Giáo trình Excel

MS Excel - Bài 1: Làm quen với Microsoft Excel Cập nhật lúc 10h16' ngày 13/10/2006 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai, 1, lam, quen, voi, microsoft, excel Song song với lượt bài về Microsoft Word đang được đăng, Quản Trị Mạng sẽ đưa ra loạt bài về bảng tính Microsoft Excel. Mong rằng những kiến thức này sẽ thực sự bổ ích cho các bạn mới làm quen với bộ Office của Microsoft cũng như với những người làm công tác văn phòng. Có thể một số người đã quá quen thuộc với bảng tính Excel cũng không hề biết rằng bảng tính bạn đang sử dụng có tối đa là 256 cột và 65.536 dòng; số lượn worksheet tối đa bạn có thể thêm được là 255 sheet. Với con số khổng lồ này thì việc quản lý các bảng sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều vì hoàn toàn có thể lưu được 255 bảng nằm trên 255 sheet chỉ trong một file Excel. 1, Các kiểu dữ liệu trong bảng tính Khi làm việc với bảng tính bạn sẽ phải làm quen với rất nhiều kiểu dữ liệu, nhưng tất cả các kiểu dữ liệu đó đề dựa vào 3 kiểu cơ bản: Kiểu số, Kiểu chữ và Kiểu công thức. a, Kiểu chữ: Dữ liệu kiểu chữ luôn năm ở phía bên trái của ô tính (cell), nó bao gồm các chữ cái, chữ số và các ký tự đặc biệt. Nếu một ô tính có dữ liệu số muốn chuyển sang chữ thì phải có dấu nháy đơn(‘) ở trước ô đó. b, Kiểu số: Dữ liệu kiểu số luôn nằm ở bên phải của ô tính. Các giá trị ngày tháng, thời gian, tiền tệ, phần trăm… đều là dữ liệu kiểu số (có thể tính toán cộng, trừ, nhân, chia). Chú ý: giá trị ngày tháng nếu bạn nhập đúng (thường là tháng/ngày/năm) thì sẽ nằm ở bên phải của ô, nếu nhập sai thì sẽ ở bên trái ô (tương đương với kiểu chữ) c, Kiểu công thức: Dữ liệu kiểu công thức là các dữ liệu bắt đầu bởi các dấu: =, +, -, * (thông thường nhất là sử dụng dấu =). - Các công thức tính toán trong kiểu dữ liệu: Cộng + Trừ - Nhân * Chia / Phần trăm % Dấu ngăn cách giữa các phần thập phân thường là dấu chấm (.), còn dấu ngăn cách giữa các số hàng nghìn là dấu phẩy (,). (Ví dụ: 1000000 = 1,000,000; còn ½ = 0.5) - Các hàm logic: • OR: hàm hoặc • AND: hàm và • NOT: hàm phủ định - Ngoài ra với kiểu công thức thì thường sẽ kết hợp với các hàm tính toán (phần này sẽ được giới thiệu trong các bài tiếp theo) 2, Các loại địa chỉ Mỗi ô tính (cell) đều có một địa chỉ riêng biệt để phân biệt và tính toán. Địa chỉ của ô được đặt tên theo ký hiệu cột và số dòng tương ứng của ô đó. (Ví dụ: ô C3 là ở cột C, dòng 3), địa chỉ của ô bạn sẽ nhìn thấy ở phía bên trái thanh Formular (thanh công cụ ngay phía trên của bảng tính). Có 4 loại địa chỉ ô mà bạn phải ghi nhớ: Dùng phím F4 để thay đổi giữa các loại địa chỉ - Địa chỉ tương đối: là địa chỉ thông thường mà bạn hay thấy, địa chỉ này sẽ thay đổi cả cột cả dòng khi sao chép công thức (phần này sẽ giới thiệu về sau). Ký hiệu địa chỉ tương đối là: tencottendong (Ví dụ: C3) - Địa chỉ tuyệt đối dòng: là địa chỉ có dòng không thay đổi nhưng cột thay đổi. Ký hiệu của địa chỉ tuyệt đối dòng là: tencot$tendong (ví dụ: C$3 là địa chỉ tuyệt đối dòng 3) - Địa chỉ tuyệt đối cột: là địa chỉ có cột không thay đổi nhưng dòng thay đổi. Ký hiệu của địa chỉ tuyệt đối cột là: $tencottendong (ví dụ: $C3 là địa chỉ tuyệt đối cột C) - Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ mà cả cột và dòng đều không thay đổi khi sao chép công thức. Ký hiệu của địa chỉ này là: $tencot$tendong (ví dụ: $C$3 là địa chỉ tuyệt đối cả cột C