Giao trinh MS word

Trình soạn thảo văn Winword 7.0 Phần WINWORD 7.0 GIỚI THIỆU CHUNG Winword phần mềm soạn thảo văn chạy môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo loại văn phục vụ cho công tác văn phịng Winword có tính sau:  Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn hộp thoại  Có khả giao tiếp liệu với ứng dụng khác  Có tiện ích trợ giúp tạo văn dạng đặc biệt  Có khả tạo bảng biểu, biểu đồ KHỞI ĐỘNG WINWORD Winword khởi động cách sau:  Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng chương trình Microsoft Office Shortcut nằm góc trên, bên phải cửa sổ hình  Cách 2: Đưa trỏ chuột bấm vào nút Start\Programs\Microsoft Word Khởi động Winword nút Start Trình soạn thảo văn Winword 7.0 MÀN HÌNH CỦA WINWORD 7.0 Sau khởi động, hình Winword hình sau, có thành phần sau: Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh cơng cụ Hình cửa sổ Winword  Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề nằm hình, gồm có ba phần o Phần biểu tượng chương trình (để khỏi chương trình, nháy đúp chuột vào biểu tượng này) o Phần tiêu đề cho biết tên tệp hành, tên chương trình Nếu khởi động, tên mặc định văn Document1 o Các hộp điều khiển sổ phóng to, thu nhỏ, đóng chương trình  Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa lệnh lệnh Winword để phục vụ cho việc soạn thảo, chia thành nhóm nhóm lệnh quản lý tệp văn (File), nhóm lệnh chỉnh sửa văn (Edit), o Để mở thực đơn, đưa chuột vào tên thực đơn, bấm nút trái chuột (có thể dùng bàn phím để mở thực đơn cách: giữ phím Alt chữ gạch thực đơn cần mở) Trình soạn thảo văn Winword 7.0 o Trong thực đơn, số lệnh có tổ hợp phím tắt bên phải Khi từ bàn phím ta bấm tổ hợp phím tắt để gọi lệnh mà khơng cần phải vào thực đơn Lưu ý, thực đơn lệnh in rõ lệnh thực được,các lệnh có màu xám nhạt lệnh tạm thời khơng thực Các lệnh mà phía sau có dấu " "là lệnh có hộp thoại kèm theo sau lệnh chọn  Thanh công cụ (Tool bar): Chứa lệnh thông dụng dạng biểu tượng (Icon), để sử dụng lệnh nào, ta cần trỏ chuột bấm nút chuột trái vào lệnh Các Tool bar tắt mở lệnh View/Tool bar: o Formating Bar (Thanh định dạng): Chứa biểu tượng dành cho việc địng dạng loại font, cỡ font, o Rule (Thước): Thanh thước ngang dọc  Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm cuối hình, cho biết tình trạng cửa sổ số trang, tổng số trang chế độ gõ văn chèn hay đè, XỬ LÝ CÁC CỬA SỔ Winword cho phép làm việc đồng thời nhiều văn khác Tại thời điểm có cửa sổ kích hoạt, để làm việc với cửa sổ khác, cần gõ Alt+W, gõ số thứ tự văn cần kích hoạt Để lúc quan sát văn bản, vào thực đơn Window, chọn Arrange Lưu ý, để tiết kiệm nhớ, tạo điều kiện cho máy tính hoạt động nhanh hơn, nên đóng cửa sổ (văn bản) không cần thiết, mở văn cần trao đổi liệu với THOÁT KHỎI WINWORD Để khỏi Winword ta có cách làm sau:  Vào thực đơn File, chọn Exit  Bấm tổ hợp phím Alt+F4  Nháy đúp chuột vào biểu tượng Winword góc trái  Bấm chuột vào nút "x" góc phải Lưu ý: Khi chưa lưu giữ văn bản, máy tính xuất hộp thoại, yêu cầu ta xác nhận có lu gi bn hay khụng Trình soạn thảo văn Winword 7.0 QUN Lí TP VN BN MỞ VĂN BẢN MỚI Để mở văn mới, ta làm cách sau:  Cách 1: Vào thực đơn File, chọn New  Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+N  Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  công cụ MỞ VĂN BẢN ĐÃ CĨ Để mở văn có, ta làm cách sau:  Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Open Chọn ổ đĩa, thư mục tên văn cần mở (dường dẫn), bấm nút Open  Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O