BÁO CÁO THỰC TẬP CÔNG CHỨNG

Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứngCông chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.Công chứng bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.Chứng thực bản sao từ bản chính.Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC -o0o - HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Lĩnh vực: Thực tập tổ chức hành cơng chứng để tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 08 năm 2019 I GIỚI THIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1.Khái niệm vai trị cơng chứng 1.1 Khái niệm Cơng chứng hiểu việc cơng chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch mà theo quy định pháp luật phải công chứng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu Theo quy định pháp luật, có số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng Trong trường hợp bên không thực công chứng, hợp đồng coi vơ hiệu khơng có giá trị pháp lý Thơng thường, giao dịch liên quan đến bất động sản chuyển nhượng, mua bán, tặng cho, chấp, góp vốn phải cơng chứng Việc cơng chứng khơng có ý nghĩa mặt pháp lý mà phương diện kinh tế, giúp bên hạn chế rủi ro từ hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại khơng cơng chứng 1.2 Vai trị cơng chứng - Chứng nhận tính xác thực: có thực, hợp pháp hợp đồng giao dịch - Công chứng có vai trị tích cực việc phịng ngừa tranh chấp hợp đồng, giao dịch xảy ra; - Văn cơng chứng có ý nghĩa chứng trước tịa - Văn cơng chứng pháp lý hợp pháp để xác lập quyền sở hữu cho bên có quyền liên quan Ví dụ văn công chứng hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất để quan đăng ký nhà đất cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất cho chủ thể - Cơng chứng cịn có vai trị tư vấn: cơng chứng viên tư vấn cho người yêu cầu công chứng thủ tục pháp lý hoạt động công chứng …Hoạt động công chứng đem lại nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nước (thu phí cơng chứng) 1.3 Phân biệt hoạt động cơng chứng chứng thực Tiêu chí Công chứng Chứng thực Khái niệm Là việc công chứng viên tổ Là việc quan, tổ chức hành nghề cơng chứng: chức có thẩm quyền - Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp vào để hợp đồng, giao dịch dân khác chứng thực với văn bản; - Tính xác, hợp pháp, khơng trái (Khoản Điều Nghị đạo đức xã hội dịch giấy tờ, định 23/2015/NĐ-CP) văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (Khoản Điều Luật công chứng 2014) Thẩm quyền - Phịng cơng chứng (do UBND cấp - Phòng Tư pháp; tỉnh định thành lập, đơn vị - UBND xã, phường; nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có -Cơ quan đại diện ngoại trụ sở, dấu tài khoản riêng) giao, Cơ quan đại diện - Văn phịng cơng chứng (do 02 công lãnh Cơ quan chứng viên hợp danh trở lên thành lập khác ủy quyền theo loại hình tổ chức cơng ty hợp thực chức danh, có dấu tài khoản riêng, lãnh Việt Nam hoạt động theo nguyên tắc tự chủ nước ngồi; tài nguồn thu từ phí cơng - Cơng chứng viên chứng, thù lao công chứng Tùy loại giấy tờ nguồn thu hợp pháp khác) mà thực chứng thực quan khác Bản chất - Bảo đảm nội dung hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro - Mang tính pháp lý cao - Chứng nhận việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu trọng mặt hình thức Các tổ chức hành nghề cơng chứng Luật cơng chứng 2014 quy định khuyến khích phát triển Văn phịng cơng chứng theo định hướng xã hội hóa, quy định việc chuyển đổi Phịng cơng chứng thành Văn phịng cơng chứng, trường hợp khơng chuyển đổi giải thể Phịng cơng chứng Việc quy định cụ thể tổ chức hành nghề công chứng sau: 2.1 Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định pháp luật phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Phịng cơng chứng thành lập địa bàn chưa có điều kiện phát triển Văn phịng cơng chứng Văn phịng cơng chứng thành lập địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn hưởng sách ưu đãi theo quy định Chính phủ 2.2 Phịng cơng chứng - Phịng cơng chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh định thành lập - Phịng cơng chứng đơn vị nghiệp cơng lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, dấu tài khoản riêng Người đại diện theo pháp luật Phịng cơng chứng Trưởng phịng Trưởng phịng cơng chứng phải cơng chứng viên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức - Tên gọi Phịng cơng chứng bao gồm cụm từ “Phịng cơng chứng” kèm theo số thứ tự thành lập tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phịng cơng chứng thành lập - Phịng cơng chứng sử dụng dấu khơng có hình quốc huy Phịng cơng chứng khắc sử dụng dấu sau có định thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng dấu Phịng cơng chứng thực theo quy định pháp luật dấu 2.3 Thành lập Phịng cơng chứng - Căn vào nhu cầu công chứng địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phịng cơng chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định Đề án nêu rõ cần thiết thành lập Phịng cơng chứng, dự kiến tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, điều kiện vật chất kế hoạch triển khai thực - Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh định thành lập Phịng cơng chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương báo địa phương nơi có trụ sở Phịng cơng chứng ba số liên tiếp nội dung sau đây: + Tên gọi, địa trụ sở Phòng công chứng; + Số, ngày, tháng, năm định thành lập ngày bắt đầu hoạt động Phòng cơng chứng 2.4 Văn phịng cơng chứng - Văn phịng công chứng tổ chức hoạt động theo quy định văn quy phạm pháp luật khác có liên quan loại hình cơng ty hợp danh Văn phịng cơng chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên Văn phịng cơng chứng khơng có thành viên góp vốn - Người đại diện theo pháp luật Văn phịng cơng chứng Trưởng Văn phịng Trưởng Văn phịng cơng chứng phải cơng chứng viên hợp danh Văn phịng cơng chứng hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên - Tên gọi Văn phịng cơng chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phịng cơng chứng” kèm theo họ tên Trưởng Văn phòng họ tên cơng chứng viên hợp danh khác Văn phịng công chứng công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không trùng gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức phong mỹ tục dân tộc - Văn phịng cơng chứng phải có trụ sở đáp ứng điều kiện Chính phủ quy định - Văn phịng cơng chứng có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác - Văn phòng cơng chứng sử dụng dấu khơng có hình quốc huy Văn phịng cơng chứng khắc sử dụng dấu sau có định cho phép thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng dấu Văn phịng cơng chứng thực theo quy định pháp luật dấu 2.5 Thành lập đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng - Các cơng chứng viên thành lập Văn phịng cơng chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng gồm đơn đề nghị thành lập đề án thành lập Văn phịng cơng chứng, nêu rõ cần thiết thành lập, dự kiến tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, điều kiện vật chất kế hoạch triển khai thực hiện; định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phịng cơng chứng - Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng; trường hợp từ chối phải thơng báo văn nêu rõ lý - Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận định cho phép thành lập, Văn phịng cơng chứng phải đăng ký hoạt động Sở Tư pháp địa phương nơi định cho phép thành lập Nội dung đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng bao gồm tên gọi Văn phịng cơng chứng, họ tên Trưởng Văn phịng cơng chứng, địa trụ sở Văn phịng cơng chứng, danh sách cơng chứng viên hợp danh Văn phịng cơng chứng danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng Văn phịng cơng chứng (nếu có) - Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh trụ sở Văn phịng cơng chứng phù hợp với nội dung nêu đề án thành lập hồ sơ đăng ký hành nghề công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động Văn phịng cơng chứng (nếu có) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng; trường hợp từ chối phải thông báo văn nêu rõ lý - Văn phịng cơng chứng hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động II GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP Tên, địa đơn vị thực tập Văn phịng cơng chứng Nguyễn Cảnh thành lập theo Quyết định số 675/QĐ-UBND ngày 23 tháng 02 năm 2016 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh vào hoạt động theo Giấp phép đăng ký hoạt động số 41.02.0050/TP-CC-ĐKHĐ ngày 06 tháng năm 2016 Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh Đến ngày 31 tháng năm 2019 Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động, thay