Kể từ sau khi Việt Nam gia nhập WTO đến nay, tầm quan trọng của thanh toán quốc tế bằng thƣ tín dụng lại càng đƣợc khẳng định và cần sự quan tâm hơn bao giờ hết. Chính vì thế, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thực hiện thanh toán quốc tế theo LC nhập khẩu tại Ngân hàng Đông Á Chi nhánh Quận 9” làm chủ đề nghiên cứu cho kỳ kiến tập của mình.
LỜI MỞ ĐẦU Trong xu tồn cầu hóa nay, ngoại thương đóng vai trò ngày quan trọng với kinh tế giới nói chung kinh tế Việt Nam nói riêng Những năm qua, kim ngạch xuất nhập Việt Nam không ngừng gia tăng Để đạt điều này, ngồi sách đắn mang tầm vĩ mô nhà nước, phải kể đến phần công sức không nhỏ hệ thống ngân hàng thương mại, nơi làm trung gian cho trình tốn, góp phần hổ trợ việc bn bán doanh nghiệp nước diễn an tồn sng sẻ Có nhiều hình thức khách q trình tốn quốc tế thông qua hệ thống ngân hàng Nhờ thu (Collection), Điện chuyển tiền (T/T), phổ biến Tín dụng chứng từ (L/C) Hình thức áp dụng cho 80% hợp đồng thương mại nhờ vào đặc tính an tồn ưu việt Vì thế, với phát triển qui mơ xuất nhập khẩu, tín dụng chứng từ ngày trở nên quan trọng Chính quan trọng đó, việc đào sâu nghiên cứu cách thức tổ chức tốn thương mại quốc tế tín dụng chứng từ quan trọng Điều giúp sinh viên trau dồi cố kiếm thức mà góp phần thúc đẩy phát triển hoàn thiện cho phương thức Từ thực tiễn trên, mạnh dạn định chọn đề tài “TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN” cho báo cáo thực tập khóa Bài báo cáo có kết cấu chương sau: Chương 1: Tổng quan Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Chương 2: Tổ chức tốn hàng nhập phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Chương 3: Các đề xuất hồn thiện nghiệp vụ tốn hàng nhập thư tín dụng (L/C) trả chậm Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Mục đích viết nhằm phân tích đánh giá việc tổ chức toán phương pháp L/C trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn, sở đưa đề xuất, kiến nghị cho vấn đề Đây hội giúp nắm bắt thực tiễn cố sâu kiến thức lí thuyết học Trong q trình thực báo cáo này, có nhiều cố gắng tơi khơng khỏi tránh nhiều sai sót Do đó, tơi mong nhận nhiều góp ý chân thành từ phía nhà trường ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn Cuối cùng, thay cho lời kết, xin chân thành cám ơn Nhà trường Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn hướng dẫn tạo điều kiện cho tơi hồn thành báo cáo Đặc biệt xin chân thành cám ơn cô giáo ThS Nguyễn Thị Phương Chi tận tình bảo cách chọn đề tài chỉnh sửa nội dung viết Cám ơn anh Nguyễn Tuấn Huy, trưởng phòng tốn quốc tế ngân hàng Eximbank Sài Gòn tạo điều kiện thuận lợi cho tơi thực tập ngân hàng Cám ơn anh Liêu Hùng Khang, tốn viên phòng tốn quốc tế, nhiệt tình hướng dẫn tơi nghiệp vụ phát sinh thực tế Tôi xin cám ơn bạn nhóm thực tập Eximbank Sài Gòn giúp đỡ tơi nhiều q trình thực tập viết báo cáo Tp Hồ Chí Minh tháng năm 2011 Lê Thị Thanh Trang CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Quá trình hình thành phát triển Lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng Eximbank NGÂN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM VIETNAM EXPORT IMPORT BANK Trụ sở chính: Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, Tp.HCM Tel: (84-8) 3821 0055 - Fax: (84-8) 3829 6063 Telex: 812690EIB.VT Swift: EBVIVNVX Eximbank thành lập vào ngày 24/05/1989 theo định số 140/CT Chủ Tịch Hội Đồng Bộ Trưởng với tên gọi ngân hàng Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Bank) Ngân hàng thức vào hoạt động ngày 17/01/1990 Ngày 06/04/1992, Thống