Chọn ổ đĩa, thư mục tên văn cần mở (dường dẫn), bấm nút Open  Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  công cụ Chọn ổ đĩa, thư mục tên văn cần mở (dường dẫn), bấm nút Open Về thư mục mẹ Hộp thoại Save As Lưu ý: Trong thực đơn File, phía có liệt kê danh sách văn vừa làm việc gần Để mở văn danh sách đó, cần bấm chuột trái vào Có thể mở tới văn bảo gồm văn mở văn có Trình soạn thảo văn Winword 7.0 LƯU GIỮ VĂN BẢN A LƯU GIỮ VĂN BẢN MỚI Để lưu giữ văn mới, ta làm cách sau:  Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save Save As Khi đó, xuất hộp thoại Save As Ta cần phải chọn ổ đĩa, thư mục hộp Save in gõ tên văn cần lưu giữ hộp File name, bấm nút Save  Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S Chọn ổ đĩa, thư mục tên văn cần lưu giữ, bấm nút Save  Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  công cụ Chọn ổ đĩa, thư mục tên văn cần lưu giữ, bấm nút Save Hộp thoại Save Option B LƯU GIỮ VĂN BẢN ĐÃ CÓ Để lưu giữ văn có, ta làm cách sau:  Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save  Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S  Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  công cụ C LƯU GIỮ VĂN BẢN ĐÃ CÓ VỚI MỘT TÊN KHÁC (SAO CHÉP VĂN BẢN) Để lưu giữ văn có với tên khác, ta lm bng cỏch nh sau: Trình soạn thảo văn b¶n Winword 7.0  Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save As Chọn ổ đĩa, thư mục tên văn cần lưu giữ, bấm nút Save D ĐẶT CÁC TUỲ CHỌN THƯỜNG DÙNG CHO VIỆC LƯU GIỮ Để đặt tuỳ chọn cho việc lưu giữ, vào thực đơn Tools, chọn Option, chọn mục Save Khi hộp thoại Save Option xuất hiện, ta chọn số tuỳ chọn cho việc lưu giữ sau:  Always Create Backup Copy: Luôn tạo tệp dự trữ (*.BAK) lưu giữ văn lên đĩa  Allow Fast Save: Lưu giữ nhanh (chỉ lưu sửa đổi, không tạo tệp (*.BAK)  Automatic Save Every: Tự động lưu sau khoảng thời gian lựa chọn Để chọn mục nào, ta đánh dấu "x" cách bấm chuột vào mục Trình soạn thảo văn Winword 7.0 NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN CÁC PHÍM THƯỜNG DÙNG TRONG WINWORD  : Di chuyển trỏ sang phải ký tự  : Di chuyển trỏ sang trái ký tự  : Di chuyển trỏ xuống dòng  : Di chuyển trỏ lên dòng Home : Di chuyển trỏ đầu dòng văn End : Di chuyển trỏ cuối dòng văn PgUp : Di chuyển trỏ lên trang hình PgDown: Di chuyển trỏ xuống trang hình Ctrl+Home: Di chuyển trỏ đầu văn Ctrl+End: Di chuyển trỏ cuối văn Delete: Xoá ký tự phía bên phải trỏ Back Space: Xố ký tự phía bên trái trỏ Insert: Chuyển đổi chế độ gõ: chèn hay đè (khi trạng thái, chữ OVR sáng chế độ gõ đè, mờ chế độ gõ chèn Esc: Ngắt cơng việc thực Shift: Trên phím có hai ký hiệu, giữ phím Shift gõ phím ký tự bên Trên phím có ký hiệu, giữ phím Shift gõ phím ký tự chữ hoa Enter Xuống dòng (Khi gõ văn bản, chiều dài dòng ký tự vượt độ rộng trang Winword tự động xuống dòng Để xuống dòng chuyển sang đoạn văn khác, ta sử dụng phím Enter) CHẾ ĐỘ GÕ VĂN BẢN KIỂU TELEX Cách gõ văn tiếng Việt theo kiểu Tetex sau: oo: ow: aa: aw: ee: w: uw: f: s: r: x: j: ô â ă ê ư dấu huyền dấu sắc du hi du ngó du nng Trình soạn thảo văn Winword 7.0 CHN KHI VN BN Ta có cách chọn khối văn sau:  Bấm chuột vào đầu khối văn cần chọn, giữ phím Shift, bấm chuột vào cuối khối văn cần chọn  Đưa trỏ vào đầu khối văn cần chọn, giữ phím Shift, dùng phím , , , , Home, End, PageUp, PageDown, để chọn SAO CHÉP KHỐI VĂN BẢN  Chọn khối văn cần chép  Vào thực đơn Edit, chọn Copy (bấm tổ hợp phím Ctrl+C)  Đưa trỏ chuột đến vị trí muốn dán  Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V) CẮT DÁN KHỐI VĂN BẢN (DI CHUYỂN KHỐI VĂN BẢN)  Chọn khối văn cần cắt dán (di chuyển)  Vào thực đơn Edit, chọn Cut (bấm tổ hợp phím Ctrl+X)  Đưa trỏ chuột đến vị trí muốn đưa khối văn chọn đến  Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V) Lưu ý: Khi dùng lệnh Copy Cut, ta đưa khối văn chọn vào nhớ máy Khi dùng tiếp lệnh lần thứ hai, khối văn chọn tiếp sau chiếm chỗ khối văn trước nhớ XỐ KHỐI VĂN BẢN  Chọn khối văn cần xố  Bấm phím Delete ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ (FONT)  Chọn khối văn cần định dạng  Vào thực đơn Format, chọn Font  Khi hộp thoại Font xuất hiện, chọn bảng Font Ta có lựa chọn sau: o Chọn loại chữ hộp Font (thường chọn loại Vn.Time) Các loại Font có chữ H phía sau tên font phông chữ hoa (Vn.TimeH) o Chọn kiểu chữ Font Style: bình thường (Regular), nghiêng (Ilalic), đậm (bold), vừa đậm vừa nghiêng (Bold Italic) o Chọn cỡ chữ Size (thường chọn 13 14) o Chọn màu chữ Color o Chọn chữ gạch Underline (None không gạch) o Các hiệu ứng khác như: Gạch ngang chữ (Strikethrough); số (Superscript) m2; số (Subscript) H2O;  Để chọn khoảng cách chữ, định dạng số ta bấm chuột vào bảng Character Spacing: Trình soạn thảo văn Winword 7.0 o Chọn giãn cách chữ hộp Spacing: Giãn chữ (Expended), ép chữ (Condensed) o Chọn độ cao thấp số Position: lên cao (Raised), xuống thấp (Lowered)  Sau lựa chọn tuỳ chọn hộp thoại, bấm nút OK Hộp thoại Font  Lưu ý: o Trong hộp thoại Font, sau chọn tuỳ chọn, bấm nút Default, thông số chọn áp dụng cho văn mở o Có tổ hợp phím tắt để định dạng Font chữ như:  Ctrl+B: Đậm  Ctrl+I: Nghiêng  Ctrl+U: Gạch chân  Ctrl+Shift+"=": Chỉ số  Ctrl+"=": Chỉ số o Ngoài cách định dạng trên, ta sử dụng cơng c nh dng Trình soạn thảo văn Winword 7.0 o Nếu không chọn khối văn bản, định dạng áp dụng từ vị trí trỏ Chọn Font Chọn cỡ Font Chữ nghiêng Chữ gạch chân Chữ đậm Sử dụng hhanh công cụ Formatting để định dạng ĐỊNH DẠNG DOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH) Để định dạng doạn văn bản, ta làm sau:  Đánh dấu đoạn văn  Vào thực đơn Format, chọn Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất Hộp thoại Paragraph  Chọn bảng Indents and spacing, có tuỳ chn nh sau: 10 Trình soạn thảo văn Winword 7.0 Hộp thoại tạo Auto Text ĐIỂM DỪNG CỦA TAB (STOP TAB) A CÁC LOẠI TAB Thông thường, lần ta bấm phím Tab bàn phím, trỏ di chuyển khoảng cách 1,27cm Ta thay đổi giá trị mặc định cách sử dụng chức Stop Tab Trong Winword có bốn loại Tab:  Canh trái: Sau bấm Tab, ký tự canh theo bên trái điểm dừng Tab  Canh giữa: Sau bấm Tab, ký tự canh theo điểm dừng Tab  Canh phải: Sau bấm Tab, ký tự canh theo bên phải điểm dừng Tab  Thập phân: Sau bấm Tab, dấu thập phân số canh theo điểm dừng Tab B CÁCH TẠO STOP TAB  Vào thực đơn Format, chọn Tab  Trong hộp thoại Stop Tab, ta phải đáp ứng tham số như: o Gõ giá trị vị trí cần dừng Tab vào hộp Tab Stop Position 14 Trình soạn thảo văn Winword 7.0 o Chọn loại Tab:  Left: Tab canh trái  Center: Tab canh  Right: Tab canh phải  Decimal: Tab thập phân  Bar: Tạo đường kẻ dọc vị trí Tab o Chọn loại dấu dẫn dòng hộp Laeder o Bấm nút Set o Nếu muốn tạo tiếp Tab nữa, ta lại gõ giá trị Tab, chọn loại Tab, chọn loại dấu dẫn dịng sau bấm nút Set  Bấm OK để đóng hộp thoại C CÁCH XOÁ TAB  Vào thực đơn Format, chọn Tab  Trong hộp thoại Stop Tab, bấm chuột vào giá trị Tab cần xoá hộp liệt kê danh sách Tab  Bấm nút Clear  Nếu muốn xố tồn Tab, ta cần bấm vào nút Clear All  Bấm OK để đóng hộp thoại Hộp toại