đổi tên gọi thành Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng có trụ sở tọa lạc địa số Trần Quang Diệu, phường 13, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, nằm khu vực trung tâm hành chính, tài Thành phố Hồ Chí Minh giáp ranh với quận 1, quận 10, quận Tân Bình, quận Phú Nhuận v.v… thuận lợi việc công chứng hợp đồng, giao dịch Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng có sở vật chất khang trang, đại với tổng diện tích sử dụng 400 m2, có phịng họp riêng để phục vụ khách hàng có nhu cầu thương thảo, đàm phán hợp đồng tốn tiền với đối tác, có bãi đậu xe máy xe ô tô rộng rãi thuận tiện cho khách hàng đến thực thủ tục cơng chứng, có quán cà phê để tiếp đón khách hàng thời gian chờ đợi ký công chứng v.v… Cơ cấu tổ chức, nội quy, quy chế, cách thức quản trị Cơ cấu tổ chức: Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng có Trưởng phịng, cơng chứng viên thư ký nghiêp p vụ, phận kế toán, phận lưu trữ, phận thu ngân, hành chính, văn thư Hiện nay, văn phịng cơng chứng có 05 (năm) cơng chứng viên gồm Trưởng phịng 04 (bốn) cơng chứng viên có 03 (ba) cơng chứng viên hợp danh 02 (hai) công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, 12 (mười hai) thư ký nghiệp vụ làm công tác chuyên môn giúp việc cho công chứng viên, phận lưu trữ ; phận hành chánh (vi tính, thu tiền, đóng dấu, kế toán, đánh máy, dịch thuật, bảo vệ, phục vụ): 06 (sáu) nhân viên, tổng thành viên văn phòng 23 (hai mươi ba) người Trưởng văn phòng điều hành chịu trách nhiệm hoạt động văn phịng Với đội ngũ Cơng chứng viên có kiến thức chun mơn sâu rộng, có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực cơng chứng có nhiều năm cơng tác pháp luật ngành Tư pháp Thẩm phán, Luật sư, Công chứng viên v.v… đội ngũ Thư ký nghiệp vụ có trình độ cử nhân Luật có nhiều năm kinh nghiệm làm việc cho tổ chức hành nghề cơng chứng có uy tín địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, với quy trình làm việc chun nghiệp, nhanh chóng, xác, pháp luật, tạo nhiều niềm tin uy tín với khách hàng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng cung cấp cho khách dịch vụ liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật sau: - Công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng - Công chứng dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt - Chứng thực từ - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực Mơ hình tổ chức 10 Quy trình chung công chứng hợp đồng, giao dịch văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng gồm bước sau đây: Bước 1: Nộp hồ sơ Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ nộp trực tiếp trụ sở Văn phịng Cơng chứng, từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 7h 45phút đến 11 45 phút, buổi chiều từ 13 15 phút đến 17 15 phút) sáng thứ bảy (từ 08 00 phút đến 11 30 phút, buổi chiều từ 13h30 đến 16h) 13 Bước 2: Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ Trường hợp việc tiếp nhận thông qua phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng; - Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật: thụ lý ghi vào sổ công chứng; - Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ); - Trường hợp hồ sơ không đủ sở pháp luật để giải quyết: Cơng chứng viên giải thích rõ lý từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối văn bản, Cơng chứng viên báo cáo Trưởng Văn phịng xin ý kiến soạn văn từ chối Bước 3: Soạn thảo ký văn Trường hợp văn người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, dự thảo văn có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung văn không phù hợp quy định pháp luật, Công chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Nếu người yêu cầu công chứng khơng sửa chữa Cơng chứng viên có quyền từ chối công chứng; Trường hợp văn Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch; Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng Trường hợp người u cầu cơng chứng có u cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét thực việc sửa đổi, bổ sung ngày hẹn lại; 14 Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung ghi dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào trang hợp đồng Bước 4: Ký chứng nhận Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng chuyển phận thu phí tổ chức