Đốc NHNN Việt Nam ký giấy phép số 11/NH-GP cho phép ngân hàng hoạt động thời hạn 50 năm với tên ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Commercial Joint - Stock Bank), gọi tắt Vietnam Eximbank Từ số vốn điều lệ đăng ký ban đầu 50 tỷ đồng Việt Nam tương đương 12, triệu USD, đến vốn điều lệ Eximbank đạt 10.560 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu vào khoảng 13.627 tỷ đồng Eximbank có địa bàn hoạt động rộng khắp nước với trụ sở đặt TP Hồ Chí Minh 180 chi nhánh, phòng giao dịch có mặt nhiều tỉnh thành lớn Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương… Đặc biệt phương diện hợp tác quốc tế, Eximbank thiết lập quan hệ đại lý với 750 ngân hàng 72 quốc gia giới Giới thiệu Eximbank Chi nhánh Sài Gòn - Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam – chi nhánh Sài Gòn (ban đầu có tên Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam chi nhánh Tôn Thất Đạm) thành lập theo định số 18/EIB/HĐQT-03 việc thành lập chi nhánh cấp II hội đồng quản trị ký ngày tháng năm 2003 + Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Export Import Commercial Join Stock Bank – Saigon Branch + Tên viết tắt: Eximbank Sài Gòn + Địa chỉ: 28-30 Huỳnh Thúc Kháng, Quận 1, Tp.HCM + Điện thoại: (848) 39143152 + Fax: (848) 39143150 + Swift: EBVIVNXTTD - Ban đầu Eximbank Sài Gòn trực thuộc chi nhánh Chợ Lớn Vào cuối năm 2004 đầu năm 2005, ngân hàng hội đồng quản trị nâng cấp lên thành chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở II Các hoạt động kinh doanh chủ yếu Eximbank Sài Gòn Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở, Eximbank Sài Gòn đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ ngân hàng tầm cỡ quốc tế mà hệ thống Eximbank Việt Nam cung cấp cho khách hàng, cụ thể sau: - Huy động tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi toán cá nhân đơn vị VND, ngoại tệ vàng - Cho vay ngắn hạn, trung dài hạn; cho vay đồng tài trợ; cho vay thấu chi; cho vay sinh hoạt, tiêu dùng; cho vay theo hạn mức tín dụng VND, ngoại tệ vàng với điều kiện thuận lợi thủ tục đơn giản - Mua bán loại ngoại tệ theo phương thức giao ngay, hoán đổi, kỳ hạn quyền lựa chọn tiền tệ - Thanh toán, tài trợ xuất nhập hàng hóa, chiết khấu chứng từ hàng hóa - Phát hành tốn thẻ tín dụng nội địa quốc tế Chấp nhận toán thẻ quốc tế Visa, MasterCard, JCB toán qua mạng thẻ - Thực giao dịch ngân quỹ, chi lương, thu chi hộ, thu chi chỗ, thu đổi ngoại tệ, nhận chi trả kiều hối, chuyển tiền nước - Các nghiệp vụ bảo lãnh ngồi nước (bảo lãnh tốn, tốn thuế, thực hợp đồng, dự thầu, chào giá, bảo hành, ứng trước ) - Một số gói dịch vụ khác (Ví dụ: tài trọn gói hỗ trợ du học, home- loaning…) III Cơ cấu tổ chức, nhân mơ tả vị trí thực tập Cơ cấu tổ chức Eximbank Sài Gòn Giám đốc chi nhánh Phó giám đốc Hành chánh-Ngân quỹ Dịch vụ khách hàng Thánh tốn quốc tế Tín dụng Phòng giao dịch Hành chánh Cá nhân Ngân quỹ Doanh nghiệp Thẻ Kế toán giao dịch Kế toán nội Kinh doanh tiền tệ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức phòng ban Chi nhánh Sài Gòn (Nguồn: tư liệu Phòng Hành chánh – Ngân quỹ) Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở thành lập năm 2003, quy mơ nhỏ nên Eximbank Sài Gòn có cấu tổ chức đơn giản, rõ ràng phòng ban phận thuộc phòng ban Cơ cấu tổ chức bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, phòng ban, phận phòng giao dịch Eximbank Sài Gòn phân bổ phòng ban làm chức năng, nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt phòng ban có liên hệ, gắn bó chặt chẽ hỗ trợ lẫn cơng việc Chính