Giáo trình Ms Word - Đại học Mở TPHCM potx

TRƯ NG ð I H C M TPHCM TRUNG TÂM TIN H C 2010 LƯU HÀNH N I B M CL C Bài - Làm Quen V i Microsoft Word I) Gi i thi u: .2 II) Kh i ñ ng Microsoft Word: III) Màn hình giao di n: IV) Các thao tác b n v t p tin: .4 V) Nh ng thao tác v ch n kh i: Bài - So n Th o N i Dung I) Các lo i phông ti ng Vi t thông d ng: II) B gõ ti ng Vi t thông d ng: III) Các ki u gõ thông d ng: IV) Thi t ñ t b gõ: .8 V) Nh p văn b n: VI) Tìm ki m - thay th n i dung t ñ ng: 10 VII) Di chuy n văn b n: 11 Bài - ð nh D ng Ký T , ðo n Văn .12 I) ð nh d ng ký t : 12 II) ð nh d ng trang: 14 III) ð nh d ng ño n thao tác hoàn ch nh văn b n: .15 Bài - Trang Trí C t Báo 17 I) ðánh d u ñ u dòng - s th t : 17 II) Chia c t báo: 18 III) K khung - Tô màu n n: 18 Bài - Tab, B ng Bi u, AutoShape 21 I) Nh p n i dung: 21 II) Canh Tab: .22 III) B ng bi u: 22 IV) Auto Shape: 24 Bài - Sơ ð T Ch c .26 I) Bài t p m u: 26 II) Chu n b n i dung: 26 III) DropCap: 27 IV) Organization Chart: .28 Bài - Tr n Thư M t S Thao Tác Hoàn Ch nh Tài Li u 30 I) Nhu c u: 30 II) Tr n thư: 30 III) M t s thao tác khác: 32 IV) In n: 33 V) Bài t p m u: 35 VI) Bài t p yêu c u s 1: .39 VII) Bài t p yêu c u s 2: .40 VIII) Bài t p yêu c u s 3: .41 Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n Bài - Làm Quen V i Microsoft Word I) Gi i thi u: Ngày nay, h u h t thư t giao d ch cá nhân văn b n chun mơn đ u đư c t o b ng máy tính v i vi c s d ng chương trình so n th o văn b n Microsoft Word m t nh ng chương trình Word không ch công c thu n ti n giúp ti t ki m th i gian mà cho phép ch nh s a văn b n m t cách d dàng, ñem l i m t k t qu ý II) Kh i ñ ng Microsoft Word: Cách 1: Start Programs Microsoft Word Cách 2: Nh p ñúp vào bi u tư ng Word Desktop Cách 3: Start Run gõ ch winword, r i Enter III) Màn hình giao di n: Thanh tiêu đề Thanh Menu Thanh công cụ Standard Thanh công cụ Formatting Thước dọc, ngang Dòng trạng thái Thanh cuộn dọc, ngang Thanh công cụ Drawing 1- Thanh tiêu đ (Title Bar): Thanh cho bi t tên c a t p tin, tên c a ng d ng Microsoft Word bi u tư ng : Minimize, Maximize/Restore, Close Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n 2- Thanh trình đơn (Menu Bar): a) File: g m thao tác v t p tin : t o m i (New), m t p tin (Open), lưu t p tin ( Save hay Save As), ñ t tham s cho trang (Page Setup), in n (Print)… b) Edit: g m thao tác chép (Copy), c t (Cut), dán (Paste), thao tìm, xóa, s a n i dung văn b n so n th o c) View: g m thao tác v thay ñ i ch ñ hi n th ñ n ngư i s d ng, b t t t công c d) Insert: g m thao tác liên quan ñ n vi c chèn ñ i tư ng s trang t ñ ng, hình nh, ngày tháng, … vào văn b n e) Format: g m thao tác liên quan ñ n v n ñ ñ nh d ng văn b n font ch , chia c t, k khung, t o d u đ u dịng… f) Tools: cơng c ki m tra t (ti ng Anh), s a n i dung t ñ ng, tr n thư… g) Table: g m thao tác liên quan ñ n vi c t o b ng ñ nh d ng b ng bi u h) Windows: g m thao tác s p x p c a s c a ng d ng i) Help: tr giúp ng d ng 3- Thanh công c (Tool Bar): ch a bi u tư ng thao tác thông d ng văn b n Tùy theo ch c mà phân lo i Thông d ng các cơng c sau: • Standard Bar: ch a bi u tư ng thao tác chu n (m ), Save (lưu tr ), Copy (sao chép), Cut (c t), • Formatting Bar: ch a bi u tư ng ñ nh d ng văn b n g ch dư i,… New (t o m i), Open Paste (dán),… in đ m, in nghiêng, • Tables and Borders: ch a bi u tư ng ñ nh d ng v b ng bi u k khung, t o bóng m , t o b ng, merge, split,… • Drawing: ch a bi u tư ng cho phép t o v hình nh ñ ho thông d ng : ch nh t, trịn, đư ng th ng, tơ màu,… * ð t t m công c , b n vào menu: View tương ng: Toolbars, ch n công c Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n 4- Vùng nh p x lý văn b n: T i v trí tr nh p nháy, ngư i s d ng s nh p văn b n theo quy t c ng pháp c a ngơn ng s d ng Trong ph n ngư i s d ng dùng thư c d c ngang ñ ch nh trang, cu n d c ngang ñ di chuy n nhanh trang hay gi a trang c a văn b n 5- Dòng tr ng thái: Dòng tr ng thái cho bi t trang hi n hành, v trí hi n hành c a tr , tính ch t ch đ so n th o t ng s trang c a văn b n IV) Các thao tác b n v t p tin: 1- ðóng t p tin: B n b m vào nút Close Windows góc bên ph i (ch x bên dư i) đ đóng tài li u hi n t i Ngồi b n có th th c hi n l nh b ng cách vào menu File Close 2- T o m i t p tin: B m vào nút New Standard ñ t o m t tài li u m i Lưu ý: n u b n dùng cách t o tài li u m i b ng menu File New (Ctrl+N), tài li u khơng đư c t o mà chương trình s cung c p m t s l a ch n cho b n, b n ph i b m vào l nh Blank Document ñ t o tài li u m i V i tr so n th o ñang nh p nháy vùng nh p văn b n, b n th nh p m t ño n văn b n ti ng Vi t không d u sau: “Vi chung ta chua khao sat nhung nguyen tac go dau tieng Viet, nen chung ta thu go mot doan tieng Viet khong dau De go chu hoa, ban hay giu Shift va go ky tu ban muon, vi du, Shift+a = A, NEU MUON VIET HOA LIEN TUC, BAN HAY GO NUT CAPSLOCK DE BAT CHE DO GO CHU HOA, muon ket thuc che chu hoa, ban lai go Capslock mot lan nua De xuong dong, ban hay go phim Enter tren ban phim, la dau hieu de chuong trinh biet ban muon ket thuc mot doan van De xoa ky tu go sai, ban hay dung phim Backspace nhu chung ta da biet phan can ban Cuoi cung, ban hay luu tap tin lai de chung ta se su dung thao tac tiep theo Chuc ban cong voi van ban dau tien cua minh.” 3- Lưu t p tin: B n b m vào bi u tư ng n m v trí th ba Standard đ m h p tho i SaveAs Ngồi ra, có th s d ng menu File Save (Ctrl+S) bư c này, b n ph i Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n khai báo thơng s : v trí lưu, tên t p tin V trí lưu đư c th hi n Save In, m c đ nh MyDocuments Trong trư ng h p không ph i v y, b n có th b m vào nút MyDocuments bên trái hư ng d n Ti p theo, b n gõ tên t p tin vào ô File name, m c ñ nh Word s l y dịng đ u tiên c a văn b n ñ ñ t tên cho tài li u m i, b n gõ vào tên tùy thích, ví d : “Tieng Viet khong dau” Cu i nh b m nút Save ñ lưu k t qu b n ñã làm ñư c Lưu ý r ng sau b n lưu xong, tên t p tin c a b n ñã xu t hi n tiêu ñ ðây l n lưu ñ u tiên nên b n ph i thao tác v y, n u th i gian s d ng t p tin này, b n có nhu c u b sung thêm n i dung hay xóa s a chương n i dung, b n ch vi c b m vào nút trình s t đ ng lưu vào t p tin c a b n mà không h i b t kỳ m t thông tin n a ð th ph n này, b n gõ thêm vào văn b n c a m t dịng n a hình bên: “Bo sung them noi dung, roi luu lai.” Sau đó, b n b m nút th c hi n (Ctrl+S) ñ lưu l i thay đ i v a 4- Lưu có l a ch n: Trong trình s d ng, b n s có nhu c u lưu m t t p tin v i tên khác đ khơng làm thay đ i t p tin g c Ch ng h n, mu n lưu thêm m t t p tin có n i dung gi ng y t p tin Tieng Viet khong dau ñư c ñ t tên Van ban dau tien Sau đó, nh ng thay ñ i b n th c hi n cho Van ban dau tien s khơng nh hư ng ñ n Tieng Viet khong dau ð làm ñư c v y, b n vào menu File Save As, h p tho i lưu xu t hi n, b n nh p vào ô File name tên: Van ban dau tien, nh b m Save ñ lưu Tóm l i, n u ch mu n lưu n i dung thơi ta b m Save, cịn n u mu n t o m t b n c a t p tin (có th đ t tên khác, lưu v trí khác) b m Save As Trư c k t thúc thao tác b n gõ thêm vào cu i văn b n Van ban dau tien câu sau: “Dong chi van ban moi co, ben Tieng Viet khong dau se khong co.” b m Save Sau đó, b m File Close đ đóng file Van ban dau tien l i 5- M t p tin ñã lưu: hay vào menu File B n có th b m vào nút Open (Ctrl+O) ñ th c hi n l nh m t p tin Hãy ch n t p tin Tieng Viet khong dau b m Open ñ m t p tin Sau ñó, b n th c hi n l i Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n l nh Open m t l n n a ñ m thêm t p tin Van ban dau tien Nh lưu ý n i dung t p tin có khác câu cu i Mu n chuy n ñ i qua l i gi a t p tin này, vào menu Windows ch n tên t p tin c n xem hình bên 6- ðóng chương trình: ð đóng Word khơng s d ng n a, b n b m vào nút Close sát bên ph i tiêu ñ , hay dùng t h p phím