Bài 1. Sử dụng trình chiếu cơ bản 1. Kiến thức cơ bản về bài thuyết trình và trình chiếu 2. Sử dụng phần mềm trình chiếu 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 4. Đưa biểu đồ, sơ đồ vào trong trang thuyết trình 5. Đưa các đối tượng đồ họa vào trong trang thuyết trình BÀI 2 SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 1. Kiến thức cơ bản về bảng tính 2. Sử dụng phần mềm bảng tính 3. Thao tác đối với ô (ô tính) 4. Thao tác trên trang tính 5. Biểu thức và hàm 6. Biểu đồ
GIÁO TRÌNH TIN HỌC Bài Sử dụng trình chiếu Kiến thức thuyết trình trình chiếu Sử dụng phần mềm trình chiếu Xây dựng nội dung thuyết trình Đưa biểu đồ, sơ đồ vào trang thuyết trình Đưa đối tượng đồ họa vào trang thuyết trình BÀI SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN Kiến thức bảng tính Sử dụng phần mềm bảng tính Thao tác ô (ô tính) Thao tác trang tính Biểu thức hàm Biểu đồ BÀI 1: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN Kiến thức thuyết trình trình chiếu Kỹ thuyết trình gì? Thuyết trình trình truyền đạt thông tin nhằm đạt mục tiêu cụ thể: hiểu, tạo dựng quan hệ thực Vì ta lại phải nâng cao kỹ thuyết trình? Ngày nay, thuyết trình kỹ sống khơng thể thiếu, dù bạn làm việc công ty lớn hay nhỏ Đặc biệt, làm việc công ty nước ngoài, chuyện diễn thuyết ngoại ngữ điều hiển nhiên Do đó, bạn cần chế ngự nỗi sợ hãi không muốn hội thăng tiến bị cản trở Xây dựng thuyết trình thành cơng cần ? Xây dựng thuyết trình gồm bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực Bước Phân tích - Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu việc thuyết trình, ví dụ bạn muốn người nghe hiểu gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng gì, với bạn muốn người nghe thực - Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe cách suy nghĩ chủ đề thuyết trình trước đám đơng góc độ người nghe, tập trung vào kiến thức họ vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng nào, mối quan tâm họ gì, định kiến, tâm trạng, quan hệ người nghe… - Thứ ba, lúc bạn thực phân tích ý tưởng xây dựng mạch ý tưởng Hãy đưa cho cơng việc mục đích rõ ràng: Chuẩn bị nội dung – thơng tin cho thuyết trình, Tìm hiểu khán giả – văn hóa họ, Tìm kiếm chủ đề, Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng Bước Cấu trúc thuyết trình Nhìn chung, thuyết trình thường chia làm phần: Mở đầu, nội dung kết thúc Tại vậy? Cấu trúc thuyết trình mang lại cho người nghe cảm giác có phân tích, luận cứ, có cảm giác chuyển động tiến lên phía trước lý thứ ba dễ nhớ Một thuyết trình tốt đạt mục tiêu sau đây: - Không làm thời gian người nghe - Hiểu người nghe họ tới - Cấu trúc tốt thuyết trình - Thực thuyết trình lơi hấp dẫn - Nhấn mạnh điểm quan trọng thông điệp bạn - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe Bước Thực Hiện Và để không nằm số người thất bại, bạn cần nhớ nguyên tắc thuyết trình hiệu sau + Hiểu mục đích buổi thuyết trình + Hãy chuẩn bị cho việc nói trước nhà + Thông điệp truyền tải ngắn gọn, súc tích, biểu cảm + Trình bày nội dung sinh động, hút Sử dụng phần mềm trình chiếu 2.1 Làm việc với phần mềm Khởi động PowerPoint Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint khác đơi chút Trong Windows XP, Windows Vista Windows đường dẫn truy cập đến chương trình giống Các bước khởi động sau: Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start -> Chọn All Programs -> Chọn Microsoft Office -> Microsoft Office PowerPoint 2010 2.1 Giao diện chương trình PowerPoint 2007 Thốt PowerPoint Thốt chương trình PowerPoint đơn giản, bạn làm theo cách sau : Các h 1: Nhấ Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, p Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt vào nút Khi có thay đổi nội dung thuyết trình mà bạn chưa lưu lại Clos e )ở góc cùn g bên phải cửa sổ Pow erPo int, PowerPoint hộp thoại nhắc nhở bạn Chọn Save: lưu lại thay đổi trước thoát PowerPoint Chọn Don’t Save: thoát PowerPoint mà không lưu lại thay đổi Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint 2.2 Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu thơng tin thuyết trình Giao diện PowerPoint 2010 soạn thảo khơng Titlecó bargọi nhiều slide thayMaximize/Restore đổi so với phiên 2007 Minimize Quick Access toolbar Các thành phần cửa sổ PowerPoint sau: Ngăn File Thanh trạng thái Ngăn Outline Ngăn Slides Khu vực Close Các thành phần c a s PowerPoint Thanh tiêu đề (Title bar):Thể tên chương trình chạy PowerPoint tên trình diễn hành Nếu cửa sổ chưa tồn hình ta dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ Ribbon:Chức Ribbon kết hợp thực đơn cơng cụ, trình bày ngăn (tab) chứa nút danh sách lệnh Quick Access Toolbar:Chứa lệnh tắt lệnh thông dụng Bạn thêm/ bớt lệnh theo nhu cầu sử dụng Nút Minimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào tác vụ (taskbar) Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ ứng dụng taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng Nút Maximize/Restore:Khi cửa sổ chế độ tồn hình, chọn nút thu nhỏ cửa sổ lại, cửa sổ chưa tồn hình chọn nút phóng to cửa sổ thành tồn hình Nút Close:Đóng ứng dụng lại Bạn nhận thơng báo lưu lại thay đổi trình diễn Khu vực soạn thảo trình diễn:Hiển thị slide hành Ngăn Slides: Hiển thị danh sách slide có thuyết trình Ngăn Outline: Hiển thị dàn thuyết trình Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin trình diễn cung cấp nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo 2.2 Làm việc với thuyết trình Tạo thuyết trình rỗng Tạo thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo bước sau: Vào ngăn File -> Chọn lệnh New -> Chọn Blank presentation -> Nhấn nút Create để tạo Hình 2.3 Hộp thoại New Presentation Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn PowerPoint Template mẫu định dạng thiết kế sẵn (template) kèm theo Office tải từ Internet Template chứa layout, theme color, theme font, theme effect, kiểu slide chứa nội dung mẫu PowerPoint cung cấp nhiều template thiết kế với nhiều chủ đề khác (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho nhiều tình báo cáo thực tế Dùng mẫu xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint Các mẫu phần khơng nhiều PowerPoint cho phép bạn chọn mẫu từ nguồn khác, đặc biệt từ Internet Các bước thực hiện: Vào ngăn File -> Chọn lệnh New -> Chọn Sample templates -> Chọn mẫu thiết kế từ danh sách -> Nhấn nút Create để tạo thuyết trình Hình 2.4 Một số Sample templates Tạo thuyết trình từ có sẵn Bạn có sẵn thuyết trình mà nội dung tương tự với mà bạn tạo Khi đó, bạn nên tạo thuyết trình dựa sẵn có để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu Các bước thực sau: Vào ngăn File -> Chọn lệnh New -> Chọn New from Existing -> Tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu -> Nhấn nút CreateNew để tạo trình diễn Hình 2.5 Tạo thuyết trình từ có sẵn Lưu thuyết trình Trong suốt trình biên soạn thuyết trình, phải thường xuyên thực lệnh lưu tập tin để tránh cố bất ngờ xảy làm slide mà ta vừa biên soạn Tùy theo thời điểm thực lệnh lưu mà PowerPoint thực hoạt động khác nhau, sau số trường hợp Lưu thuyết trình lần Lần thực lệnh lưu tập tin thuyết trình PowerPoint mở hộp thoại Save As Từ hộp thoại bạn đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin chọn vị trí ổ đĩa để lưu trữ Các bước thực sau: Vào ngăn File -> Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất -> Nhập tên tập tin thuyết trình hộp File name Hình 2.6 Hộp thoại Save As Lưu thuyết trình lần sau Sau lưu tập tin trình diễn, có hiệu chỉnh, thêm nội dung muốn lưu thuyết trình lại bạn làm theo cách sau: VàoFile | chọn nút Save, Nhấn nút Save ) Quick Access Toolbar, Nhấn tổ hợp phím tắt 2.3 Làm việc với trang thuyết trình Khi tạo thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn trống gọi placeholder Đây placeholder dùng để nhập văn Ngồi ra, PowerPoint có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị,… Ngăn Slides Các placeholder Hình 2.7 Slide tựa đề thuyết trình với hai placeholder Có nhiều kiểu bố trí placeholder slide mà PowerPoint xây dựng sẵn gọi