liên kết giúp cho phòng ban hồn thành tốt vai trò phục vụ khách hàng cách tốt Ngoài cấu tổ chức giúp Ban giám đốc kiểm soát hoạt động ngân hàng hiệu hơn, nhân viên có ý thức, trách nhiệm cơng việc Như vậy, chưa thành lập lâu nhìn chung Eximbank Sài Gòn có cấu tổ chức phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh Cơ cấu nhân Hiện nay, tồn hệ thống Eximbank Sài Gòn có khoản 171 nhân viên phân bổ sau: + Ban giám đốc: Giám đốc, Phó giám đốc + Phòn hành chánh - ngân quỹ: 20 nhân viên + Phòng dịch vụ khách hàng: 34 nhân viên Bộ phận tốn quốc tế 12 nhân viên + Phòng tín dụng: 25 nhân viên + Các hòng giao dịch: 82 nhân viên Với độ ngũ nhân viên có trình độ đại học sau đại học 50% tỷ lê nhân viên 35 tuổi 83%, thấy Eximbank sở hữu nguồn nhân lực đầy tiềm có trình độ cao, trẻ động Đây điều kiện thuận lợi cho chi nhánh Sài Gòn nói riêng hệ thống Eximbank nói chung phát triển mạnh cạnh tranh hiệu trước đối thủ khác Mơ tả vị trí thực tập Từ ngày 27/6 đến 1/8, ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn nhận vào kiến tập phòng tốn quốc tế trực thuộc phận dịch vụ khách hàng Nhiệm vụ thời gian kiến tập quan sát tìm hiểu kiến thức thực hoạt động toán quốc tế Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn Trong khoảng thời gian đầu, theo phân cơng phó phòng tốn quốc tế, tơi tốn viên Liêu Hưng Khang hướng dẫn tìm hiểu qui trình hình thức tốn quốc tế ngân hàng Eximbank Sau tiếp xúc với hồ sơ, chứng từ thực tế, giao nhiệm vụ photo chuyển chứng từ phòng ban Đây hội giúp tơi hiểu rõ vận hành mối liên quan phòng tốn quốc tế phòng ban khác ngân hàng Tơi hướng dẫn xếp số chứng từ tiếp xúc tìm hiểu nội dung ý nghĩa chứng từ thực tế.Vì thời gian kiến tập ngắn, tơi chưa có hội tiếp xúc nhiều với hệ thống Korebank, chưa trực tiếp tham gia soạn thảo điện thư Song, hội để học hỏi tìm hiểu thực tế hoạt động tốn quốc tế qua hệ thống điện tử ngân hàng có nghiệp vụ tốn quốc tế phát triển hàng đầu Việt Nam IV Kết hoạt động kinh doanh Eximbank Sài Gòn từ năm 2008-2010 Bảng 1.1: Tình hình kinh doanh Eximbank Sài Gòn giai đoạn 2008 - 2010 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2008 Tổng vốn 4438799,90 Vốn huy động Doanh thu Lợi nhuận sau thuế Vốn chủ sở hữu 2009/2008 2010/2009 6021248,20 8392727,60 35,65% 39,39% 3122126,95 4704383,20 6845319,80 50,68% 45,51% 442874,89 730802,69 1242364,57 65,01% 70,00% 104186,60 188638,50 59,27% 81,06% 1316865,00 1547407,80 0,01% 17,51% 59,25% 54,08% 65413,29 1316672,95 2009 2010 ROE 4,97% 7,91% 12,19% ROA 1,47% 1,73% 2,25% Doanh thu/Vốn chủ sở hữu 33,64% 55,50% 80,29% Nguồn: Tổng hợp bảng cáo cáo tài Phòng kế tốn từ 2008-2010 Nhìn chung tình hình kinh doanh Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn năm qua có bước tiến khả quan Tốc độ tăng trưởng trung bình tổng vốn năm khoảng 37-38% Vốn huy động chiếm khoảng 70% tổng vốn năm 2008, chiếm 80% năm 2010 Điều thể đặc thù Ngân hàng thương mại: tỷ số đòn bẩy tài cao Các số cho thấy qui mô hoạt động Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn ngày mở rộng, mức độ sử dụng vốn ngày gia tăng Mặt khác, doanh thu năm qua có tốc độ tăng trưởng mạnh, doanh thu năm 2008 tăng 65% so với 2009, năm 2010 so với 2009 70% Lợi nhuận sau thuế có tốc độ tăng vượt bậc, đặc biệt tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế năm 2010 so với 2009 80% Điều mặt phản ánh tình hình kinh doanh Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn khơng ngừng mở rộng, đồng thời thể chi phí hoạt động giảm dần Về mặt hiệu hoạt động, số ROE cho thấy lợi nhuận ngân hàng mang lại cho cổ đơng năm 2008 có 4,97%, sang năm 2010 12, 19%, trung bình năm tốc độ tăng ROE 50% Điều thể khả sinh lời Eximbank chi nhánh Sài Gòn khơng nhỏ có tốc độ tăng cao Qua phân tích tình hình kinh doanh ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn từ năm 2008 đến 2010 ta nhận thấy khoảng thời gian ngắn ngân hàng đạt tốc độ phát triển vượt bậc với số ấn tượng Điều phần thể chiến lược phát triển ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn hướng, góp phần tạo thuận lợi cho bước phát triển dài hạn năm CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Tổ chức toán hàng nhập phƣơng thức thƣ tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn MỞ L/C YÊU CẦU HỦY L/C THU KÝ QUỸ NHẬN VÀ KIỂM CHỨNG TỪ HỦY L/C Hợp lệ/ chấp nhận BHL/ từ chối BHL HOÀN TRẢ CHỨNG TỪ CHẤP NHẬN HỐI PHIẾU GIA HẠN THANH TOÁN (nếu có) THANH TỐN L/C LƢU HỒ SƠ Sơ đồ 2.1: Tổng quan qui trình thực tốn L/C trả chậm (Nguồn: Qui trình nghiệp vụ tốn nhập Phòng tốn quốc tế) (Các bước qui trình cụ thể, xem phụ lục qui trình toán hàng nhập L/C trả chậm) II Tổ chức tốn lơ hàng thuốc nhập phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn Một cơng ty nhập Việt Nam, nhập lô hàng thuốc từ Đức, tốn hình thức thư tín dụng trả chậm mở Ngân hàng Eximbank Sài Gòn, ngân hàng thơng báo HSBC Bank PLC, CITY OF LONDON Cơng ty xuất có địa Hamburg - Đức, nên xuất trình chứng từ HSBC Trinkaus & Burkhardt, Hamburg - Đức Ngân hàng Eximbank tài khoản ngân hàng HSBC Trinkaus & Burkhardt Hamburg - Đức, thông qua tài khoản Ngân hàng HSBC New York tốn cho ngân hàng HSBC DUESSELDORF – Đức (theo thị toán thư Ngân hàng) Phát hành L/C - Ngày 11/3, đơn vị nhập gửi Giấy đề nghị mở tín dụng thư (L/C trả chậm), đề nghị Eximbank chi nhánh Sài Gòn mở L/C có nội dung sau: + To: HSBC BANK PLC, CITY OF LONDON CORPORATE OFFICE (SWIFT CODE: MIDLGB22) + FM: VN EXIMBANK, SAIGON BRANCH, HO CHI MINH CITY (ATTN: L/C ADVISING DEPT.) + L/C mở cho công ty xuất hưởng, với trị giá L/C USD 33.792,00 giá CIF Tân Cảng, TP HCM, VIETNAM (INCOTERMS 2000) + NGÀY HẾT HẠN VÀ ĐỊA ĐIỂM: 31/05/2011 TẠI VIỆT NAM (NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH) + Cơng ty đề nghị kí quĩ 100% trị giá L/C (Những điều kiện cụ thể khác xem phụ lục 1) Giấy đề nghị mở tín dụng cơng ty nhập phải có chữ kí giám đốc thay quyền giám đốc đóng dấu cơng ty, ngồi ra, có thêm chữ kí kế tốn trưởng a Thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ ghi nhận lại ngày tháng trị giá L/C đƣợc mở, có chữ kí LĐP phê duyệt 10 Ngồi ra, tốn viên u cầu khách hàng cung cấp thêm giấy tờ sau làm hồ sơ mở thư tín dụng: 01 hợp đồng ngoại thương (phụ lục 2) b Thanh toán viên kiểm tra chi tiết hồ sơ Kiểm tra đồng điều khoản giấy đề nghị mở L/C hợp đồng, chữ ký dấu khách hàng giấy đề nghị mở L/C so với chữ ký dấu khách hàng cung cấp mở tài khoản Eximbank lưu sở liệu c Thanh toán viên soạn L/C nháp, gửi khách hàng kiểm tra thống ý kiến trƣớc mở L/C thức d Thanh tốn viên tiến hành mở L/C thức TTV1 - Kiểm tra nguồn tiền kí quĩ, chuyển giấy bán ngoại tệ cho phận kinh doanh - Nhập liệu vào hệ thống Korebank, hạch tốn thủ tục phí mở L/C, điện phí mở L/C - Theo dõi phiếu hạch toán in ra: + Phí mở L/C: 2,116.308 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Điện phí mở LC: 3,757.500 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Thuế VAT: 10% điện phí mở L/C: 375,750 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Kí quĩ 100% trị giá L/C: 33.792,000 USD (Tất số tiền trừ vào tài khoản đơn vị nhập Eximbank) - Chuyển