Alt+F4, hay vào menu File Exit ñ u ñư c Có m t s trư ng h p, b n chưa lưu thay ñ i nên b n thoát, Word s m t thơng báo h i b n có mu n lưu khơng, n u mu n b m Yes, khơng b m No V) Nh ng thao tác v ch n kh i: ð th c hành ph n b n m t p tin Van ban dau tien, s làm quen v i m t s thao tác ch n kh i 1- Ch n ký t : Ví d mu n s a t “ta” ñ u văn b n thành t “toi”, v y b n ch c n thay ch “a” thành “oi” ñư c B n click tr chu t vào gi a ký t “t” ký t “a”, sau kéo rê sang ph i cho đ n có m t kh i ñen bao quanh ký t “a” N u không mu n ch n n a b n ch vi c b m tr sang v trí khác Ngồi ra, b n có th th c hi n thao tác b ng bàn phím sau: gõ t h p Ctrl+Home ñ ñưa tr v ñ u văn b n Sau đó, gõ phím mũi tên sang ph i nhi u l n cho ñ n tr n m gi a ch “ta” Mu n ch n ký t “a”, b n gi Shift, gõ mũi tên sang ph i m t l n s ñư c k t qu tương t lúc Khi kh i ñen ñang ch n ký t “a”, b n ch vi c gõ ch “oi”, n i dung s ñư c thay vào yêu c u B m nút ñ lưu n i dung v a thay ñ i 2- Ch n t : Ví d b n mu n làm ñ m t “Shift” ño n đ u tiên, b n có th s d ng cách v a làm ñ ch n t này, nhiên có cách làm khác B n b m ñúp chu t vào gi a t “Shift”, th xong Ngoài ra, b n có th dùng phím b ng cách click tr ñ u t “Shift”, sau ñó gi Shift Ctrl ñ ng th i, gõ mũi tên qua ph i Sau ch n ñúng, b n (Bold) cơng c đ nh d ng đ làm đ m b m vào nút (Italic) ñ làm nghiêng, b m ch B m vào nút vào (Underline) ñ g ch dư i 3- Ch n dịng: Ví d ñ ch n dòng cu i văn b n minh h a, b n đ tr phía trư c dịng đ u tiên cho tr có d ng Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n mũi tên tr ng hình v , sau kéo rê xu ng dịng th đ bơi đen c dịng Sau đó, b m ch n vào tam giác màu ñen bên ph i (Font Color) ñ nh d ng, ch n màu xanh dương nút ñ tô cho kh i văn b n m i ch n 4- Ch n đo n: Ví d b n mu n in nghiêng, chép ño n văn b n ñ u tiên thêm ño n n a tương t ñ t cu i văn b n, b n ñ t tr ñ u ño n văn tình hu ng ch n dịng l n b n b m ñúp chu t, chương trình s ch n đư c đo n ñ u tiên “Vi chung ta… Caplock mot lan nua” B m nút ñ làm nghiêng ð chép ño n này, b n click vào nút (Copy-Crtl+C) cơng c chu n Sau đó, đ dán vào cu i văn b n, b n gõ t h p Ctrl+End ñ di chuy n v cu i văn b n, gõ Enter đ xu ng dịng, b m nút (Paste-Ctrl+V) ñ dán n i dung v a copy Hai l nh Copy Paste v a r i b n có th tìm th y menu Edit B n có th th c hi n tương t ñ di chuy n dòng “Cuoi cung, …tiep theo.” b ng cách ch n dòng minh h a r i b m nút (Cut-Ctrl+X), r i xu ng cu i văn b n b m dán 5- Ch n h t văn b n: N u b n có nhu c u ch n h t văn b n b n dùng t h p phím Ctrl+A Sau ñó, b m vào nút (Justify) ñ nh d ng ñ canh ñ u hai bên, n u b n làm ñúng t t c thao tác k t qu cu i sau: Vi chung toi chua khao sat nhung nguyen tac go dau tieng Viet, nen chung ta thu go mot doan tieng Viet khong dau De go chu hoa, ban hay giu Shift va go ky tu ban muon, vi du, Shift+a = A, NEU MUON VIET HOA LIEN TUC, BAN HAY GO NUT CAPSLOCK DE BAT CHE DO GO CHU HOA, muon ket thuc che chu hoa, ban lai go Capslock mot lan nua De xuong dong, ban hay go phim Enter tren ban phim, la dau hieu de chuong trinh biet ban muon ket thuc mot doan van De xoa ky tu go sai, ban hay dung phim Backspace nhu chung ta da biet phan can ban Chuc ban cong voi van ban dau tien cua minh Bo sung them noi dung, roi luu lai Dong chi van ban moi co, ben Tieng Viet khong dau se khong co Vi chung toi chua khao sat nhung nguyen tac go dau tieng Viet, nen chung ta thu go mot doan tieng Viet khong dau De go chu hoa, ban hay giu Shift va go ky tu ban muon, vi du, Shift+a = A, NEU MUON VIET HOA LIEN TUC, BAN HAY GO NUT CAPSLOCK DE BAT CHE DO GO CHU HOA, muon ket thuc che chu hoa, ban lai go Capslock mot lan nua Cuoi cung, ban hay luu tap tin lai de chung ta se su dung thao tac tiep theo B n Save k t qu l i r i đóng t p tin Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n Bài - So n Th o N i Dung I) Các lo i phông ti ng Vi t thông d ng: 1- Font