TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN xxx 2017 TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ Recordkeeping metadata standard Part 1:Agent and Record HÀ NỘI - 2017 MỤC LỤC VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ U CẦU CHUẨN HĨA 1.1 Vai trò quản lý hồ sơ Theo Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ”Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ” Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Theo góc độ văn thư lưu trữ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử hệ thống tự động sử dụng để quản lý việc tạo lập, sử dụng, trì loại/ hủy tài liệu điện tử nhắm mục đích cung cấp chứng cho hoạt động cơng việc Những hệ thống lưu giữ liệu đặc tả thông tin liên kết tài liệu để hỗ trợ cho giá trị chứng Về bản, quản lý hồ sơ điện tử bao gồm hai giai đoạn: Giai đoạn hồ sơ khâu văn thư giai đoạn hồ sơ chuyển giao vào lưu trữ Nội dung quản lý hồ sơ điện tử giai đoạn văn thư tập trung vào vấn đề: quản lý trình soạn thảo ban hành văn bản; đăng ký chuyển giao văn điện tử, thực số hóa điện tử, xử lý văn điện tử, quản lý việc lập hồ sơ điện tử Giai đoạn chuyển giao vào lưu trữ tập trung chủ yếu vào vấn đề phân loại tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích quản lý, tìm kiếm, tra cứu, chỉnh sửa đảm bảo tính bảo mật thơng tin, tài liệu Cho đến nay, quan nhà nước liên quan ban hành văn quy định cụ thể vấn đề gồm: - Luật Giao dịch điện tử số 51/ 2005/ QH11 ngày 29/11/2006; - Luật Công nghệ thông tin số 67/ 2006/ QH11 ngày 29/06/2006; - Luật Lưu trữ số 01/ 2013/ QH13 ngày 11/11/2011; - Luật Kế toán số 88/ 2015/QH13 ngày 20/11/2015; - Nghị định số 26/ 2007/ NĐ- CP Chính phủ ban hành ngày 15/02/2007 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng Cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; - Hướng dẫn số 169/HD – VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng sở liệu lưu trữ; - Quyết định số 176/QĐ – VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng; - Quyết định số 310/QĐ – VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; - Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; - Hướng dẫn số 822/HD – VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; 1.2 Quản lý nội dung số nhu cầu chuẩn hóa Quản lý hồ sơ nhánh quản lý nội dung số Công nghiệp nội dung số ngành kinh tế mới, có nhiều tiềm phát triển, đem lại giá trị gia tăng cao, thúc đẩy phát triển xã hội thông tin kinh tế tri thức, góp phần quan trọng vào nghiệp cơng nghiệp hoá, đại hoá đất nước Nhà nước đặc biệt khuyến khích, ưu đãi đầu tư hỗ trợ phát triển ngành công nghiệp thành ngành kinh tế trọng điểm Nhà nước dành phần ngân sách đầu tư đào tạo nguồn nhân lực công nghiệp nội dung số, đầu tư phát triển sở hạ tầng thông tin, truyền thơng đại, hồn thiện mơi trường pháp lý, tạo môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nội dung thông tin số phát triển Nhà nước có sách đặc biệt ưu đãi số sản phẩm nội dung thông tin số trọng điểm Khuyến khích phát triển thị trường nước để tạo đà cho ngành công nghiệp nội dung số Việt Nam tiến tới