và dòng 3) Vùng địa chỉ: bạn sẽ phải sử dụng vùng địa chỉ rất nhiều khi làm bảng tính, vùng địa chỉ này thể hiện bạn đang chọn từ ô nào đến ô nào. Ký hiệu vùng địa chỉ như sau: tencot1tendong1:tencot2tendong2 (Ví dụ bạn đang chọn vùng từ ô C3 đến ô H5 thì vùng địa chỉ sẽ là C3:H5) MS Excel - Bài 2: Định dạng dữ liệu bảng tính Cập nhật lúc 10h05' ngày 27/10/2006 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai, 2, dinh, dang, du, lieu, bang, tinh 1, Căn chỉnh, định dạng dữ liệu trong bảng tính Nếu bạn đã xem lượt bài về Microsoft Word thì hẳn các bạn cũng nắm được một số kiến thức cơ bản về việc căn chỉnh văn bản. Vì chúng ta làm việc với bảng tính chủ yếu là tính toán nên căn chỉnh không nhiều, nhưng cũng phải đủ để người khác xem các bảng biểu của bạn có thể nắm được cấu trúc của nó. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô: có 3 cách sau - Click đúp chuột trái vào ô cần sửa - Chọn ô cần sửa rồi nhấn phím F2 - Chọn ô cần sửa và sửa nội dung của ô trên thanh Formular Bar Nếu muốn căn chỉnh, định dạng cho phần nào thì trước tiên bạn phải bôi đen phần đó. Các bước tiếp theo làm như sau: a, Định dạng kiểu dữ liệu hiển thị: Vào Format -> Cells… -> Number - Genaral: kiểu mặc định cơ bản khi bạn nhập vào. - Number: kiểu số có phân biệt phần thập phân với • Decimal places: số chữ số hiển thị sau phần thập phân • Use 1000 Separator (,): có sử dụng dấu (,) ngăn cách giữa các phần nghìn hay không • Negative numbers: định dạng cho phần số âm. - Currency, Accounting: kiểu tiền tệ • Symbol: kiểu tiền tệ các nước - Date: kiểu ngày tháng - Time: kiểu thời gian - Percentage: kiểu phần trăm - Fraction: kiểu phân số - Scientific: kiểu số viết tắt - Text: kiểu chữ - Special: kiểu đặc biệt - Custom: kiểu người dùng tự định dạng Ví dụ: bạn muốn định dạng ngày tháng hiển thị (số hiển thị có thể khác với thực chất số bạn nhập vào) ở dạng ngày/tháng/năm: định dạng trong Custom là dd/mm/yyyy (d- day, m- month, y- year) b, Căn chỉnh, định dạng dữ liệu trong ô: Vào Format -> Cells… -> Alignment - Text alignment: căn chỉnh lề cho dữ liệu • Horizontal: căn chỉnh theo chiều ngang của ô + General: mặc định theo dữ liệu nhập vào là chữ hay số + Left (Indent): căn theo bên trái ô + Center: căn vào giữa ô (chiều ngang) + Right (Indent): căn theo bên phải ô + Fill: lấp đầy ô bằng chính dữ liệu đã có trong ô + Justify: căn đều 2 bên + Center Across Selection: căn giữa theo vùng được chọn (vùng bôi đen) • Vertical: + Top: căn theo mép trên của ô + Center: căn nằm ở giữa ô (chiều dọc) + Bottom: căn theo mép dưới ô + Justify: căn đều + Distributed: tự căn định dạng. - Text control: • Wrap text: cho phép dữ liệu tự xuống dòng trong ô (nếu bạn muốn xuống dòng dữ liệu theo ý mình thì đặt con trỏ trước vị trí cần xuống dòng và nhấn Alt + Enter) • Shrink to fit: tự động co nhỏ dữ liệu khi ô bị thu nhỏ lại • Merge cells: trộn ô - Right-to-left: hướng viết văn bản • Context: tuỳ thuộc dữ liệu nhập vào • Left-to-right: viết từ trái sang phải • Right-to-left: viết từ phải sang trái - Orientation: định hướng hiển thị văn bản nằm ngang hay nằm dọc theo ô, có thể chỉnh dữ liệu nằm chéo bằng cách kéo trục text hoặc chọn độ quay của text ở ô Degrees phía dưới. c, Định dạng Font Vào Format -> Cells… -> Fonts Phần này tương tự như Word với: - Font: định dạng font - Font style: định dạng kiểu chữ nghiêng, đậm hay thường - Size: định