Stop Tab CHỨC NĂNG DROP CAP Chức Drop Cap cho phép ta tạo ký tự to đầu đoạn văn bản, thường dùng chế báo chí, tạp chí Để sử dụng ta cần phải làm sau:  Đánh dấu đoạn cần sử dụng chức Drop Cap  Vào thực đơn Format, chọn Drop Cap 15 Trình soạn thảo văn Winword 7.0  Trong hộp thoại Drop Cap, ta chọn: o Chọn loại Drop Cap hộp Position o Chọn Font chữ Drop hộp Font o Chọn độ lớn chữ hộp Lines to Drop (đơn vị độ lớn dòng văn bản) o Chọn khoảng cách chữ đoạn văn hộp Distance From Text  Bấm nút OK để đóng hộp thoại Hình 12: Hộp thoại Drop Cap 16 Trình soạn thảo văn Winword 7.0 Chèn đối tượng vào văn CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT Ta chèn ký tự đặc biệt vào văn cách:  Vào thực đơn Insert, chọn Symbol  Chọn Font chứa ký tự đặc biệt hộp Font  Bấm chuột vào ký tự cần chèn  Bấm nút Insert để chèn ký tự chọn  Bấm nút Close để đóng hộp thoại Hộp thoại Symbol CHÈN ẢNH Ta chèn ảnh vào văn cách:  Vào thực đơn Insert, chọn Picture Trong thực đơn con, có tuỳ chọn như: o Clip Art để chèn ảnh có Winword Nháy đúp chuột vào ảnh cần chèn o From File: chèn ảnh từ File khác Khi ta phải đường dẫn File ảnh cần chèn, bấm nút Insert để đóng hộp thoại CHÈN TỆP VĂN BẢN ĐÃ CĨ Ta chèn tệp văn có vào văn cách:  Vào thực đơn Insert, chọn File  Chỉ đường dẫn chứa tệp văn cần chèn (ổ đĩa, thư mục, tên File)  Bấm nút Insert để đóng hộp thoi CHẩN I TNG V DRAWING 17 Trình soạn thảo văn Winword 7.0 Winword cung cp mt chc đồ hoạ mạnh, Drawing A TÍNH NĂNG CỦA MỘT SỐ CÔNG CỤ THƯỜNG DÙNG:            Line: Arrow: Arc: Pentagon: Isosceles Triangle: Rectangle: Oval: Text box: Group: Ungroup: Select Objects: Vẽ đoạn thẳng Mũi tên Đoạn cong (1/4 elíp) Đa giác Tam giác Hình chữ nhật Elíp Hộp có chữ Nhóm đối tượng Tách nhóm đối tượng Chọn đối tượng vẽ Hộp thoại Format auto Shape B ĐỊNH DẠNG ĐỐI TƯỢNG  Chọn đối tượng vẽ  Vào thực đơn Format, chọn Auto Shape  Trong hộp thoại Auto Shape, chọn: o Màu Color Fill o Định dạng đường viền khung Line:  Color: Màu sắc 18 Trình soạn thảo văn Winword 7.0  Dashed: Kiểu đường đứt nét  Style: Kiểu đường  Weight: Độ dầy đường  Bấm nút OK úng hp thoi 19 Trình soạn thảo văn b¶n Winword 7.0 BẢNG BIỂU TẠO BẢNG  Vào thực đơn Talbe, chọn Insert  Gõ số cột vào hộp: Number of Columns  Gõ số dòng vào hộp Numbert of Rows  Bấm nút OK Hộp thoại Insert Table DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG  Bấm phím Tab bàn phím để di chuyển cột từ trái sang phải  Bấm tổ hợp phím Shift+Tab bàn phím để di chuyển cột từ phải sang trái  Khi trỏ vị trí cuối bảng, bấm phím Tab, máy tính tự động thêm dịng phía cuối bảng CHÈN, XỐ CÁC DỊNG, CỘT TRONG BẢNG  Chèn: o Đánh dấu dòng cột cần chèn o Vào thực đơn Table, chọnInsert, chọn Columns để chèn cột, chọn Rows để chèn dịng  Xố: o Đánh dấu dịng cột cần xố o Vào thực đơn Table, chọn Delete, chọn Columns để xoá cột, chọn Rows để xố dịng 20 ...Trình soạn thảo văn Winword 7.0 MN HèNH CỦA WINWORD 7.0 Sau khởi động, hình Winword hình sau, có thành phần sau: Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh cơng cụ Hình cửa sổ Winword  Thanh tiêu đề (Title... trao đổi liệu với THOÁT KHỎI WINWORD Để khỏi Winword ta có cách làm sau:  Vào thực đơn File, chọn Exit  Bấm tổ hợp phím Alt+F4  Nháy đúp chuột vào biểu tượng Winword góc trái  Bấm chuột vào... nào, ta đánh dấu "x" cách bấm chuột vào mục Trình soạn thảo văn Winword 7.0 NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN CÁC PHÍM THƯỜNG DÙNG TRONG WINWORD  : Di chuyển trỏ sang phải ký tự  : Di chuyển trỏ sang trái