ABC: lo i font byte, g m font như: VnTime, VnArial, VnHelve,… 2- Font VNI: font byte, g m font như: VNI-Times, VNI-Helve, VNI-Brush,… 3- Font Unicode: lo i font byte, g m font như: Times New Roman, Arial, Verdana, Tahoma, Microsoft Sans Serif,… II) B gõ ti ng Vi t thông d ng: 1- Vietkey: ph n m m ñánh ti ng Vi t Windows mi n phí Ngồi ra, cịn có ch c chuy n ñ i font t VNI sang Unicode 2- Vietspell: ph n m m ñánh ti ng Vi t Windows đ ng th i có thêm ch c ki m tra l i t , chuy n đ i font t VNI sang Unicode, … 3- Unikey: ph n m m đánh ti ng Vi t Windows, có kích thư c nh g n, d s d ng, ñ n ñ nh cao, … III) Các ki u gõ thông d ng: 1- Gõ ki u VNI: s c huy n h i ngã n ng x j ngã n ng 2- Gõ ki u TELEX: s f r s c huy n h i D u^ (Â, Ô, Ê) W D u râu (Ă, Ơ, Ư) D u Ơ/Ư D u– (ð) D uĂ aa ee oo dd Â Ê Ô ð IV) Thi t ñ t b gõ: Dùng ch c Search c a Windows đ tìm đ n thư m c Vietkey hay Unikey máy tính hay unikey , c a b n, kích ho t file vknt chương trình s t o bi u tư ng t ñ ng tác v bên dư i desktop Hay m máy, b n có th s th y chương trình đư c m s n ( góc dư i bên ph i hình), n u th y bi u tư ng máy c a b n dùng Vietkey, cịn th y bi u tư ng dùng Unikey máy c a b n ñang 1- Thi t ñ t ch ñ ti ng Anh - ti ng Vi t: b n khơng th N u chương trình ch ñ gõ ti ng Vi t ñây ch ñ ti ng Anh, mu n ñưa v Trang Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n b n có th dùng ch c Organization có s n Word M i cách có ưu c m riêng c a Cách th nh t d v khó s a, cách th hai ngư c l i cách th hai, cịn cách th nh t b n có th t tìm hi u đây, chúng tơi s gi i thi u 1- Tiêu đ : Sau ch n dòng th nh t, vào Insert Picture WordArt, ch n ki u th hai ch n font Vni-Vari dòng 4, 2- Kho ng th t đ u dịng: ð ng tr l trái văn b n, ch n h t đo n, sau n m tay n m FirstLineIndent thư c ngang hình minh h a, kéo sang ph i m t ñ t o kho ng th t ñ u dòng III) DropCap: 1- DropCap: ðây hi u ng giúp b n t o ch hoa l n ñ u ño n gi ng ch “B” l n ñ u ño n mà b n th y ñây Click tr vào m t v trí b t kỳ đo n đ chương trình bi t ta ñang mu n thi t ñ t cho ño n m t Vào menu Format DropCap, ch n hi u ng Dropped thơng s hình bên ñ ñư c font Vni-Helve, chi u cao ch b ng hai dịng văn b n bình thư ng Sau b m OK, b n s ñư c k t qu hình bên, ch n đ làm đ m, tô ch màu xanh b ng 2- Chèn ngơi gi a đo n văn b n: Trư c làm thao tác này, ph i ñ m b o b n ñã t t ch c Automatically create drawing canvas menu Tools Options General Lên Drawing, vào ch n Autoshapes Stars and Banners Explosion v trí đ u tiên, kéo rê gi a đo n đ t o hình ngơi minh h a Sau đó, n u b n mu n xoay ngơi m t theo ngư c kim ñ ng, b n n m chu t vào nút tròn màu xanh minh h a kéo sang trái m t B m ph i vào sao, ch n Add Text, gõ vào ch “Org Chart”, tơ ch màu đ , n n vàng, vi n xanh, dày ¼ ð thi t ñ t ch bao quanh hình, b n b m ph i vào đư ng vi n ngơi sao, ch n l nh FormatAutoShape, ch n th LayOut, ch n ch đ chó th ba (Tight: ch bao sát quanh hình), OK N m kéo đư ng vi n ngơi di chuy n đ nh n bi t m i quan h gi a hình ch Trang 27 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n IV) Organization Chart: Ctrl+End ñ ñưa tr v cu i văn b n, Enter ñ xu ng thêm m t dòng, canh gi a (Center), vào menu Insert Picture Organization Chart Trên công c Organization, b m vào menu Layout, ch n AutoLayout ñ t t ch c ñi ðây ch c canh ch nh t ñ ng nên ta ph i t t đ có th ch nh t theo ý mu n 1- T o ô Giám ñ c: Click tr vào gi a ô ñ u tiên, ch n l i size 12, gõ “Giám ð c” ñây, sơ ñ t ch c s l y font, size ch m c ñ nh tùy vào giá tr default b n ñang ch n v y click tr vào m i ñ gõ n i dung b n nh ch n l i size 12 ñ tránh thi u ch Sau gõ xong, n u c n b n có th click lên vi n minh h a ñ làm xu t hi n tay n m u ch nh kích thư c ơ, b n có th kéo ch m trịn bên ph i vào m t đ gi m b ngang cho ô 2- T o ô Phó Giám ð c: M c đ nh, chương trình s t o ô hàng th hai ch c n ơ, v y b n click tr lên đư ng vi n gi a r