dạng cỡ chữ - Underline: kiểu gạch chân - Color: màu chữ - Effects: • Strikethrough: định dạng gạch ngang giữa chữ • Superscript: chỉ số trên • Subscript: chỉ số dưới d, Định dạng viền ô, viền bảng: Vào Format -> Cells… -> Border - Presets: định vị trước cho viền • None: không có viền • Outline: định dạng đường viền ngoài • Inside: định dạng đường viền trong - Border: định đạng dường viền chi tiết với nét trên, nét dưới, nét trái, nét phải, nét sổ dọc giữa và nét sổ ngang giữa. - Line: kiểu đường viền • Style: các kiểu đường viền • Color: màu cho đường viền e, Nếu muốn định dạng màu cho ô thì vào Format -> Cells… -> Patterns và chọn màu. Ngoài ra, nếu muốn định dạng nhanh bạn có thể sử dụng các chức năng sẵn có trên thanh công cụ Formatting để định dạng 2, Xoá toàn bộ định dạng đã làm Trong trường hợp bạn đã định dạng xong nhưng lại muốn xoá định dạng đi để làm lại (xoá không mất dữ liệu) bạn làm như sau: - Bôi đen toàn bộ dữ liệu muốn bỏ định dạng - Vào Edit -> Clear -> Format 3, Cách thức tính toán và sao chép công thức trong Excel a, Nhập công thức tính toán: Nếu bạn muốn tính toán với giá trị của ô nào thì sử dụng địa chỉ của ô đó để tính toán Ví dụ: Bạn muốn cộng 2 số ở địa chỉ B5 và địa chỉ C5 với nhau thì công thức tại ô cần đặt kết quả là =C5+B5 (không nhất thiết phải nhớ địa chỉ của các ô, bạn chỉ cần gõ dấu bằng (=) sau đó click chuột vào ô B5, gõ tiếp dấu cộng (+) rồi click chuột vào ô C5, cuối cùng nhấn Enter bạn sẽ có được kết quả) b, Sao chép công thức: Nếu với một bảng biểu như hình trên, bạn không phải tính cộng cho từng dòng của bảng mà chỉ cần nhập công thức ở một ô duy nhất trong cột kết quả. Sau khi nhập xong công thức và nhấn Enter, đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô (trỏ chuột xuất hiện là dấu cộng màu đen) vừa nhập giữ chuột trái vừa kéo lên trên hoặc xuống dưới (có thể kéo theo hàng ngang nếu kết quả nằm ở hàng ngang) MS Excel - Bài 3: Thao tác dữ liệu trong bảng tính Cập nhật lúc 08h49' ngày 21/12/2006 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai, 3, thao, tac, du, lieu, trong, bang, tinh 1, Định dạng Font mặc định cho bảng tính Bài trước Quản Trị Mạng đã hướng dẫn bạn một số cách định dạng cơ bản cho một vùng dữ liệu nhỏ, còn nếu bạn cần định dạng một vùng lớn hoặc định dạng mặc định cho một file mới thì bạn làm theo hướng dẫn sau. a, Định dạng Font mặc định - Vào Format -> Style… [...]... bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé Chúc bạn thành công! MS Excel - Bài 5: Các công thức và hàm Excel Cập nhật lúc 10h49' ngày 16/06/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai, 5, cac, cong, thuc, va, ham, excel Công thức trong Excel là một chương trình thực hiện các phép tính toán trên bảng dữ liệu Các công thức này thực hiện những phép toán... khác như Sum, Max,… Các công thức và hàm trong Excel là một tính năng đặc biệt trong Microsoft Excel Nó thực sự quan trọng và bạn có thể làm chủ được nó MS Excel - Bài 6: Bốn bước tạo biểu đồ Excel Cập nhật lúc 15h27' ngày 18/06/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: microsoft excel Việc tạo lập bảng là điều hoàn toàn đương nhiên trong Microsoft Excel, tuy nhiên từ những thông tin trong bảng... MS Excel - Bài 8: Excel Macro – Tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp Cập nhật lúc 11h33' ngày 23/06/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: microsoft excel, excel macro Macro là một chương trình bao gồm các lệnh và hàm được thi hành các thao tác mỗi khi bạn cần Macro có thể tự động thực hiện thao tác và làm giảm các bước để hoàn thành những công việc thường xuyên Cách đơn giản để tạo một Excel. .. in: Biểu đồ được đặt ở bảng tính hiện hành - Kích vào Finish để kết thúc, khi đó biểu đồ được tạo sẽ như trong quá trình Chart Wizard MS Excel - Bài 7: File Excel mẫu – Cách tạo và sử dụng Cập nhật lúc 15h29' ngày 20/06/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: microsoft excel, excel template Khi làm việc với bảng tính, đôi khi bạn muốn sử dụng cùng layout hoặc thiết kế Bạn có thể tạo lại... Tools, chọn Protection và kích Unprotect Worksheet - Nhập mật khẩu và kích OK MS Excel - Bài 10: Các bước hướng dẫn để in trong Excel Cập nhật lúc 12h49' ngày 09/07/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms excel, hướng dẫn in Kỹ thuật in, hay làm thế nào để in bảng tính trong Excel? Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn Nếu máy in đã... dấu - Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính Xóa button - Kích vào nút và ấn phím Delete MS Excel - Bài 9: Bảo vệ bảng tính và file Excel Cập nhật lúc 14h59' ngày 30/06/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: microsoft excel, bảo vệ bảng tính Các tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu và chỉ người có quyền mở được Bạn có thể đặt mật khẩu và khi có ai đó... Office để cài đặt những tính năng và sử dụng chúng - Kích OK để mở ra một mẫu Chú ý: Excel 2003 cho phép truy cập thêm các mẫu trên website của Microsoft Office Chỉ cần kích vào đường link Templates on Office Online trên pane New Workbook, từ đó có thể tìm kiếm những mẫu mà bạn cần Sự khác nhau giữa Excel template và Excel style? Style là một tập hợp các định dạng thông tin của ô như font size (cỡ chữ),... hoàn toàn đương nhiên trong Microsoft Excel, tuy nhiên từ những thông tin trong bảng để đưa ra một kết quả phân tích mới là điều đáng nói Bài này sẽ hướng dẫn các bạn 4 bước để tạo một biểu đồ Excel dựa vào trình Wizard Chúng ta sử dụng từng bước trong Chart Wizard để tạo một biểu đồ thể hiện kết quả bài kiểm tra của sinh viên đối với các môn English, Science, Mathematics Bước 1: Loại biểu đồ - Kích... thì giữ phím Shift đồng thời di chuyển phím mũi tên tới tất cả các ô cần tính - Sau khi đã chọn hết các ô cho công thức, nhấn phím Enter để có kết quả Các hàm Excel cơ bản Hàm là các lệnh đặc biệt được sử dụng trong công thức để thực hiện quá trình tính toán Nhập các hàm vào bảng tính - Lựa chọn ô để hiển thị kết quả công thức - Chèn dấu (=) vào trước công thức Thanh công cụ của công thức hiển thị -... thoại Series: Vào Edit -> Fill - Down: Lấp đầy xuống dưới - Right: Lấp đầy sang phải - Up: Lấp đầy lên trên - Left: Lấp đầy sáng trái MS Excel - Bài 4: Thao tác với dòng, cột, sheet Cập nhật lúc 12h48' ngày 25/02/2007 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai, 4, thao, tac, voi, dong, cot, sheet 1, Thao tác với dòng a, Thêm dòng - Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên . MS Excel - Bài 1: Làm quen với Microsoft Excel Cập nhật lúc 10h16' ngày 13/10/2006 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai,. công! MS Excel - Bài 5: Các công thức và hàm Excel Cập nhật lúc 10h49' ngày 16/06/2008 • Bản in • Gửi cho bạn bè • Phản hồi Xem thêm: ms, excel, bai,