điện mở L/C MT700 qua hệ thống SWIFT trực tiếp cho ngân hàng HSBC London - In điện mở L/C, kiểm tra lại L/C mở, ký tên in L/C Kiểm tra lại giấy báo, phiếu hạch tốn, ký tên, chuyển tồn sang cho TTV2 TTV2 - Kiểm tra lại toàn thông tin hợp đồng, giấy đề nghị mở L/C, in điện mở L/C Sau kiểm tra kí tên kiểm L/C 11 KSV - Kiểm tra lại toàn nội dung giấy đề nghị mở L/C kèm chứng từ liên quan, hồ sơ pháp lý đơn vị nhập khẩu, mặt hàng thuốc nguồn tiền sử dụng để mở L/C - Kiểm tra máy tính liệu TTV nhập ký kiểm sát in điện L/C giấy báo gửi khách hàng LĐP - Kiểm tra lại hồ sơ mở L/C nguồn tiền mở L/C, duyệt bút toán máy ký duyệt in điện mở L/C - Trả hồ sơ lại cho TTV trực tiếp mở L/C TTV1 - Xem xét ý kiến chỉnh sửa L/C KSV, LĐP in thực thao tác cập nhật máy: + Bổ sung Documentary credit number: 1401ILUEIB1100 + Bổ sung Date of Issue: 110311 + Tại mục 46A: chỉnh sửa 2/3 ORIGINALS thành FULL SET (3/3) ORIGINALS + Bổ sung “UNDER SHIPPER ITEM MUST MENTION „CONG TY B‟” + Điểm 8: chỉnh sửa 1/3 ORIGINAL B/L thành 01 PHOTOCOPY OF B/L + Tại mục 47A: bỏ cụm từ “ VARIATION OF” (xem in L/C chỉnh sửa phụ lục) - Sau sửa xong, ghi xác nhận kí xác nhận sửa, chuyển cho KSV KSV - Kiểm tra lại điện L/C TTV chỉnh sửa máy Ký kiểm soát mực đỏ lên in điện L/C LĐP 12 - Kiểm tra lại điện L/C lần cuối trước đẩy điện thư hội sở Hội sở đẩy điện nước LĐP ký tên duyệt lên in L/C mực đỏ trước trả TTV e Giao gốc L/C cho đơn vị nhập đƣợc in giấy logo Eximbank có chữ ký LĐP Khách hàng có ký nhận lên L/C lƣu ngân hàng, ghi rõ ngày nhận tên họ ngƣời nhận (xem mặt trước in L/C thức) f Lƣu hồ sơ - Hồ sơ lưu bao gồm: + Hợp đồng ngoại thương + Giấy đề nghị mở L/C gốc + Bản in L/C chỉnh sửa + Phiếu hạch toán + Bản điện chuyển L/C (tại mục Status: ACK’ed: L/C phát hành) - Ghi đầy đủ lên bìa L/C Chấp nhận L/C trả chậm: - Ngày 11/4 ngân hàng nước HSBC Hamburg – Đức gửi thư ngân hàng chứng từ cho Eximbank Chứng từ đến vào ngày 13/4 theo dấu phòng hành chánh Trong thư, HSBC thông báo về: + Bộ chứng từ gửi kèm theo + Bất hợp lệ tìm thấy: B/L không ghi cảng đến Tân Cảng, TPHCM, VIETNAM + Yêu cầu xác nhận ngày đáo hạn B/E, xác nhận chấp nhận toán hối phiếu vào ngày 28/5/2011 + Chỉ thị toán: Ngày 31 tháng (ngày làm việc sau ngày 28 tháng 5) Eximbank điện tốn đến văn phòng DUESSELDORF (mã BIC: TUBDDEDD) thông qua tài khoản USD với ngân hàng HSBC New York (mã BIC: MRMDUS33) cho 13 hưởng (mã BIC: TUBDDEHH) dựa theo số tham chiếu nêu (số B/E: BACTBH188308) a TTV đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C nhập máy ngày để theo dõi chứng từ nhận thông qua phiếu kiểm chứng từ nhập (xem phiếu kiểm chứng từ nhập phụ lục) - Nội dung phiếu kiểm chứng từ nhập ghi rõ số L/C, trị giá L/C, tên công ty Việt Nam, ngày nhận chứng từ danh sách chứng từ nhận được, sai sót phát Ví dụ: Draft: or/2: gốc (Draft phát hành bản) Invoice: 1or + 1c: gốc copy - Sau kiểm chứng từ, có sai sót phát hiện: + Cảng đến khơng xác + Gross weight on shipping marks differs from other document (“95.04 kg” I/O “95kg”) - Chứng từ chuyển sang cho TTV2 kiểm tra lại lần sau trình KSV kiểm kí xác nhận Việc kiểm chứng từ xác nhận kéo dài từ ngày 13/4 đến 14/4 b Thông báo bất hợp lệ cho khách hàng đồng thời điện báo bất hợp lệ cho ngân hàng nƣớc ngoài: - Ngày 14/4 sau KSV kiểm ký xác nhận bất hợp kệ, TTV thông báo bất hợp lệ cho đơn vị nhập có chữ ký trưởng phòng tốn quốc tế (Mẫu thơng báo xem phụ lục) - Ngay sau thông báo bất hợp lệ cho doanh nghiệp, điện báo bất hợp lệ cho ngân hàng nước (HSBC Hamburg) điện MT999 Bản in điện MT999 