i b m Delete bàn phím đ xóa dư Click vào gi a bên trái, ch n size 12, gõ “Phó Giám ð c (Enter) 01”, chương trình s khơng hi n th đ y đ n i dung ơ, khơng có v n đ gì, b n c gõ bình thư ng, sau ch nh kích thư c l i cho phù h p Lưu ý, b n có th ch nh kích thư c t ng riêng bi t ñư c Word t kh ng ch theo t ng n c kích thư c nên b n r t d t o hai ô b ng chúng tơi s hư ng d n b n cách thay đ i kích thư c hai lúc Th c hi n sau: công c click ch n Select Level minh h a đ ch n hai “Phó Giám ð c” hai c p (level) Sau đó, b n ti n hành thay đ i kích thư c cho bên trái bên ph i s thay đ i theo nên hai s b ng Click tr vào gi a ô bên ph i, ch n size 12, gõ “Phó Giám ð c 02” ð chu n b cho bư c ti p theo b n nên di chuy n ô vào gi a m t cho cân đ i 3- T o Trư ng Phịng: Trư c làm nh ng bư c ti p theo, b n nên s d ng hai tay n m minh h a đ tăng t ng kích thư c c a sơ đ cho có th ch a đ n i dung ð t o Trư ng Phịng đ u tiên, b n ch n Phó Giám ð c 01, vào menu l nh InsertShape Subordinate minh h a, chương trình s thêm m t nhân viên c a ch n ñây d ng n a là: Coworker (ngang c p ch n), Assistant (tr lý ch n) Trang 28 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n Click vào gi a ô m i t o, ch n size 12, gõ “Trư ng(Enter)Phịng(Enter)01” Sau đó, n m đư ng vi n kéo xu ng v trí góc dư i sơ ñ minh h a B n ñang ch n Trư ng Phịng đ u tiên, mu n thêm m t ô n a, vào menu InsertShape Coworker, kéo xu ng v trí thích h p, gõ n i dung, b n s ñư c k t qu minh h a ð thêm ô Trư ng phịng th ba, b n có th ch n hai cách: m t ch n Trư ng Phòng 02 r i b m Coworker, hai ch n Phó Giám ð c 01 r i b m Subordinate ñ u ñư c, gõ n i dung ch nh v trí phù h p đ đư c k t qu minh h a Tương t , b n ch n Phó Giám ð c 02 r i th c ti p hai ô Trư ng Phịng cịn l i 4- T o Tr Lý: Ch n Phó Giám ð c 01, vào menu InsertShape Assistant đ thêm tr lý M c đ nh ô s s n m bên trái nên đư ng n i có th ngo n nghèo, b n kéo ô sang bên ph i minh h a, r i gõ n i dung 5- ð i d ng bi u ñ : D ng bi u ñ ta ñang s d ng d ng m c đ nh, ta có th đ i sang d ng khác r t d dàng Tuy nhiên, ch có d ng m c đ nh cho phép b n t o ñư ng n i d ng mũi tên, nên ñây s th chuy n ñư ng n i thành ñư ng mũi tên xem bư c ti p theo, mũi tên s m t Vào menu Select All Connecting Lines ñ ch n h t đư ng n i, sau lên Drawing, ch n nút DashStyle minh h a, r i ch n d ng mũi tên s 6, b n s đư c k t qu hình bên ð ñ i d ng bi u ñ , b n vào menu Autoformat minh h a, ch n ki u Beveled Gradient, b m Apply, có th b n ph i ch nh kích thư c l i m t s ô d ng r t chi m ch dĩ nhiên mũi tên khơng cịn n a 6- V Line, chèn TextBox: ð v d u móc đơn, b n lên Drawing, vào AutoShapes, ch n Basic Shapes, ch n Left Brace minh h a, lên bi u đ v vào v trí thích h p Vào menu Insert TextBox, kéo rê chu t đ v khung ch vào v trí thích h p, gõ n i dung Sau đó, đ b khung vi n TextBox, b n b m chu t vào khung vi n c a nó, ch n Format Text Box, vào th Color And Line, ô Line Color, ch n No Fill Lưu n i dung v a làm Trang 29 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n Bài - Tr n Thư M t S Thao Tác Hoàn Ch nh Tài Li u I) Nhu c u: Khi b n có nhu c u g i m t b c thư, m t gi y m i h p v i m t n i dung ñ n cho nhi u ngư i, thao tác tr n thư gi i pháp thích h p ð th c hi n ñư c thao tác này, b n ph i cung c p cho chương trình hai đ i tư ng là: m t b c thư m u m t danh sách nh ng ngư i ñư c m i Khi đó, chương trình s t đ ng thay tên t ng ngư i vào b c thư ñ t o nh ng b c thư m i h p riêng cho t ng ngư i II) Tr n thư: 1- T o danh sách khách m i: Danh sách khách m i có th đư c t o Excel hay Word ñ u ñư c, ñây s t o Word B n có th dùng danh sách d ng TAB hay d ng TABLE ð ñơn gi n, ñây s dùng danh sách d ng Table, v i lưu ý: Table ph i n m ñ u tài li u, nghĩa table khơng đư c có dịng tr ng hay tiêu đ table Trong tình hu ng n u table có s n tiêu đ , b n ph i copy table sang ñ u tài li u m i ñ ñ m b o nguyên t c Hãy