Phần 1 của bộ tiêu chuẩn ISO 23081 đưa ra khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu đặc tả hồ sơ cũng như các nguyên tắc quản lý chúng [1.1.1.1.1..1.7. Nhóm chủ trì biên soạn dự thảo tiêu chuẩn ”Tiêu chuẩn kỹ thuật về đặc tả dữ liệu trong quy trình lưu trữ hồ sơ. Phần 1: Đối tượng và hồ sơ” đã mô tả chi tiết hơn thành mô hình quản lý hồ sơ với 5 thực thể từ tiêu chuẩn này (Hình 1 [1.1.1.1.1..1.7) thành kiến trúc quản lý hồ sơ như ở Hình 7. Kiến trúc này nhằm làm rõ hơn chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ, giao diện với hệ thống nghiệp vụ, kết nối với hệ thống quản lý hồ sơ của tổ chức khác. Kiến trúc bao gồm 5 thực thể: Quy định (Madates), Đối tượng (tổ chức, phòng/nhóm, nhân viên), Hồ sơ (nội dung, dữ liệu đặc tả), Hệ thống thông tin của tổ chức (hoạt động nghiệp vụ, quản lý hồ sơ) và Mối quan hệ (cấp quyền, ghi dữ liệu hồ sơ, điều khiển, quản lý, …).
Đối tượng
Truy cập
Dữ liệu
Đối tượng
Cập nhật, chỉnh sửa
Dữ liệu đặc tả của Hồ sơ
Đối tượng Gửi hồ sơ Đối tượng
Nhận được hồ sơ
Dữ liệu đặc tả mô tả các thao tác Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi được xây dựng dựa trên dữ liệu đặc tả của thực thể Mối quan hệ. Trên Hình 7 các mối quan hệ được thể hiện bằng các mũi tên nối giữa các thực thể với hướng mũi tên thể hiện chiều tác động của thực thể này lên thực thể kia. Cụ thể dữ liệu đặc tả mô tả thao tác truy cập thể hiện một quan hệ Truy cập của Đối tượng vào Dữ liệu:
Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác Cập nhật, chỉnh sửa thể hiện một mối quan hệ Cập nhật, chỉnh sửa (Thay đổi) của Đối tượng vào Hồ sơ, dữ liệu:
Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác trao đổi thể hiện hai quan hệ: Gửi và Nhận được:
Tiêu chuẩn ISO 23089-1, 2 [1.1.1.1.1..1.8[1.1.1.1.1..1.9 cung cấp tổng quan về dữ liệu đặc tả của hồ sơ, các qui trình quản lý hồ sơ, quản lý dữ liệu đặc tả của hồ
Hình 8. Quan hệ Truy cập của Đối tượng vào Dữ liệu
Hình 9. Quan hệ Cập nhật, chỉnh sửa của Đối tượng vào Dữ liệu
sơ.Dữ liệu đặc tả về các quan hệ Truy cập; Cập nhật, chỉnh sửa và Trao đổi được xây dựng dựa trên các dữ liệu đặc tả chung của thực thể mối quan hệ trong hai tiêu chuẩn kể trên.