xuất giai đoạn tới Trên quan điểm phát triển đó, Chính phủ đề mục tiêu “Phát triển công nghiệp nội dung số thành ngành kinh tế trọng điểm, đóng góp ngày nhiều cho GDP, tạo điều kiện thuận lợi cho tầng lớp nhân dân tiếp cận sản phẩm nội dung thông tin số, thúc đẩy mạnh mẽ hình thành phát triển xã hội thơng tin kinh tế tri thức” Để đáp ứng mục tiêu trên, Chương trình phát triển cơng nghiệp nội dung số Việt Nam Chính phủ đề sách giải pháp phát triển sau: − Nhanh chóng ban hành văn hướng dẫn, triển khai thực tăng cường hiệu lực thực thi quy định Luật Giao dịch điện tử, Luật Cơng nghệ thơng tin, Luật Sở hữu trí tuệ, đặc biệt sở hữu trí tuệ lĩnh vực phần mềm nội dung thông tin số − Rà sốt, hồn thiện lại văn quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý Internet truy cập nội dung thông tin mạng theo hướng đơn giản hố thủ tục − Tạo lập mơi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh, tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân thuộc thành phần kinh tế tham gia đầu tư phát triển sản phẩm dịch vụ nội dung thông tin số − Thiết lập môi trường kinh doanh mạng thuận lợi; tạo thuận tiện cho việc toán điện tử; giao dịch điện tử, chứng thực điện tử; đảm bảo an tồn, bảo mật thơng tin − Ban hành quy định cụ thể để bảo vệ thông tin cá nhân, bảo vệ bí mật kinh doanh, quyền riêng tư khác người tham gia giao dịch mạng − Nghiên cứu xây dựng chuẩn hoá tiêu chuẩn phát triển nội dung số, chuẩn hố trang thơng tin điện tử, chuẩn hố liệu Việc áp dụng tiến khoa học công nghệ tiêu chuẩn vào thực tiễn công nghiệp phần mềm, thương mại điện tử, phủ điện tử quan tâm thực tế áp dụng nhiều hạn chế Trong số gần 50 tổ chức doanh nghiệp tham gia khảo sát, có khoảng 43,5% đơn vị biết đến tiêu chuẩn này, 56,5% lại chưa biết Đặc biệt, tỷ lệ chuyên gia hiểu khái niệm tiêu chuẩn trao đổi liệu điện tử (EDI/ebXML) chiếm khoảng 3-4% số người hỏi Việc ứng dụng tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ giao dịch điện tử, ứng dụng CNTT quan, doanh nghiệp phục vụ nhiều mục đích khác Kết khảo sát cho thấy 27,8% doanh nghiệp chủ yếu áp dụng tiêu chuẩn công nghệ để cung cấp thông tin cho giao dịch trực tuyến với đối tác, quảng cáo, giới thiệu, ứng dụng sâu nhằm đại hóa hệ thống thông tin doanh nghiệp xử lý số liệu kế tốn - tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý hàng hóa kho bãi, hay lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ứng dụng dao động khoảng từ 10 - 16% Kết khảo sát cho thấy 10,1% doanh nghiệp ứng dụng tiêu chuẩn vào việc toán trực tuyến, theo xu hướng phát triển chung hệ thống tốn qua mạng, số có triển vọng tăng cao năm tới Các tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử chủ yếu doanh nghiệp ứng dụng bao gồm: Tiêu chuẩn XML, chuẩn quốc tế liên quan đến trao đổi liệu điện tử (như tiêu chuẩn EDIFACT, GS1, ISO 8583, SWIFT, ISO 9735) số chuẩn xử lý liệu khác Những tiêu chuẩn Việt Nam ban hành (TCVN) chưa biết đến hay áp dụng Trong môi trường kinh doanh động đầy cạnh tranh nay, bên cạnh yêu cầu chủ chương, sách quản lý nhà nước, doanh nghiệp, người dân cần giải pháp hệ thống chuyên nghiệp, đại chuẩn hóa đặc biệt lĩnh vực công nghệ thông tin truyền thông phát triển nhanh công nghệ ảnh hưởng rộng lĩnh vực kinh tế - xã hội Việt nam ta thời kỳ hội nhập Qua phân tích trên, để đáp ứng yêu cầu phát triển công nghiệp phần mềm công nghiệp nội dung số Chính phủ, người dân, doanh nghiệp đơn vị cung cấp hạ tầng truyền thơng, tài ngân hàng, đơn vị cần tổ chức kết nối hệ thống giao tiếp với Tuy nhiên việc tổ chức thực cần phải chuẩn hóa có quản lý định hướng, qui hoạch cấp Nhà nước để bảo vệ, trì phát triển đến lợi ích quốc gia, cá nhân, doanh nghiệp tham gia lĩnh vực Công nghiệp phần mềm nội dung số Trước hội nhu cầu trên, Chính phủ mà đại diện Bộ Thơng tin Truyền thông thấy cần thiết phải "Xây dựng hệ thống chuẩn thông tin số chuẩn trao đổi thông tin" để: - Thúc đẩy hoạt động giao dịch điện tử theo quy định Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Quốc hội Khóa 11 thông điệp liệu; chữ ký điện tử chứng thực chữ ký điện tử; v.v − Thúc đẩy ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phù hợp với quy định Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006 Quốc hội Khóa 11 quản lý sử dụng thông tin số; truyền đưa thông tin số; lưu trữ thông tin số; tiêu chuẩn chất lượng hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin; − Xây dựng ban hành TCVN Qui chuẩn kỹ thuật (QCKT) thông tin số trao đổi thông tin, tạo tiền đề cho công nghiệp nội dung số Việt Nam hội nhập quốc tế phát triển Cần thiết phải xây dựng hệ thống chuẩn thông tin số chuẩn trao đổi thơng tin, hệ thống vừa có vai trò nâng cao lực quản lý, điều hành quan nhà nước phát triển công nghiệp phần mềm cơng nghiệp nội dung số, vừa đóng vai trò điểm cung cấp giải pháp hữu hiệu bảo đảm an tồn thơng tin, bảo vệ thơng tin cá nhân đến người dân doanh nghiệp, nhằm bước cung cấp khung pháp lý phù hợp đến cho người dân doanh nghiệp, quan Đảng, Nhà nước LÝ DO, MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác đối tượng Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) lĩnh vực đời sống khẳng định, việc sử dụng máy tính đem lại hiệu to lớn khả tính tốn, trao đổi lưu trữ thơng tin Ở quan, tổ chức, doanh nghiệp … có tốn nghiệp vụ riêng mình, có nhu cầu tin học hóa hồ sơ liệu quy trình nghiệp vụ để phục vụ cho mục đích tổ chức Bài tốn mơ tả thao tác truy cập; cập nhật, chỉnh sửa trao đổi toán xuất phát giai đoạn quản lý hồ sơ liệu, cụ thể lưu vết thông tin truy cập vào hồ sơ liệu quan, tổ chức, doanh nghiệp Việc mô tả thao tác truy cập; cập nhật, chỉnh sửa trao đổi giúp cho việc quản lý điều khiển hoạt động tác động vào hồ sơ liệu theo thời gian Thao tác truy cập vào hồ sơ liệu đối tượng (con người, quan, tổ chức, doanh nghiệp) coi chuỗi thao tác đơn lẻ, tuân theo giao thức định tùy thuộc vào hệ thống muốn triển khai truy cập theo cách Đơn giản thao tác truy cập mô tả theo sơ đồ sau (tham khảo sơ đồ Hình 1): Đối tượng Gửi yêu cầu truy cập Hệ thống lưu trữ hồ sơ Xác thực Trả hồ sơ Hình Sơ đồ mô tả thao tác Truy cập Tuy nhiên, tiêu chuẩn kỹ thuật khơng gò ép bắt buộc phải tuân theo giao thức truy cập Hình mà gộp chung thao tác nêu nói riêng thao tác truy cập theo giao thức khác nói chung thành thao tác gọi Thao tác Truy cập: Đối tượng Hồ sơ / Dữ liệu Truy cập Hình Sơ đồ mơ tả thao tác Truy cập rút gọn Thao tác cập nhật, chỉnh sửa thao tác quan, tổ chức, doanh nghiệp (đối tượng) tác động lên hồ sơ liệu Thao tác cập nhật, chỉnh sửa mô tả theo sơ đồ sau: Đối tượng Dữ liệu đặc tả Hồ sơ Cập nhật, chỉnh sửa Hình Sơ đồ mô tả thao tác Cập nhật, chỉnh sửa Thao tác trao đổi thao tác mà quan, tổ chức, doanh nghiệp (đối tượng) chuyển gửi hồ sơ liệu cho quan, tổ chức, doanh nghiệp khác, bao gồm thao tác đơn lẻ: Gửi hồ sơ Nhận hồ sơ Thao tác trao đổi mô tả theo sơ đồ sau: Đối tượng Gửi hồ sơ Đối tượng Nhận hồ sơ Hình Sơ đồ mơ tả thao tác Trao đổi Trong phạm vi tiêu chuẩn thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa Trao đổi lưu vết, ghi lại liệu đặc tả để phục vụ cho việc quản lý điều khiển hồ sơ liệu Đây toán phù hợp với tính khoa học, có tính logic cao có khả ứng dụng vào trường hợp cụ thể thực tiễn Đối với liệu đặc tảmô tả thao tác đối tượng lên hồ sơ liệu, chưa có quy định chi tiết việc này, nhiên cách tiếp cận tiêu chuẩn ISO,tiêu chuẩn vùng lãnh thổ ban hành, việc tiến hành mô tả thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa Trao đổi hồn tồn khả thi có tính logic chặt chẽ 2.2 Mục đích xây dựng tiêu chuẩn Trong thời đại cơng nghiệp hóa tồn cầu, hội nhập kinh tế quốc tế, nghành công nghệ thông tin phát triển không ngừng, quan tổ chức nhà nước, doanh nghiệp phải thay đổi cách quản lý cho nhanh chóng, linh hoạt tiết kiệm để đáp ứng nhu cầu phát triển đơn vị Trước nhu cầu lưu trữ hồ sơ tài liệu có tài liệu phát sinh hàng ngày lớn đơn vị, để quản lý khai thác hiệu mà tiết kiệm chi phí đơn vị thường sử dụng phương pháp số hóa tài liệu Việc số hóa tài liệu nhằm lưu trữ liệu đồng nhất, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc, quản lý - khai thác tập trung lâu dài, 10 hồ sơ, mơ hình khái niệm tập hợp trường mức cao liệu đặc tả Các loại liệu đặc tả chung định nghĩa cho thực thể hồ sơ thực thể khác cần quản lý Tiêu chuẩn không quy định cụ thể trường liệu đặc tả, thay vào xác định loại liệu đặc tả đầy đủ yêu cầu quản lý hồ sơ Cách tiếp cận giúp tổ chức linh hoạt chọn liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ Dựa nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 23081-1 (xem phần 3.2.3), tiêu chuẩn giải thích thêm khái niệm phương pháp xây dựng liệu đặc tả quản lý hồ sơ, hướng dẫn phát triển triển khai phương pháp từ quan điểm tổ chức quản lý hồ sơ, cuối vào vấn đề liên quan đến việc thực quản lý liệu đặc tả Đối tượng sử dụng tiêu chuẩn: − chuyên gia quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm xác định liệu đặc tả hồ sơ hệ thống nghiệp vụ phần mềm ứng dụng hồ sơ chuyên dụng, − nhà phân tích hệ thống / nghiệp vụ chịu trách nhiệm xác định liệu đặc tả quản lý hồ sơ hệ thống nghiệp vụ, − chuyên gia hồ sơ nhà phân tích hệ thống, − nhà sản xuất, nhà cung cấp phần mềm ứng dụng cho phép khởi tạo, thu nhận quản lý liệu đặc tả theo thời gian Phạm vi Tiêu chuẩn đưa khung xác định trường liệu đặc tả phù hợp với nguyên tắc nêu tiêu chuẩn ISO 23081-1 Khung này: a) cho phép mô tả hồ sơ thực thể hồ sơ theo ngữ cảnh quan trọng, b) cung cấp hiểu biết chung ghép nhóm hồ sơ để tăng khả tương thích hồ sơ thơng tin liên quan hệ thống nghiệp vụ, c) cho phép tái sử dụng tiêu chuẩn hóa liệu đặc tả quản lý hồ sơ theo thời gian, không gian phần mềm ứng dụng 22 3.2.5 Dữ liệu đặc tả Dublin 15 trường liệu đặc tả Dublin miêu tả tiêu chuẩn sau: • • • Tiêu chuẩn quốc tế: ISO 15836: 2009 [1.1.1.1.1 1.4 Tiêu chuẩn quốc tế: IETF RFC 5013 [1.1.1.1.1 1.5 Tiêu chuẩn Hoa Kỳ: ANSI/NISO Z39.85-2012 [1.1.1.1.1 1.6 Tên 15 trường là: tên liệu (Title), đối tượng tạo liệu (Creator), chủ đề liệu (Subject), mô tả liệu (Description), đối tượng sở hữu liệu (Publisher), đối tượng hỗ trợ (Contributor), khoảng thời gian lưu trữ liệu (Date), kiểu liệu (Type), khuôn dạng liệu (Format), định danh liệu (Identifier), nguồn tạo liệu (Source), ngôn ngữ nội dung liệu (Language), mối quan hệ liệu (Relation), phạm vi liệu (Coverage) quyền thao tác với liệu (Rights) 3.2.6 Tiêu chuẩn liệu đặc tả quản lý hồ sơ Úc Úc ban hành tiêu chuẩn quốc gia liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ phiên 2.0 (AGRkMS) vào năm 2008 Tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn Úc quản lý hồ sơ (AS ISO 15489) liệu đặc tả hồ sơ (AS ISO 23081) Tiêu chuẩn dựa vào mơ hình đa thực thể, cho phép mơ tả thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Đối tượng, Nghiệp vụ, Quy định Mối quan hệ (xem Bảng 1) Một tập 26 trường liệu đặc tả 44 trường sử dụng để mô tả thực thể (xem Bảng 2) Bảng Phân loại thực thể Loại thực thể Mô tả Hồ sơ Thông tin tạo ra, thu nhận trì chứng (Records) Đối tượng họa động tổ chức cá nhân Cá nhân, nhóm làm việc tổ chức chịu trách nhiệm (Agent) tham gia vào trình tạo mới, thu nhận và/hoặc quản lý hồ sơ 23 Nghiệp vụ Chức năng, hoạt động giao dịch nghiệp vụ tổ (Business) Quy định chức Yêu cầu nghiệp vụ quản lý hồ sơ (Mandates) Mối quan hệ Mối liên hệ hai hay nhiều thực thể có liên quan tới nghiệp (Relationship vụ và/hoặc lưu trữ hồ sơ ) Bảng Trường liệu đặc tả thực thể T Trường liệu đặc tả Yêu cầu tuân thủ Thực thể áp dụng T Kiểu đối tượng Có điều kiện (Bắt buộc Tất loại thực thể (Entity Type) hệ thống có Loại thực thể nhiều loại thực thể) Bắt buộc Tất loại thực thể (Category) Định danh Bắt buộc Tất loại thực thể (Identifier) Tên thực thể (Name) Bắt buộc Thời gian tồn thực Bắt buộc Tất loại thực thể Tất loại thực thể thể (Date Range) Mô tả thực thể Tùy chọn Tất loại thực thể (Description) Thực thể liên quan Bắt buộc “Mối quan hệ” (Related Entity) Sự thay đổi (Change Có điều kiện “Mối quan hệ” History) Jurisdiction Tùy chọn “Hồ sơ”, “Đối tượng”, “Nghiệp vụ” “Quy Phân loại an tồn định” Có điều kiện “Hồ “Hồ sơ”, “Nghiệp vụ” 24 thông tin (Security sơ” “Quy định” Classification) Tùy chọn 10 Security Caveat 11 Quyền thực thể “Nghiệp vụ” Có điều kiện Có điều kiện (Permissions) 12 Quyền truy cập sử Có điều kiện dụng hồ sơ (Rights) 13 Thông tin liên hệ 14 Địa (Position) 15 Ngôn ngữ mô tả “Quy định” “Hồ sơ” “Quy định” “Đối tượng” “Nghiệp vụ” “Hồ sơ” Có điều kiện “Đối tượng” Tùy chọn “Đối tượng” Có điều kiện “Hồ “Hồ sơ” “Đối sơ” tượng” Tùy chọn “Đối 16 17 18 19 20 21 22 23 tượng” Coverage Tùy chọn Từ khóa (Keyword) Có điều kiện Disposal Bắt buộc Khn dạng (Format) Có điều kiện Extent Bắt buộc Medium Có điều kiện Integrity Check Có điều kiện Nơi lưu hồ sơ Có điều kiện (Location) 24 Document Form 25 Precedence Tùy chọn Tùy chọn “Hồ sơ” “Quy định” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” “Hồ sơ” 3.2.7 Dữ liệu đặc tả hướng dẫn triển khai bang Queensland – Úc Tiêu chuẩn “Dữ liệu đặc tả hướng dẫn triển khai bang Queensland - Úc” đưa yêu cầu liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ, nhằm tư vấn quản lý hồ sơ cho quan nhà nước Chính phủ Úc [1.1.1.1.1 1.13 Tiêu chuẩn dựa vào mơ hình đa thực thể, cho phép mô tả thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Đối tượng Nghiệp vụ 25 Tiêu chuẩn áp dụng cho quan nhà nước trình thiết kế triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ Trọng tâm tiêu chuẩn liệu đặc tả quản lý hồ sơ 3.3 Tiêu chuẩn nước Các tiêu chuẩn liên quan đến hồ sơ liệu đặc tả quản lý hồ sơ ban hành nước bao gồm: 3.3.1 TCVN 7420-1:2004 Tên đầy đủ tiên chuẩn TCVN 7420-1:2004 - Thông tin tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 1: Yêu cầu chung Đây tiêu chuẩn chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001 trình bày phần 3.2.1 3.3.2 TCVN 7420-2:2004 Tên đầy đủ tiêu chuẩn TCVN 7420-2:2004 - Thông tin tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 2: Hướng dẫn Đây tiêu chuẩn chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu chuẩn ISO 15489-2:2001 trình bày phần 3.2.2 3.4 Lựa chọn tiêu chuẩn Như phân tích tiêu chuẩn quốc tế nước phần3.2 3.3, thấy ISO ban hành quy định quản lý hồ sơ thông qua chuẩn ISO 15489 định hướng thiết kế liệu đặc tả để quản lý hồ sơ thơng qua chuẩn ISO 23081 Ngồi ra, Úc tác giả tiêu chuẩn tiên phong việc ban hành tiêu chuẩn cụ thể để áp dụng vào thực tế quản lý hồ sơ Úc Hơn nữa, liệu đặc tả mô tả thao tác truy cập đối tượng vào hồ sơ liệu thành phần việc quản lý điểu khiển hồ sơ liệu Vì tiêu chuẩn ISO 23081-1:2006 [1.1.1.1.1 1.7, ISO 23081-2:2009 [1.1.1.1.1 1.8, ISO 15489-1:2001 [1.1.1.1.1 1.9; tiêu chuẩn Úc AGRkMS [1.1.1.1.1 1.2 nguồn tài liệu tham khảo để xây dựng dự thảo tiêu chuẩn kỹ thuật 26 3.5 Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn Phần tiêu chuẩn ISO 23081 đưa khung tạo lập, quản lý sử dụng liệu đặc tả hồ sơ nguyên tắc quản lý chúng [1.1.1.1.1 1.7 Nhóm chủ trì biên soạn dự thảo tiêu chuẩn ”Tiêu chuẩn kỹ thuật đặc tả liệu quy trình lưu trữ hồ sơ Phần 1: Đối tượng hồ sơ” mô tả chi tiết thành mơ hình quản lý hồ sơ với thực thể từ tiêu chuẩn (Hình [1.1.1.1.1 1.7) thành kiến trúc quản lý hồ sơ Hình Kiến trúc nhằm làm rõ chức hệ thống quản lý hồ sơ, giao diện với hệ thống nghiệp vụ, kết nối với hệ thống quản lý hồ sơ tổ chức khác Kiến trúc bao gồm thực thể: Quy định (Madates), Đối tượng (tổ chức, phòng/nhóm, nhân viên), Hồ sơ (nội dung, liệu đặc tả), Hệ thống thông tin tổ chức (hoạt động nghiệp vụ, quản lý hồ sơ) Mối quan hệ (cấp quyền, ghi liệu hồ sơ, điều khiển, quản lý, …) 27 Hình Kiến trúc hệ thống quản lý nghiệp vụ hồ sơ 28 Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa Trao đổi xây dựng dựa liệu đặc tả thực thể Mối quan hệ Trên Hình mối quan hệ thể mũi tên nối thực thể với hướng mũi tên thể chiều tác động thực thể lên thực thể Cụ thể liệu đặc tả mô tả thao tác truy cập thể quan hệ Truy cập Đối tượng vào Dữ liệu: Đối tượng Dữ liệu Truy cập Hình Quan hệ Truy cập Đối tượng vào Dữ liệu Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác Cập nhật, chỉnh sửa thể mối quan hệ Cập nhật, chỉnh sửa (Thay đổi) Đối tượng vào Hồ sơ, liệu: Đối tượng Dữ liệu đặc tả Hồ sơ Cập nhật, chỉnh sửa Hình Quan hệ Cập nhật, chỉnh sửa Đối tượng vào Dữ liệu Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác trao đổi thể hai quan hệ: Gửi Nhận được: Đối tượng Gửi hồ sơ Đối tượng Nhận hồ sơ Hình 10 Quan hệ Gửi Nhận Tiêu chuẩn ISO 23089-1, [1.1.1.1.1 1.8[1.1.1.1.1 1.9 cung cấp tổng quan liệu đặc tả hồ sơ, qui trình quản lý hồ sơ, quản lý liệu đặc tả hồ 29 sơ.Dữ liệu đặc tả quan hệ Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa Trao đổi xây dựng dựa liệu đặc tả chung thực thể mối quan hệ hai tiêu chuẩn kể NỘI DUNG CHÍNH 4.1 Nội dung tiêu chuẩn Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Thuật ngữ định nghĩa Cấu trúc liệu đặc tả Biểu diễn thành phần liệu cho đối tượng 4.1 Kiểu loại đối tượng (Agent category type) 4.2 Định danh đối tượng (Identifier) 4.3 Tên đối tượng (Agent title) 4.4 Thời gian thực (Agent date) 4.5 Đối tượng liên quan (Agent relation) 4.6 Địa (Agent location/ address) 4.7 Lưu vết (Agent event history) Biểu diễn thành phần liệu cho hồ sơ 5.1 Kiểu loại liệu (Record category type) 5.2 Định danh (Identifier) 5.3 Tên hồ sơ (Record title) 30 5.4 Mô tả hồ sơ (Record discription) 5.5 Thời gian thiết lập hồ sơ (Record date) 5.6 Chủ đề hồ sơ (Record subject) 5.7 Bìa hồ sơ (Record coverage) 5.8 Ngôn ngữ hồ sơ (Record language) 5.9 Loại hồ sơ (Record type) 5.10 Định dạng hồ sơ (Record format) 5.11 Mối liên hệ hồ sơ 5.12 Truy cập hồ sơ (Record access) 5.13 Xử lý hồ sơ 5.14 Vị trí hồ sơ (Record location) 5.15 Lịch sử (History) 5.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication) 5.17 Đối tượng hồ sơ (Record Agent) 5.18 Kiểm tra tính tồn vẹn (Integrity check) Phụ lục A (Tham khảo) Mơ hình quan hệ quy trình lưu trữ hồ sơ Phụ lục B (Tham khảo) Định danh Phụ lục C (Tham khảo) Lược đồ khuôn dạng liệu Phụ lục D (Tham khảo) Môi trường lưu trữ Phụ lục E (Tham khảo) Lược đồ kiểu loại đối tượng 31 Phụ lục F (Tham khảo) Lược đồ kiểu loại liệu Phụ lục G (Tham khảo) Lược đồ loại hồ sơ Phụ lục H (Tham khảo) Lược đồ cảnh báo Phụ lục I (Tham khảo) Lược đồ quyền truy cập Phụ lục K (Tham khảo) Lược đồ tình trạng xử lý Thư mục tài liệu tham khảo 4.2 STT Bảng tham chiếu Nội dung tiêu Tài liệu tham khảo Sửa đổi, bổ sung chuẩn Phạm vi áp dụng Thuật ngữ ISO 23081-1:2006 định nghĩa Tự xây dựng Lựa chọn, kết hợp [1.1.1.1.1 1.7, ISO 230812:2009 [1.1.1.1.1 1.8 ISO 15489-1:2001 [1.1.1.1.1 1.9 – Mục 3: Terms and definitions Ký hiệu viết tắt Dữ liệu đặc tả thông tin tổng hợp Tiêu chuẩn liệu đặc tả quản Xây dựng dựa vào mô tả thao tác lý hồ sơ Úc phiên 2.0 thông tin tổng hợp đối tượng Biểu diễn (AGRkMS) vào năm 2008 Tiêu Xây dựng dựa vào thành phần chuẩn Úc quản lý hồ sơ Xây dựng dựa vào (AS ISO 15489) liệu đặc thông tin tổng hợp liệu cho hồ tả hồ sơ (AS ISO 23081) sơ Khuôn dạng lưu trữ tham khảo ISO 23081-2:2009 32 STT Nội dung tiêu Tài liệu tham khảo Sửa đổi, bổ sung chuẩn Thông tư số 24/2011/TT- BTTTT “Quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước” Phụ lục Phụ lục A Phụ lục B Phụ lục C Phụ lục D Phụ lục E Tiêu chuẩn liệu đặc tả quản Chấp nhận nguyên lý hồ sơ Úc phiên 2.0 vẹn (AGRkMS) vào năm 2008 Phụ lục F Phụ lục G Phụ lục H Phụ lục I Phụ lục K Tài liệu tham Chấp nhận nguyên khảo vẹn 33 KẾT LUẬN - Tiêu chuẩn ISO 15489 làm móng để chuẩn hóa quản lý hồ sơ - Tiêu chuẩn ISO 23081 làm móng chuẩn hóa liệu đặc tả quản lý hồ sơ Đây tài liệu tham khảo quan trọng trình xây dựng tiêu chuẩn liệu đặc tả cho thực thể quan hệ thực thể - Dữ liệu đặc tảmô tả thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa Trao đổi xây dựng dựa liệu đặc tảcủa thực thể Mối quan hệ: quan hệ Truy cập Đối tượng vào Dữ liệu; quan hệ Cập nhật, chỉnh sửacủa Đối tượng vào Hồ sơ liệu; quan hệ Gửi hồ sơ Nhận hồ sơ Đối tượng 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1.1.1.1.1 1.1 International Council on Archives (ICA) Module − Guidelines and Functional Requirementsfor Records in Business Systems ICA-M3-B, 2008 [1.1.1.1.1 1.2 National Archives of Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, 2008 [1.1.1.1.1 1.3 ISO 30301:2011, Information and documentation − Management systems for records − Requirements [1.1.1.1.1 1.4 ISO 15836:2009, Information and documentation − The Dublin Core metadata element set [1.1.1.1.1 1.5 RFC 5013, The Dublin Core Metadata Element Set IETF, 2007 [1.1.1.1.1 1.6 ANSI/NISO Z39.85-2012, The Dublin Core Metadata Element Set [1.1.1.1.1 1.7 ISO 23081-1:2006, Information and documentation − Records management processes − Metadata for records − Part 1: Principles [1.1.1.1.1 1.8 ISO 23081-2:2009, Information and documentation − Records management processes − Metadata for records − Part 2: Conceptual and implementation issues [1.1.1.1.1 1.9 ISO 15489-1:2001, Information and documentation − Records management − Part 1: General [1.1.1.1.1 1.10 ISO 15489-2:2001, Information and documentation − Records management − Part 2: Guidelines [1.1.1.1.1 1.11 DLM Forum Foundation Modular Requirements for Records Systems MoReq 2010, Vol.1, v1.1, 2011 [1.1.1.1.1 1.12 National Archives of Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Implementation Guidelines v.2.0, 2011 [1.1.1.1.1 1.13 Queensland State Archives Queensland Recordkeeping Metadata Standard and Guideline v.1.1, June 2012 [1.1.1.1.1 1.14 ISO 5963:1985, Documentation − Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms 35 [1.1.1.1.1 1.15 24/2011/TT-BTTTT, Thông tư Quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước 36