SKKN THPT: Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng ở trường THPT

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG THPT” Lĩnh vực/ Môn: Khác Cấp học: THPT Tên Tác giả: Vũ Thị Ngà Đơn vị công tác: Trường THPT Lưu Hoàng Chức vụ: Nhân viên văn thư NĂM HỌC 2019-2020 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội MỤC LỤC I ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 1 Lí chọn đề tài Trang Mục đích nghiên cứu Trang Đối tượng phạm vi đề tài Trang Tính mẻ cấp thiết để tài Trang Phương pháp nghiên cứu thời gian thực Trang II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trang Nội dung lý luận Trang Thực trạng nghiên cứu Trang 3 Các biện pháp để thực Trang 3.1 Xây dựng kế hoạch năm học Trang 3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trang 3.3 Quản lý, xếp hồ sơ Trang 3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ Trang 12 3.5 Hiệu nghiên cứu Trang 13 III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Trang 14 Kết luận Trang 14 Khuyến nghị Trang 15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội I ĐẶT VẤN ĐỀ Lí chọn đề tài Đối với lĩnh vực giáo dục, cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng hết Hàng năm nhà trường phải tiếp nhận xử lí nhiều loại văn khác từ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT sở, ban, ngành, tập thể cá nhân có liên quan Với khối lượng công việc lớn vậy, để tránh tải cho công tác văn thư lưu trữ cần nhân viên văn phịng có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thông tin để tránh thời gian cho bên đảm bảo tính an tồn, hiệu Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, xác hay đại khái cơng tác văn phịng, cơng văn giấy tờ làm có tốt hay khơng, loại hồ sơ lưu trữ có cẩn thận, có xếp hay không Các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ lưu trữ văn phòng nhà trường sở pháp lí nhà trường để giải tất vụ việc có liên quan đặc biệt vấn đề giáo viên học sinh Chính vậy, khẳng định rằng: cơng tác văn phòng, văn thư lưu trữ nhà trường tốt có vai trị thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lí nhà trường, đưa hoạt động diễn quy củ vào nề nếp để từ nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị nhà trường mắt bậc phụ huynh học sinh nhà quản lí giáo dục Mục đích nghiên cứu Mọi sở giáo dục có loại văn giấy tờ, thủ tục hồ sơ theo quy chuẩn chung Bộ GD&ĐT quy mô nhà trường ngày lớn, số lượng học sinh ngày nhiều (không vài trăm học sinh mà nghìn học sinh), số lượng giáo viên cán cơng nhân viên tăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội nhà trường ngày mở rộng …điều đồng nghĩa với việc khối lượng cơng việc văn phịng tăng lên đáng kể Rất nhiều người làm cơng tác văn phịng nhà trường bị tải công việc, phần thân xếp chưa thật hợp lí nắm bắt loại công văn, giấy tờ chưa thực nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ nhà trường gây áp lực cho thân Thực tế làm việc cho thấy công tác văn thư lưu trữ trường học diễn tiết kiệm nhiều thời gian cơng sức khối lượng cơng việc có nhiều Với thực tế gắn bó với cơng tác văn phòng, văn thư lưu trữ nhà trường cấp THPT 07 năm, tơi nhận thấy văn phịng nhà trường nơi thực nhiều công tác liên quan đến thủ tục hành Đó vừa nơi giao dịch công việc, vừa nơi lưu trữ loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ nhà trường, vừa nơi báo cáo, thống kê, thông báo chủ trương đường lối, kế hoạch công tác, hoạt động nhà trường mặt… Trong q trình trực tiếp làm việc, tơi tích lũy số kinh nghiệm cơng tác văn thư cho thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao vừa tránh nhiều thời gian cho bên liên quan có Có thể so sánh văn phịng nhà trường giống trạm thông tin với đủ loại số liệu nhiều năm ngày ta phải đối mặt với nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu hàng ngày tiếp nhận xử lý công văn đi, đến Page 1/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội văn qua email cấp gửi để thực hiện, học sinh trường từ lâu cần đến tốt nghiệp, học bạ, phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học năm cho em mình, …cho đến thủ tục, công văn liên quan đến năm học hành, định kì hàng tuần, hàng tháng Muốn thực tốt chức thơng tin đó, nhân viên văn phịng phải có khả xử lý thơng tin, phân bổ xếp hợp lí hồ sơ, thời gian ghi nhớ tốt giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày thuận lợi nhanh chóng kịp thời thân không ngập giấy tờ áp lực cơng việc Phạm vi hoạt động văn phịng rộng, từ tình hình thực tiễn tơi xin chia sẻ đôi điều kinh nghiệm quản lý, xếp lưu trữ hồ sơ văn phòng trường học tơi cơng tác – ngơi trường có nghìn học sinh gần trăm cán giáo viên công nhân viên với mong muốn bạn đồng nghiệp thực nhiệm vụ phân cơng cách nhanh chóng hiệu Tơi mong nhận góp ý chia sẻ bạn đồng nghiệp công tác Đối tượng phạm vi đề tài Như viết, cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ trường học chia thành nhiều mảng với