layout Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp - Ví dụ: c Hàm DAY: - Cú pháp: DAY(biểu thức ngày – tháng – năm) - Công dụng: Trả phần ngày biểu thức ngày – tháng – năm - Ví dụ: DAY(TODAY( )) d Hàm MONTH: - Cú pháp: MONTH(biểu thức ngày – tháng – năm) - Công dụng: Trả phần tháng biểu thức ngày – tháng – năm - Ví dụ: MONTH(TODAY( )) e Hàm YEAR: - Cú pháp: YEAR(biểu thức ngày – tháng – năm) - Công dụng: Trả phần năm biểu thức ngày – tháng – năm - Ví dụ: YEAR(TODAY( )) g Hàm WEEKDAY: - Cú pháp: WEEKDAY(biểu thức ngày – tháng - năm , kiểu trả về) - Công dụng: Trả giá trị số thứ tự biểu thức ngày -tháng năm tuần tùy thuộc vào kiểu trả h Hàm SECOND: - Cú pháp: SECOND(biểu thức - phút - giây) - Công dụng: Trả phần giây biểu thức - phút - giây - Ví dụ: Giả sử D5 chứa gía trị 08:30:20 thì: SECOND(D5) ® 20 i Hàm MINUTE: - Cú pháp: MINUTE(biểu thức - phút - giây) - Công dụng: Trả phần phút biểu thức - phút - giây - Ví dụ: Giả sử D5 chứa gía trị 08:30:20 thì: MINUTE(D5) ® 30 j Hàm HOUR: - Cú pháp: HOUR(biểu thức - phút - giây ) - Công dụng: Trả phần biểu thức - phút - giây - Ví dụ: Giả sử D5 chứa gía trị 08:30:20 thì: HOUR(D5) ® 5.2.4 Hàm xử lý logic, điều kiện Dữ liệu logic loại liệu mà chứa hai giá trị True (đúng) False(sai) a Hàm IF: - Cú pháp: IF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) - Công dụng: Hàm tiến hành kiểm tra biểu thức điều kiện: + Nếu biểu thức điều kiện True (đúng) trả giá trị + Ngược lại, biểu thức điều kiện False (sai) trả giá trị - Ví dụ 1: Hãy điền giá trị cho cột kết Biết rằng: Nếu điểm thi lớn ghi “Đậu” Ngược lại ghi “Hỏng” IF(B2>=5, "Đậu", "Hỏng") - Ví dụ 2: IF(2>3,”Sai”, “Đúng”) ® “Đúng” Chú ý: Hàm IF dùng để chọn lựa chọn phải chọn nhiều lựa chọn dùng hàm IF theo kiểu lồng Ví dụ 3: Hãy điền giá trị cho cột xếp loại bảng Biết rằng: Nếu ĐTB>=9 ghi “Giỏi”, ĐTB >=7 ghi “Khá”, ĐTB >=5 ghi “TB”, lại ghi “Yếu” IF(B2>=9,"Giỏi",IF(B2>=7,"Khá",IF(B2>=5,"TB","Yếu”))) b Hàm AND: - Cú pháp: AND(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ) - Công dụng: Hàm trả giá trị True (đúng) tất biểu thức điều kiện trả giá trị False (sai) có biểu thức điều kiện sai c Hàm OR: - Cú pháp: OR(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ) - Công dụng: Hàm trả giá trị True (đúng) có bt điều trả giá trị False tất bt điều kiện sai kiện - Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết bảng mục b Biết rằng: Nếu tổng điểm>=10 điểm Anh văn>=5 ghi “Đậu” Các trường hợp lại ghi “Hỏng” IF(OR(B2>=10,C2>=5),"Đậu", "Hỏng") d Hàm NOT: - Cú pháp: NOT(biểu thức logic) - Công dụng: Trả giá trị phủ định biểu thức logic - Ví dụ: NOT(2 Design -> Location -> Move Chart -> chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào Hình 1.13 Chọn ChartSheet hay Embedded chart Phần trình bày bước vẽ đồ thị từ bảng số liệu cho trước số tùy chọn đồ thị Kết nghiên cứu thõa mãn nhóm khách hàng phân theo độ tuổi cho hình bên dưới, dùng kết để báo cáo khơng có vấn đề gì, nhiên báo cáo sinh động thuyết phục biến số thành đồ thị để nhìn thấy cách trực quan Hãy làm theo bước sau để v đồ thị: B1 Chọn vùng liệu A3:D9, chọn nhãn cột B2 Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon -> Insert -> Charts Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ chọn nhóm Column -> Clustered Column Hình 1.14 Chọn kiểu đ th B3 Xong bước có đồ thị dạng cột hình trên, nhiên đổi bố trí thành phần đồ thị Chọn đồ thị -> Chart Tools -> Design -> Chart Layout -> Chọn cách bố trí thích hợp Ví dụ ta chọn kiểu Layout Chart Layout 31 ựa chọn layout B4 Đảo chuỗi số liệu từ dòng thành cột ngược lại: Chart Tools -> Design -> Data -> Switch Row/Column Chúng ta thực lệnh đồ thị bước chưa hiển thị mong muốn Ví dụ muốn nhóm nhóm tuổi lại để dễ so sánh tháng với ảo dòng cột B5 Nếu thấy kiểu đồ thị khơng đ p, đổi sang kiểu khác cách: Chart Tools -> Design -> Type -> Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê toàn kiểu đồ thị có Excel cho bạn lựa chọn Hộp thoại Insert Chart chọn kiểu đ th khác B6 Ngồi ra, bạn thấy tơng màu đồ thị chưa