soạn kiểm tra tương tự in điện phát hành L/C (xem điện MT999 chỉnh sửa phụ lục) In điện báo bất hợp lệ thức MT999 (ACK’ed) (xem điện MT999 thức phụ lục) c Ngày 27 tháng 4, sau nghiên cứu bất hợp lệ, đơn vị nhập gửi thông báo chấp nhận bất hợp lệ đồng ý toán 14 hạn chứng từ trị giá USD 33,792.00 có chữ ký giám đốc cơng ty kế tốn trƣởng dấu công ty - Sau nhận thông báo chấp nhận bất hợp lệ đơn vị nhập khẩu, toán viên kiểm tra nguồn tiền toán làm thủ tục ký hậu B/L giao chứng từ cho khách hàng d Ký hậu B/L giao chứng từ cho khách hàng: - Đóng dấu ký hậu B/L mặt sau B/L: Delivery to: đơn vị nhập Date: 28/4/2011 FOR VIETNAM EXIMBANK SAIGON BRANCH (chữ ký LĐP) - Sau kiểm tra xem đơn vị nhập có đủ tiền tốn chứng từ chi phí liên quan, giao chứng từ cho khách hàng đề nghị khách hàng ký nhận chứng từ mặt sau chứng thư ngân hàng nước ghi rõ: “đã nhận đầy đủ chứng từ, 28/04/2011, kí tên” - Ngày 29 tháng 4, HSBC Hamburg điện nhắc L/C nội dung toán L/C (xem B/L kí hậu điện nhắc HSBC Hamburg phụ lục) e Điện thông báo chấp nhận bất hợp lệ cho ngân hàng nƣớc ngồi (HSBC Hamburg) - TTV soạn điện thơng báo chấp nhận bất hợp lệ chứng từ Bản in điện MT999 chỉnh sửa theo qui trình giống in điện mở L/C Nội dung cụ thể chỉnh sửa bổ sung là: “ATTN: TRADE AND SUPPLY CHAIN FUTHER TO OUR SWIFT MSG DD 14/04/2011 CONCERNING DISCS OF YR SAID BILL DD…” - Ngày tháng 5, điện thức MT999 thơng báo cho HSBC Hamburg việc chấp nhận bất hợp lệ chứng từ xác nhận ngày đáo hạn B/E ngày 28 tháng năm 2011 (xem điện thông báo MT999 chỉnh sửa in điện thức phụ lục) Thanh tốn hối phiếu đến hạn: 15 - Ngày 26/05 TTV đăng kí vốn hội sở - TTV kiểm tra lại hồ sơ, nhập liệu vào máy, hạch toán thu điện phí, thủ tục phí chuyển điện tốn - Eximbank chi nhánh Sài Gòn khơng có tài khoản ngân hàng HSBC Hamburg – Đức, có tài khoản HSBC New York Vì thế, Eximbank lệnh cho HSBC New York toán cho tài khoản HSBC Harmburg có văn phòng DUESSELDORT HSBC DUESSELDORT - Nội dung biểu phí điện phí sau: + Tổng giá trị L/C phải tốn 33.792,00; 120 USD điện phí (gồm có phí điện); 60 USD phí bất hợp lệ (nội dung chi tiết xem Phiếu hạch toán toán hàng nhập phụ lục) + In phiếu hạch toán, kiểm tra, ký xác nhận chuyển cho LĐP kí duyệt + Làm P/A: chọn điện MT999 thơng báo cho HSBC Hamburg việc hướng dẫn HSBC New York toán cho HSBC Hamburg 33,612 (giá trị L/C 33.792,00 USD trừ 120 USD điện phí 60 USD phí bất hợp lệ) + Làm P/O: điện MT202 cho ngân hàng HSBC New York hướng dẫn toán theo thư ngân hàng + Cả P/O P/A in điện kiểm tra lại kí xác nhận giống q trình phát hành L/C - Hạch tốn - Chuyển tồn hồ sơ, điện tốn giấy báo cho KSV trước trình LĐP kí duyệt - Lưu bìa hồ sơ tất chứng từ có liên quan III Nhận xét qui trình tốn phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn Những điểm mạnh Nghiệp vụ toán phương thức tín dụng chứng từ trả chậm Eximbank Sài Gòn quan tâm nghiên cứu qui định cụ thể, 16 chi tiết thống từ hội sở đến chi nhánh Chính thế, qui trình tốn L/C trả chậm có nhiều ưu điểm bật: a Qui trình tốn L/C Eximbank có tính an tồn cao Tính an tồn vốn ưu hình thức tốn L/C Tại Eximbank, tính an tồn đảm bảo thơng qua bước kiểm tra kĩ toán viên, kiểm soát viên lãnh đạo phòng liên kết chặt chẽ phận phòng tốn quốc tế phòng tốn quốc tế với phòng ban ngân hàng Cụ thể như: - Khi nhận hồ sơ mở L/C, việc yêu cầu khách hàng thủ tục giấy tờ cần thiết, TTV ý kiểm tra tư cách pháp nhân khách hàng, tình hình tài khách hàng mở L/C Nếu L/C ký quỹ 100%, toán viên phải kiểm tra kỹ nguồn tiền ký quỹ Nếu L/C khơng ký quỹ 100%, tốn viên phải