nhiều hoạt động cách thức thực khác Trong sáng kiến kinh nghiệm lần này, hướng đến chia sẻ kinh nghiệm thiết thực tích lũy q trình làm việc lĩnh vực: quản lý, xếp lưu trữ loại hồ sơ văn phòng nhà trường cho hợp lí, tiện ích với khả tìm kiếm nhanh, tránh nhiều thời gian công sức mà đảm bảo độ an tồn tính bí mật Những kinh nghiệm đúc rút trình năm cơng tác Thơng qua đề tài “Một số biện pháp để thực tốt công tác văn phịng trường THPT”, tơi mong muốn chia sẻ cơng việc giúp ích phần cho bạn đồng nghiệp để nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt trách nhiệm giao, phần tránh áp lực khơng đáng có hi vọng yêu nghề mà chọn lựa 4.Tính mẻ, cấp thiết đề tài Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường THPT” thể rõ hưởng ứng theo chủ trương Đảng Nhà nước đưa việc đổi quản lí cải cách hành nước ta, loại bỏ thao tác thừa không cần thiết thủ tục hồ sơ, giấy tờ, tránh thời gian công sức cho bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến cơng tác chung “nặng bệnh giấy tờ” Những chia sẻ sáng kiến kinh nghiệm có tính thực tiễn cao, thân người viết có thời gian năm gắn bó với cơng việc văn thư lưu trữ nhà trường Trong trình làm việc, tơi rút học cần thiết cho thân thực thấy có hiệu lần làm việc sau Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh phương pháp quản lý, xếp lưu trữ loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống cịn trọng đến việc vận dụng cơng nghệ thơng tin, phần mềm máy tính phục vụ cho cơng tác với thao tác đơn giản, dễ dàng thực Page 2/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Phương pháp nghiên cứu thời gian thực - Khảo sát thực tế - Lập quy trình thu thập, phân loại - Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cần - Thời gian thực năm học 2019-2020 II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 1.Nội dung lý luận Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm nhiệm hoạt động nói gọi văn phịng Văn phịng hiểu theo nhiều góc độ khác sau - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp giúp việc cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường hoạt động liên quan đến thủ tục hành gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như: quản lý hồ sơ, thu nhận, xử lý, lưu trữ, xếp, báo cáo, thông tin Hành văn phịng nhà trường xác chức quan trọng để tạo thuận lợi đảm bảo phận khác hoạt động trôi chảy Thực trạng nghiên cứu Chức văn phòng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng điều hành hoạt động lĩnh vực nhà trường Cho đến thời điểm chưa có văn quy định cụ thể số đầu việc mà phân văn phòng, văn thư lưu trữ phải thực q trình cơng tác Từ thực tế làm việc gắn bó với nghề, tơi đúc rút chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu phận văn phòng nhà trường sau:  Nhận công văn công văn đến, ghi vào sổ theo quy định trình lên cho Hiệu trưởng xử lí, giúp hiệu trưởng lưu trữ cơng văn đến Các công văn sao, in gửi đơn vị, cá nhân thực gốc lưu trữ văn phịng nhà trường Văn phịng có trách nhiệm theo dõi báo cáo thời hạn thực thi cơng văn chưa hồn thành, cần giải cho tiến độ  Trong thời buổi công nghệ thông tin đại, tất trường học có địa hịm thư điện tử riêng (email), văn phịng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộp thư đến để nắm bắt đạo cách kịp thời báo cáo với Ban giám hiệu để nhận đạo thực Công tác tiến hành đặn Page 3/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội hàng ngày tuyệt đối giữ bí mật mật hòm thư điện tử nhà trường để đảm bảo tính an tồn thơng tin  Với văn hướng dẫn chung có tính cơng khai nên in ấn treo vào bảng tin công tác để tất cán giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm bắt thực Ngoài để tiết kiệm thời gian chi phí, trường tơi đăng kí tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán giáo viên, công nhân viên nhà trường (ai biết mật để tiện cho việc tra cứu lúc nào, download máy tính cá nhân để tiện sử dụng)  Đánh máy loại văn hành trường báo cáo, định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, phân cơng ban giám hiệu, vào sổ đủ, qui định, gửi nhanh, kịp thời, địa  Photo loại tài liệu phân công ban giám hiệu như: đề đáp án kiểm tra học kì thuộc mơn, tự đánh giá cá nhân cho cán giáo viên công nhân viên hàng tháng,  Tham gia hỗ trợ đắc lực cho công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi THPT quốc gia,  Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập học sinh nhà trường thơng qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với giấy tờ theo quy định kèm theo đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận sở giáo dục  Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác hiệu trưởng yêu cầu Ghi cụ thể số giấy giới thiệu vào sổ, phát người ban giám hiệu phân cơng  Quản lí loại dấu nhà trường, không mang dấu ngồi nhà trường, khơng để người tùy tiện sử dụng dấu,chỉ đóng vào văn có chữ ký thủ trưởng đơn vị (khơng đóng dấu khống)  Quản lý lưu trữ loại hồ sơ học sinh như: học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp, tốt nghiệp THPT phát cho học sinh quy trình tới hạn  Quản lý bảo quản giữ gìn loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy quản lí học sinh năm học như: sổ điểm lớp, học bạ theo lớp  Lưu giữ bảo quản hệ thống văn bản, hồ sơ, sổ sách từ năm trước sổ ghi đầu bài, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ sinh hoạt nhóm chun mơn  Qua trình bày trên, người dễ dàng nhận thấy, cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường không đơn giản nhẹ nhàng mà phức tạp phong phú Nếu léo có kinh nghiệm xử lí Page 4/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội chắn ln ngập hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó dứt chí có nhiều trường hợp hao tốn nhiều thời gian mà kết đạt không mong muốn Trong năm trước đây, có thời gian cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường bị xem nhẹ chưa thật trọng công tác coi hoạt động không quan trọng nên không bố trí nhân viên có chun trách mà phân cơng giáo viên kiêm nhiệm (cũng số nguyên nhân khác) Một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực công tác nên chưa đầu tư thời gian sức lực để thực cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ sơ, xử lí hồ sơ đặc biệt lưu giữ, bảo quản hồ sơ không quy củ chí nhiều nơi cịn lộn xộn, thiếu ngăn nắp Điều có ảnh hưởng lớn đến q trình làm việc đặc biệt gây thời gian để tra cứu tài liệu cần thiết Trong năm gần cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường quan tâm nhiều trước, đặc biệt có nhiều văn hướng dẫn đạo Nhờ đạo hướng dẫn sát từ cấp trên, hoạt động cơng tác văn phịng, văn thư nhà trường có tác phong chuyên nghiệp Trong q trình cơng tác nhà trường, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường có thuận lợi khó khăn sau: a.Thuận lợi Công tác văn thư lưu trữ nhà trường nói riêng, cơng tác thủ tục hành nói chung Đảng Nhà nước quan tâm nên có nhiều văn đạo, hướng dẫn cách thức thực Văn phòng nhà trường quan cấp tổ chức buổi tập huấn để củng cố nâng cao trình độ nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ Đội ngũ cán giáo viên, công nhân viên nhà trường đồn kết, có tinh thần trách nhiệm cao công tác, thực nghiêm túc có hiệu nhiệm vụ giao Cơ sở vật chất kĩ thuật nhà trường ngày trang bị tồn diện đại Văn phịng trọng đầu tư trước sở vật chất, có địa điểm làm việc riêng với đầy đủ máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy photocopy…và hệ thống tủ hồ sơ xếp ngăn nắp b Khó khăn  Với số lượng nghìn học sinh 70 cán giáo viên công nhân viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều Đặc biệt thời gian cao điểm năm học cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn bị hồ sơ thi THPT quốc gia nên đôi lúc không tránh khỏi tượng tải  Có nhiều loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trật trội Sau năm số lượng loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm nhiều, tủ hồ sơ đến mức q tải nên cần có phịng riêng biệt lưu giữ hồ sơ cho an toàn tránh ẩm ướt, mối mọt  Số lượng tủ hồ sơ nhiều cũ hỏng mua lâu, tuổi thọ cao phải chắp vá lại nên khả sử dụng không cao Page 5/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội  Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhân viên văn thư mức lương thấp so với nhu cầu sống phần ảnh hưởng đến chất lượng công việc Các biện pháp để thực Như chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng nhà trường nhiều bao quát hoạt động nhà trường phía học sinh lẫn cán giáo viên, công nhân viên Tuy nhiên sáng kiến kinh nghiệm này, xin chia sẻ với bạn đồng nghiệp số kinh nghiệm đúc rút q trình làm việc cho cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường thực trôi chảy, nhẹ nhàng phương diện: quản lý, xếp, bảo quản lưu trữ loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ 3.1 Xây dựng kế hoạch năm học Do đặc thù cơng việc văn phịng khối lượng công việc nhiều đa dạng nên công việc quan trọng năm học lập kế hoạch năm học vào để theo dõi tiến trình giải cơng việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp lý để thực công việc hiệu Kế hoạch năm học 2019-2020 SỞ GD&ĐT HÀ NỘI TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG Số: /KH-THPTLH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2020 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NĂM HỌC 2019-2020 Căn vào Hướng dẫn thực nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm học 2019-2020 Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội; Căn tình hình thực tế chức nhiệm vụ nhân viên Văn thư trường THPT Lưu Hoàng; Trường THPT Lưu Hồng xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư - lưu trữ năm học 2019-2020, cụ thể sau: I NHIỆM VỤ: Nhiệm vụ trọng tâm: - Nhằm nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ viên chức Nhà trường - Tạo bước chuyển biến, đưa cơng tác văn thư - lưu