đ p vào chọn Chart Tools -> Design -> Chart Styles -> chọn More ) Chọn màu cho đ th 6.2 Chỉnh sửa, cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ a Nhận biết thành phần đồ thị Các thành phần thơng dụng Hình 1.15 Các phần đ th Chart Title Chart Area Plot Area Data Label Legend Horizontal Gridlines Horizontal Axis Data Table Horizontal Axis itle 10 Vertical Gridlines 11 Vertical Axis 12 Vertical Axis Title Một số thành phần có đồ thị 3-D Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị Side wall: Màu/ hình cạnh bên đồ thị Floor: Màu/ hình bên đồ thị Column depth: Độ sâu thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dạng 3- D b Các thao tác với đồ thị Ch n thành phần đồ thị Cách dễ dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần chọn có nút xuất bao quanh Khi đồ thị chọn, dùng phím mũi tên để di chuyển đến thành phần đồ thị Ngồi ra, bạn chọn thành phần Chart Tools -> Format -> Current Selection Chọn thành phần đ th Di chuyển đồ thị Đồ thị Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, đầu trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên chiều Giữ trái chuột di chuyển đồ thị đến nơi khác Thay đổi kích thước đồ thị Đồ thị Embedded Chart, hấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, xung quanh đồ thị xuất nút nắm Di chuyển chuột vào nút này, giữ trái chuột kéo hướng vô tâm đồ thị để thu nhỏ hướng ngồi để phóng to Sao ch p đồ thị Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím để chép đồ thị vào nhớ, di chuyển đến ô bảng tính nhấn để dán đồ thị vào óa đồ thị Chọn đồ thị sau nhấn phím Delete để xóa đồ thị Để xóa Chart Sheet, trước tiên chọn Chart Sheet, sau nhấp phải chuột chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh Thêm thành phần đồ thị Chọn đồ thị -> chọn Chart Tools -> Design -> Chart Layouts Sử dụng nhóm lệnh tạo thành phần tương ứng đồ thị thiết kế sẵn tựa đề, thích, nhãn, đường lưới,… Sắp xếp xóa thành phần đồ thị Một số thành phần đồ thị di chuyển tựa đề, thích, nhãn Muốn di chuyển thành phần trước tiên dùng chuột chọn nó, sau nhấp giữ trái cạnh thành phần kéo đến vị trí đồ thị Ngồi vào Chart Tools -> Layout -> chọn từ danh sách thiết kế sẵn Để xóa thành phần nào, bạn cần dùng chuột chọn thành phần nhấn phím Delete Các thành phần đ th In đồ thị In đồ thị giống in đối tượng khác Excel lưu ý Print Preview trước in để đảm bảo trang in trọn v n nội dung Nếu bạn muốn in đồ thị thành trang riêng chọn đồ thị nhấp nút Print để in, Excel lệnh in đồ thị mà bạn chọn c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh định dạng thành phần đồ thị ta dùng Ribbon hay dùng hộp thoại Cách dễ thực nhấp phải chuột lên thành phần cần định dạng chọn Format … hay nhấn Sau minh họa hiệu chỉnh định dạng số thành phần đồ thị Hiệu chỉnh Chart Area Chúng ta hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng… cho Chart Area bằnh cách: chọn Chart Area -> nhấp phải chuột -> chọn Format Chart Area… nh dạng Chart Area Ngoài bạn vào Ribbon -> Chart Tools -> có cung cấp nhiều mẫu định dạng dựng sẵn đ p Ghi chú: Fill: Nhóm lệnh liên quan đến tô cho thành phần chọn Border Color: Nhóm lệnh liên quan đến kẻ khung màu sắc thành phần chọn Border Styles: Các kiểu đường két kẻ khung thành phần chọn Shadow: Liên quan đến việc đổ bóng cho thành phần chọn 3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần chọn nh dạng b ng Ribbon ... from Existing -> Tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu -> Nhấn nút CreateNew để tạo trình diễn Hình 2.5 Tạo thuyết trình từ có sẵn Lưu thuyết trình Trong suốt q trình biên soạn thuyết trình, ... tính Biểu thức hàm Biểu đồ BÀI 1: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN Kiến thức thuyết trình trình chiếu Kỹ thuyết trình gì? Thuyết trình q trình truyền đạt thơng tin nhằm đạt mục tiêu cụ thể: hiểu, tạo... dụng trình chiếu Kiến thức thuyết trình trình chiếu Sử dụng phần mềm trình chiếu Xây dựng nội dung thuyết trình Đưa biểu đồ, sơ đồ vào trang thuyết trình Đưa đối tượng đồ họa vào trang thuyết trình