hành nghề công chứng Bước 5: Trả kết công chứng Bộ phận thu phí Văn phịng cơng chứng hồn tất việc thu phí, thù lao cơng chứng chi phí khác theo quy định, đóng dấu hồn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng Cách thức thực hiện: Người yêu cầu công chứng nộp nhận kết giải hồ sơ trực tiếp trụ sở Văn phịng Cơng chứng Trong trường hợp người già yếu lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, việc cơng chứng thực ngồi trụ sở tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu cầu người có u cầu cơng chứng Thành phần, số lượng hồ sơ bao gồm: - Phiếu yêu cầu cơng chứng (theo mẫu Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng) - Bản giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu bên tham gia giao dịch; - Bản giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà 15 tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký xe mô tô, xe máy … giấy tờ thay pháp luật quy định; - Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải có, như: Một Giấy tờ chứng minh tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp cá nhân):  Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn tặng cho tài sản…;  Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản vợ chồng;  Văn cam kết/thỏa thuận tài sản riêng thời kỳ hôn nhân;  Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn);  Giấy tờ xác định việc tài sản nằm ngồi thời kỳ nhân: Giấy xác nhận tình trạng nhân (trên sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản)… Một Bản Giấy tờ thẩm quyền đại diện: - Trong trường hợp giao dịch người chưa thành niên:  Bản khai sinh;  Trong trường hợp người đại diện thực giao dịch: Giấy cam kết việc đại diện lợi ích cho chưa thành niên giao dịch dân liên quan đến tài sản chưa thành niên;  Trong trường hợp người chưa thành niên thực giao dịch: Giấy chấp thuận người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân theo quy định pháp luật; - Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền lập hình thức quy định - Trong trường hợp mất/hạn chế lực hành vi: 16  Án tòa tuyên bố lực hành vi/hạn chế lực hành vi dân sự;  Văn thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ;  Văn cam kết việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản lợi ích người lực hành vi, có đồng ý người giám sát giám hộ; - Một Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch:  Cá nhân người Việt Nam cư trú nước: hộ khẩu;  Cá nhân người Việt Nam định cư nước ngồi, có giấy tờ chứng minh theo quy định pháp luật quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thơi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, giấy tờ chứng minh phép nhập cảnh vào Việt Nam…;  Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước (gồm doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp Việt Nam mà nhà đầu tư nước mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo quy định pháp luật đầu tư): có giấy tờ thể tư cách pháp nhân thẩm quyền định thực giao dịch theo pháp luật doanh nghiệp, pháp luật đầu tư:  Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư;  Con dấu pháp nhân (để đóng dấu vào văn cơng chứng theo Điều lệ doanh nghiệp);  Biên họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên việc chấp thuận hợp đồng giao dịch văn đồng ý chủ sở hữu doanh nghiệp giao dịch không thuộc thẩm quyền định người đại diện 17 theo pháp luật (theo quy định điều lệ doanh nghiệp văn pháp luật)…;  Điều lệ doanh nghiệp/hợp tác xã;  Báo cáo tài (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã) - Bản Giấy tờ chứng minh lực hành vi: giấy khám sức khỏe/tâm thần… (trong trường hợp có nghi ngờ lực hành vi bên tham gia giao kết hợp đồng); - Bản Chứng minh nhân dân người làm chứng/người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/người phiên dịch); - Bản số giấy tờ khác liên quan đến việc thực quyền người sử dụng đất:  Giấy tờ xác nhận nguồn gốc đất giao, cho thuê, nhận chuyển nhượng mà tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, tiền nhận chuyển nhượng khơng có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước (đối với trường hợp bên chuyển nhượng tổ chức có vốn góp nhà nước);  Giấy tờ việc nộp tiền thuê đất cho thời gian thuê;  Giấy tờ việc hoàn tất nghĩa vụ tài theo quy định; - Bản giấy tờ khác có liên quan đến văn yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có; Đối với trường hợp hợp đồng người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: ngồi thành phần nêu kèm theo Dự thảo hợp đồng Số lượng hồ sơ: 01 Thời hạn giải hồ sơ: Không 02 ngày làm việc kể từ nhận đủ hồ sơ hợp lệ; hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thời hạn cơng chứng kéo dài không 10 ngày làm việc Đối tượng thực thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình, tổ chức 18 Cơ quan giải thủ tục hành chính: Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng Kết thực thủ tục hành chính: Hợp đồng công chứng văn từ chối cơng chứng, có nêu rõ lý Phí, lệ phí: Phí cơng chứng:Theo Thơng tư số 257/2016/TT-BTC Thù lao cơng chứng: Do văn phịng cơng chứng chứng xác định khơng vượt mức trần thù lao công chứng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016; Chi phí khác: Do thỏa thuận người yêu cầu công chứng tổ chức hành nghề cơng chứng Tóm tắt việc vi phạm Theo báo pháp luật ngày 26/10/2018 đưa tin: Công an quận phối hợp với Phòng Tư pháp quận kiểm tra địa điểm trên, phát công chứng viên C(thuộc VPCCNC ) bà TTN (nhân viên thuộc VPCC NC) thực việc công chứng, chứng thực loại giấy tờ liên quan đến đất đai giấy tờ tùy thân (có thu phí) Tại đây, lực lượng chức ghi nhận sau: Trước cửa phịng diễn hoạt động cơng chứng Chi nhánh VPCC NC có gắn hai bảng nhỏ tường có chữ “Cơng Chứng” tiếng Việt tiếng Anh “Notarization” Bên phịng có bốn bàn làm việc, máy photocopy, hai máy tính xách tay Theo xác minh quan công an, ngày 02/5/2018, VPCC NC ký hợp đồng hợp tác với chi nhánh ngân hàng nhằm mục đích phục vụ nhu cầu công chứng, chứng thực cho khách hàng ngân hàng đến làm thủ tục vay vốn Sau ký hợp đồng, VPCC NC cử công chứng viên nhân viên đến trực tiếp làm việc địa Thời gian đầu chưa có dấu (dấu tròn thứ hai - NV) nên sau kiểm tra hồ sơ công chứng, chứng thực, công chứng viên Tạo ký xác nhận với xác nhận chữ ký 19 khách hàng, sau giao cho nhân viên mang hồ sơ cơng chứng văn phịng Trần Quang Diệu để đóng dấu Khai với công an, bà N cho biết bà nhân viên đánh máy đóng dấu chi nhánh Trong ngày 15/10/2019, chi nhánh này, ông C bà N công chứng, chứng thực khoảng 15 hồ sơ ơng C ký đóng dấu VPCC NC Cơng an quận thu giữ tồn mẫu dấu chi nhánh, gồm 18 dấu loại, dấu trịn có nội dung “VPCC NC” nhiều dấu vng để đóng sao, lưu… Ngồi ra, Cơng an quận thu giữ hợp đồng chấp tài sản, văn từ chối nhận di sản, giấy ủy quyền… số tài liệu, giấy tờ khác để phục vụ công tác xác minh theo quy định pháp luật Sở Tư pháp TP.HCM vừa định xử phạt vi phạm hành Văn phịng cơng chứng (VPCC) NC mở chi nhánh hoạt động quận 9, TP.HCM Sở Tư pháp TP.HCM định xử phạt VPCC NC 15 triệu đồng vi phạm mở chi nhánh hoạt động địa 284 Lê Văn Việt, phường Tăng Nhơn Phú, quận 9, TP.HCM Biện pháp khắc phục hậu buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có 6.698.000 đồng Vi phạm bị Thanh tra Sở Tư pháp lập biên ngày 8-11-2018 Công chứng ngồi trụ sở, văn phịng cơng chứng bị phạt 15 triệu Sở Tư pháp định xử phạt công chứng viên C(VPCC NC) Công chứng viên T có hành vi vi phạm cơng chứng hai hợp đồng trụ sở tổ chức hành nghề công chứng không quy định Hiện VPCC NC công chứng viên C nộp tiền xử phạt xong Trước đó, ngày 25/10/2019, báo Pháp Luật TP.HCM có “Phát văn phịng cơng chứng hoạt động ngồi trụ sở sai quy định” phản ánh việc tòa nhà đường Lê Văn Việt, phường Tăng Nhơn Phú B, quận 9, TP.HCM có hoạt động cơng chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu, đóng dấu VPCC NC 20 Trong đó, trụ sở VPCC lại số Trần Quang Diệu (phường 13, quận 3, TP.HCM)… Nhận xét việc vi phạm: Theo quy định Luật Công chứng năm 2014, quy định hành vi bị nghiêm cấm sau: Căn khoản i điều hành vi bị nghiêm cấm Nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hành vi sau đây:“ Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, sở, địa điểm giao dịch khác trụ sở tổ chức hành nghề công chứng; thực hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phạm vi hoạt động đăng ký” Như vậy, văn phòng cơng chứng khơng lập chi nhánh, văn phịng đại diện, sở, địa điểm giao dịch khác trụ sở tổ chức hành nghề công chứng đăng ký Nếu cá nhân quan, tổ chức tới địa điểm cơng chứng khơng công nhận Trong trường hợp bất khả kháng, pháp luật có cơng nhận việc cơng chứng ngồi trụ sở với điều kiện sau: theo điều 44 địa điểm công chứng quy định “1 Việc công chứng phải thực trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp quy định khoản Điều Việc cơng chứng thực trụ sở tổ chức hành nghề công chứng trường hợp người yêu cầu công chứng người già yếu, lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.” Như vậy, xảy kiện bất khả kháng người yêu cầu công chứng người già yếu, lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành hình phạt tù có lý đáng khác phép cơng chứng khơng phải địa điểm đăng ký Còn trường hợp, văn phòng công chứng không thành lập thêm chi nhánh hay văn phòng đại diện 21 Theo điểm c khoản Điều 15 Nghị định 67/2015 Chính phủ (sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2013 Chính phủ), hành vi mở chi nhánh, văn phịng đại diện, sở, địa điểm giao dịch khác trụ sở tổ chức hành nghề công chứng bị phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng Theo khoản Điều 24 Nghị định 99/2016 Chính phủ, dấu phải quản lý chặt chẽ trụ sở quan, tổ chức; chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang dấu trụ sở để sử dụng giải công việc Thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập Vụ việc : Hợp đồng chấp đảm bảo cho hợp đồng tín dụng hết hạn (hợp đồng tín dụng) Khách hàng hồn thành việc trả nợ Nay khách hàng muốn vay khoản vay mới, ngân hàng lập hợp đồng tín dụng yêu cầu công chứng phụ lục hợp đồng chấp trước với nội dung thay đổi nghĩa vụ bảo đảm hợp đồng tín dụng ký Khi u cầu cơng chứng phụ lục hợp đồng công chứng viên từ chối việc công chứng hay sai? Công chứng viên trả lời: Khi hợp đồng tín dụng cũ hết hạn, khách hàng hoàn thành việc trả nợ tức bên lý hợp đồng khơng có ràng buộc nghĩa vụ với hợp đồng Hợp đồng tín dụng hết hiệu lực Do đó, hợp đồng chấp bảo đảm cho việc thực nghĩa vụ dân hợp đồng tín dụng hết hiệu lực Khi hai bên ký hợp đồng tín dụng phải có hợp đồng chấp (phụ lục hợp đồng chấp mới) để bảo đảm cho nghĩa vụ khách hàng điều khoản vay ký kết hợp đồng Không thể dùng hợp đồng (phụ lục hợp đồng) chấp cũ để bảo đảm cho điều khoản ký kết hợp đồng Căn điều 327 Bộ Luật Dân 2015 quy định chấm dứt chấp tài sản: Thế chấp tài sản chấm dứt trường hợp sau đây: “1 Nghĩa vụ bảo đảm chấp chấm dứt 22 Việc chấp tài sản hủy bỏ thay biện pháp bảo đảm khác Tài sản chấp xử lý Theo thỏa thuận bên.” Do đó, cơng chứng viên từ chối việc cơng chứng phụ lục hợp đồng chấp trường hợp Như vậy, Căn cước theo điều Điều 17 Quyền nghĩa vụ công chứng viên “1 Cơng chứng viên có quyền sau đây: a) Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng; b) Tham gia thành lập Văn phịng cơng chứng làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng; c) Được công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch theo quy định Luật này; d) Đề nghị cá nhân, quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực việc công chứng; đ) Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; e) Các quyền khác theo quy định Luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Cơng chứng viên có nghĩa vụ sau đây: a) Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng; b) Hành nghề tổ chức hành nghề công chứng; c) Tôn trọng bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp người u cầu cơng chứng; d) Giải thích cho người u cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng; 23 trường hợp từ chối u cầu cơng chứng phải giải thích rõ lý cho người yêu cầu công chứng; đ) Giữ bí mật nội dung cơng chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý văn pháp luật có quy định khác; e) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm; g) Chịu trách nhiệm trước pháp luật trước người yêu cầu cơng chứng văn cơng chứng mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Văn phịng cơng chứng mà cơng chứng viên hợp danh; h) Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên;” i) Chịu quản lý quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức hành nghề cơng chứng mà làm cơng chứng viên tổ chức xã hội - nghề nghiệp cơng chứng viên mà thành viên; k) Các nghĩa vụ khác theo quy định Luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan.” Căn vào quy định nêu trên, công chứng viên có quyền từ chối cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội Nhận xét định thành lập tổ chức hành nghề công chứng, định bổ nhiệm cơng chứng viên Trong q trình học viên thực tập văn phịng cơng chứng có thay đổi tên gọi, Trưởng văn phòng từ văn phịng cơng chứng Nguyễn Cảnh sang văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thay đổi thành viên hợp danh Căn theo quy định điều 23, điều 24 Luật công chứng 2014 Khi thay đổi tên gọi Văn phịng cơng chứng, họ tên Trưởng Văn phịng cơng chứng, địa trụ sở Văn phịng cơng chứng, danh sách công chứng viên hợp danh Văn phịng cơng chứng danh sách cơng chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng Văn phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng phải đăng ký nội dung thay đổi Sở Tư pháp nơi Văn phịng cơng chứng đăng ký hoạt động 24 - Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi Văn phịng cơng chứng đăng ký hoạt động; - Sở Tư pháp xem xét cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phịng cơng chứng trường hợp thay đổi tên gọi, trụ sở Trưởng Văn phịng cơng chứng ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động khác; trường hợp từ chối phải thơng báo văn nêu rõ lý Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng, giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng (bản chính) giấy tờ sau tùy thuộc vào nội dung đăng ký hoạt động đề nghị thay đổi: - Hồ sơ đăng ký hành nghề cấp Thẻ cho công chứng viên bổ sung cho Văn phịng cơng chứng, cụ thể: + Giấy đề nghị đăng ký hành nghề cấp Thẻ cho công chứng viên; + Quyết định bổ nhiệm công chứng viên đề nghị đăng ký hành nghề cấp Thẻ cơng chứng viên (bản có chứng thực chụp kèm theo để đối chiếu); + 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm công chứng viên đề nghị đăng ký hành nghề cấp Thẻ (ảnh chụp không 06 tháng trước ngày nộp ảnh); + Thẻ Hội viên giấy tờ khác chứng minh công chứng viên Hội viên Hội công chứng viên (ở nơi thành lập Hội công chứng viên); + Giấy tờ chứng minh nơi cư trú công chứng viên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở; + Giấy tờ chứng minh chấm dứt hành nghề người hành nghề luật sư, đấu giá, thừa phát lại công việc thường xuyên khác; 25 - Văn thỏa thuận việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh công chứng viên, văn lý hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; giấy tờ chứng minh công chứng viên Văn phịng cơng chứng bị chết bị Tịa án tuyên bố chết trường hợp thay đổi danh sách công chứng viên; - Giấy tờ chứng minh cơng chứng viên dự kiến Trưởng Văn phịng hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên trường hợp thay đổi Trưởng Văn phịng cơng chứng Nhận xét rút học cho thân trình thực tập Qua thời gian học lý thuyết trường lần thực tập học viên tiếp xúc với môi trường làm việc tổ chức hành nghề cơng chứng, có va chạm trực tiếp thường xuyên phải giải vấn đề pháp lý Qua đó, học viên học hỏi thực tập việc áp dụng kiến thức trường cách thực tế Khi thực tập học viên tìm hiểu vấn đề cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề cơng chứng, ngồi thân quan sát hồ sơ pháp lý liên quan đến hợp đồng cách đa dạng Trong đợt thực tập này, học viên học hỏi thêm mơi trường, cách làm việc, xử lý tình phát sinh văn phịng cơng chứng, có hội giao đọc chỉnh sửa pháp lý hợp đồng trước ký kết Tìm hiểu thủ tục công chứng gồm yêu cầu, giấy tờ cần thiết…quan trọng hiểu cấu tổ chức, nội quy ,quy chế, cách thức quản trị tổ chức hành nghề công chứng Về bản, học viên nhận thấy tổ chức hành nghề công chứng Nguyễn Thành Hưng chấp hành đầy đủ quy định pháp luật công chứng Tất hồ sơ thực theo trình tự, thủ tục, thẩm quyền cơng chứng thực cách nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng yêu cầu người yêu cầu công chứng 26 27 ... ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1. Khái niệm vai trị cơng chứng 1. 1 Khái niệm Cơng chứng hiểu việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch mà theo quy định pháp luật phải công chứng. .. - Chứng thực từ - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người u cầu chứng thực Mơ hình tổ chức 10 Sơ đồ quy trình cơng chứng: 11 12 Quy trình chung cơng chứng hợp đồng, giao dịch văn phịng công. .. lĩnh vực công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật sau: - Công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng - Công chứng dịch