trữ trường có nề nếp tốt thực quy định nghiệp vụ Nhiệm vụ cụ thể: - Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm học 2019-2020, dự kiến hoạt động cụ thể cho tháng - Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, năm cụ thể (tại văn phòng) - Quản lý hồ sơ học sinh: Học bạ, sổ điểm, sổ đăng bộ, tốt nghiệp, hồ sơ học sinh đầu cấp, học sinh chuyển - đến Page 6/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội - Quản lý, cập nhật thông tin hồ sơ công chức cán bộ, giáo viên, nhân viên - Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn - đến - Thực công tác lưu trữ II TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Chỉ đạo thực hiện: - Ngay từ đầu năm học, BGH nhà trường đạo tới nhân viên Văn thư nhà trường thực công tác văn thư - lưu trữ theo quy định - Nhân viên Văn thư nhà trường xây dựng kế hoạch hoạt động nghiệp vụ trình BGH phê duyệt - Chủ động thực chuyên môn nghiệp vụ theo quy định BGH tư vấn công tác Công tác văn thư: 2.1 Soạn thảo văn bản: - Thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn - Cập nhật thường xun văn có liên quan đến cơng tác - Việc soạn thảo văn phải thể thức, phát hành văn hạn chế tối đa thiếu sót 2.2 Quản lý văn - đến: - Lập loại hồ sơ sổ sách theo quy định - Thực đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn - đến, cụ thể: Văn đi: + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành văn + Đăng ký văn + Làm thủ tục chuyển phát văn + Lưu văn Văn đến: + Tiếp nhận, đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Cập nhật thông tin, văn trang Website, Email Sở GD&ĐT Hà Nội để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo giải công việc hàng ngày - Xây dựng hệ thống thư mục quản lý file liệu hành nhà trường máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm cần thiết 2.3 Quản lý dấu: - Thực quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Công tác lưu trữ: - Lưu trữ loại công văn đi, đến kịp thời, xếp khoa học xác - Cơng văn lưu trữ gốc văn thư người phụ trách công việc - Công văn đến lưu trữ gốc văn phòng gửi cho cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến cơng việc thực Lập sổ theo dõi tiến độ giải công văn đến Riêng cơng văn đến qua mạng lưu trữ máy thành file xếp theo số tháng Page 7/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội - Nhân viên Văn thư lập danh mục hồ sơ từ đầu năm, triển khai tới phận phụ trách để lập hồ sơ trình làm việc - Cuối năm, tất phận thu thập, xếp, hoàn thiện nộp hồ sơ vào lưu trữ nhà trường Một số công việc khác: - Lập kế hoạch tuần tình hình thực tế nhà trường - Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển đến - Quản lý hồ sơ học sinh: học bạ, sổ điểm, tốt nghiệp, … - Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, xác - Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời - Lập báo cáo thống kê, chất lượng học sinh… xác, kịp thời - Làm tốt công tác tham mưu với BGH việc đề giải pháp thực tốt nhiệm vụ hành văn phịng nhà trường III CÔNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG: GHI THÁNG NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CHÚ - Giúp Hiệu trưởng lên kế hoạch tuyển sinh làm biểu 7/2019 mẫu liên quan đến công tác tuyển sinh - Trực tuyển sinh, làm báo cáo công tác tuyển sinh - Quản lý số liệu học sinh đầu năm học - Cập nhật sổ theo dõi học sinh chuyển - chuyển đến hè 8/2019 - Cập nhật sổ đăng học sinh, sổ quản lí giáo viên - Hồn thành báo cáo đầu năm - Nhận, phát hồ sơ sổ sách chuyên môn tới giáo viên - Tiếp tục nắm lại sĩ số cập nhật vào sổ theo dõi, sổ đăng bộ, phần mềm quản lý học sinh - Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo cáo 9/2019 khảo sát chất lượng đầu năm học - Phối hợp với phận có liên quan chuẩn bị cho công tác khai giảng năm học - Sắp xếp lại học bạ khối lớp toàn trường - Cập nhật sổ theo dõi học sinh, cấp phát cho học sinh 10/2019 - Rà soát, kiểm tra, xếp việc quản lý văn đi-đến theo quy định - Phối hợp với phận nhà trường chuẩn bị cho ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 11/2019 - Sắp xếp hồ sơ học sinh, tốt nghiệp, sổ cấp phát - Chuẩn bị sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ - Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I - Chuẩn bị sơ kết học kỳ I 12/2019 - Hoàn thành báo cáo sơ kết học kỳ I - Cùng phận rà soát, thu thập, bổ sung văn vào hồ sơ nộp vào lưu trữ nhà trường Page 8/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội 01/2020 2/2020 3/2020 4/2020 5/2020 6/2020 - Lập danh mục hồ sơ - Lập sổ sách theo quy định công tác văn thư - lưu trữ - Triển khai danh mục hồ sơ tới phận có liên quan để tiến hành lập hồ sơ công việc - Nghỉ Tết - Hướng dẫn phận lưu hồ sơ trình giải công việc - Cập nhật sổ theo dõi văn đi-đến - Lập kế hoạch chỉnh lý hồ sơ - Tiến hành chỉnh lý, bổ sung văn vào hồ sơ lưu - Sắp xếp, bổ sung văn cho cơng tác lưu trữ - Hồn thành liệu thông tin học sinh - Chuẩn bị liệu tốt nghiệp THPT Quốc gia - Chuẩn bị cho cơng tác thi học kỳ II - Hồn thành báo cáo (báo cáo tháng, báo cáo tổng kết học kỳ II - năm, thống kê chất lượng cuối năm học, hồ sơ trường…) - Chuẩn bị học bạ, hồ sơ biễu mẫu liên quan đến tốt nghiệp THPT Quốc gia - Chuẩn bị cho công tác thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT - Hoàn thiện loại hồ sơ Trên kế hoạch thực nhiệm vụ Văn thư trường THPT Lưu Hoàng năm học 2019-2020 Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Sở GD&ĐT; - BGH ; - Lưu VT (05b) Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho cơng tác văn phịng ln chủ động giải công việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân phối thời gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc sót việc cơng việc ln giải thông suốt hiệu 3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trong năm học văn phòng nhà trường nhận nhiều công văn từ nguồn khác văn quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử vậy, cần phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại hồ sơ phòng ban mảng lĩnh vực khác thuận lợi q trình giải cơng việc lưu trữ tài liệu Cán văn phòng nhà trường phải nắm rõ loại hồ sơ thuộc chuyên trách phận mình, phải nắm đặc điểm văn bản, tài liệu để phân vào hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ hồ sơ 3.3 Quản lý, xếp hồ sơ Page 9/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Sau đây, tơi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, xếp, bảo quản lưu trữ số loại hồ sơ mang tính đặc thù trường THPT - Quản lý công văn đi, đến + Đối với công văn Các Công văn gửi cho quan trọng ngồi nhà trường phận chun mơn lãnh đạo nhà trường soạn thảo lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, nhân trình hiệu trưởng ký ban hành Trước ban hành, giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ thể thức văn bản, tả, ngữ pháp… Khi văn thức ký ban hành, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số xếp vào kẹp hồ sơ công văn Những văn có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật theo qui định Khi đóng dấu, tơi đảm bảo theo quy định: đóng dấu có chữ ký thủ trưởng (khơng đóng dấu khống) - Cơng văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ + Đối với công văn đến: Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu công tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời, xác Khi nhận cơng văn đến, tơi đóng dấu đến vào sổ cơng văn đến sau trình cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong, tơi in để lưu văn phịng gửi cho phận cá nhân có liên quan thực *Lập hồ sơ cơng việc: bước lập hồ sơ công việc gốc công văn đến công văn lưu văn phịng tơi chia theo hồ sơ: Ví dụ năm học 2018-2019 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ công tác viết sáng kiến kinh nghệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi THPT quốc gia, ví dụ: hồ sơ tuyển sinh bao gồm văn tài liệu sau: Tập hợp đầy đủ văn liên quan tới công tác tuyển sinh vào cặp file lưu theo năm học: hồ sơ lưu bao gồm: + Các văn đạo hướng dẫn cấp công tác tuyển sinh + Kế hoạch tuyển sinh + Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh + Biên xét tuyển, biên kiểm tra công tác tuyển sinh + Báo cáo công tác tuyển sinh + Danh sách học sinh trúng tuyển + Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, hộ khẩu, chứng minh nhân dân phụ huynh học sinh Page 10/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Khi lập hồ sơ công việc giúp cán nhân viên nắm thành phần, nội dung, khối lượng văn hình thành trình giải cơng việc, từ biết phải xây dựng, ban hành văn bước triển khai để giải công việc giao; giúp văn hình thành hoạt động qua lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian công sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu vấn đề trọn vẹn - Quản lý sổ chuyển đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh * Đối với hồ sơ chuyển đi: Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho việc tơi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không nhiều thời gian lại sau tiếp nhận hồ sơ chuyển phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm: + Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận Ban giám hiệu trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường + Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải người đứng tên hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh tên Trường hợp người đứng tên hồ sơ đến rút phải có giấy ủy quyền cho người đến rút người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh người ủy quyền Sau văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ tiến hành nhập thơng tin vào sổ chuyển cho ký xác nhận, sau tập hợp lưu vào hồ sơ chuyển trường năm học * Đối với sổ chuyển đến: Hồ sơ thủ tục chuyển đến bao gồm: + Đối với hồ sơ nộp cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy giới thiệu + Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến Sau kiểm tra đầy đủ hồ sơ văn phịng nhận nhập vào sổ chuyển đến nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối chia học bạ lớp mà Ban giám hiệu phân sau tập hợp hồ sơ lưu vào hồ sơ chuyển đến năm học Các loại sổ theo dõi xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xuyên nên bố trí loại hồ sơ vào tủ hồ sơ số ngăn để tiện cho trình làm việc Các loại sổ sách cần theo dõi điền đầy đủ thông tin cách cập nhật, kịp thời Khi rà sốt thơng tin, để tránh sai sót cần dành hẳn khung thời gian định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để công việc khác xen tránh phân tâm nhầm lẫn khơng đáng có * Sổ theo dõi sĩ số học sinh: Cuốn sổ nhằm mục đích để theo dõi biến động sĩ số học sinh tháng vào để biết hàng tháng học sinh chuyển đến, học sinh chuyển học sinh nghỉ dài hạn Đây để báo cáo cho Ban giám hiệu nhà trường vào nhà trường có kế hoạch điều chỉnh số liệu để báo cáo lên cấp có yêu cầu Page 11/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội - Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn chứng học sinh * Đối với sổ điểm: Hiện áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học in sổ điểm để lưu Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm cơng tác văn phịng phải thường xun nhắc nhở giáo viên thực việc điểm danh vào điểm quy định Sở GD & ĐT Hà Nội Cuối tháng thực việc kiểm tra nhận xét việc thực quản lí, điểm danh học sinh vào điểm giáo viên giáo viên chủ nhiệm trình với Ban giám hiệu *Quản lý sổ đầu bài: Sổ ghi đầu lưu giữ theo quy định, vào cuối học kì thu tất sổ đầu tất khối lớp bảo quản theo năm học, lớp không nộp sổ đầu văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí *Quản lý học bạ: Học bạ hồ sơ vơ quan trọng ngồi sổ điểm để xác minh kết trình học tập trường học lực lẫn hạnh kiểm việc lưu giữ bảo quản phải cẩn thận Khi cho giáo viên mượn để vào điểm ghi thông tin học sinh phải có ký nhận mượn, trả lại phải kiểm tra đầy đủ học bạ cho ký trả Kiểm tra việc vào điểm, chữ ký giáo viên môn, giáo viên chủ nhiệm Đối với học sinh nghỉ học cần lấy lưu vào tập hồ sơ riêng Cuối năm học có kết kiểm tra hồ sơ chéo giáo viên chủ nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm sửa chữa lỗi sai sót mà người kiểm tra phát hay chưa trước nhận học bạ sau có kết tơi lại u cầu giáo viên vào điểm thi lại Việc cuối kết thúc năm học Ban giám hiệu ký duyệt tiến hành đóng dấu xác nhận, dấu giáp lai vào sổ * Đối với sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ: Ngay sau nhận giấy chứng nhận Sở GD&ĐT cấp văn thư phải vào sổ cấp phát với đầy đủ thơng tin Có lịch trả cụ thể dán cơng khai phịng văn phòng để giáo viên phụ huynh tiện liên hệ công tác Yêu cầu người đến lấy phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh sau ghi số chứng minh nhân dân có ký xác nhận vào sổ cấp đầy đủ cấp Ngồi cuối năm, tơi thống kê số lượng trả tồn lại, với công việc làm vào số liệu thống kê để báo cáo cho cấp có yêu cầu thuận lợi cho việc quản lý văn chứng hiệu 3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ - Bảo quản, lưu trữ loại hồ sơ tài liệu giấy Các loại hồ sơ lưu trữ từ năm trước lưu văn phịng nhà trường bao gồm: sổ sinh hoạt chun mơn, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ ghi đầu bài, thi học kì I học kì II mơn Các loại sổ sách có số lượng lớn theo đầu lớp đầu giáo viên, cán công nhân viên nên loại, xếp tủ riêng biệt có ghi tên loại hồ sơ bên cánh tủ Page 12/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Mỗi cần, tủ có chìa khóa riêng, xếp theo thứ tự abc năm học theo phía từ ngồi nên dễ tìm khơng để xảy tình trạng mát, thất lạc - Bảo quản, lưu trữ văn tài liệu máy tính Ngồi việc lưu trữ, bảo quản loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu giấy tơi cịn ứng dụng cơng nghệ thơng tin với phần mềm quản lí hồ sơ từ winword, excel, Các văn điện tử gửi đến từ quan cấp lưu thành file hồ sơ vấn đề việc có liên quan đến năm học để tiện tra cứu sử dụng Tôi đặt tên file thành hồ sơ sau: Hồ sơ hồ sơ nhân sự, hồ sơ nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển sinh Ví dụ file hồ sơ cơng tác viết SKKN năm học 2019-2020 sau: Hồ sơ công tác viết SKKN năm học 2019-2020 + Văn hướng dẫn + Công văn hướng dẫn Sở GD & ĐT + Văn + Kế hoạch + Quyết định thành lập hội đồng chấm SK + Danh sách đăng ký đề tài SKKN + Biên chấm SKKN + Kết chấm SKKN Việc lưu văn đến thành file thành hồ sơ cần sử dụng đến công văn hay biểu mẫu lấy dễ dàng nhanh chóng mà khơng cần phải mở mail để tìm kiếm thời gian hàng ngày có nhiều văn đạo từ cấp khác gửi đến muốn tìm kiếm văn từ tuần trước, tháng trước khó khăn việc tìm kiếm nhiều thời gian cịn cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau mở file cần tìm kiếm nhanh chóng, tơi lấy văn cần sử dụng hoàn thành nhiệm vụ giao cách nhanh chóng hiệu 3.5 Hiệu nghiên cứu Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: + Bộ phận văn thư gặp nhiều khó khăn việc tra cứu, xếp, lưu trữ văn bản, tài liệu hồ sơ, sổ sách + Các loại hồ sơ văn để tập trung bó không phân loại theo hồ sơ công việc riêng nên việc tra cứu tài liệu khó khăn nhiều thời gian khó khăn cho công tác lưu trữ tài liệu Sau áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Sau năm gắn bó với cơng việc văn phịng, quen dần với hồ sơ, giấy tờ, sổ sách trường học tích cực dành thời gian phân loại, xếp hồ sơ từ lúc ban đầu, tơi có nhiều thời gian hơn, khơng cịn bị cơng việc dồn dập Cách phân loại hồ sơ sổ sách trực quan từ bìa giúp đồng nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian Đối với tài Page 13/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội liệu xếp máy, việc tìm kiếm, sữa chữa sử dụng lại đơn giản, cần tổ hợp phím Ctrl + F, tơi nhanh chóng tìm văn cần thiết Việc làm lúc ban đầu cần thời gian, tập trung làm việc chịu khó xếp cơng việc từ lúc ban đầu sau thứ nhàn đỡ tốn thời gian nhiều Từ áp dụng kinh nghiệm thân nhận thấy đạt số kết sau: - Công việc năm học lên kế hoạch rõ ràng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng phải hoàn thành cơng việc làm cơng việc vậy, thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ công việc, xử lý công việc trôi chảy nhanh chóng, xác - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày, tất văn đến lập thành hồ sơ công việc thuận lợi cho công tác lưu trữ - Giúp Ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học thời gian quy định - Bản thân ln ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Kết luận Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, việc cải cách đại hóa cơng tác văn thư có vai trị quan trọng việc thực nhiệm vụ Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị đại cơng tác quản lý hồ sơ tình hình thực tế sở trường lớp Thực tốt biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ văn phịng góp phần quan trọng bảo đảm thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trường nâng cao hiệu xuất công việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Vì việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách nhà trường, công tác văn thư phải giải loại hồ sơ theo văn phương pháp khoa học sở qui định chung nhà nước Do việc kế hoạch hóa cơng tác văn thư cần thiết, có kế hoạch hóa khơng bỏ sót cơng việc tránh tình trạng có lúc bận, lại có lúc rỗi, lọai thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu Qua thực tế công tác văn thư phải thực sát với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung hồ sơ cịn thiếu cho hồn tất, cán kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho qui định Được quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm giáo viên môn hướng dẫn cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ cịn thiếu phận văn phịng có u cầu Page 14/15 Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Nói chung để thực tốt công tác văn thư trường THCS cơng việc địi hỏi người làm cơng tác văn thư phải tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp phải có tâm nghề nghiệp để đảm bảo bí mật quan, tổ chức Đề xuất khuyến nghị: Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phù hợp với tiến khoa học giai đoạn nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ hồ sơ Cần thường xuyên mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý cán làm cơng tác văn thư, văn phịng an tâm công tác Trên số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường trung học phổ thông, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn nhiên nhiều mặt hạn chế mong xem xét, bổ sung góp ý BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI TRƯỚC KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI - Việc xếp hồ sơ, sổ sách cịn lộn xơn, chưa ngăn nắp, khoa học Khó khăn việc tra tìm Việc tìm kiếm văn lưu có giá trị để sử dụng nhiều thời gian - Cịn lúng túng, nóng vội xử lý văn bản, tài liệu để giải cơng việc, chưa hình thành thói quen ngăn nắp, cẩn thận lưu xếp văn bản, tài liệu - Các Công văn, Quyết định, Báo cáo, giấy tờ khác liên quan đến việc nhận hồ sơ, sổ sách, có giá trị sử dụng khơng bảo quản theo quy định người làm công tác lưu trữ, cịn chưa đóng thành chưa rõ ràng năm nội dung người nhận Page 15/15 SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI - Việc xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn đi, văn đến ngăn nắp, khoa học quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật văn đạo kịp thời, nhanh chóng - Xử lí cơng việc trơi chảy, thời gian, việc soạn thảo văn nhanh, quy định Lưu văn bản, tìm kiếm văn nhanh chóng Hồ sơ sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học (Tủ đựng hồ sơ, tài liệu) Giấy tờ có liên quan đóng thành theo năm, vụ việc, tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày.Giúp lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ công tác quản lý dạy học theo thời gian quy định Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội: Luật lưu trữ Thông tư 01/2011/TT-BNV: Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP phủ cơng tác văn thư Các trang Web Bộ GD&ĐT, Bộ Nội vụ Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học 2019-2020 - Tên đề tài: “ Một số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường THPT” - Lĩnh vực: Nhân viên - Cấp: THPT - Tên tác giả: Vũ Thị Ngà - Chức vụ: Nhân viên văn thư HIỆU QUẢ NGHIÊN CỨU + Đối với giáo viên, nhân viên nhà trường Trước thực đề tài Sau thực đề tài - Việc mượn, học bạ cịn tình trạng -Việc mượn trả đơn giản, giáo rơi, thất lạc nên việc vào điểm cho học cần mở ngăn tủ theo khối lớp sinh bị nhầm - Học bạ xếp ngắn theo thứ - Có tâm lý lo sợ bị thất lạc học bạ tự A-Z khớp với danh sách học sinh sai sót nên việc vào điểm dễ dàng, nhanh chóng hạn chế tối đa tình trạng sai sót - Mỗi lần mượn sổ, học bạ - Không thời gian cho việc tìm nhiều thời gian cho việc bới, tìm kiếm kiếm - Chưa đến cuối năm học - Việc tra cứu dễ dàng loại sổ sổ điểm, sổ ghi đầu nhiều sách dán gáy băng dính bị bong bìa quăn, rách gáy sổ mầu phân biệt theo khối, - Trường THPT Lưu Hoàng với số - Khơng khí làm việc phịng ln lượng giáo viên đơng nên việc tìm thống, mát, giáo viên khơng cịn sợ kiếm sổ sách lâu bị ùn tắc, nhiều tâm lý phải chờ đợi người phải chờ đợi dẫn đến khơng khí làm việc phịng văn thư ln ln trở thành điểm “nóng” + Đối với nhân viên văn thư nhà trường: Trước thực đề tài Sau thực đề tài Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hịa – Hà Nội - Ln có tâm lý mệt mỏi, căng thẳng - Luôn yên tâm tất hồ sơ, sổ với số lượng cơng việc chồng chéo sách xếp khoa học, ngăn nắp bảo quản lưu trữ theo quy trình - Mỗi lần có giáo viên mượn hồ sơ - Luôn sẵn sàng cho việc mượn, tra phải thời gian tìm kiếm cứu hồ sơ - Khi có đợt kiểm tra Sở, Cụm - Nếu có đợt kiểm tra đột xuất vất vả việc xếp khơng cịn tâm lý lo sợ phải xếp hồ sơ Người thực Vũ Thị Ngà Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG TỔ: VĂN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ CỦA TỔ CHUYÊN MÔN VỀ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2019 - 2020 I Thông tin chung - Họ tên tác giả: Vũ Thị Ngà - Chức vụ: Nhân viên văn thư - Tổ: Văn phòng - Tên đề tài: “Một số giải pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường THPT” - Đối tượng áp dụng, triển khai: Công tác văn phòng Trường THPT - Thành phần dự: Các thành viên tổ hành III Nội dung: Thực trạng công việc trước đề xuất sáng kiến kinh nghiệm cần thiết cải tiến công việc: Báo cáo giải pháp sáng kiến kinh nghiệm: Kết thực tế đạt (so với chưa áp dụng): Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Ý kiến phản biện, thẩm định, đánh giá, xếp loại thành viên Tổ chuyên môn: Khả tiếp tục trì, phát triển mở rộng: Xác nhận đơn vị Tổ Trường (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Thị Thủy Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2020 Người thực Vũ Thị Ngà Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội PHỤ LỤC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN CHẤM VÀ XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Tác giả : Vũ Thị Ngà Đơn vị : Trường THPT Tên SKKN : “ Một số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng Trường THPT” Mơn (hoặc Lĩnh vực): Nhân viên TT I Nội dung Điểm hình thức (2 điểm) I.1 Trình bày qui định (Văn SKKN in (font unicode, cỡ chữ 14, dãn dịng 1.2, đóng (đóng bìa, dán gáy, ) (1 điểm) I.2 Kết cấu hợp lý: Gồm phần (đặt vấn đề, giải vấn đề, kết luận khuyến nghị) (1 điểm) II Điểm nội dung (18 điểm) Đặt vấn đề (2 điểm) Nêu lý chọn vấn đề mang tính cấp thiết (1 điểm); Nói rõ thời gian, đối tượng, phạm vi nghiên cứu (0,5 điểm); Có số liệu khảo sát trước thực giải pháp (0,5 điểm) II.2 Giải vấn đề (14 điểm) Nêu tên SKKN, tên giải pháp phù hợp với nội hàm (1 điểm); Nói rõ tác dụng giải pháp (1 điểm); Cách làm giải pháp thể tính mới, tính sáng tạo (4 điểm) Giải pháp phù hợp với thực tiễn đơn vị đối tượng nghiên cứu, áp dụng (2 điểm); Nêu ví dụ tường minh cho giải pháp cụ thể (2 điểm); Có thể áp dụng nhiều đơn vị (0,5 điểm); II.1 Điểm Nhận xét Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hồng - Ứng Hịa – Hà Nội Nội dung TT Điểm Nhận xét Nội dung đảm bảo tính khoa học, xác (1,5 điểm); Có minh chứng cụ thể: phiếu khảo sát chất lượng trước sau thực giải pháp ứng dụng (1 điểm), biên thẩm định tổ chuyên mơn liên quan đến SKKN (0,5 điểm); Khái qt hóa giải pháp nêu (0,5 điểm) II.3 Kết luận khuyến nghị (2 điểm) Có số liệu khảo sát sau thực giải pháp (0,5 điểm); Có bảng so sánh đối chiếu số liệu trước sau thực giải pháp SKKN (0,5 điểm); Khẳng định hiệu mà SKKN mang lại (0,5 điểm); Khuyến nghị đề xuất với cấp quản lý vấn đề có liên quan đến áp dụng phổ biến SKKN (0,5 điểm) TỔNG ĐIỂM Đánh giá Ban chấm (Ghi tóm tắt đánh giá chính): Xếp loại : (Xếp loại A: Từ 17 đến 20 điểm Xếp loại B : Từ 14 đến