t o t p tin m i, ñ t tên baitap04a.doc, lưu MyDocuments, v i n i dung sau: DANH XƯNG Ông Bà Bà Ông Ông Ông H Ph m Văn Lê Th Nguy n Th Lương Minh Phan Tr ng Tr n Thiên TÊN Sơn Nguy t Thoa ð c Nhân Phú ð A CH 370 Nguy n Văn Nghi Q.GV 25/4 Cao Th ng Q.3 10 Vư n Lài Q.Tân Phú 370 Nguy n ðình Chi u Q3 320 Nguy n Văn C Q.5 45 Nguy n Th Minh Khai Q.1 Lưu đóng tài li u l i 2- T o thư m u: T o tài li u m i, lưu v i tên baitap04b.doc vào thư m c MyDocuments, v i n i dung trình bày trang ti p theo 3- Tr n thư: ð ti n hành tr n thư, b n ph i m công c Mail Merge n m menu View Toolbars a) M danh sách khách m i: Click vào nút Open Data Source hình v , h p tho i Select Data Source xu t hi n, click vào nút Trang 30 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n CÔNG TY TNHH PHÁT THÀNH PHỊNG KINH DOANH C NG HỒ Xà H I CH NGHĨA VI T NAM ð C L P T DO H NH PHÚC Kính g i : Nhân k ni m năm ngày thành l p công ty ñ ghi nh n s ng h , đóng góp nhi t tình c a vào s phát tri n thành công c a công ty Nay, cơng ty trân tr ng kính m i q v ñ i bi u ñ n tham d bu i t ng k t ñánh giá nh ng thành t u đ t đư c c a cơng ty sau năm ho t ñ ng phư ng hư ng phát tri n s p t i c a công ty Th i gian : 8h00 ngày 18/11/2006, t i 38 ð ng Kh i Q.1 ð a ñi m : Phịng 504 (l u 5) S có m t c a Quý v góp thêm ph n giúp bu i t ng k t thành công t t ñ p Chào trân tr ng TM BAN T CH C GIÁM ð C NGUY N THANH NAM MyDocuments bên trái, ch n t p tin baitap04a, r i b m Open b) Chèn tên trư ng: Click tr vào v trí phía sau ch “Kính g i” Trên Mail Merge, click vào nút Insert Merge Fields ( v trí th hình v ), ch n m c DANH XƯNG, b m Insert Ti p t c ch n H , b m Insert, ch n TÊN, b m Insert Sau đó, b m Close đ đóng Gõ Enter đ xu ng dịng, l i b m vào nút Insert Merge Fields, ch n m c ð A CH , b m Insert, b n s có k t qu hình minh h a Nh chèn kho ng tr ng vào gi a trư ng, khơng đ trư ng dính sát vào Trang 31 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n c) Xem k t qu : ð hi n th k t qu tr n, b n click vào nút s minh h a, trư ng s ñư c thay b ng tên c th ð xem thư ti p theo, b m vào nút s 14 minh h a, xem lùi l i thư phía trư c, b m vào nút 13 d) Xu t k t qu : Sau bư c c) trên, b n có k t qu thư n m m t thư m u, bư c s giúp b n xu t k t qu y thành b c thư riêng bi t đ b n có th in g i ñ n ngư i tương ng B m vào nút 18 minh h a, chương trình s xu t hi n m t h p tho i, b n v n ñ nguyên l a ch n All (xu t h t thư), b m OK Lúc đó, Word s t o m t t p tin m i ñ t tên Letters1 ch a thư c a b n trang khác B m vào nút Zoom Standard, ch n m c phóng đ i 25% đ có th th y h t thư N u có máy in, b n có th b m nút 19 ñ in tr c ti p thư trang gi y mà không c n lưu file Letters1 Sau đó, lưu file Letters1 l i, ñ t tên baitap04c, MyDocuments III) M t s thao tác khác: Ph n s hư ng d n m t s thao tác giúp ích cho b n b n t o tài li u nhi u trang ð th c hành ph n b n s ñư c hư ng d n làm m t tài li u ñơn gi n có đ dài trang 1- D u ng t trang: T o tài li u m i, ñ t tên baitap05, lưu MyDocuments, gõ vào dòng n i dung đơn gi n hình minh h a Gi s b n mu n sang trang ñ gõ n i dung ti p theo ph n n i dung ch có v y Khi ñó, b n s c n ñ n d u ng t trang đ báo cho chương trình bi t nh m k t thúc n i dung trang hi n t i ñưa tr nh p văn b n sang ñ u trang m i ti p theo Th c hi n: vào menu Insert Break, ñ nguyên l a ch n m c ñ nh PageBreak, b m OK B n s th y tr nh y sang ñ u trang ñ ch b n nh p n i dung B n nh p vào dòng n i dung minh h a Vi c s d ng d u ng t trang s giúp b n ln đ m b o dịng ch “CHƯƠNG 1” s v trí đ u trang Cho dù, b n có quay tr l i trang 1, gõ thêm vài dịng n a n i dung trang v n khơng thay đ i (nghĩa dòng ch trang v n khơng h r t xu ng vài dịng) Vì v y, k t thúc m t chương n i dung, mu n sang m t trang khác ñ gõ ti p, b n nh khơng đư c s d ng cách gõ Enter nhi u l n liên t c mà ph i s d ng d u ng t trang Trang 32 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n