liên hệ liên hệ với phòng tín dụng doanh nghiệp yêu cầu khách hàng phải có giấy giới thiệu phòng tín dụng doanh nghiệp Việc kiểm tra kĩ hồ sơ pháp lý nguồn tiền doanh nghiệp xin mở L/C thể thận trọng Eximbank qui trình phát hành L/C - Quá trình tiến hành mở L/C thức kiểm tra giám sát gắt gao ưu điểm lớn việc hạn chế rủi ro sai sót gây Việc kiểm tra L/C thức phải qua lần kiểm chỉnh sửa: từ toán viên – toán viên – kiểm soát viên – lãnh đạo phòng – tốn viên – kiểm sốt viên – lãnh đạo phòng Đối với điện thư khác phải trải qua lần kiểm chỉnh sửa Điều thể việc kiểm tra chặt chẽ kĩ Eximbank điện thư trước đẩy điện nước - Việc chuyển điện thư thơng qua LĐP kí duyệt, đẩy điện hội sở, sau hội sở đẩy nước b Chú trọng đến lợi ích hỗ trợ cho khách hàng Trong suốt qui trình tốn hàng nhập L/C, TTV quan tâm nhắc nhở DN vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến cơng việc lợi ích khách hàng Cụ thể như: 17 - Một TTV phụ trách khách hàng chịu trách nhiệm với hồ sơ khách hàng suốt qui trình từ bước mở L/C lúc đóng hồ sơ Việc xếp công việc tạo thuận lợi cho việc xử lý trục trặc phát sinh suốt trình, đồng thời việc liên lạc với khách hàng ngân hàng Eximbank thuận tiện - TTV soạn thảo giúp khách hàng nội dung thư đề nghị L/C trường hợp khách hàng không quen với ngôn ngữ thư đề nghị mở L/C - Chủ động liên lạc với nhân viên phòng tín dụng hỗ trợ cho khách hàng tới hạn toán, giúp khách hàng thực thao tác bán tiền VND mua ngoại tệ để toán ký quỹ L/C Điểm hạn chế Bên cạnh ưu điểm bật nêu trên, qui trình tốn hàng nhập L/C vài hạn chế định Cụ thể là: a Qui trình chưa gọn nhẹ, tốn nhiều thời gian cơng sức Nếu kiểm soát chặt chẽ giúp cho giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh việc mở L/C việc mở điện thư, mặt trái tạo cảm giác cồng kềnh, tốn nhiều thời gian cơng sức.Ví dụ trình kiểm tra L/C phải trải qua lần kiểm tra chỉnh sửa, việc kiểm tra điện thư tương tự Đặc biệt điều gây ảnh hưởng khơng lúc khối lượng cơng việc lớn, ảnh hưởng tới chi phí phát hành L/C điện thư Chi phí điện thư 30USD, chi phí phát sinh bất hợp lệ 60 USD b Sự liên kết phòng ban chưa linh hoạt thiếu hỗ trợ từ công nghệ Hiện Eximbank sử dụng phần mềm Korebank qui trình mình, coi ưu điểm so với ngân hàng nước Tuy nhiên, số mặt hạn chế, ví dụ như: liên lạc phòng ban phòng tốn quốc tế phòng kinh doanh tiền tệ, phòng tín dụng doanh nghiệp mang tính thủ cơng chưa vi tính hóa Điều gây lãng phí thời gian khiến cho qui trình khơng linh hoạt cho thao tác phụ qui trình 18 CHƢƠNG 3: CÁC ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ THANH TỐN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG THƢ TÍN DỤNG TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK I Đề xuất vấn đề kỹ thuật Ngày nay, công nghệ kĩ thuật công cụ phục vụ đắc lực cơng việc nói chung, qui trình tốn L/C nói riêng Nó khơng giúp cho qui trình tốn L/C trở nên gọn nhẹ, xác hiệu mà tăng suất làm việc toán viên, giúp ngân hàng giảm chi phí hoạt động Hiện nay, hệ thống ngân hàng Eximbank sử dụng phần mềm Korebank nghiệp vụ toán quốc tế Đây phần mềm đại so với ngân hàng nội địa Tuy nhiên, thực tế số điểm hạn chế cụ thể tính tự động hóa chưa cao, thiếu đồng phận suốt qui trình tốn, số bước qui trình thủ cơng tốn nhiều thời gian khách hàng Một số đề kiến nhằm hoàn thiện nghiệp vụ toán L/C như: Đơn giản hóa bƣớc qui trình tốn - Xây dựng chương trình website nhằm giúp cho khách hàng yêu cầu mở L/C trang web, giản lược bước khách hàng phải đến tận chi nhánh để đưa giấy tờ cần thiết TTV trực tiếp phụ trách khách