cán bộ, nhân viên phận, vị trí quan hệ làm việc giao tiếp hàng ngày, quan hệ phối hợp xử lý tình bất thƣờng phận Trong lời nói, cử chỉ, hành động nhà quản lý cần thể cho nhân viên cấp dƣới hiểu rõ họ coi trọng đề cao tính trực giá trị đạo đức coi tính trực giá trị đạo đức nhƣ phƣơng châm làm việc nhƣ việc làm gƣơng cho cấp dƣới hàn vi xử lý công việc hàng ngày, bênh vực, tuyên dƣơng kịp thời nêu gƣơng tồn doanh nghiệp nhân viên có hành động trung thực, liêm chính, phê bình kỷ luật nghiêm minh nhân viên có hành vi gian lận, không trung thực làm ảnh hƣởng đến lợi ích doanh nghiệp… Công ty cần tập trung vào xây dựng, hồn thiện sách thủ tục kiểm soát gồm: quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế mua bán sản phẩm, quy chế tổ chức hoạt động…các cấp lãnh đạo cần có phƣơng hƣớng xây dựng phận kiểm soát nội thời gian sớm tốt nhằn tăng tính hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ, tránh thiệt hại ảnh hƣởng đến cơng ty Bộ phận kiểm sốt nội phải đƣợc tổ chức độc lập với phòng ban, phận khác công ty, trực thuộc điều hành giám đốc Có quyền kiểm tra, giám sát tất hoạt động phòng ban, phận đơn vị, có trách nhiệm phát sai phạm, gian lận xảy phận báo cáo với ban giám đốc kịp thời đƣa biện pháp xử lý Kiểm toán nội kết hợp với phịng kiểm sốt nội cơng ty hồn thiện hoạt động kiểm sốt cơng ty Với quy mô cấu tổ chức công ty nhƣ nay, để hoàn thành cho việc hoàn thành nhiệm vụ tiết kiệm mặt chi phí, cơng ty tổ chức phịng kiểm sốt nội gồm nhân viên đƣợc bố trí gồm: trƣởng phịng kiểm sốt nội hai kiểm sốn viên nội bộ, nhân viên kiểm soát nội phải ngƣời có trình độ chun mơn cao “có đạo đức nghề nghiệp, liêm chỉnh 70 công việc, am hiểu nhiều lĩnh vực, cập nhật đƣợc thông tƣ, hƣớng dẫn chế độ kế toán nhằm hƣớng dẫn phận thực quy định nhà nƣớc nhƣ có khả kiểm tốn báo cáo tài trƣớc trình lên giám đốc đảm bảo cung cấp đủ số liệu xác đầy đủ Công ty cần đƣa sách nhân đƣợc cụ thể hố văn rõ ràng ban hành xuống phận công ty giúp phận nắm rõ đƣợc nhiệm vụ nhƣ trình tuyển dụng phận Đề sách khuyến khích ngƣời lao đồng có khoảng thời gian gắn bó lâu dài với công ty nhƣ hỗ trợ khoản ăn ca, xăng xe Bộ phận nhân công ty cần góp phần đào tạo nhân viên có lực giảm nguy phát sinh sai sót gia tăng mức độ hiệu nghiệp vụ thực Cơng ty cần ban hành sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn nhƣ hỗ trợ kinh phí, thời gian học Khen thƣởng cho nhân viên có thành tích học tập tốt Ban giám đốc nên nghiên cứu hoạt động cơng ty để xây dựng quy trình đánh giá rủi ro cụ thể, rõ ràng nhằm giảm thiểu rủi ro phát sinh trình hoạt động cơng ty  Hoạt động kiểm sốt kế tốn Cơng ty cần phải nâng cao nhận thức nhà quản lý tầm quan trọng công tác kế toán Mọi hoạt động doanh nghiệp có liên quan đến tài để ghi chép lại tồn thơng tin phục vụ cho cơng tác quản lý cần phải có kế tốn Đáp ứng đủ nhân cho cơng tác kế tốn, tuyển chọn ngƣời có trình độ đƣợc đào tạo quy trƣờng đại học có danh tiếng, có kinh nghiệm, có phẩm chất đạo đức tốt Hạn chế chi trả lƣơng tiền mặt cán công nhân viên công ty Thay vào chi trả cho nhân viên qua chuyển khoản nhằm giảm nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tránh rủi ro nhƣ nhân viên phận thơng đồng với để khai khống cơng làm việc Về chu trình tiền lƣơng, cơng ty nên lắp đặt máy chấm cơng thay thực việc chấm công thủ công phận, cuối tháng phận kế toán trách nhiệm chốt lại số công làm việc cá nhân dựa theo bảng chấm 71 cơng, điều giúp cơng ty rõ đƣợc cơng nhân viên có làm đầy đủ theo quy định công ty không Công ty nên thiết lập phần mềm lƣu trữ thích hợp tránh trƣờng hợp bị liệu xảy lỗi phần mềm, thƣờng xuyên copy giữ liệu lên phần mềm lƣu trữ để đảm bảo an tồn Cơng ty cần phải hồn thiện hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, ban hành thức văn để cá nhân phận có liên quan đến q trình thực nghiệp vụ nhận biết trách nhiệm công việc khâu lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ, kiểm tra chứng từ xếp phân loại chứng từ , định khoản ghi số kế toán, lƣu trữ bảo quản chứng từ Đối với chứng từ thể thông tin kinh tế phát sinh, cần liên tục hoàn chỉnh vấn đề cân đối kiểm soát chặt chẽ nhanh gọn vấn đề thi hành phận liên quan, tránh trƣờng hợp qua nhiều “cửa”, nhiều chữ ký duyệt nhƣ số quy trình, quy định Thơng tin kế tốn, cung cấp kịp thời để phận thực phân tích nội cơng tác lên kế hoạch phân tích rủi ro 3.2.3 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền tài công ty Cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải  Đối với chu trình bán hàng: Cơng ty nên có mẫu ĐĐH chuẩn cho tất đối tƣợng KH, nhƣ nhận xử lý ĐĐH thực ĐĐH công ty, đảm bảo đƣợc tính xác, giúp cơng ty kiểm sốt tốt Công ty nên xây dựng phận tín dụng khách hàng với nhân viên có trình độ cao, chun mơn phân tích tài chính, phân tích khả tốn, tình hình tín dụng, có quan hệ rộng với ngân hàng, nhà cung cấp để thu thập thông tin liên quan đến khách hàng Bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng chịu trách nhiệm khoản nợ không trả đƣợc Bộ phận chịu quản lý điều hành Ban Giám đốc Công ty độc lập với phận kế tốn Đối với khách hàng mới, cơng ty cần phải tìm hiểu kĩ trƣớc định bán chịu nhƣ xem tài sản chấp có đủ điều kiện để đảm bảo 72 toán khoản nợ khơng, tìm hiểu thái độ trả nợ khách hàng qua nhà cung cấp khác, xem tình hình kinh doanh Hạn chế xét duyệt bán chịu dựa cảm tính Nên có sách bán chịu rõ ràng hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng Nếu khách hàng vƣợt mức tín dụng khơng bán chịu Cơng ty nên đề sách kiểm sốt chặt chẽ khách hàng quen mua hàng nhƣ đƣợc hƣởng chiết khấu phần trăm mua mặt hàng với số lƣợng lớn, giảm hẳn phần trăm với khách hàng quen thuộc mua hàng công ty Bộ phận bán hàng vào cuối ngày nên đƣa rõ thông tin bán hàng nhƣ mặt hàng, số lƣợng đơn giá với phận kế tốn để bên phận kế tốn lên phần mềm cách xác, tránh trƣờng hợp nhầm lẫn khơng đáng có Cơng ty nên u cầu phận kế toán thực báo cáo hàng tháng gửi cho khách hàng để tránh trƣờng hợp bị nhầm lẫn cơng nợ Khi xuất hàng hóa, thủ kho cần đối chiếu, xem xét lệnh giao hàng với chứng từ khác nhƣ đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng để việc xuất kho đảm bảo theo yêu cầu khách hàng Bộ phận kinh doanh cần phải nắm bắt đƣợc phần tình hình tồn kho hàng hố cơng ty, thƣờng xun cập nhật tình trạng tồn kho hàng hố với phận thủ kho để thuận tiện việc tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng Đối với đơn đặt hàng với số lƣợng không lớn, nhân viên kinh doanh tự xem xét hàng hố có đáp ứng không để tiếp nhận đơn hàng khách hàng Đối với đơn đặt hàng với số lƣợng lớn, trƣớc tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng, nhân viên kinh doanh cần kiểm tra lại với phận thủ kho xem hàng hố kho có cịn đủ khơng, khơng đủ gọi đƣợc hàng để kịp giao hàng cho khách hay không Nếu phận thủ kho xác nhận đƣợc nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng, phận thủ kho báo lại khơng đủ hàng hố kho nhà cung cấp chƣa thể cung cấp hàng cho công ty đƣợc nhân viên kinh doanh cần báo lại với khách hàng để tìm phƣơng án giải khác, tránh việc tiếc 73 đơn đặt hàng mà bất chấp tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng, làm ảnh hƣởng đến kế hoạch khách hàng nhƣ uy tín cơng ty Để thực đƣợc chiến lƣợc phát triển cơng ty địi hỏi qui mơ phạm vi công ty cần đƣợc mở rộng nữa, muốn thu hút khách hàng mục tiêu quan trọng Để làm đƣợc điều này, công ty cần xây dựng sách bán hàng, sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể văn để tránh đƣợc nhầm lần khơng đáng có xảy ra, đồng thời đề mức tín dụng ƣu đãi, hấp dẫn thu hút thêm nhiều đối tƣợng khách hàng nhƣng phải đảm bảo đƣợc khả thu hồi vốn công ty đƣợc thực nhƣ thoả thuận điều kiện hợp đồng kinh tế, phƣơng thức toán, thời hạn tốn Đối với khoản giảm trừ doanh thu, cơng ty nên mở sổ chi tiết TK giảm trừ doanh thu để theo dõi dễ dàng Kế tốn bán hàng phịng kinh doanh nên lập bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại định kỳ đối chiếu cuối quý, có kiểm tra kế tốn trƣởng Cơng ty cần trọng vào việc thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng chất lƣợng hàng hoá, giá cả, tiến độ giao hàng, chất lƣợng phục vụ…để khắc phục điều chƣa làm đƣợc nhƣ tiếp tục phát huy hài lịng khách hàng, góp phần thúc đẩy công ty phát triển tƣơng lai Đối với thực trạng kiểm soát đối tƣợng mua hàng khách hàng cũ nên thực đầy đủ thủ tục kiểm soát để tránh rủi ro xảy  Đối với chu trình thu tiền Công ty đƣa quy định giám sát việc thực nghiêm ngặt việc xử lý tiền cuối ngày Cuối ngày kế tốn cơng nợ thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra yêu cầu thủ quỹ để tiền với số dƣ tồn quỹ tối thiểu cuối ngày, số lại phải nộp vào TK ngân hàng ngày hôm sau Sau đối chiếu xong, thủ quỹ làm báo cáo kiểm kê phải có xác nhận kế tốn cơng nợ kế tốn trƣởng 74 Cơng ty cần có kiểm tra đột xuất tiền mặt quỹ, hệ thống theo dõi hàng tồn kho kiểm kê hàng hóa để phát giao dịch bán hàng mà chƣa hạch toán, chƣa nộp tiền vào Công ty Các khoản tiền gửi ngân hàng mà KH tốn nên có ngƣời kiểm tra độc lập việc đối chiếu số dƣ TGNH hàng ngày Việc đối chiếu số dƣ nên thực văn đƣợc lƣu trữ đầy đủ để đối chiếu cần thiết Khuyến khích khách hàng trả tiền qua ngân hàng nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận xảy thu tiền trực tiếp nhƣ theo quy định Bộ tài khoản tiền 20 triệu phải chuyển khoản khơng đƣợc giao dịch tiền mặt Đối với việc thu tiền hàng qua hệ thống ngân hàng, cơng ty cần có kế tốn tiền gửi ngân hàng riêng khơng kiêm nhiệm kế toán tiền mặt nhƣ Hàng tháng cần phải thực việc đối chiếu sổ chi tiết tài khoản 112 với sổ phụ ngân hàng xem có khớp khơng? Nếu có chênh lệch cần thơng báo cho bên ngân hàng để tìm nguyên nhân chênh lệch có hƣớng giải sớm Trong thời gian tới công ty nên lập phận riêng biệt gồm hai đến ba ngƣời thực việc tìm hiểu khả tài khách hàng để đề hạn mức tín dụng phù hợp với đối tƣợng khách hàng Đồng thời phải cập nhận thƣờng xun tình hình tài khách hàng thân thiết tránh trƣờng hợp tình hình tài khách hàng khơng tốt mà cơng ty khơng nắm đƣợc, áp dụng mức tín dụng cao làm tăng khả phát sinh khoản nợ khó địi 3.3 KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP  Đối với quan quản lý nhà nước: KSNB hoạt động mang tính chất nội bộ, nhiên để hệ thống hoạt động có hiệu cần có hƣớng dẫn Nhà nƣớc Ở tầm vĩ mô, Nhà nƣớc cần tiến hành số công việc nhƣ: xây dựng hệ thống lý luận KSNB phù hợp với đặc điểm kinh tế Việt Nam, xây dựng chƣơng trình đào tạo hệ thống KSNB cho sinh viên chuyên ngành kinh tế, tăng cƣờng dịch vụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp 75 Các quan nhà nƣớc nên quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ kiểm soát nội doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích to lớn nhƣ: đảm bảo tính xác số liệu kế toán, giảm bớt rủi ro gian lận, mang lại hiểu công tác quản lý điều hành doanh nghiệp… Các doanh nghiệp có phát triển, vững mạnh tỷ lệ thất nghiệp giảm, kinh tế đất nƣớc ngày phát triển để sánh vai quốc gia giới Nhà nƣớc nên khuyến khích doanh nghiệp vừa nhỏ thiết lập hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, tạo tiền đề thay đổi cấu quản lý lỗi thời thay vào đổi cách quản lý, kiểm soát giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu  Đối với Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Nam Hải: Để giải pháp đạt hiệu quả, công ty cần thực kiến nghị sau: - Hệ thống kiểm soát nội công ty Công ty cần thiết lập phận kiểm soán nội độc lập chịu trách nhiệm kiểm tra, xem xét, đánh giá định kì hệ thống KSNB để có điều chỉnh, cải tiến nhằm khắc phục hạn chế hệ thống KSNB Một phận kiểm soán nội làm việc có trách nhiệm hiệu hệ thống KSNB cơng ty ln đƣợc kiểm tra hồn thiện Điều giúp nâng cao ý thức nhân viên việc tuân thủ quy định thiết lập làm cho hoạt động kiểm soát quản lý đạt hiệu cao Ban lãnh đạo công ty phải thực quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội làm gƣơng việc tuân thủ quy định doanh nghiệp Ban lãnh đạo công ty cần thƣờng xuyên đánh giá phân tích rủi ro để kịp thời đƣa giải pháp nhằm ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro Trong họp, ban giám đốc công ty cần tập hợp ý kiến cán công nhân viên nhằm đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy tắc, chuẩn mực kiểm soát đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời giúp tăng cƣờng hiệu hoạt động kiểm sốt nội cơng ty Việc nêu ý kiến cá nhân hợp giúp nhân viên thấy đƣợc vai trị cơng ty từ tích cực làm việc thực tốt nhiệm vụ đƣợc giao 76 Thƣờng xuyên kiểm tra báo cáo chất lƣợng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá theo dõi việc lãnh đạo nhƣ nhân viên có tn thủ quy định đề hay khơng Công ty cần xây dựng chiến lƣợc dài hạn nhằm đào tạo, tổ chức, huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên Tuyển dụng thêm nhân viên có lực cao trình độ chun mơn hố cao - Hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty tập trung giữ vững thị trƣờng có đồng thời đẩy mạnh việc mở rộng phân phối sản phẩm đến nhiều khu vực khắp đất nƣớc Kiểm tra kĩ lƣỡng sản phẩm đầu vào, lựa chọn từ nhà cung cấp uy tín, giá thành hợp lý nhằm đƣa chất lƣợng sản phẩm bán lên hàng đầu, cam kết không đƣa hàng hóa khơng rõ xuất xứ, khơng đủ tiêu chuẩn bán lắp đặt tạo niềm tin uy tín cho khách hàng đến với công ty Tăng khảo sát ý kiến khách hàng sản phẩm, chất lƣợng phục vụ nhằm hoàn thiện hệ thống kinh doanh, đẩy mạnh việc thực hiệu hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền Thƣờng xuyên đào tạo, nâng cao tay nghề cho đội ngũ cán công nhân viên để nâng cao chất lƣợng cơng trình Mở rộng đa dạng hóa loại hình kinh doanh, tạo việc làm cho công nhân viên tăng doanh thu, giữ vững uy tín tạo vị bền vững thị trƣờng Xây dựng doanh thu hàng năm phải sát với thực tế phận Công ty nên thiết lập hệ thống bán hàng, phần mềm quản lý bán hàng đại lý phần mềm bán lẻ 77 KẾT LUẬN Để công ty Cổ phần Thƣơng mại Cơng nghệ Nam Hải đứng vững, phát triển cạnh tranh thị trƣờng việc thay đổi chiến lƣợc tăng cƣờng công tác quản lý việc cần thiết Nhận thực đƣợc tầm quan trọng đó, khố luận sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ tìm giải pháp để tăng cƣờng công tác KSNB hoạt động công ty nói chung KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Trong khn khổ phạm vi nghiên cứu, khoá luận giải đƣợc vấn đề sau: Một là, khố luận trình bày lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Hai là, khố luận tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải, nhận biết đƣợc trình, mức độ vận dụng lý thuyết hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền vào thực tiễn Công ty Ba là, sở nghiên cứu lý luận tổng kết thực tiễn, khoá luận đánh giá kết đạt đƣợc tồn cần khắc phục hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty, đồng thời đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động KSNB việc ngăn ngừa rủi ro chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tác giả Nguyễn Gia An (2015), khoá luận Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty dệt may Phú Hồ An, khoa kinh tế - Đại học Vinh Tác giả Nguyễn Tiến Đạt (2015), khoá luận Thực trạng hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty Cổ phần Dệt May Huế, Đại học kinh tế Huế PGS.TS Nguyễn Phú Giang, TS.Nguyễn Trúc Lê (2014), Kiểm tốn nội bộ, NXB Tài Chính Tác giả Nguyễn Quang Huy (2015), khoá luận Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng, Đại học Đà Nẵng Th.S Phan Trung Kiên (2008), Kiểm toán lý thuyết thực hành, NXB Tài Chính Tác giả Lê Trần Quang Lộc (2015), khố luận Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH Kim Sơn, trƣờng Đại học kinh tế - đại học Huế TS.Nguyễn Văn Lợi, Th.S.Đậu Ngọc Châu chủ biên (2013) Giáo trình lý thuyết kiểm tốn, NXB Tài Chính, Học Viện Tài Chính Tác giả Võ Thị Bích Phƣợng (2016), khố luận Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Bắc Âu, Đại học Đà Nẵng Tác giả Hồ Đăng Bảo Tuấn (2016), khoá luận Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty TNHH thương mại dịch vụ Minh Toàn, trƣờng Đại học Văn Lang 10 Tác giả Đặng Minh Thu (2016), khoá luận Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị vận tải thuộc Taxi Group, trƣờng Đại học kinh tế quốc dân 11 Tác giả Phan Thị Thảo (2015), khố luậnHồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Hồng Vân, Đại học kinh tế quốc dân 79 12 Hoàng Thị Kiều Trang (2016), khố luận Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Ajinomoto Việt Nam, Đại học kinh tế Quy Nhơn 13 Tác giả Đặng Xn Trƣờng (2016), khố luận Hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH Hải Minh, trƣờng Đại học kinh tế quốc dân 14 Trƣờng ĐH kinh tế TP.Hồ Chí Minh khoa kế tốn – kiểm tốn mơn Kiểm tốn (2014), Kiểm tốn tập 1, NXB kinh tế TP.Hồ Chí Minh 15 Các tài liệu kế tốn cơng ty cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam Hải năm gần 80 ... THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 62 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG... TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 53 2.3.1 Kiểm sốt nghiệp vụ bán hàng cơng ty cổ phần Thƣơng mại Công nghệ Nam. .. TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NAM HẢI 62 3.1.1 Nhận xét chung kiểm soát nội công ty 62 3.1.2 Nhận xét kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Cổ phần Thƣơng mại