Lưu ý: n u mu n dùng phím t t b n b m t h p phím Ctrl+Enter Con tr cu i dịng “Làm quen máy tính”, b m Ctrl+Enter ñ sang trang 3, gõ n i dung chương hình minh h a Ti p t c chèn d u ng t trang ñ gõ n i dung trang 4: 2- Tiêu ñ ñ u trang - cu i trang: Vào menu View Header and Footer, b n s th y m t ô tiêu ñ hi n minh h a, ñ ng th i n i dung trang b m ñi Hãy click tr vào ô Header (tiêu ñ ñ u trang) gõ n i dung minh h a, sau b m Close đ B n kéo trư t ñ n trang ñ ki m tra, b n s th y tiêu ñ b n v a t o hi n t t c trang tài li u c a b n S d ng tương t v y gõ cu i trang g i Footer (tiêu ñ cu i trang) 3- Chèn s trang t ñ ng: ð thu n ti n cho trình in n, đóng sách d đ c, ngư i ta thư ng chèn s trang t ñ ng vào tài li u: vào menu Insert Page Numbers s làm xu t hi n h p tho i minh h a: Trong Position, ch n Bottom đ ñ t s trang cu i m i trang, ô Alignment, ch n Right ñ ñ t s trang l bên ph i, OK Ki m tra ñ th y trang ñư c ñánh s t t i theo th t Ngoài ra, n u b n mu n có ch “Trang 3” thay ch có s “3”, b n b m đúp chu t vào s trang ñ m ph n Footer ra, ti p theo l i click chu t vào trư c s trang gõ thêm vào ch “Trang” (lưu ý khơng đư c xóa s màu xám) IV) In n: 1- Xem th trư c in: Standard Hãy theo Vào menu File PrintPreview, hay b m vào bi u tư ng dõi xem n i dung có hi n th trang ý b n mu n không, n u mu n xem nhi u trang Trang 33 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n lúc, b m vào nút MultiplePages minh h a kéo rê ñ tăng s trang c n xem B m Close ñ tr l i ch ñ xem bình thư ng 2- In tài li u: Vào menu File Print (lưu ý khơng đư c b m nút Standard nút s in h t t t c trang c a tài li u có th b n ch mu n in m t s trang thơi) Vùng PrinterName cho phép b n ch n tên máy in trư ng h p b n có nhi u máy in Vùng PageRange cho phép b n ch n s trang c n in: • All: in h t • Current page: in m t trang ñang ch a tr nh p nháy • Pages: in m t s trang theo yêu c u c th c a b n Dư i có s n ví d cho b n xem: ch ng h n b n gõ vào ô gi ng y hư ng d n là: “1,3,5-12” chương trình s hi u in trang s 1, trang s 3, trang s 5,6,7,8,9,10,11,12 Nghĩa d u “,” dùng ngăn cách trang r i nhau, d u “-” dùng di n t trang liên t c Vùng Number of copies cho phép b n n ñ nh s b tài li u c n in, ví d b n c n in b ñ phát cho ngư i b n gõ vào s Trang 34 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n V) Bài t p m u: Câu So n th o ñ nh d ng văn b n có n i dung sau : (Lưu thư m c My Documents v i tên BT4A.DOC) Trung tâm Tin h c UD S : /NH/200 C ng hòa Xã h i Ch nghĩa Vi t Nam ð c l p - T - H nh phúc BIÊN NH N H tên ngư i nh n : ðơn v : S ti n nh n : S ti n nh n (b ng ch ) : Lý nh n : TpHCM, ngày tháng Ký tên (ghi rõ h tên) năm 200 Câu So n th o ñ nh d ng văn b n có n i dung sau : (Lưu thư m c My Documents v i tên BT4B.DOC) S N PH M MAY M C CÔNG TY TNHH THƯƠNG M I PHÁT THÀNH NHÂN VIÊN K TOÁN : Có kinh nghi m b ng c p chuyên mơn Tu i : t 26 đ n 34 Làm vi c t i TpHCM NHÂN VIÊN TI P TH : Có kinh nghi m b ng c p chun mơn Tu i : t 26 đ n 34 Làm vi c t i TpHCM N , k giao ti p t t Các ng viên n p h sơ n p v : Phịng Hành Nhân s – 45 Cao Th ng Q3, TpHCM H n chót n p h sơ : 25/05/2004 Khơng ti p qua ñi n tho i 1- Hư ng d n câu 1: T o t p tin m i, lưu MyDocuments v i tên BT4A.DOC Ctrl+A ñ ch n h t, ch n font Vni-Times, size 12, canh hàng hai bên Justify Nh p n i dung: Trang 35 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n Trung tâm Tin học UD Cộng hòa Xã hội Chủ nghóa Việt Nam Số : /NH/200 Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN NHẬN Họ tên người nhận : Đơn vị : Số tiền nhận : Số tiền nhận (bằng chữ) : Lý nhận : TpHCM, ngày Ký tên (ghi rõ họ tên) tháng năm 200 Dùng Ctrl+] đ tăng size, dịng ñ u tăng lên size 14, dòng tăng lên size 18 Ch n dịng đ u tiên, ch n Tab gi a , ñ t tab lên thư c: t i 3.5cm, t i 10.5cm hình minh h a Click tr nh p nháy trư c ch “Trung tâm”, gõ phím Tab bàn phím Tương t , đ t tr trư c ch “C ng”, gõ Tab Th c hi n tương t cho ch “S ”, ch “ð c”, b n s ñư c k t qu hình Ch n dịng “Biên Nh n”, cho canh gi a (Center) Ch n t dòng “H tên” ñ n dư i dòng “Lý do” dòng hình minh h a, t i g n v trí 15cm ñ t tab Ph i minh h a Lưu ý, lo t d u ch m phía sau dòng g i d u d n dịng V n đ ngun tình tr ng ch n dịng v y, b m đúp chu t vào tab ph i b n m i t o đ m h p tho i hình minh h a Vì b n s d ng m t tab nên ñơn gi n Trong trư ng h p n u b n s d ng nhi u tab v trí mũi tên hình minh h a s li t kê v trí c a t t c tab y Khi đó, b n nh ch n tab mà ñang mu n ñ t d u d n dòng danh sách D u d n dịng đư c n ñ nh m c Leader, d ng m c đ nh khơng áp d ng d u d n, b n ch n m c đ Trang 36 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n áp d ng d u ch m, OK Sau đó, đ t tr t i cu i m i dòng gõ Tab m i dòng l n, b n s ñ t k t qu minh h a N u ñây b n gõ liên t c nhi u d u ch m ñ t k t qu g n tương t ph n l bên ph i s không ng n Ch n dịng cu i, đ t tab gi a t i v trí 10cm, đ tr dung b ng cách gõ tab ñ ñ t k t qu đ u m i dịng đ y n i 2- Hư ng d n câu 2: T o file m i lưu theo yêu c u ñ bài, thao tác ch n font, size, canh hàng câu Vào menu Table Insert Table ñ chèn b ng Ch n b ng c t (column), dịng (row) ð t tr đ u đ u tiên cho tr có minh h a (mũi tên xiêng nh ) kéo th ng xu ng ch n ô bên trái B m chu t ph i lên kh i ñen m i ch n ñ hi n menu l nh, ch n l nh Merge Cells Gõ “S N PH M MAY M C” Sau đó, b m chu t ph i vào ô m i gõ, ch n l nh TextDirection (hư ng ch ), s làm xu t hi n h p tho i hình Ch n m u bên trái ñ t o ch ñi t dư i lên Sau đó, n m chu t mép dư i cho có d ng mũi tên hai chi u hình, kéo th ng xu ng dư i đ m r ng chi u cao nh m ch a ñ n i dung m t c t, ch n canh gi a (Center) ñ cách đ u hai mép Ti p theo, l i ch nh tương t cho b r ng ô B n nh p n i dung t ng ô vào ô bên ph i hình bên dư i Lưu ý, sau nh p xong, b n tăng size canh gi a cho nh ng c n thi t đ đ t hình minh h a Trang 37 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n ð t tr trư c ch “Có kinh nghi m”, vào menu Format ch n lo i d u b n mu n, OK Bullets and Numbering, Click vào công c FormatPainter Standard Sau đó, l y tr mang bi u tư ng ch i click ñ u m i dịng b n mu n đ t d u đ u dịng gi ng dịng v a làm ð n khơng mu n chép đ nh d ng n a thí b m Esc bàn phím Bơi đen dịng cu i kéo ch nh m th t đ u dịng minh h a Ti p theo, b n th y ô th hai bên ph i có tiêu đ “THƠNG TIN TUY N D NG” chi m h t n i dung nên b n ph i chuy n qua ch WordArt m i làm đư c v y Bơi đen tiêu đ này, vào menu Insert font Vni-Bandit, OK Picture WordArt Ch n d ng th nh t, OK Ch n Bư c cu i cùng, b n c n làm cho tiêu đ có d ng ch màu tr ng n m n n ñen Trư c tiên, b n vào menu View c k b ng Toolbars Tables and Borders đ m cơng Bơi đen dịng ch “S n Ph m May M c”, b m vào công c tô màu ch d ng, ch n màu tr ng B m vào cơng c đ nh cơng c k b ng m i m đ ch n n n màu ñen Th c hi n tương t cho “Cơng ty TNHH…” Cịn “THƠNG TIN TUY N D NG” ch c n tô n n đen ch có s n màu tr ng Lưu k t qu Trang 38 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n VI) Bài t p yêu c u s 1: Trang 39 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n VII) Bài t p yêu c u s 2: Trang 40 Gíáo trình Tin h c A So n th o văn b n VIII) Bài t p yêu c u s 3: Trang 41 ... baitap01 Nh p vào n i dung sau: ðại học mở bán công c ng hòa xã hội chủ nghóa việt nam Trung tâm tin học độc lập - tự - hạnh phúc Tel: 08 - 300 952 Ngày thi chứng tin học quốc gia a, b năm 2005 Sau... ng 5- S d ng Word Art: Ch n dịng đ u tiên, vào menu Insert Picture WordArt, c a s Gallery xu t hi n, ch n d ng th tư, OK Trong c a s Edit WordArt, ch n Font Vni-Helve, OK Ngoài cách này, b n WordArt... m t k t qu ý II) Kh i ñ ng Microsoft Word: Cách 1: Start Programs Microsoft Word Cách 2: Nh p ñúp vào bi u tư ng Word Desktop Cách 3: Start Run gõ ch winword, r i Enter III) Màn hình giao di