hàng linh hoạt việc liên lạc với doanh nghiệp (không liên lạc thơng qua điện thoại, liên lạc trực tiếp qua mạng… nhằm hỗ trợ giải đáp thắc mắc khách hàng cách nhanh chóng) Hiện đại hóa hệ thống xử lý chứng từ liên lạc phòng ban - Xây dựng mạng nội đại nhằm gia tăng liên hệ phòng tốn quốc tế với phòng tín dụng doanh nghiệp phòng kinh doanh tiền tệ nhằm đẩy nhanh tốc độ liên lạc xử lý nghiệp vụ phát sinh - Hồn thiện qui trình kiểm tra xử lý chứng từ máy tính, nhằm tiết kiệm thời gian công sức Việc kiểm L/C nháp điện thư làm kí duyệt máy tính Như vừa đảm bảo tính an tồn xác cho L/C vừa giúp qui trình trở nên gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí in ấn II Đề xuất vấn đề ngƣời 19 Con người vốn nhân tố định việc tạo nên thành công tập thể Đầu tư phát triển người luôn điểm then chốt muốn nâng cao lực hoạt động cho hệ thống Đặc biệt lĩnh vực toán quốc tế, nơi mà người chiếm vị trí quan trọng Nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên phòng toán quốc tế - Song song với việc đại hóa hệ thống tốn quốc tế máy, nhân viên toán quốc tế nên cập nhật liên tục kiến thức nghiệp vụ máy cách tham gia buổi huấn luyện ngắn hạn Ngân hàng tổ chức - Cùng với việc có ngày nhiều khách hàng đến với Eximbank việc toán XNK năm gần đấy, nghiệp vụ phát sinh ngày nhiều phức tạp Vì thế, cần có buổi huấn luyện nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên, đặc biệt nhân viên trẻ trường Điều nhằm gia tăng lực TTV, giảm thiểu sai sót trình xử lý chứng từ, nâng cao uy tín cho ngân hàng Eximbank - Nâng cao trình độ tiếng Anh nhân viên cách yêu cầu thêm tiếng Anh thông dụng TOEIC tiêu chuẩn tuyển nhân viên Đặc biệt tiếng Anh ngôn ngữ chủ yếu suốt qui trình tốn L/C hệ thống ngân hàng Có chế độ khuyến khích khen thƣởng nhân viên - Nhằm gia tăng suất công việc, Ngân hàng nên có chế độ khen thưởng khuyến khích nhân viên có thành tích tốt suốt q trình làm việc Ví dụ như: khen thưởng dành cho nhân viên hoạt động hiệu đạt thỏa mãn nhiều từ khách hàng - Có chế độ khen thưởng danh hiệu cho phòng ban hoạt động hiệu nhằm làm động lực cho tập thể nhân viên phận, từ trì uy tín cao tâm trí khách hàng lợi cạnh tranh Eximbank thị trường ngân hàng nói chung 20 KẾT LUẬN Bài báo cáo rằng, việc tổ chức toán L/C thực tế diễn nhiều bước chi tiết chặt chẽ Để cho q trình tốn hàng hóa diễn sng sẻ an tồn, cần có phối hợp chặt chẽ nhân viên phận tốn quốc tế, phòng tốn quốc tế phòng ban khác Thực tiễn góp phần nhấn mạnh thêm lần tính an tồn phương thức tốn L/C ràng buộc chặt chẽ bên có liên quan Ngân hàng Eximbank nói chung Eximbank chi nhánh Sài Gòn nói riêng thể tính chun nghiệp lĩnh vực tốn quốc tế Mặc dù vài hạn chế nhỏ, khơng thể khơng khẳng định qui trình mà Eximbank thực kiểu mẫu cho nhiều ngân hàng noi theo Qua trình thực tập Eximbank Sài Gòn, ngồi phát triển kĩ nghiệp vụ hiểu biết sâu sắc lĩnh vực tốn quốc tế, em học tập nhiều phong cách làm việc thói quen kĩ luật Đây học bổ ích cần thiết cho sinh viên non kinh nghiệm 21 ... triển dài hạn năm CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Tổ chức tốn hàng nhập phƣơng thức thƣ tín dụng... hàng nhập L/C trả chậm) II Tổ chức tốn lơ hàng thuốc nhập phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn Một cơng ty nhập Việt Nam, nhập lô hàng thuốc từ Đức, tốn hình... năm 2011 Lê Thị Thanh Trang CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GỊN I Q trình hình thành phát triển Lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng Eximbank NGÂN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM